PENANGANAN RAW MATERIAL DAN SUPPORT

MATERIAL
DEPARTEMEN WAREHOUSE MATERIAL
PK – MTR - 02

SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI MK3L

(Mutu – Keselamatan & Kesehatan Kerja – Lingkungan)
ISO 9001: 2015 & Integrasi ISO 14001, OHSAS 18001

SUMEDANG, INDONESIA
2017
 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : i
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

LEMBAR PENGESAHAN

Disusun oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

Warehouse Material Head Quality Assurance Head Director

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : ii
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

Dokumen ini beserta dengan segala isinya adalah MUTLAK milik Menduplikasi ataupun memperbanyak dokumen ini
dengan segala maksud dan tujuan dalam berbagai wujud dan bentuk, SANGAT DILARANG, tanpa persetujuan
Document Center Unit.

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : iii
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

DAFTAR PERUBAHAN
1. Keluarkan dokumen / halaman yang lama dan masukkan dokumen / halaman baru yang telah disetujui.
2. Kirimkan dokumen / halaman lama kepada Document Controller.

Revisi Tanggal Keterangan/Alasan Revisi

0 1 Januari 2017
1 1 November 2017
Terbitan perdana implementasi SMT MK3L
ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
1. Revisi point 5 penambahan detail (nama dan nomor dokumen)
pada kolom dokumen terkait
2. Menambahkan pada narasi setiap pergerakan stock perlu
disertai dengan form dan di update di kartu Stock dan Laporan
Stock tacking

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : iv
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
DAFTAR DISTRIBUSI

COPY NO. DISTRIBUSI KE

1. Central – QA/DC
2. Departemen PPIC & WH FG-Material

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : v
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN

1. ISO : International Standard Organization

2. MK3L : Mutu, Keselatan Dan Kesehatan Kerja, Lingkungan
3. SJH : Sistem Jaminan Halal
4. PK : Prosedur Kerja
5. IK : Instruksi Kerja
6. QAD : Departemen Quality Assurance
7. QCD : Departemen Quality Control
8. PRD : Departemen Produksi
9. PPC : Departemen Perencanaan Produksi
10. TEK : Departemen Teknik
11. PCH : Departemen Purchase
12. MKT : Departemen Marketing
13. RM : Raw Material
14. SM : Supporting Material
15. GMP : Good Manufacture Practice
16. P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja
17. Inisiator : Personil yang berinisiatif (untuk membuat atau merubah dokumen)

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : vi
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ………………………………………………………………….…..….…. i

DAFTAR PERUBAHAN …………………………………………………………….…….…………. ii

DAFTAR DISTRIBUSI ………………………………………………………………..……….……… iii

DAFTAR ISTILAH & SINGKATAN …………………………………………………..……………… iv

DAFTAR ISI ……………………………………………………………….…………………………… v

1. Tujuan ………………………………………………………..……………………………..…….. 1 / 14

2.. Ruang Lingkup ………………………………………………………………….………………….. 1 / 14

3. Penanggung Jawab …………………………………………….………..……………………….. 1 / 14

4. Definisi/Pengertian ............................................................................................................. 1 / 14

5. Diagram Alur Proses ……………………………………..……………………………….…...… 3 / 14

6. Isi Prosedur

6.1. Penerimaan Material (RM/SM) yang dipasok pelanggan .......................................... 6 / 14

6.2. Movement Material (RM/SM) ................................................................................... 6 / 14

6.3. Pengembalian ke Supplier (Return to Vendor) …..................................................... 7 / 14

7. Informasi Terdokumentasi ..…..…………………………….…………….……………..….…. 7 / 14

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : vii
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
8. Appendix …………………..…………………………….…………….………………...............…. 8 / 14

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 1 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
1. TUJUAN
Untuk standar penanganan RM/SM yang memenuhi persyaratan agar mudah dimonitor dan diidentifikasi
oleh pihak-pihak terkait.
2. RUANG LINGKUP
2.1. Penerimaan RM/SM
2.2. Perpindahan RM/SM
2.3. Pengembalian ke Supplier (Return to Vendor)
3. PENANGGUNG JAWAB
3.1. Head Warehouse Material
3.2. Staff/Adm Warehouse Material
3.3. User
3.4. Stock Keeper
4. DEFINISI/PENGERTIAN
4.1. Inventory
Persediaan material yang dibeli oleh perusahaan dengan tujuan untuk diproses lebih lanjut menjadi
barang jadi (Finished Good) atau barang setengah jadi (WIP)
4.2. Jenis & type barang yang terkait dengan aktifitas gudang
4.2.1. Bahan baku utama (Raw Material).
Terdiri atas : Top Sheet, Tissue, PE, Double side cuff, SAP, Pulp, Waist inside, Waist Cover,
Backsheet, Elastic, Glue, ADL.
4.2.2. Bahan baku penolong (Supporting Material)
Terdiri atas : Polybag, Karton, dan lakban
4.3. Barang kembali/retur
4.3.1. Retur produksi
Retur/pengembalian material dari departemen produksi dengan alasan tidak sesuai dengan
permintaan atau karena sisa pemakaian.
4.3.2. Retur supplier
Retur/pengembalian material yang dikembalikan ke supplier karena ketidaksesuain material
dengan permintaan.
4.4. FIFO ( First In First Out )

