Sistem Informasi Sebagai Dasar

Pengambilan Keputusan Manajerial

 Topik Bahasan

1. Tingkat Kegiatan Manajemen

2. Fungsi dan Peran Manajer
3. Pengambilan Keputusan oleh Manajer
4. Dukungan Sistem Informasi dalam Pengambilan
Keputusan
5. Tipe Keputusan Manajemen
6. Kebutuhan Informasi menurut Tingkatan
Manajemen
 1. Tingkat Kegiatan Manajemen
“Manajer membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan.
Setiap kegiatan dan keputusan manajemen membutuhkan informasi
yang berbeda. Sistem informasi mempunyai peranan penting di dalam
menyediakan informasi untuk manajemen pada semua tingkatan”

• Tingkat manajemen, yaitu :

– Manajemen Puncak (Top Management)
– Manajemen Menengah (Middle Management)
– Manajemen tingkat Bawah (Lower Management)
• Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkat dapat
dikategorikan sebagai berikut :
– Perencanaan Stratejik (Strategic Planning)
– Pengendalian Manajemen/Taktis (Management Control)
– Pengendalian Operasional (Operational Control)
 2. Fungsi dan Peran Manajer
• Manajer berada pada tingkat manajemen dan area bisnis yang
berbeda, dan semua manajer memainkan fungsi dan peranan yang
ada
• Henry Fayol mengemukakan bahwa
manajer melakukan 5 Fungsi, yaitu :
1. Merencanakan (Plan) yang akan
dilakukan
2. Mengatur (Organize) agar sesuai
dengan perencanaan tersebut.
3. Menemukan Staff (Staff) yang
tepat dan menyesuaikannya
dengan sumber daya yang
dibutuhkan
4. Sumber daya tersebut diarahkan
(Direct) untuk melaksanakan
perencanaan.
5. Melakukan Pengendalian (Control)
untuk memastikan apakah semua
berjalan sesuai jalurnya.
Tingkat manajer mempengaruhi fungsi
manajemen (Fayol)

Strategic Management Operational

Planning Level Control Level Control Level

Organize Direct

Plan Control

Staff Staff
Control Organize
Direct Plan
 PERANAN MANAJERIAL MENURUT
MINTZBERG
Interpersonal Informational Decisional

 Tokoh (Figurehead)  Pemantau (Monitor)  Wiraswatawan

 Pemimpin  Penyebarluas informasi (Entrepreneur)
(Leadership) (Disseminator)  Pencari solusi (Disturbance
 Penghubung (Liaison)  Penyambung lidah/ Handler)
Juru bicara (Spokesperson)  Pengalokasi sumberdaya
(Resource Allocator)
 Penegosiator (Negotiator)
 PERANAN MANAJERIAL MENURUT
MINTZBERG
• Peran Hubungan • Peran Informasi
Pribadi (Interpersonal), (Informational Roles)
mencakup : mencakup:
• Monitor (Pemantau)
• Figurehead (Tokoh):
Mencari informasi mengenai
Tugas seremonial, seperti kinerja unit
mendampingi pejabat • Disseminator
berkunjung meninjau
fasilitas. (Penyebar/Pewarta)
• Leader (Pemimpin) Meneruskan informasi
berharga kepada orang lain
Mempekerjakan / di dalam unitnya
melatih staf serta • Spokesperson (Juru bicara)
melakukan motivasi
dan dorongan Meneruskan informasi
• Liason (penghubung) kepada orang lain di luar
unitnya
Menjalin hubungan
dengan personal-
personal di semua
tingkatan manajemen.
 PERANAN MANAJERIAL MENURUT
MINTZBERG
• Peran Keputusan (Decional Roles) mencakup :
• Entrepreneur (Wirausaha)
Untuk perbaikan (inovatif)
• Disturbance handler (Pengelola gangguan/Pencari Solusi)
Manajer bereaksi terhadap kejadian tak terduga
• Resource allocator (alokasi SD)
Mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan
bawahan yang mendapatkan sumber daya
• Negotiator (perunding)
Penengah perselisihan baik didalam maupun antara unit
dan lingkungannya
PERANAN MANAJER SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi Perkantoran
Interpersonal  Audio Conferencing
Groupware
Figurehead  Computer Conferencing
 Leader  Presentation Graphics
 Liaison  Desktop publishing
 Video Teleconferencing
 Electronic mail
Voice mail
Informational
Monitor
 Decision support systes
 Disseminator  Executive information systems
Spokesperson  Management reporting systems
Office information systems

