Modul Pengabdian Kepada Masyarakat
Modul Pengabdian Kepada Masyarakat
Dosen Pembimbing:
WILMA CORDELIA IZAAK, S.E., M.M. Prodi Manajemen
NIDN. 0720108302
Disusun Oleh:
i
Halaman Pengesahan
i
Mengetahui,
Ka. LPPM
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT
atas segala rahmat serta hidayahnya sehingga bisa menyelesaikan
penulisan modul tepat pada waktunya. Penulis juga mengucapkan
terimakasih Ibu Wilma Cordelia Izaak, SE, MM. selaku
pembimbing yang telah memberikan bantuan, arahan, semangat
serta motivasi selama penulisan modul berlangsung. Terimakasih
juga penulis ucapkan kepada kedua orang tua penulis yang telah
memberikan semangat dan doa demi kelancaran penulisan modul.
Modul Implementasi Pengembangan Profesional Soft Skill Bangkit
Academy 2022 ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada
pembaca mengenai apa saja pengembangan soft skill yang harus
dimiliki seseorang untuk menjadi professional. Modul ini akan
disampaikan melalui zoom dengan target audience sebanyak
minimal 50 peserta. Modul ini ditujukan untuk mahasiswa dan
masyarakat umum yang ingin mengembangkan profesionalitas diri.
Penulis menyadari bahwa terdapat ketidaksempurnaan dalam
penulisan maupun materi yang terkandung dalam modul ini. Maka
dari itu, penulis sangat berlapang dada menerima berbagai
masukan yang dapat meyempurnakan modul ini. Penulis
mengharapkan materi yang terkandung dalam modul ini dapat
bermanfaat bagi masyarakat luas akan pentingnya Softskill.
Penulis.
iii
DAFTAR ISI
iv
2.3.3 Solve The Root Cause .............................................. 28
2.4 Professional Communications ..................................... 29
2.4.1 Achieving Effective Communications ...................... 30
2.4.2 Action Speaks Louder Than Words .......................... 32
2.4.3 Social Style.............................................................. 34
3. Penutup .......................................................................... 37
3.1 Kesimpulan ................................................................. 37
3.2 Saran .......................................................................... 37
DAFTAR PUSTAKA .............................................................. 38
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Empat Kuadran Manajemen Waktu ........................ 6
Gambar 2. Google Calender (Aplikasi/Website) ...................... 10
Gambar 3. Create Event/Tasks/Reminder on Google Calendar 12
Gambar 4. Contoh jadwal kegiatan yang bertumpuk pada
Google Calendar .................................................................... 13
Gambar 5. Contoh kalender dari Teknisi Machine Learning ... 14
Gambar 6. Contoh Resume dengan Aspek Minimum .............. 17
Gambar 7. Contoh Penulisan Identitas yang Baik. .................. 17
Gambar 8. Daftar Pengalaman Kerja ..................................... 18
Gambar 9. Contoh Penulisan Riwayat Pengalaman Kerja ....... 18
Gambar 10. Contoh Penulisan Latar Belakang Pendidikan yang
Baik ....................................................................................... 19
v
Gambar 11. Contoh Daftar Keterampilan ............................... 20
Gambar 12. Gambaran Definisi MECE .................................. 26
Gambar 12.1 Menabung sebanyak $3,000 untuk liburan ........ 27
Gambar 12.2 Jika pendapatan meningkat ............................... 27
Gambar 12.3 Jika mengurangi pengeluaran harian ................ 27
Gambar 13. Kerangka Komunikasi ......................................... 30
Gambar 14. Macam komunikasi nonverbal............................. 32
Gambar 15. Empat Gaya Sosial .............................................. 34
vi
IMPLEMENTASI PENGEMBANGAN PROFESIONAL
SOFT SKILL BANGKIT ACADEMY 2022
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Soft Skill adalah kemampuan yang dimiliki oleh individu
secara alami yang mencakup kecerdasan, baik emosional
maupun sosial, komunikasi atau berinteraksi dengan individu
lain, dan semacamnya. Berdasarkan pengertian dari soft skill,
dapat ditarik kesimpulan bahwa soft skill merupakan karakter
bawaan individu. Akan tetapi tidak semua individu memiliki
soft skill yang baik. Oleh karena itu, soft skill juga perlu diasah
layaknya orang yang sedang belajar menuntut ilmu akademis.
Yang membedakan ialah cara belajarnya, yang mana soft skill
dipelajari melalui interaksi social antar individu satu dengan
yang lainnya.
Soft Skill sangat dibutuhkan dalam berbagai bidang. Oleh
sebab itu, maka dibentuk keprofesionalan dari soft skill itu
sendiri guna membantu dalam hal komunikasi antar individu
dalam bidang pekerjaan, pendidikan, dan lain sebagainya.
Soft Skill dapat berupa Time Management, Professional
Communications, Critical Thinking, Professional Branding &
Interview Communication.
