ANALISIS PENYEBAB KEJADIAN MISSFILE PADA BAGIAN FILLING

DI RUMAH SAKIT HERMINA PADANG TAHUN 2022

LAPORAN PKL 1
Di Rumah Sakit Hermina Padang

Oleh :

NOLA SAPIRA
NIM. 2106016

PROGRAM STUDI STr. MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SYEDZA SAINTIKA
2022
 PERSETUJUAN LAPORAN PKL 1

ANALISIS PENYEBAB KEJADIAN MISSFILE PADA BAGIAN FILLING DI

RUMAH SAKIT HERMINA PADANG TAHUN 2022

Oleh :

NOLA SAPIRA
NIM. 2106016

Laporan PKL 1 ini telah diperiksa oleh

Pembimbing PKL 1 dan telah disetujui untuk diseminarkan

Padang, 2022

Telah disetujui oleh :

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

Chamy Rahmatiqa, MPH Vivin Jesmi, Amd.RM

NIDN. 1019099005 NIP. 172016090317

i
 PENGESAHAN PENGUJI

ANALISIS PENYEBAB KEJADIAN MISSFILE PADA BAGIAN FILLING DI

RUMAH SAKIT HERMINA PADANG TAHUN 2022

Oleh :

NOLA SAPIRA
NIM. 2106016

Laporan PKL 1 ini telah diseminarkan di depan Tim Penguji Seminar

PKL 1 Program Studi Sarjana Terapan Manajemen Informasi Kesehatan
Pada tanggal 2022
Dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima

Padang, 2022
Menyetujui
Penguji 1 Penguji 2

Alfita Dewi, M.Kes Muhamad Ikhsan, M.Kom

NIDN. 1022089201 NIDN. 1002019501

Mengertahui
Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

Chamy Rahmatiqa, MPH Vivin Jesmi, Amd.RM

NIDN. 1019099005 NIP. 172016090317

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadiran Allah SWT atas segala rahmat dan hidayahNya
sehingga dapat menyelesaikan laporan PKL 1 dengan judul “Analisis Penyebab
Kejadian MissFile Pada Bagian Filling Di Rumah Sakit Hermina Padang
Tahun 2022”. Shalawat serta salam untuk junjungan umat yakni Nabi
Muhammad SAW. Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Syamsul Amar, B.MS Ketua Yayasan Pengembangan Sumber
Daya Manusia (YPSDM) Sumatera Barat.
2. Bapak Drs. H. Hasrinal, A.Md. Kep, MM Ketua Stikes Syedza Saintika
Padang.
3. Ibu Chamy Rahmatiqa, MPH Ketua Prodi STr Manajemen Infomasi
Kesehatan Stikes Syedza Saintika Padang.
4. Ibu dr. Nanik Supriani, MARS sebagai Direktur Rumah Sakit Hermina
Padang.
5. Ibu Vivin Jesmi, Amd.RM Pembimbing Lapangan PKL 1 yang telah
memberikan bimbingan, pengarahan dan petunjuk selama pelaksanaan
kegiatan PKL 1 di Rumah Sakit Hermina Padang.
6. Ibu Chamy Rahmatiqa, MPH Pembimbing Akademik PKL 1 yang telah
memberikan bimbingan, pengarahan dan petunjuk dalam menyelesaikan
Laporan PKL 1.
7. Ibu Alfita Dewi, M.Kes sebagai penguji 1 dan Bapak Muhamad Ikhsan,
M.Kom sebagai penguji 2 yang sudah memberikan masukan dan saran dalam
laporan PKL 1 ini.
8. Staf Pegawai Rumah Sakit Hermina yang telah banyak memberikan ilmu yang
bermanfaat selama kegiatan PKL 1 berlangsung.
9. Seluruh pihak-pihak yang sudah membantu selama pelaksanaan PKL 1 hingga
penyusungan Laporan PKL 1.

iii
 Dalam penyelesaian laporan PKL 1 ini penulis menyadari masih banyak
terdapat kekurangan, baik dalam tulisan maupun dalam penyajiannya. Penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun sebagai bahan masukan
ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan di masa yang akan
datang.

Padang, 2022

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

PERSETUJUAN LAPORAN PKL 1 ................................................................................ i

PENGESAHAN PENGUJI .............................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ...................................................................................................................... v
DAFTAR TABEL............................................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... ix
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................. 1
A. Latar Belakang...................................................................................................... 1
B. Tujuan ................................................................................................................... 2
1. Tujuan Umum ................................................................................................... 2
2. Tujuan Khusus .................................................................................................. 3
C. Manfaat ................................................................................................................. 3
1. Bagi Penulis ...................................................................................................... 3
2. Bagi Rumah Sakit ............................................................................................. 3
3. Bagi Akademik ................................................................................................. 3
D. Ruang Lingkup ..................................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................................... 5
A. Rumah Sakit ......................................................................................................... 5
B. Filling ................................................................................................................... 5
C. Rekam Medis ........................................................................................................ 7
D. Missfile ................................................................................................................. 8
BAB III HASIL PENGAMATAN ................................................................................. 10
A. Sejarah Rumah Sakit .......................................................................................... 10
1. Sejarah Singkat Rumah Sakit ......................................................................... 10
2. Nama dan Status Rumah Sakit........................................................................ 10
3. Visi, Misi, dan Tujuan Rumah Sakit Hermina Padang ................................... 11
4. Kedudukan dan Fasilitas Rumah Sakit ........................................................... 12
5. Fasilitas dan Pelayanan Rumah Sakit ............................................................. 12
6. Struktur Rumah Sakit...................................................................................... 18
B. Manajemen Pengelolaan dan Pemeliharaan Berkas Rekam Medis .................... 18
C. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit berdasarkan Kode ICD-10 pada Rekam
Medis ......................................................................................................................... 19
1. Sistem Muskuloskeletal .................................................................................. 19
2. Sistem Respirasi.............................................................................................. 20
3. Sistem Kardiovaskular .................................................................................... 20
4. Sistem Pencernaan .......................................................................................... 20
5. Sistem Urinaria Tract ...................................................................................... 21
6. Sistem Endokrin .............................................................................................. 21
BAB IV PEMBAHASAN ................................................................................................ 22
A. Hasil Pengamatan ............................................................................................... 22
B. Misfile................................................................................................................. 22

v
 C. Pelaksanaan Rekam Medis Dasar dalam Manajemen di Rumah Sakit
Hermina Padang......................................................................................................... 23
D. Alur Rekam Medis Rawat Inap dan Rawat Jalan ............................................... 25
1. Alur Rekam Medis Rawat Inap ...................................................................... 25
2. Alur Rekam Medis Rawat Jalan ..................................................................... 25
E. Sistem Pengarsipan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang ............... 26
F. Sistem Penomoran Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang ................ 26
G. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang............. 26
H. Sistem Pelaporan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang .................. 27
I. Kegiatan Pada Rekam Medis.............................................................................. 27
BAB V PENUTUP ........................................................................................................... 29
A. Kesimpulan ......................................................................................................... 29
B. Saran ................................................................................................................... 29
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 31

