No Dokumen : SN/QP.

12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 1 dari 11

HALAMAN PENGESAHAN

PROSEDUR

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Nama Adhimas Sudibyo Khoerul Umam Yadi Cahyadi S

Procurement & Maintenance
Jabatan Plant Manager
Purchasing Coordinator

Tanda
Tangan

Tanggal

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 2 dari 11

DISTRIBUSI

No. Penerima No. Penerima No. Penerima

SOSIALISASI

No. Penerima Tanggal No. Penerima Tanggal

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 3 dari 11

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

NO. BAGIAN SEBELUM SESUDAH REVISI No. TGL. REVISI

1 Prosedur Pengadaan 5.1 6 Juli 2020
Material & Jasa

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 4 dari 11

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... 1

DISTRIBUSI & SOSIALISASI .......................................................................... 2
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMENT ............................................................. 4
DAFTAR ISI…...……………………………….………………………………………4
1. TUJUAN ................................................................................................... 5
2. RUANG LINGKUP ................................................................................... 5
3. DEFINISI .................................................................................................. 5
4. REFERENSI ............................................................................................. 7
5. RINCIAN PROSEDUR PENGADAAN MATERIAL & JASA ..................... 7
5.1. Usulan Pengadaan ............................................................................ 7
5.2. Penentuan harga ................................................................................ 9
5.3. Pengawasan pekerjaan & Penerimaan pekerjaan / Barang ............... 9
6. LAMPIRAN ............................................................................................. 12

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 5 dari 11

1. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang tata cara proses pengadaan barang dan jasa
sehingga memperoleh barang atau jasa yang sesuai keperluan dengan kualitas
yang bagus, harga yang wajar serta delivery yang tepat sehingga efektifitas dan
efisiensi perusahaan dari sisi Owner & OM tetap terjaga.

2. RUANG LINGKUP
Meliputi semua kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh
KSO PT. BEG – PT. WRK Unit Pembangkitan Senipah yang bersumber dari dana
Operasi, Pemeliharaan maupun Investasi.

3. DEFINISI

3.1. Pengadaan adalah Kegiatan tata cara pembelian untuk mendapatkan material
dan jasa yang dibutuhkan Perusahaan, dengan pemanfaatan jasa pihak ketiga
maupun pengecer / jasa perorangan.
3.2. Material adalah Peralatan, suku cadang, komponen-komponen, bahan baku,
bahan pelengkap atau bahan pembantu lainnya.
3.3. Jasa adalah Suatu layanan keahlian yang meliputi jasa pemborongan serta
jasa-jasa lainya, seperti jasa konsultasi, jasa Asuransi, jasa transportasi, jasa
komissioning, jasa kalibrasi atau pengujian, jasa pemeliharaan, jasa penelitian
dan jasa lainnya.
3.4. Harga Satuan adalah harga yang dihitung berdasarkan satu satuan material /
jasa yang telah ditawarkan.
3.5. Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah dokumen pengadaan material / jasa
yang merupakan methoda perhitungan harga internal KSO PT. BEG – PT.
WRK dalam menentukan harga material / jasa yang didasarkan pada harga

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 6 dari 11

yang ditentukan, daftar harga, data empiris ataupun informasi sekunder

(Tabulasi Harga).
3.6. Rencana Kerja & Syarat-Syarat (RKS) adalah dokumen pengadaan material /
jasa yang menerangkan ketentuan-ketentuan : administrasi, teknis, keahlian
dan finansial sesuai material / jasa yang akan diadakan (RKD).
3.7. Delivery Time adalah waktu yang diperlukan untuk mengadakan material /
jasa yang dihitung semenjak PO/Kontrak diterbitkan sampai dengan material /
jasa dinyatakan diterima.
3.8. Mitra kerja adalah pihak ketiga yang telah dinilai memenuhi kualifikasi yang
ditetapkan Perusahaan dan dievaluasi secara periodik / setahun sekali.
3.9. Pengawas pekerjaan / User adalah karyawan KSO PT. EPS – PT. WRK Unit
Pembangkitan Senipah yang ditunjuk oleh Plant Manager untuk mengawasi
pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan oleh mitra kerja.
3.10. Berita Acara adalah dokumen pengadaan material / jasa yang memuat
kejadian / keadaan sebenarnya tentang hasil suatu pekerjaan yang sesuai
spesifikasi pekerjaan.
3.11. Kontrak / PO adalan dokumen pengadaan material / jasa yang merupakan
ikatan hak dan kewajiban antara KSO PT. EPS – PT. WRK Unit Pembangkitan
Senipah dengan mitra kerja.

