/2016
PUSKESMAS LUMBANG Revisi :0
KABUPATEN PROBOLINGGO Tgl Berlaku : 4 Januari 2022
MANUAL MUTU
AKREDITASI
PUSKESMAS
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang
Keberadaan Manual Mutu ini bagi Puskesmas LUMBANG sangat penting sekali karena
akan memberikan panduan secara rinci terhadap seluruh gerak langkah yang terkait
Manual Mutu ini juga merupakan sebuah persyaratan yang sangat penting bagi
sistem Puskesmas akreditasi. Secara umum ruang lingkup Manual Mutu ini meliputi
Penyusunan Manual Mutu ini tentu masih memerlukan perbaikan karena memang
Manual Mutu adalah bersifat dinamis dan bahkan harus selalu diperbaiki secara terus
Probolinggo. Harapannya Manual Mutu yang dimiliki Puskesmas LUMBANG ini benar-
benar diimplementasikan oleh seluruh penanggung jawab dan unit-unit yang terkait
VISI
TERWUJUDNA MASYARAKAT KECAMATAN LUMBANG BERAKHLAK MULIA YANG
SEJAHTERA BERKELIARAN DAN BEDAYA SAING.
MISI
1. MEWUJUDKAN MASYARAKAT YANG BEAKHLAK MULIA TATANAN
KEHIDUPAN YANG TENTRAM DAN TOLERAN;
2. MENINGKATKAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT YANG BERKEADILAN
MELALUI PENINGKATAN KUALITAS SUMBEDAYA MANUSIA DAN
MENURUNKAN ANGKA KEMISKINAN;
3. MEWUJUDKAN KEADILAN MELALUI TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG
BAIK DAN BERSIH;
4. MEWUJUDKAN DAYA SAING DAERAH MELALUI PENINGKATAN
PERTUMBUHAN EKONOMI DAN PEMBANGUNAN BERKELANJUTAN.
KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan Mutu Puskesmas LUMBANG sebagai berikut :
a. Sesuai dengan Visi, Misi, Tujuan, dan Tata Nilai Puskesmas;
b. Berpedoman kepada Dokumen Mutu yaitu Manual Mutu, Standar
Operasional Prosedur (SOP) dan Kerangka Acuan Kerja (KAK);
c. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan perbaikan terus
menerus untuk efektifitas dan Sistem manajemen Mutu;
MOTTO
MELAYANI DENGAN “MANTAP”
TATA NILAI
1. MELAYANI DENGAN SEPENUH HATI
Melakukan Pelayanan dengan 3S1T ( Salam, Senyum, Sapa dan Terima
Kasih )
2. AMANAH
Menjalankan tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang diberikan.
3. TERTIB
Ketertiban petugas melaksanakan tugas sesuai dengan SOP.
4. ADIL
Tidak membedakan strata pasien saat memberikan pelayanan.
5. PROFESIONAL
Memberi pelayanan sesuai dengan bidang ilmu yang dimiliki.
KOMITMEN BERSAMA
Dalam mengadakan pelayanan kepada masyarakat kami mempunyai komitmen
untuk melayani masyarakat dengan sebaik–baiknya dan terus berupaya meningkatkan
mutu pelayanan dengan jalan langkah–langkah sebagai berikut :
1. Pelayanan pada Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo
berlandaskan etika pelayanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
transparan, terintegrasi dan saling menghormati;
2. Pelayanan pada Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo
diselenggarakan secara profesional;
3. Setiap petugas berupaya meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan
bekerja untuk meningkatkan mutu pelayanan;
STATUS REVISI
NO. TANGGAL NO REVISI PERUBAHAN TANDA TANGAN
MAKLUMAT PELAYANAN
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik yang sesuai dengan
standar yang baik serta memberikan jaminan dan perlindungan kepada pelanggan,
kami seluruh karyawan-karyawati Puskesmas LUMBANG bertekad :
1. Bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kami masing-masing;
2. Melayani dengan Meranti Bersinar adalah motto dan tekad kami;
3. Menerima kritik, saran dan koreksi yang membangun demi perbaikan pelayanan
kami kedepan.
