Salam hormat Kepada Bapak/Ibu Tutor.

Contoh 1:
Sebagai contoh detailer obat, yaitu petugas pemasaran yang mewakili perusahaan-perusahaan
farmasi untuk memperkenalkan obat-obatan kepada para dokter, memiliki kebebasan yang
relatif besar untuk menentukan sendiri cara yang hendak digunakan dalam menjalankan
tugasnya. Para detailer ini tidak terikat pada peraturan ataupun prosedur tertentu yang
mengatur cara yang harus diikuti dalam menjalankan tugasnya. Detailer obat-obatan biasanya
hanya diwajibkan mengisi laporan kegiatan mingguan yang menjelaskan nama dokter-dokter
yang telah mereka kunjungi, tanpa menjelaskan cara yang digunakan untuk bisa diterima oleh
para dokter tersebut. Sementara jenis pekerjaan lain di perusahaan farmasi yang sama,
misalnya petugas penerima tamu (receptionist) diwajibkan hadir setiap hari, pada jam
tertentu, dan perlu mematuhi prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen.
Jenis pekerjaan yang hanya menuntut keterampilan rendah, yaitu jabatan yang mengandung
tugas-tugas sederhana dan berulang (repetitive), biasanya merupakan jenis pekerjaan yang
diatur dengan derajat formalisasi yang tinggi. Di pihak lain, pekerjaan yang menuntut tingkat
profesionalitas tinggi cenderung diatur dengan derajat formalisasi yang rendah. Beberapa
pengecualian memang terjadi, seperti pada pekerjaan akuntan yang diharuskan untuk selalu
memiliki catatan terperinci dari kegiatan yang telah mereka lakukan (yang berarti formalisasi
yang tinggi) agar perusahaan bisa meminta bayaran yang sesuai dari pelanggan yang telah
mempergunakan jasa akuntan ini. Walaupun terdapat pengecualian, pada umumnya “aturan”
sebelumnya tetap berlaku, semakin tinggi tingkat profesionalitas yang dibutuhkan pada suatu
jabatan maka derajat formalisasi dalam pengaturan jabatan tersebut cenderung berkurang.

Contoh 2:
Sebagai contoh desainer grafis, yaitu seorang desainer yang bertugas untuk merancang desain
yang dibutuhkan klien, memiliki kebebasan yang relatif besar untuk menentukan sendiri cara
yang hendak digunakan dalam menjalankan tugasnya. Para desainer ini tidak terikat pada
peraturan ataupun prosedur tertentu yang mengatur cara yang harus diikuti dalam
menjalankan tugasnya. Desainer grafis biasanya hanya diwajibkan merancang desain yang
dibutuhkan klien, dan pekerjaan untuk merancang desain nya selalu berbeda-beda (tidak
monoton), karena kebutuhan desain setiap klien selalu berbeda. Sementara jenis pekerjaan
lain di perusahaan agency yang sama, misalnya petugas penerima tamu (receptionist)
diwajibkan hadir setiap hari, pada jam tertentu, dan perlu mematuhi prosedur kerja yang telah
ditetapkan oleh pihak manajemen. Jenis pekerjaan yang hanya menuntut keterampilan
rendah, yaitu jabatan yang mengandung tugas-tugas sederhana dan berulang (repetitive),
biasanya merupakan jenis pekerjaan yang diatur dengan derajat formalisasi yang tinggi. Di
pihak lain, pekerjaan yang menuntut tingkat profesionalitas tinggi cenderung diatur dengan
derajat formalisasi yang rendah. Beberapa pengecualian memang terjadi, seperti pada
pekerjaan akuntan yang diharuskan untuk selalu memiliki catatan terperinci dari kegiatan
yang telah mereka lakukan (yang berarti formalisasi yang tinggi) agar perusahaan bisa
meminta bayaran yang sesuai dari pelanggan yang telah mempergunakan jasa akuntan ini.
Walaupun terdapat pengecualian, pada umumnya “aturan” sebelumnya tetap berlaku,
semakin tinggi tingkat profesionalitas yang dibutuhkan pada suatu jabatan maka derajat
formalisasi dalam pengaturan jabatan tersebut cenderung berkurang.

