▪ Posisi & Peran Supervisor Hari 1

▪ Perencanaan (Planning)

• Mengorganisasi (Organizing)
Hari 2
• Menggerakkan (Actuating)

• Menggerakkan (Actuating)
Hari 3
• Mengendalikan (Controlling)
Thought of The Day…….
 Wewenang &
Top Mgmt
tanggung
(CEO, President)
jawab
yg lebih tinggi
Middle Management
( Department Head, GM,
Branch Manager)

Supervisory Management
First Line Management
Team Leader

Operative Employee
( Clerical, Technical, other employee )
Supervisors are management
representatives who direct the work of
operating employee

Supervisor adalah
“wakil manajemen” yang mengarahkan
tugas-tugas karyawan
Keith Davis, 1976. The Supervisory Role.
 Rp
produktivitas
kualitas
terjepit di antara
berbagai
kepentingan

Kepuasan
kemajuan
 Perintah :
Sasaran, tugas,
dsb

Filter
Menolak
Memilih
Mendiskusikan
Menyesuaikan

Prestasi
Keinginan,
Keluhan,
Kondisi
Dsb.
Manajer :
Individu yang
mencapai sasaran
melalui atau
bersama orang lain
Mengandalkan kemampuan diri sendiri: Mengandalkan kemampuan Tim:

• Kemampuan teknis • Mengarahkan & mengelola pekerjaan

• Hubungan interpersonal • Membina anggota tim
• Kerja sama • Mengelola kinerja tim
• Keterampilan mengelola waktu • Mengelola hubungan & interaksi dalam tim
 Top
Management

Middle
Management

Firstline
Management

Robert L. Skatz
 Peran-Peran sebagai Manajer
Hubungan Antar
Informasional
Pribadi
• Monitor
• Pemimpin
• Penyebar informasi
•Tokoh
•Juru bicara
• Wakil kelompok

Keputusan
• Agen perubahan
• “Pemadam kebakaran”
• Pengatur sumberdaya
• Negosiator

Source: “Roles Played by Managers,” adapted from The Nature of

Managerial Work by Henry Mintzberg. Copyright © 1973 by Henry
Mintzberg. Reprinted by permission of Henry Mintzberg.
Peran Hubungan Antar Pribadi
• Pemimpin:
Menciptakan iklim, memotivasi, dan
mengembangkan anak buah

• Tokoh:
Menjadi “tokoh” pada seremoni, atau
ritual organisasi

• Wakil kelompok:
Mewakili kelompok dalam
mengembangkan dan memelihara
jejaring dgn luar dan dalam organisasi
Peran Informasional
• Monitor:
Mengumpulkan info dari dalam &
luar organisasi yang relevan
dengan unitnya

• Penyebar Informasi:
Menyebarkan informasi yg faktual
dan bernilai bagi anak buahnya

• Juru Bicara:
Mengkomunikasikan hal-hal yang
perlu disampaikan ke dunia luar
Peran dalam Keputusan
• Agen Perubahan:
Mendisain dan memprakarsai perubahan-
perubahan yang diperlukan

• ‘Pemadam Kebakaran’:
Menyelesaikan masalah2 yang tidak diinginkan dan
hambatan2 operasional

• Pengatur Sumber Daya:

Mengendalikan dan mengatur penggunaan sumber
daya organisasi: orang, sarana, waktu, dana dll.

• Negosiator:
Menegosisasikan kepentingan2 dengan pihak2 lain,
mewakili kepentingan unitnya
 Tantangan

Membangun
tim yang kuat

Memastikan
kualitas yang tinggi
dan produktivitas

Mengatasi tekanan pekerjaan

 Kriteria
KETRAMPILAN TEKNIS
TERKAIT PEKERJAAN
Pengetahuan pekerjaan,
pengetahuan finansial.

KARAKTERISTIK PERSONAL KETRAMPILAN TERKAIT KARIR

Integritas, dedikasi, kegigihan, Pemecahan masalah, komunikasi,

fleksibiltas, inisiatif, toleransi terhadap kepemimpinan, adaptasi pada
stres, sikap positif, kreativitas, energi perubahan, ketrampilan
dan kesehatan membangun tim, ketrampilan
presentasi
1. Memiliki jabatan resmi struktural perusahaan
2. Berhak memerintah dan memberi sanksi bawahan
dalam kaitannya dgn hubungan kerja
3. Sumber daya yang ada di bawah kontrolnya:
- Bawahan (SDM)
- Anggaran, uang, biaya
- Peralatan, perlengkapan, persediaan
4. Berhak atas informasi tertentu dari manajemen
5. Memecahkan masalah dan mengambil keputusan
1. Kuantitas produksi / hasil akhir
2. Kualitas produksi / hasil akhir
3. Proses kerja berjalan efektif
4. Proses kerja berjalan efisien
- Hemat pemakaian bahan
- Hemat jam kerja
- Hemat biaya pendukung
• Command
• Control

• Communicate
• Coordinator
• Coaching & Counselling
 menetapkan sasaran dan
menentukan bagaimana
mencapainya

Planning

Fungsi
Controlling Organizing
Proses GOAL

Manajerial memantau
kinerja dan
membentuk
kelompok, alokasi
melakukan sumber daya dan
koreksi jika penugasan
perlu

Actuating

mempengaruhi orang lain

untuk bertindak (atau
tidak bertindak) dengan
cara tertentu
 Planning

PLANNING
(Perencanaan)

Penetapan Cara
Goal Mencapai
(Sasaran) Sasaran
 Fungsi Perencanaan
• Memberikan arahan
• Mengurangi ketidakpastian
• Meminimalkan redundancy
• Menetapkan standar dalam
pengendalian
 SMART GOAL SETTING
Specific Sasaran harus jelas menunjukan hasil akhir
yang ingin dicapai

