MAKALAH

FILE DATABASE , STRUCTURED TABLE, QUERY UNTUK SIKLUS

PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Disusun Oleh :
1. Karlina (43217110026)
2. Icha Faryanti (43217110034)
3. Ilman Fani Nafian S P (43217110121)
4. Fuji Astari Nurjanah (43217110163)

Dosen:
Rona Tumiur Mauli C. Simorangkir, SE., MM
JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2019
FILE, DATABASE, STRUCTURED TABLE, QUERY UNTUK SIKLUS
PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
Tingkat Kemampuan Menyiapkan Data Relasional untuk Transaksi Siklus
Pendapatan & Pengeluaran
Sejalan dengan perkembangan usaha bisnis yang semakin meningkat,
menyebabkan peran teknologi komputer menjadi semakin penting di dalam
lingkungan usaha. Setiap usaha dalam menjalankan aktifitas bisnisnya tidak perlu
lagi mengalami kesulitan. Melalui program-program yang disediakan di dalam
komputer, data-data yang dibutuhkan dapat dioperasikan dan dikelola secara
otomatis, cepat dan akurat sehingga menghasilkan informasi yang terpercaya.
Pada dasarnya sistem informasi akuntansi dirancang untuk menghasilkan
informasi yang membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Di dalam
sistem informasi akuntansi terdapat 5 (lima) siklus transaksi (Romney dan Steibart,
2006:29). Yang akan dibahas pada kali ini adalah siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran.
Siklus pendapatan ini terdiri dari penerimaan barang dan jasa kepada
pelanggan, penagihan kepada pelanggan, dan penerimaan kas (Krismiaji 2002:269).
Sedangkan siklus pengeluaran terdiri dari pembelian, penerimaan barang,
pencatatan utang, dan pelunasan utang, serta pengeluaran kas (Krismiaji 2002:319)
Dalam proses pencatatan pendapatan dan pengeluaran secara
terkomputerisasi maka diperlukan Database yang baik. Database ini digunakan
untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan proses transaksi yang
dilakukan perusahaan yang dapat menghasilkan informasi yang baik dan berguna
untuk pengelolaan perusahaan.
Sebelum membuat sebuah sistem, diperlukan perancangan Database terlebih
dahulu. Pentingnya perancangan Database supaya memudahkan dalam kegiatan
aktivitas dan mengurangi risiko kesalahan yang terdapat dalam siklus pendapatan
dan pengeluaran.
SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke
para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan
tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian
penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan
sampai denganpenerimaan kas.
SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan

pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas
barang dan jasa yang dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian
bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang
merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat
kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan
barang,pencatatan utang dan pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat
transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem
pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan
sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak

internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar
dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah
siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem
produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan
barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke
siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan
laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram
konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.
Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer.
Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan
datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan
diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.

Ms. Access sebagai Media Aplikasi Pencatatan secara Terkomputerisasi

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah
sebuah program aplikasi basis data komputerrelasional yang ditujukan untuk
kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan
anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft
Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin
basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan
tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft
Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database,
atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi
yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi
objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman
berorientasi objek.

Database, Kumpulan arsip data berbentuk table yang saling berkaitan untuk
menghasilkan informasi. Kumpulan data yang dipakai atau ada dalam suatu lingkup
tertentu, misalkan instansi, perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu.
Table, Adalah objek utama dalam Access yang digunakan untuk tempat menyimpan
data yang akan diolah dalam format baris dan kolom dan merupakan komponen
terpenting dalam database.Bentuk dasar table itu sendiri terdiri dari field atau disebut
column dan record disebut juga baris (row).
Query, Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database yang
telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language
(SQL).Merupakan inti dari suatu database, yang dapat melakukan fungsi yang
berbeda. Fungsi query pada umumnya adalah untuk mengambil data tertentu pada
table. Data yang diinginkan biasanya tersebar pada beberapa table, dengan query
dapat ditampilkan dengan satu datasheet tanggal. Jika tidak ingin ditampilkan
langsung secara keseluruhan bisa ditambahkan criteria untuk memfilter data yang
ingin ditampilkan. Query biasa juga digunakan sebagai sumber data bagi form dan
report.

