(lanjutan)

4. Tujuan administrasi

Dalam kegiatan operasional perusahaan diperlukan adanya peran dan administrasi keuangan.
Kegiatan administrasi keuangan perusahan bertujuan untuk memaksimalkan nilai perusahaan. Selain
itu, ada beberapa tujuan lain administrasi

Keuangan sebagai berikut.

a. Mengelola penerimaan maupun pengeluaran organisasi atau lembaga secara baik dan benar.

b. Melakukan pengefektifan adanya pemanfaatan uang, sehingga dapat dikendalikan dan

dikoordinasikan dengan baik dan tepat.

c. Bertujuan untuk melakukan minimalisasi adanya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan
suatu organisasi atau lembaga.

B. Jenis-Jenis Administrasi

Arti administrasi dalam arti sempit adalah sebagai penyusunan dan pencatatan data serta informasi
secara urut, baik dari dalam maupun dari luar yang bertujuan untuk melakukan penyediaan
keterangan dan memperolehnya kembali dengan mudah baik sebagian maupun seluruhnya. Istilah
lain dari administrasi secara

Sempit yakni dinamakan tata usaha. Ada beberapa jenis administrasi, yaitu sebagai berikut.

1. Administrasi Publik

Administrasi publik atau administrasi negara adalah suatu bahasan ilmu sosial yang mempelajari tiga
elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, eksekutif, dan yudikatif.
Dalam kajian administrasi publik, ketiga elemen utama negara tersebut berkaitan dengan adanya
berbagai peraturan. Selain itu, berkaitan dengan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan
negara, dan etika yang menjadi acuan penyelenggaraan negara.

2. Administrasi Pembangunan

Administrasi pembangunan adalah suatu sistem administrasi yang dibuat untuk mengendalikan
usaha oleh pemerintah. Hal ini bertujuan untuk melakukan realisasi pertumbuhan yang sudah
direncanakan pada suatu kondisi dari beberapa aspek yang lebih baik dan maju.

Pascaperang Dunia II mulai muncul sistem administrasi pembangunan. Semua negara di dunia pada
masa itu memerlukan sebuah sistem yang dapat menciptakan Pembangunan suatu negara.

3. Administrasi Lingkungan

Administrasi lingkungan adalah sebuah rangkaian kegiatan yang tujuannya untuk mewujudkan
wawasan lingkungan serta tidak mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan yang dilakukan
oleh pemerintah dan masyarakat.
C. Jabatan dan tugas bagian administrasi

1. Tingkat jabatan pada pekerjaan kantor

Pada umumnya dalam sebuah organisasi kantor, tingkat jabatan dapat digambarkan dalam tiga
bentuk susunan Piramida utama. Bentuk ini menunjukkan kategori tingkat jabatan, yaitu sebagai
berikut.

• Manajer administrasi
Tugas manajer administrasi Berbeda dengan tugas manajer kantor. Ada beberapa perbedaan
manajer administrasi dan manajer kantor, yaitu sebagai berikut.
1) perencanaan suatu konsep utama yang dilakukan sesuai visi dan misi suatu
perusahaan. Setelah itu, manajer administrasi mensosialisasikan hal tersebut kepada
manajer kantor.
2) Dilakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran
yang paling utama.
3) Pembuatan prosedur, teknis, dan standar operasional kerja untuk divisi atau
unitnya. Di mana manajer kantor bertugas melakukan penginformasian konsep
dasar yang ditujukan kepada stafnya.
4) Pembuatan keputusan dalam skala internal pada unitnya masing-masing. Namun
manajer kantor tidak dapat memutuskan. Pemberian saran oleh manajer kantor
berdasarkan perkembangan data dan sumber informasi lain yang dimilikinya selama
di luar dan di dalam suatu perusahaan.
5) Pembuatan konsep pengembangan unitnya. Namun manajer kantor hanya dapat
melakukan pengaplikasiannya.
6) Dilakukannya pengawasan di setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya
masing-masing mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor, hingga staf. Dalam
hal ini, manajer kantor hanya melakukan pengawasan terhadap supervisor dan staf.

• Manajer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada pada level kedua dalam struktur perkantoran.
Tugas manajer kantor, yaitu melakukan penataan/pelayanan terhadap pekerjaan pokok yang
meliputi kegiatan tata organisasi, tata manajemen, Tata komunikasi, tata usaha (informasi), tata
personalia, tata perbekalan, tata keuangan, dan tata relasi publik.

