TAHAP KE 3 - STUDY

(SIKLUS PENINGKATAN MUTU)

WORKSOP TATA KELOLA MUTU

DIREKTORAT MUTU & AKREDITASI PELAYANAN KESEHATAN
JAKARTA, 10 SEPTEMBER 2021
OUTLINE MATERI

1 PENDAHULUAN

2 LANGKAH-LANGKAH STUDY

3 AUDIT INTERNAL & TM

4 PEMBELAJARAN
 STUDY

APAKAH RENCANA SAYA TERLAKSANA

APAKAH TUJUAN/ TARGET SAYA BERHASIL
APA PEMBELAJARAN YANG SAYA DAPAT

Ir.02
 DEFINISI

PE
M
Kegiatan Mengamati Perkembangan Pelaksanaan

AN
Rencana Kegiatan Mutu Dengan Mengumpulkan Dan

TA
Mengkaji Data Secara Periodik

UA
N
PENILAIAN
Kegiatan Sistematis Mulai Dari
Mengumpulkan Data, Menganalisis Dan
Menggunakan Informasi Untuk
Mengetahui Keberhasilan Rencana Uji
Coba/ Program

Ir.02
 LANGKAH-LANGKAH
DALAM TAHAP STUDY (S)

KESIMPULAN
BANDINGKAN
EVALUASI HASIL

MENYELESAIKAN
3
ANALISA DATA
2

PEMBELAJARAN
 LANGKAH 1
MENYELESAIKAN ANALISA DATA
DATA HASIL UJI COBA INOVASI
200
180
160 170
140
DAMPAK 150
120
HASIL ANALISA YG
100
DIPEROLEH 80
60
40 50
20
0
SEBELUM UJI COBA TARGET SETELAH UJI COBA

Target testing covid 1 : 1.000 penduduk setaip minggu

 LANGKAH 2
BANDINGKAN/ EVALUASI HASIL
HASIL UJI COBA
120

OUTCOME 100

80

60

MENILAI PROSES 40

20

UJI COBA SKRINING ORANG DENGAN

GEJALA
SATGAS COVID
DILINGKUNGAN
MOBILE TRACING

PERBANDINGAN SEBELUM & SESUDAH UJI COBA

 LANGKAH 3
BUAT KESIMPULAN
GRAFIK PENINGKATAN POSITIVITY RATE

1 1 1 1 1 1
8 10
6 7 6
3

BERHASIL MENJANJIKAN GAGAL

CAPAIAN STANDAR
JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER

PERBANDINGAN SEBELUM & SESUDAH UJI COBA

OUTLINE MATERI

1 PENDAHULUAN

2 LANGKAH-LANGKAH STUDY

3 AUDIT INTERNAL & TM

4 PEMBELAJARAN
 AUDIT INTERNAL
PENGERTIAN
1
Kegiatan Mengumpulkan informasi faktual dan significan melalui interaksi (pemeriksaan,
pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis,
objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

ALAT
2
MEMBANTU MENCAPAI VISI, MISI DAN TUJUAN ORGANISASI
 TUJUAN AUDIT INTERNAL
MEMBANTU MENYELESAIKAN PERM
ASALAHAN DALAM RANGKA
MENINGKATAKAN MUTU DAN KINERJA

DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT

1. PRIORITAS PERMASALAHAN
2. RENCANA PENGEMBANGAN
3. PERSYARATAN SMM
4. PERSYARATAN REGULASI
5. EVALUASI REKANAN
6. POTENSI RISIKO
AKTIFITAS AUDIT INTERNAL

MENILAI
M
N ER
K A DA EK
I
AST SI OM
KA E
EM N N
M
 PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
Pertemuan yang dilakukan secara periodic oleh manajemen secara
periodic untuk meninjau SMM dan kinerja pelayanan/ upaya
Puskesmas untuk memastikan kelanjutan, kesesuain, kecukupan dan
efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
 PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
Dipimpin Penanggung
Jawab Mutu