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 2 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
Metoda pengendalian lalu lintas barang ; barang yang pertama masuk adalah barang yang pertama
keluar.
4.5. Sistem / aturan yang berlaku dalam hal penerimaan semua jenis material adalah Sistem 1 (satu) pintu
penerimaan yang dilakukan oleh Warehouse.
4.6. Menyangkut hal penerimaan, Dept. Warehouse bertanggung jawab pada :
a. Kesesuaian identitas dan jumlah fisik barang dengan dokumennya.
b. Kelengkapan dokumen yang menjadi persyaratan.
c. Legalitas dokumen.
d. Bentuk pengemasan barang yang diterima (jika ada kesepakatan yang mengatur)

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 3 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

5. DIAGRAM ALUR
5.1. Penerimaan Material yang dipasok pelanggan
Alur Proses Responsibility DokumenTerkait

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 4 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

MULAI

-Head WH Material -SJ

TERIMA MATERIAL (RM/SM) -Adm WH Material

-SJ
SUPPLIER -Packing List
& Purchase

No -Adm WH Material
CHECK
-QC Incoming
DOKUMEN &
FISIK?
- FTB (F02/PK-MTR-02)
- Incoming Sheet Material
OK
(F03/PK-MTR-02)
-Adm WH Material
BUAT SERAH TERIMA -QC Incoming
BARANG -Kartu Stock (F01/PK-MTR-
02)
-Laporan Stock Taking
(F06/PK-MTR-02)
-Stock Keeper
INPUT KARTU STOCK
-Adm WH Material -IK Penanganan
Penyimpanan Material
(IK 01/PK-MTR-02)

TEMPATKAN MATERIAL - Adm WH Material

(RM/SM) DIGUDANG - Stock Keeper
- Driver Forklift

SELESAI

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 5 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
5.2. Perpindahan Material dari Gudang ke Produksi
Alur Proses Responsibility DokumenTerkait

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 6 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

MULAI

TERIMA SPP & BOM - Adm WH Material -SPP (F02/PK-PPC-02)

DARI PPIC - Stock Keeper -BOM (F02/PK-PPC-02)

-Head WH Material -Form Tanda Terima RM

BUAT TANDA TERIMA RM & SM (F04/PK-MTR-02)
- Adm WH Material
-Form Tanda Terima SM
(F05/PK-MTR-02)

- Adm WH Material
PENGIRIMAN MATERIAL KE -Form Tanda Terima RM
PERSIAPAN PRODUKSI - Stock Keeper
(F04/PK-MTR-02)
- Driver Forklift -Form Tanda Terima SM
-Dept. Produksi (F05/PK-MTR-02)
-Kartu Stock (F01/PK-MTR-02)
- Adm WH Material -Laporan Stock Taking
NO
CHECK (F06/PK-MTR-02)
DOKUMEN &
- Stock Keeper
FISIK -Dept. Produksi

OK

-Dept. Produksi
PROSES PRODUKSI -PK Proses Produksi (PK-
PRD-02)

-Stock Keeper
TEMPATKAN MATERIAL SISA
-Adm WH Material -Pengembalian Material ke
PAKAI
-Dept. Produksi Gudang (F 01/PK-PRD-02)

SELESAI

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 7 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

5.3. Pengembalian Material ke Supplier

Alur Proses Responsibility DokumenTerkait

MULAI

-Adm WH Material -PK Pengendalian Produk

TERIMA ACS DARI QC -Staff/Adm QC Tidak Sesuai (PK-QCD-05)

-Adm WH Material
TEMPATKAN MATERIAL DI AREA
HOLD -Stock Keeper

-Adm WH Material -Surat Jalan

BUAT SURAT JALAN

-Kartu Stock (F01/PK-MTR-02)

-Stock Keeper
KELUARKAN KARTU STOCK -Laporan Stock Taking
(F06/PK-MTR-02)
-

-Adm WH Material -Surat Jalan

NAIKAN BARANG KE -Stock Keeper
TRANSPORTASI
-Driver Forklift

SELESAI

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 8 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

