BAB 9 KONFERENSI PRA-AUDIT

Kedatangan

Kedatangan terjadi ketika auditor tiba di organisasi yang diaudit untuk memulai

audit EMS. Sesuatu yang tidak boleh diabaikan pada saat kedatangan adalah bahwa

pimpinan audit perlu mempertanggungjawabkan semua anggota tim audit. Pemimpin

tim adalah seorang pendamping yang selalu bertanggung jawab atas orang-orang yang

hadir pada waktu dan tempat yang mereka inginkan.

Perkenalan

Penggunaan interpreter menjadi semakin penting untuk melakukan audit EMS.

Tentu saja, dokumen audit sejauh ini telah diterjemahkan dengan baik ke dalam bahasa

dan dialek organisasi yang akan diaudit, jika perlu. Audit membutuhkan komunikasi

dalam bahasa yang sama atau bahasa timbal balik.

Panduan untuk Konferensi Pra-Audit

Konferensi pra-audit merupakan elemen penting untuk audit EMS yang sukses.

Ini adalah satu waktu ketika tim audit dapat menyelesaikan jadwal, mengoordinasikan

aktivitas, menegosiasikan alternatif, dan mengidentifikasi kepada host auditee apa yang

mereka butuhkan untuk menyelesaikan audit. Untuk mengadakan konferensi pra-audit

yang efektif, ketua tim audit memandu rapat, pertama dan terutama. Pimpinan

membahas agenda audit poin demi poin hingga tercapai konsensus oleh semua pihak,

atau ada kesepakatan untuk tidak setuju, untuk resolusi di masa depan.

Berikut adalah poin-poin penting yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan

konferensi pra-audit:

1. Perkenalan
 Pada wawancara masuk (pertemuan masuk, briefing masuk, konferensi pra-

audit), pastikan semua personel organisasi kunci diperkenalkan atau

diidentifikasi, seperti yang kita diskusikan sebelumnya.

2. Catatan kehadiran

Mulailah pencatatan kehadiran dan pastikan setiap orang yang hadir

memberikan nama, jabatan atau tanggung jawab, nomor telepon, lokasi, dll.

Catatan tersebut dapat berbentuk formal seperti formulir pracetak atau

informal seperti selembar kertas catatan.

3. Otorisasi, ruang lingkup, dan tujuan

Jelaskan bagaimana anggota tim audit dengan upaya tersebut, wewenang

untuk melakukan audit, ruang lingkup audit, tujuan dan sasaran audit, dan

perusak logistik khusus.

4. Salinan kebijakan dan prosedur terkini

Meminta agar salinan dokumen EMS saat ini tersedia untuk ditinjau dan

digunakan oleh tim. Coba untuk mendapatkan salinan terkontrol atau salinan

terkini hanya untuk informasi. Pastikan salinan terverifikasi bahwa salinan

tersebut terkini dan lengkap.

5. Bidang audit umum

Sebutkan area yang akan diaudit oleh setiap anggota tim, untuk memberi

tahu organisasi siapa yang akan ditunjuk sebagai pendamping dan siapa yang

harus menjadi ahli materi pelajaran yang diaudit di area tersebut.

6. Ruang Kerja

Minta ruang konferensi atau kantor atau beberapa lokasi lain yang sesuai

untuk tim bekerja masuk dan keluar. Jika Anda bisa mendapatkan satu atau
 dua telepon, mesin faksimili, E-mail, mesin fotokopi, dan, jika

memungkinkan, komputer.

7. Waktu mulai, berhenti, dan makan siang

Cari tahu kapan waktu mulai, makan siang, dan berhenti. Jika memadai,

gunakan fasilitas makan siang di lokasi auditee. Jika lebih nyaman untuk

mempercepat audit, biarkan setiap anggota tim makan siang sendiri.

8. Pertemuan informal

Sebutkan waktu untuk pembekalan harian untuk membahas hasil audit yang

sedang berlangsung (observasi, kekhawatiran, temuan, dan ketidaksesuaian).

Konferensi ini akan dilakukan seinformal mungkin, tergantung pada iklim

politik.

9. Konferensi pasca-audit

Tunjukkan waktu tentatif untuk konferensi pasca-audit (pengarahan keluar)

dan minta manajemen puncak auditi untuk hadir, jika memungkinkan.

10. Status saat ini

Minta auditi untuk memberi status terkini singkat tentang program

pengelolaan lingkungan mereka.

11. Pernyataan / pertanyaan

Minta pernyataan dari organisasi yang diaudit atau tanyakan apakah auditi

memiliki pertanyaan. Pernyataan atau pertanyaan sebaiknya hanya tentang

audit, agenda, atau aktivitas auditee terkait.