Measurable Sasaran harus dapat diukur dengan mengacu

pada Indikator Keberhasilan

Attainable Sasaran harus realistis sehingga masih

mungkin dicapai

Relevant Sasaran harus memiliki dampak yang berarti

pada pencapaian sasaran unit/perusahaan

Time-bound Pencapaian sasaran sebaiknya dibatasi jangka

waktu
 Specific
Buat tujuan yang spesifik, terfokus dan definisikan tujuan
tersebut dengan baik.
Saat menetapkan GOAL, pastikan anda bisa menjawab pertanyaan 6W ini:
*Who: Siapa yang terlibat?
*What: Target apa yang ingin dicapai?
*Where: Dimana target akan diacapai?
*When: Kapan target akan dicapai?
*Which: Persyaratan dan hambatan yang akan anda temui dalam proses?
Identifikasi persyaratan dan kendala yang ada
*Why: Mengapa anda menetapkan tujuan ini? Tuliskan alasan dan manfaat
jika anda berhasil mencapai target anda
# Good Example:
Meningkatkan penjualan Apel Malang dari 500 menjadi 1000 buah dalam sehari
# Bad example:
Meningkatkan omset dari penjualan apel per-hari
Suatu sasaran (goal) dikatakan measurable jika pencapaiannya
bisa diukur secara kuantitatif dengan ukuran umum seperti
rupiah, jumlah unit, atau persentase
Target yang terukur akan mampu menjawab salah satu pertanyaan:
⦁ Berapa banyak? Berapa jumlahnya?
⦁ Bagaimana saya tahu ketika itu tercapai?

# Good Example:
Meningkatkan penjualan produk X sebanyak 10% pada semester pertama 2018

# Bad example:
Meningkatkan penjualan
Attainable
Pastikan bahwa sasaran itu realistis atau mungkin dicapai
dan orang yang terlibat memiliki otoritas yang diperlukan,
sumber daya dan kontrol untuk mencapai sasaran tersebut.

Target yang Attainable akan menjawab pertanyaan seperti:

• Bagaimana target itu akan tercapai?
• Apakah anda sudah memiliki komitmen kuat untuk mencapai tujuan tsb?
• Apakah ada target lain yang lebih besar yang ingin anda capai?
 Relevant
Target yang relevan adalah sebuah target yang mendukung
atau selaras dengan target-target lain serta tujuan di
organisasi. Jika tercapai, target yang relevan akan mendorong
tim, departement dan organisasi lebih maju.

Target yang Relevant akan menjawab ‘Ya’ untuk

pertanyaan seperti:
• Apakah target ini layak diperjuangkan?
• Apakah target ini ada di waktu yang tepat?
• Apakah target ini sesuai dengan kebutuhan
dan target anda yang lain?
• Apakah anda orang yang tepat untuk
mengejar target ini?
 Time Bound
Target harus memiliki kerangka waktu, yaitu dengan
memberikan deadline atas pencapaian target. Komitmen
terhadap deadline akan membantu tim untuk fokus
menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat
waktu, atau bahkan lebih cepat.
Target dengan Time Bound akan menjawab pertanyaan seperti:
• Kapan?
• Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam waktu 6
bulan dari sekarang?
• Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam waktu 6
minggu dari sekarang?
• Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) hari ini?
 Masalah
• Penyimpangan (kesenjangan) antara yang
seharusnya (diinginkan) dengan kenyataan
 Jenis Masalah
• Mendesak, memerlukan tindakan segera

• Potensial, masalah belum terjadi, tetapi ada

kemungkinan menjadi kenyataan di waktu
mendatang

• Dapat ditunda, tingkat kepentingan masalah belum merupakan

prioritas utama; tersedia sejumlah waktu sebelum tindakan harus
diambil
Put IMPORTANT Things FIRST

High
Important & Urgent
(Mendesak/lakukan sekarang )
High Krisis, laporan mendesak
Rapat darurat
Akhir dari tenggat waktu
Importance
Masalah yang menekan
Hal hal tidak terduga
Not Important But Urgent
(Gangguan/hindari)
Low Rapat tidak relevan
Laporang tidak diperlukan
Email, tugas, telepon,
pembaharuan status, dll yang tidak
penting
Urgency
Low
Q1 Important But Not Urgent Q2
(Efektivitas/rencanakan)
Tindakan Proaktif
Sasaran Penting
Perencanaan & pencegahan
Membangun hubungan
Belajar dan pembaharuan diri
Q3 Not Important & Not Urgent Q4
(Sia – sia/hentikan)
Main games, googling, melamun,
istirahat lama, mengobrol,
Kegiatan membuang waktu
Gosip
Langkah2 Pengambilan Keputusan
1. Tentukan tujuan/sasaran keputusan dengan jelas.
Rumuskan dimensi2 yang diinginkan dari hasilnya.

2. Kumpulkan informasi yang relevan. Bedakan fakta dan

bukan fakta.

3. Kembangkan alternatif seluas2nya, gunakan kreativitas.

4. Analisis kelebihan dan resikonya masing-masing pilihan.

5. Pilih alternatif yg paling ‘menjanjikan’, rinci tindakan

dengan teliti, antisipasi setiap masalah potensialnya.

6. Lakukan tindakan, terus monitor dan Evaluasi

Sasaran Pengambilan Keputusan
▪ Sasaran Ekonomis : Dana, Kuantitas, Kualitas
▪ Sasaran Sosial : Kohesifitas kelompok
▪ Sasaran Manusia : Knowledge, Skill Attitude, Motivasi