KATA PENGANTAR..…………………………………………………………………….. 1
PENDAHULUAN……..……………………………………………………………………. 2
VISI…………..……………………………...……………………………………………… 2
MISI…………..……………………………………………..………………………………. 2
KEBIJAKAN MUTU……..………………………………………………………………… 3
MOTTO……………………………………………………………………………………... 3
TATA NILAI………………………………………………………………………………… 3
KOMITMEN BERSAMA............................................................................................ 4
STATUS REVISI…………………………………………………………………………… 4
MAKLUMAT PELAYANAN………………………………………………………………. 5
DAFTAR ISI………………………………………………………………………………… 6
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………... 8
A. LATAR BELAKANG…………………………………………………………... 8
B. RUANG LINGKUP………………………………………………………….... 16
C. TUJUAN……………………………………………………………………….. 18
D. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN……………………………………….. 19
E. ISTILAH DAN DEFINISI…………….……………………………………….. 19
BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN
PELAYANAN…………………………………………………………………………….. 21
A. PERSYARATAN UMUM…………………………………………………… 21
B. PENGENDALIAN DOKUMEN…………………………………………….. 21
C. PENGENDALIAN REKAMAN…………………………………………….. 22
BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN………………………………………… 27
A. KOMITMEN MANAJEMEN……………………………………………….. 27
B. FOKUS PADA PELANGGAN…………………………………………….. 27
C. KEBIJAKAN MUTU………………………………………………………... 27
D. PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENCAPAIAN
SASARAN KINERJA / MUTU…………………………………………….. 28
E. TANGGUNG JAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI……………. 32
F. WAKIL MANAJEMEN MUTU…………………………………………….. 35
G. KOMUNIKASI INTERNAL………………………………………………… 36
A. LATAR BELAKANG
1. Profil Organisasi
a. Gambaran Umum Organisasi
Puskesmas LUMBANG terletak di pusat kota Kecamatan LUMBANG
Kabupaten Probolinggo, memiliki letak yang sangat strategis, berlokasi
berdekatan dengan jalan raya utama kecamatan dan memiliki bangunan
yang berdekatan dengan instansi atau kantor lain seperti Kantor
Kecamatan LUMBANG, Kantor Pos, Pasar Induk Kecamatan LUMBANG
sehingga memungkinkan kemudahan masyarakat untuk datang
mendapatkan pelayanan kesehatan. Puskesmas Lumbangberalamat di
Jalan Raya Lumbang no. 59 Kecamatan LUMBANG Kabupaten
Probolinggo, Kode Pos 67255. Secara geografis batas-batas wilayah kerja
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo, wilayah timur berbatasan
dengan Kecamatan Wonomerto dan Kecamatan Tongas, wilayah selatan
berbatasan dengan Kecamatan Sukapura dan Kecamatan Kuripan, wilayah
barat berbatasan dengan Kabupaten Pasuruan, dan wilayah utara
berbatasan dengan Kecamatan Tongas. Puskesmas LUMBANG dengan
luas wilayah kerja 9471 Ha, Tegal 4229 Ha, yang terdiri dari 10 desa, 38
dusun, 52 RW, dan 170 RT.
b. Data Demografi
Saat ini Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo memiliki
cakupan layanan jumlah penduduk sekitar 32.331 Jiwa yang tersebar pada
10 (sepuluh) desa yang tergambar pada tabel berikut :
Tabel 1.
