MAKALAH

SISTEM DATA BASE REKAM MEDIS PASIEN KLINIK SENTRAL

DISTRIK BAGAN TENGAH SINARMAS FORESTRY

Di Susun Oleh :
Kelompok 1
Anasthasia (NPM : 1211221020)
Chastine (NPM : )

PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN

UNIVERSITAS SANGGA BUANA
BANDUNG
2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
karunia dan rahmat-Nya, kami dapat menyelesaikan tugas menyusun makalah ini dengan tepat
waktu. Makalah ini berjudul “ Sistem Data Base Rekam Medis Pasien Di Klinik Sentral Bagan
Tengah Sinarmas Forestry ” disusun dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada Dosen
Pengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Penulis berharap makalah dapat
menambah wawasan bagi pembaca yang mungkin tidak hanya kalangan akademisi saja namun
dapat bermanfaat pula bagi masyarakat.

Apabila dalam penyusunan makalah ini belum lengkap, kami mohon maaf sebesar-
besarnya karena penulis adalah manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan. Semoga makalah
ini mampu menambah pengetahuan, khususnya bagi kami dan bagi pembaca. Terimakasih.

Bandung, 11 Juli 2022

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara sistematik
sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari
database tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah dan mengambil kueri (query)
basis data disebut sistem manajemen basis data.

Pemrosesan basis data sebagai perangkat andalan sangat diperlukan oleh berbagai institusi
dan perusahaan. Dalam pengembangan sistem informasi diperlukan basis data sebagai media
penyimpanan data. Kehadiran basis data dapat meningkatkan Daya saing perusahaan tersebut. Basis
data dapat mempercepat upaya pelayanan kepada pelanggan, menghasilkan informasi dengan cepat
dan tepat sehingga membantu pengambilan keputusan untuk segera memutuskan suatu masalah
berdasarkan informasi yang ada. Banyak aplikasi yang dibuat dengan berlandaskan pada basis data
antara lain semua transaksi perbankan, aplikasi pemesanan dan penjadwalan penerbangan, proses
regristasi dan pencatatan data mahasiswa pada perguruan tinggi, aplikasi pemrosesan penjualan,
pembelian dan pencatatan data barang pada perusahaan dagang, pencatatan data pegawai berserta
akrifitasnya termasuk operasi penggajian pada suatu perusahaan, dan sebagainya. Beberapa informasi
pada perusahaan retail seperti jumlah penjualan, mencari jumlah stok penjualan, mencari jumlah stok
yang tersedia, barang apa yang paling laku dijual pada bulan ini, dan berapa laba bersih perusahaan
dapat diketahui dengan mudah dengan basis data. Pada perpustakaan, adanya aplikasi pencarian data
buku berdasarkan judul, pengarang atau kriteria lain dapat mudah dilakukan dengan basis data.
Pencarian data peminjam yang terlambat mengembalikan juga mudah dilakukan sehingga bisa dibuat
aplikasi pembuatan surat berdasarkan informasi yang tersedia.

Klinik merupakan suatu unit pemeliharaan kesehatan di mana pasien yang berkunjung dapat
melakukan konsultasi kesehatan, pemeriksaan kesehatan, dan berobat dengan dokter yang praktek
setiap hari, kecuali hari minggu harus dengan perjanjian dengan dokter terlebih dahulu. Pelayanan
kesehatan yang tersedia di klinik memfokuskan pada penyakit umum.

Saat ini masih banyak klinik yang menggunakan pendekatan berbasis file (file-based
approach) dalam mengelola data. Dengan pendekatan ini, terdapat beberapa masalah yang dihadapi,
yaitu antara lain data menjadi tersebar dan terisolasi sehingga sulit mencari dan mengontrol data,
duplikasi data sehingga banyak data yang sama dan tidak tahu mana data yang akan dipakai, dan data
tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Dampak lain akibat penggunaan pendekatan berbasis
file adalah penurunan pelayanan kesehatan klinik tersebut pada masyarakat.
 Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut diperlukan suatu perancangan sistem basis data
agar dapat meningkatkan pelayanan klinik. Penggunaan sistem basis data mampu menyimpan dan
mengontrol data pasien dan traksaksi yang dilakukan. Dengan demikian siapapun yang berhubungan
dengan klinik baik klinik itu sendiri, dokter, pasien, dan masyarakat akan mendapatkan kemudahan
dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Sinarmas Forestry adalah salah satu unit bisnis dari grup Sinarmas yang

membawahi perusahaan-perusahaan penanaman hutan lainnya yang beroperasi di daerah

