MANAGEMENT LETTER

SOAL
Bekas pegawai PT Balai Iklan Cabang XX, Garnia khirnya dijatuhi hukuman dua tahun penjara.
Wanita itu dinyatakan terbukti menggelapkan uang perusahaan sebesar Rp. 580.000.000,00.
Sebagaimana diberitakan, Garmia diterima bekeija di PT Balai Iklan pada Juni 1993.Meski tidak ada
surat pengangkatan pegawai, wanita itu menerima gaji tetap setiap bulan-nya. Dia kemudian
ditempatkan di kantor cabang Jl. XX, tugasnya menerima pesanan iklan yang akan dipasang di
sejumlah media cetak, terutama "Pikiran Rakyat". Selain itu ia juga dipercaya menangani surat
menyurat dan menyetorkan uang perusahaan ke bank Arda.
Sampai 1997, pekerjaan Garmia dinilai baik, sehingga Direktur PT Balai Iklan sangat
mempercayainya. Akan tetapi ketika Desember 1999 "Pikiran Rakyat" menagih uang iklan kepada PT
Balai Iklan, Direktur tersebut kaget. Pasalnya di bank tidak ada dana, padahal perusahaannya setiap
hari menyerahkan setoran ke bank. Setelah diteliti dan ditelusuri dengan bantuan seorang konsultan,
ditemukan berbagai kejanggalan dan adanya bukti slip setoran aspal (asli tapi palsu) dari bank Arda
yang dilakukan sejak Agustus 1998 hingga Desember 1999.
Slip bukti setoran tersebut benar berasal dari bank, namun diisi sendiri oleh Garmia. Bukti aspal itu
kemudian diserahkan kepada Direksi sebagai laporan seolah-olah wanita itu telah menyetorkan uang
ke bank. Padahal sejumlah uang perusahaan tidak disetorkan ke bank melainkan digunakan untuk
kepentingan pribadinya. Bukti setoran aspal tersebut mencapai 46 buah dengan jumlah setoran Rp
580.000.000.
Diminta:
Identifikasi kelemahan pengendalian intern tersebut dan buatlah manajemen letter
JAWABAN:
- Pengendalian Intern
Kondisi
1. Perusahaan tidak melakukan penyeleksian dan tidak ada surat pengangkatan pegawai.
2. Adanya perangkapan tugas dalam fungsi yang berbeda.

Kriteria
Pada undang undang ketenagakerjaan pasal 63 ayat 1 ada pula aturan secara prosedural bahwa
perusahaan atau instansi yang dalam proses pengangkatan karyawan menjadi karyawan tetap
wajib membuat surat keterangan tertulis dan terdokumentasikan.
Menurut undang-undang ketenagakerjaan pasal 52 antara lain adalah :
(1) Kesepakatan yang baik antara kedua belah pihak terjadi, antara karyawan dan instansi atau
perusahaan terkait
(2) Karyawan telah cukup umur minimal 18 tahun dan tidak mengalami kelainan jiwa serta
jika diatas umur 18 tahun sudah mempunyai kemampuan melakukan perbuatan hukum.
(3) Pekerjaan yang dijanjikan jelas ada nya atau objek nya. Dalam surat pengangkatan
tersedia posisi pekerja dan pekerjaan detail yang diajukan perusahaan.
(4) Pekerjaan yang diajukan nya legal, tidak melanggar norma,undang-undang, kesusilaan
dan hukum di Indonesia.
SOP Perusahaan tentang pengelolaan, diantaranya pada prosedur penerimaan uang dan
prosedur pengeluaran uang.

Dampak
Adanya transaksi fiktif atau pengeluaran yang tidak sesuai dengan keperluan perusahaan atau
penyalahgunaan. Sehingga menyebabkan keuangan perusahaan bermasalah.

Rekomendasi
Kami sarankan untuk mengatasi kemungkinan tersebut adalah pengembalian tugas dan
tanggung jawab kepada fungsinya masing-masing dan tetap dalam pengawasan manajemen,
yaitu manajemen melakukan pengawasan dengan menetapkan pemisahan wewenang antara
fungsi otorisasi yang seharusnya di berikan kepada Direktur Keuangan serta perusahaan harus
melakukan adanya surat pengangkatan karyawan terlebih dahulu.
 Bandung, 15 Juni 20xx
No.: 50/KAP-RM/ML/II/20xx
Hal : Management Letter

Kepda Yth
Direksi PT Balai Iklan Cabang XX
Jl. XX

Kami telah melakukan Audit atas laporan Keuangan PT Balai Iklan Cabang XX untuk tahun berakhir 31 Desember
19xx dan telah mengeluarkan laporan audit tertanggal 13 Juni 20xx.

Sebagai bagian dari pemeriksaan tersebut kami telah melakukan studi dan evaluasi terhadap struktur pengendalian
intern, seperti yang diharuskan dalam Standar Profesional Akuntan Publik. Tujuannya adalah untuk menentukan sifat
dan luasnya ruang lingkup pemeriksaan serta jenis prosedur yang harus dilakukan.

Evaluasi terhadap struktus pengendalian intern ini, bukanlah suatu pemeriksaan khusus terhadap struktur pengendalian
intern dan laporan yang kami nuat ini merupakan suatu laporan tambahan dari laporan pemeriksan kami.

Prosedur administrasi dan struktur pengendalian intern PT Balai Iklan Cabang XX secara umu sudah baik, namun
selama pemeriksaan berlangsung kami menemukan beberapa kelemahan-kelemahan yang perlu mendapat perhatian
pengurus untuk diperbaiki.

Untuk tercapainya pengendalian intern yang lebih baik lagi, maka kami sampaikan beberapa kelemahan dalam
pengendalian intern perusahaan beserta saran perbaikannya
1. Sistem Pengangkatan karyawan
Perusahaan tidak melakukan penyeleksian dan tidak membuat surat pengangkatan karyawan.
Saran kami adalah perusahaan lebih meningkatkan tingkat penyeleksian karyawan agar calon  karyawan yang
memiliki kualifikasi sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Dan Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang
tepat untuk suatu jabatan/ pekerjaan.
Komentar Manajemen:
Setuju dan mulai melakukan penyeleksian terhadap karyawan baru
2. Sistem Perangkapan tugas
Dengan adanya perangkapan tugas memungkinkan terjadinya transaksi fiktif atau pengeluaran yang tidak sesuai
perusahaan.
Saran kami perusahaan harus mengembalikan tugas kepada karyawan yang seharusnya bertanggung jawab atau
menyesuaikan ulang list kerja sesuai tugas dan jabatannya.
Komentar Manajemen:
Setuju dan akan memulai pengawasan serta pemisahan – pemisahan tugas yang selama ini di rangkap dan jika
memungkinkan akan mengembalikan tugas kepada staft yang seharusnya bertanggung jawab atau dengan kata
lain menyesuaikan ulang joblist sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing staff.

Surat komentar ini hanya ditujukan untuk memberikan informasi kepada manajemen perusahaan dan bukan
untuk disajikan kepada pihak pihak di luar perusahaan, untuk mencegah kemungkinan timbulnya salah
pengertian dari pihak pihak yang kurang memahami mengenai tujuan dan keterbatasan dari suatu pengendalian
intern.
Seandainya ada hal hal yang kurang jelas atau memerlukan penjelasan lebih lanjut, kami bersedia untuk
mendiskusikan hal tersebut.
Kantor Akuntan Publik

Rizal Abidi