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Sistem Muskuloskeletal ............................................................................. 19

Tabel 3. 2 Sistem Respirasi ......................................................................................... 20
Tabel 3. 3 Sistem Kardiovaskular ............................................................................... 20
Tabel 3. 4 Sistem Pencernaan ..................................................................................... 20
Tabel 3. 5 Sistem Urinaria Tract ................................................................................. 21
Tabel 3. 6 Sistem Endokrin ......................................................................................... 21

vii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 RS Hermina Padang ............................................................................... 11
Gambar 3. 2 Strukur Organisasi Rumah Sakit Hermina Padang ................................ 18

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 POA Jadwal Kegiatan PKL 1 Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di

Rumah Sakit Hermina Padang Tahun 2022 ...................................................................... 33
Lampiran 2 Daftar Hadir PKL 1 ...................................................................................... 34
Lampiran 3 Dokumentasi Kegiatan PKL 1 ...................................................................... 36

ix
x
 BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat, setiap
rumah sakit mempunyai kewajiban yaitu memberikan informasi yang benar
tentang pelayanan rumah sakit kepada masyarakat .Untuk memberikan
informasi yang benar dibutuhkan pengelolaan data yang baik, Rekam Medis
merupakan data dasar rumah sakit dalam memberikan informasi(Undang
Undang R.I Nomor 44 pasal 1 ayat 1 tahun 2009).
Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien, Rekam Medis harus dibuat secara
tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik, Rekam Medis dapat dipakai
sebagai pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, alat bukti dalam
proses hukum, disiplin kedokteran dan penegakan etika kedokteran, keperluan
pendidikan dan penelitian, dasar pembiayaan pelayanan kesehatan dan data
statistik kesehatan (Permenkes No.269 pasal 1 ayat 1 dan pasal 10 ayat 2
Tahun 2008).
Rekam medis merupakan salah satu bagian penting dalam membantu
pelaksanaan pemberian pelayanan kepada pasien di rumah sakit. Hal ini
berkaitan dengan isi rekam medis yang mencerminkan segala informasi
menyangkut pasien sebagai dasar dalam menentukan tindakan lebih lanjut
dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lain.
Seiring dengan cepatnya perkembangan teknologi membuat
masyarakat lebih objektif menilai pelayanan dan mutu rumah sakit dengan
didukung diberlakukannya peraturan pemerintah tentang pelayanan terhadap
pasien dan undang-undang perlindungan konsumen. Hal tersebut merupakan

1
 tantangan berat bagi petugas penyedia pelayanan asuhan kesehatan terutama
petugas profesional rekam medis agar tetap menjaga keaslian dan kerahasiaan
dari catatan medis.
PT Medikaloka Hermina Tbk (“Hermina”, “Perseroan”) kembali
menambah rumah sakit baru, Hermina Padang, yang berada di salah satu
koridor utama kota Padang, Sumatera Barat. Pembukaan Hermina Padang
menandakan tercapainya target Perseroan untuk menambah 4 rumah sakit
selama 2018, setelah sebelumnya berhasil membuka rumah sakit Hermina
Samarinda, Hermina Jakabaring, dan Provita di Jayapura, yang dibangun
melalui kolaborasi dengan organisasi Papua setempat dan dikelola oleh
Hermina. Selain itu, Hermina juga telah menandatangani perjanjian untuk
mengakuisisi sebuah rumah sakit di Lampung, Sumatera, yang akan dirinci
pada siaran pers berikutnya.
Sebagai sebuah rumah sakit bertipe C, Hermina Padang memiliki 50
tempat tidur operasional mulai dari kelas 3 hingga VVIP. Layanan yang
tersedia berupa poliklinik umum dan spesialis, Instalasi Gawat Darurat (IGD)
yang beroperasi 24 jam, farmasi, kamar operasi, kamar bersalin, intensive care
unit (ICU), Neonatal ICU / Pediatric ICU, kamar Perina, instalasi radiologi,
instalasi laboratorium, dan instalasi gigi serta fasilitas umum penunjang
lainnya. Dibangun dengan 5 lantai dan berkapasitas 50 tempat tidur.
Dengan demikian, mahasiswa yang Praktek Lapangan di Rumah Sakit
Hermina Padang menyusun laporan ini untuk memaparkan bagaimana
Analisis Penyebab Kejadian Misfile Pada Bagian Filling Di Rumah Sakit
Hermina Padang Tahun 2022.
B. Tujuan

1. Tujuan Umum
Laporan ini bertujauan agar terwujudnya kesempurnaan yang
mampu meningkatkan kemampuan penulis yang didapatkan dalam

2
 pembelajaran teori di Stikes Syedza Saintika Padang dengan pengalaman
praktek lapangan yang dilakukan di Rumah Sakit Hermina Padang.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui misfile yang terjadi di RS
b. Untuk mengetahui penyebab terjadinya misfile pada bagian filling di
RS.

C. Manfaat

1. Bagi Penulis
Adanya praktek lapangan ini telah menambah ilmu pengetahuan
penulis akan pentingnya ilmu rekam medis serta menambah wawasan
penulis dalam mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah dipelajari di
bangku perkuliahan.
2. Bagi Rumah Sakit
Penulisan laporan ini berguna sebagai informasi bagi pihak rumah
sakit mengenai pentingnya transparantasi dalam rekam medis dengan tetap
menjaga kerahasiaan dari data pasien.
3. Bagi Akademik
Laporan ini dapat dijadikan sebagai studi literatur bagi akademik
terhadap pelaksanaan praktek lapangan yang telah dilakukan oleh
mahasiswa dan dapat diajukan sebagai bahan acuan dan rujukan
identifikasi bagi mahasiswa yang akan melaksanakan praktek lapangan.
D. Ruang Lingkup

Praktik Kerja Lapangan 1 ini dilaksanakan di Rumah Sakit Hermina

Padang. Rumah Sakit ini berlokasi di Padang Utara, Kota Padang. Fasilitas
yang tersedia di Rumah Sakit ini antara lain, Hemodialisa, KTK (Klinik
Tumbuh Kembang), ICU/NICU (Unit Perawatan Intensif/Unit Perawatan
Intensif Neonatal), PICU (Unit Perawatan Intensif Anak), Perina, serta
penunjang medis lainnya. RS Hermina Padang ini memiliki jam operasional

3
selama 24 jam pada hari Senin sampai dengan hari Minggu. Program PKL ini
dilaksanakan pada tanggal 15 Agustus sampai Tanggal 3 September 2022.
Laporan ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis lebih lanjut
tentang Analisis Penyebab Kejadian MissFile Pada Bagian Filling Di Rumah
Sakit Hermina Padang Tahun 2022.