Derajat formalisasi bukan hanya bervariasi menurut tingkat profesionalitas yang diperlukan,
tetapi juga menurut tingginya tingkatan hierarki suatu jabatan maupun menurut jenis tugas
(fungsi) yang ditangani oleh jabatan tersebut. Semakin tinggi tingkatan hierarki suatu jabatan
biasanya semakin jarang jabatan tersebut terlibat dalam kegiatan berulang (repetitive) yang
hanya menghasilkan satu jenis solusi ataupun keluaran. Tingkatan hierarki yang tinggi juga
biasanya disertai dengan membesarnya kebebasan yang dimiliki suatu jabatan untuk
menetapkan sendiri cara yang hendak digunakan untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan
demikian, tingginya derajat formalisasi pada suatu jabatan berbanding terbalik dengan
tingkatan hierarki maupun tingkatan profesionalitas jabatan tersebut. Semakin tinggi
tingkatan hierarki suatu jabatan semakin rendah derajat formalisasi pada jabatan tersebut.

Faktor lain yang juga berpengaruh terhadap derajat formalisasi adalah pekerjaan ataupun
fungsi yang dijalankan oleh suatu jabatan. Berbagai jenis jabatan pada fungsi Produksi
biasanya memiliki derajat formalisasi yang lebih tinggi dari pada jabatan-jabatan pada fungsi
Pemasaran ataupun pada fungsi Penelitian dan Pengembangan. Pekerjaan yang dilakukan
pada fungsi Produksi cenderung merupakan jenis kegiatan yang menuntut kondisi yang stabil,
sifatnya berulang (repetitive), dan perlu dilaksanakan dengan standardisasi yang relatif tinggi.
Sebaliknya, berbagai jabatan yang terdapat pada fungsi Pemasaran memerlukan sifat lentur
(fleksibel) agar mampu secara cepat melakukan penyesuaian terhadap perubahan situasi
pasar. Sementara jabatan-jabatan pada fungsi Penelitian dan Pengembangan juga perlu
bersifat bebas agar tidak terjebak rutinitas dan menjadi kurang inovatif.

Organisasi membutuhkan formalisasi karena manfaat yang akan diperoleh apabila perilaku
karyawan dibuat menjadi baku. Perusahaan yang memiliki karyawan dengan perilaku yang
seragam dan baku, akan dapat mengurangi penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan.
Contohnya, dengan formalisasi gerai makanan cepat saji, seperti McDonald mampu membuat
makanan yang mereka jual terasa sama di tempat mana pun di dunia.

Pembakuan (standardisasi) menuntut munculnya derajat formalisasi yang lebih kuat. Dengan
memanfaatkan formalisasi, pabrik otomotif yang memproduksi mobil dan sepeda motor dapat
menjalankan kegiatannya secara lancar. Pada setiap stasiun kerja di lini assembling yang
memproduksi mobil terdapat sejumlah karyawan yang melaksanakan tugas-tugas yang
dibakukan dan bersifat berulang. Contoh lain, pembakuan (standardisasi) membuat para
petugas kesehatan tidak kebingungan dan paham apa yang harus mereka lakukan apabila
mereka diterjunkan untuk menghadapi keadaan darurat, misalnya apabila terjadi musibah,
seperti kecelakaan lalu lintas, kebakaran, gempa, dan sebagainya.

Formalisasi juga mampu membawa manfaat ekonomis bagi organisasi ataupun perusahaan.
Semakin tinggi derajat formalisasi maka semakin berkurang kebebasan tenaga kerja dalam
melaksanakan tugas-tugas yang tercakup dalam jabatan yang ia pegang. Jabatan dengan
derajat formalisasi yang rendah biasanya perlu ditangani oleh karyawan yang lebih bijaksana
sehingga tidak bingung menghadapi situasi yang cenderung berubah-ubah. Karyawan yang
cerdas dan berpengalaman biasanya mampu menjalankan tugas yang berubah-ubah ini secara
efektif dan juga efisien tanpa memerlukan adanya petunjuk dari atasan. Akan tetapi, tenaga
kerja seperti ini biasanya perlu dibayar lebih mahal dari pada karyawan biasa.

Perusahaan bisa berhemat dengan cara mempekerjakan sejumlah karyawan yang kurang
berpengalaman asalkan tenaga kerja tersebut dilengkapi dengan panduan yang isinya lengkap
sehingga karyawan akan mampu menjawab dan bertindak dengan benar menghadapi seluruh
pertanyaan maupun permasalahan yang mungkin muncul dalam pelaksanaan pekerjaan.

Ini menjelaskan alasan mengapa organisasi berukuran besar cenderung memiliki Buku
Panduan tugas yang relatif lengkap, bahkan kadang-kadang tebalnya mencapai ribuan
halaman. Organisasi semacam ini mencoba meningkatkan derajat formalisasi berbagai
jabatan agar dapat mencapai kinerja yang maksimal melalui karyawannya, tetapi tetap
mampu menekan ongkos serendah-rendahnya.

(Sumber: EKMA4157/ Modul 6/ Hal 6.5 & pemahaman pribadi)