PENGURUSAN ORGANISASI

Mohamad bin Che Nai

Timbalan Pengarah Tanah dan Galian
(Pendaftaran Dan Hasil)
November 2009.

MCN 2009 1
 Definisi Organisasi
• Organisasi adalah sekumpulan individu yang
bekerja bersama-sama ke arah mencapai
matlamat yang sama.

MCN 2009 2
 Definisi Organisasi
• Organisasi secara amnya merupakan
himpunan individu ( dua atau lebih ) yang
menjalankan tugas tersendiri mengikut unit
kerja, yang kemudiannya diselaraskan bagi
mencapai sesuatu matlamat yang telah
ditetapkan.

MCN 2009 3
 Definisi Organisasi
• Sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada
manusia yang bekerjasama dan saling
bergantung antara satu dengan yang lain bagi
mencapai matlamat individu, kumpulan dan
organisasi.

MCN 2009 4
 Ciri-Ciri Organisasi
• Mempunyai identiti tersendiri
• Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti.
• Terdapat struktur organisasi atau
pembahagian kerja.
• Terdapatnya peraturan, dasar, prosedur dan
sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti
organisasi.

MCN 2009 5
 Definisi Pengurusan
• Satu proses mentadbir dan
mengkoordinasikan sumber-sumber secara
cekap dan berkesan ke arah mencapai
matlamat organisasi.

MCN 2009 6
 Definisi Pengurusan
• “ … is the process of achieving organizational
missions & objectives through the
coordinated bahavior of organizational
members” -- Michael & Jones (2000)
• “… is the process of working with people and
resources to accomplish organizational goal”-
Snel, Bateman 2000.

MCN 2009 7
 Definisi Pengurusan
• Pengurusan sebagai proses perancangan,
pengorganisasian, kepimpinan dan kawalan
usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan
menggunakan semua sumber organisasi
secara cekap dan berkesan bagi mencapai
matlamat organisasi.

MCN 2009 8
 Pengurusan Organisasi
(Keberkesanan vs Kecekapan)
• Keberkesanan tercapai apabila organisasi
mencapai matlamat yang betul iaitu melakukan
sesuatu perkara yang betul (doing the right
things)
• Kecekapan tercapai apabila organisasi
menggunakan input yang paling minimum
( eg: buruh, modal, masa, peralatan) bagi
menghasilkan output yang diingini iaitu
melakukan sesuatu perkara dengan betul (doing
the things right)
MCN 2009 9
 Prinsip Pengurusan
(Henry Fayol: 1841-1925)
• Digelar bapa pemikiran Pengurusan.
Menggariskan 14 prinsip pengurusan.
 Pembahagian kerja: pembahagian kerja yang khusus dapat
meningkatkan produktiviti.
 Autoriti: Autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan
sebagai kuasa untuk menarik seseorang menurut arahan itu.
 Disiplin: menurut arahan dan prosedur serta menghormati
persetujuan yang telah dibuat di antara organisasi dan
kakitangan.
 Satu perintah: mendapatkan arahan daripada seorang ketua
sahaja bagi mengelakkan kekeliruan dan konflik.
MCN 2009 10
 Henry Fayol
 Satu arahan: aktiviti yang mempunyai objektif yang sama
hendaklah disatukan dan diurus oleh seorang ketua.
 Mengutamakan kepentingan organisasi
 Pembayaran upah
 Penurunan kuasa: kepada kakitangan bawahan untuk
menjalankan tugas dengan berkesan.
 Rantai pemerintah: melalui aliran komunikasi formal di dalam
organisasi
 Susunan kakitangan
 Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan kepada
organisasi.
MCN 2009 11
 Henry Fayol
 Kestabilan personel: firma yang berjaya mempunyai
kumpulan pengurus yang stabil
 Inisiatif: kakitangan diberi kebebasan untuk memajukan dan
mengimplimentasikan rancangan
 Kekitaan: keharmonian di kalangan kakitangan mewujudkan
perpaduan dan keteguhan organisasi.