4
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat, setiap
rumah sakit mempunyai kewajiban yaitu memberikan informasi yang benar
tentang pelayanan rumah sakit kepada masyarakat.Untuk memberikan
informasi yang benar dibutuhkan pengelolaan data yang baik, Rekam Medis
merupakan data dasar rumah sakit dalam memberikan informasi(Undang
Undang R.I Nomor 44 pasal 1 ayat 1 tahun 2009).
Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Menurut (Rikomah, 2017) rumah sakit
memiliki tugas dan fungsi berdasarkan undang-undang No. 44 tahun 2009
tentang rumah sakit. Tugas rumah sakit adalah melaksanakan upaya
pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan
mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi
dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan upaya
rujukan, rumah sakit juga mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna.
Sedangkan untuk fungsi rumah sakit adalah Sebagai Berikut :
1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
2. Pemeliharaan dan peningkataan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan
medis.
3. Pelayanan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi
bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

B. Filling

Pengertian Filing Menurut (Rustiyanto & Rahayu, 2011) filing

merupakan kegiatan menyimpan, penataan atau menyimpan (storage) berkas
rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali (retrieval). Tugas,
Peran dan Fungsi Pokok Filling Menurut (Rustiyanto & Rahayu, 2011) tugas
peran dan fungsi pokok filing di unit rekam medis antara lain :

5
1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan
dokumen rekam medis.
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode
penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya.
3. Mencarikan dokumen atau menyediakan dokumen rekam medis untuk
keperluan lainnya .
4. Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen aktif dan non
aktif
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
6. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan
7. Mengusulkan pemusnahan okumen rekam medis
8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis
9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi,
biologi
10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah letak dengan
melihat kode warna
11. Melakukan retensi dokumen rekam medis
12. Bersama tim pemusnah melaksanakan pemusnahan
13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau
pertriwulan
14. Menghitung tingkat ketidak lengkapan
15. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam
a. Straight Numeric Filling ( Pengarsipan Nomor Urut) Adalah pengarsipan
catatan medis secara kronologis sesuai dengan nomor catatan. Kelebihan
dari straight yaitu :
a) Sangat mudah mengambil dokumen rekam medis dalam jumlah
banyak dengan nomor berurutan.
b) Mempermudah melakukan penelitian
c) Mempermudah penyimpanan aktif
Kekurangan dari straight yaitu :

6
 a. Pengawasan kerapian tidak teratur
b. Banyak petugas yang keliru dalam pengarsipan ini
b. Middle Digit Filling Adalah angka tengah, angka tengah merupakan digit
primer angka dikiri dan angka dikanan merupakan tersier. Terminal Digit
FillingSistem ini menggunakan nomor 6 angka yang dikelompokan
menjadi 3 bagian, masingmasing terdiri dari 2 angka. Angka pertama
kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka ke 2 adalah
kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah
kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
C. Rekam Medis

Rekam medis menurut Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 adalah

berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Menurut Edna K Huffman rekam medis adalah berkas yang
menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, dan bagaimana pelayanan yang
diperoleh seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan.
Menyediakan data untuk membantu melindungi kepentingan hukum
pasien, dokter, dan fasilitas asuhan kesehatan.
1. Pendidikan Menyediakan kasus aktual untuk pendidikan professional
asuhan kesehatan
2. Riset Menyediakan data untuk memperluas pengetahuan kedokteran
3. Kesehatan masyarakat Mengidentifikasi insiden penyakit sehingga
rencana bisa disusun untuk memperbaiki kesehatan menyeluruh.
4. Perencanaan dan pemasaran Mengidentifikasi data yang perlu untuk
memilih dan memajukan asuhan fasilitas.

7
D. Missfile

Misfile merupakan berkas rekam medis yang hilang dan salah letak
pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filing. Berkas rekam
medis dikatakan salah letak atau hilang (misfile) apabila berkas tersebut
dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut tidak tersedia
atau tidak ada. Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
Pelayanan kesehatan dinilai memiliki mutu yang baik tidak hanya berdasarkan
indikator mutu pada pelayanan medis melainkan juga pada pelayanan rekam
medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut Wati (2019) misfile merupakan berkas rekam medis yang
hilang dan salah letak pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang
filing. Berkas rekam medis dikatakan salah letak atau hilang (misfile) apabila
berkas tersebut dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut
tidak tersedia atau tidak ada. Hal ini mungkin dapat terjadi karena tidak
tercatatnya berkas yang keluar pada buku ekspedisi dan tidak adanya alat
berupa tracer sehingga berkas tersebut hilang atau salah letak.
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka dari itu setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi
dengan baik dengan cara memasukkan kedalam sebuah map yang berisi data
dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu.Salah
satu kegiatan yang dilaksanakan dalam rekam medis pengelolaan sistem
penyimpanan berkas. Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat
penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena
dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam
medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan
dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam
medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

8
Dengan demikian maka diperlukan sistem 8 penyimpanan dengan
mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya
tenaga ahli dan kondisi organisasi (Budi, 2011).
Sedangkan yang di temukan saat PKL di rumah sakit hernina yaitu ada
salahsatu kejadian saat perawat meminta status pasien kepada rekam medik
dan ada kendala di mana seorang petugas rekam medis kesulit menemukan
berkas pasien tersebut di karenakan kurang rapinya susunan atau tercecer oleh
petugas rekam medis karena kecerobohan saat menyimpan berkas yang
diberikan kepada rekam medis di rumah sakit hernina.

9
 BAB III
HASIL PENGAMATAN
A. Sejarah Rumah Sakit

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit

Rumah Sakit Hermina pertama kali dibangun dengan nama
“Rumah Bersalin Djatinegara” dengan kapasitas 7 tempat tidur, yang
didirikan atas prakarsa Ibu Hermina Sulaiman pada tahun 1967. Di tahun
1970, Ibu Hermina Sulaiman bekerja sama dengan Dr. Budiono Wibowo,
seorang dokter spesialis kebidanan dan kandungan untuk mengembangkan
fasilitas pelayanan menjadi 13 tempat tidur. Nama “Rumah Bersalin
Djatinegara” pun diubah menjadi “Rumah Bersalin Hermina”. Sebagai
bentuk pengembangan Rumah Bersalin ini, pada tahun 1983 dibentuklah
“Yayasan Hermina”. Yayasan ini kemudian mengajukan izin untuk
mendirikan rumah sakit, sehingga pada tanggal 25 April 1985 berdirilah
“Rumah Sakit Bersalin Hermina” secara resmi.
Perluasan lahan dan bangunan Rumah Sakit ini terus dilakukan
sejak tahun 1991 sampai akhirnya berkembang menjadi “Rumah Sakit Ibu
dan Anak Hermina Djatinegara”. Hingga akhir tahun 2017, Rumah Sakit
Hermina telah memiliki 28 rumah sakit dengan kategori Rumah Sakit
Umum (RSU) di 17 kota di Indonesia. Pada tanggal 22 Agustus 2016,
dibangun Rumah Sakit Hermina Padang di Kota Padang dengan status tipe
rumah sakit adalah Tipe C.
2. Nama dan Status Rumah Sakit
a. Nama Rumah Sakit adalah Rumah Sakit Umum Hermina Padang
disingkat RS Hermina Padang
b. Status Rumah Sakit : Berada di bawah PT Medika Loka Padang
sebagai pemilik RS Hermina Padang, berdasarkan Akta Pendirian
Perseroan Terbatas PT Medika Loka Padang tanggal 22 Agustus 2016.

