Senin, 10/08/2020

SISTEM
KEARSIAPAN

RIZKI RAHMADAHANI
Pertemuan Ketiga – Administrasi Umum
 APA YANG AKAN
KITA BAHAS ?

01 AZAS SISTEM KEARSIPAN

02 TUJUAN SISTEM PENGARSIPAN

03 CIRI DAN JENIS SISTEM KEARSIPAN

04 PERALATAN SISTEM PENGARSIPAN

 Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

SISTEM
KEARSIAPAN

PENGERTIAN SISTEM KEARSIPAN

 1 2
Bahasa :
Kearsipan secara etimologi yang
berasal dari bahasa Yunani
yaitu archium, artinya peti untuk
menyimpan sesuatu. Kata arsip
dalam bahasa Inggris berarti file.
Kearsipan dalam bahasa inggris
berarti filing
Ensiklopedi Administrasi :
suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman untuk menyusun data
sehingga bila diperlukan lagi data itu dapat
ditemukan kembali secara cepat.
Kamus Administrasi :
semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan
kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan
warkat(surat)/data sampai penyingkiran.
3
KESIMPULAN :
cara pengaturan atau
penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad,
numerik / nomor, huruf ataupun
kombinasi huruf dan nomor
sebagai identitas arsip yang terkait.

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

 AZAS SISTEM KEARSIPAN
AZAS SENTRALISASI 01
Azas Sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang
dipusatkan pada satu unit tertentu (bagian kearsipan).

AZAS DESENTRALISASI 02
Azas Desentralisasi adalah penyelenggaraan arsip
dilakukan oleh masing-masing unit.

AZAS GABUNGAN 03
Azas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan
memadukan kebaikan azas sentralisasi dengan
desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua azas
tersebut dapat dihilangkan.

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

 Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

SISTEM
KEARSIAPAN

TUJUAN SISTEM KEARSIPAN

“Sistem kearsipan yang baik memiliki tujuan, yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan
cepat ketika dibutuhkan serta memelihara arsip agar terhindar dari kerusakan “

terpelihara dengan baik, Penghematan tempat

teratur dan aman. penyimpanan.

dapat ditemukan dengan Menjaga rahasia

cepat dan tepat. arsip.

Menghilangkan pemborosan Menyelamatkan Menjaga kelestarian

waktu dan tenaga pertanggung jawaban arsip.
perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan
kegiatan kemasyarakatan.

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

 Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

SISTEM
KEARSIAPAN

CIRI – CIRI SISTEM KEARSIPAN

 • Infographic
Mudah Style
dilaksanakan Mudah dimengerti
sistem kearsipan mudah dipahami oleh para petugas arsip,
Artinya sistem kearsipan tidak menimbulkan kesulitan bagi para
sehingga mereka tidak kebingungan dalam proses
petugas arsip, sehingga memudahkan petugas dalam proses
pelaksanaannya.
penyimpanan maupun penemuan kembali.

Tidak memakan tempat

Mudah/ekonomis Dalam memilih tempat, janganlah terlalu besar
sistem kearsipan tidak mengeluarkan banyak ataupun kecil. Pilihlah tempat yang sesuai dengan
biaya baik dalam peralatan maupun tenaga kebutuhan kantor.
pekerjanya.

Dapat mencegah kerusakan

Fleksibel atau luwes dan kehilangan arsip
sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap
kantor dan dapat mengikuti perkembangan kantor. Karena Sistem kearsipan yang baik tidak akan menimbulkan
kantor umumnya bersifat dinamis (berkembang), jadi kerusakan atau kehilangan arsip. Karena disimpan
harus disesuaikan sistem fillingnya agar sampai berganti- ditempat yang baik sehingga terhindar dari segala
ganti setiap ada perkembangan. kerusakan.

Mempermudah pengawasan Mudah dicapai

sistem kearsipan semua surat yang masuk atau keluar akan sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan
menggunakan peralatan yang mempermudah pengawasan ruang lingkup kegiatan kantor, karena tidak semua
seperti, kartu index, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, sistem kearsipan bisa diterapkan dalam semua kantor.
out slip dan sebagainya

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

 Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

SISTEM
KEARSIAPAN

JENIS – JENIS SISTEM KEARSIPAN

 01 02 03 04 05

SISTEM SITEM SISTEM SISTEM SISTEM

ABJAD GEOGRAFIS KRONOLOGIS NOMOR SYBYEK

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

 Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

SISTEM
KEARSIAPAN

PERALATAN SISTEM KEARSIPAN

1 FILLING CABINET 2 ROTARY 3 LEMARI ARSIP

4 RAK ARSIP 5 MAP FOLDER 6 ORDENER

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum

1 STAPLER 2 PERFORATOR 3 LABEL

4 ALAT SORTIR 5 MAP FOLDER 6 NUMERATOR

Rizki Rahmadhani – Administrasi Umum