6. ISI PROSEDUR
6.1. Penerimaan Material dari supplier
6.1.1. Menerima konfirmasi rencana kedatangan barang dari Dept. Purchasing.
6.1.2. Mengecek keadaan gudang dan memastikan gudang material/area penempatan barang dalam
keadaan bersih, dan tidak terkontaminasi bahan/barang haram/najis.
6.1.3. Staff/Adm WH Material menerima kedatangan material dan melakukan pemeriksaan :
a. Kesesuaian identitas dan jumlah fisik material dengan dokumennya.
b. Kelengkapan dokumen yang menjadi persyaratan (SJ, Packing List Supplier, CoA)
c. Legalitas dokumen (cap terima barang).
6.1.4. Jika terjadi ketidaksesuaian informasi terdokumentasi dari Supplier, maka Staff/Adm WH Material
menginformasikan hal tersebut kepada Dept. QC dan Dept. Purchasing.
6.1.5. Menginformasikan kedatangan material tersebut kepada Dept. QC dan Dept. Pruchasing.
6.1.6. Incoming QC Inspector melakukan pemeriksaan lebih lanjut guna memastikan kesesuaian
spesifikasi, fungsi dan aplikasi dari material/produk yang diterima.
6.1.7. Melakukan pendataan dengan membuat Form Terima Barang (Good Received Notes) F 02/PK-
MTR-02 dan input data ke sistem penerimaan serta menandatangani Surat Jalan Pengiriman.
6.1.8. Isi Kartu stock dan tempatkan material pada area yang bersih dari najis yang sudah ditentukan.
6.1.9. Hasil pemeriksaan dicatat dan didokumentasikan pada form / catatan yang berlaku.
6.1.10. Isi form Incoming Sheet Material (F 03/PK-MTR-02).(untuk NC Kemenkes)
6.2. Movement/Pergerakan Material
6.2.1. Pengeluaran Material ke produksi
6.2.1.1. Dasar mengeluarkan material adalah SPP (F02/PK-PPC-02), dan BOM (F03/PK-PPC-02)
yang data dan penomoran dokumen tercatat di Dept. Warehouse Material.
6.2.1.2. Staff/Adm WH Material menyiapkan material yang dimaksud, sesuai dengan permintaan
(BOM dan SPP).

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 9 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
6.2.1.3. Setiap serah terima atau pergerakan barang yang dilakukan oleh Adm WH Material
menggunakan Form Tanda Terima Raw Material (F04/PK-MTR-02) dan Form Tanda Terima
Support Material (F05/PK-MTR-02).
6.2.1.4. Kartu Stock (F01/PK-MTR-02) dan Laporan stock (F06/PK-MTR-02) diupdate berdasarkan
Pergerakan Barang yang terjadi pada point (6.2.1.3)
6.2.1.5. Dimalam hari dept. produksi diperbolehkan untuk mengambil material dengan syarat mengisi
form Tanda Terima Raw Material (F04/PK-MTR-02) atau Form Tanda Terima Support
Material (F05/PK-MTR-02) dengan diketahui oleh minimal leader mesin atau supervisor
produksi.

6.2.2. Penerimaan pengembalian RM/SM dari produksi

6.2.2.1. Jika terjadi pengembalian sisa material yang tidak terpakai oleh Dept. Produksi diterima oleh
Adm WH Material harus disertai dengan Form Pengembalian Material ke Gudang (F01/PK-
PRD-02).
6.2.2.2. Sisa material yang dikembalikan oleh Dept. Produksi harus terpenuhi identitas jumlahnya (kg,
Qty roll) dan nama materialnya.
6.2.2.3. Jumlah sisa material yang dikembalikan dicatat pada kartu stock (F01/PK-MTR-02) dan
Laporan stock (F06/PK-MTR-02)
6.2.2.4. Sisa material yang dikembalikan, ditempatkan ditempat semula atau di area masing-masing
material tersebut.
6.3. Pengembalian/Retur Material ke Supplier
6.3.1. ACS adalah dasar dari keluhan material kepada Supplier yang dibuat oleh QC
6.3.2. Material yang bermasalah berdasarkan ACS akan dipisahkan, diberi sticker Hold dan diletakan di
Area Hold agar tidak tercampur dengan material yang sudah dinyatakan Pass oleh QC.
6.3.3. Adm WH Material akan meretur material tersebut jika sudah ada instruksi dari QC, dimana QC
mendapatkan informasi dari Purchasing
6.3.4. Jumlah material yang dikembalikan dicatat pada kartu stock (F01/PK-MTR-02) dan Laporan stock
(F06/PK-MTR-02)
6.4. Penanganan limbah di dept. WH Material (pemilahan, pengelolaan & pembuangan sampah)
mengikuti prosedur Penanganan Limbah HRD-GA (PK-HRD-06).

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 10 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017
7. INFORMASI TERDOKUMENTASIKAN
7.1. Formulir
- Kartu Stock : F 01/PK-MTR-02
- Form Terima Barang (Good Received Note) : F 02/PK-MTR-02
- Incoming Sheet Material : F 03/PK-MTR-02
- Form Tanda Terima Raw Material : F 04/PK-MTR-02
- Form Tanda Terima Support Material : F 05/PK-MTR-02
- Laporan Stock Taking : F 06/PK-MTR-02
- Surat Jalan Umum
7.2. Instruksi Kerja
- Penanganan Penyimpanan Material : IK 01/PK-MTR-02
7.3. Prosedur Kerja
- Pengadaan & Pembelian/Purchase (PR) : PK-MTR-02
- Inspeksi & Pengujian Incoming : PK-QCD-02
- Pengendalian Produk Tidak Sesuai : PK-QCD-05

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
No. Dokumen : PK - MTR - 02
No. Revisi : 1
PENANGANAN RAW MATERIAL DAN Halaman : 11 dari 14
SUPPORT MATERIAL Tanggal : 1 Januari 2017

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L