Manager kantor diawasi oleh pucuk pimpinan (Top Manager) dan mengawasi pegawai kantor serta
melayani pihak internal dan eksternal organisasi secara internal, manager kantor memberikan
pelayanan kepada semua satuan/unit yang ada dalam suatu organisasi yaitu satuan pimpinan,
satuan haluan, satuan konsultasi, satuan kontrol, satuan administrasi, secara eksternal, manajer
kantor memberikan pelayanan bidang administrasi kepada masyarakat.

Sifat tugas manajer kantor yakni praktis dan operasional. Sifat-sifat tugas tersebut merupakan
pengaplikasikan dari segenap konsep atau suatu gagasan utama yang sudah digariskan oleh manajer
administratif. Namun demikian, level tersebut tidak berarti berlepas tangan dari bentuk aplikasi
konkret yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Seorang manajer kantor menurut The Liang Gie memiliki tugas yang memiliki

Kaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya, yaitu sebagai berikut.
1) Adanya kemampuan untuk memimpin.

2) Latar belakang praktik atau pendidikan harus dimiliki.

3) Adanya kemampuan melatih.

4) Harus mampu mengungkapkan diri.

5) Memiliki sikap yang terbuka.

6) Memiliki rasa keingintahuan.

7) Adanya kemampuan dalam pengembangan kreativitas.

8) Memiliki kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana.

9) Memiliki kemampuan menjual gagasan.

10) Adanya kemampuan untuk bekerja sama.

11) Harus memiliki sifat yang sabar.

• Supervisor

Menurut Moekijat, supervisor memiliki beberapa tugas berikut.

1) Tugas Pokok

Berikut yang termasuk dalam tugas pokok supervisor.

a) Memberikan perintah agar melaksanakan tugas.

b) Melakukan pengawasan terhadap berbagai tugas karyawan.

c) Melakukan pelatihan terhadap karyawan.

d) Melakukan pemeliharaan hubungan baik antarkaryawan dan bijak.

2) Tugas Pengawas dalam Hubungannya dengan Pekerjaan Berikut yang termasuk

dalam tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan.
a) Melakukan perencanaan terhadap pekerjaan tiap unit kerja dalam Suatu
perusahaan.
b) Melakukan pengontrolan terhadap pekerjaan dengan tujuan agar dapat
selesai.
c) Menekankan suatu ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien
d) Melakukan pengoordinasian pekerjaan dengan unit kerja yang lain.
e) Melakukan pembagian pekerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan
tunjangan yang diberikan oleh perusahaan.
f) Melakukan pengembangan metode baru bagi suatu pencapaian
produktivitas kerja yang baik dan tepat.
 3) Tugas Pengawas dalam Hubungannya dengan bawahan.
Berikut yang termasuk dalam tugas pengawas dalam hubungannya dengan
bawahan.

a) Melakukan pelatihan terhadap pekerja, sehingga suatu tugas dapat

dilakukan dengan baik.
b) Melakukan pengembangan sistem magang.
c) Adanya pendelegasian tanggung jawab.
d) Adanya tindakan mentolerisasi kesalahan bawahan, tetapi dapat
menunjukkan mana yang salah dan bagaimana yang benar.
e) Melakukan perdamaian apabila terjadi perselisihan antar karyawan.
Melakukan pemberian teguran, pujian, dan hukuman atau sanksi,
f) Adanya penerapan disiplin kerja.

4) Tugas Pengawas dalam Hubungannya dengan Atasan.

Berikut yang termasuk dalam tugas pengawas dalam hubungannya dengan Atasan.
a) Meminta daftar rekap absen, kemudian membuat absen continous form
Guna aktivitas payroll.
b) Melakukan pelaporan pekerjaan bawahan.
c) Meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta
saran atas permasalahan yang ada.

