Perancangan Model Proses Sistem Penerimaan Siswa Baru di SMP

Plus Babussalam Bandung

Muhammad Cadiak Gari Lindo

Telkom University;
Email: muhammadcadiak@telkomuniversity.ac.id

Abstract
Siswa baru yang mendaftar di SMP Plus Babussalam, khususnya untuk masuk ke
pesantren, mayoritas berasal dari luar kota. Proses penerimaan siswa baru (PSB) di
sekolah ini yang masih menggunakan sistem konvensional, sehingga calon siswa
terkadang kesulitan mendapatkan informasi untuk melakukan proses pendaftaran.
Proses administrasi juga cenderung lambat, karena data belum terintegrasi dan terkelola
dengan baik. Proses ini juga masih menggunakan arsip dalam bentuk fisik yang rentan
mengalami kerusakan atau bahkan hilang. Untuk dapat mengatasi permasalahan yang
terjadi pada pendaftaran siswa baru di SMP Plus Babussalam dibuatlah perancangan dan
pembangunan aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web. Metode
yang digunakan untuk pembangunan sistem informasi menggunakan Model Prototype
dengan pendekatan sistem berorientasi objek yang dimodelkan menggunakan UML
(Unified Modelling Language). Hasil akhir dari perancangan dan pembangunan sistem
informasi ini adalah adanya sebuah aplikasi yang dapat memberi kemudahan akses
informasi dan proses pendaftaran sehingga proses administrasi penerimaan siswa baru
menjadi lebih efektif dan efisisen.
Keywords: sistem informasi, penerimaan siswa baru, prototype, UML, web

1 Memahami Permasalahan Dan Tujuan Proses

1.1. Kebutuhan Perancangan
Perkembangan teknologi informasi khususnya internet tentu disambut baik oleh semua
kalangan, salah satunya bahkan telah merambah ke dunia pendidikan sejak beberapa tahun terakhir.
Sehingga hal ini menciptakan persaingan yang kompetitif diantara setiap lembaga pendidikan, tidak
terkecuali lembaga pendidikan swasta.
SMP Plus Babussalam merupakan sekolah swasta yang berlandaskan islam dan memiliki
sistem pesantren didalamnya. Salah satu aktivitas akademik yang ada di sekolah ini setiap kali
menjelang tahun ajaran baru tentunya adalah proses penerimaan siswa baru (PSB). Siswa baru yang
mendaftar di SMP Plus Babussalam, khususnya untuk masuk ke pesantren, mayoritas berasal dari
luar kota. Namun, karena proses penerimaan siswa baru di sekolah ini yang masih menggunakan
sistem konvensional, sehingga calon siswa yang berasal dari luar kota terkadang kesulitan untuk
mendapatkan informasi dan melakukan proses pendaftaran.
Sistem yang masih konvensional ini juga mengakibatkan proses administrasi penerimaan
siswa baru cenderung lambat, karena data siswa baru yang telah mendaftar belum terintegrasi dan
terkelola dengan baik. Sistem ini juga masih menggunakan arsip dalam bentuk fisik yang rentan
mengalami kerusakan atau bahkan hilang. Sehingga kebutuhan akan suatu konsep dan mekanisme
penerimaan siswa baru dengan memanfaatkan teknologi informasi menjadi hal yang perlu
dipertimbangkan.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
1.2. Merumuskan Masalah
Sehingga masalah yang terjadi dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
1. Proses penerimaan siswa baru masih menggunakan sistem konvensional sehingga calon
siswa yang berasal dari luar kota terkadang merasa kesulitan untuk mendapatkan informasi
dan melakukan proses pendaftaran.
2. Proses administrasi penerimaan siswa baru cenderung lambat, karena data calon siswa
yang telah mendaftar belum terintegrasi dan terkelola dengan baik.
3. Masih menggunakan arsip dalam bentuk fisik sehingga rentan mengalami kerusakan atau
bahkan hilang.
1.3. Definisi Tujuan, Output, Dan Value Proses
Dari masalah yang telah diidentifikasikan, tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini
adalah :
1. Melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis
web di SMP Plus Babussalam agar dapat memberi kemudahan akses informasi dan proses
pendaftaran bagi calon siswa.
2. Merancang suatu sistem informasi berbasis web yang dapat mengatasi pengolahan data
calon siswa agar data dapat lebih terintegrasi dan terkelola dengan baik.
3. Membuat suatu sistem informasi berbasis web yang dapat memudahkan proses
administrasi pendaftaran sehingga memberi kemudahan bagi panitia penerimaan siswa baru
di SMP Plus Babussalam.

