Arsip

Elektronik Kepegawaian
Arsip Elektronik Kepegawaian (ARIN), adalah aplikasi yang digunakan
untuk mengelola arsip kepegawaian elektronik pada Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Bengkulu.

Buku Panduan
Buku panduan ini merupakan panduan penggunaan aplikasi ARIN

berdasarkan kategori pengguna, sehingga penjelasan, panduan,
kewenangan dan fitur aplikasi ARIN dalam buku ini dijelaskan
berdasarkan masing-masing kategori pengguna. Aplikasi Arsip Elektronik Kepegawaian
Kontak Kami
Informasi lebih lengkap tentang pemanfaatan ARIN dapat
menghubungi :

Kantor : Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Bengkulu Jl.

Pembangunan No.1, Kota Bengkulu.
Phone : (0736) 27795
Email : sekretariat@bkd.bengkuluprov.go.id
Web : http://bkd.bengkuluprov.go.id

Video Panduan
Video panduan penggunaan aplikasi ARIN dapat diakses melalui
tautan berikut,
https://s.id/arinbkd

atau scan qrcode berikut untuk membuka otomatis tautan video. BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI BENGKULU

Badan Kepegawaian Daerah

Provinsi Bengkulu
Daftar Isi Overview
Daftar Isi ......................................................................................................................... 1 Tentang ARIN
Overview ........................................................................................................................ 2 Aplikasi Arsip Elektronik Kepegawaian (ARIN) adalah aplikasi
yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik kepegawaian pada
Tentang ARIN .......................................................................................................... 2 Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Bengkulu (BKD Provinsi
Bengkulu), persiapan pembangunan aplikasi ini telah dimulai dari
Pembagian Hak Akses .......................................................................................... 3 tahun dua ribu tujuh belas, kemudian baru direalisasikan pada tahun
dua ribu delapan belas. ARIN sendiri dikembangkan menggunakan
Bagian I : Panduan Arsiparis ................................................................................. 4
SeedDMS yaitu sebuah sistem manajemen dokumen yang berlisensi
1.1. Kewenangan Arsiparis ................................................................................ 4 sumber terbuka(Open Source), sehingga tidak memerlukan biaya
pembelian lisensi dalam pembangunan, pengembangan dan
2.2. Upload dan Pengaturan Dokument ....................................................... 4 penggunaanya, dan menghemat banyak anggaran pembangunan dan
pengembanganya. Aplikasi ini berbasis web based sehingga mudah
Bagian II : Panduan Operator ............................................................................ 11 diakses diberbagai device, baik komputer (desktop) maupun perangkat
bergerak (mobile device).
2.1. Kewenangan Arsiparis ............................................................................ 11
Pembangunan ARIN diinisiasi oleh Sub Bidang Data, Informasi
2.2. Akses Arsip .................................................................................................. 11
dan Arsip pada Bidang Pengadaan, Pemberhentian dan Informasi
Kepegawaian (PPIK) BKD Provinsi Bengkulu. ARIN dimaksudkan
Bagian III : Panduan Pegawai ............................................................................ 13
sebagai salah satu solusi alternatif, dalam permasalahan manjemen
3.1. Kewenangan Pegawai ............................................................................. 13 arsip kepegawaian BKD Provinsi Bengkulu untuk mengelola arsip fisik
kepegawaian dengan keterbatasan infrastruktur pendukung dan SDM
3.2. Akses Arsip Pribadi .................................................................................. 13 pengelolanya, seperti keterbatasan rak arsip fisik, ruang penyimpanan
arsip fisik, dan Arsiparis yang mampu memanfaatkan perangkat
Bagian IV : Panduan Admin ................................................................................ 16
komputer untuk mengelola dan memanajemen arsip kepegawaian.
Dengan ARIN, arsip fisik yang telah direkam menjadi arsip
4.1. Kewenangan Admin ................................................................................. 16
digital/elektronik dapat dikelola tanpa batasan ruang dan rak
4.2. Seting dan fitur admin ............................................................................ 16 penyimpanan fisik, sehingga mudah diatur , dikelola dan diakses.
 Bagian I :
Buku panduan ini memuat panduan operasional aplikasi
ARIN, berdasarkan kategori pengguna, penjelasan, panduan,
kewenangan dan fitur aplikasi ARIN dalam buku ini dijelaskan
berdasarkan masing-masing kategori pengguna. Buku ini merupakan
Edisi revisi dari edisi sebelumnya, perubahan dan pembaruan buku Panduan Arsiparis
panduan ini dapat diunduh melalui website BKD Provinsi Bengkulu
pada tautan berikut http://bkd.bengkuluprov.go.id.
1. Kewenangan Arsiparis
Pembagian hak akses Arsiparis adalah tipe user yang memiliki kewenangan untuk
Pada aplikasi ARIN hak akses terhadap pengunaan aplikasi dan arsip mengatur arsip, dari proses upload arsip, input keterangan, kata kunci
dibagi menjadi empat kategori pengguna : (keyword) dan kategori dari arsip. Sebagai standar dari pengelolaan
arsip pada ARIN BKD Provinsi Bengkulu untuk nama ARSIP
1. Arsiparis. menggunakan format sebagai berikut :
Arsiparis memiliki kewenangan dalam pengaturan arsip,
menambhakan, menghapus folder arsip, upload,
mengolongkan dan menghapus arsip. NIP_NAMA_DOKOMENT_NAMA_SUB_DOKUMENT_TAHUN_DOKUMENT.pdf

