Nama : Galuh Dia Mas'ulah

Nim : 043819736
Prodi : Administrasi Negara
Tugas 2 : Administrasi Perkantoran

Tugas Tutorial 2
Skor Sumber Tugas
No Tugas Tutorial
Maksimal Tutorial

1. Salah satu tugas pemimpin adalah 30 Modul 4 BMP

mempengaruhi seluruh anggota organisasi ADPU4331
agar bersedia berbuat/berperilaku yang Administrasi
mengarah pada tercapainya tujuan organisasi. Perkantoran,
Tugas anda adalah mencari kemampuan apa Edisi 2
sajakah yang perlu dimiliki oleh seorang
pemimpin yang dapat mempengaruhu
bawahan, dan mengkaji bagaimana
kemampuan-kemampuan tersebut dalam
perspektif Revolusi Industri 4.0 atau terakhir.
2. Perkembangan Teknologi Informasi dan 30 Modul 5 BMP
Komunikasi (TIK) berlangsung sangat cepat ADPU4331
dan berpengaruh terhadap semua aktifitas Administrasi
kantor. Salah satu pengaruh terhadap Perkantoran,
pekerjaan kantor adalah pembuatan formulir Edisi 2
berbasis elektronik.
Tugas Anda adalah membuat sebuah formulir
berbasis komputer dengan menggunakan
salah satu perangkat google.drive. Formulir
yang dibuat adalah yang biasa digunakan
dalam aktivitas kantor.
3. Setiap organisasi harus memiliki pedoman 40 Modul 6 BMP
dalam membuat surat atau yang disebut Tata ADPU4331
Naskah Dinas.. Salah satu fungsi pedoman ini Administrasi
adalah untuk mengetahui asli tidaknya surat Perkantoran,
yang dibuat Edisi 2
Tugas Anda adalah membuat pedoman
pembuatan surat atau Tata Naskah Dinas.

Jawaban :

1. Seorang pemimpin harus memiliki kemapuan untuk dapat mempengaruhi bawahannya,

diantarannya:

a. Sikap persuasif, kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima

keputusankepustusannya.

b. Memiliki perhatian kepada orang lain, ramah-tamah, memperhatikan masalah orang lain.

c. Kesehatan yang baik, kekuatan pribadi dan ketahanan fisik.

d. Memahami tugas pokok, komitmen terhadap kegiatan atau tujuan bersama, enthusiasme,
kepercayaan diri .

e. Kesetiaan, perhatian penuh kepada kegiatan bersama, dan juga kepada orang-orang yang
bekerja denganya, semangat mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.
f. Intelegensi (memiliki common sense yang baik), kemampuan yang siap dan cepat untuk
memahami unsur-unsur yang esensial dari informasi yang perlu, dan kapasitas untuk
menggunakan pengetahuan.

g. Integritas, memahami kewajiban moral dan kejujuran, kemauan untuk menjadikan

pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama, kemampuan untuk menetapkan standar tingkah
laku pribadi dan resmi yang akan menghasilkan sikap hormat dari orang lain.

2.
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfqUL4gdmWoy6cG4HooPw53sdSyZ07jwCN8iBj0
z74AUmGydg/viewform?usp=sf_link

3. PEDOMAN DALAM PEMBUATAN SURAT

A. PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi atau surat meyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan
surat sebagai alat, dan merupakan Salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan sering
kali dilakukan dalam tugas seharihari.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditunjukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan berita. Surat sangat penting, artinya dalam membantu memperlancar
tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu di usahakan agar dapat membuat surat
dengan bail., sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi citra organisasi.
Untuk membantu memperlancar komunikasi tertulis maka prinsip yang harus diterapkan adalah.
7C, Yaitu;

1. Completeness (Lengkap)

2. Consciseness (ringkas)

3. Consideration (Pertimbangan)

4. Concreteness (Kongkret)

5. Courtesy (Sopan)

6. Correctenes (Benar)

7. Clarity (Mudah)

B. FUNGSI SURAT

Secara Umum fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat adalah sebagai berikut:

1. Wakil dari pengirim/penulis

Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara.

2. Bahan pembukti

Sebagai bukti tertulis hitam diatas putih terutama surat-surat perjanjian.

