PENGORGANISASIAN BISNIS

1. Pengertian Pengorganisasian
Aktivitas apapun yang dilakukan, termasuk berbisnis memerlukan
pengorganisasian yang baik. Dengan adanya pengorganisasian maka akan jelas
siapa mengerjakan apa, bertanggung jawab kepada siapa, dan apa yang menjadi
tujuan dalam bekerja itu. Jadi dalam pengertian pengorganisasian memiliki
substansi (a) ada tatanan, (b) ada orang yang bekerja, (c) ada sumberdaya yang
digunakan, dan (d) ada tujuan yang ingin dicapai.
Dengan demikian dapat dirumuskan bahwa pengorganisasian bisnis itu
adalah pendayagunaan orang-orang yang ada dalam tatanan (struktur) organisasai
bisnis dengan menggunakan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan bisnis.
Atau dalam bahasa yang lebih simple pengorganisasian itu adalah pendayagunaan
sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam perspektif lain, pengorganisasaian (organizing) adalah proses
penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya–
sumberdaya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.2 Pengertian ini
mengandung dua substansi: (a) departementalisasi (pembidangan pekerjaan), dan
(b) pembagian kerja.
Selain yang dijelaskan diatas, pengorganisasian juga mempunyai
bermacam- macam pengertian, sesuai dengan sudut pandang atau dari sisi mana
kita melihatnya seperti misalnya:
a. Cara merancang struktur formal untuk kepentingan penggunaan sumber
daya organisasi bisnis (man, money, material, machine, and methode) yang
paling efektif.
b. Bagaimana mengelompokkan kegiatan-kegiatan organisasi bisnis yang
diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk
mengoordinasikan pekerjaan-pekerjaan bisnis dan membagi-bagi pekerjaan
itu kepada para karyawan yang menjadi anggota kelompok.
c. Hubungan antar fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para
karyawan.
d. Cara membagi habis tugas, wewenang, dan tanggung jawab dengan
mendelegasikannya dan mengkoordinasikan pelaksanaannya.
Dalam pemahaman yang lain, pengorganisasian bisnis merupakan suatu
proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta
membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan
organisasai dapat dicapai dengan efisien. Proses terjadinya pengorganisasian
tersebut dapat dilihat dari langkah-langkah prosedur berikut ini:
a. Adanya pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan bisnis.
b. Adanya pembagian beban pekerjaan organisasi bisnis menjadi pekerjan
yang menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan, sebagaimana
termuat dalam uraian tugas (Job Description). Pembagian beban
pekerjaan itu harus rasional, adil, dan merata.
c. Adanya mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota
organisasi bisnis menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Mekanisme pengkoordinasian ini akan menjadi perhatian para anggota
organisasi bisnis, sehingga membuat mereka konsen dengan apa yang
menjadi tujuan organisasi, menghindari ketidakefisienan dan tindakan-
tindakan yang tidak perlu.
Pengorganisasian bisnis yang tepat akan memudahkan organisasi mencapai
tujuannya, mengembangkan dan meningkatkan kapasitas organisasi, serta
meningkatkan kinerja organisasi.
2. Bagan Organisasi Bisnis
Bagan organisasi bisnis memperlihatkan susunan fungsi-fungsi,
departemen-departemen, atau posisi-posisi yang ada dalam organisasi yang
menunjukan hubungan kerja antara yang satu dengan yang lain. Satuan-satuan
organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dengan kotak-kotak yang
dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis lurus yang nenunjukan garis
perintah kalau dilihat dari atas, dan garis pertanggung jawaban kalau dilihat dari
bawah.
Bagan suatu organisasi paling tidak menggambarkan aspekaspek penting
dari suatu struktur organisasi bisnis, yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai
berikut:
a. Tergambar adanya pembagian kerja, setiap kotak memperlihatkan
satuan organisasi bisnis apa yang bertanggung jawab melaksanakan
pekerjaan yang menjadi porsi bagian yang ada dalam kotak itu.
b. Tergambar adanya posisi manajer dan bawahan, yang menunjukan
hubungan wewenang dan tanggung jawab anatara atasan dan bawahan
(dalam hal ini antara manajer dan bawahan)
 c. Tergambar adanya tipe pekerjaan yang dilaksanakan, juga tabel dan
deskripsi pada tiap kotak menunjukan pekerjaan organisasional yang
menjadi tanggung jawab yang berbeda satu dengan yang lain.
d. Tergambar pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, atas dasar
fungsional, divisional, atau departementalisasi.
e. Tergambar tingkatan manajemen, dimana suatu bagan tidak hanya
menunjukan manajer dan bawahan, tetapi juga keseluruhan hirarki
manajemen. Dalam kalimat yang legih singkat bagan organisasi
(organization chart). Daft (2006) menyebutnya “penggambaran visual
dari struktur organisasi”.