10
 c. Kedudukan Rumah Sakit Hermina Padang berlokasi di Jl. Teuku Umar
RT. 34 Kel Karang Asam Ilir Kec. Su gai Kunjung Padang.
d. Klasifikasi :
a) Sesuai dengan Keputusan Kepala Walikota Padang No. 363/
DPMPTSP-KS / IMB / C / IV / 2017 tanggal 6 April 2017 tentang
Izin Mendirikan Bangunan Rumah Sakit Hermina Padang.
b) Penetapan Kelas Rumah Sakit yaitu : Kelas C sesuai dengan Izin
Operasional RS Hermina Padang.

Gambar 3. 1 RS Hermina Padang

3. Visi, Misi, dan Tujuan Rumah Sakit Hermina Padang

a. Visi Rumah Sakit Hermina Padang :
“RS Hermina Padang memiliki visi untuk dapat menjadikan
Hermina sebagai Rumah Sakit yang tumbuh, sehat dan terkemuka
diwilayah cakupannya dengan unggulan pelayanan kesehatan Ibu dan
Anak dan mampu bersaing di Era Globalisasi.”
b. Misi Rumah Sakit Hermina Padang :
1) Melakukan upaya berkelanjutan untuk meningkatkan mutu
pelayanan dan keselamatan pasien.

11
 2) Menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan bagi para karyawan
agar mampu memberikan pelayanan yang profesional.
3) Menjalankan pengelolaan rumah sakit secara profesional agar
tercapai efisiensi dan efektivitas yang tinggi.
c. Tujuan Rumah Sakit Hermina Padang
Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi
semua lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara
preventif, promosi, kuratif dan rehabilitatif yang dilaksanakan secara
menyeluruh.
4. Kedudukan dan Fasilitas Rumah Sakit
a. Kedudukan RS Hermina Padang berada di Kelurahan Lolong Belanti,
Kecamatan Nanggalo dan Kecamatan Koto Tangan. Sebelah timur
berbatasan langsung dengan Kecamatan Kuranji. Sebelah Selatan
berbatasan langsung dengan Kecamatan Padang Barat dan Padang
Timur. Sebelah barat berbatasan langsung dengan Pantai Padang.
b. Luas total bangunan 6.336 m2 diatas tanah 5.667 m2 , memiliki 1
bangunan yang terdiri dari 5 lantai.
5. Fasilitas dan Pelayanan Rumah Sakit
a. Pelayanan Gadar dan Rawat Jalan di Rumah Sakit :
a) Pelayanan Gawat Darurat di IGD : Buka setiap hari selama 24 jam
dan dilayani oleh para Dokter Jaga Umum RS untuk kasus-kasus
umum dan darurat yang membutuhkan pertolongan pertama
segera.
b) Fasilitas rawat jalan atau yang lebih dikenal dengan pelayanan poli
klinik terdiri dari Poliklinik Spesialis dan Subspesialis. Lokasi
poliklinik berada di :
1. Lantai 1 : Poliklinik Spesialis Pasien Eksekutif
2. Lantai 5 : Poliklinik Spesialis Pasien JKN, Fisioterapis, dan
tumbuh kembang.
c) Poliklinik Spesialis dan Subspesialis di RS Hermina Padang :

12
1. Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan
1) Subspesialis Fetomaternal
2) Sub spesialis Obstetri Sosial
3) Sub spesialis Uroginekologi
2. Poliklinik Anak
1) Sub spesialis Perinatologi
2) Sub spesialis Infeksi Tropis
3) Sub spesialis PICU
4) Sub spesialis Pediatric Sosial
3. Poliklinik Gigi
1) Poliklinik Gigi Umum
2) Poliklinik Gigi Spesialistik
3) Spesialis Penyakit Mulut
4) Spesialis Pedodonti
5) Spesialis Periodonti
6) Spesialis Konservasi
7) Spesialis Kedokteran Gigi Anak
4. Poliklinik Penyakit Dalam
1) Sub Spesialis Gastroentero-Hepatologi
2) Sub Spesialis Ginjal Hipertensi
3) Sub Spesialis Geriatri
4) Sub Spesialis Hematologi Onkologi Medic
5. Poliklinik Kulit dan Kelamin
6. Poliklinik Jantung
1) Sub Spesialis Aritmia
7. Poliklinik Mata
8. Poliklinik THT
1) Endoskopi Bronko-Esofagologi
9. Poliklinik Penyakit Saraf
10. Poliklinik Jiwa

13
 11. Poliklinik Rehabilitasi Medik dan Fisioterapi
12. Poliklinik Psikologi Anak dan Dewasa
13. Poliklinik Laktasi
14. Poliklinik Konsultasi Anestesi
15. Poliklinik Bedah
1) Bedah Umum
2) Bedah Urologi
3) Bedah Orthopedi
4) Bedah Syaraf
16. Poliklinik Paru / DOTS TB
1) Sub Spesialis Onkologi Paru
b. Fasilitas Rawat Inap / Ruang Perawatan
Rumah Sakit Hermina Padang memiliki rawat inap dengan
kapasitas 50 tempat tidur. Fasilitas rawat inap ini terbagi atas 3
pelayanan rawat inap yaitu bagi perawatan Obgyn, perawatan Bayi
dan Anak, serta perawatan umum dengan 7 klasifikasi ruangan.
Berikut ini adalah penjabaran dari fasilitas di ruang rawat inap per tiap
jenis kamar :
1. Deluxe
Rumah Sakit Hermina Padang memiliki fasilitas kamar
Deluxe diperuntukan untuk satu orang pasien. Fasilitas yang
terdapat didalamnya, antara lain : AC, kamar mandi dilengkapi
dengan air panas dan shower, TV, telepon, lemari es, dan extra bed
serta makanan untuk keluarga / pihak penunggu pasien sesuai
dengan ketentuan rumah sakit.
2. Kelas I
Rumah Sakit Hermina Padang memiliki fasilitas kamar
kelas I yang diperuntukan untuk dua sampai tiga orang pasien.
Fasilitas yang terdapat di dalamnya adalah AC, kamar mandi
dilengkapi dengan air panas dan shower, TV, telepon, lemari es,

14
 dan extra bed serta makanan untuk keluarga / pihak penunggu
pasien sesuai dengan ketentuan rumah sakit.

