PETUNJUK TEKNIS PEMUTAKHIRAN DATA MANDIRI ASN (PDM-ASN)

PEMERINTAH KOTA SABANG

TAHUN 2021

Ketentuan Umum:

Dokumen yang diunggah adalah berupa dokumen Elektronik yang Otentik dan terkait dengan kesesuaian
Informasi maupun kesesuaian syarat dokumen yang harus diunggah pada tempat yang telah disediakan.

Dokumen yang Diunggah :

- Dokumen Asli ataupun legalisir pejabat berwenang.
- Hasil pindai (SCAN) menggunakan alat Scanner atau menggunakan applikasi pembuat
dokumen dan lainnya.
- Berkualitas baik dan utuh menyerupai fisik aslinya.
Berkualitas baik : utuh, rapi, terang/jelas, tidak blur/ bayangan benda, dapat dicetak dengan hasil
yang baik; tidak terdapat stempel produk ataupun keterangan arsip tertentu yang bukan bagian dari
Asli Dokumen.
- Penamaan File Softcopy Dokumen, agar diawali dengan “Nomor Dokumen”, lihat Penomoran pada Tabel
Matriks Unggah Dokumen.
Contoh: File untuk Profil : 01_FOTOPROFIL.JPG (01 adalah nomor urut pada matrik unggah
dokumen)
File untuk SKP 2019 : 13_SKP_2019.PDF (13 adalah nomor urut pada matrik
unggah dokumen)
Batasan Input/ Unggah dan Ubah Data :
- Data yang diinput adalah informasi data k eadaan terakhir profile PNS.
- Pilih Unit Verifikasi, tuliskan di kolom pencarian : Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia, Kemudian Klik Simpan.
- Pemutakhiran Data pada setiap Tabel Pengelompokan Data dianggap selesai ketika WARNA pada Tabel
Pengelompokan Data berubah HIJAU dari yang sebelumnya berwarna MERAH.

- ASN dapat memilih Data-nya telah sesuai dan atau memilih persetujuan tidak ada data yang perlu
ditambahkan yang terdapat dalam Tabel Pengelompokan Data.
- Pemutakhiran Data dianggap selesai secara keseluruhan ketika WARNA pada Tabel Pengelompokan
Data semuanya berubah HIJAU dari sebelumnya MERAH.

- Setiap Data yang berhasil di-Unggah tidak dapat dimutakhirkan/diperbaiki lagi, kesalahan unggah data/
dokumen beresiko ditolak pemutakhirannya.
- Kepada Verifikator diharapkan tidak menolak verifikasi, tapi memperbaikinya (kecuali memang data
yang diberikan benar benar salah), karena penolakan data bisa berimbas data di tolak dan tidak bisa
diperbaiki lagi setelah PDM-ASN berakhir.
- Penolakan Pemutakhiran Data dapat berimbas pada diakuinya Status Keikutsertaan dalam PDM-ASN.
Dan setelah PDM-ASN berakhir, data tidak akan bisa di perbaiki.
File Dokumen yang diunggah ber-type/ ber-ekstensi PDF dengan ukuran maksimum 1 MB (1024 KB)
File Dokumen tidak berisi informasi data/dokumen lainnya yang tidak terkait dengan persyaratan dokumen yang
wajib diunggah.

JS adalah PNS Pemangku Jabatan Struktural/ Eselon non PLT/PJ;

JFU adalah PNS dalam Jabatan Fungsional Umum/ Pelaksana;
JFT adalah PNS dalam Jabatan Fungsional Tertentu (Tenaga Kependidikan; Penyuluhan; Kesehatan; Auditor; dll
Fungsional Tertentu)

Hal 2 : Matriks Unggah Dokumen 

 MATRIKS DOKUMEN UNGGAH PDM-ASN 2021

ASN- ASN- ASN- KONDISI

DOKUMEN UNGGAH Semua
JS JFU JFT TERTENTU KETERANGAN

1. Photo Profil  Semua isian Profil Dapat dimuthakirkan

kapan saja tidak dibutuhkan unggahan.

