PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

PADA SUB KOORDINATOR PELAKSANAAN ANGGARAN RSUP SANGLAH

KELOMPOK I
Ni Nyoman Trisnayani
Dinda Trisakti Wahyuningtya
I Gusti Lanang Ngurah Agung Dwi Mahendrayana
I Gede Eddy Sastrawan
Kadek Mita Yuniantari
Firdaus Nurman
Putu Yoga Semadhi
Putri Aura Millennia Prawoto

RUMAH SAKIT UMUM PUSAT SANGLAH

DENPASAR
2022
 HALAMAN PENGESAHAN

Judul Kertas Kerja : Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi Pada Sub Bagian
Pelaksana Anggaran Rsup Sanglah.
Nama Kelompok : 1. Ni Nyoman Trisnayani
2. Dinda Trisakti Wahyuningtya
3. I Gusti Lanang Ngurah Agung Dwi Mahendrayana
4. I Gede Eddy Sastrawan
5. Kadek Mita Yuniantari
6. Firdaus Nurman
7. Putu Yoga Semadhi
8. Putri Aura Millennia Prawoto

Diajukan sebagai salah satu tugas dalam menyelesaikan orientasi CPNS

di lingkungan RSUP Sanglah tahun 2022.

Kertas Kerja Kelompok ini telah diperiksa dan mendapat persetujuan

Denpasar, 18 April 2022

Plh. Kepala Sub Koordinator Pelaksanaan
Anggaran

I Wayan Kerthayasa,S.E.
NIP.197501312006041006

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur para penulis panjatkan ke hadapan Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
rahmat-Nya lah penulis dapat menyelesaikan Kertas Kerja Kelompok yang berjudul
Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi pada Sub Bagian Pelaksanaaan Anggaran
RSUP Sanglah tepat pada waktunya.
Dengan segala hormat dan kerendahan hati, pada kesempatan ini kami ingin
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan berupa
motivasi, materi, tenaga dan waktu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah
membantu dalam penyusunan dan pelaksanaan Kertas Kerja Kelompok ini.
Kami menyadari bahwa penyusunan Kertas Kerja Kelompok ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak yang
bersifat membangun sehingga di masa yang akan datang dapat menjadi lebih baik. Harapan
kami semoga Kertas Kerja Kelompok ini dapat bermanfaat bagi semua pihak terkait
khususnya di Sub Bagian Pelaksanaan Anggaran RSUP Sanglah Denpasar.

Denpasar, April 2022

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

ISI HALAMAN
HALAMAN PENGESAHAN..................................................................................................ii
KATA PENGANTAR.............................................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1
1.1 Latar Belakang Masalah.............................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah......................................................................................................2
1.3 Tujuan........................................................................................................................2
1.4 Manfaat......................................................................................................................2
1.5 Lingkup Pembahasan.................................................................................................3
BAB II PERMASALAHAN.....................................................................................................4
2.1 Identifikasi Masalah...................................................................................................4
2.2 Prioritas Masalah........................................................................................................4
BAB III ANALISIS DAN SOP ORGANISASI.......................................................................6
3.1 Analisis.......................................................................................................................6
3.2 Stratifikasi Penyebab (4M+1E)..................................................................................8
3.3 Standart Operasional Prosedur...................................................................................9
BAB IV RENCANA KERJA DAN PELAKSANAAN HASIL KERJA...............................14
4.1 Rencana Kerja..........................................................................................................14
4.2 Realisasi Rencana Kerja...........................................................................................16
4.3 Desain sistem SIMRS..............................................................................................17
BAB V PENUTUP.................................................................................................................18
5.1 Simpulan..................................................................................................................18
5.2 Saran.........................................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................189