1
1.2 Tujuan
Tujuannya, antara lain:
• Mengasah soft skill mahasiswa maupun masyarakat.
• Meningkatkan sikap profesionalitas pada saat berkegiatan
dalam baik bentuk berkelompok maupun individu.
• Menanamkan nilai kepribadian yang meliputi
kemandirian, empati, simpati, dan kerjasama yang baik.
1.3 Manfaat
Manfaatnya, antara lain:
• Membangun dan membentuk karakter yang lebih
professional dalam bekerja.
• Bijak dalam mengambil keputusan dalam situasi dan
kondisi apapun.
• Bijak dalam menghadapi permasalahan, baik
permasalahan kecil maupun besar.
• Dapat menyusun dan mengatur kegiatan harian secara
terstruktur.
• Mengetahui tujuan dimasa yang akan dating, terlepas dari
pekerjaan, pendidikan, dan lain sebagainya.
2
2. Hasil dan Pembahasan
2.1 Time Management
Untuk bisa mengatur waktu/ memanajemen waktu yang
efektif, kita harus memahami “waktu” itu sendiri lebih dahulu.
Waktu itu apa? Waktu itu bebas, tetapi sangat berharga. Kita tidak
bisa menyimpannya, tetapi kita bisa menghabiskannya. Sekali kita
kehilangan waktu itu, kita tidak bisa mendapatkannya kembali/
memutar waktu kembali.
Time management adalah proses perencanaan dan pengelolaan
terkait berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk kegiatan
tertentu. Sederhananya, istilah tersebut mengacu pada cara
seseorang memanfaatkan waktu sebaik-baiknya karena waktu
selalu terbatas.
Mengapa mengatur waktu itu sangatlah penting?
a) Setiap tugas/ pekerjaan dikontekstualisasikan berdasarkan
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
b) Setiap detik adalah peluang untuk merealisasikan potensial
diri yang sebenarnya dan tujuan hidup.
c) Meningkatkan produktivitas dan menyeimbangkan tujuan
sambal mempertahankan kesejahteraan.
Ada beberapa factor yang mempengaruhi terganggunya
manajemen waktu yang berdasarkan dua factor, yaitu factor
internal dan eksternal.
Berdasarkan factor internal:
• Penundaan
• Kurangnya disiplin
• Tidak membuat rencana dan batas waktu
• Mengatur batas waktu terlalu sepele/ mudah
• Tidak memiliki prioritas yang jelas
3
• Gagal memprediksi berapa lama satu pekerjaan/ tugas harus
diselesaikan
• Tidak ada semangat mengerjakan pekerjaan/ tugas
Berdasarkan factor eksternal:
• Gangguan dari media social
• Permintaan yang mendadak dari orang lain
• Perubahan yang tidak terprediksi
Agar manajemen waktu menjadi efisien dan efektif, terdapat 5 pilar
dari Manjemen Waktu/ Time Management, yaitu disiplin
(Discipline), Prioritas (Prioritisation), focus (Focus), perencanaan
kapasitas (Capacity Planning), dan ketangkasan (Agility).
2.1.1 Discipline
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, salah satu
pengertian disiplin adalah ketaatan (kepatuhan) kepada peraturan
(tata tertib dan sebagainya); Disiplin merupakan perasaan taat dan
patuh terhadap nilai-nilai yang dipercaya merupakan tanggung
jawabnya.
Setiap individu pasti memiliki kegiatan hariannya masing-masing
yang rutin dilakukan, misalnya bangun tidur tepat pada jam 5 pagi.
Hal-hal yang perlu dilakukan agar lebih disiplin:
Mengidentifikasi apa yang penting dan berarti dalam
kehidupan.
Membuat daftar cek, agenda harian, dan batas waktu untuk
mengalokasikan bagaimana diri sendiri menghabiskan waktu
atas prioritas diri.
Gunakan pengingat dan alarm agar tetap pada jalur tujuan.
Kelilingi diri sendiri dengan orang-orang yang memiliki
prioritas yang sama dan mendukung satu sama lain agar tetap
pada jalurnya.
4
Berikan hadiah/ penghargaan pada diri sendiri atas pencapaian
tepat waktu dan gunakan akhir pekan/ hari libur sebagai waktu
untuk refresh diri sendiri.
2.1.2 Prioritisation
Oxford dictionary mengatakan istilah prioritas sebagai
keadaan dimana seseorang atau sesuatu dianggap atau
diperlakukan lebih penting daripada yang lainnya.
Merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, prioritas juga
diartikan sebagai pekerjaan yang dapat kita selesaikan dengan
cepat.
• Analogi Klasik Bagaimana Kita Menggunakan Waktu.
Kondisikan diri kita memiliki sebuah toples kosong yang akan
diisi dengan tiga macam material. Material tersebut ialah batu,
kerikil, dan pasir. Dari tiga material tersebut, material
manakah yang akan dimasukan pertama?