2. Tugas bagian administrasi

a. Mengelola surat-surat berharga

Kegiatan mengelola surat-surat berharga, yaitu dengan menandatangani kuitansi, cek dan bukti
transaksi lainnya.

b. Melakukan Entri Jurnal

Melakukan pembuatan jurnal secara teratur yang dilakukan oleh petugas administrasi keuangan.
Proses mencatat secara kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan merupakan kegiatan
melakukan entri jurnal dalam. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi yang dibuat oleh akun.
Bersama departemen akuntansi, petugas administrator keuangan bekerja untuk menyelesaikan
jurnal ini.

c. Pembayaran dan Penagihan

Pembayaran tagihan untuk korporasi dilakukan oleh seorang petugas administrasi keuangan. Tugas
administrasi keuangan dalam hal ini yakni melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan faktur
vendor dan menerima laporan yang berguna untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk
pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Seorang administrator keuangan dalam hal ini
mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

d. Melakukan Perencanaan Keuangan Perusahaan

Perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran merupakan hal-hal yang

dilakukan dalam perencanaan keuangan.
e. Menyusun Laporan Keuangan

Laporan keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan merupakan halhal dalam pembuatan
laporan keuangan.

f. Mengambil Bagian dalam Kebijakan Administrasi

Penyusunan kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang terkait sesuai dengan visi dan
misi perusahaan dapat terlaksana jika petugas administrasi Keuangan bekerja sama.

g. Mengelola Uang Kas Perusahaan

Pembukaan rekening, menentukan jumlah setoran, mengatur kas, menangani pembayaran atas
kewajiban dan membuat catatan transaksi kas merupakan hal-hal Dalam mengelola uang kas.

h. Melakukan Pengelolaan Kredit Perusahaan

Cara mengelola kredit perusahaan yakni dengan mengatur tagihan-tagihan yang masuk (utang
perusahaan) dan tagihan keluar (piutang perusahaan).

i. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan

Dalam kegiatan penutupan organisasi perlu adanya partisipasi dari administrator keuangan. Suatu
proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi aset tetap
perusahaan dan posting informasi penagihan dinamakan penutupan. Selain itu dalam kegiatan
penggajian untuk korporasi, perlu adanya partisipasi seorang administrator.

j. Penganggaran

Tugas seorang petugas administrasi

Yaitu sebagai berikut.

1) Melakukan penganalisisan terhadap suatu informasi keuangan yang dimanfaatkan untuk

pembuatan anggaran bulanan.
2) Melakukan pemantauan anggaran dan melakukan analisis biaya.
3) Melakukan persiapan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya
dan laporan arus kas.

k. Pajak

Tugas seorang petugas administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan adalah menyiapkan
laporan pajak bagi perusahaan sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

D. Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran

Personil menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia artinya sebagai pegawai, anak buah, atau awak.
Selain itu, ada juga yang mengatakan personil kantor dengan sebutan seperti berikut.

1. Pegawai negeri yakni pegawai yang bekerja pada suatu instansi pemerintahan dan digaji
oleh pemerintah.
 2. Pegawai swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta atau di luar instansi
pemerintahan dan perusahaan swasta yang menggaji para pegawai tersebut.

3. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat secara resmi dan memiliki status pegawai
dengan gaji dan tunjangan tetap (pegawai ini bekerja di instansi pemerintah maupun
swasta).

4. Pegawai honorer, yaitu pegawai yang tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan
tunjangan tetap (pegawai ini bekerja di instansi pemerintah maupun swasta).

Dapat disimpulkan berdasarkan pengertian-pengertian di atas yakni personil kantor adalah orang-
orang atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam
suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu
dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Personil kantor merupakan aparat
organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil kantor
mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi.

1. Macam-Macam Personil Kantor

Ada beberapa macam personel kantor, yaitu sebagai berikut.

a. Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang melakukan

penentuan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor.
Hal ini sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.

b. Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain
atau para staf, mengelola, dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan
prasarana kantor untuk pencapaian suatu tujuan yang sudah ditetapkan.

c. Staf adalah seorang tenaga ahli yang bertugas membantu administrator dar,
manajer dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Hal ini dikarenakan
adanyankecakapan dan kemampuan dalam bidangnya.

d. Pegawai (worker) adalah seorang karyawan dalam melaksanakan pekerjaan kantor

sehari-hari langsung digerakkan atau dikomandoi oleh seorang manajer.
 2. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh seorang sekretaris, apabila ukuran kantornya kecil.
Sedangkan apabila ukuran kantornya besar, maka kegiatan administrasinya ada beberapa unit
tersendiri sehingga masing-masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda. Tugas dan
tanggung jawab personil kantor disajikan dalam tabel berikut.

3. Syarat personil kantor

a. Persyaratan pengetahuan
b. Persyaratan ketrampilan
c. Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian personil kantor :