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai
dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan
berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak
khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang
kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang
secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan
tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan. Proses
perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi
akan terus bergerak maju dengan produk - produk yang selalu up to date dengan perubahan
generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikian besar, sehingga
produk - produk up to date tidak sinkron dengan produk terbaru, karena setiap produk baru
dipastikan memiliki spesifikasi yang lain. Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia
kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas - kertas lusuh dan berbau menyengat
kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah,
mengakses dan menyebarkan serta pelestarian arsip. Arsip - arsip kuno yang memiliki nilai
guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah
disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang
lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang
fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan
manusia. Sehingga arsip - arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat -
pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada
sistem layanan informasi. Untuk menghadapi tantangan zaman dalam era globalisasi sangat
diperlukan suatu kecepatan akses informasi baik dalam jaringan internal maupun eksternal.
Perkembangan lingkungan strategis nasional dan internasional yang kita hadapi dewasa ini
dan di masa datang mensyaratkan perubahan paradigma kearsipan, pembaharuan sistem
kearsipan dan peningkatan kompetensi SDM dan penyelenggaraan pemerintah dan
pembangunan bangsa. Kearsipan daerah yang saat ini masih dilakukan secara manual sudah
tidak sesuai dengan perkembangan zaman, karena banyak sekali kendala yang dihadapi
dengan sistem manual antara lain keterbatasan ruangan penyimpanan arsip, kualitas arsip
1
fisik dan lambat atau sulitnya ditemukan kembali arsip. Sehubungan dengan itu perlu adanya
perubahan sistem dan peningkatan kompetensi kearsipan. Dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kinerja aparatur maka diperlukan penerapan kearsipan modern pada
lembaga/ instansi negara. Kearsipan modern diarahkan untuk mewujudkan penyelenggaraan
kearsipan yang sesuai dengan standar-standar kearsipan secara nasional dan internasional
sehingga dapat menciptakan sistem kearsipan yang efektif sebagai bagian dari sistem
administrasi pemerintah yang bersih dan transparan. dengan demikian sistem ini dapat
menyelamatkan bahan - bahan bukti penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan. Melalui
implementasi kearsipan modern diharapkan penyelenggaraan kearsipan nasional dapat
dilaksanakan lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi. Pada sisi lain implementasi kearsipan modern merupakan upaya bangsa
Indonesia agar tidak terasing dalam lingkungan dan pergaulan internasional untuk
pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di bidang kearsipan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah dalam
makalah ini adalah bagaimana merancang sistem pengelolan arsip berbasis teknologi
informasi pada Sub Bagian Pelaksanaan Anggaran RSUP Sanglah dalam upaya menciptakan
penyimpanan arsip yang efisien dan efektif di lingkungan RSUP Sanglah Denpasar.

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari kertas kerja ini adalah untuk merancang sistem pengelolaan arsip
berbasis teknologi informasi pada Sub Bagian Pelaksanaan Anggaran RSUP Sanglah.

1.4 Manfaat
1. Dapat mempermudah proses pencarian dokumen arsip saat dibutuhkan kembali
dikemudian hari.
2. Dapat mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan data.
3. Dapat meningkatkan efisiensi penggunaan ruangan dan kertas (paperless).
4. Dapat mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis/format data (teks,
audio, video).
5. Dapat mempermudah akses data, karena data digital dapat diakses dari berbagai
tempat dan berbagai device.

2
1.5 Lingkup Pembahasan
1.5.1 Batasan Masalah
Dalam pengelolaan arsip pada Sub Bagian Pelaksanaan Anggaran RSUP Sanglah
terdapat beberapa kelompok arsip yang bersumber dari berbagai kegiatan pelaksanaan
anggaran. Dalam kertas kerja ini penulis membatasi pembahasan pada pengelolaan
arsip yang merupakan dokumen-dokumen pembayaran pengadaan alat medis.
1.5.2 Ruang Lingkup Pembahasan
2.1 Proses survei/identifikasi kelengkapan dan pengelompokkan dokumen.
2.2 Proses alur dan sop pengarsipan secara elektronik di sub bagian pelaksana
anggaran.
2.3 Proses pembuatan sistem yang terintegrasi.