Dalam hubungannya dengan manajemen waktu, toples tadi
diibaratkan sebagai waktu kita sehari-hari. Ketika kita mulai
mengisinya, hal paling umum adalah mengisinya dengan batu
terlebih dahulu, kemudian kerikil, dan yang terakhir pasir.
Material-material tersebut mempresentasikan prioritas tugas/
pekerjaan/ project tertinggi dan batas waktu dengan tingkat
nilai terbesar dan kepentingan utama.
Perencanaan di setiap hari untuk menyelesaikan tugas/
pekerjaan/ project yang paling penting akan mendorong diri
sendiri mencapai tujuan yang diinginkan.
• Keterampilan yang diperlukan untuk memprioritaskan
lebih baik dan tetap menggunakannya:
Kemampuan untuk menentukan apa yang penting dan apa
yang urgen/ mendesak.
5
Gambar 1. Empat Kuadran Manajemen Waktu
o Important-Urgent pada posisi ini tugas/
pekerjaan sangatlah penting dan mendesak, maka
harus segera dikerjakan/ diselesaikan pada waktu itu
juga.
o Important-Less Urgent pada posisi ini tugas/
pekerjaan penting dan batas waktu terjadwalkan
sehingga pengerjaannya disesuaikan dengan waktu
penyelesaiannya.
o Less Important-Urgent pada posisi ini tugas/
pekerjaan/ hal yang tidak terlalu penting, tetapi bisa
menjadi mendesak/ urgen karena perubahan yang
tiba-tiba.
o Less Important-Less Urgent pada posisi ini hal-
hal yang tidak penting atau mengganggu efisiensi
serta efektifitas. Yang ini perlu dibuang/ dihindari.
6
Keterampilan untuk mengurangi dan mendelegasikan
tugas.
o Meminta bantuan pada atau tim kerja, misalnya
menjadwalkan rapat dan mengatur ruang rapat.
o Menggunakan penyedia layanan jasa untuk
mengoptimalkan waktu, misalnya penggunaan
“aplikasi pengantar makanan” untuk mengurangi
waktu pergi keluar membeli makanan.
o Mengotomatiskan pekerjaan/ tugas yang berulang,
misalnya mengatur/ memasang fitur pembayaran
otomatis untuk tagihan bulanan.
Keterampilan untuk berkata “Tidak” kepada yang lain dan
diri sendiri.
Mengatakan kata “Tidak” ketika:
1) Permintaan yang dibuat tidak masuk akal,
misalnya pengguna bisnis meminta fitur yang tidak
disetujui oleh ketua tim; atau seseorang meminta anda
untuk menyelesaikan tugas dalam batas waktu yang
tidak masuk akal.
2) Orang yang mengajukan permintaan/ tuntutan
tidak memiliki otoritas, misalnya pengguna bisnis
mencoba untuk langsung memberikan tugas kepada
anda dan teknisi lainnya di tim anda, alih-alih melalui
atasan anda.
3) Permintaan/ tuntutan yang bertentangan dengan
kebijakan perusahaan, misalnya ketua tim anda
meminta anda untuk membantunya mengerjakan
project pribadinya atau meminta anda mengerjakan
tugas yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan
maupun jam kerja.
7
2.1.3 Focus
Fokus adalah kemampuan untuk melepas perhatian dari satu
hal dan berpindah ke hal lainnya. Mengapa kita harus focus? Ketika
kita focus akan suatu hal, otak menciptakan koneksi saraf yang
baru. Semakin baik focus kita, semakin kuat penguncian sarafnya
yang akan menghasilkan pembelajaran yang lebih berdampak bagi
diri sendiri.
Dua sumber yang menjadi sumber gangguan, yaitu sensorik
(eksternal) dan emosional (internal). Berikut ini bentuk gangguan
sensorik dan emosional.
a) Sensorik
• Orang-orang berbincang-bincang
• Orang-orang yang lalu-lalang
• Suara bising
b) Emosional
• Kecemasan karena tenggat waktu yang sudah dekat.
• Memikirkan tentang presentasi yang akan datang.
Tips untuk mengurangi gangguan sensorik dan emosional.
a) Sensorik
• Matikan notifikasi/ pemberitahuan email, percakapan, dan
platform media social lainnya.
• Hidupkan fitur Mode Pesawat atau Mode Jangan
Diganggu.
• Menjadwal aktivitas yang membutuhkan focus yang
tinggi dipagi hari atau ketika sedang ditempat yang sunyi.
b) Emosional
• Ketika merasa tersesat dan tidak yakin melakukan
sesuatu, berusahalah memahami permasalahannya dengan
bertanya pada diri sendiri “Apa tujuan saya?”.
8
• Tampilkan tujuan pada suatu tempat yang sangat mudah
untuk dilihat, seperti menuliskan tujuan anda pada sticky-
notes dan menempelkannya pada meja belajar/ kerja.
