ISO 19011:2018

AUDIT MUTU INTERNAL

Management System
Tujuan Pelatihan
• Membantu peserta untuk mampu :
1. Memahami :
 tujuan dan proses audit,
 peran dan tanggungjawab auditor,
 persyaratan minimum kegiatan auditor
2. Melakukan :
 perencanaan audit,
 pembuatan checklist audit,
 pelaksanaan audit,
 pelaporan hasil audit,
 identifikasi tindakan audit
 Istilah dan Definisi
3.1 Audit 3.11 Pengamat
3.2 Kriteria audit 3.12 Pembimbing
3.3 Bukti obyektif 3.13 Program audit
3.4 Temuan audit 3.14 Ruang lingkup audit
3.5 Kesimpulan audit 3.15 Rencana audit
3.6 Klien audit 3.16 Resiko
3.7 Auditee 3.17 Kompetensi
3.8 Auditor 3.18 Kesesuaian
3.9 Tim audit 3.19 Ketidaksesuaian
3.10 Tenaga ahli 3.20 Sistem Manajemen
1

5
PERKEMBANGAN ISO 19011

2002 2011 2018

ISO 9001, MULTIPLE INTEGRATION SYSTEM
14001 MANAGEMENT RISK BASED THINGKING
SYSTEM (MMS)





A Penambahan pendekatan berbasis risiko dalam prinsip audit;

Perluasan panduan mengelola program audit, termasuk risiko program audit;

Perluasan panduan melaksanakan audit, khususnya bagian perencanaan audit;

Perluasan persyaratan kompetensi umum

 Penyesuaian terminologi untuk mencerminkan pendekatan ‘proses’ dan bukan objek (hal);

 Penghapusan Annex A yg mengandung persyaratan kompetensi utk audit disiplin sistem manajemen yg menjenis (spesifik)

 Perluasan Annex B (sekarang mjd Annex A) utk memberikan panduan tentang konsep audit (baru) seperti konteks organisasi,
kepemimpinan dan komitmen, audit virtual, ketaatan, dan rantai pemasok.

6
 PERUBAHAN VERSI 2011 KE 2018
• 1. 6 Prinsip Audit • 1. Prinsip Baru yaitu prinsip
audit ketujuh (Pendekatan
berbasis Resiko)
• 2. Bukti Obyektif
• 2. Bukti Audit • 3. Informasi yang dapat
• 3. Informasi yang dapat dikenai sejumlah verifikasi
diverifikasi • 4. Penambahan pada
Lampiran A (Konteks
Organisasi, Kepemimpinan
dan Komitmen, Audit Virtual,
Verifikasi Informasi, Audit
Rantai Pemasok)
1 • Ruang Lingkup

2 • Acuan Normatif

3 • Istilah dan Definisi

4 • Prinsip Audit

5 • Pengelolaan Program Audit

6 • Pelaksanaan Audit

7 • Kompetensi dan Evaluasi Auditor

 TOTAL QUALITY
Quality development partner
 Definisi Audit
• Proses yang sistematik, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan
sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.
 Prinsip Audit
1. Integritas
Dasar dari profesionalisme
PRINSIP
AUDIT
2. Penyajian yang Wajar (Klausul 4)
Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat

3. Profesionalisme
Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit

4. Kerahasiaan
Perlindungan informasi
5. Independen
Dasar untuk ketidakberpihakan audit dan objektivitas kesimpulan
audit
6. Pendekatan Berdasarkan Bukti
Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang
dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya melalui proses audit
yang sistematis
7. Pendekatan Berbasis Resiko
Metode Pendekatan berbasis resiko saat merencanakan,
melaksanakan, dan melaporkan audit
 Pengelolaan Program Audit (Klausul 5)
• Program audit : seperangkat audit atau lebih yang
direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan diarahkan
untuk maksud tertentu (termasuk seluruh kegiatan yang
diperlukan untuk perencanaan, pengorganisasian dan
pelaksanaan audit)
• Contoh program audit :
a) Rangkaian audit internal yang mencakup sistem
manajemen mutu organisasi pendidikan untuk tahun
berjalan
b) Audit sistem manajemen oleh pihak kedua terhadap
rekanan yang dilaksanakan dalam 6 bulan
c) Audit sertifikasi atau surveillance yang dilakukan oleh
lembaga sertifikasi atau pihak ketiga dalam periode waktu
yang telah disepakati
Tujuan dan Jenis Kegiatan Audit
(5.2)
Tujuan Audit : Jenis Audit :
 menilai kesesuaian  audit pihak pertama
dan persyaratan  audit pihak kedua
 menilai keefektifan  audit pihak ketiga
sistem
 persyaratan standar
dan sertifikasi
 investigasi masalah
 sarana perbaikan
sistem
 Aliran Proses Pengelolaan Program Audit
Kewenangan mengelola
program audit

