Diskusi 4

Jelaskan kaitan korespondensi dengan kegiatan komunikasi bisnis!

Jawab :

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang
berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait
dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu
korespondesi juga diartikan dengan surat menyurat. Surat merupakan suatu media pada saluran
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi
yang disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah,
permintaan, atau laporan.

Kaitan korespondensi dengan kegiatan komunikasi bisnis adalah korespondensi merupakan bagian
dari komunikasi bisnis, korespondensi ini dapat berupa surat menyurat maupun melalui surat
elektronik, ataupun komunikasi langsung baik secara tatap muka maupun melalui media seperti
telepon.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi 2 yakni:

1. Korespondensi Eksteren
Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan
pihak luar
2. Korespondensi intern
Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor,
termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis,
baik dalam bentuk surat, memo, agenda proposal maupun laporan bisnis.

Ciri-ciri bahasa korespondensis bisnis adalah jelas, lugas, dan menarik serta santun.

Peranan korespondensis dalam bisnis sebagai berikut:

1. Menciptakan surat yang baik dan jelas

2. Menciptakan kerja sama yang baik
3. Menyebarkan kegiatan

Pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensis adalah

a. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim dan/atau yang menandatangani surat
b. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat
c. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi
d. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat
e. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang
meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani
pengarsipan surat-surat
f. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan
komunikasi dan interaksi bisnis ekspor impor biasanya dilakukan melalui korespondensi terutama
melalui sarana teleks, faximili dan e-mail. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan
yang amat penting dalam perdagangan internasional pada umumnya.
 1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable image). Hampir sebagian besar relasi bisnis hanya
mengenal perusahaan melalui surat-surat (brosur, leaflet, pricelist) yang telah dikirimkan.
Tidak mengenal secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat
mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari
eksistensi perusahaan.
2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation) apabila perusahaan telah mendapat
pesanan pertama, berarti perusahaan mulai memasuki tahap yang amat penting dalam
kehidupan usaha bisnis.
3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability) citra yang baik muncul dari penampilan lahir
yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam
memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan
dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis pelanggan akan menaruh
kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

Sumber Referensi:

- Materi Inisiasi 4 Word

- BMP EKMA4159 Modul 4 Kegiatan Belajar 1 dan 2