3. Kelas II
Rumah Sakit Hermina Padang memiliki fasilitas kamar
kelas II yang diperuntukan untuk dua sampai tiga - empat orang
pasien. Fasilitas yang terdapat di dalamnya adalah AC, kamar
mandi dilengkapi dengan air panas dan shower, TV, telepon, serta
makanan untuk keluarga / pihak penunggu pasien sesuai dengan
ketentuan rumah sakit.
4. Kelas III
Rumah Sakit Hermina Padang memiliki fasilitas kamar
kelas III yang diperuntukan untuk lima - enam orang pasien.
Fasilitas yang terdapat di dalamnya adalah AC, kamar mandi
dilengkapi dengan air panas dan shower, TV, telepon, serta
makanan untuk keluarga / pihak penunggu pasien sesuai dengan
ketentuan rumah sakit.
5. Isolasi
Rumah Sakit Hermina Padang memiliki kamar isolasi yang
diperuntukan untuk dua orang pasien. Kamar ini disediakan untuk
merawat pasien yang terdiagnosa penyakit yang mengharuskan
pasien untuk membataasi kontrak dengan dunia luar. Fasilitas yang
terdapat di dalamya adalah AC, kamar mandi dilengkapi dengan
air panas dan shower, TV, telepon, serta makanan untuk keluarga /
pihak penunggu pasien sesuai dengan ketentuan rumah sakit.
6. Perinatologi
Kamar ini diperuntukan bagi bayi yang memiliki masalah,
misalnya bayi dengan gawat nafas, bayi prematur, dan bayi dengan
berat lahir rendah, penyakit bawaan, dan risiko infeksi. Kamar ini
dapat diisi hingga 3 pasien tiap kamarnya.

15
 7. NICU/PICU
Diperuntukan bagi pasien yang membutuhkan perhatian
intensif dengan total kapasitas 4 TT, yaitu 2 pasien pada NICU, 1
pasien pada PICU, 1 pasien pada ICU.
8. KBBL / Perina Level 1
Diperuntukan bagi pasien bayi baru lahir dengan total
kapasitas 10 TT.
c. Pelayanan Tindakan Medis
1. Kamar Operasi
RS Hermina Padang juga menyediakan fasilitas 2 kamar
operasi untuk pasien yang memerlukan tindakan pembedahan.
Kamar operasi dilengkapi dengan peralatan meja operasi dan alat-
alat kesehatan pendukung tindakan operasi.
2. Kamar bersalin
RS Hermina Padang memiliki kamar bersalin patologis dan
fisilogis yang digunakan untuk melahirkan secara normal ataupun
spontan. Proses melahirkan didampingi oleh seorang bidan
ataupun dokter rumah sakit.
3. Fasilitas Penunjang Medis
a. Fasilitas Laboratorium
a) Pelayanan laboratorium memberikan layanan dalam 24
jam. Dalam memberikan pelayanan laboratorium, Rumah
Sakit mempunyai prosedur untuk menjamin keselamatan
bagi pasien dan petugas, terutama dalam specimen
handling dan dalam memberikan layanan transfusi darah.
b) Secara khusus bagian dari laboratorium melayani gawat
darurat dan rawat jalan serta bank darah hendaknya
berlokasi tidak jauh dari unit gawat darurat dan
laboratorium induk.

16
 c) Jenis pelayanan yang diberikan ruang laboratorium
melayani pelayanan patologi klinik dengan pemeriksaan
rutin atas indikasi, seperti : sediaan urin, cairan otak,
transudat eksudatif, feses rutin, hematologi klinik, dll. Dan
fasilitas laboratorium ini menyediakan pelayanan
diagnostik untuk melakukan pemeriksaan histopatologi,
sitologi, dll.
b. Instalasi Radiologi dan Imaging
Rumah Sakit Hermina Padang juga menyediakan
layanan instalasi radiologi dan imagin sebagai penunjang
medis seperti pemeriksaan X-ray, USG, dan pemeriksaan
kontras yang buka selama 24 jam sehari dalam 1 minggu.
c. Pelayanan Rehabilitasi Medik
Rumah sakit menyelenggarakan pelayanan rehabilitasi
medik yang terorganisasi di dalam suatu unit dan dilayani oleh
dokter spesialis rehabilitasi medis serta tim rehabilitasi medik
lainnya. Pada instalasi ini, mampu memberikan pelayanan
rehabilitasi medik sesuai dengan ruang lingkup pelayanan RS
Kelas C yang meliputi : pelayanan promotif, preventif, kuratif,
dan rehabilitatif.
d. Pelayanan Farmasi
Pelayanan farmasi di rumah sakit bertanggung jawab
kepada semua peredaran obat dan bagian farmakologi di rumah
sakit. Pelayanan farmasi meliputi penyediaan dan distribusi
semua pembekalan farmasi, pelayanan farmasi klinik, serta
membuat informasi dan menjamin kualitas pelayanan yang
berhubungan dengan penggunaan obat.
e. Pelayanan Gizi

17
 Pada Rumah Sakit Hermina Padang, juga memberikan
pelayanan gizi pada pasien dengan memberikan fasilitas dan
pelayanan pada bidang gizi kepada pasien.
6. Struktur Rumah Sakit

Gambar 3. 2 Strukur Organisasi Rumah Sakit Hermina Padang

Susunan organisasi Rumah Sakit Hermina Padang sebagaimana

tercantum dalam Pedoman Pengorganisasian Rumah Sakit, terdiri dari :
Unsur Pimpinan (Direktur dan Wakil Direktur Medis serta Wakil Direktur
Umum), Unsur Staff / Pembantu Pimpinan, Unsur Staf Bidang / Bagian,
serta Unsur Pelaksana dan unit fungsional.

B. Manajemen Pengelolaan dan Pemeliharaan Berkas Rekam Medis

Sistem penyimpanan data rekam medis bertujuan untuk

mempermudah dan memepercepat ditemukan Kembali data rekam medis
yang disimpan dalam rak filing. Sistem penyimpanan yang digunakan oleh

18
 RS Hermina Padang adalah sistem sentralisasi, yaitu sistem penyimpanan
data rekam medis secara sentral dengan cara menyatukan formular-formulir
rekam medis milik seorang pasien kedalam satu berkas baik itu rawat jalan
maupun rawat inap.
Dengan sistem ini, terjadinya duplikasi data rekam medis dapat
dihindari dan biaya yang diperlukan lebih sedikit. Data-data pasien juga
dapat berkesinabungan kerena menyatu dalam satu berkas, sehingga
Riwayat penyakitnya dapat terbaca secara keseluruhan.
Dalam hal kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, RS Hermina
Padang Menggunakan tracer (outguide) sebagai sarana yang digunakan
untuk melacak keberadaan berkas rekam medis pasien tersebut.
Adapun fungsi tracer dalam rekam medis sbb :
a) Petunjuk keberadaan DRM yang diambil dari rak filing.
b) Penghitung tingkat penggunaan DRM
c) Memudahkan petugas untuk menegetahui pasien tersebut rawat
jalan maupun rawat inap.

C. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit berdasarkan Kode ICD-10 pada

Rekam Medis

1. Sistem Muskuloskeletal
Tabel 3. 1 Sistem Muskuloskeletal

No. Diagnosa Kode

1. Arthrosis M19.9
2. Low Back Pain M 54.5
3. Intervetebral Displacement M 51.2
4. Myalgia M 79.1
5. Osteoporosis M 81.0
6. Ischialgia M54.3

19
2. Sistem Respirasi
Tabel 3. 2 Sistem Respirasi

No. Diagnosa Kode

1. Emphisema J 43
2. Chronic Bronkitis J 42
3. Asthma J 45.9
4. Pulmonary disease with acute J 44.2
exacerbation
5. Pneumonia J 18.9
6. Bronkitis J 40
3. Sistem Kardiovaskular
Tabel 3. 3 Sistem Kardiovaskular

No. Diagnosa Kode

1. Unstable Angina I 20.0
2. Atrial Fibrilation dan Atrial Flutter I 48
3. Acute Myocardial Infarction I 21.4
4. Congestive Heart Failure I 50.5
5. Angina Pectoris I 20.9
6. Heart Failure I 50
4. Sistem Pencernaan
Tabel 3. 4 Sistem Pencernaan

No. Diagnosa Kode

1. Peritonitis K 65.9
2. Functional Dyspepsia K 30
3. Allergic Gastroenteritis dan Colitis K 52.2
4. Gastroenteritis Acute K 52.9
5. Pulpitis K 04.0

20
 6. Hemorroid K 64.9
5. Sistem Urinaria Tract
Tabel 3. 5 Sistem Urinaria Tract

No. Diagnosa Kode

1. Renal Colic N 23
2. Chronic Kidney Disease N 18.5
3. Orchitis N 45.9
4. Chronic Kidney Disease Unspecified N 18.9
5. Acute Prostatitis N 40.0
6. Benign Prostatitic Hyperplasia N 41.0
6. Sistem Endokrin
Tabel 3. 6 Sistem Endokrin

No. Diagnosa Kode

1. Defisiensi Copper E 61.0
2. DM Tipe 2 E 119
3. Hiperprolaktinemia E 22.1
4. Acute Thyroiditis E 06.0
5. Hypoglicemia E 16.2
6. Adrenal Crisis E 27.2

21
 BAB IV
PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan

Hasil pengamatan yang di temukan saat PKL di rumah sakit hernina

yaitu ada salah satu kejadian saat perawat meminta status pasien kepada
rekam medis dan ada kendala di mana seorang petugas rekam medis kesulit
menemukan berkas pasien tersebut di karenakan kurang rapinya susunan atau
tercecer oleh petugas rekam medis karena kecerobohan saat menyimpan
berkas yang diberikan kepada rekam medis di rumah sakit hernina.
B. Misfile

Misfile merupakan berkas rekam medis yang hilang dan salah letak
pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filing. Berkas rekam
medis dikatakan salah letak atau hilang (misfile) apabila berkas tersebut
dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut tidak tersedia
atau tidak ada. Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
Pelayanan kesehatan dinilai memiliki mutu yang baik tidak hanya berdasarkan
indikator mutu pada pelayanan medis melainkan juga pada pelayanan rekam
medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien. Kualitas rekam medis
menggambarkan kualitas pelayanan yang diberikan oleh dokter. Kualitas
rekam medis dapat dilihat pada kelengkapan, kesesuaian, serta kevalidan
selain itu juga dapat dilihat dengan terlindunginya atau tidaknya kerahasiaan
informasi yang terkandung di dalamnya. Dokumen berkas rekam medis
disimpan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka dari itu setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi
dengan baik dengan cara memasukkan kedalam sebuah map yang berisi data
dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu.Salah

22
 satu kegiatan yang dilaksanakan dalam rekam medis pengelolaan sistem
penyimpanan berkas. Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat
penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena
dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam
medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan
dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam
medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan
mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya
tenaga ahli dan kondisi organisasi (Budi, 2011).
Menurut Wati (2019) misfile merupakan berkas rekam medis yang
hilang dan salah letak pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang
filing. Berkas rekam medis dikatakan salah letak atau hilang (misfile) apabila
berkas tersebut dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut
tidak tersedia atau tidak ada. Hal ini mungkin dapat terjadi karena tidak
tercatatnya berkas yang keluar pada buku ekspedisi dan tidak adanya alat
berupa tracer sehingga berkas tersebut hilang atau salah letak.
Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan
data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya
pengolahan data dibagian penyimpanan (filing). Filing adalah unit kerja
rekam medis yang diakreditasi oleh Kementerian Kesehatan yang berfungsi
sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen atas dasar sistem
penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat setatus pasien tersebut.
C. Pelaksanaan Rekam Medis Dasar dalam Manajemen di Rumah Sakit
Hermina Padang

Rekam medis adalah bagian penting dari seluruh pelayanan kepada

pasien mulai saat kunjungan pertaman hingga kunjungan-kunjungan
berikutnya. Sebagai informasi tertulis tentang perawatan kesehatan pasien,

23
rekam medis digunakan dalam pengelolaan dan perencanaan fasilitas dan
pelayanaan kesehatan, juga digunakan untuk penelitian medis dan untuk
kegiatan statistik pelayanan kesehatan. Unit rekam medis, disuatu sarana
pelayanan kesehatan merupakan salah satu unit yang terpenting dalam
pengelolaan manajemen rumah sakit. Meskipun petugas rekam medis tidak
secara langsung terlibat dalam klinis pasien, tapi informasi yang tercatat pada
rekam medis merupakan bagian penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh
karena itu, sebenarnya petugas unit rekam medis mempunyai peranan penting
dalam proses pelayanan di Rumah Sakit.
Manajemen Rumah Sakit adalah sistem koordinasi atau penggabungan
beberapa sumber daya yang didapat dari hasil perencanaan, organisasi, dan
pengendalian kinerja untuk sama – sama meraih tujuan yang telah ditetapkan.
Unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan unit yang bertanggung
jawab untuk melakasanakan pekerjaan dan pelayanan rekam medis dan
informasi kesehatan di rumah sakit. Tugas dan tanggung jawab unit tersebut
adalah untuk pendaftaran, distribusi, penataan, analisis, klasifikasi dan
kodefikasi penyakit, statisika dan pelaporan, penyimpanan, pengambilan
kembali dokumen, serta penyusutan, dan pemusnahan rekam medis.
Dari hasil observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis di
Rumah Sakit Hermina Padang, ditemukan bahwa rumah sakit tersebut masih
memiliki masalah dalam pengaturan dan penyimpanan unit dokumen rekam
medis di rumah sakit. Seperti : sarana dan prasarana di bagian rekam medis
masih cukup minim seperti rak penyimpanan, namun jumlah dokumen rekam
medis yang banyak sehingga dapat menyebabkan mudah rusaknya dokumen
rekam medis. Selain itu, ada beberapa masalah lain terkait dengan
pelaksanaan sistem manajemen rekam medis yang kurang antara lain : petugas
yang jarang ikut pelatihan, belom adanya sosialisasi terkait SOP pemeliharaan
berkas rekam medis, dan kurangnya evaluasi dalam pemeliharaan berkas
rekam medis.