Sumatera dan Kalimantan dengan total karyawan sebagai berikut :

1. Region Kalimantan Barat sebanyak 750 orang

2. Region Kalimantan Timur sebanyak 820 orang

3. Region Riau sebanyak 1320 orang

4. Region Palembang sebanyak 1230 orang

5. Region Jambi sebanyak 1080 orang

6. Region Muba ( Musi Banyuasin ) sebanyak 705 orang

Daftar perusahaan yang dibawahi oleh Sinarmas Forestry yaitu:

1. PT Arara Abadi – Riau

2. PT Satria Perkasa Agung – Riau

3. PT Riau Abadi Lestari – Riau

4. PT Wirakarya Sakti – Jambi

5. PT Finnantara Intiga – Kalimantan Barat

6. PT Sumalindo Hutani Jaya – Kalimantan Timur

7. PT. Bumi Andalas Permai – Palembang

8. PT. Bumi Mekar Hijau – Palembang

9. PT. SBA Wood Industries – Palembang

Sinarmas Forestry berkomitmen untuk menjadi perusahaan kehutanan yang

mempraktekan pelatihan perkebunan yang menjamin keberlanjutan fungsi

produksi,

ekologis dan sosial.

 PT. Bumi Andalas Permai merupakan salah satu perusahaan dibawah naungan Sinarmas

Forestry . Perusahaan ini memiliki jumlah karyawan 400 orang yang dibagi ke dalam 7

distrik. Ke tujuh distrik itu antara lain :

1. Distrik Bagan Tengah : 54 orang

2. Distrik Tanjung Jati – Tanjung Kait : 70 orang

3. Distrik Bagan Rame : 48 orang

4. Distrik Air Sugihan ; 56 orang

5. Distrik Sungai Jelutung : 65 orang

6. Distrik Simpang Heran : 58 orang

7. Distrik Muara Sugihan – Teluk Daun : 49 orang

PT Bumi Andalas Permai memiliki 1 klinik central rawat jalan dan 6 klinik untuk pos

P3K . Klinik Sinarmas Forestry Distrik Bagan Tengah merupakan salah satu klinik dari sekian banyak

klinik distrik PT Bumi Andalas Permai dan merupakan klinik central . Total Karyawan untuk Dsitrik

Bagan Tengah mencapai 54 orang dan untuk Klinik Perusahaan Distrik Bagan Tengah memiliki 1

orang dokter , 2 orang perawat / paramedic , 1 orang apoteker , 1 orang petugas HSE – K3 dalam

menjalankan tugas pelayanan kesehatan sehari -hari .

Oleh karena itu Klinik Perusahaan Sinarmas Forestry pada Distrik Bagan Tengah , memakai
sistem basis data dengan pendekatan file base approach namun masih terintegrasi dengan rekam
medis pasien yang tercatat secara manual dengan tujuan kemudahan untuk peyimpanan data rekapan
rekam medis pasien dalam jangka panjang , kalkulasi harga obat untuk penagihan ke kontraktor ,
analisa penyakit terbanyak dengan tujuan untuk menjalankan program dokter .

Dari uraian tersebut dapat kita identifikasi bahwa masih ditemukan adanya beberapa masalah
tentang :
a. Data base rekam medis untuk identifikasi kategori pasien
b. Integrasi program data base dengan rekam medis manual
c. Input data untuk pemakaian alkes dan harga layanan jasa di dalam program data base klinik
 Masalah-masalah yang dikemukakan diatas dapat menjadi dasar dibutuhkannya sebuah Sistem
Informasi Manajemen untuk mempermudah pengelolaan basis data pasien dan rekam medis di Klinik
Sinarmas Forestry.

1.2. Rumusan masalah

Rumusan masalah dari makalah ini adalah :

1. Apakah yang dimaksud dengan Basis Data ?
2. Apa fungsi penerapan Basis Data?
3. Apa manfaat penerapan program basis data ?
4. Apa komponen dari program basis data?
5. Apa model program basis data ?

1.3. Tujuan Masalah

1. Dapat mengetahui keunggulan dan kekurangan dalam penggunaan sistem basis data file
base approach untuk pencatatan rekam medis pasien di Klinik Sinarmas Forestry Distrik
Bagan Tengah.