Data Desa dan Luasnya di Wilayah Kecamatan LUMBANG
Luas Wilayah Keadaan
No Desa
( Ha ) Wilayah
1 Lambang Kuning 346 Pegunungan
2 Sapih 886 Pegunungan
3 Negororejo 384 Pegunungan
4 Branggah 521 Pegunungan
5 Tandon Sentul 1377 Pegunungan
6 Lumbang 439 Pegunungan
7 Wonogoro 214 Pegunungan
8 Palang Besi 1038 Pegunungan
9 Boto 551 Pegunungan
10 Purut 985 Pegunungan
Sumber : Profil Kecamatan LUMBANG Tahun 2020
Tabel 2.
Data UKBM Puskesmas LUMBANG
NO DESA JUMLAH SARANA
. Ponkes Posya Posya Poskest Desa Saka Taman
des ndu ndu ren Siaga Bakti Posyandu
Balita Lansia
1. Lambang kuning 1 35 16 - 5 -
2. Sapih 1 5 5 -
3. Negororejo 1 45 25 10 5 -
4. Branggah 30 15 - 5 -
5. Tandonsentul 1 60 25 - 5 -
6. Lumbang 40 15 - 5 -
7. Wonogoro 1 55 29 - 5 5
8. Palangbesi 1 25 15 - 5 -
9. Boto 25 28 - 5 -
10. Purut 1 40 15 - 5 -
JUMLAH 50
Sumber : Data Dasar Puskesmas LUMBANG Tahun 2020
Tabel 3.
Data Kader Puskesmas LUMBANG
No. Desa Jumlah Kader
Posyandu Posyandu Poskestren Desa Saka Bakti
Balita Lansia Siaga
1. Lambang 35 16 - 5 -
kuning
2. Sapih 5 5 -
3. Negororejo 45 25 10 5 -
4. Branggah 30 15 - 5 -
5. Tandonsentul 60 25 - 5 -
6. Lumbang 40 15 - 5 -
7. Wonogoro 55 29 - 5 5
8. Palangbesi 25 15 - 5 -
9. Boto 25 28 - 5 -
Tabel 4.
DATA SDMK PUSEKESMAS LUMBANG TAHUN 2020
c. Visi Organisasi
Visi Puskesmas LUMBANG adalah:
Terwujudnya Masyarakat Kecamatan Lumbang Berakhlak Mulia yang Sejahtera,
d. Misi Organisasi
3) Mewujudkan Keadilan Melalui Tata Kelola Pemerintahan yang Baik dan Bersih;
Pembangunan Berkelanjutan.
e. Struktur Organisasi
Puskesmas LUMBANG dipimpin oleh Kepala Puskesmas dan dibantu oleh
Kepala Sub Bagian Umum dan Staf Fungsional. Secara skematis struktur
organisasi Puskesmas LUMBANG dapat digambarkan sebagai berikut :
GBR SO
f. Motto Puskesmas
Motto Puskesmas LUMBANG adalah “Melayani dengan MANTAP”
g. Tata nilai
Tata nilai yang disepakati oleh seluruh karyawan Puskesmas LUMBANG
adalah:
1) Melayani Dengan Sepenuh Hati
Melakukan Pelayanan dengan 3S1T (Salam, Senyum, Sapa dan Terima Kasih)
2) AmaNah
Menjalankan tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang diberikan.
3) Tertib
4) Adil
5) Profesional
2. Kebijakan Mutu
B. RUANG LINGKUP
1. Ruang Lingkup
Lingkup Manual Mutu ini disusun berdasarkan persyaratan standar
akreditasi Puskesmas, yang meliputi: persyaratan umum sistem manajemen
mutu, tanggungjawab manajemen, kebijakan mutu Puskesmas, manajemen
sumberdaya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya
Puskesmas, yang meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya
Kesehatan Perorangan (UKP) serta dokumen terkait.