24
D. Alur Rekam Medis Rawat Inap dan Rawat Jalan

1. Alur Rekam Medis Rawat Inap

Alur rekam medis pasien Rawat Inap di Rumah Sakit Hermina
Padang sebagai berikut :
a. Pasien mendaftar di bagian pendaftaran/ departemen FO (front office)
b. FO menginputkan data pasien kemana pasien akan berobat dan dengan
dokter siapa pasien akan berobat, lalu me-linkan inputan pasien
tersebut ke bagian instalasi rekam medis.
c. Di instalasi rekam medis, petugas rekam medis mencari BRM pasien
dari kertas HD yang terdiri dari warna putih, pink,dan kuning (penanda
BRM keluar) dan barcode yang tercetak otomatis dari link FO.
d. Petugas rekam medis mengantarkan BRM (Berkas Rekam Medis) ke
Nurse Station
e. Pasien dinyatakan untuk dirawat inap, Setelah pasien rawat inap
pulang, BRM kembali kebagian instalasi rekam medis dan petugas
casemix mengambil BRM tersebut untuk dilakukannya pengkliman
biaya menggunakan sistem coding INA-CBGs.
f. Setelah dilakukannya pengkliman biaya oleh pihak casemix, BRM
dikembalikan kembali ke instalasi rekam medis bagian pelaporan untuk
dilakukannya Asembling, Coding dengan menggunakan sistem VB,
Statistik, Analisis kuantitatif yang terdiri dari analisis CPPT & simbol,
analisis persetujuan tindakan medis, analisis ringkasan pasien pulang,
dan filling yang dikerjakan H+1 sesudah pasien pulang.
g. Di Rumah Sakit Hermina Padang, pengambilan BRM Rawat Inap
diambil pada pukul 11.00 wib di bagian Nurse Station.
2. Alur Rekam Medis Rawat Jalan
Alur rekam medis pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Hermina
Padang sebagai berikut :
a. Pasien mendaftar di bagian pendaftaran/ departemen FO (front office)

25
 b. FO menginputkan data pasien kemana pasien akan berobat dan dengan
dokter siapa pasien akan berobat, lalu me-linkan inputan pasien
tersebut ke bagian instalasi rekam medis.
c. Di instalasi rekam medis, petugas rekam medis mencari BRM pasien
dari kertas HD yang terdiri dari warna putih, pink,dan kuning (penanda
BRM keluar) dan barcode yang tercetak otomatis dari link FO.
d. Petugas rekam medis mengantarkan BRM (Berkas Rekam Medis) ke
Nurse Station
e. BRM diambil pada bagian Nurse Station setelah pasien pulang untuk
dilakukannya Penjajaran, Coding, Assembling, Pemberian stiker
tahunan dan Filling.
E. Sistem Pengarsipan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang

Rumah Sakit Hermina Padang menggunakan sistem angka

Terminal Digit Filling dimana pengarsipan rekam medis berpedoman pada
perubahan angka akhir. Keuntungan yang sangat besar dari sistem ini
adalah mudahnya melatih petugas untuk bekerja. Polanya yaitu Tersier-
Sekunder-Primer.
F. Sistem Penomoran Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang

Rumah Sakit Hermina Padang menggunakan sistem penomoran Unit,

dimana Pasien mendapatkan satu nomor rekam medis pada saat admisi
(ranap) atau kunjungan (rajal) pertama kali ke rumah sakit. Nomor rekam
medis tersebut digunakan untuk admisi atau kunjungan pasien selanjutnya di
rumah sakit tersebut. Catatan medis pasien diarsipkan dalam satu unit di
dalam satu map dengan satu nomor. Keuntungan menggunakan sistem
penomoran unit adalah informasi klinis dapat berkesinambungan yang
diberikan berada dalam satu folder.
G. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang

Rumah Sakit Hermina Padang sistem penyimpanan menggunakan

sentralisasi (terpusat), dimana catatan medis pasien rawat, gawat darurat,

26
 rawat inap disatukan dengan pasien yang mendapatkan asuhan rawat inap
dalam satu ruangan.
H. Sistem Pelaporan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang

Sistem Pelaporan di Rumah Sakit Hermina Padang, sebagai berikut :

1. Pada pagi hari petugas rekam medis bagian pelaporan melakukan
penghitungan total pasien rawat jalan (Poli, IGD, Rehab medik,
Hemodialisa), rawat inap, pasien operasi dan pasien kelahiran pada
pengobatan hari sebelumnya.
2. Kemudian petugas rekam medis melakukan Sensus yakni menghitung total
pasien sisa, pasien masuk, pasien keluar pada hari sebelumnya.
3. Pada pukul 11.00 wib petugas rekam medis mengambil BRM pasien rawat
inap di bagian Nurse Station, BRM rawat inap yang sudah berada di
instalasi rekam medis diambil oleh petugas casemix untuk dilakukannya
pengkliman biaya menggunakan sistem coding INA-CBGs.
4. Berkas rekam medis pasien yang telah dilakukannya pengkliman biaya
oleh bagian casemix, lalu dilakukanlah sistem pelaporan dimana terlebih
dahulu dilakukanya Assembling, Coding dengan menggunakan sistem VB,
Statistik, Analisis kuantitatif yang terdiri dari analisis CPPT & simbol,
analisis persetujuan tindakan medis, analisis ringkasan pasien pulang, dan
filling yang dikerjakan H+1 sesudah pasien pulang.
I. Kegiatan Pada Rekam Medis

Adapun kegiatan penulis selama praktek di Rumah Sakit Hermina

Padang adalah sebagai berikut :
1. Pelayanan : kegiatan mencari BRM pasien dari kertas HD dan barcode
yang tercetak otomatis dari link FO dan tak lupa memberikan penanda
BRM keluar yakni Kertas HD yang berwarna kuning, Lalu mengantarkan
BRM (Berkas Rekam Medis) ke Nurse Station.
2. Penjajaran : kegiatan merapikan berkas rekam medis sesuai urutan nomor
untuk mempermudah kegiatan pengodean dan filling.