Output atau hasil proses untuk objek system penerimaan siswa baru adalah calon
siswa baru diharapkan dapat menyelesaikan proses daftar ulang secara tepat dan dalam
waktu yang cepat. Value proses untuk objek system penerimaan siswa baru adalah calon
siswa baru diharapkan dapat menyelesaikan proses pendaftaran ulang secara tepat dan
dalam waktu yang cepat.

1.4. Kriteria Perancangan Proses

Kinerja proses terdiri dari kinerja internal dan eksternal, kinerja internal yaitu yang
dipengaruhi oleh internal proses bisnins sedangkan kinerja eksternal yaitu dipengaruhi oleh pihak
luar proses bisnis. Kinerja internal dari proses bisnis penerimaan calon siswa baru dapat dilihat dari
ketepatan waktu dalam proses pelayanan kualitas pelayanan (ramah atau tidak). Sedangkan kinerja
eksternal dari proses bisnis penerimaan siswa baru dapat dilihat dari merasa kepuasannya dengan
proses bisnis tersebut.
1.5. Standar Pendataan Permasalahan Dan Tujuan Proses
Pengukuran terhadap pendataan permasalahan dan tujuan proses dilakukan pada awal tahun ajaran
baru, dengan pengecekan berkala setiap 2 bulan sekali.

2 Cakupan dan Ide Perancangan

2.1 Framework dan Enabler Proses
PHP adalah bahasa pemrograman server-side yang didesain spesifik untuk pengembangan aplikasi
berbasis web. Banyak kelebihan dari bahasa pemrograman PHP, antara lain pada aspek performa,
skalabilitas, portabilitas, open source, dan terutama untuk terkoneksi dan melakukan manipulasi
terhadap sebuah basis data (Supaartagorn, 2011). Yii adalah kerangka kerja PHP berbasis komponen
dengan performansi tinggi untuk pengembangan aplikasi Web berskala besar. Ia menyediakan
reusabilitas maksimum dalam pemrograman Web dan bisa mengakselerasi proses pengembangan
secara signifikan. Nama Yii (dieja sebagai /i:/) singkatan dari easy, efficient dan extensible (mudah,
efisien, dan bisa diperluas). Framework Yii sendiri adalah framework yang memiliki konsep
penyelesaian suatu masalah tidak lagi dilihat dari bagaimana prosedurnya, tetapi dari objek-objek
apa saja yang terkait untuk melakukan penyelesaian masalah tersebut (Nugroho, 2010).

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
2.2 Peta Proses (Value Chain) Dari Proses Level Atas

2.3 Rantai Objektif Mulai Dari Proses Level Atas

Untuk metode dalam pembangunan perangkat lunak sistem informasi ini menggunakan
model Prototype, yaitu model metodologi pengembangan perangkat lunak yang menitik beratkan
pada pendekatan aspek desain, fungsi dan user-interface. Berikut gambar pengembangan perangkat
lunak Model Prototype dapat dilihat pada gambar

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
2.4 Alternatif Ide Awal Rancangan
Dalam membuat ide awal rancangan proses bisnis, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
1. Memahami konsep produk atau jasa secara baik.
2. Membuat visi dan misi bisnis.
3. Membuat perencanaan dan strategi bisnis yang efektif akan menghindari usaha
dari risiko bisnis maupun keuangan.
4. Pengetahuan dasar manajemen.
5. Pengetahuan dasar pengelolaan keuangan.
6. Optimalisasi SDM
7. Pemasaran, Pelayanan, dan product brand

3 Keputusan Rancangan dan Detail Rancangan

3.1 Keputusan Rancangan Dari Alternatif Ide Awal Rancangan
Ide dan gagasan perancangan integrasi system penerimaan siswa baru di suatu sekolah
menengah pertama muncul karena banyak masukan dari siswa baru yang daftar ditahun
sebelumnya, yang menilai bahwa mereka tidak mendapat informasi mengenai alur dan status
pendaftaran ulang dengan akuran dan tepat.