Penetapan program audit (5.4)

• peran & tanggungjawab Plan
• Kompetensi Pengelola Program
• Lingkup Program
• Sumber Daya

Penerapan program audit (5.5) Kompetensi

• Tujuan, Lingkup, Kriteria dan evaluasi
•Metode Audit auditor
Action Peningkatan •Pemilihan tim auditor Do
program audit •Pengarahan kegiatan audit
•Pemeliharaan rekaman Kegiatan audit

Pemantauan dan tinjauan program

audit (5.6,5.7)
•Pemantauan dan tinjauan
•Identifikasi kebutuhan untuk Check
tindakan korektif dan pencegahan
•Identifikasi kesempatan untuk
peningkatan
TAHAP IMPLEMENTASI (Klausul 6)

Audit
Report
Audit
Implementation
Audit
Preparation
Permulaan Audit (6.2)
Kegiatan Audit
 penunjukan ketua tim audit
 penetapan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit
 penentuan kelayakan audit
Pelaksanaan tinjauan dokumen
 pemilihan tim audit
 peninjauan dokumen sistem
 pelaksanaan kontak awal dengan auditi
manajemen yang sesuai, termasuk
Persiapan untuk kegiatan audit lapangan rekaman, dan penentuan
(6.3) kecukupan terhadap kriteria audit
 penyiapan rencana audit (Risk Based (6.3.1)
Thinking)
 penugasan tim audit
 penyiapan dokumen kerja Penyiapan, pengesahan dan
penyampaian laporan audit (6.5)
Pelaksanaan kegiatan audit lapangan (6.4)  penyiapan laporan audit
 opening meeting  pengesahan dan penyampaian
 komunikasi selama audit laporan audit
 tugas dan tanggung jawab pemandu dan
pengamat
 pengumpulan dan verifikasi informasi Pelaksanaan
Penyelesaian
termasuk ketersediaan akses informasi audit tindak lanjut
audit (6.6)
 perumusan temuan audit audit (6.7)
 penyiapan kesimpulan audit
 closing meeting
 Tahap 1 : Audit Preparation (6.2,6.3)

Personal Documentation
Assesment & Audit
Discussion Preparation

Audit Plan Check List

Preparation
 Tahap 2 : Audit Implementation
Melaksanakan penilaian diagnosa terhadap sistem kualitas (Quality
System) organisasi dengan melaksanakan wawancara terhadap
karyawan-karyawan kunci organisasi dan pemeriksaan secara
menyeluruh sistem kualitas dokumentasi yang dimiliki organisasi.
Pelaksanaan Audit
Tujuan :
(6.4.3) Memastikan tidak ada perubahan yang
dilakukan sejak persetujuan tanggal dan
ruang lingkup audit serta meminta
persetujuan dari top manajemen

Peserta :
 top manajemen
 QMR
OPENING MEETING  koordinator AMI
 auditor
 auditi

Agenda :
 penjelasan tujuan audit
 konfirmasi jadwal dan ruang lingkup
audit
 penjelasan proses audit dan meminta
kerjasama auditi
 tanya jawab (jika diperlukan)
 Pelaksanaan Audit (A.1) AUDIT

Tujuan audit adalah untuk memeriksa kesesuaian dengan

cara :
1 Wawancara

2 Pengamatan kegiatan

3 Tinjauan dokumen
Pelaksanaan Audit (A.14)
Personel yang perlu diwawancara : AUDIT
•Penanggungjawab
•pelaksana

Informasi yang dapat diperoleh pada saat wawancara:

• Hasil pengamatan kegiatan dan lingkungan serta kondisi
kerja yang ada disekitarnya
• Dokumen : kebijakan tujuan, rencana, prosedur, standar,
instruksi kerja, lisensi dan ijin, spesifikasi dan gambar
teknik, kontrak dan order
• Rekaman : rekaman inspeksi, risalah rapat, laporan audit,
rekaman program pemantauan dan hasil pengukuran
• Rangkuman data, analisis, dan indikator kerja
• Informasi tentang program sampling auditi dan prosedur
pengendalian sampling dan proses pengukuran
• Laporan dari sumber lainnya misalnya umpan balik
pelanggan
• Database di komputer dan website
Pelaksanaan Audit (A.17)
Hal – hal yang perlu diperhatikan saat melakukan wawancara :
 wawancara sebaiknya dilakukan dengan orang yang tepat, baik jabatan
dan fungsinya , sesuai ruang lingkup audit
 dilaksanakan selama jam kerja normal dan jika memungkinkan di lokasi
kerja personel yang diwawancara
 tidak membuat personel yang diwawancara merasa kesulitan sebelum
dan selama wawancara berlangsung
 alasan untuk wawancara dan setiap catatan yang dibuat sebaiknya
dijelaskan
 mengawali wawancara dengan meminta personel yang diwawancara
untuk menguraikan pekerjaannya
 hindari pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang tidak obyektif
 hasil wawancara sebaiknya dirangkum dan ditinjau dengan personel
yang diwawancarai
 Mengucapkan terima kasih di akhir sesi wawancara
AUDIT
Pelaksanaan Audit
AUDIT
Komunikasi • Gunakan kata – kata dan terminologi yang
mudah dipahami auditi
lisan • Gunakan intonasi yang tepat