2. Dapat mengetahui relevansi dan keefektifan penggunaan sistem basis data file base
approach dengan keadaan Distrik Bagan Tengah dalam pencatatan rekam medis pasien jangka
panjang .
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Data

Data adalah sekumpulan baris fakta yang mewakili peristiwa yang terjadi pada organisasi atau
pada lingkungan fisik sebelum diolah ke dalam format yang bisa dimengerti dan digunakan manusia.
(Raymon McLeod, Jr ). Data adalah fakta yang diberikan, darimana kenyataan tambahan dapat ditarik
menjadi kesimpulan. (C.J. Date).

Data yaitu kumpulan fakta-fakta kasar yang menunjukan kejadian yang terjadi dalam
organisasi atau lingkungan fisik sebelum fakta tersebut diolah dan ditata mejadi bentuk yang dapat
dipahami. (Kenneth C. Laudon. Jane P. Louden)

Data diambil dari bahasa latin, yang artinya “memberi”. Kaitan „data‟ dengan
„Informasi‟ sangat erat sehingga pada pembicaraan sehari-hari terkadang kita sering
menggunakannya untuk suatu hal serupa walaupun arti sebenarnya berbeda dimana data adalah
kumpulan fakta-fakta, belum diolah dan ditata dan belum dapat dipahami oleh pengguna akhir
sedangkan Informasi adalah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu
bagi penggunanya.

Data adalah unit informasi dalam format tertentu. Semua software dibagi ke dalam dua
kategori: data dan program. Program adalah sekumpulan instruksi untuk memanipulasi data. Data
dapat berupa angka, teks pada kertas, bit atau byte yang tersimpan pada memori elektronik, atau fakta
yang ada pada pikiran manusia. Istilah data juga digunakan untuk membedakan antara informasi biner
yang dapat dibaca mesin dan informasi tekstual yang dapat dibaca manusia. Sebagai contoh, beberapa
aplikasi membedakan file data (file yang mengandung data biner), dan file teks (file yang
mengandung data ASCII). Pada sistem manajemen basisdata (database management systems), file
data adalah file yang menyimpan informasi basisdata disamping file-file lain seperti file indeks dan
data dictionary yang disebut dengan metadata
 2.2. Pengertian Basis Data

Banyak sekali definisi tentang basis data yang diberikan oleh para pakar di bidang ini. Basis
data atau juga disebut database, terdiri dari dua penggalan kata yaitu data dan base, yang artinya
berbasiskan pada data, tetapi secara konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data-
data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga
menghasilkan informasi. Menurut beberapa ahli tentang data base ,adalah sebagai berikut , yaitu :
1. Gordon C. Everest
Everest menyatakan bahwa Database atau basis data merupakan sebuah koleksi atau kumpulan dari data
yang bersifat mekanis, terbagi, terdefinisi secara formal serta terkontrol. Pengontrolan dari sistem
database tersebut adalah terpusat, yang biasanya dimiliki dan juga dipegang oleh suatu organisasi.

2. C.J. Date 
Date mengatakan bahwa yang dimaksud dengan Database adalah suatu koleksi “data operasional” yang
sengaja disimpan dan juga dipakai oleh suatu sistem aplikasi dari suatu organisasi. Lebih lanjut, Date
menyebutkan bahwa data yang tersimpan di dalam database memiliki tiga jenis data, yaitu Data Input,
output dan juga operasional.

4. S. Attre 
Pendapat lain mengenai pengertian database diungkapkan oleh Attre. Attre mengatakan bahwa Database
adalah sebuah koleksi dari data-data yang saling berinteraksi satu sama lain yang ada di dalam suatu
organisasi atau  enterprise yang digunakan untuk berbagai macam kebutuhan

6. Fabbri dan Schwab

Fabbri & Schwab mengatakan bahwa database adalah sebuah system pemberkasan terpadu yang
dirancang untuk dapat meminimalkan pengulangan data.

Dari beberapa pendapat mengenai pengertian database atau basis data yang sudah dikemukakan oleh
beberapa tokoh diatas ini, maka dapat disimpulkan, bahwa database atau basis data merupakan suatu
kumpulan data yang dapat berupa berbagai macam file yang tersimpan di dalam storage khusus yang
digunakan untuk kepentingan suatu organisasi dan dapat diakses ataupun digunakan oleh siapapun yang
berhak dan juga membutuhkannya.