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

Surat sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat intruksi.

4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

Sebagai alat bukti yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti

Sejarah seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis,
dan administratif.

5. Sarana memperpendek jarak.

C. SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK

Bila anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik.

Surat yang baik harus;

1. Objektif

2. Sistematis Susunan isi surat

3. Singkat, Tidak Bertele-tele

4. Jelas Kepada Siapa, dari mana, dan tentang apa.

5. Lengkap isinya.

6. Sopan.

7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebaginya)

Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah diutarakan makan
penulisanya pun perlu memenuhi syarat yaitu;

1. Menguasai permasalahannya.

2. Menguasai bahasa tertulis.

3. Mengetahui tentang surat menyurat.

D. SYARAT DASAR BAGI PENULIS SURAT

Penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut:

1. Penguasaan Materi yang akan dikomunikasikan dalam surat.

2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan.

3. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima.

4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca.

5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi.

E. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENULISAN SURAT

Langkah teknis penulisan surat sebagai berikut;

1. Penegasan penulisan pokok surat

2. Pengumpulan data informasi

3. Perkiraan tentang pembaca.

4. Penyusuanan draf atau konsep

5. Penyelesaian.

Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa dengan langkahlangkahtersebut

diatas. Untuk hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yamg ditulis mengandung informasi
yang relatif sama berulang kali, biasanya dibuat formulir atau surat isian.

F BAGIAN BAGIAN SURAT

Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah formatnya.

Format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Nagian bagian surat
tersebut antara lain meliputi Bagian kepala, bagian tubuh, dan kaki surat. Masingmasing bagian
itu terdiri atas bagian-sub bagian.

Bagian surat dengan rinci sebagai berikut;

1. Kepala surat (Heading, Letter Head) dengan fungsi sebagai:

a. Alat pengenal (identitas).

b. Alat pemberian informasi.

c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.

2. Tanggal Surat, Berfungsi sebagai

a. Refrensi

b. Alat pemberian informasi

c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.

3. Nomor surat, berfungsi sebagai

a. Alat petunjuk bagi petugas filling

b. Alat Pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu.

c. Petunjuk unit asal surat.

d. Refrensi.

e. Lampiran.

4. Lampiran;

Sebutkan berapa banyak halaman yang dilampirkan/disertakan (bukan 1 Berkas Profosal).

5. Sifat Durat;

a. Dinas

b. Niaga

c. Pribadi

6. Hal atau perihal berfungsi sebagai

a. Refrensi.

b. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan.

c. Petunjuk bagi petugas filing

7. Alamat dalam, berfungsi sebagai;

a. Petunjuk bagi petugas filling

b. Kemana surat harus disampaikan

c. Alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela

8. Kalimat pembuka;

Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.

9. Isi surat;

Memberi uraian materi pokok dan subjek-subjek lainya.

10. Kalimat tpenutup;

Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.

11. Nama jabatan (penutup surat);

a. Identitas penanggung jawab .

b. Petunjuk bagi petugas filling.

12. Nama dan NIP penanda tangan;

13. Tembusan;

Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

14 . Initial;

Adalah kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetik, digunakan untuk
memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

G. BENTUK-BENTUK SURAT

Untuk Instansi pemerintah, bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam
keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1993 tentang pedoman tata persuratan dinas.

Dikenal sebagai bentuk-bentuk surat berikut.

1). Format Balok/Lurus penuh (Full Blok Style)

2). Format balik yang diubah (Modified Blok Style)

3). Format setengah balok (Semi Blok Style)

4). Format Sederhana (Simplefied)

5). Format Inden atau Bentuk Lekuk (Identied Styel)

6). Format Paragraf menggantung (hanging Paragraf)

H. PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT DINAS

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik
adalah jelas dan sopan. Hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa yang praktis.
Maksud baha praktis adalah:

1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya okleh penulis surat.

2. Kata yang dipergunakan; sederhana, umum, bukan kata daerah/kata asing dan lainya

Disamping keharusan menggunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat juga dapat
dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat, gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua
faktor yaitu:

1. Kedudukanpenulis surat terhadap yang dikirim surat.

2. Persoalan yang akan dikemukakan didalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan,

permohonan dan sebagainya.