C. TUJUAN
Manual Mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas LUMBANG dalam
membangun Sistem Manajemen Mutu baik untuk penyelenggaraan upaya
Puskesmas maupun upaya kesehatan perorangan, yang bertujuan untuk :
a. Menentukan dan menguraikan sistem mutu organisasi, menetapkan tanggung
jawab personil manajemen yang mempengaruhi sistem mutu dan memberikan
prosedur umum kegiatan yang berkaitan dengan sistem mutu;
b. Menunjukkan komitmen terhadap mutu dan pengakuan berdasarkan standar
untuk memelihara mutu, pelaksanaan suatu layanan, sistem pengendalian
mutu dan proses perbaikan yang berkelanjutan serta pelayanan dalam
memuaskan pelanggan;
c. Memantau kekurangan-kekurangan dalam mengadakan pelayanan kepada
masyarakat sebagai acuan dalam meningkatkan pembenahan pelayanan
secara terus-menerus;
d. Memastikan bahwa seluruh personil mempunyai pemahaman yang jelas
terhadap apa yang diperlukan/dipersyaratkan dari diri mereka serta dengan
siapa mereka bekerja dan kepada siapa mereka bertanggung jawab secara
langsung atau melaporkan pekerjaannya;
e. Merupakan pedoman dalam bertindak dan pengambilan keputusan untuk
penyelenggaraan pelayanan di Puskesmas LUMBANG.
A. PERSYARATAN
1. Persyaratan Umum
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo menetapkan,
mendokumentasikan, memelihara sistem mutu sesuai standar Sistem
Manajemen Mutu akreditasi. Sistem ini disusun untuk memastikan telah
diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses verifikasi dan
pengukuran terhadap pelayanan guna menjamin dilaksanakannya pengendalian
persyaratan, proses serta verifikasi dan pengukuran terhadap proses maupun
output guna menjamin terpenuhinya harapan dan kepuasan pelanggan
Puskesmas LUMBANG.
2. Persyaratan Dokumentasi
a. Umum
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo melaksanakan
pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu terhadap kebijakan mutu,
sasaran mutu, dokumen-dokumen lain yang disyaratkan oleh Standar
Akreditasi Puskesmas serta prosedur yang diperlukan untuk memastikan
efektifitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses serta
rekaman mutu.
b. Manual Mutu
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo menetapkan dan
memelihara Manual Mutu. Panduan Sistem Manajemen Mutu ini menetapkan
dasar dan pedoman dalam memberikan produk jasa pelayanan yang dapat
diterima oleh pelanggan Puskesmas LUMBANG serta memuat ketentuan
untuk menjaga proses pemberian pelayanan tersebut agar selalu terkendali.
B. PENGENDALIAN DOKUMEN
Secara umum dokumen-dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu yang
disusun di Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo meliputi :
a. Dokumen level 1 : Kebijakan Mutu, Pedoman/Manual Mutu dan Sasaran Mutu
b. Dokumen level 2 : Standar Operasional Prosedur (SOP)
c. Dokumen level 3 : Instruksi/Uraian
d. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat
pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.
C. PENGENDALIAN REKAMAN
a. Tanggung Jawab :
Kepala Puskesmas, Wakil Manajemen Mutu, Penanggung jawab Upaya
Kesehatan Masyarakat (UKM), Penanggung jawab Pelayanan Klinis (UKP), dan
seluruh karyawan Puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh
persyaratan yang ada pada Manual Mutu, dengan melalui kegiatan antara lain;
1) Rekaman dipelihara dan diindentifikasi dengan jelas sehingga memudahkan
pengumpulan, pengambilan, pengarsipan, penyimpanan dan
pemusnahannya;
2) Rekaman menjadi bukti implementasi terhadap kegiatan yang telah
dilakukan;
DOKUMEN TERKENDALI
Nomor :
Berlaku Tanggal :
DOKUMEN KADALUWARSA
Nomor :
Berlaku Tanggal :
g. Penataan dokumen:
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas
dikelompokkan masing-masing bab/ kelompok pelayanan dan upaya dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dengan dipilah-pilah dalam bentuk tata
dokumen. Apabila dokumen tersebut di rekam dalam buku, maka urutan
dokumen tersebut diberi lembar penjelasan bahwa dokumen tersebut di dalam
buku. Dokumen Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Lumbang Kabupaten
Probolinggo berlaku bagi semua personil yang mempengaruhi mutu kinerja
proses yang berkaitan dengan kesehatan. Semua personil bertanggungjawab
h. Perubahan :
Setiap perubahan/ revisi pada Manual Mutu dapat berasal dari masukan
penanggung jawab Upaya Kesehatan Masyarakat dan Perkesmas;
penanggung jawab Upaya Kesehatan Perorangan, kefarmasian dan
laboratorium; dan penanggung jawab jaringan pelayanan Puskesmas dan
jejaring fasilitas pelayanan kesehatan, temuan hasil audit dari Tim Audit
Internal, Tim Manajemen Risiko, Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien (PMKP) atau Tim Keluhan Pelanggan kepada Wakil Manajemen Mutu
ataupun karena adanya perubahan kebijakan manajemen dan dibahas dalam
Rapat Tinjauan Manajemen.