Decisional
 Entrepreneur  Decision support systems
Disturbance  Executive information systems
 Knowledge-based systems
Handler  Management reporting systems
Resource Allocator Office information systems
Negotiator
 3. Pengambilan Keputusan oleh
Manajer
• Salah satu peran manajer mencakup peran keputusan
(decisional roles).
• Proses pengambilan keputusan sering juga disebut
pemecahan masalah (problem solving)
• Pemecahan masalah merupakan aktivitas utama yang
sering digunakan sebagai acuan keberhasilan atau
kegagalan karier manajer.
• Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan
• Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih
strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberi
solusi terbaik atas masalah tersebut
 Pada dasarnya Proses pengambilan keputusan
didasarkan pada langkah-langkah berikut :
1. Mendefinisikan Masalah
2. Menentukan Berbagai alternatif tindakan yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan masalah
3. Evaluasi alternatif yang terbaik untuk dijadikan
keputusan
4. Melaksanakan Keputusan
5. Memantau keputusan
 4. Dukungan Sistem Informasi
Pada Pengambilan Keputusan
Menurut Herbert A. Simon bahwa proses pengambilan keputusan
meliputi 3 tahapan :
1. Kegiatan Intelinjensi (intelligence activities), mencari lingkungan
yang memiliki kondisi sesuai untuk memecahkan masalah
2. Kegiatan perancangan (design aktivities), menciptakan,
mengembangkan, dan menganalisa tindakan yang mungkin.
3. Kegiatan pemilihan (choice aktivities), menilai pilihan yang telah
ditetapkan
 Dukungan Informasi Pada Setiap Tahapan Proses
Pengambilan Keputusan
Masalah

Informasi
Aktivitas Intelijensi

Aktivitas Desain Informasi

Aktivitas Pemilihan Informasi

Solusi

Aktivitas Peninjauan Ulang

Proses Pengambilan Keputusan Model
Simon

Inteligensia Data pada area pengambilan keputusan dikaji untuk melihat

(Intelligence) gejala yang mungkin mengarah ke pemahaman masalah
atau kesempatan

Design Masalah diformulasikan; solusi dibangun dan

dites untuk kelayakan

Pilihan
Pilihan dibuat diantara alternatif; dan
(Choice)
kemudian diimplementasikan
 Laporan untuk Manajer
oStatus
Inteligensia oKecenderungan
oKekecualian
(Intelligence) oScanning lingkungan
oAd hoc
oDari database external

o Alat pemodelan (Modelling tools)

o Alat analisis
o Alat pendukung keputusan
Design o Alat EIS
o Alat OIS
o Alat peningkatan Kreatifitas

o Alternatif evaluasi
o Analisis “What-if”
Pilihan o Pengkajian resiko
o Proyeksi efisiensi dan efektifitas
(Choice) o Pengembangan skenario
o Informasi umpan balik dan tindak lanjut
o Pengembangan prototipe
 Dukungan SIM pada Kegiatan Intelijensi

• Kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi lingkungan, serta

mengenali peristiwa-peristiwa dan kondisi sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan
• Peranan Sistem Informasi dalam kegiatan ini adalah membantu
untuk mengamati organisasi internal dan lingkungan eksternal,
serta membantu mengenali peluang dan masalah.
• SIM Membantu proses pengumpulan data dan penyimpanan
informasi berkaitan dengan faktor internal dan eksternal sehingga
para pengambil keputusan dapat menganalisa dan mengevaluasi
data tersebut sebagai dasar mengambil keputusan.
• Pada tahapan kegiatan ini kegiatan yang dilakukan
adalah mencari atau menyaring keadaan lingkungan
organisasi, baik internal maupun eksternal untuk
menunjukkan adanya peluang atau masalah yang
ditemukan pada tahap penelusuran dapat
dikelompokkan sebagai berikut :

1. Peluang meliputi :
– Peluang untuk laba
– Peluang untuk pengurangan resiko
– Peluang untuk pelayanan
2. Masalah, meliputi :
– Masalah yang mempengaruhi permintaan
– Masalah yang mempengaruhi prestasi
– Masalah resiko
Kegiatan Intelijensi

Lingkungan Lingkungan Lingkungan

Masyarakat Persaingan Organisatoris

Kegiatan
Intelijensi
(Penelusuran)