MCN 2009 12
 Konsep Utama Pengurusan
• Organisasi- manusia bekerja bersama dan
menyelaraskan tindakan mereka bagi mencapai
matlamat mereka
• Matlamat- sasaran yang ditetapkan untuk dicapai
oleh organisasi pada masa hadapan.
• Pengurusan- proses menggunakan semua
sumber organisasi bagi mencapai matlamat
organisasi melalui perancangan (planning),
pengorganisasian(Organizing), kepimpian
(Leading) dan kawalan (controling) dan
penstafan (Staffing)

MCN 2009 13
Fungsi Pengurusan

MCN 2009 14
 Fungsi Pengurusan.
Perancangan
• Tujuan & objektif: kenalpasti perkara yang
hendak dicapai berdasarkan matlamat
penubuhannya.
• Strategi : mencari jalan untuk mencapai
tujuan dan matlamat jabatan.
• Mengatur program atau projek mengikut
strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

MCN 2009 15
 Definisi Perancangan.
• “ proses yang digunakan oleh pengurus bagi
mengenalpasti dan memilih matlamat dan
tindakan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi”
• “ proses merangka aktiviti-aktiviti yang perlu
dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi”

MCN 2009 16
 Tujuan Perancangan
• Bagi memastikan organisasi menjalankan
aktivitinya dengan cekap dan berkesan.

MCN 2009 17
Perancangan sebagai satu mekanisma
jaringan

Matlamat Rancangan Kawalan

Hubungan antara matlamat,

rancangan dan kawalan

MCN 2009 18
 Faedah Perancangan
• Koordinasi yang lebih baik – perancangan
menyediakan satu asas untuk
mengkoordinasikan aktiviti-aktiviti organisasi.
• Memfokus kepada Pemikiran Masa Depan-
fungsi perancangan memaksa pengurus untuk
berfikir ke hadapan dan mempertimbangkan
sumber yang diperlukan serta mengenalpasti
peluang dan ancaman yang mungkin dihadapi
pada masa depan

MCN 2009 19
 Faedah Perancangan
• Persekitaran kerja berbentuk penyertaan-
perancangan yang berjaya memerlukan
penyertaan ahli-ahli organisasi secara meluas. Ini
akan melahirkan suatu suasana kerja yang
berbentuk penyertaan.
• Sistem kawalan yang lebih berkesan-
perancangan membentuk satu asas bagi
membuat kawalan. Ia menyediakan mekanisma
bagi memastikan organisasi bergerak pada arah
yang betul dan membuat kemajuan dalam
mencapai kemajuan.

MCN 2009 20
 Dimanakah perancangan bermula.
• Perancangan atas ke bawah: usaha
perancangan bermula dari peringkat peringkat
atasan sesebuah organisasi.
( kelebihannya adalah pengurusan atasan
dianggap paling berpengelaman tentang
organisasi secara keseluruhan, maka ia
mampu memandu pembangunan sesuatu
rancangan)

MCN 2009 21
 Dimanakah perancangan bermula.
• Perancangan bawah ke atas: Perancangan
dimulakan di peringkat bawahan dalam
sesebuah organisasi.
( kelebihannya adalah mereka yang hampir
dengan sistem operasi, pelanggan dan
pembekal yang mampu memandu
pembangunan sesuatu yang rancangan)

MCN 2009 22
 Dimanakah perancangan bermula.
• Pendekatan yang mana lebih baik- Atas ke
Bawah atau Bawah ke Atas?
- Perancangan atas ke bawah lebih berkesan
apabila kejayaan bergantung kepada keupayaan
membuat perubahan yang besar terhadap
tindakbalas kepada tekanan dan ancaman umum.
- Perancangan bawah ke atas lebih berkesan
apabila kejayaan bergantung kepada kepekaan
terhadap keperluan dan permintaan pelanggan.
MCN 2009 23
 Fungsi Pengurusan
Pengorganisasian
• Melibatkan kerja menstruktur organisasi dan
staf.
• Struktur organisasi menunjukan pembahagian
kerja mengikut aktiviti dan tingkat autoriti.
• Pengurusan staf melibatkan perancangan
sumber manusia, orientasi latihan, program
keselamatan dan program kebajikan.

MCN 2009 24
 Definisi Pengorganisasian
• Satu proses menentukan tugas yang perlu
dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakannya dan bagaimanakah tugas-
tugas tersebut akan diatur dan
dikoordinasikan.