Bagian yang mengalami perubahan dicatat pada kolom revisi pada lembar
revisi. Lembar status revisi diperiksa oleh Wakil Manajemen Mutu dan
persetujuan ditandatangani oleh Wakil Manajemen Mutu sebagai bukti
persetujuan. Tanggal berlakunya revisi ditulis pada kolom tanggal.
Pengendali Dokumen dalam hal ini adalah Sekretaris Tim Akreditasi
Puskesmas LUMBANG harus memastikan bahwa bagian yang direvisi telah
digabungkan ke dalam salinan terkendali, dan Manual Mutu yang telah
dilakukan revisi ditarik dari peredarannya untuk disimpan serta diberi cap
dengan tulisan “DOKUMEN KADALUWARSA”.
i. Tinjauan Dokumen :
Untuk penyelarasan perkembangan organisasi, secara berkala Wakil
Manajemen Mutu Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo akan
melakukan peninjauan terhadap Manual Mutu ini dengan tujuan untuk menilai
efektivitas dan kecocokan sistem mutu yang berkesinambungan dalam
penerapannya sehingga dapat mengindentifikasi peluang peningkatan sistem
mutu.
A. KOMITMEN MANAJEMEN
Wakil Manajemen Mutu Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo
bertanggung jawab untuk menentukan, mendokumentasikan, menerapkan dan
memelihara sistem manajemen mutu secara berkesinambungan. Melalui
koordinasi dengan Kepala Puskesmas LUMBANG dilakukan penetapan tanggung
jawab tim, penetapan kebijakan mutu, sasaran mutu, penetapan uraian tugas,
penunjukan Wakil Manajemen Mutu dan tim yang lainnya yang terkait, peninjauan
terhadap penerapan sistem manajemen mutu dilakukan secara periodik dalam
pengelolaan sistem manajemen mutu.
Manajemen bertekat untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu secara
konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang
diinginkan. Untuk ini maka diwajibkan kepada semua Pejabat Struktural dan semua
karyawan Puskesmas Lumbang Kabupaten Probolinggo untuk :
a Memahami konsep sistem manajemen mutu sebagai landasan dalam merubah
pola pikir dan pola kerja terfokus pada mutu
b Menetapkan kebijakan mutu dan memastikan bahwa sasaran mutu Puskesmas
Lumbang, sasaran mutu pelayanan klinis dan program upaya akan dicapai
c Menjalankan kegiatan tugas pokok dan Fungsi masing-masing sesuai dengan
komitmen manajemen mutu secara konsisten dengan cara mentaati pedoman
manajemen mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang ada, serta sesuai
dengan peraturan perundang undangan yang berlaku
d Memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan telah di upayakan dipenuhi
e Melakukan evaluasi pelaksanaan dan pencapaian sasaran manajemen mutu
secara konsisten
f Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan.