Peluang Masalah

-Peluang Untuk Laba - Masalah Mempengaruhi

-Peluang Pegurangan Resiko Permintaan
-Peluang Untuk Pelayanan - Masalah Mempengaruhi
Prestasi
- Masalah Resiko
• Tujuan: mengenali permasalahan, situasi dan peluangnya
• Output: rumusan masalah (problem statement)
• Aktivitas dalam fase penalaran:
Identifikasi masalah:
• Identifikasi tujuan organisasi utk mencari
ketidakselarasan antara harapan & kenyataan (yg
biasanya menjadi pemicu adanya masalah)
• Cari akar masalah dari masalah(-masalah) yang ada
• Adanya masalah dapat dilihat dari pengamatan &
analisa thd produktifitas organisasi berdasar data
yang dikumpulkan
• Produktifitas = output/input
• Output : produk, layanan. Input : sumberdaya
Dukungan SIM pada kegiatan Desain
• Merupakan kegiatan untuk mengembangkan dan
mengevaluasi alternatif jalannya arah tindakan. Kegiatan ini
meliputi penemuan, pengembangan dan analisis arah
tindakan yang mungkin
• Peranan sistem informasi adalah membantu untuk
menghasilkan dan evaluasi alternatif keputusan
KEGIATAN PERANCANGAN (DESAIN)

• Tujuan: menghasilkan dan menganalisa kemungkinan

solusi
• Output: alternatif solusi
• Aktivitas dalam fase penalaran:
1. Membangun MODEL dari permasalahan
2. Menentukan kriteria pemilihan
3. Mencari alternatif solusi
4. Memprediksi & mengukur dampak (outcome)
• Pemodelan = konseptualisasi masalah & abstraksinya
dalam bentuk kuantitatif dan/atau kualitatif
• Pemodelan : kombinasi seni & sains
 Kriteria Pemilihan Solusi
• Tipe kriteria pemilihan solusi bisa berupa:
• Penentuan keputusan terbaik (optimal)
• Pemilihan solusi yang cukup memenuhi syarat (“good
enough”, tak harus optimal)
• Evaluasi alternatif solusi dan pemilihan solusi final tergantung
pada tipe kriteria yang dipilih
• Pencarian alternatif solusi:
1. Alternatif solusi bisa dihasilkan secara:
 Otomatis (misal dalam model optimisasi spt program
linear)
 Manual (misal dalam problem yang membutuhkan
kreatifitas)  bisa dibantu melalui diskusi, dinamika
kelompok, metode heuristik
2. Pencarian alternatif solusi dilakukan setelah penentuan
kriteria evaluasi alternatif solusi agar mengurangi
waktu & tenaga untuk mencari alternatif solusi
3. Prediksi dampak dari tiap alternatif solusi: Berdasar
apa yg diketahui (atau dipercaya) oleh pembuat
keputusan ttg hasil yang diramalkan akan diperoleh,
situasi pengambilan keputusan dikelompokkan ke
dalam 3 kategori:Pasti, Berisiko, Tidak pasti
 DUKUNGAN SIM PADA
KEGIATAN PEMILIHAN
• Kegiatan ini memilih atau menyetujui suatu jalannya arah
tindakan (alternatif) dan monitor implementasinya
• Peranan dari sistem informasi adalah untuk membantu
terhadap penekanan dan prioritas alternatif keputusan dan
menyediakan umpan balik terhadap implementasi keputusan
• Dukungan SIM pada tahapan pemilihan alternatif
ditunjukkan oleh adanya model-model keputusan yang dapat
digunakan untuk menyusun alternatif-alternatif yang ada
berdasarkan kriteria-kriteria yang ditetapkan.
• Model keputusan yang mendukung tahapan ini adalah model
keputusan perangkat statistik, analisis sensitivitas, dan
prosedur pemilihan
5. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN
• Pengambilan Keputusan (Decision Making) adalah
tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif
untuk mencapai sasaran
• Keputusan yang dilakukan oleh manajer dapat
diklasifikasikan ke dalam 3 tipe, yaitu :
1. Keputusan Terprogram atau Keputusan Terstruktur
(structured decision)
2. Keputusan Semi Terprogram atau Keputusan Semi
Terstruktur (Semi Structured Decision)
3. Keputusan Tidak Terprogram atau Keputusan
Tidak Terstruktur (Unstructured Decision)
 KEPUTUSAN TIDAK TERSTRUKTUR
(Nonprogrammed Decision)
• Merupakan keputusan yang sifatnya tidak
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi
• Keputusan ini terjadi pada tingkat manajemen
tingkat atas.
• Informasi untuk pengambilan keputusan tidak
terstruktur tidak mudah untuk didapatkan, dan
biasanya berasal dari lingkungan eksternal.
• Pengalaman manajer merupakan hal sangat
penting di dalam pengambilan keputusan ini.
KEPUTUSAN SEMI TERSTRUKTUR
• Merupakan keputusan yang sebagian dapat
diprogramkan, dan sebagian berulang-ulang dan
rutin dan sebagian tidak terstruktur.
• Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan
membutuhkan perhitungan-perhitungan serta
analisis yang terperinci
• Contoh dari keputusan tipe ini misalnya
keputusan membeli komputer yang lebih cangih,
atau keputusan untuk alokasi dana promosi
 KEPUTUSAN TERSTRUKTUR
(Programmed Decision)
• Merupakan keputusan yang berulang-ulang dan
rutin sehingga dapat diprogram.
• Keputusan didasarkan pada aturan atau prosedur
• Keputusan ini terjadi pada tingkat bawah (lower
management)
• Contoh dari keputusan tipe ini misalnya adalah
keputusan Pemesanan Barang dengan
penggunaan Model Persediaan, Penagihan
Piutang dan lain sebagainya.
 Perbandingan Tipe keputusan
Programmed Decision
Masalah Banyak, berulang, rutin.
Kepastian adanya hubungan
sebab – akibat
Prosedur Tergantung pada kebijakan,
aturan dan prosedur yang jelas.
Nonprogrammed Decision
Baru, tak terstruktur. Ketidakpastian
adanya hubungan sebab - akibat
Butuh kreativitas, intuisi, toleransi,
pemecahan masalah secara kreatif