3.2 Pemodelan Proses Eksisting

Pembuatan detail rencana proses dapat dilakukan setelah menentukan proses bisnis secara
umum dilakukan. Oleh karna itu, perancangan proses dapat diartikan sebagai sebuah tahapan
setalah analisis dari siklus pengembangan proses, pendefinisian dari sebuah kebutuhan-kebutuhan
fungsional. Persiapan untuk merancangan implementasi, menggambarkan bagaimana sebuah
system itu dibentuk dan dapat berupa penggambaran suatu perancanaan serta pembuatan sebuah
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.

3.3 Analisis Model Dan Rekomendasi Perubahan

Rekomendasi perubahan pada system penerimaan calon mahasiswa baru di suatu sekolah
menengah pertama adalah dengan menerapkan teknologi informasi untuk memudahkan
berlansungnya proses kerja baik guru, siswa, maupun karyawan administrasi dalam hal pengaksesan
data dan informasi. Pengolahan dan pengelolaan data diperlukan kemudahan, keefisienan,
keefektifan dalam penangganannya untuk memperoleh hasil maksimal. Pendaftaran siswa baru
merupakan salah satu kegiatan dalam perguruan tinggi yang memungkinkan adanya ratusan bahkan
ribuan calon siswa baru mendaftar masuk perguruan tinggi setiap tahunnya.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
3.4 Pembuatan Detail Rancangan Proses
Pada pembuatan rancangan proses perlu ditambahkan sistem penerimaan calon siswa baru
secara otomatis dan terintegrasi. Dengan pengelolaan dan pengolahan data pendaftaran siswa baru
yang dilakukan secara manual, tentunya akan memerlukan waktu yang relatif lama. Oleh karena itu,
perlu adanya sistem komputerisasi yang dapat mempermudah kinerja agar lebih efektif dan efisien.
Sistem komputerisasi yang baik, dalam pengembangannya diperlukan sebuah analisis dan
perancangan sistem yang baik pula.