27
3. Coding : kegiatan menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat
sesuai klasifikasi yang diberlakukan ( ICD-10) secara komputerisasi
menggunakan sistem VB (Visual Basic) .
4. Assembling : kegiatan memilah dan memeriksa kelengkapan berkas rekam
medis. Dengan memberikan nomor cheklist pada berkas rekam medis dan
mengurutkan berkas sesuai dengan nomor cheklist, mengecek
kelengkapan setiap berkas rekam medis.
5. Pemberian stiker tahunan pada berkas rekam medis.
6. Pelaporan (sensus, analisis kuantitatif) pasien rawat inap dan rawat jalan.
7. Filling : kegiatan filling bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan
pengambilan seluruh data informasi yang telah berhasil diperoleh untuk
keperluan dimasa yang akan datang. Di bagian filling hambatan yang
dihadapi dalam proses pelaksanaannya masih sering terjadi miss file
artinya salah penempatan berkas rekam medis. Sebelum dimasukan
kedalam rak penyimpanan rekam medis, petugas rekam medis harus bisa
lebih teleti dalam pengarsipan berkas rekam medis pasien.

28
 BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan

Kesimpulan dari Praktik Kerja Lapangan di Rumah Sakit Hermina

Padang Bagian misfile(filling) di bawah ini sebagai berikut :
1. Secara keseluruhan, prosedur pelaksanaan dan pemeliharaan berkas rekam
medis di Rumah Sakit Hermina Padang Bagian misfile(filling) sudah
baik, namun ada beberapa masalah yang perlu ditangani terkait dengan
pemeliharaan berkas rekam medis dimana file dan map berkas rekam
medis mudah robek.
2. Misfile merupakan berkas rekam medis yang hilang dan salah letak pada
rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filing. Berkas rekam medis
dikatakan salah letak atau hilang (misfile) apabila berkas tersebut
dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut tidak
tersedia atau tidak ada.
3. Rumah Sakit Hermina Padang menggunakan penyimpanan Sentralisasi
penomoran unit numbering sistem, dan pengarsipan terminal digit filling.
B. Saran

Saran yang dapat diimplementasikan dari Praktik Kerja Lapangan di

Rumah Sakit Hermina Padang Bagian misfile (filling) di bawah ini sebagai
berikut :
1. Menambah jumlah rak untuk menyimpan berkas rekam medis sesuai
dengan kebutuhan .
2. Menambah jumlah anggaran kepada unit pengelolaan rekam medis, yang
dapat digunakan untuk memelihara berkas rekam medis.
3. Kedepannya agar bisa menambahkan beberapa petugas rekam medis
dikarenakan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan

29
4. Sebisa mungkin untuk cepat mengembalikan berkas rekam medis tepat
pada waktu yang ditentukan agar petugas tidak kebingungan mencari
berkas rekam medis pasien.

30
 DAFTAR PUSTAKA

Agusalim, D. 2013. Analisis Mekanisme Penganggaran Sebagai Alat Pengendalian

Keuangan Studi Kasus Rumah Sakit Umum Anutapura Palu Tahun 2011.
Makassar : Jurnal AKK..
Andini, P. 2007. Evaluasi Penganggaran Biaya Rumah Sakit (Studi Kasus Rumah
Sakit Umum Palang Merah Indonesia (RSU PMI) Bogor). Bogor: PMI.
Ashim.Dkk. 2016. Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen Rekam
Medis Di Ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2016.
Pekalongan : PMI.
Bangkeling, Y. R. C. 2017. Rancangan Manajemen Implementasi Standar Prosedur
Operasional (SPO) Keperawatan Dalam Upaya Peningkatan Mutu
Pelayanan Keperawatan Di Rsia Limijati Bandung. Bandung : Jurnal
AKK.
Budi, Savitri C. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis
Media.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 1997. Pedoman Penyelenggaraan Dan
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi 1.
Farlinda.Dkk. 2019. Pembuatan Aplikasi Filling Rekam Medis Rumah Sakit.
Bandung : Jurnal Kesehatan.
Gabriele. 2018. Analisis Penerapan Standar Operasional Prosedur (SPO) di
Departemen Marketing dan HRD PT Cahaya Indo Persada. Jakarta :
Cahaya Indo Persada.
Ganjar. Dkk. 2019. Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di
Puskesmas Bangsalsari. Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 1(1),
pp. 23–30.
Garmela, E.; Lestari, S.;Sudiyono;Dewi, C. P. S. 2018. Tinjauan Pelaksanaan
Kegiatan Sensus Harian Rawat Inap Di Runah Sakit Umum Daerah
Salatiga, Semarang: Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

31
Hairani, N. 2012. Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan dan Pemeliharaan Rekam
Medis Rumas Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta. Jakarta : UI-Press.
Hatta, Gemala R. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Edisi Revisi 2. Jakarta: UI-Press.
Kepmenkes. 2007. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan
Informasi Kesehatan.
Mubarok. 2007. Promosi Kesehatan Sebuah Pengantar Proses Belajar Mengajar
Dalam Pendidikan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Sahfitri, Y. 2017. Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis Di Ruang
Penyimpanan RST. DR. Soetarjo. Yogyakarta : Jurnal Perekam Dan
Informasi Kesehatan.
Sari, R. Y, D. 2014. Pengaruh Sosialisasi SPO Apd Dengan Perilaku Perawat Dalam
Penggunaan APD (Handscoon, Masker, Gown) Di Rsud Dr. H.
Soewondo. Jakarta : Graha Ilmu.
Satrio, D. 2018. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus
Pada Rumah Sakit Dr. Sutoyo. Jakarta : Graha Ilmu.
Susanto G, Sukadi. 2011. Sistem Informasi Rekam Medis pada Rumah Sakit Umum
Daerah Pacitan berbasis Web Base. Jakarta : Jurnal Speed.
Syah, M. Z. S. 2015. Manajemen Citra Kampung Jetis sebagai Sentra Batik di
Sidoarjo. Jakarta : Graha Ilmu.
Wardhina.Dkk. 2022. Sosialisasi Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di
RSU Mawar Banjarbaru. Jurnal Pengabdian Masyarakat Indonesia, 2(3),
231-235.
Widya Sandika, T., & Ernianita. 2019. Tinjauan pelaksanaan pemeliharaan dokumen
rekam medis di ruang filing Rumah Sakit Jiwa Prof.dr,Muhammad Ildrem
Medan tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan
Imelda, 4(1), 560-566.

32
Lampiran 1 POA Jadwal Kegiatan PKL 1 Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Hermina Padang Tahun 2022

No Kegiatan Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pembekalan PKL 1

2 Pelaksanaan kegiatan pkl

3 Pengumpulan data

4 Pengelolahan data

5 Penyusunan laporan pkl

6 Konsultasi laporan pkl

7 Ujian seminar laporan pkl

8 Perbaikan laporan pkl

9 Pengumpulan laporan

Padang, Septemper 2022

Mengetahui
Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan Penulis

Chamy Rahmatiqa, MPH Vivin Jesmi, Amd.RM Nola Sapira

NIDN. 1019099005 NIP. 172016090317 NIM.2106016

33
Lampiran 2 Daftar Hadir PKL 1

34
35
Lampiran 3 Dokumentasi Kegiatan PKL 1

Gambar 1.1 Lokasi Rumah Sakit Hermina Padang

Gambar 1.2 Kunjungan Pembimbing Akademik

36
Gambar 1.3 Pemberian Kenang-Kenangan

37