• Untuk memberikan penekanan tambahan

Komunikasi terhadap komunikasi lisan
non lisan • Contoh : ekspresi mata, ekspresi wajah,
gerakan tangan, postur tubuh

• Terjadi dimana obyektif, opini, atau tindakan

dari dua orang atau lebih tidak cocok
Konflik • Terjadi antara : sesama anggota tim audit,
sesama auditi, auditor dan auditi
Pelaksanaan Audit
Teknik audit yang perlu diwaspadai
AUDIT
• absen
• Kasus khusus
• Hambatan bahasa
• Mengulur waktu
• Pamer kekuatan
• amnesia
Hal – hal yang perlu
diperhatikan
Membuat suasana audit lebih
santai • Hindari cara bertanya seperti
interogasi
• Gunakan tempat terbaik untuk
wawancara • Selalu obyektif, tenang dan
• Posisi berdiri atau duduk sesuai bersahabat
dengan auditi • Bicara dengan suara yang jelas
• Senyum secukupnya • Ingat nama auditan
• Berikan pujian untuk hal – hal yang • Mendengar, minimum 75%dari
sudah baik
waktu audit
• Gunakan humor secukupnya
• Hindari pengajuan lebih dari
satu pertanyaan pada saat
bersamaan dan pertanyaan
menjebak atau mengarahkan
 Pelaksanaan Audit
Periksa penerapan
Kecukupan dan penerapan
prosedur
Kecukupan rekaman, laporan
pengukuran untuk membuktikan
penerapan
Rekaman pelatihan
Sosialisasi visi, misi, kebijakan mutu
dan sasaran mutu
Kemajuan pencapaian sasaran
mutu
Periksa kesesuaian
 Kebijakan, sasaran dan tindakan
pengendalian sejalan dengan proses
yang telah diidentifikasi
 Kesesuaian tindakan pengendalian
untuk memastikan bahwa proses
berjalan terkendali
AUDIT
Periksa kelengkapan dokumen
 Kebijakan mutu
 Pedoman dan prosedur mutu
 Peta proses bisnis
 Identifikasi proses, interaksi antar
proses
 Persyaratan – persyaratan
 Sasaran mutu dan rencana mutu
 Struktur organisasi, tanggungjawab dan
wewenang
 Pelatihan dan kompetensi
 Komunikasi internal dan eksternal
 Prosedur pengendalian operasional,
instruksi kerja
 Pengukuran dan pencatatan
 Mekanisme tindakan perbaikan
 Audit internal dan proses tinjauan
manajemen
 Pelaksanaan Audit
Struktur penyampaian pertanyaan dalam
AUDIT
Audit :
 Lihat dan Cek Konteks Organisasi, IRP (Isu dan Pengendalian)
 Lihat kebijakan, fokus pada masalah apa
 Sasaran Mutu dan Program Kerja
 Tanyakan proses / aktivitas apa saja
 Tanyakan target dan bagaimana cara mencapainya : cara, alat ,orang
 Tanyakan cara pengukurannya
 Tanyakan bagaimana bila tidak tercapai
 Tanyakan prosedur
 Tanyakan kompetensi orang tersebut bila prosedur tidak ada
 Lihat program peningkatan kompetensi
 Tanyakan catatan / rekaman
Sistem pelacakan : trace forward (maju), trace backward (mundur), trace combination
(kombinasi)
Pelaksanaan Audit
BUKTI OBJEKTIF KONFIRMASI

Informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya berdasarkan

fakta yang diperoleh melalui pengamatan, pengukuran,
pengujian atau cara-cara lainnya
Contoh bukti objektif : kebijakan, prosedur, catatan, hasil
pengamatan
Bukti objektif harus cukup lengkap sehingga sampel dapat
ditemukan kembali (tidak ada keragu-raguan) baik auditan
maupun auditor perlu menemukan bukti objektif yang
ditemukan di masa yang akan datang VERIFIKASI
INFORMASI
(A.5)
Lengkap
Benar
Konsisten
Saat Ini
Pelaksanaan Audit
TINJAUAN
AUDIT
Tinjauan audit dilakukan di akhir hari
pelaksanaan audit dan dipimpin oleh
Koordinator Audit Mutu Internal dan membahas
hal – hal berikut
• Perubahan jadwal audit (jika ada)
• Meninjau bukti dan hasil observasi
• Menilai seberapa serius ketidaksesuaian yang ditemukan
• Permasalahan yang dihadapi selama pelaksanaan audit
• Menentukan kegiatan penyelidikan yang dibutuhkan untuk
hari berikutnya
Tahap 3 : Audit Report
Pelaporan Audit
KLASIFIKASI
Kesesuaian
Conformity