• Menemukan alasan untuk selalu bersyukur, misalnya
bersyukur atas kesempatan dan kepercayaan yang
didapatkan. Rasa syukur atas kepercayaan yang diberikan
akan mengubah pola piker dari “Apakah saya bisa
melakukannya?” menjadi “Saya bisa melakukannya!”.
2.1.4 Capacity Planning
Perencanaan kapasitas merupakan kemampuan untuk
mengukur berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu tugas/ pekerjaan sambil mempertimbangkan
keterampilan dan kapasitas diri sendiri agar sukses di tempat kerja.
Kegagalan yang terjadi pada perencanaan kapasitas dapat berupa
sebagai berikut.
1) Terlalu menjanjikan sehingga tugas/pekerjaan lama
terabaikan dan tugas/pekerjaan yang baru menjadi
menumpuk.
2) Terlalu sering melewatkan batas waktu sehingga estimasi
pengerjaan yang harusnya tidak terlalu lama menjadi sangat
lama.
3) Bermain aman - menghindari resiko tanpa
mempertimbangkan ketika orang lain membutuhkan
bantuan.
4) Menempatkan diri sendiri pada situasi yang sulit, sehingga
membuat diri sendiri menjadi stress dan cemas yang
menyebabkan menurunnya produktivitas akan manajemen
waktu dan kinerja.
9
5) Berkurang waktu luang karena waktunya digunakan untuk
menyelesaikan tugas yang tertunda atau tugas baru yang
membutuhkan perhatian penuh.
Pada umumnya seorang individu akan kebingungan untuk
mengerjakan pekerjaan/ tugas yang mana terlebih dahulu. Agar
pekerjaan/ belajar berjalan dengan baik dan sesuai ekspetasi
diperlukannya mencatat semua kegiatan dalam satu hari ataupun
satu minggu. Cara terbaik adalah dengan memiliki kalender
pribadi, bukan sekedar kalender biasa. Kalender yang dimaksud
adalah kalender yang bisa membuat daftar kegiatan beserta dengan
rincian kegiatan dan durasi waktu dimulai hingga berakhirnya
kegiatan tersebut.
Saat ini semua smartphone memiliki aplikasi kalendernya masing-
masing. Di Bangkit Academy menggunakan Google Calendar
untuk mempermudah dalam berkegiatan, seperti belajar mandiri,
belajar bersama dengan kelas lain, team meeting, dan lain
sebagainya.
10
Cara Menggunakan Google Calender.
1) Tulis/ catat semua pekerjaan/tugas dan kegiatan yang
akan dilakukan dikertas serta membagi waktu setiap
pekerjaan/ tugas dan kegiatan berdasarkan tingkat
kesulitannya dan menentukan kapan mulai
mengerjakan/melakukan berdasarkan tingkat kepentingannya.
2) Atur pekerjaan/ tugas dan kegiatan ke Google Calender.
Membuat jadwal untuk setiap pekerjaan/tugas dengan klik
tombol “Create” dan melengkapi formulirnya. Tulislah judul
kegiatan dan deskripsi yang berisikan detail informasi dari
kegiatan tersebut. Mengatur waktu dimulai hingga
berakhirnya kegiatan. Jika mengatur sebuah rapat, undanglah
tamu yang bersangkutan kedalam jadwal rapat tersebut
sehingga mereka akan memberikan informasi mengenai
kesediaannya menghadiri rapat.
3) Memberikan kode warna pada pekerjaan/tugas.
Mengelompokkan setiap kegiatan dengan warna yang
berbeda-beda untuk mempermudah dalam membedakan yang
mana kegiatan pribadi dan professional. Selain itu, dengan
memberikan warna yang berbeda-beda juga membantu untuk
menandai kegiatan apa yang akan dilakukan seperti rapat,
seminar, refreshing, jadwal penerbangan, dan lain sebagainya.
11
Gambar 3. Create Event/Tasks/Reminder on Google Calendar
12
sendiri secara efektif, terutama jika pekerjaan/tugas/proyek
baru muncul secara tiba-tiba.
13
Gambar 5. Contoh kalender dari Teknisi Machine Learning
14
• Mengalokasikan waktu penyangga untuk hal-hal yang tidak
terduga.
15
minimum (misalnya, bukti keterampilan komunikasi yang
kuat).
Kandidat yang memenuhi kualifikasi minimum dan pilihan
masuk ke tahapan seleksi pendek resume screening.
2.2.1 Professional Branding
Professional Branding merupakan gambaran mengenai diri
sendiri dan keterampilan yang dimiliki. Tujuannya untuk
membangun kesan positif diri sendiri kepada orang lain.
Professional Branding juga memiliki peran sebagai pembeda antar
kandidat satu dengan kandidat lainnya; sebagai daya tarik untuk
promosi; sebagai prestise dan jaminan kualitas.