2. Operator. Contoh : 19850101201011005_SK_PANGKAT_2010.pdf

Operator memilki kewenangan untuk mengakses folder

tertentu, atau group folder arsip tertentu yang diberikan oleh
admin. nama arsip harus menggunakan huruf kapital dan format
penyimpanan arsip menggunakan format pdf (portabel document
3. Pegawai
format).
Sedangkan Pegawai hanya dapat mengakses arsip pribadi
mereka.

4. Admin 2. Upload dan Pengaturan Dokument

Memiliki semua kewenangan yang dimiliki pengguna,
kemudian dapat membuat user, memberikan, dan menghapus Sebelum arsip di upload perlu disiapkan dahulu susunan folder dan
kewenangan dari semua pengguna, juga memiliki akses untuk subfolder sesuai urutan jenis dan kategori arsip, agar mudah untuk
mengatur seting dari aplikasi. dicari kembali nantinya dan lebih rapi dalam pengelolaannya. Susunan
tersebut menjadi standar baku yang diterapkan pada ARIN, sehingga
sebelum arsip di upload untuk masing-masing PNS dibuatkan terlebih
dahulu susunan folder dan subfoldernya. Susunan Folder dan
subfolder tersebut ditunjukan pada gambar 1.1 berikut.


Gambar 1.1 : Susunan folder dan subfolder

Video cara membuat folder dan subfolder pada aplikasi ARIN dapat
dilihat pada tautan berikut,

https://youtu.be/Rk0mgxCS-8A

atau scan qrcode berikut untuk membuka otomatis tautan video.


Kemudian arsip yang telah discan dapat diupload arsiparis kedalam
kategori folder yang sesuai dengan arsip tersebut, untuk mengupload
file buka folder yang sesuai dengan katergori arsip, kemudian
dokument yang akan diupload dapat ditarik dan dilepaskan (drag and
drop) langsung ke area Fast upload, seperti yang diilustrasikan pada
gambar 1.2.

Gambar 1.3 : Upload arsip

Video cara mengupload arsip yang telah discan ke aplikasi ARIN dapat
dilihat pada tautan berikut,

https://youtu.be/zSx2_FBJ_VE

atau scan qrcode berikut untuk membuka otomatis tautan video.

Gambar 1.2 : Upload arsip

Untuk memberikan keterangan dokument klik tombol edit document.

Kemudian arsiparis dapat memasukan keterangan dari arsip yang
diperlukan, seperti nama dokument, keyword, categories, seperti
diilustrasikan pada gambar 1.3. Ada banyak atribut keterangan yang

disediakan, namun untu saat ini yang wajib diisi adalah :
1. Nama (kolom atribut keterangan ini diisi dengan NIP dari PNS
yang memiliki arsip tersebut).

2. Comment (kolom ini diisi dengan nama lengkap tanpa gelas

dari PNS yang memiliki arsip tersebut).

3. Keyword (kolom ini diisi dengan NIP dan nama document,

antar keyword dipisahkan dengan tanda baca koma “,”
contoh : 198809232010011004, SK CPNS 2010 .
 Bagian II :
bagian atas tengah dashboard untuk mencari arsip dengan kata kunci
tertentu yang dinginkan, atau dapat langsung klik folder dari arsip
yang dilisting pada bagian kiri dashboard.

Panduan Operator
1. Kewenangan Operator
Operator memiliki kewenangan untuk mengakses dan membaca
seluruh arsip tapi tidak dapat melakukan perubahan (edit) , upload
dab hapus arsip.

2. Akses Arsip
Untuk mengakses arsip operator dapat masuk ke dashboard dengan Gambar 2.2 : Upload arsip
melakukan login terlebih dahulu pada halaman login Arin dengan
Operator dapat melihat arsip secara online dengan klik pada folder
mengakses alamat URL berikut http://arin.bengkuluprov.go.id/seed,
yang ingin dilihat secara online kemudian klik “view online” dari arsip
seperti yang di ilustrasikan pada gambar 2.1.
yang ingin dilihat. Seperti yang di ilustrasikan gambar 2.3.

Gambar 2.1 : Halaman login

Kemudian akan tampil dashboard seperti yang di ilustrasikan pada
gambar 2.2. Operator dapat mengunakan fungsi search yang ada Gambar 2.3 : Melihat arsip
 Bagian III :
Panduan Pegawai
1. Kewenangan Pegawai
Pegawai hanya dapat mengakses dan membaca arsip pribadinya
tanpa kewenangan untuk melakukan perubahan (edit) terhadap arsip
tersebut. Arsip pribadi yang dimaksud adalah arsip milik pegawai yang
bersangkutan dan telah diupload oleh ariparis kedalam ARIN.