3
 BAB II
PERMASALAHAN

2.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan merupakan titik temu yang memperlihatkan adanya
masalah penelitian ditinjau dari sisi keilmuan, bentuk, serta banyaknya masalah yang dapat
diidentifikasi. Identifikasi masalah yang baik, akan menguatkan landasan berfikir dalam
melakukan penelitian, sehingga penelitian akan terlaksana dengan baik. Identifikasi masalah
akan merangkum semua permasalahan menjadi lebih sederhana yang akan disampaikan
secara garis besar. Proses Identifikasi masalah dilakukan dengan cara brainstorming dengan
anggota kelompok dan menentukan pokok-pokok permasalahan yang akan dilakukan tindak
lanjutnya dan berikut beberapa masalah yang ditemukan di unit Pelaksana Anggaran:
Tabel 2.1 Identifikasi Masalah
No. Masalah
1. Belum terdapat sistem yang menunjang proses pemotongan dan pelaporan pajak.
2. Masih kurangnya pemahaman dalam penggunaan aplikasi baru (Sakti Kemenkeu).
3. Belum terdapat sistem arsip berbasis teknologi informasi.
4. Belum tersedianya tempat yang memadai dalam penyimpanan arsip fisik.

2.2 Prioritas Masalah

Berdasarkan inventarisasi masalah diatas, maka gugus menentukan masalah dominan
berdasarkan analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Analisis USG adalah salah satu
metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Pada tahap ini
masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan dampaknya. Bila telah didapatkan jumlah
skor maka dapat menentukan prioritas masalah. Langkah skoring dengan menggunakan
metode USG adalah membuat daftar akar masalah, membuat tabel matriks prioritas masalah
dengan bobot skoring 1 – 5 dan nilai yang tertinggi sebagai prioritas masalah dengan metode
USG :

4
Tabel 2.2 Analisis USG
Analisis
No. Masalah USG Total
U S G
1. Belum terdapat sistem yang menunjang proses
4 4 3 11
pemotongan dan pelaporan pajak.
2. Masih kurangnya pemahaman dalam penggunaan
3 3 3 9
aplikasi baru (Sakti Kemenkeu).
3. Belum terdapat sistem arsip berbasis teknologi
4 4 4 12
informasi.
4. Belum tersedianya tempat yang memadai dalam
4 3 3 10
penyimpanan arsip fisik.

Sehingga diperoleh prioritas masalah berdasarkan analisa USG yaitu sebagai berikut :
1. Belum terdapat sistem arsip berbasis teknologi informasi.
2. Belum terdapat sistem yang menunjang proses pemotongan dan pelaporan pajak.
3. Belum tersedianya tempat yang memadai dalam penyimpanan arsip fisik.
4. Masih kurangnya pemahaman dalam penggunaan aplikasi baru (Sakti Kemenkeu).

5
 BAB III
ANALISIS DAN SOP ORGANISASI
3
3.1 Analisis
Berdasarkan prioritas masalah yang sudah ditentukan, maka dapat dikelompokkan
permasalahan berdasarkan faktor manusia, metode, sarana prasarana, dan lingkungan kerja.
Agar selanjutnya dapat diperoleh metode intervensi penyelesaian masalah tersebut. Salah satu
metode yang digunakan dalam analisis masalah yaitu Diagram Tulang Ikan atau Fish Bone
Diagram.
Diagram Tulang ikan atau Fish Bone Diagram adalah salah satu metode di dalam
mengidentifikasi masalah serta penyebabnya. Oleh karena itu, sering juga diagram ini disebut
dengan Diagram Sebab-Akibat atau Cause and Effect Diagram. Disebut Diagram Fish Bone
(Tulang Ikan) karena memang berbentuk mirip dengan tulang ikan yang moncong kepalanya
menghadap ke kanan. Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah
permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai moncong
kepala sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan
permasalahannya. Selain itu, disebut Cause and Effect Diagram (Sebab dan Akibat) karena
diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat. Fungsi dasar diagram
Fishbone Diagram atau Cause and Effect Diagram adalah untuk mengidentifikasi dan
mengorganisasi penyebab penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan
kemudian memisahkan akar penyebabnya. Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab
yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesis
adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang
diinginkan. Diagram ini dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut yaitu,
membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah, membantu membangkitkan
ide-ide untuk solusi suatu masalah, membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih
lanjut, mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil yang diinginkan,
membahas issue secara lengkap dan rapi, serta menghasilkan pemikiran baru.
Faktor-faktor yang menjadi penyebab utama yang mempengaruhi kualitas pada fishbone
diagram terdiri dari 4M + 1E yaitu machine (mesin), man (manusia), method (metode),
material (bahan produksi), dan environment (lingkungan). Faktor-faktor tersebut berguna
untuk mengelompokkan jenis akar permasalahan ke dalam sebuah kategori.