Dengan koordinasi dan

kehadiran Kepala
Puskesmas
Mekanisme Pengendalian Untuk Memastikan Keterlaksanaan Perencanaan Dan
Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Hasil Monitoring Dan Evaluasi
Ir.02
 OUPUT
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

Keputusan dan Tindakan yang berhubungan dengan :

1. Peningkatan efektifitas tata Kelola mutu dampelayanan
2. Peningkatan pelayanan terkait persyaratan pelanggan
3. Identifikasi perubahan yang diperlukan
4. Penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk
peningkatan tata Kelola mutu

Ir.02
 OUTLINE MATERI

1 PENDAHULUAN

2 LANGKAH-LANGKAH STUDY

PERTEMUAN TINJAUAN
3 MANAGEMEN

4 PEMBELAJARAN

Ir.02
 PEMBELAJARAN

1. Agen perubahan
2. Fokus pada upaya uji coba yang dilakukan
3. Sabar karena membutuhkan waktu
4. Lakukan validasi masalah segera
5. Menyusun metodologi untuk mengukur
hasil
6. Membangun pemahaman yang sama
7. Inovasi tidak sama seperti hak milik

Ir.02
Ir.02
 TAHAP KE 4 – ACT (A)
(SIKLUS PENINGKATAN MUTU)

WORKSOP TATA KELOLA MUTU

DIREKTORAT MUTU & AKREDITASI PELAYANAN KESEHATAN
OUTLINE MATERI

1 PENDAHULUAN

2
STANDARISASI
3
LANGKAH
4 SELANJUTNYA
 AKSI (ACT/A)

PERUBAHAN APA YANG TERJADI

APA LANGKAH SELANJUTNYA

Ir.02
 PENGERTIAN

Tindak lanjut sesuai

kesimpulan hasil study
dengan menyusun
kembali perencanaan
(Plan) sebagai siklus
berkesinambungan

Ir.02
 LANGKAH-LANGKAH
DALAM TAHAP ACT

LANGKAH
SELANJUTNYA

STANDARISASI HASIL
PERBAIKAN
2
1
OUTLINE MATERI

1 PENDAHULUAN

2
STANDARISASI
3
LANGKAH
4 SELANJUTNYA
 LANGKAH STANDARISASI
HASIL PERBAIKAN
1 3 5
GAMBARKAN MODIFIKASI BANGUN RENCANA
PROSES STANDAR, UNTUK
DALAM PROSEDUR, MENDUKUNG
FLOWCHART PERUBAHAN
TARGET,
KEBIJAKAN

2 4
DISKUSIKAN
DISKUSIKAN
RENCANA
DENGAN TIM UNTUK PERUBAHAN DAN
MELIHAT DAMPAK SOSIALISASIKAN
POSITIF DI UNIT KEPADA SELURUH
LAIN STAF PUSKESMAS

DOKUMENTASIKAN

ir.02
OUTLINE MATERI

1 PENDAHULUAN

2
STANDARISASI
3
LANGKAH
4 SELANJUTNYA
 TINDAK LANJUT

BERHASIL
ADA
KELEMAHAN GAGAL

RENCANA
STANDARISASIKAN PERBAIKAN BUAT SOLUSII
BARU
Ir.02
UPAYA MENJAGA MUTU SECARA
BERKESINAMBUNGAN (CQI)
MELALUI PDSA DI PUSKESMAS
 KERANGKA KONSEP IMPLEMENTASI TKM DI PUSKESMAS

•PENGUMPULAN DATA • LAKUKAN PILOT

•TETAPKAN TUJUAN PROJECT
•IDENTIFIKASI AKAR
PENYEBAB MASALAH
•DOKUMENTASIKAN
HASIL UJI COBA
•RENCANAKAN PEMECAHAN
MASALAH •LAKUKAN ANALISA
DATA
PRODUK
KOMITMEN
LAYANAN
KEPEMIMPINAN PLAN DO KESEHATAN
PENGORGANISASIAN YANG
BERMUTU
BUDAYA MUTU