12. Tidak ada tur singkat

Jangan meminta atau menerima tur singkat ke fasilitas tersebut kecuali Anda

telah membuat pengaturan sebelumnya dan telah merencanakannya. Ini bisa

 menjadi pemborosan waktu yang signifikan. Di sebagian besar fasilitas,

Anda akan melakukan tur saat Anda mengaudit.

BAB 10 AUDIT SML

Filosofi

Filosofi EMS didasarkan pada 12 prinsip dasar:

• Kebijakan lingkungan tentang komitmen untuk meningkatkan kinerja dan

pencegahan;

• Kesadaran akan persyaratan lingkungan dan aspek lingkungan yang

bersangkutan;

• Penugasan Ciear tentang peran dan tanggung jawab perlindungan

lingkungan terkait;

• Perencanaan kinerja lingkungan sepanjang siklus kehidupan;

• Disiplin manajemen untuk mencapai tujuan dan sasaran;

• Sumber daya yang sesuai dan memadai, termasuk pelatihan penting;

• Kesiapsiagaan untuk keadaan darurat dan tanggap;

• Pengendalian operasional sistematis untuk kinerja tinggi;

• Evaluasi kinerja lingkungan untuk perbaikan;

• Review dan audit untuk peluang peningkatan;

• Komunikasi, secara internal dan eksternal; dan

• Motivasi kontraktor dan pemasok untuk meningkatkan kinerja lingkungan.

Fase I - Tempat Audit

Tahap I dari audit EMS mencakup setidaknya tujuh tempat terpisah:

 1. Penentuan kebutuhan procedurelinstructionslchanges

2. Penentuan tingkat kesesuaian

3. Penentuan tingkat kesesuaian dengan persyaratan kontrak

4. Penilaian keakraban

5. Menguji ulang inspeksi

6. Ketersediaan, penggunaan, dan kepatuhan pada kriteria

7. Pengambilan sampel, pengumpulan data, dan analisis

Tahap II - Langkah-langkah

Dalam kursus auditor EMS lanjutan untuk para profesional lingkungan dan kualitas,

Fase II audit dipecah menjadi lima langkah utama:

1. Pahami pengendalian internal

2. Menilai pengendalian internal

3. Kumpulkan bukti audit

4. Mengevaluasi bukti audit

5. Laporkan temuan ke fasilitas

Komunikasi

Standar ISO 14001 membutuhkan informasi tertentu yang akan

dikomunikasikan secara khusus. Peran, tanggung jawab, dan wewenang EMS harus

dikomunikasikan untuk memfasilitasi pengelolaan lingkungan yang efektif. Kinerja

EMS harus dilaporkan oleh perwakilan manajemen kepada manajemen puncak untuk

ditinjau. Karyawan harus diberi tahu tentang pentingnya kepatuhan terhadap kebijakan,

prosedur, dan persyaratan EMS.

 Selama audit, siapa pun yang memiliki peran atau tanggung jawab EMS di

setiap fungsi atau tingkat organisasi yang diaudit setidaknya harus mengetahui EMS dan

persyaratannya. Bukan berarti setiap individu akan tahu segalanya tentang EMS, tetapi

masing-masing harus bisa mengkomunikasikan keterlibatannya dalam pengelolaan

lingkungan.

Pengambilan Contoh

Dalam sebagian besar audit (2 hari atau 3 hari), sampel lebih dari 12 biasanya

cukup untuk menemukan ketidakkonsistenan dalam catatan, masalah dalam prosedur,

atau kelalaian dalam pelatihan. Untuk fasilitas yang baru dalam EMS, data yang tersedia

hanya memungkinkan sampel yang lebih kecil, mungkin sekecil satu sampel. Audit ini

akan menyesuaikan dengan sumber daya yang tersedia.

Tanggung Jawab Ketua Tim

Ketua tim audit, sebagai lead auditor, memiliki banyak tanggung jawab. Namun,

di bagian ini, kami hanya akan menghubungkan beberapa hal yang relevan dengan

diskusi kami tentang audit EMS berdasarkan apa yang telah Anda baca sejauh ini:

• Pemilihan anggota tim

Pemilihan tipe dan kepribadian yang tepat dari anggota tim audit sangat

penting untuk keberhasilan audit. Dalam audit EMS, ada area yang akan

dievaluasi yang harus ditangani oleh seseorang yang paham manajemen,

dan yang lainnya harus ditangani oleh seseorang dengan latar belakang

lingkungan.

• Pelatihan dan bimbingan

 Melatih auditor selama audit EMS melibatkan magang yang berpartisipasi

sebagai pembantu auditor utama. Selama audit, magang akan bekerja di

bawah bimbingan langsung auditor utama dan di hadapan auditor utama.