Filetype: JPEG; JPG uk. 500KB

2. SK Kenaikan Pangkat (SKKP)  SKKP CPNS dan PNS 100% yang belum
terakhir pernah Naik Pangkat adalah SK CPNS
bukan SK PNS
3. IJAZAH Tingkat Pendidikan 
Terakhir yang telah diakui oleh
Kanreg/BKN dan atau sudah
tercantum dalam SKKP
terakhirnya.
4. TRANSKRIP NILAI  • Transkrip Nilai untuk lulusan Perguruan
Tinggi/ Diploma
• Daftar Nilai STTB untuk lulusan
Menengah kebawah
5. SK/ Pertek Pencantuman Gelar  • Jika Tingkat Pendidikannya yang sudah
dari Kanreg/ BKN keluar Pertek BKN tetapi Pendidikan
yang tercantum sesuai Perka belum
tersedia di System MYSAPK [wajib
divalidasi]
• Jika Tingkat Pendidikannya lebih tinggi
dari yang tercantum pada SKKP
Terakhirnya [wajib divalidasi]
• ASN pemegang Pertek Pencantuman
Gelar dari BKN dan Tingkat
Pendidikannya telah tercantum di SKKP
Terakhir [opsional – penguatan
dokumen]
6. SK Jabatan Fungsional Umum  SK Normalisasi 2021.
Terakhir (Normalisasi 2021)
7. SK Jabatan Fungsional Tertentu   PNS Jab. Fungsional Tertentu
terakhir (Kependidikan/ Kesehatan/ Penyuluh/
FT lainnya)
8. SK Jabatan Struktural terakhir   PNS dalam Jabatan Eselonering non
PJ/ PLT.
9. SK Bupati tentang  Jika SK Penambahan Masa Kerja-nya
Penetapan/Pengesahan belum digunakan untuk dasar
Penambahan Masa Kerja Penetapan Masa Kerja sampai dengan
diperolehnya SKKP terakhir.
10. SK CPNS  PNS Formasi Sekdes dan Formasi
Khusus yang tidak ada SK CPNS,
unggah SK PNS 100%
11. SK PNS  SK PNS 100%
12. Sertifikat Pendidikan dan   Pejabat Struktural aktif;
Pelatihan/ Workshop/ Seminar unggah/input data sertifikat
Diklatpim Tertinggi diikuti;
 Pejabat Struktural yang tidak
memiliki Sertifikat Diklatpim dapat
menggunggah/input data Diklat
dengan memprioritaskan Diklat
Teknis terkait jabatannya saat ini.
 PNS Fungsional Tertentu;
unggah/input data sertifikat Pelatihan
Fungsional terakhir [terkait
tugas/jabatan aktif]
 PNS Fungsional Umum; unggah/
input data Sertifikat
Diklat/Seminar/Workshop dengan
memprioritaskan berdasarkan :
kelangkaan/keahlian khusus; terkait
jabatan teknis saat ini; Diikuti dalam
rentang 2 tahun terakhir)

DOKUMEN UNGGAH
13. Lembar Penilaian + Informasi
Pejabat dan Atasan Pejabat
Penilai SKP 2019
14. Lembar Penilaian + Informasi
Pejabat dan Atasan Pejabat
Penilai SKP 2020
15. Sertifikat Penghargaan
16. SK Keanggotaan/ Kepengurusan
dalam Organisasi Pemerintah
non Departemen
17. SK Cuti di Luar Tanggungan
Negara (CLTN);
Perpanjangannya dan atau
Penempatan Kembali setelah
CLTN
18. KK dan KTP Orang Tua
(opsional)
19. Buku/ Akta Nikah
20. Akta Anak
ASN- ASN- ASN- KONDISI
Semua
JS JFU JFT TERTENTU  KETERANGAN


 • PNS yang memiliki Sertifikat Satya
Lencana dan sejenisnya Penghargaan
Resmi lain-lain.
• Referensi jenis Riwayat Penghargaan
dapat dilihat pada layar input Aplikasi
untuk data terkait.
 contoh organisasi: IDI/Ikatan Dokter;
IBI; PPNI; PGRI; KORPRI; IKAPTK; dlsb.
 Dokumen terkait data/ keterangan CLTN
bagi PNS yang memilikinya.
 • Bisa diabaikan.
 PNS yang input data Pasangan;
 PNS yang input data Anak;
 LAYAR INPUT MYSAPK

DATA
MODEL/TYPE UNGGAH Ref Unggah
PEMUTAKHIRAN
01. Photo Profil a. Foto Formal
b. warna latar Biru/Merah
v
c. Typefile JPG atau JPEG,
d. Ukuran File 500 KB (maxs)
02. Isian Kontak a. Format Isian :
Pribadi [Alamat Jalan/ Dusun] -
Desa/ Gampong
[Kecamatan - Kab/Kota]

Contoh isian :
v
Jalan O. Surapati No. 1 - Kota Atas - Kec. Sukakarya Sabang
b. Tidak disingkat atau Penulisannya mudah dikenali secara umum.
Contoh : HBL untuk Hagu Barat Laut tidak dapat dipahami secara
umum.
c. Jika alamat domisili saat ini berbeda dengan KTP, isi alamat sesuai KTP.
03. Nomor Telepon a. Format isian :
Kode AreaNomor Telepon
v
Contoh : 0645141414 / 0812692XXXX
tidak berspasi dan sisip symbol tertentu.
04. Email Dinas Pribadi ● Alamat email resmi yang dikelola pemerintah (.go.id)
kepeg@bkpsdm.sabangkota.go.id
v