ACT STUDY •ANALISA DATA

•BANDINGKAN HASIL UJI COBA
• STANDARISASI UNTUK DENGAN TARGET /TUJUAN UJI
DIREPLIKASI JIKA HASIL COBA
UJI COBA DITERIMA •BUAT KESIMPULAN
•JIKA HASIL UJI COBA •LAKUKAN PEMANTAUAN,
DITOLAK MAKA KEMBALI PENGENDALIAN DAN
PENILAIAN (AITM)
KE PLAN UNTUK
•PEMBELAJARAN (LESSON
MEMBUAT RENCANA LEARN)
PERBAIKAN YANG BARU

OUTPUT

INPUT
PROSES
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA
Kepala Puskesmas X bersama PJ. Mutu dan Tim Mutu Internal
PLAN Puskesmas melakukan evaluasi kinerja mutu. Mereka melakukan
evaluasi kinerja mutu dengan melakukan analisis hasil survei dan
LANGKAH PERTAMA :
IDENTIFIKASI HASIL PENYELENGGARAAN UPAYA masukan pengguna jasa melalui media social, termasuk adanya
PUSKESMAS & MASUKAN /UMPAN BALIK PELANGGAN complain langsung dari masyarakat terhadap pelayanan
(LIHAT DATA2 KINERJA MUTU) kesehatan di Puskesmas tersebut

Nilai Makna Nilai Makna

1. Pasien menumpuk di loket pendaftaran, Farmasi, dan ruang
1 Sangat tidak penting 6 Cukup penting
pemeriksaan
2 Tidak Penting 7 Penting
2. Jumlah kunjungan yang cukup banyak sedangkan ruang tunggu kurang
3 Kurang penting 8 Penting sekali
memadai
4 Tidak begitu penting 9 Sangat penting
3. Lamanya waktu tunggu pasien di Farmasi dalam pengambilan obat
5 Agak penting 10 Sangat penting sekali
4. Di bagian laboratorium tidak ada ruang tunggu untuk pasien yang
mengantri mendapat pelayanan laboratorium
5. Lamanya waktu tunggu pasien mulai dari pendaftaran sampai pasien
mendapat obat yaitu sekitar dua jam
Nomor Pendapat petugas kesehatan JML
masalah A B C D E F G H I J
Untuk memiliki masalah pelayanan yang dianggap paling
Masalah 1 7 5 8 7 8 6 6 7 7 8 69
Masalah 2 6 6 5 8 7 5 4 4 3 6 54 penting untuk segera diperbaiki, dilakukan skala prioritas
Masalah 3 7 8 6 8 7 8 9 8 7 8 76 permasalahan yang sudah berhasil diidentifikasi dengan
Masalah 4 5 6 7 5 4 5 7 7 6 8 60
proses pemberian nilai terhadap masalah yang ada oleh
Masalah 5 7 4 5 7 8 7 5 8 6 8 65
petugas kesehatan.
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA
LANGKAH KEDUA :
DESKRIPSIKAN PROSES PENYELENGGARAAN
PELAYANAN YG BERJALAN SAAT INI
Setiap anggota FKTP membuat gambaran tentang proses
yang selama ini dilakukan dalam memberikan pelayanan
kepada pasien. Masing-masing bagian di FKTP
menggambarkan proses yang mereka lakukan dalam bentuk
flowchart kegiatan pelayanan kesehatan mulai dari input –
proses – output. Kadang selama ini kita melakukan
pekerjaan tanpa standar/ketentuan alur yang jelas, sehingga
ketika flowchart dibuat kita menyadari bahwa kita bisa
meningkatkan atau bahkan mengubah proses yang selama
ini berjalan untuk meningkatkan kualitas pelayanan
kesehatan.
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA

Berdasarkan pembobotan masalah yang ada di

Puskesmas didapatkan hasil bahwa “lamanya waktu
tunggu pasien di Farmasi” sebagai prioritas

LANGKAH KETIGA :
PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS UNTUK
MENENTUKAN GAP MASALAH
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA

LANGKAH KEEMPAT :
FOKUS PADA PELUANG PENINGKATAN MUTU

Petugas kesehatan di Puskesmas “X” memilih masalah prioritas

untuk diperbaiki sebagai upaya peningkatan mutu, yaitu :

“MENURUNKAN LAMA WAKTU TUNGGU DI

TARGET FARMASI dari 30 MENIT MENJADI 20 MENIT DI
PUSKESMAS “X

“MENINGKATKAN KEPUASAN PASIEN DALAM

TUJUAN
WAKTU TUNGGU PENERIMAAN OBAT”
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA
LANGKAH KELIMA :
ANALISIS AKAR MASALAH

Berdasarkan pembobotan masalah yang ada di Puskesmas didapatkan hasil bahwa “lamanya waktu tunggu
pasien di Farmasi” sebagai masalah yang dianggap prioritas untuk diperbaiki.

Dari permasalahan waktu tunggu pasien di Farmasi Puskesmas “X”, dilakukan penelusuran akar penyebab
masalah. Hal ini dilakukan dengan metode Fishborne Diagram atau yang juga dikenal dengan Diagram
Ishikawa.
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA

SETELAH DIKETAHUI AKAR PERMASALAHAN PENYEBAB LAMANYA

WAKTU TUNGGU PASIEN DI FARMASI PUSKESMAS “X”, TIM
PENINGKATAN MUTU SELANJUTNYA MENCARI BEBERAPA SOLUSI
LANGKAH KEENAM: SEBAGAI RENCANA PERBAIKAN MASALAH, YAITU:
MENCARI DAN MEMILIH PENYELESAIAN
MASALAH

KLASIFIKASI MANFFAT YG
MASALAH RENCANA PERBAIKAN PIC WAKTU BIAYA
PENYEBAB DIPEROLEH

Kurangnya pengetahuan Memberikan pelatihan kepada

MANUSIA
petugas Farmasi
Tidak ada SOP
METODE
Susunan obat tidak teratur
Loket hanya satu
Kaca loket tidak transparan
SARANA
Tidak tersedia nomor urut
Kemasan obat tidak
lengkap
petugas tentang pengelolaan obat
Pembuatan dan sosialisasi SOP
Penyusunan ulang tata kelola obat
Pemisahan loket penerimaan resep
dan penyerahan obat
Mengganti kaca loket menjadi
transparan
Pemberian nomor urut pasien
Pengadaan etiket dan label obat
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA
SETELAH MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN, TIM PENINGKATAN
DO (PELAKSANAAN) MUTU PUSKESMAS MEMBUAT PETA PELAKSANAAN PILOT
PROJECT (UJI COBA) UNTUK DIIMPLEMENTASIKAN DI
LANGKAH KETUJUH:
MEMETAKAN PILOT PROJECT (UJI COBA)
PUSKESMAS. PEMETAAN UJI COBA INI DILAKUKAN DENGAN
MENENTUKAN BENTUK PERBAIKAN, ESTIMASI BIAYA, WAKTU
PELAKSANAAN, DAN NAMA PENANGGUNG JAWAB

Rencana perbaikan WAKTU & TEMPAT BIAYA PENANGGUNG JAWAB

Memberikan pelatihan kepada petugas tentang 4 Januari 2018 di Puskesmas Rp.120.000,- dr. Yulianita
pengelolaan obat
27 Desember 2004 – 4 Feb Rp.100.000,- drg. Nani Wahyuning
Pembuatan dan sosialisasi SOP 2018 di Puskesmas
Penyusunan ulang tata kelola obat 5 Januari 2018 di Puskesmas Rp.0,- Marta
Pemisahan loket penerimaan resep dan 27 Desember 2017 Rp. 150.000,- Novi
penyerahan obat
Mengganti kaca loket menjadi transparan 27 Desember 2017 Rp.300.000,- Susi
Pemberian nomor urut pasien 27 Desember 2017 Rp. 200.000,- Misnani
Pengadaan etiket dan label obat 27 Desember 2017 Rp.56.000,- Marta
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA

PELAKSANAAN KEGIATAN PILOT PROJECT(UJI COBA) SELAMA

KURANG LEBIH 3 BULAN (JANUARI 2020 – MARET 2020)
DO (PELAKSANAAN)
LANGKAH DELEPAN
IMPLEMENTASI PILOT PROJECT (UJI COBA) 1. LAKUKAN PENGUKURAN DAN PEMANTUAN SELAMA
IMPLEMENTASI UJI COBA.
2. LAKUKAN DETEKSI SETIAP PENYIMPANGAN
3. LAKUKAN DOKUMENTASI & VERIFIKASI SETIAP TINDAKAN

%
Kebutuhan Baseline Kinerja selama
TAHAP PROSES Peningkatan Kesimpulan
pelanggan Kinerja Awal Uji Coba
Kinerja
I
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA

STUDI (EVALUASI HASIL)

LANGKAH KESEMBILAN:
EVALUASI HASIL

Tim melakukan evaluasi terhadap hasil perbaikan yang dilakukan setelah

dilakukan uji coba selama kurang lebih 3 bulan.
Dari hasil evaluasi tersebut didapatkan hal-hal berikut:
1. Tidak lagi terjadi penumpukan pasien di depan loket Farmasi baik untuk
pemberian resep maupun pengambilan obat
2. Petugas sudah lebih mudah mencari obat sehingga pelayanan lebih cepat
3. Proses pelayanan obat sudah berjalan sesuai SOP dimana alur resep berjalan
satu arah First In First Out (FIFO)
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA
STUDI (EVALUASI HASIL)
LANGKAH KESEPULUH:
BUAT KESIMPULAN

Dari pemantauan tim perbaikan mutu Puskesmas diketahui bahwa ternyata pelayanan obat di Farmasi
dengan menggunakan metode satu arah menjadi faktor paling dominan dalam perbaikan mengurangi
waktu tunggu pasien di Farmasi. Dimana pasien yang pertama kali datang memberikan resep obat ke
Farmasi adalah pasien yang lebih dahulu dilayani dan menerima obat sehingga penumpukan pasien
dapat dihindari
 CONTOH IMPLEMENTASI KONSEP PDSA
ACT (AKSI)
LANGKAH KESEBELAS : STANDARISASI PERUBAHAN
Aksi artinya melakukan evaluasi total terhadap tujuan dan proses serta menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah
kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Tahap aksi ini sangat penting artinya
sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya. Di tahap ini kita melakukan apa yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan
positif dalam proses keseharian pelayanan pasien sampai pada akhirnya kita bisa melakukan peningkatan dan/atau perbaikan dalam pelayanan
kesehatan.

Setelah uji coba dilakukan, buat standarisasi perubahan dengan cara:

• Gambarkan proses baru dalam flowchart yang jelas dan mudah dipahami
• Diskusikan dengan orang-orang yang terlibat dalam proses standarisasi untuk mempertimbangkan bagian lain yang mungkin akan mendapat
dampak positif dari perubahan yang akan dilakukan
• Modifikasi standar, prosedur, kebijakan, capaian/target, untuk menggambarkan proses perubahan
• Diskusikan dengan semua staf FKTP tentang rencana perubahan
• Berikan penjelasan dan pelatihan kepada staf sesuai kebutuhan untuk melakukan perubahan di FKTP
• Bangun rencana untuk mendukung orang-orang agar mau berubah, mulai dari fasilitas dan lingkungan kerja di FKTP
• Dokumentasikan setiap tahap proses perubahan sehingga dapat dijadikan lesson kearn untuk senior manager atau FKTP lain

MISALNYA DALAM CONTOH KASUS DI ATAS, HASIL IMPLEMENTASI YANG ADA DAPAT DIAJUKAN UNTUK MEMBUAT SK KEPALA
PUSKESMAS SEHINGGA MENJADI LANDASAN PETUGAS PUSKESMAS UNTUK BERANI MENGAMBIL TINDAKAN TERHADAP
PELAYANAN KEPADA PASIEN.
14