MCN 2009 25
 Proses Pengorganisasian
Misi Organisasi

Membentuk Asas (foundation)

-Menentukan tugas dan mendefinisikan kerja
Kawalan
- Mendefinisikan hubungan kerja
dan
maklum
balas

Membentuk Rekabentuk Organisasi(Organizational

Design)
-Mengumpulkan ahli-ahli organisasi
-Memperkembangkan sistem integrasi/bersepadu
-Menentukan lokus membuat keputusan

Matlamat dan Objektif

MCN 2009 26
 Petua/ Tips Pengorganisasian
• Kenalpasti tugas dan aktiviti yang perlu disiapkan bagi
mencapai matlamat organisasi
• Merekabentuk kerja supaya pekerja merasakan
kerjayanya menarik dan mencabar
• Jangan terperangkap dengan hubungan berbentuk
hierarki yang wujud secara tradisi dalam organisasi.
• Rekabentuk organisasi yang fleksibel dan adaptable
adalah sesuai dalam banyak situasi.
• Ingat: semua pengurus yang berjaya mendelegasikan
kerja. Jadi bentuklah satu sistem delegasi yang sesuai
untuk diri dan kumpulan kerja bagi memperbaiki
kualiti.

MCN 2009 27
 Fungsi Pengurusan
Kepimpinan
• Fungsi penting bagi menjamin aktiviti
organisasi berjalan dengan teratur, lancar
dalam suasana harmoni.
• Terlibat faktor motivasi, kepimpinan dan
sistem komunikasi.

MCN 2009 28
 Definisi Kepimpinan
• Kepimpinan adalah kebolehan untuk
mempengaruhi pekerja untuk mencapai
matlamat organisasi.

MCN 2009 29
 Tanggungjawab Pengurus
• Penyelaras: mengawasi aliran kerja serta
menyatupadukan kakitangan yang berada di
bawah tanggungjawabnya dalam organisasi.
• Bertanggungjawab menggunakan segala
sumber dengan cekap dan berkesan untuk
mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
• Menetapkan keutamaan projek yang hendak
dicapai.
• Mewujudkan matlamat,perundangan, dasar
dan implementasi strategi
MCN 2009 30
 Pengurus Vs Pemimpin
Pengurus
• Apa yang perlu dilakukan
- perancangan dan bajet
• Menyusunatur individu
untuk menyempurnakan
agenda – pengorganisasian
dan penstafan
• Memastikan individu
melakukan kerja –
pengawalan dan
penyelesaian masalah
MCN 2009
Pemimpin
• Apa yang perlu dilakukan –
menetapkan halatuju
• Menyusunatur individu
untuk menyempurnakan
agenda – menyamakan
individu kepada satu
matlamat
• Memastikan individu
melakukan kerja –
memotivasi dan
menginspirasi
31
 Fungsi Pengurusan
Kawalan
• Bagi memastikan prestasi organisasi telah dicapai
mengikut perancangan.
• Proses memantau prestasi. Membandingkan prestasi
dengan matlamat dan membetulkan sebarang
penyimpangan yang berlaku.
• Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk
menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai
mengikut perancangan, masalah dalam penyusunan
dikenalpasti dan langkah tertentu diambil, faktor-
faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat
kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan
tingkahlaku perlu diberi perhatian dan diawasi.

MCN 2009 32
 Definisi Kawalan
• Proses memantau prestasi dan mengambil
tindakan untuk memastikan pencapaian hasil
yang diingini.

MCN 2009 33
 Faedah Kawalan
• Dapat membantu organisasi memastikan
keseluruhan arah tuju kumpulan atau individu
adalah konsisten dengan perancangan
organisasi jangka pendek dan jangka panjang.
• Dapat memastikan penyempurnaan tugasan
dan objektif adalah konsisten antara satu
sama lain dalam organisasi secara
keseluruhannya.
• Dapat memastikan pematuhan peraturan dan
polisi organisasi.
MCN 2009 34
 Kaedah Kawalan
Kawalan Awalan
(Tujuan: memastikan arah tuju betul dan
sumber input yang betul diperolehi)
 Dijalankan sebelum sesuatu kerja dimulakan.
 Bertujuan untuk meramal masalah yang
bakal dihadapi dan tindakan pencegahan
boleh diambil untuk mengelakkan
berlakunya masalah tersebut.

MCN 2009 35
 Kaedah Kawalan
• Kawalan Semasa
(Tujuan: memastikan proses berjalan
mengikut yang dirancangkan)
 Memfokus kepada apa yang berlaku
sepanjang proses kerja
 Mengawal operasi dan aktiviti yang sedang
berjalan
 Tindakan pembetulan dapat dilakukan semasa
kerja sedang berjalan
MCN 2009 36
 Kaedah Kawalan
• Kawalan Selepas
(Tujuan: memastikan hasil menepati
standard yang ditetapkan)
 Mendapat maklum balas selepas kerja selesai
 Membekal maklum balas untuk tujuan
penambahbaikan
 Digunakan sebagai asas untuk
mendukumentasikan kerja yang selesai untuk
agihan ganjaran berasaskan prestasi.