Komitmen Manajemen Puskesmas Lumbang :
a Kepala Puskesmas
Menetapkan pernyataan Kebijakan Mutu dan Sarana Mutu Kinerja
Mengadakan Tinjauan Manajemen secara berkala
Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu
Memastikan seluruh persyaratan pelanggan dan peraturan yang terkait
dengan pelayanan telah dipahami oleh pihak terkait
b Ketua Tim Mutu
C. KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan mutu sebagaimana ditetapkan oleh manajemen, mendefinisikan
komitmen terhadap mutu pada Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo.
Manajemen akan menjamin bahwa kebijakan mutu ini dipahami,
2. Sasaran Mutu
Untuk mendukung kebijakan mutu, manajemen menetapkan sasaran
mutu.Sasaran mutu ditetapkan dan didokumentasikan mengacu kepada
standar kinerja dan layanan yang ditetapkan,yang meliputi indikator Pelayanan
Administrasi dan Manajemen (Admeen), indikator Upaya Kesehatan
Perorangan (UKP) dan indikator penyelenggaraan Upaya Kesehatan
Masyarakat (UKM) Puskesmas LUMBANG yang diuraikan secara terinci.
Indikator layanan dapat disepakati secara internal oleh Puskesmas
LUMBANG serta mengacu kepada Standar Pelayanan Minimal (SPM) dan
target kinerja Dinas Kesehatan Kabupaten Probolinggo, yang diuraikan sebagai
berikut :
b. Struktur Organisasi
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo sebagaimana dijelaskan
dalam Manual Mutu dinyatakan dengan jelas hubungan dan tanggung jawab
antar fungsi atau bagian yang saling berpengaruh terhadap mutu dalam
organisasi Puskesmas. Tugas dan tanggung jawab untuk seluruh fungsi dalam
struktur organisasi dijelaskan dalam Kebijakan tentang Struktur Organisasi,
Uraian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang yang selanjutnya diserahkan
kepada masing-masing personil, copynya disimpan dan dipelihara dengan baik
oleh sekretariat pengendalian dokumen dalam hal ini adalah sekretaris
akreditasi Puskesmas.
F. WAKIL MANAJEMEN MUTU
Kepala Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo menunjuk 1 (satu)
orang Wakil Manajemen Mutu yang secara umum memiliki tugas untuk :
1) Mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas LUMBANG;
2) Memastikan sistem manajemen mutu di Puskesmas LUMBANG ditetapkan,
diimplementasikan dan dipelihara;
3) Melaporkan kepada Kepala Puskesmas LUMBANG terkait Sistem Manajemen
Mutu, yang meliputi kinerja dan pelayanan; dan
4) Memastikan kesadaran seluruh karyawan Puskesmas LUMBANG terhadap
kebutuhan dan harapan pelanggan.
G. KOMUNIKASI INTERNAL
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo dalam rangka untuk
mengevaluasi kekurangan pelayanan dan kinerja yang telah ditetapkan dalam
sasaran mutu dilakukan melalui media komunikasi internal yang dapat berupa
rapat koordinasi, memorandum, papan pengumuman, surat keputusan, meeting,
breefing, konseling, dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu dan lain-lain
dengan ditetapkan Kebijakan dan Prosedur Komunikasi Internal sebagai berikut:
No. Jenis Kegiatan Jadwal Pelaksanaan Unit Terkait Ket.
1. Kegiatan apel Hari selasa-kamis jam Seluruh Staf Induk
pagi 07.30 Puskesmas
A. UMUM
Manajemen Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo memiliki kebijakan
untuk selalu melaksanakan peninjauan terhadap Sistem Manajemen Mutu
organisasi dan peninjauan dilakukan melalui Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
yang sedikitnya dilakukan 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun. Rapat Tinjauan
Manajemen ini adalah untuk menjamin kelangsungan efektifitas dan kelayakan
sistem manajemen mutu, persyaratan layanan, kebijakan mutu dan sasaran mutu
di Puskesmas LUMBANG.