Professional Branding dapat dilihat melalui resume/ CV
yang dibuat untuk melamar pekerjaan. Aspek minimum dari
resume yang baik yaitu:
1) Identitas/ Detail Personal (Nama lengkap, email, alamat,
nomor telepon);
2) Ringkasan Profesional (Daya yang unik dan visi karir);
3) Latar Belakang Pendidikan (Gunakan Pendidikan paling
terakhir/ terbaru atau yang cocok dengan pekerjaan yang
dilamar);
4) Pengalaman Kerja (Magang/ sukarelawan sebuah proyek
yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut);
5) Keterampilan & Ketertarikan (Berkaitan dengan
pekerjaan).
16
Gambar 6. Contoh Resume dengan Aspek Minimum
17
Lainnya: Kewarganegaraan, tanggal lahir, jenis kelamin,
dan status perkawinan adalah informasi pilihan
yang sebaiknya tidak disertakan kecuali jika ada
manfaat tertentu dari penyertaan mereka atau
diwajibkan oleh perusahaan.
2) Ringkasan Profesional
Ringkasan professional penting dicantumkan dalam
resume. Karena ringkasan professional seperti jabat tangan
yang kuat; mengartikulasikan visi personal, keahlian
professional utama dan ketertarikan yang memungkinkan
perekrut memiliki pemahaman yang jelas dari narasi karir
dan kemampuan berkomunikasi dari kandidat.
3) Pengalaman Kerja
18
• Persyaratan dasar berupa nama perusahaan tempat
bekerja, tanggal mulai dan berakhir kerja (format
bulan/tahun), jabatan dan tugas utamanya.
• Riwayat pengalaman kerja harus menunjukkan ukuran
pencapaian keberhasilan dalam pekerjaan.
• Hilangkan pengalaman kerja yang tidak relevan atau
ketinggalan zaman.
• Hindari jargon atau istilah teknis yang berlebihan yang
kebanyakan tidak dimengerti oleh pembaca.
• Penyajian informasi (tata letak) sama pentingnya dengan
konten.
4) Latar Belakang Pendidikan
21
b) Pada saat wawancara.
1) Tinggalkan kesan pertama yang baik. Tidak ada kesempatan
yang kedua kalinya untuk kesan pertama, maka perlu
memiliki kepercayaan diri, energi, dan antusiasme pada saat
menghadiri wawancara.
2) Memahami dasar isyarat bahasa tubuh. Ketika wawancara
baik secara online ataupun offline, bahasa tubuh bisa menjadi
jendela jiwa. Wawancara online juga tetap wawancara
professional. Walaupun di rumah, bukan berarti
mengabaikan etiket profesional dan gestur.
Selalu menjaga postur yang baik, hindari perilaku yang
mengganggu, dan gunakan gestur tangan dengan tepat.
Jangan lupa untuk tersenyum. Jika bisa, perhatikanlah isyarat
bahas tubuh pewawancara.
c) Hal yang tidak boleh dilakukan pada saat wawancara.
1) Datang terlambat. Datang tepat waktu juga merupakan
salah satu penilaian dalam wawancara, jadi pastikan untuk
tidak datang terlambat.
2) Jangan mengabaikan resepsionis atau admin jika
wawancara dilaksanakan secara offline. Karena
resepsionist atau admin bisa jadi orang yang memberikan
nilai tambahan atas sikap kandidat yang datang untuk
wawancara.
3) Jangan biarkan ponsel menyala. Hal ini dapat
menyebabkan gangguan secara tidak langsung, karena
tanpa disadari seseorang akan menatap layar ponsel karena
muncul pemberitahuan seperti sms, media social, dan lain
sebagainya.
4) Jangan menunjukkan bahasa tubuh yang negatif, seperti
menyandarkan tubuh ke kursi, atau menunjukkan perilaku
22
yang memberi kesan tidak tertarik berdasarkan postur
tubuh.
5) Jangan melihat jam tangan ataupun yang lainnya. Hal ini
sama seperti ponsel yang dibiarkan menyala, yang
menyebabkan gangguan secara tidak langsung.
6) Jangan berpakaian terlalu santai. Berpakaian yang sedikit
berlebihan menunjukkan keseriusan akan kesempatan
yang ditawarkan. Diwawancarai secara online atau dari
rumah, bukan berarti untuk mengenakan pakaian informal/
santai.
d) Apa yang dilakukan setelah wawancara?
Menanyakan tentang pekerjaan setelah wawancara
membutuhkan kemahiran. Tidak ingin terlihat putus asa atau
merasa terlalu beresiko menggangu pewawancara, tetapi ingin
menunjukkan kesan dan pesan bahwa seseorang tertarik dengan
pekerjaan itu. Ketika kontak tindak lanjut awal setelah
wawancara tidak membawa hasil secara langsung, pentingnya
untuk bersabar sambil menunggu kabar mengenai pekerjaan
tersebut.