MCN 2009 37
 Fungsi Pengurusan
Penstafan
(Pengurusan Sumber Manusia)
Tujuan: untuk mendapatkan pekerja yang
sesuai dari segi kemahiran, pengetahuan dan
keupayaan untuk membantu organisasi
mencapai matlamat penubuhannya.

MCN 2009 38
 Definisi Penstaffan
• Pengurusan ke atas pekerja-pekerja organisasi
yang merangkumi semua aktiviti-aktiviti yang
diperlukan untuk meningkatkan keberkesanan
tenaga kerja organisasi dalam mencapai
matlamat dan objektif organisasi.

MCN 2009 39
 Perancangan Sumber Manusia

• Perancangan Sumber Manusia (Human

Resource Planning) adalah proses
menentukan keperluan sumber manusia di
masa depan sejajar dengan perancangan
startegik dan mengambil tindakan yang perlu
bagi memenuhi keperluan tersebut pada masa
yang tepat dan betul.

MCN 2009 40
Proses Perancangan Sumber Manusia

MCN 2009 41
 Pengurus
• Pengurus ialah individu yang terlibat dalam
merancang, mengorganisasi, memimpin dan
mengawal aktiviti-aktiviti organisasi supaya
segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

MCN 2009 42
Peranan Pengurusan Mintzberg
(Henry Mintzberg, Manager’s Job: Folklore & Fact)

MCN 2009 43
 Peranan Pengurusan Mintzberg

• Peranan Perseorangan (Interpersonal)

Tanggungjawab pengurus untuk mengurus,
menjalin dan mengekalkan hubungan dengan
ahli-ahli organisasi dan luar organisasi.
 Tunggak (figurehead)
 Pemimpin (leader)
 Penghubung (liaison)

MCN 2009 44
 Peranan Pengurusan Mintzberg
• Peranan Pemberi Maklumat (informational)
Tanggung jawab pengurus untuk mengumpul
dan menyebarkan maklumat kepada
‘stakeholders’ organisasi
 Pemantau (monitor)
 Penyampai/ penyebar (disseminator)
 Jurucakap (spokesperson)

MCN 2009 45
 Peranan Pengurusan Mintzberg
• Peranan Pembuat Keputusan (Decision
maker)
Tanggungjawab pengurus untuk memproses
maklumat dan seterusnya membuat
keputusan.
 Usahawan (entrepreneur)
 Pengaman kekacauan (Disturbance handler)
 Pengagih sumber (resource allocator)
 Perunding (negotiator)
MCN 2009 46
Tahap Pengurus

MCN 2009 47
 Kemahiran Pengurusan
 Kemahiran Konseptual
 Kemahiran Kemanusian
 Kemahiran Teknikal
 Kemahiran Pengurusan Masa
 Kemahiran Membuat Keputusan.

MCN 2009 48
 Kemahiran konseptual
(Pengurusan Atasan)
• Kebolehan menganalisa situasi yang kompleks
dan respon kepada cabaran-cabaran yang
dihadapi oleh organisasi secara efektif.
 Mempunyai keupayaan untuk melihat
organisasi sebagai set yang menyeluruh untuk
memahami hubungkait antara bahagian
dalam organisasi

MCN 2009 49
 Kemahiran Konseptual
 Berupaya mengetahui sama ada organisasi dapat menyesuaikan diri
dalam kontek yang lebih besar seperti konteks industri, masyarakat dan
dunia keseluruhannya.
 Berupaya memahami kesan sesuatu tindakan ke atas aspek lain organisasi
 Berupaya melihat bagaimana pelbagai fungsi organisasi saling melengkapi
.
antara satu sama lain
 Penting kepada pengurus atasan terutama apabila mereka
mempertimbangkan objektif keseluruhan dan strategi organisasi,
berkomunikasi di antara bahagian yang berbeza dalam organisasi dan
peranan organisasi terhadap hubungan dengan persekitaran.