C. LUARAN TINJAUAN
Keluaran atau output Rapat Tinjuan Manajemen (RTM) berisi keputusan dan
tindakan yang berhubungan dengan :
1) Peningkatan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan prosesnya;
2) Peningkatan jasa pelayanan yang berhubungan dengan persyaratan
pelayanan;
3) Kebutuhan sumber daya yang diperlukan;
4) Kesesuaian terhadap aktifitas dan proses dari Sistem Manajemen Mutu,
terhadap kebijakan mutu dan pencapaian sasaran mutu;
5) Menentukan tindakan pencegahan dan atau tindakan perbaikan secara terus
menerus;
D. LINGKUNGAN KERJA
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab terhadap pengelolaan lingkungan
kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan pelayanan. Dalam
mencapai tujuan tersebut dilakukan berbagai upaya antara lain :
1) Kegiatan kebersihan :
1) Pemantauan kebersihan dalam gedung setiap hari;
2) Pemantauan kebersihan luar gedung setiap hari.
2) Kegiatan penghematan :
1. Kegiatan pemantauan pemanfaatan air setiap hari;
2. Kegiatan pemantauan terhadap sistem instalasi listrik setiap bulan.
2. Kepuasan Pelanggan :
Sebagai salah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu,
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo memantau informasi tentang
persepsi masyarakat mengenai apakah Puskesmas LUMBANG Kabupaten
Probolinggo telah memenuhi harapan dan memberikan kepuasan dalam
memberikan pelayanan upaya kepada masyarakat. Metode untuk
memperoleh informasi dari masyarakat dilakukan antara lain dengan
dilakukan menggunakan kuisioner, kotak puas/tidak puas, kotak saran, dan
pengaduan langsung.
3. Audit Internal :
Untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan,
di Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo dilakukan audit internal
secara periodik, yang dilakukan terjadwal dan dilakukan pembahasan dalam
pertemuan internal tim audit internal dan unit terkait yang diperlukan. Audit
dilakukan oleh petugas/tim yang telah dibentuk dengan keputusan Kepala
Puskesmas LUMBANG. Audit internal dilakukan berdasarkan prosedur
dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Standar Operasional
Prosedur (SOP) audit internal Puskesmas LUMBANG Kabupaten
Probolinggo.
Metode audit dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada
auditee dan pengamatan secara langsung (observasi). Setiap temuan audit
dicatat dan didokumentasikan dalam Laporan Ketidaksesuaian dan
digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi tindakan koreksi yang
dilakukan. Ketua tim audit internal melaporkan hasil kegiatan dan temuan
audit yang tidak dapat terselesaikan kepada Wakil Manajemen Mutu dengan
tembusan kepada Kepala Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo
sebagai bahan masukan untuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
Persiapan dan penjadwalan, pelaksanaan serta pelaporan audit, tindak lanjut
atas ketidaksesuaian yang ditemukan dan uraian-uraian lainnya secara rinci
dijelaskan pada Kebijakan dan Prosedur Tanggung Jawab, Wewenang dan
Tata Kerja Tim Audit Internal.