4 Verifikasi Dan Validasi Hasil Rancangan Proses

4.1 Artifak Model Proses Hasil Rancangan (Lampirkan Dokumen Model Proses)

No. Komponen Deskripsi

Dokumen Model
Proses
1 Customer Dalam komponen model proses, customer proses
merupakan pelanggan yang secara lansung menggunakan
atau mengonsumsi produk, baik yang berupa barang
maupun jasa. Pada kasus kali ini, customer proses adalah
sisawa baru yang mendaftar di suatu SMP BPPI, dan mau
mengetahui alur dan status pendaftaran ulang.
2 Output Output atau keluaran proses untuk objek system
penerimaan siswa baru adalah calon siswa diharapkan
dapat menyelesaikan proses pendaftaran ulang secara
tempat dan dalam waktu yang singkat.
3 Value Value proses untuk objek system penerima siswa baru
adalah calon siswa baru diharapkan dapat menyelesaikan
proses pendaftaran ulang secara tempat dan dalam
waktu yang cepat.
4 Tujuan Proses Beberapa proses tujuan untuk objek system penerimaan
siswa baru sebagai berikut :
Mempermudah akses calon siswa baru untuk melakukan
kegiatan daftar ulang.
Mempermudah administrasi dan bagian penerimaan
siswa baru itu sendiri untuk melakukan input data, baik
secara manual ataupun secara otomatis.
Memberikan perlindungan terhadap data diri calon siswa
baru.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
 Meningkatkan kualitas serta mutu dan mempertahankan
standar pelayanan kegiatan penerimaan siswa baru.
1 Input Input maupun masukan untuk objek system penerimaan
siswa baru yaitu customer proses (siswa baru yang
didaftarkan di suatu sekolah menengah pertama, dan
ingin mengetahui alur dan status pendaftaran
ulang),SDM (bagian penerimaan siswa baru, bagian
keuangan, bagian administrasi, petugas keamanan).
6 Event Pergerakan Pada khasus system penerimaan siswa baru ini event
Proses pergerakan prosesnya adalah kegiatan calon siswa baru
datang, maka proses bisnis pada sekolah menengah
pertama tersebut dimulai. Ketika event penggerak ini ada
maka akan dilanjutkan dengan aktivitas lainnya guna
untuk melanjutkan proses bisnis poliklinik tersebut.
Selain calon siswa baru yang pendaftaran ulang terdapat
event penggerak proses lainnya yaitu calon siswa yang
ingin mengetahui alur dan status pendaftaran ulang
datang ke bagian tata usaha. Sama halnya dengan
kejadian calon siswa baru datang datang ke bagian tata
usaha, datangnya siswa baru yang pendaftaran ulang juga
akan membuat proses bisnis penerimaan siswa baru
dimulai.
7 SDM Proses Gouzali Syadam mengartikan sumber daya manusia
sebagai
human resource yang memberikan daya dan upayanya
kepada sebuah organisasi maupun perusahaan secara
luas. SDM proses untuk sistem penerimaan siswa baru
adalah petugas bagian penerimaan siswa baru, petugas
bagian keuangan, bagian administrasi, dan petugas
keamanan.
8 Infrastruktur proses merupakan semua jenis media dan alat yang
proses digunakan untuk kegiatan penunjang proses. Adapun
infrastruktur proses untuk objek sistem penerimaan
siswa baru adalah bangunan untuk bagian tata usaha,
segala jenis fasilitas tambahan seperti toilet, ruang
tunggu, ruang administrasi, parkiran, apotek, dll. Selain
itu, kursi, meja, tempat tidur, maupun pendingin ruangan
juga termasuk ke dalam insfrastruktur proses untuk
bagian tata usaha.
9 Keterkaitan antara Komponen yang ada pada rangkaian proses bisnis
Tujuan, Output, penerimaan calon siswa baru haruslah saling berkaitan.
dan Value proses Komponen tersebut meliputi tujuan, output, dan value
proses. Sebuah proses bisnis dapat mencapai tujuan jika
seluruh komponen proses berjalan sesuai fungsinya dan
selalu terintegrasi.
10 Hubungan (Aliran) Proses bisnis poliklinik dimulai ketika customer proses
Aktifitas proses (calon
siswa baru) datang ke bagian tata usaha. Hal tersebut
merupakan kejadian yang mendorong proses bisnis
bidang tata usaha dimulai. Bersamaan dengan
berlangsungnya event penggerak proses input proses