3. Struktur Organisasi Bisnis
Struktur organisasi bisnis secara sederhana dapat didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal untuk mengelola bisnis. Struktur organisasi
menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan
diantara fungsi-fungsi, bagianbagian, maupun orang-orang (karyawan) yang
menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda
dalam satu organisasi bisnis.
Struktur juga mengandung unsur-unsur spesialisasi pekerjaan, standarisasi,
koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan di masing-
masing unit kerja, bagian atau bidang yang ada dalam organisasi bisnis. Dan dalam
kalimat yang lebih singkat Daft (2006) menyebut struktur organisasi (organization
structure) adalah kerangka kerja dimana organisasi mendefinisikan bagaimana
tugas dibagikan, sumberdaya dimanfaatkan, dan departemen dikoordinasikan.
Perancangan struktur organisasi, termasuk struktur organisasi bisnis
ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
a. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan. Menurut Chandler struktur
mengikuti strategi. Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang
dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan
bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi
berubah maka struktur organisasi juga perubah.
b. Teknologi yang digunakan. Perbedan teknologi yang digunakan untuk
memproduksi barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi. Seperti misalnya perusahaan mobil yang mempergunakan
teknologi industri masal akan memerlukan tingkat standarisasi dan
spesialisasi yang lebih tinggi dibanding perusahaan industri pakaian jadi
yang mengutamakan perubahan mode.
 c. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat didalam organisasi
itu. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka
untuk bekerjasama perlu diperhatikan dalam merancang struktur
organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan
mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara
satuan kerja pada struktur organisasi.
d. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun
satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.
Semakin besar organisasai maka strukturnya akan semakin rumit.
Apakah ada beda antara bagan organisasi dengan struktur organisasi? Kalau
kita perhatikan mirip sekali, bedanya pada bagan baru memperlihatkan
kerangkanya, sedangkan struktur sudah diisi dengan fungsi-fungsi, bagian-bagian,
dan personel yang bertanggung jawab. Dan untuk contohnya dapat diberikan
sekaligus seperti berikut:

Contoh bagan/struktur tersebut diatas disusun berdasarkan “fungsi”

departementalisasi. Namun kalau produk yang dijual semakin beragam jenisnya,
dan semakin luas jangkauan pemasarannya, maka penyusunan bagan/struktur
organisasi bisnis berdasarkan fungsi sudah tidak memadai lagi. Untuk itu
perusahaan dapat mengembangkan bagan/struktur organisasi bisnisnya berdasarkan
“jenis produk” dan sekaligus digabung dengan berdasarkan “wilayah penjualan”.
Contoh bagan/struktur organisasi bisnis yang berdasarkan jenis produk dan wilayah
penjualan adalah sebagai berikut:

4. Rantai Komando.
Dalam struktur organisasi (termasuk organisasi bisnis) ada istilah rantai
komando (chain command) yang merupakan garis wewenang yang tidak terputus
yang menghubungkan semua orang dalam orgnisasi dan menunjukan kepada siapa
seseorang harus bertanggung jawab. Hal ini terkait dengan dua prinsip dasar.
Pertama kesatuan perintah yang berarti setiap orang hanya bertanggung jawab
kepada satu orang atasan saja. Kedua prinsip scalar yang merujuki kepada garis
wewenang yang terdefinisikan dengan jelas.
Wewenang dan tanggung jawab untuk tugas yang berbeda harus jelas.
Semua orang dalam organisasi harus jelas kepada siapa mereka harus bertanggung
jawab, seperti juga tingkat manajemen yang berjenjang dari bawah hingga keatas.
5. Wewenang.
Wewenang (authority) dalam organisasi (termasuk bisnis) merupakan hak
yang formal dan sah dari seorang manajer untuk mengambil keputusan,
mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya agar tercapai hasil yang
diharapkan oleh organisasi.
 Wewenang ditentukan oleh tiga kategori berikut:
a. Wewenang berada pada posisi organisasi, bukan pada orang. Manajer
mempunyai wewenang karena posisi ia pegang.
b. Wewenang diterima oleh bawahan. Walaupun wewenang dari atas ke
bawah di hieraraki organisasi, bawahan mematuhi hal ini, karena
mereka percaya manajer memiliki hak yang sah untuk mengeluarkan
perintah.
c. Wewenang mengalir kebawah pada hierarki vertical. Posisi di hierarki
tingkat atas perusahaan menanamkan posisi wewenang yang lebih
formal dibandingkan dengan posisi di bawah.