6
Gambar 3.1 Fish Bone Diagram

7
3.2 Stratifikasi Penyebab (4M+1E)
Tabel 3.1 Stratifikasi Penyebab
No. Masalah Penyebab yang Tingkat Saran Solusi
Mungkin Risiko
1. Man Beban kerja tinggi Tinggi Monitoring
Kurangnya ketelitian dan secara berkala
kerapian petugas yang terkait
melakukan pengarsipan kelengkapan
dokumen fisik. arsip
Belum Tinggi Memberi label
Kurangnya optimalnya (labelling)
kecepatan/kesigapan penataan arsip secara rinci
petugas dalam menemukan dan membuat
arsip yang diminta daftar arsip
secara digital
2. Method Kurangnya Kritis Mengadakan
Proses penyimpanan pengetahuan sosialisasi
dokumen masih terpaku dalam proses tentang
hanya pada fisik dokumen digitalisasi arsip digitalisasi
(konvensional) arsip
3. Environm Kurangnya Sedang Melakukan
ent Tempat penyimpanan yang pemetaan ruang penataan ulang
terbatas, butuh ruang
penyimpanan yang luas.
4. Material Penyimpanan Kritis Menyediakan
Sifat alamiah kertas yang berkas yang tempat
mudah rusak, sehingga arsip kurang baik penyimpanan
berupa dokumen fisik rentan berkas yang
mengalami kerusakan, lebih baik
misalnya akibat terkena air
atau digigit tikus.
5. Machine Kurangnya Kritis Menyediakan
Belum adanya wadah/media fasilitas perangkat/siste
digital untuk melaksanakan penunjang m yang lebih
pengelolaan arsip. pengelolaan arsip memadai

8
3.3 Standart Operasional Prosedur
3.3.1 SOP Pengadaan Barang/Jasa Saat Ini

9
10
3.3.2 SOP Pembayaran Belanja Modal Saat Ini

11
12
 Dari kondisi diatas kami mencoba untuk mengembangkan sebuah program
pengarsipan secara digital dengan menggunakan aplikasi SIMRS. Sehingga bagian
pelaksana anggaran yang bertugas dapat dengan mudah menemukan arsip dokumen yang
dibutuhkan terutama saat adanya kegiatan audit baik internal maupun eksternal.

13
 BAB IV
RENCANA KERJA DAN PELAKSANAAN HASIL KERJA

4
4.1 Rencana Kerja
No. Kegiatan Tujuan Metode Pelaksanaan Waktu Biaya Keterangan
1 Survei arsip Untuk mengidentifikasi fisik arsip Pengumpulan Pelaksana April - Hasil survei diolah untuk menemukan
terkait media, kondisi kelengkapan dan arsip Anggaran 2022 masalah-masalah yang dihadapi, menentukan
keutuhan arsip. durasi waktu pelaksanaan dan peralatan-
peralatan serta sumber daya manusia yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan.
2 Mempelajari alur Untuk memahami bagaimana alur Evaluasi Pelaksana April - Dengan mempelajari SOP dan Alur yang
dan SOP prosedur yang sudah berjalan Anggaran 2022 sudah ada akan ditemukan beberapa point
yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan
saat ini.
3 Membuat SOP dan Meningkatkan efisiensi dan efektifitas Evaluasi, Pelaksanaan April - Hasil rancangan SOP baru didiskusikan
alur baru dalam dalam pengarsipan koordinasi Anggaran 2022 dengan kepala instalasi dan diterapkan untuk
pengarsipan membuat standar digitalisasi arsip.
4 Membuat desain Menciptakan aplikasi yang Koordinasi Pelaksana April - Modul aplikasi mencatat dan mengorganisir
aplikasi tersentralisasi sehingga mampu Anggaran 2022 arsip
pengarsipan menjadikan penggunaan ruangan secara
efektif dan mengurangi pemakaian
kertas (paperless).