Saat ini setiap pegawai belum diberikan kewenangan untuk Gambar 3.1 : Akses arsip pribadi
mengupload arsip pribadi mereka masing-masing, karna masih perlu
Untuk melihat arsip secara online pegawai dapat mengklik pada folder
ditetapkan dan disusun regulasi standarisasi arsip yang boleh di
yang ingin di lihat secara online kemudian klik “view online” dari arsip
upload dan layak untuk menjadi arsip elektronik, sehingga pegawai yang ingin dilihat. Seperti yang di ilustrasikan gambar 3.2
dapat mengikuti standar dari arsip pribadi mereka yang ingin mereka
uploadkan.

2. Akses Arsip Pribadi

Untuk mengakses arsip pribadi pegawai dapat masuk ke dashboard
dengan melakukan login terlebih dahulu pada halaman login Arin
dengan mengakses alamat URL berikut.

http://arin.bengkuluprov.go.id/seed
Kemudian pegawai dapat mengakses arsip pribadi mereka melalui
dashboard, pada dashboard pegawai hanya akan ditampilkan seluruh
file dan folder arsip pribadi pegawai tersebut. Untuk memudahkan

pencarian arsip pribadi pegawai dapat menggunakan kolom Search
untuk mencari arsip spesifik, seperti yang di ilustrasikan pada gambar Gambar 3.2 : Melihat arsip pribadi
3.1.
 Bagian IV :
Video cara melihat arsip yang telah diupload ke aplikasi ARIN dapat
dilihat pada tautan berikut,

Panduan Admin
https://youtu.be/K7nayBHj6AM

atau scan qrcode berikut untuk membuka otomatis tautan video.

1. Kewenangan Admin
Admin adalah tipe user yang memiliki semua kewenangan dari setiap
tipe user, dapat melakukan seting dari alplikasi ARIN dan mengakses
fitur admin-tool .

2. Seting Aplikasi dan fitur admin-tool

Untuk mengakses menu seting dan admin tool, admin dapat mengklik
menu admin-tool pada menu utama di dashboard, seperti yang di
ilustrasikan pada gambar 4.1.




Gambar 4.1 : Halaman login


Seting aplikasi ARIN dilakukan denan cara mengklik icon seting pada
dashboard admin-tool, kemudian akan ditampilkan setingan yang

dapat dirubah oleh admin, seperti yang di ilustrasikan pada gambar
4.2.

Gambar 4.3 : User dan group user

3. Calendar, fitur ini memungkinkan admin untuk melihat

Gambar 4.2 : Halaman login catatan perubahan setiap arsip berdasarkan tanggal
dilaksanakanya, data ditampilkan dalam bentuk kalender,
setingan yang dapat dilakukan oleh admin antaralain, seperti nama sehingga mudah dipahami. Tampilan fitur content overview di
dari situs, catatan footer, bahasa yang dapat digunakan, tema ilustrasikan pada gambar 4.5.
tampilan, lebar dari pratampilan(preview) file arsip, dan beberapa

opsi lainya.
1. Pengelolaan User dan Group user, fitur ini dapat digunakan
oleh admin untuk mengatur, mebuat, menghapus dan

mengelola user yang dapat mengakses aplikasi ARIN,
tampilan fitur user dan group user di ilustrasikan pada
gambar 4.3

2. Pengelolaan konten (content overview), fitur ini dapat
digunakan oleh admin untuk melihat secara kesulurahn arsip
yang ada dan hak akses dari masing-masing user terhadap

arsip file arsip tersebut, tampilan fitur content overview di
ilustrasikan pada gambar 4.4
Gambar 4.4 : Content overview
 namun fitur ini masih belum dapat dipergunakan maksimal,
karna saat ini masih dalam pengembangan. Tampilan fitur ini
ilustrasikan pada gambar 4.7.









Gambar 4.5 : Calendar

4. Statistik, fitur ini memungkinkan admin untuk melihat
statistik dari pengelolaan arsip paad aplikasi ARIn, data
ditampilkan dalam bentuk diagram dan di bgai dalam
beberapa kategori, sehingga mudah dipahami dan sistematis.

Tampilan fitur ini ilustrasikan pada gambar 4.6.
Gambar 4.7 : Workflow








Gambar 4.6 : Akses arsip

5. Pengelolaan alur kerja(workflow), fitur ini memberikan
keleleuasaan arsip bila suatu saat diperlukan perubahan alur
atau aturan baru dalam pengaksesan dan pengelolaan arsip,
admin hanya perlu mendeskripsikanya dalam diagram alur
kerja sehingga, sistem tidak perlu lagi dibangun lagi dari awal,