Query dibedakan menjadi 2 jenis dasar yaitu :

 Select Query

Hanya mengambil data dan menyiapkannya agar dapat digunakan untuk

ditampilkan dilayar, dicetak ataupun disalin di clipboard.

 Action Query

Action query seperti namanya akan melakukan apapun pada data seperti
membuat table baru, menambahkan data table yg telah ada mengupdate data
ataupun menghapus data.
 Cara membuat file database
Start – Ms Access – Blank Database

Kemudian buat nama file – pilih folder penyimpanan - Create

 Cara membuat master Barang

Klik kanan pada tab “Table 1” – Design View–Berikan nama table – Kemudian isi
field / detail – simpan
 Field Entitas Master Barang

Isi data barang seperti contoh di bawah ini:

Entitas master barang

Hal serupa bisa dilakukan untuk membuat field penjualan, entitas penjualan,
field pembelian, entitas pembelian, table pelanggan, table pemasok, dan table
karyawan.
Field penjualan diantaranya: Field pembelian diantaranya:
- No Invoice - No. Invoice
- Tanggal Invoice - Tanggal Invoice
- Kode Pelanggan - Kode Pemasok
- Nama Pelanggan - Nama Pemasok
- Total invoice - Total invoice

FILE
Jenis file & fungsinya :

1. File System

Beberapa ekstensi dalam file sistem diantaranya adalah sys, com, bak, bat, tmp, dan
exe. File sistem ini berfungsi untuk menjalankan program di dalam komputer sesuai
dengan peruntukkannya, dan juga menjalankan berbagai aplikasi yang diinstal ke
dalam komputer.

2. File Video
Beberapa ekstensi pada file video adalah mpg, wmv, mp4, 3gp, avi, flv, KV. Masing-
masing ekstensi ini menunjukkan bahwa masing-masing video memiliki jenis
pemutar yang berbeda.

Tidak semua jenis video dapat diputar dengan software yang biasanya terinstal di
dalam komputer. Ada beberapa jenis video yang hanya bisa diputar dengan software
tertentu.

3. File Dokumen

Beberapa ekstensi pada file dokumen diantaranya adalah doc, odt, doc, xls, ods,
pdf, ppt, txt. Masing-masing ekstensi tersebut menunjukkan jenis file dokumennya,
dan hanya bisa dibuka jika di dalam komputer terinstal software atau aplikasi yang
sesuai.

4. File Gambar

Beberapa ekstensi file gambar diantaranya adalah jpg, jpeg, png, gif, tif, dan lain-
lain. Pada umumnya gambar yang dihasilkan oleh kamera digital ataupun kamera
manual akan berekstensi jpg atau jpeg.

Gambar berekstensi tif, png, dan lainnya biasanya hasil penyimpanan dari software
tertentu, misalnya Photoshop, CorelDraw, AutoCad, dan lain-lain.

5. File Suara

Beberapa ekstensi file suara diantaranya adalah wav, mp3, midi, dan rm. Sama
halnya dengan file komputer lainnya, tidak semua file suara dapat dibukan dengan
satu aplikasi.

DATABASE

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelolan dan memanggil database

disebut dengan sistem database management system.
Fungsi Database

 Mengelompokkan data dan informasi sehingga lebih mudah dimengerti

 Mencegah terjadinya duplikat data maupun inkonsistensi data
 Mempermudah proses penyimpanan, akses, pembaharuan, dan
menghapus data.
 Menjaga kualitas data dan informasi yang diakses sesuai dengan yang di-
input.
 Membantu proses penyimpanan data yang besar
 Membantu meningkatkan kinerja aplikasi yang membutuhkan
penyimpanan data

TABEL

Untuk membuat tabel di Microsoft access ada 3 cara ,yaitu :

1. Create table in design view
2. Create table by using wizard
3. Create table by entering data
Table terdiri atas :
a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati
bagian baris.