5 Berkoordinasi Untuk melakukan pembangunan Koordinasi Pelaksana April - Koordinasi dilakukan untuk menciptakan

14
 dengan SIMRS aplikasi Anggaran 2022 modul aplikasi dengan sistem yang dapat
mencatat, menyimpan dan mengorganisir
arsip.
6 Uji coba aplikasi Mencipatakan aplikasi yang sesuai Koordinasi, Pelaksana April - Pengujian dilakukan untuk menemukan
pengarsipan dengan kebutuhan evaluasi Anggaran 2022 malfungsi dari aplikasi, serta mengetahui
apakah aplikasi sudah memenuhi user
friendly.

15
4.2 Realisasi Rencana Kerja

Gambar 4.1 Desain Alur SOP

Dari hasil analisis permasalahan yang sudah diuraikan kami mencoba membuat SOP
baru seperti gambar 4.1. Pada proses flowchart yang baru ini diketahui bahwa prosedur
pengarsipan dimulai dari survei arsip. Survei arsip yang dilakukan dengan melakukan
pendataan volume dan jumlah arsip, beserta memastikan kelengkapan arsip, mulai dari telaah
anggaran, kwitansi SPK/Kontrak, Invoice, Faktur Pajak, dan Berita Acara Pemeriksaan/
Berita Acara Serah Terima.
Tahapan selanjutnya adalah pengelompokan arsip dilakukan untuk memisahkan arsip
berdasarkan jenis belanja dan tahun penciptaan arsip/tahun dilakukannya transaksi. Setelah
data dipastikan sudah lengkap dan sudah dikelompokan maka dilanjutkan dengan melakukan
scanning ke dalam bentuk file pdf, dan diberi nama sesuai pengelompokannya sehingga
memudahkan ketika akan melakukan upload dokumen.

16
 Selanjutnya adalah menginput/mengunggah softcopy arsip kedalam sistem SIMRS.
Input data berisikan beberapa informasi meliputi Jenis Belanja, Nomor SPK/Kontrak, Tahun
arsip, dan nomor boks/labeling tempat hardcopy arsip dimasukkan.
Hasil dari tahapan input/unggah data ini adalah daftar arsip pada sistem SIMRS yang
dapat mempermudah proses pencarian dokumen arsip saat dibutuhkan kembali dikemudian
hari, dapat mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan data, dapat meningkatkan efisiensi
penggunaan ruangan dan kertas (paperless) dan dapat mendukung pengelolaan dokumen
dalam berbagai jenis/format data (teks, audio, video).

4.3 Desain sistem SIMRS

Gambar 4.2 dibawah ini adalah tampilan awal aplikasi SIMRS versi PC, pada menu
“Arsip Dokumen” yang ditambahkan diharapkan user dapat melakukan input/unggah
dokumen yang sudah di scan.

Gambar 4.2 Desain sistem SIMRS

17
 BAB V
PENUTUP

5.1 Simpulan
Dari penulisan makalah penelitian yang kami lakukan, penerapan menu “Arsip
Dokumen” sebagai pusat pengarsipan dokumen terutama pada dokumen belanja modal alat
kesehatan di Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah sekiranya mampu menyelesaikan masalah
dalam kemudahan penyimpanan arsip dan pencarian arsip apabila dibutuhkan secara cepat.
Kami juga dapat membuat alur dalam pengarsipan dokumen. Sehingga aplikasi ini mampu
menata laporan arsip menjadi tertata baik dan terstruktur.

5.2 Saran
Kami harap aplikasi ini dapat dikembangkan seperti menambah fitur untuk dokumen lain
selain dokumen belanja/pembayaran. Sehingga user dapat menyimpan seluruh dokumen
penting pada aplikasi SIMRS dan mengurangi penggunaan ruang penyimpanan untuk arsip
yang sudah lama.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Madolan, Amrin (2018). Metode USG untuk Prioritas Masalah.

(http://www.mitrakesmas.com/2018/12/metode-usg-untuk-prioritas-masalah.html?m=1,
diakses pada tanggal 12 April 2022).
Kusnaidi, Erin (2011). Fishbone Diagram. Jakarta: Salemba Empat.
Peraturan Walikota Samarinda Nomor 46 Tahun 2019 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip
Berbasis Teknologi Informasi Di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda.
Rahmah, Elva.2015. Penerapan Arsip Elektronik Di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan
Dokumentasi Kota Bukittinggi.Padang

19