• Koordinasi upaya tim

Pemimpin tim audit harus menjadi koordinator utama, seperti simfoni atau

konduktor paduan suara. Pada saat yang sama, mereka adalah pembina dan

mentor, mengidentifikasi strategi, menjaga tim audit tetap fokus,

memotivasi, tidak memanipulasi, dan mengelola, bukan memberi mandat.

• Agenda harian dan garis waktu

Penting bagi tim audit untuk tetap berpegang pada agenda harian, apakah

perubahan diperlukan selama audit atau tidak.

• Menjaga agar auditi mendapat informasi

Pengarahan harian di penghujung hari atau hal pertama di pagi hari adalah

cara yang efektif untuk menjaga agar auditi mengetahui kemajuan audit.

Cobalah untuk menyesuaikan jadwal harian auditee.

• Bantuan dalam tinjauan

Tujuan dari EMS adalah untuk mengimplementasikan kebijakan dan

komitmen untuk memenuhi tujuan dan target dan untuk perbaikan

berkelanjutan. Protokol audit ditentukan, sebagian, oleh tujuan dan ruang

lingkup audit, tetapi ada protokol tambahan, seperti teknik wawancara,

pengambilan sampel, dan fakta serta observasi yang berhubungan.

• Komunikasi awal dan kontak lanjutan

o Tur Situs
 Kesempatan untuk kunjungan pra-lokasi jarang terjadi tetapi

mungkin bermanfaat, terutama untuk audit yang besar, kompleks,

atau banyak lokasi.

o Pimpin Tim

o Pimpin Konferensi Kedatangan

Pimpin diskusi dalam konferensi kedatangan. Anda mengetahui

ruang lingkup dan tujuan audit, jadwal, dan auditor yang ditugaskan

untuk tugas tertentu.

o Mewakili Tim

Mewakili tim pada semua pertemuan dengan manajemen auditi.

o Buat Keputusan Akhir

Buatlah keputusan akhir tentang apa yang akan dilaporkan pada

kritik penutup

o Tetap Diawasi

Tetap aktif memberi nasihat tentang temuan, kesimpulan, dan

rekomendasi untuk wawancara keluar.

o Supervisi dan Koordinasi

Selama wawancara awal, lakukan verifikasi kedua untuk waktu

mulai dan berhenti operasi auditee, serta jam dan lokasi makan siang

yang diinginkan.

o Leader dan Team Player

 proaktif dan bertanggung jawab, tahu bahwa perilaku adalah

fungsi dari keputusan kita, bukan kondisi kita, dan dapat memilih

tanggapan
  mulai dengan akhir dalam pikiran

 mengutamakan hal-hal yang pertama

 Pikirkan winlwin

 berusahalah terlebih dahulu untuk memahami, kemudian untuk

dipahami

 bersinergi

o Interfacing Auditor / Auditee

Auditor EMS akan berinteraksi dengan anggota organisasi yang

diaudit hampir secara konstan selama audit. Jaga hubungan tetap

ramah dan sopan sepanjang.

o Auditor Associate EMS

Ada banyak jenis auditor asosiasi. Ada anggota tim audit, auditor

dalam pelatihan, penasihat hukum, spesialis teknis, dan pengamat.

Anggota tim audit penuh adalah salah satu yang memiliki

kompetensi yang memadai untuk melakukan audit EMS di bawah

pimpinan auditor.

o Pengumpulan dan Review Data

Pengumpulan data harus dengan sampel acak. Kumpulkan data saat

Anda menjalani audit, catat identitas dokumen, lokasi pengumpulan,

dan siapa pun yang Anda diskusikan. Salah satu cara untuk

mengumpulkan data sebagai bukti obyektif adalah dengan kamera.

Sebuah gambaran situasi yang sulit untuk diperdebatkan.

o Data untuk Direkam

 Catat informasi yang cukup untuk mendukung laporan audit YOUf.

Catat dokumen tersebut dengan identitas dan nomornya, revisi dan

tanggalnya, lokasi pengumpulannya, dengan siapa dokumen itu

didiskusikan, dan identifikasi pengamatan Anda sehubungan dengan

kesesuaian dengan persyaratan EMS.

o Verifikasi dan Penilaian Operasional

Audit EMS terdiri dari banyak tinjauan dokumen. Ini melibatkan

evaluasi fungsi administrasi dan manajemen EMS tetapi juga

melibatkan pengamatan pengendalian operasional. Di sinilah kinerja

lingkungan mungkin menjadi aspek terpenting untuk dievaluasi.

• Kunjungan pra-audit

Auditor utama sangat penting dalam perencanaan audit sebagai perencana,

penjadwal, pengalokasi sumber daya, komunikator, pengkaji, pewawancara, katalisator,

pelatih, dan koordinator.