MCN 2009 50
 Kemahiran Kemanusian
(Semua Peringkat Pengurusan)
 Melibatkan keupayaan untuk membentuk
kerjasama dengan individu dan kumpulan
yang dipimpin.
 Boleh bekerja dengan orang lain.
 Berkomunikasi dan berinteraksi dengan baik
 Memahami gelagat dan kepentingan individu
dan kumpulan dalam setiap aktiviti yang
melibatkan penyertaan mereka

MCN 2009 51
 Kemahiran Kemanusian
 Berkemanpuan memotivasikan individu dan
kumpulan yang dipimpin
 Berkeupayaan mewujudkan persekitaran
komunikasi yang memberangsangkan bagi
faedah organisasi.
 Penting dan mesti dimiliki oleh setiap
pengurus pada setiap tahap pengurusan.
Kebanyakkan masa pengurus digunakan untuk
berinteraksi dan berurusan dengan orang lain.
MCN 2009 52
 Kemahiran Teknikal
(Pengurus Lini Pertama)
 Kebolehan menggunakan peralatan, teknik dan prosedur yang spesifik
dalam sesuatu bidang.
 Melibatkan kaedah dan proses tertentu dalam melaksanakan tugas yang
khusus
 Pengurus yang berkemahiran teknikal berupaya mengaplikasikan
prosedur, teknik dan pengetahuan khusus yang diperlukan untuk
melaksanakan atau menyelesaikan sesuatu kerja .
 Kemahiran ini penting kepada pengurus bawahan dan pengurus lini
pertama.

MCN 2009 53
 Kemahiran Pengurusan Masa
• Merupakan kemahiran yang berkaitan dengan penggunaan masa secara
produktif
 Penting kepada pengurus kerana perlu lakukan pelbagai tugasan dan
kerja.
 Pengurusan masa yang bijak dapat lakukan tugasan dengan cekap dan
berkesan
 Tanpa pengurusan masa yang bijak pengurus boleh menghadapi stres dan
membuat keputusan yang salah.
 Perlu untuk semua peringkat pengurusan .

MCN 2009 a54

 Kemahiran Membuat Keputusan
• Kebolehan pengurus membuat keputusan yang berkesan
 Dalam membuat keputusan, pengurus mesti berupaya membuat
pemilihan kepada beberapa altenatif yang ada. Kualiti keputusan akan
menentukan keberkesanan pengurus.
 Kemahiran membuat keputusan dipengaruhi oleh kemahiuran analitikal
pengurus dimana pengurus berupaya mengenal pasti faktor utama,
memahami bagaimana faktor ini saling berkait dan menyedari keadaan
(kekuatan/kelemahan) faktor dalam sesuatu situasi.
 Pengurus mesti berupaya mendiagnosis dan menilai faktor berkaitan
dengan aktiviti kerja mereka. Pengurus yang kurang faham dan mahir
dalam mendiagnosis ini akan menghasilkan keputusan yang kurang baik.
 Kemahiran ini penting kepada pengurus atasan diikuti pengurus
pertengahan dan bawahan.

MCN 2009 55
Kemahiran yang diperlukan untuk
setiap tahap pengurusan

MCN 2009 56
 Komunikasi Dalam Organisasi
• Saluran menegak: Dari atas ke bawah lebih
bersifat arahan, perintah berhubung sesuatu
tindakan yang harus diambil.
• Saluran mendatar: Di mana hierarki autoriti
yang sama berkomunikasi.

MCN 2009 57
 Model Penambahbaikan Kualiti
1. Tentukan matlamat penambahbaikan
2. Tentukan kaedah
3. Latih kakitangan
4. Laksanakan penambahbaikan
5. Menilai pencapaian
6. Seragamkan proses
7. Ambil tindakan pembetulan.

MCN 2009 58
 Pengurus Masa Kini
• Tidak menganggap diri mereka sebagai bos
tetapi sebagai penaja,ketua pasukan,
konsultan dalaman atau rakan kongsi.

MCN 2009 59
 Pengurus Masa Kini
• Kebolehan Pengurus Dimasa Depan
Berkomunikasi dengan baik
Ahli dalam sesuatu pasukan
Kepakaran dalam teknologi
Penyelesai masalah
Duta
Agen perubahan
Peminpin di abad ke 21
MCN 2009 60
 Penutup
• Keadaan perubahan yang pantas, dramatik,
kompleks dan tidak dijangka akan memberi
kesan yang signifikan kepada pengurusan
organisasi.

MCN 2009 61
TERIMA KASIH

MCN 2009 62