Potential
Problem

Hasil audit Observasi

Potential for
Improvement

Major

Ketidaksesuaian
Nonconformity

Minor
Pelaporan Audit Dasar dari observasi
adalah pengalaman dan KLASIFIKASI
pengetahuan seorang
auditor internal (tidak
perlu verifikasi),
Bukan merupakan
Observasi bersifat saran
ketidaksesuaian oleh
karena tidak melanggar dan potential non
dokumentasi sistem conformity.
manajemen mutu yang
telah ditetapkan dan juga
persyaratan elemen ISO Definisi
9001 adalah fakta yang
ditunjang oleh bukti
objektif yang tidak
membuktikan
kegagalan dalam
pemenuhan
persyaratan
standar, namun
mengurangi
keefektifan sistem
mutu
Pelaporan Audit
KLASIFIKASI

Inkonsistensi
Minor

Penyimpangan
penerapan Tidak memiliki
sebagian dampak yang
prosedur atau serius
instruksi kerja terhadap
mutu dan
sistem mutu
Pelaporan Audit
KLASIFIKASI

Major Kegagalan sistem

memenuhi persyaratan
dari satu pasal ISO
9001

Beberapa Menyebabkan
ketidaksesuaian dampak serius
minor terhadap terhadap mutu
satu pasal atau keefektifan
sistem mutu
Pelaporan Audit (6.5)
Setiap pernyataan ketidaksesuaian harus menyatakan 4 hal : KLASIFIKASI

• P : problem
• L : location
• O : objective / bukti
• R : referensi

Jangan melebih – lebihkan masalah

Gabungkan masalah yang berhubungan dalam satu laporan

Laporan sebaiknya mencakup :

• Tujuan dan ruang lingkup audit yang telah disepakati
• Kriteria – kriteria audit yang telah diadopsi
• Tim audit dan perwakilan auditan
• Tanggal dan durasi audit
• Ringkasan proses audit dan masalah yang muncul
• Temuan – temuan positif dan rekomendasi peningkatan
• Pernyataan kerahasiaan isi laporan
• Distribusi laporan
• Kesimpulan audit
Pelaporan Audit
Bagian apa CLOSING
MEETING
saja yang
diaudit Penemuan
Jumlah
major
ketidaksesuaian /
penemuan dan
observasi yang
ditemukan Penemuan
Penilaian minor
sistem
berdasarkan Ucapan terima
hasil audit kasih kepada Konfirmasi kegiatan
auditi tindak lanjut (dapat
dilakukan oleh
wakil manajemen)
Komentar /
pengarahan
dari
manajemen
Tindak Lanjut Audit (6.7)
Identifikasi akar masalah

Tentukan tindakan koreksi dan pencegahan

Verifikasi
 Tindak Lanjut Audit (6.7)
Kegagalan program AMI :
 Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh auditor
 Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif
kepada auditi
 Auditi tidak memahami proses tindakan koreksi
 Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar masalah
 Tindakan koreksi tidak diverifikasi oleh auditor
Kepribadian & Kompetensi Auditor (7)
Sistematis

Tidak berbelit - belit

Fleksibel

Percaya diri

Jeli
Adil

Obyektif

Ramah

Tegas
SKA = SKILL KNOWLEDGE ATTITUDE
Tanggung jawab Auditor
Memeriksa
Menentukan aspek
yang diverifikasi pada kesesuaian
Mempersiapkan
bagian yang diaudit dokumentasi
checklist audit
dengan
persyaratan
Memberitahukan (audit
koordinator AI hal – dokumentasi)
hal yang dapat
menghalangi
keberhasilan kegiatan Memverifikasi
audit Memeriksa
tindakan
pelaksanaan dengan
korektif dokumentasi (audit
Mencatat dengan tepat implementasi)
dan melaporkan dengan
jelas penemuan –
penemuan audit
Mengumpulkan dan
mendokumentasikan
bukti – bukti obyektif
THANK YOU CONTACT US
Surabaya
Graha Total Quality
Jl. Raya Jemursari 85B, Surabaya
T: +62 31 848 4690/95
F: +62 31 848 4696

Jakarta
Graha Total Quality
Jl. Tanah Abang II 87D, Jakarta Pusat
T: +62 21 385 0484/86
F: +62 21 386 2903

Total Quality Indonesia

totalquality.id

www.totalquality.co.id

totalquality_id