Jika ingin mengetahuinya dengan segera, kirimkan email
tindak lanjut kepada pewawancara untuk menanyakan tentang
posisi pekerjaan tersebut. Ikuti garis waktu yang diberikan
manajer perekrutan. Jika mereka tidak memberi jadwal, maka
kirimkan email dalam 7 sampai 10 hari setelah wawancara. Jika
dalam kurun waktu 7 hari setelah mengirim email tidak
mendapatkan balasan, tindak lanjuti dengan menelepon karyawan
bagian perekrutan tentang posisi tersebut.
23
2.3 Critical Thinking
Berpikir kritis adalah cara berpikir manusia untuk merespon
seseorang dengan menganalisis fakta untuk membentuk penilaian.
Sangat penting untuk seorang invidu berpikir kritis, karena
kemungkinan seorang invidu bisa menjadi seorang pemecah
masalah yang hebat dan menjadi lebih independent/ mandiri.
Untuk memahami pentingnya berpikir kritis, kita akan berfokus
bagaimana menggunakan berpikir kritis sebagai bagian dari
pemecahan masalah. Untuk memecahkan masalah diperlukan cara
yang efektif, yaitu memahami konteks permasalahan (understand
the problem context), menentukan akar permasalahan (define the
root cause), dan menyelesaikan akar permasalahannya (solve the
root cause).
2.3.1 Understand The Problem Context
Definisi Alur Kerja Permasalahan
24
Situasi: fakta dan bukti objektif yang mewakili kondisi terkini
atau titik awal yang tidak bisa diperdebatkan.
• Amati situasi secara komprehensif dari berbagai sudut.
• Kumpulkan data, angka, fakta, dan bukti.
• Berhati-hati dengan anggapan/ pendapat yang dapat
memengaruhi cara memandang situasi. Bedakan fakta dan
opini, dan pastikan untuk dicatat.
Komplikasi: kondisi yang perlu ditangani.
• Identfikasi ancaman atau peluang yang ditimbulkan oleh
situasi.
• Identifikasi “sesuatu” yang menghalangi jalan untuk
mendapatkan apa yang diinginkan.
Rumusan Masalah:
• Focus pada satu pertanyaan sederhan yang merangkum
situasi dan komplikasi.
• Jangan mencoba menyelesaikan beberapa pertanyaan
sekaligus.
• Pernyataan harus diungkapkan dengan jelas dan akurat.
• Pernyataan berfokus pada komplikasi yang paling penting.
• Menyatakan dibutuhkan perubahan.
Untuk menentukan rumusan masalah yang baik, rumusan
masalah yang seharusnya:
• Relevan dengan siapa yang terlibat, situasi objektif yang
terjadi dan komplikasi yang disebabkan oleh situasi
tersebut.
• Tidak terlalu luas dan samar.
• Tidak terlalu sempit.
• Jawaban harus berkonsentrasi hanya pada satu pertanyaan.
Cara agar lebih paham mengenai konteks permasalahan.
25
1) Jangan hanya melihat permukaan masalahnya dan langsung
terjun ke solusi.
2) Jangan melanjutkan asumsi sendiri tanpa data/bukti yang kuat.
3) Ragu untuk mengkritik dan menghindari argument.
4) Jangan bergantung berlebihan pada perasaan atau emosi.
5) Selektif dalam persepsi atau mengkonfirmasi pendapat/
anggapan.
2.3.2 Define The Root Cause
MECE (Mutually, Exclusive, Collectively, Exhaustive)
merupakan cara berpikir terstruktur. Mutually exclusive berarti
sebuah item hanya dapat muncul dalam satu kategori atau satu
klasifikasi, dan Collectively exhaustive berarti tidak ada satu item
yang tidak dapat masuk ke kategori manapun(tertinggal). Dengan
demikian, MECE adalah metode untuk membuat pengelompokan
tertentu yang mencakup semua elemen tanpa saling tumpang tindih.
26
Gambar 12.1 Menabung sebanyak $3,000 untuk liburan
27
Analisis 5 Whys
Metode 5 Whys merupakan alat brainstorming sederhana
yang dapat membantu mengidentifikasi penyebab akar
permasalahan. Setelah mengidentifikasi awal permasalahan,
bertanyalah “Why” atau “Kenapa” sebanyak 5 kali (atau kurang)
sampai mempersempit masalah menjadi satu atau lebih banyak
akar penyebab utama yang dapat difokuskan pada upaya dan
perhatian.
Contoh.
Mengapa server perusahaan kami sering mengalami gangguan
belakangan ini?
• Mengapa terjadi gangguan? Karena ada API baru yang masuk
pada server itu.
• Mengapa API itu penting? Karena kami baru saja
meluncurkan fitur baru yang menggunakan API tersebut.
• Mengapa API tersebut tidak berjalan dengan semestinya, jika
itu merupakan bagian terpeting dari fitur baru itu? Karena
kami memilki teknisi baru dan tidak paham menggunakan API
tersebut dengan baik.
