MAKALAH PENGANTAR

MANAJEMEN

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR

ORGANISASI

STIM YAPIM
2011

STIM YAPIM MAROS

2011
 B abI
Pendahuluan

A. Latar Belakang
Pengantar manajemen merupakan salah satu mata pelajaran di STIM
YAPIM. Yang salah satu materinya membahas tentang pengorganisasian dan
struktur organisasi. Adapun penjelasan singkat mengenai pengorganisasian yaitu
proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,
sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkunganyang melingkupinya.
Sedangkan organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
dengan mana organisasi dikelola. Yang insya Allah akan dibahas lebih lanjut di
bab II.

B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah mengenai pengorganisasian dan struktur
organisasi diantaranya yaitu :
1. Pengertian organisasi
2. Struktur organisasi
3. Pembagian kerja
4. Bagan organisasi formal
5. Departementalisasi
6. Kelompok-kelompok kerja formal organisasi
7. Organisasi informal

C. T u j u a n

Adapun tujuan mempelajari Pengantar Manajemen diantaranya yaitu :

1. Memberikan penjabaran-penjabaran tentang pengorganisasian dan struktur
organisasi yang telah dipersentasekan.
2. Diharapkan dari kelompok lain untuk memerikan pertayaan atau saran untuk
kelompok kami
3. Dalam setiap pertanyaan kami kelompok delapan (8) insya Allah kami akan
menjawab dari pertayaan atau saran yang dirikan
 Bab II Pokok Pembahasan

Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

Kata “organisasi” merupakan dua pengertian umum. Pengertian pertama

menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan,
rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian
kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian , sebagai suatu cara dalam mana
kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efesien.

Pengorganisasian atau organizing merupakan proses penyusunan struktur

organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya – sumber daya yang
dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Ada dua aspek utama proses
penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja.

1. Pengertian pengorganisasi mempunyai bemacam-macam pengertian. Istilah

tersebut dapat digunakan unutk menunjukkan hal-hal berikit ini :

1.1 Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling
efektif sumber daya-sumber daya keuangan, bahan baku, dan tenaga kerja
organisasi.
1.2 Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana
setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang
diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok
1.3 Hubungan- hubungan antara fungsi- fungsi, jabatan- jabatan, tugas- tugas
dan para karyawan
1.4 Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas- tugas yang
dilaksanakan dalam departemen mereka mendelegasikan wewenang yang
diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal,

mengelompokkan dan mengatur serta membagi kembali tugas- tugas atau pekerjaan
diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efesien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur
berikut ini :

1.1 Pemerincian seluruh pekerja yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi
 1.2 Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan- kegiatan yang secara
logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak
terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga
ada waktu mengganggur, tidak efesien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
1.3 Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan
pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota
organisasi menjaga perhatiaannya pada tujuan organisasi dan mengurangi
ketidak-efisienan dan konflik- konflik yang merusak.

2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur
organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-
hubungan di antara fungsi- fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-
orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisas. Struktur ini mengandung unsur-unsur
spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi dll dalam pembuatan keputusan dan
besaran (ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur

organisasi adalah sebagai berikut :
a. Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya. “struktur mengikuti strategi”.
Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran
komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja
sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur
organisasi juga berubah.
b. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk
memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi.
c. Anggota karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk
bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
d. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-
satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin
besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan
harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

 a. Spesialisasi kegiatan, berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual
dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagia kerja) dan penyatuan tugas-
tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
b. Standardisasi keegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan
organisasi untuk menjamin terlakananya kegiatan seperti yang direncanakan.
c. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan
fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.
d. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan
lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan
e. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok
kerja.

3. Pembagian Kerja

Tujuan suautu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu

tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok kedua atau organ yang bekerja
bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada
dilakukan perseorangan. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian
kerja (divison of labor) yang memungkinkan synergy terjadi.

4. Bagan Organisasi Formal

Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal.

Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk
menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan fungsi-fungsi,
departemen-departemen atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana
hubungan diantaranya. Satuan-satuan yang terpisah biasanya digambarkan dengan
kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang
menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan aspek utama suatu struktur organisasi, yang

secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
A. Pembagian kerja, setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi
mana bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat
spesialisasi yang digunakan.
B. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan
hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan
bawahan dalam kesuluruhan organisasi.
 C. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan, label dan deskripsi pada tiap kotak
menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung-jawab yang
berbeda.
D. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan
atas apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional,
atau lainnya (departementalisasi).
E. Tingkatan manajemen, suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan
bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

Adapun contoh mengenai rantai perintah

Rantai Perintah
Direktur

Wakil Direktur

Manajer Divisi

Manajer Departemen

Kepala Penyedia
(Superindemen

Penyedia

Karyawan

Gambar 8.1 Rantai Perintah

Seberapa luas tingkat spesalisasi kerja dalam organisasi dapat diperkirakan

dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda
dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah yang
merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat
menunjukkan besarnya (size) dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan
menimbulkan gambaran yang tidak jelas.

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perbedaan

cukup lama di antara para penulis manajemen.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi yaitu :

1. Bentuk Piramid,Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana,

jelas dan mudah dimengerti
2. Bentuk Vartikal, bentuk vartikal agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam hal
pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak
sepenuhnya.

3. Bentuk horizontal, bagian ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan
tanggung jawab di gambarkan dari kiri ke kanan

4. Bentuk lingkaran. Bagian ini menekankan pada hubungan antara atau jabatan
dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.
5. DEPARTEMENTALISASI

Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi

satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja
dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-
struktur departemen dansatuan-satuan kerja.

Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi

yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-
macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi, proses penentuan cara bagaimana
kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau departementasi.
Beberapa bentuk deprtementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini, adalah atas
dasar :

1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpha-numerical
9. Proyek dan matriks

Dalam hal ini harus dicatat bahwa hamper semua organisasi

menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-
kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, lima
atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departemtalisasi.

Departementalisasi Fungsional

Departemnetalisasi fungsional mengelompokksn fungsi-fungsi yang sama

atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua
individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan, bersama
seperti seluruh personalia penjualan, akutansi, programmer computer, dan
sebagainya.

Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum

dan bentuk dasar departementalisasi. Menunjukkan departementalisasi fungsional
yang digunakan pada tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi
utama bisnis-produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia (kepegawaian).

Presiden Direktur

Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Gambar : bagan organisasi fungsional pada tingkatan manajemen puncak

suatu perusahaan manufacturing

Departementalisasi devisional

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan

menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi
terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu
membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang,
memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar

produk, wilayah (Geografis),langganan, dan proses atau peralatan.

Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen

bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan
(Garis produk). Dalam