LAMBANG PERUSAHAAN

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER

DEPARTEMEN MARKETING
PK – MKT – xx

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001: 2015

Nama Perusahaan
 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman :i

Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN

Disusun oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

Marketing Dept. Head Quaility Assurance Head Director

Dokumen ini beserta dengan segala isinya adalah MUTLAK milik PT…………. Menduplikasi ataupun memperbanyak
dokumen ini dengan segala maksud dan tujuan dalam berbagai wujud dan bentuk SANGAT DILARANG, tanpa
persetujuan Document Center Unit.

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman : ii

Tanggal :

DAFTAR PERUBAHAN

1. Keluarkan dokumen / halaman yang lama dan masukkan dokumen / halaman baru yang telah disetujui.
2. Kirimkan dokumen / halaman lama kepada Document Controller.

Revisi Tanggal Keterangan/Alasan Revisi

0 1 Januari 2017 Rilis asli ISO SMT MK3L

ISO 9001: 2015, 14001: 2015, dan OHSAS 18001: 2007

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman : iii

Tanggal :

DAFTAR DISTRIBUSI

COPY NO. DISTRIBUSI KE

1. Central – QA/DC
2. Departemen Marketing

DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN

1. ISO : International Standard Organization

2. MK3L : Mutu, Keselamatan Dan Kesehatan Kerja, Lingkungan

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman : iv

Tanggal :

3. SJH : Sistem Jaminan Halal

4. PK : Prosedur Kerja
5. IK : Instruksi Kerja
6. QAD : Departemen Quality Assurance
7. QCD : Departemen Quality Control
8. PRD : Departemen Produksi
9. PPC : Departemen Perencanaan Produksi
10. TEK : Departemen Teknik
11. PCH : Departemen Purchase
12. MKT : Departemen Marketing
13. GMP : Good Manufacture Practice
14. P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja
15. WO : Work Order
16. PR : Purchase Request
17. FG : Finished Good (Barang Jadi)
18. WIP : Work in Process (Barang Setengah Jadi)
19. RM : Raw Material (Bahan Baku)
20. NCR : Non Conformity Report
21. Inisiator : Personil yang berinisiatif (untuk membuat atau merubah dokumen

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………………………………….. i
DAFTAR PERUBAHAN …………………………………………………………………………………… ii
DAFTAR DISTRIBUSI …………………………………………………………………………………….. iii

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman :v

Tanggal :
DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN ………………………………………………………………….. iv
DAFTAR ISI……………………………... ………………………………………………………………….. v
1. TUJUAN …………………………………………………………………………………………... 1
2. RUANG LINGKUP ………………………………………………………………………………. 1
3. PENANGGUNG JAWAB ……………………………………………………………………….. 1
4. DEFINISI/PENGERTIAN………………………………………………………………………… 1
5. DIAGRAM ALUR PROSES…………………………………………………………………….. 2
6. ISI PROSEDUR

6.1. Approaching Awal ………………………………………………………………………… 3

6.2. Permintaan Pelanggan……………………………………………………………………. 3
6.3. Penawaran Harga………………………………………………………………………….. 3

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman :1

Tanggal :
1. TUJUAN
Prosedur ini memberikan pedoman dalam proses Perencanaan Order di PT……….
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk menjelaskan kegiatan pencarian order dari kandidat pelanggan / pelanggan
baru ataupun pelanggan yang sudah ter-maintain.
3. PENANGGUNG JAWAB
3.1. Factory Manager
3.2. Marketing Dept. Head
3.3. Semua Departemen

4. DEFINISI/PENGERTIAN
4.1. Marketing Approach
Cara perkenalan dan pendekatan yang dilakukan oleh Dept. Marketing kepada :
a. Kandidat Pelanggan / Pelanggan Baru, dengan pola menggali dari berbagai sumber ( Internet,
Telp, Brosur dan lain lain ).
b. Pelanggan yang sudah ter-maintain, dengan pola menggali dari Daftar Data Pelanggan yang
dimiliki.
4.2. Inquiry
Permintaan penawaran harga yang diberikan oleh customer / calon customer terhadap suatu
produk yang diminta.
4.3. Surat Penawaran Harga ( Quotation )
Surat kepada Pelanggan yang bertujuan untuk memberikan penawaran harga suatu produk.
4.4. PO ( Purchase Order )
Surat yang diterbitkan oleh Pelanggan sebagai tanda jadi pembelian.
4.5. CRR (Customer Requirement Review)
Keterangan yang menjelaskan kesanggupan ……………….. untuk memenuhi persyaratan
tersebut.
4.6. HIPC (Hasil Investigasi Produk Customer)
Surat yang berisi hasil investigasi (penyelidikan) terhadap produk yang diberikan oleh Customer.
4.7. PBDS (Permintaan Buat Drawing Sket)
Surat yang berisi tentang permintaan untuk pembuatan Drawing atau sket.

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman :2

Tanggal :
5. DIAGRAM ALUR PROSES

Alur Proses Responsibility Dokumen Terkait

Manager
Ass. Manager

Manager
Ass. Manager

Staff Marketing

Staff Marketing

6. ISI PROSEDUR
6.1. Approaching Awal
a. Mencari Kandidat Pelanggan / Pelanggan Baru yang potensial dari berbagai sumber.
b. Tetap memelihara status Pelanggan yang "Pasif" melalui cara ; menelepon, mengirim e-mail
ataupun bertatap muka langsung.
c. Approaching awal akan dihentikan, jika tidak ada peluang kerja sama.
6.2. Permintaan Pelanggan

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L

 PROSEDUR KERJA
LAMBANG & NAMA PERUSAHAAN No. Dokumen : PK – MKT-XX
No. Revisi :0

PROSEDUR PERENCANAAN ORDER Halaman :3

Tanggal :
a. Staff Marketing menjawab dan mengklarifikasi permintaan Pelanggan dengan cara
mengirimkan data pendukung seperti ; brosur, foto, gambar desain ataupun yang lainnya.
b. Memberikan penjelasan yang utuh dan lengkap atas setiap pertanyaan Pelanggan, berikut
dengan gambar designnya sampai ada keputusan tetap tentang produk yang akan
direalisasikan/dibuat.
c. Apabila ada persyaratan dari customer yang tidak bisa dipenuhi, maka akan disampaikan ke
customer dan bila persyaratan customer tersebut dirubah, maka bukti persetujuan perubahan
persyaratan oleh customer akan didokumentasikan. Bukti persetujuan berupa :
- Fax
- Telphon (jika perubahan lewat telphon akan ditulis di CRR oleh penerima telphon)
- Email (email akan diprintout), dll.
6.3. Penawaran Harga
6.3.1. Inquary
a. Staff Marketing mempelajari penawaran harga yang telah diterima dari calon customer.
b. Memeriksa Surat Penawaran Harga tersebut sebagai bahan pertimbangan untuk
ditindak lanjuti.
6.3.2. Quotation
a. Staff Marketing
- Atas persetujuan Manager Marketing, Surat Penawaran Harga dibuat.
- Mengirim Surat Penawaran Harga tersebut kepada Pelanggan yang dimaksud dan
kemudian diarsipkan.
b. Manager Marketing
Memeriksa Surat Penawaran Harga tersebut dan memberikan persetujuan, sebelum
dikirim kepada Pelanggan yang dimaksud.
c. Quotation ditandatangani oleh staff Marketing jika nilai kurang dari 100 juta rupiah. Dan
jika lebih dari 100 juta ditandatangani oleh Manager Marketing.

Sistem Manajemen Terintegrasi MK3L