• Mengapa mereka tidak bisa menggunakannya? Karena si
teknisi tidak pernah dilatih/ mengikuti pelatihan.
• Mengapa bisa begitu? Karena tidak ada pelatihan yang
dikenalkan/ ditawarkan oleh perusahaan.
2.3.3 Solve The Root Cause
Terdapat sebuah konsep, yaitu “Fail Fast, Succeed Faster”
atau “Cepat Gagal, Lebih Cepat Sukses”.
1) Setelah membuat/mengembangkan prototype, segera langsung
di uji untuk memastikan apakah prototype mengatasi
masalahnya atau tidak.
28
2) Amati secara langsung sehingga dapat mengidentifikasi
manakah titik kesulitan.
3) Jika solusinya tidak sesuai, jangan menunggu kesempurnaan.
Hindari penggunaan waktu yang lama untuk meningkatkan
solusi.
4) Berdasarkan data dan pengetahuan dari solusi sebelumnya,
seharusnya mengidentifikasi beberapa aspek yang dapat
disempurnakan.
5) Ulangi proses sampai solusi memperbaik akar penyebab
masalah.
Tips agar lebih paham akar penyebab masalah pada konteks
pekerjaan di kehidupan nyata.
Bertanyalah dengan sopan
Membuat pit stops kerja untuk pemeriksaan berulang/ terus-
menerus.
Tanamkan budaya berpikir kritis di tempat kerja.
29
melaksanakan tugas/pekerjaan secara akurat dan
menghemat energi dari revisi tanpa ada akhirnya.
2) Membangun kepercayaan.
Komunikasi dapat membantu untuk memahami dan
dimengerti. Kegagalan dalam berkomunikasi sering terjadi
karena rusaknya hubungan atau kemitraan.
2.4.1 Achieving Effective Communications
30
Idealnya, proses komunikasi melihat lengkapnya alur pesan dari
pemberi pesan kepada penerima pesan tanpa adanya batasan.
Saat ini di dunia yang serba cepat, sebuah pesan bisa dipengaruhi
oleh konteks, hubungan antar pihak, alur yang tidak tepat, atau
komunikasi nonverbal yang mana membuat lebih sulit untuk
ditafsirkan. Pada situasi yang seperti itu menyebabkan pemberi
pesan berbicara dengan bahasa yang tidak dimengerti oleh
penerima pesan, sehingga menyebabkan komunikasi yang tidak
efektif. Komunikasi haruslah jelas, sederhana, sering, dan dengan
empati.
Prinsip Komunikasi Efektif.
1) Hasil yang diinginkan dari setiap komunikasi adalah saling
pengertian.
2) Komunikasi bukan pilihan.
3) Apa yang sudah diucapkan tidak bisa ditarik kembali.
4) Asumsi adalah musuh dari perkembangan.
5) Keterampilan komunikasi efektif merupakan komitmen
jangka Panjang.
6) Komunikasi itu seperti jalan dua arah.
7) Meningkatkan keamanan, empati, dan pengertian.
Bentuk Komunikasi
Bentuk komunikasi itu berbeda-beda. Ada beberapa bentuk
komunikasi yang perlu diasah seperti komunikasi eksplisit (jelas),
implisit (tersirat), dan aktif mendengarkan.
31
2.4.2 Action Speaks Louder Than Words
32
Tersenyum dan mengerutkan kening termasuk salah satu
isyarat nonverbal yang sulit dikendalikan.
Isyarat nonverbal yang harus dihindari ketika sedang
berinteraksi dengan orang lain, terutama pada saat rapat.
• Menyilangkan tangan dan/atau kaki: hal ini menunjukkan
sikap defensive atau sikap tidak mau menerima gagasan lain
yang disampaikan. Hal ini akan membuat peserta lain
mengurangi poin-poin tambahan yang ingin disampaikan.
• Bersandar pada kursi: sikap ini menunjukkan reaksi
negatif terhadap sesuatu yang baru saja didengar. Sekali lagi,
hal ini akan membuat peserta lain enggan untuk angkat
bicara.
• Berbicara dengan suara kecil: hal ini menunjukkan bahwa
seorang individu tidak yakin aka napa yang ia sampaikan.
Dan hal ini dapat menyebabkan para pendengar/ penerima
pesan tidak percaya/ yakin denga napa yang disampaikan.
• Menghindari kontak mata: “Mata adalah jendela jiwa.”.
Tidak menatap lawan bicara dapat menunjukkan bahwa
seorang individu tidak percaya diri atau mengatakan sesuatu
yang tidak jujur. Hal ini bisa terjadi pada individu yang
memilki sifat pemalu secara alami. Triknya adalah tidak
langsung menatap mata orang lain; melihat dahi atau
mukutnya akan membuat seorang individu terlihat sedang
menatap lawan bicaranya.
• Menguap atau meletakkan dagu ditangan: hal ini
merupakan tanda kebosanan dan kurang perhatian. Hindari
gerakan ini setiap saat.