4. REFERENSI
-

5. RINCIAN PROSEDUR PENGADAAN MATERIAL & JASA

5.1. Usulan Pengadaan
5.1.1. User membuat permintaan / usulan dalam bentuk UPPM KSO (Usulan
Permintaan Pengadaan Material & Jasa) (SN/QP.12/FR.06) yang

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 7 dari 11

ditujukan ke Bagian Logistik, dengan tembusan ke masing-masing

coordinator bidang.
5.1.2. User membuat permintaan / usulan dalam bentuk UPPM KEP (Usulan
Permintaan Pengadaan Material & Jasa) (SN/QP.12/FR.10) yang
ditujukan pada pihak Owner (KEP) untuk kebutuhan spare parts, dengan
tembusan ke bidang Koordinator Maintenance.
5.1.3. Setelah mendapat konfirmasi dan koreksi dari koordinator bidang,
Bagian logistik meminta persetujuan dari Plant Manager.
5.1.4. UPPM yang telah disetujui ditujukan ke bagian purchasing untuk
kemudian menentukan RAB, Delivery, spesifikasi dan cara
pembayaranya sesuai dengan persetujuan Plant Manager.
5.1.5. Berdasarkan RAB, Delivery, spesifikasi dan cara pembayaranya yang
telah disetujui oleh Plant Manager, Bagian Purchasing bersama
koordinator bidang yang berkompeten membuat RKS/RKD.
5.1.6. Bagian Purchasing menerbitkan permintaan penawaran / undangan
tender kepada mitra kerja yang dinilai layak untuk melaksanakan
pekerjaan yang dimaksud.
5.1.7. Berdasarkan penawaran yang diajukan mitra kerja, Bagian Purchasing
bersama koordinator bidang yang berkompeten memeriksa kesesuaian
penawaran dengan RAB & RKS/RKD, untuk pembuatan
rangking/tabulasi.
5.1.8. Berdasarkan hasil tabulasi harga (SN/QP.12/FR.11), Plant Manager
menetapkan pemenang / status pelelangan atas pengadaan Material &
Jasa dimaksud dengan desposisi ke Bagian Purchasing, Adm. umum &
keuangan, bidang yang berkompeten dan tim pemeriksa pekerjaan /
barang (kondisional). Tabulasi harga diterbitkan dengan ketentuan
nominal harga material / jasa > Rp 15.000.000, 00.

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 8 dari 11

5.1.9. Untuk pengadaan Material / Jasa yang statusnya ditunda karena alasan
harga / cara pembayaran, prosesnya dapat dilanjutkan setelah usulan
penambahan anggaran / cara pembayaran disetujui oleh Direksi,
sedangkan yang berstatus dibatalkan dengan alasan ketidak sesuaian
spesifikasi, delivery prosesnya diulang dari awal.
5.1.10. Atas dasar RKS/RKD, penawaran dan penetapan vendor pemenang
sesuai tabulasi harga atau tidak (jika harga material > atau < Rp
15.000.000,00), selanjutnya dibuat draft kontrak / PO
(SN/QP.12/FR.09) / SPK (SN/QP.12/FR.15) dan diajukan ke Plant
Manager untuk persetujuan dan penanda tanganan material / jasa yang
diorder/dipesan.
5.1.11. Berdasarkan kontrak / PO / SPK yang diterbitkan koordinator Logistik
memantau kegiatan pelaksanaanya, yang hasilnya dipergunakan
sebagai penilaian unjuk kerja pelaksana, bilamana pelaksana
diperkirakan atau telah melakukan deviasi atas biaya, mutu atau waktu,
maka Bagian Logistik akan mengusulkan ke Plant Manager agar mitra
kerja yang bersangkutan diberi peringatan tertulis.
5.2. Penentuan harga
5.2.1. Untuk penawaran material / Jasa yang bersifat order/pesanan dalam
jangka waktu tertentu, Plant Manager akan menerbitkan Purchase Order
/ Kontrak.
5.2.2. Untuk pengadaan material / jasa secara pembelian langsung, komparasi
harga cukup dengan membandingkan harga dari beberapa pengecer /
jasa perorangan.
5.3. Pengawasan Pekerjaan & Penerimaan Pekerjaan / barang
5.3.1. Sesuai dengan kewenangan & Penugasanya, pengawas pekerjaan
berkewajiban mengawasi pelaksanaan pekerjaan mitra kerja untuk
menjamin biaya, mutu dan waktu sesuai dengan Kontrak / PO.