Selain itu, untuk mengelola dan memanggil query basis data agar dapat disajikan dalam
berbagai bentuk yang diinginkan dibutuhkan perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Basis
Data atau juga disebut Database Management System (DBMS). Penggabungan Database Management
System (DBMS) dengan Basis Data akan membentuk satu kesatuan yang disebut Sistem Basis Data.
Sistem Basis Data adalah suatu sistem penyusunan dan pengelolaan record-record dengan
menggunakan komputer, dengan tujuan untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data
operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang
diperlukan pemakai untuk kepentingan proses pengambilan keputusan.
2.3 DBMS

DBMS adalah singkatan dari “Database Management System” yaitu sistem penorganisasian dan sistem
pengolahan Database pada komputer. DBMS atau database management system ini merupakan perangkat
lunak (software) yang dipakai untuk membangun basis data yang berbasis komputerisasi. DBMS
(Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam
jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan
dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan. DBMS ialah perantara untuk user dengan basis data,
untuk dapat berinteraksi dengan DBMS dapat memakai bahasa basis data yang sudah di tentukan oleh
perusahaan DBMS. Bahasa basis data umumnya terdiri dari berbagai macam instruksi yang
diformulasikan sehingga instruksi tersebut dapat di proses oleh DBMS. Perintah atau instruksi tersebut
umumnya ditentukan oleh user, adapun bahasa yang digunakan dibagi kedalam 2 (dua) macam
diantaranya sebagaimana di bawah ini:

1.DDL (Data Definition Language)

Yang pertama adalah bahasa DDL atau kepanjangannya Data Definition Languange, yaitu dipakai untuk
menggambarkan desain dari basis data secara menyeluruh. DDL (Data Definition Language) dapat
dipakai untuk membuat tabel baru, memuat indeks, maupun mengubah tabel. Hasil dari kompilasi DDL
akan disimpan di kamus data. Itulah definisi dari DDL.

2.DML (Data Manipulation Language)

Dan yang kedua adalah DML atau kepanjangannya Data Manipulation Language, yaitu dipakai untuk
memanipulasi daan pengambilan data pada suatu basis data, misalnya seperti penambahan data yang baru
ke dalam suatu basis data, menghapus data pada suatu basis data dan mengubah data pada suatu basis
data. Itulah definisi dar DML.

Menutut C.J. Date : DBMS adalah merupakan software yang menghandel seluruh akses pada database
untuk melayani kebutuhan user.

Menurut S, Attre : DBMS adalah software, hardware, firmware dan procedure-procedure yang memanage
database. Firmware adalah software yang telah menjadi modul yang tertanam pada hardware (ROM).

Menurut Gordon C. Everest : DBMS adalah manajemen yang efektif untuk mengorganisasi sumber daya
data.

Jadi DBMS : Semua peralatan komputer (Hardware+Software+Firmware). DBMS dilengkapi dengan

bahasa yang berorientasi pada data (High level data langauage) yang sering disebut juga sebagai bahasa
generasi ke 4 (fourth generation language).
2.4     Fungsi DMBS

1.Definisi data dan hubungannya

2.Memanipulasi data

3.Keamanan dan integritas data

4.Security dan integritas data

5.Recovery/perbaikan dan concurency data

6.Data dictionary

7.Unjuk kerja / performance

2.5 File Base Approach VS Data Base Approach

File-based approach merupakan sebuah sistem yang dapat dibilang masih tradisional dimana
segala bentuk data seperti text, nomor, vidio, foto, audio, dan lain – lain disimpan dalam bentuk file
program masing – masing ke dalam sebuah hard disk. Data atau files yang disimpan tersebut berdiri
sendiri masing – masing sehingga file yang satu tidak memiliki hubungan dengan file yang lainnya.
Sistem ini memberikan layanan secara basic kepada pengguna untuk mengakses, mengorganisir dan juga
melakukan pengambilan data / file saat dibutuhkan tetapi hanya dapat mengakses satu file dalam sekali
waktu sehingga tidak dapat dilakukan secara bersamaan. 
Berikut kelebihan dari File-based approach: 
1. Penanganan file /
data lebih mudah dilakukan dan tidak serumit menggunakan Database approach 
2. Secara keseluruhan biaya yang dikeluarkan lebih murah dibandingkan Database
approach 
Berikut kelemahan dari File-based approach: 
1. Pada File-system dapat terjadi duplikasi data sehingga mubazir (Redundant) 
2. Jika terjadi kehilangan data maka data tersebut secara permanent akan hilang k
arena tidak menyediakan backup data atau recovery data 
3. Filesystem menyediakan sistem keamanan yang lebih rendah dibandingkan 
DBMS. 
4. File-System tidak dapat dengan mudah share data karena setiap file dan
program memiliki bahasa pemograman yang berbeda – beda sehingga tidak
kompatibel. 
5. File-system tidak menyediakan constraint data
yang secara otomatis dapat melakukan pengecekan data sebelum dimasukkan 
6. Proses pencarian yang tidak efisien karena butuh menuliskan program aplikasi 
yang berbeda dan butuh dari start to end. 
7. Tidak memiliki Concurrency control sehingga dapat terjadi kekacauan pada
sistem data.