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
 yaitu customer proses, SDM, serta peralatan yang
mendukung kegiatan penerimaan calon siswa baru dan
lain-lain sudah siap melakukan proses bisnis. Proses
dilanjutkan ke tahap pendaftaran kepada petugas
administrasi. Setelah itu calon siswa baru akan dilayani
oleh dokter untuk melakukan langkah-langkah sesuai
prosedur kegiatan atau hanya konsultasi. Setelah selesai
calon siswa baru meninggalkan bidang tata usaha. Dalam
pelaksanaan
proses bisnis, didukung oleh infrastruktur proses,
sehingga didapatkan output proses calon siswa
diharapkan dapat
menyelesaikan proses pendaftaran ulang secara tepat
dan dalam waktu yang cepat dan setelah proses bisnis
selesai diharapkan tujuan proses telah tercapai.
11 Keterkaitan Aliran Guru dan pegawai merupakan salah satu sumber daya
proses dengan dan sekaligus input yang berharga yang dimiliki oleh
elemen SDM yayasan. Dalam suatu yayasan, antara pegawai dan
Proses pemimpin memiliki kepentingan kepentingan tersendiri.
Dalam mengantisipasi tantangan lingkungan persaingan
bisnis di masa menduatang, yayasan perlu
mempertimbangkan untuk meningkatkan kompetensi
melalui Sumber Daya Manusia (SDM) yang dipekerjakan
di lingkungan organisasi/yayasan. Antisipasi itu harus
dilakukan seiring dengan kegiatan menetapkan kualifikasi
SDM dalam perencanaan SDM sesuai dengan persyaratan
jabatan/pekerjaan yang membutuhkan SDM baru di masa
depan, diawali dengan menetapkan kualifikasi SDM yang
memiliki kemampuan bisnis secara umum.
12 Keterkaitan Aliran Pembangunan infrastruktur berdasarkan atas sebuah
Proses dengan gagasan, yang dimana memiliki maksud dan tujuan yang
elemen harus mampu meningkatkan kesejahteraan dan kepuasan
infransuktur masyarakat luas, dalam hal ini adalah calon siswa baru di
proses suatu sekolah menengah pertama. Keberhasilan sebuah
pembangunan infrastruktur yaitu dapat diukur dari
sejauh mana pemanfaatan dan dampaknya terhadap
dinamika pembangunan ekonomi masyarakat meningkat.
13 Monitoeing dan Pengukuran dilakukan pada awal tahun ajaran baru, dan
control proses pengecekan berkala setiap 2 bulan sekali.
14 Adaptasi dan Perubahan yang terjadi dapat berupa perubaha misi,
Perubahan Proses perubahan cara kerja system penerimaan calon siswa
baru ataupun teknis-teknis kegiatannya. Keberhasilan
beradaptasi suatu perusahaan tergantung pada tingkat
penerimaan pegawai (SDM) terhadap rumusan misi dan
tujuan strategis yayasan serta kesesuaian antara norma
social yang menjadi syarat bagi seluruh karyawan.
15 Mekanisme Feedback internal proses dapat dilakukan dengan
Feedback Internal mengadakan meeting dan berkomunikasi secara lansung.
Proses
16 Mekanisme Untuk menghadapi perubahan dan perbaikan proses
Perubahan dan serta proses bisnis, berikut merupakan beberapa langkah

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
 Perbaikan Proses yang bisa dilakukan oleh perusahaan :
Meningkatkan mutu SDM
Responsif
Upgrade teknologi
Meningkatkan akses informasi, dan
Evaluasi pencapaian target.
18 Mekanisme Feedback eksternal proses dapat dilakukan dengan
Feedback mengadakan survey dan pengisian kuisioner secara
Eksternal Proses online sama offline.

4.2 Verifikasi Kelengkapan Model Proses

Proses kelengkapan model proses dapat dikatakan baik jika komponen pada model proses yang ada
sudah lengkap.

4.3 Verifikasi Pemenuhan Kriteria Perancangan Proses

Pemenuhan kriteria perancangan proses dapat berjalan lancer apabila dilakukan peninjauan dan
evaluasi secara berkala sesuai dengan aturan yang sudah ditentukan sebelumnya.

4.4 Validasi Rancangan Proses

Kegagalan yang terjadi pada permodelan proses eksisting, rekomendasi perubahan terbukti sudah
tervalidasi dan sudah diimplementasikan pada model bisnis secara keseluruhan.

References

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
Accreditation Board for Engineering and Technology. (2016). Retrieved from Criteria for Accrediting
Engineering Programs, 2016 – 2017: https://www.abet.org/accreditation/accreditation-
criteria/criteria-for-accrediting-engineering-programs-2016-2017/#3
Bhaha R. Sarker, Cun Rong Li, Hui Zhi Yi. (2014). An Optimal Inventory Policy for Machining Tools
with Maximum Allowable Lifespan. International Conference on Industrial Engineering and
Operations Management, 2254-2264.

Contoh gambar

Figure 1 INA-Rxiv logo

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
Contoh tabel

Table 1

Numbe Item Quantity

r

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License