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 9 dari 11

5.3.2. Pengawas pekerjaan melaporkan kemajuan pekerjaan mitra kerja

secara mingguan kepada User.
5.3.3. Bilamana pengawas pekerjaan menilai pekerjaan mitra kerja telah
selesai, pengawas pekerjaan melaporkan dan menyatakan kepada User
bahwa pekerjaan tersebut telah selesai dan siap untuk diperiksa.
5.3.4. Berdasarkan laporan pengawas pekerjaan & User, Plant Manager
menugaskan tim pemeriksa untuk memeriksa pekerjaan dimaksud. User
membuat Berita Acara Pemeriksaan pekerjaan / barang
(SN/QP.12/FR.14), yang memuat pernyataan pekerjaan / barang yang
dimaksud dinyatakan dapat diterima, diterima dengan syarat atau ditolak
/ diperbaiki.
5.3.5. Mitra kerja yang mengirimkan barang wajib melengkapi barang tersebut
dengan :
• Surat Jalan
• Copy Kontrak / PO
• Invoice Asli/Faktur Pajak
• Copy dokumen keaslian barang
5.3.6. Tim Pemeriksa barang / Staff logistik berkewajiban atas pemeriksaan
kesesuaian barang yang datang dengan Kontrak / PO yang diterbitkan
oleh pihak KSO –OM serta penyusunan report stock opnamenya.
5.3.7. Tim Pemeriksa barang / Admin Logistik owner (KEP) berkewajiban atas
pemeriksaan kesesuaian barang yang datang dengan Kontrak / PO
yang diterbitkan / berkaitan oleh pihak Owner(KEP) serta penyusunan
report stock opnamenya.
5.3.8. Berdasarkan pemeriksaan masing-masing tim pemeriksa/penerima
barang, tim pemeriksa membuat Berita Acara Pemeriksaan pekerjaan /
barang yang memuat pernyataan pekerjaan / barang yang dimaksud

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 10 dari 11

dinyatakan dapat diterima, diterima dengan syarat atau ditolak /

dikembalikan (SN/QP.12/FR.16).
5.3.9. Selanjutnya tim pemeriksa menyampaikan Berita Acara pada butir 5.3.4.
diatas kepada Plant Manager dengan disposisi kepada Bagian
Purchasing dan Adm. & keuangan.
5.3.10. Bilamana dalam batas waktu toleransi yang diberikan, mitra kerja tidak
dapat melengkapi / mengganti sesuai ketentuan Kontrak / PO maka
Bagian Logistik mengusulkan pada Plant Manager agar Kontrak / PO.
tersebut dibatalkan.
5.3.11. Khusus untuk pekerjaan yang mempunyai Warranty, selama periode
warranty, User berkewajiban memantau dan segera menyampaikan
klaim kepada mitra kerja bilamana ada keluhan dari enduser, sesuai
dengan tingkat kegagalan yang diklaim tim pemeriksa mengusulkan
kepada Plant Manager untuk memperpanjang masa warranty (extended
warranty).
5.3.12. Setelah proses pengadaan barang/jasa selesai dilakukan, bagian Logistik
dan Purchasing melakukan penilaian terhadap vendor terkait
(SN/QP.12/FR.13) sesuai dengan persetujuan Plant Manager sebagai
acuan untuk pemilihan vendor pada proses pengadaan selanjutnya.

6. Lampiran
6.1 Formulir :
6.1.1 Flowchart Pengadaan Material & Jasa (SN/QP.12/FC.01)
6.1.2 Kartu Gantung Rak (SN/QP.12/FR.01)
6.1.3 Kartu Gantung Barang (SN/QP.12/FR.02)
6.1.4 Rencana Anggaran Biaya (SN/QP.12/FR.03)
6.1.5 Pemakaian Barang (SN/QP.12/FR.04 – FORM Voucher MP-CMMS)
6.1.6 Penerimaan Barang (SN/QP.12/FR.05)

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara
 No Dokumen : SN/QP.12
UNIT PEMBANGKITAN
SENIPAH Revisi : 1

PROSEDUR Berlaku Efektif : 01 Oktober 2018

PENGADAAN MATERIAL DAN JASA Halaman : 11 dari 11

6.1.7 UPPM (Usulan Permintaan Pengadaan Material - KSO)

(SN/QP.12/FR.06)
6.1.8 Daftar Mitra Kerja (SN/QP.12/FR.07)
6.1.9 Surat Keluar Barang (SN/QP.12/FR.08)
6.1.10 PO. (Purchase Order) / SP. (Surat Pesanan) (SN/QP.12/FR.09)
6.1.11 UPPM (Usulan Permintaan Pengadaan Material - KEP)
(SN/QP.12/FR.10)
6.1.12 Tabulasi Harga (SN/QP.12/FR.11)
6.1.13 FORM Dana Talangan(SN/QP.12/FR.12)
6.1.14 Vendor Performance Indicator (SN/QP.12/FR.13)
6.1.15 Form Monitoring Efisiensi dan Inefisiensi (SN/QP.12/FR.14)
6.1.16 Form Surat Perintah Kerja (SPK) (SN/QP.12/FR.15)
6.1.17 Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) (SN/QP.12/FR.16)

Dokumen ini tidak dapat digandakan tanpa seijin Manajemen

KSO. PT. Borneo Energi Gemilang – PT. WIKA Rekayasa Konstruksi
Unit Pembangkit PLTG 2 X 41 MW Senipah – Kutai Kartanegara