Sedangkan Database approach merupakan sistem yang menggunakan Database Management

System (DBMS) dimana merupakan aplikasi software yang memberikan layanan kepada pengguna untuk
secara efisien mengakses, membuat, menjaga, memberikan akses kontrol (Security, Integrity,
Concurrency, Recovery, User-Accessible), dan mendefinisikan database. Database itu sendiri merupakan
suatu kumpulan file – file yang mempunyai keterkaitan antara satu file dengan file lainnya sehingga hal
ini dapat diakses secara bersamaan jika dibutuhkan oleh pengguna. 
Berikut kelebihan dari Database approach: 
1. Pada DBMS data disimpan secara efisien sehingga data tidak akan mubazir  
2. Jika terjadi kehilangan data maka data tersebut dapat di
backup kembali sehingga data tidak akan hilang (recovery of data) 
3. DBMS menyediakan sistem keamanan yang jauh lebih baik dibandingkan File-
system 
4. Karena adanya sistem sentralisasi maka data dapat di share dengan mudah (data
consistency) 
5. Data Integrity, dimana database dapat membuat constraints pada
data sebelum melakukan input data tersebut 
6. Proses pencarian data yang optimal
dan efisien karena hanya butuh menuliskan query sederhana untuk mengambil data 
dari database 
7. Terdapat Concurrenct protocol / control yang menjaga atau memanage akses data
dari banya
Berikut kelemahan dari Database approach: 
1. Penanganan  data pada DBMS dapat dikatakan lebih kompleks dan rumit dibandingkan File-
system 
2. Harus membutuhkan biaya yang lebih banyak karena membutuhkan biaya hardware dan
software yang akan digunakan 

BAB III
PEMBAHASAN
Klinik Central Distrik Bagan Tengah memakai File base approach karena kondisi yang tidak
kemungkinkan di Kawasan Hutan Tanam Industri karena akses sinyal yang sulit . Untuk DMBS dan Data
base approach harus menggunakan sistem DMBS penuh atau online oleh karena itu memerlukan akses
sinyal internet yang stabil dan konstan , jika tidak maka akan terjadi kegagalan dalam pengiriman dan
penyimpanan data base untuk rekam medik pasien .

Di satu sisi lain , File Base Approach lebih sederhana untuk dikerjakan oleh siapapun tanpa perlu keahlian
khusus , karena dapat di input tidak hanya dokter , tetapi juga perawat dan petugas HSE – K3. Dengan
melihat rekam medis yang ditulis manual di lembar rekam medis , lalu diketik ke dalam data di komputer,
sehingga dapat memungkinkan untuk pengerjaan di lapangan atau di klinik pos P3K selain biaya yang
lebih murah karena tidak membutuhkan hard ware ataupun soft ware yang besar dan apabila terjadi
kerusakan data maka lebih cepat diperbaiki , kerahasiaan rekam medis pasien lebih terjaga dan
diindentifikasi untuk pencarian data rekam medis pasien karena tidak ada sentralisasi data , sebab
setralisasi data dapat menyebabkan kemudahan akses share file ke bagian data yang lain yang lain
sehingga orang yang tidak berkepentingan dapat dengan mudah mengskses data rekam medis tersebut.