   
Contoh

Perusahaan Pemesanan persediaan Diversifikasi produk & pasar baru

 
periodik
Universitas Kenaikan angka kredit jabatan Pembangunan fasilitas kelas baru
 

Pemerintah Prosedur pendaftaran pasien. Pembelian alat laboartorium.

Rumah Sakit Sistem gaji untuk promosi Reorganisasi pada pemerintahan
karyawan daerah.
 Perbedaan lainnya
TERSTRUKTUR : TIDAK TERSTRUKTUR:
 Karakteristik rutinitas,
berulang-ulang  Baru, tidak berulang, jarang
 Korelasi antar variabel terlihat terjadi
jelas
 Sulit dicari hubungannya
 Teknik pengambilan
keputusan
 Berdasarkan kebiasaan ,  Kreativitas, inovasi, intuisi
tradisi, rutinitas
 Tingkat resiko rendah  Resiko tinggi,besar
 Sifat peristiwa mudah  Sulit diramalkan
diramalkan
 Sulit dinilai dengan pasti
 Nilai keputusan mendekati
akurat  Cenderung bounded
 Pandangan yang dianut rationality
rational  Tidak ada SOP
 Ada SOP
 1.Tidak berulang
Karakteristik Keputusan Manajemen
2. Khusus
3.Ringkasan padat
Perencanaan Manajemen Informasi
4.Luas Pemecahan
Strategik Tingkat
5.Tdk terjadwal Masalah
6.Masa depan Atas
7. Eksternal
Pengendalian Informasi
Manajemen Pengarahan
1. Berulang Manajemen
Tingkat perhatian
2. Tdk khusus Menengah
3. Rinci
4. Sempit Informasi
5. Terjadwal Pengendalian Manajemen Pengumpulan
Operasional Tingkat data
6. Masa lalu
7. Internal Bawah
 6.Kebutuhan Informasi menurut
Tingkatan Manajemen

• Manajemen operasional
• Manajemen taktis
• Manajemen Strategis
 KARAKTERISTIK INFORMASI UNTUK BERBAGAI LEVEL
MANEJEMEN
KARAKTERISTIK MANAJER MANAJER MANAJER
INFORMASI TKT BAWAH TKT MADYA TKT ATAS
PENGENDALIAN PEGENDALIAN PENGENDALIAN
OPERASIONAL MANAJEMEN STRATEGIS

SUMBER BANYAK BANYAK

INTERNAL EXTERNAL
LINGKUP SEMPIT, SANGAT
TERDEFENISI LUAS
TINGKAT RINCI RINGKAS
KERINGKASAN
GARIS WAKTU MASA LALU MASA DEPAN

KEKINIAN SANGAT CUKUP

MUTAKHIR
KEAKURASIAN TINGGI RENDAH

FREKUENSI SANGAT SERING JARANG