6. Tanggung jawab.
Tanggung jawab (responsibility) merupakan kewajiban seorang karyawan
untuk melaksanakan tugas atau aktivitas yang dipercayakan kepadanya. Didalam
manajemen pada umumya dan lebih khusus lagi dalam bisnis, seorang manajer
diberi wewenang setara dengan tanggung jawabnya.
Jika seorang manajer diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan suatu
tugas atau pekerjaan organisasi, namun hanya dengan sedikit wewenang, maka
yang akan terjadi tugas atau pekerjaan itu memang ia lakukan, akan tetapi sulit
untuk mencapai hasil yang maksimal karena keterbatasan wewenang yang
mendukung tugas itu. Begitu pula sebaliknya apabila seorang manajer diberi
wewenang yang melebihi tanggung jawabnya, maka bisa jadi ia akan menjadi tiran
yang mudah sekali bertindak ceroboh. Agar manajer disatu sisi tidak kesulitan
dalam menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi, dan disisi lain agar manajer
tidak berlebihan (overacting) dalam melaksanakan wewenangnya, maka pemberian
wewenang dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas atau kegiatan organisasi,
harus seimbang.
Pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab itu secara administratif harus
dibuktikan dengan membuat pelaporan tertulis kepada atasan sesuai dengan uraian
tugas dan rantai komando dalam organisasi.
7. Delegasi.
Delegasi (delegation) atau biasa juga kita sebut pendelegasian adalah cara
seorang pemimpin (misalnya seorang manajer) untuk memindahkan wewenang dan
tanggung jawabnya kepada bawahannya yang dianggap mampu untuk
melaksanakannya. Hal ini dapat dilakukan seorang manajer bukan hanya karena
pertimbangan kepadatan dan kesibukan pekerjaannya, dan lebih-lebih lagi hal itu
dia lakukan sebagai bagian dari kaderisasi pimpinan yang menjadi kewajibannya
juga. Inilah makna dari dibolehkannya seorang pemimpin itu melakukan
pendelegasian wewenang (delegation of authority).
Dalam pelaksanaannya seorang karyawan atau pejabat yang satu level
dibawah pimpinan (manajer) yang menerima pendelegasian itu setelah
menyelesaikan tugas yang didelegasikan itu berkewajiban membuat laporan tertulis
kepada pejabat yang mendelegasikan sebagai bukti fisik pelaksanaan tugas yang
didelegasikan kepadanya telah selesai dilaksanakan.
8. Koordinasi.
Pada waktu suatu organisasi bisnis dibentuk masalah perlunya koordinansi
biasanya belum terpikirkan secara sdungguh-sungguh, karena segala sesuatunya
masih dalam jangkauan pimpinan untuk mengontrol organisasi. Hal itu memang
rasional karena kesibukan masing-masing departemen (unit kerja) di tahun-tahun
awal belum begitu padat. Masalah koordinasi betul-betul dirasakan ketika
organisasi tumbuh dan berkembang menjadi besar.
Kebutuhan akan koordinasi seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan
perusahan yang bersangkutan. Ada sejumlah alasan mengapa koordinasi
diperlukan. Diantaranya:
a. Posisi dari masing-masing departemen (unit kerja) yang bekerja pada
masing-masing bidang ada kecendrungan hanya tahu dengan urusan
yang menjadi bidangnya masing-masing.
b. Adanya departemen (unit kerja) yang baru dibentuk untuk menyikapi
perkembangan diluar perusahaan, seperti misalnya departemen (unit
kerja) Hubungan Masyarakat (Public Relation), atau juga departemen
(unit kerja) Kerjasama dengan organisasi sejenis dan pemerintah yang
memerlukan data dan informasi masingmasing departemen (unit
kerja)yang ada, untuk dimanfaatkan dalam membina hubungan baik dan
kemitraan dengan pihak luar organisasi bisnis.
c. Tuntutan kebutuhan pimpinan puncak perusahan (Direktur) akan
perlunya pembinaan dan pengawasan yang efektif terhadap aktivitas
perusahaan yang sudah melebihi kapasitas normal kemampuan
seseorang atasan untuk membina dan mengawasi bawahan, yang dikenal
dengan istilah “span of control” maksimal hanya lima orang. Lebih dari
itu pembinaan dan pengawasan tidak efektif lagi.
Koordinasi (coordination) pada hakekatnya adalah kegiatan organisasi yang
mengacu kepada kolaborasi lintas departemen (unit kerja) yang bermuara pada
kualitas produk dari organisasi bisnis tersebut.