Sedangkan untuk kekurangan , apabila kerusakan tidak cepat ditangani , maka data tersebut akan banyak
yang hilang namun itu tidak terlalu berarti sebab untuk Klinik Sentral Rawat Jalan Bagan Tengah
terdapat 2 jenis penyimpanan data rekam medis pasien selain file base approach seperti rekam medis yang
ditulis secara manual dengan tulis tangan serta penyimpanan data di dalam laporan buku kunjungan
pasien , sehingga apabila data base di komputer rusak , maka masih ada 2 data primer yang lain , yang
dapat dijadikan acuan untuk rekam medis pasien .

Berikut alur data base rekam medis pasien :

PASIEN DATANG >>> PENCATATAN DAN IDENTIFIKASI IDENTITAS DIRI PASIEN SERTA
SOAP PASIEN DI REKAM MEDIS >>> EVALUASI JIKA ADA YANG KURANG ATAU SALAH
DI REKAM MEDIS PASIEN >>> INPUT DATA KE FILE BASE APPROACH DI KOMPUTER >>>
PENCATATAN DATA KE BUKU KUNJUNGAN PASIEN

BAB IV
KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas diketahui bahwa terdapat 2 jenis data base yang umum dipakai untuk
input dan penyimpanan program data base , Data Base Approach dan File Base Approach .
Baik Data Base Approach maupun File Base Approach memilik kekurangan dan kelebihan
masing - masing .
Berikut kelebihan dari Database approach: 
1 Pada DBMS data disimpan secara efisien sehingga data tidak akan mubazir  
2 Jika terjadi kehilangan data maka data tersebut dapat di
backup kembali sehingga data tidak akan hilang (recovery of data) 
3 DBMS menyediakan sistem keamanan yang jauh lebih baik dibandingkan File-
system 
4 Karena adanya sistem sentralisasi maka data dapat di share dengan mudah (data
consistency) 
5 Data Integrity, dimana database dapat membuat constraints pada
data sebelum melakukan input data tersebut 
6 Proses pencarian data yang optimal
dan efisien karena hanya butuh menuliskan query sederhana untuk mengambil data 
dari database 
7 Terdapat Concurrenct protocol / control yang menjaga atau memanage akses data
dari banya
Berikut kelemahan dari Database approach: 
1. Penanganan  data pada
DBMS dapat dikatakan lebih kompleks dan rumit dibandingkan File-system 
2. Harus membutuhkan biaya yang lebih banyak karena membutuhkan biaya hardware
dan software yang akan digunakan 

Berikut kelebihan dari File-based approach: 
1 .Penanganan file / data lebih mudah dilakukan dan tidak serumit menggunakan Database
approach 

2.Secara keseluruhan biaya yang dikeluarkan lebih murah dibandingkan Database approach 

Berikut kelemahan dari File-based approach: 
1. Pada File-system dapat terjadi duplikasi data sehingga mubazir (Redundant) 
2. Jika terjadi kehilangan data maka data tersebut secara permanent akan hilang karena tidak m
enyediakan backup data atau recovery data 

3. Filesystem menyediakan sistem keamanan yang lebih rendah dibandingkan  DBMS. 
4. File-System tidak dapat dengan mudah share data karena setiap file dan
program memiliki bahasa pemograman yang berbeda – beda sehingga tidak kompatibel. 
5. File-system tidak menyediakan constraint data
yang secara otomatis dapat melakukan pengecekan data sebelum dimasukkan 
6. Proses pencarian yang tidak efisien karena butuh menuliskan program aplikasi yang berbeda 
dan butuh dari start to end. 
7. Tidak memiliki Concurrency control sehingga dapat terjadi kekacauan pada sistem data.
Penggunaan Baik Data base Approach maupun File Base Approach tergantung penggunaan nya terlebih
dahulu . Untuk input dan penyimpanan data rekam medis maka disarankan File Base Approach karena
tidak ada nya sentralisasi data sehingga akses data rekam medis peasien lebih cepat dan kerahasiaan
rekam medis pasien terjaga. Untuk proses pengerjaan program data base lebih disarankan File Base
Approach karena lebih sederhana sehingga biaya untuk hard ware dan soft ware nya lebih murah .

Untuk Klinik Sentral Rawat Jalan Bagan Tengah , disarankan untuk menggunakan File Base Approach
karena untuk menjamin kerahasiaan rekam medis pasien , lebih mudah diakses oleh dokter dan paramedis
karena prodrang data yang lebih sederhana namun untuk tidak gampang untuk mengakses data rekam
madis pasien karena tidak terdapat sistem file shared sehingga rekam medis tidak dapat diakses untuk
kalangan umum .