33
2.4.3 Social Style
Gaya Sosial ada empat, yaitu analitis (analytical), penggerak
(driver), ekspresif (expressive), dan ramah (amiable).
TRACOM menciptakan model Gaya Sosial berdasarkan
empat gaya yang unik, dengan masing-masing memiliki cara yang
berbeda dalam menggunakan waktu dan cara berinteraksi yang
dapat diprediksi dan membuat keputusan.
Dengan Gaya Sosial, seorang individu dapat mengamati seseorang
dan menentukan preferensi atau gaya mereka. Kemudian seorang
individu dapat menggunakan informasi itu untuk memoderasi
perilaku dari diri sendiri dan membuat orang lain lebih nyaman
ketika diajak berbicara.
34
mungkin tidak berkomunikasi kecuali jika ada kepentingan
atau kebutuhan khusus.
Kebutuhan : Menjadi benar
Orientasi : Berpikir
Tindakan pengembangan : Menyatakan
Strategi untuk bekerja dengan Gaya Analitis
1) Meluangkan waktu untuk berpikir
2) Berkomunikasi dengan jelas dan ringkas
3) Jangan memaksakan untuk menjawab
4) Hargai proses yang dilakukannya
5) Bertanya langsung mengenai masukan dari mereka
6) Beri mereka ruang
b) Driver – Ingin tahu ‘Apa’
Dilihat orang lain sebagai tipikal yang langsung, aktif, kuat,
dan menentukan. Mereka yang memulai interaksi social dan
memfokuskan upaya mereka dan upaya orang lain pada tujuan
dan target yang ingin dicapai bersama.
Kebutuhan : Hasil
Orientasi : Aksi/Tindakan
Tindakan pengembangan : Keterampilan mendengar
Strategi untuk bekerja dengan Gaya Penggerak
1) Sesuai/ tepat janji
2) Tunjukkan kompetensi diri
3) Dapatkan kepercayaannya
4) Hargai waktunya
5) Tetap berpegang pada fakta
6) Biarkan mereka memiliki kendali/ memimpin
c) Expressive – Ingin tahu ‘Siapa’
Cenderung lebih bersedia untuk membuat perasaan mereka
diketahui orang lain. Mereka dapat muncul untuk bereaksi
35
secara implusif dan secara terbuka menunjukkan perasaan
positif dan negatif. Mereka biasanya dideskripsikan oleh orang
lain sebagai individu yang menarik, banyak bicara, dan
terkadang berpendirian.
Kebutuhan : Persetujuan pribadi
Orientasi : Spontanitas
Tindakan pengembangan : Memeriksa
Strategi untuk bekerja dengan Gaya Ekspresif
1) Tertawalah bersama
2) Mendengarkan pendapat mereka
3) Berpikir secara menyeluruh
4) Mengakui kontribusi mreka
5) Meringankan
6) Bentuk persahabatan
d) Amiable – Ingin tahu ‘Kenapa/Mengapa’
Terlihat seperti kurang menuntut dan umumnya lebih sering
menyetujui daripada yang lain. Mereka tertarik untuk
mencapai hubungan yang baik dengan orang lain yang sering
mendeskripsikan mereka sebagai orang yang informal, santai,
dan mudah bergaul.
Kebutuhan : Keamanan pribadi
Orientasi : Hubungan/kemitraan
Tindakan pengembangan : Inisiatif
Strategi untuk bekerja dengan Gaya Ramah
1) Mendekati konflik dengan hati-hati
2) Kenali mereka
3) Pertimbangkan perspektif
4) Menangani masalah secara pribadi
5) Selalu bersikap sopan
6) Menarik pendapat mereka
36
3. Penutup
3.1 Kesimpulan
Pada dasarnya semua individu memiliki soft skill yang bersifat
positif maupun negatif, tergantung kearah mana individu tersebut
mengarahkan langkah/ tujuannya untuk pengembangan jati diri
individu tersebut yang akan berpengaruh pada rutinitas diri,
tuntutan masyarakat/ interaksi social.
Dari hasil dan pembahasan pada bagian 2, keempat soft skill
tersebut merupakan beberapa contoh soft skill yang perlu diasah
dan digunakan terus-menerus untuk jangka waktu yang panjang
guna meningkatkan dan menjaga kualitas diri dalam melakukan
pekerjaan/ tugas secara professional, serta selalu mengembangkan
diri dalam berkarir untuk mencapai tujuannya.
3.2 Saran
1) Pengimplementasian pengembangan soft skill diharapkan
dapat membantu pembaca dalam pengembangan karir di
berbagai bidang pekerjaan kedepannya.
2) Teknologi dan informasi akan semakin berkembang seiring
berjalannya waktu. Setidaknya penulis maupun pembaca
bisa mengikuti perkembangan teknologi dan informasi
untuk mendukung keterampilan lainnya.
37
DAFTAR PUSTAKA
39