7. Analisis Data :
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo menentukan,
mengumpulkan dan menganalisis data layanan upaya kepada masyarakat
yang sesuai untuk menunjukkan kesesuaian dan efektifitas dari Sistem
Manajemen Mutu serta untuk mengevaluasi peningkatan secara terus
menerus yang dapat dilakukan. Analisis ini mencakup data yang dihasilkan
dari pemantauan dan pengukuran serta sumber terkait lainnya. Analisis data
menyediakan informasi yang berkaitan dengan :
1) Kepuasan masyarakat terhadap pelayanan upaya Puskesmas;
2) Kesesuaian terhadap persyaratan atau standar pelayanan upaya;
3) Karakteristik dan kecenderungan dari proses-proses pelayanan termasuk
peluang untuk tindakan pencegahan;
4) Hasil dari data Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), yang meliputi :
a. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)sebelumnya yang belum
terselesaikan;
b. Hasil audit internal, hasil audit mutu kinerja dan hasil audit mutu
layanan upaya;
c. Temuan antisipatif manajemen risiko terhadap layanan upaya;
d. Hasil kegiatan umpan balik dan survei pelanggan layanan upaya;
e. Tindakan-tindakan koreksi dan pencegahan layanan upaya yang
dilakukan;
f. Kebijakan mutu dan layanan upaya Puskesmas;
g. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan
layanan/penyelenggaraan kegiatan layanan upaya;
h. Informasi yang berkaitan dengan pelayanan upaya kepada masyarakat
dan produk-produk layanan klinis yang tidak sesuai.
8. Peningkatan Berkelanjutan :
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo secara terus menerus
meningkatkan sistem manajemen mutu layanan upaya kepada masyarakat
dengan menggunakan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa
data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta tinjauan manajemen.
Puskesmas LUMBANG Kabupaten Probolinggo akan terus menerus
9. Tindakan Koreksi :
Tindakan koreksi yang di lakukan oleh Puskesmas LUMBANG pada
Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) bertujuan untuk untuk mengurangi,
mengidentifikasi penyebab dari ketidaksesuaian mutu layanan upaya antara
lain :
1) Penentuan sasaran dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan agar
ketidaksesuaian mutu layanan upaya tidak akan terulang;
2) Mengevaluasi dan memastikan pencatatan hasil layanan upaya
dilakukan secara benar;
3) Peninjauan terhadap tindakan perbaikan layanan upaya yang telah
dilakukan;
4) Peninjauan terhadap pelayanan/produk dan Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang tidak sesuai;
5) Peninjauan terhadap sasaran yang tidak dapat dipenuhi;
6) Peninjauan terhadap penyimpangan dari rencana dan sasaran mutu
Puskesmas LUMBANG;
7) Hasil akhir yang tidak dapat di terima yang berasal dari proses kajian,
verifikasi, validasi dan modifikasi, desain dan pengembangan layanan
upaya;
8) Proses kerja layanan upayayang buruk/tidak memenuhi persyaratan dari
personil dan sistem (SOP);
9) Komplain dari pelanggan Puskesmas LUMBANG atau pihak-pihak yang
dapat diidentifikasi secara jelas;
10) Temuan hasil audit yang tidak memuaskan dari unit terkait;
11) Ketidaksesuaian yang teridentifikasi ke dalam proses monitoring dan
pengukuran dari pelayanan upaya;
12) Ketidaksesuaian yang ditemukan setiap personil dituangkan dalam
formulir permintaan tindakan koreksi dan diajukan kepada Wakil
Manajemen Mutu untuk segera dilakukan tindakan perbaikan;
13) Mekanisme tindakan koreksi dilakukan melalui proses audit internal
maupun dilakukan oleh Tim Manajemen Mutu melalui mekanisme
pertemuan mutu yang secara rinci diuraikan dalam Kebijakan dan
Prosedur Tindakan Koreksi;
14) Keluhan dari pelanggan Puskesmas LUMBANG (baik lisan maupun
tertulis) diterima dan didokumentasikan oleh Tim Penanganan Keluhan
6.
6.10 Tindakan Pencegahan :
Wakil Manajemen Mutu dengan bagian terkait melakukan tindakan
pencegahan dengan cara menganalisa terhadap penyebab-penyebab atau
risiko-risiko yang berpotensi menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian
pada mutu layanan klinis dengan cara melakukan :
1) Cross cek dokumen/syarat;
2) Self assesment/penelitian oleh Tim Audit Internal atas permintaan
Wakil Manajemen Mutu;
3) Koreksi oleh Auditor;
4) Verifikasi akhir melalui mekanisme Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).