05. Email Pribadi a. Email yang digunakan untuk reset/ mendapatkan token ganti password
MYSAPK
v
b. Contoh isian :
pastikantidakspasi@email.go.id
06. NIK isi Nomor KTP v
07. Nomor KK isi Nomor KK v
08. Agama isi agama yang dianut v
09. Lokasi Kerja klik/pilih sampai unit Kecamatan. v
10. nomor akta lihat nomor akta kelahiran (abaikan jika tidak ada data)
v
kelahiran
11. nomor npwp - format penulisan : 22.333.333.1.333.333 v
12. tgl npwp - lihat di kartu masing-masing atau diberkas pendaftara pertama npwp v
13. no. bpjs - lihat di kartu masing-masing v
14. no karis/karsu - lihat di karis/karsu masing2 (Kosongkan bila tidak ada) v
15. no taspen lihat di kartu taspen masing-masing v
16. tgl taspen lihat di kartu taspen masing-masing v
17. no. tapera  tersedia infonya pada halaman akun tapera ( https://sitara.tapera.go.id )
masing-masing ASN.
v
 [konfirm verifikator dan atau unit pengelola kepegawaian masing-
masing]
18. kppn  Isi Badan Pengelolaan Keuangan Daerah; v
19. kelas jabatan Kosongkan Saja v
 DATA
MODEL/TYPE UNGGAH Ref Unggah
PEMUTAKHIRAN
20. RIWAYAT a. Tambah Baru jika Data Golongan Ruang terakhir tidak tampil di riwayat
GOLONGAN DAN data golongan.
PANGKAT b. Kesulitan menentukan Jenis Kenaikan Pangkat agar dikonsultasikan
dengan verifikator/ Pejabat Pengelola Kepegawaian Instansi.
c. Masa Kerja Tahun – Bulan diisi sesuai yang tercantum pada SK.
(terakhir) d. SK yang tidak tercantum Nomor Pertek BKN dapat diisi dengan symbol
“-“.
v v
e. SK yang tidak tercantum Tgl Pertek BKN dapat diisi dengan Tgl SK.
f. Data Golongan Baru wajib Unggah SK.
g. Jika tidak ada Penambahan Data Golongan Baru, lakukan Ubah Data
dan Unggah Dokumen SKKP terakhir.

h. Dokumen Unggah :
– SK Golongan Ruang/ SKKP Terakhir (PDF : 1MB)
21. RIWAYAT a. Tambah Baru jika Data Pendidikan Terakhir belum tersedia di sistem
PENDIDIKAN aplikasi.
b. Lanjutkan ubah data dan unggah Dokumen yang dibutuhkan jika telah
tersedia data Tingkat Pendidikan Terakhir.
c. Penambahan Tingkat Pendidikan yang belum tercantum di SK
(terakhir) GOLONGAN KP wajib meng-unggah SK PENCATUMAN GELAR DARI
KANREG/BKN.
d. Pendidikan S-1 Apoteker memilih Tingkat Pendidikan S-2 dan pada
Referensi Nama Pendidikan memilih APOTEK ER (Profesi) dan atau
S-1 Apoteker+str
e. Pendidikan S-1 Kedokteran memilih Tingkat Pendidikan S-2 dan
pada Referensi Nama Pendidikan memilih S-1 Kedokteran Umum/
Gigi + STR.
f. Pemilihan Referensi Nama Pendidikan disesuaikan pada tersedianya
referensi pada sistem aplikasi yang paling mendekati dengan jurusan
v v
pendidikan.
g. Gelar Depan jangan diakhiri dengan tanda baca titik (“ . “).
contoh: Drs Drs Ners Ir
h. Ijazah/STTB yang sudah hilang; pengisian data disesuaikan pada
informasi saat tahun kelulusannya.
i. Tidak diperkenankan Unggah Surat Keterangan Kepolisian dan
dokumen yang tidak bersesuaian lainnya.

j. Dokumen Unggah :
- Ijazah Terakhir;
- Transkrip Nilai; pendidikan SD-SLTP-SLTA adalah Daftar Nilai yang
tertera di belakang Ijazah
- SK Pencantuman Gelar dari Kanreg/BKN (opsional)
- Type dan uk. Masing-masing File : PDF 1 MB.
 DATA
MODEL/TYPE UNGGAH Ref Unggah
PEMUTAKHIRAN
22. RIWAYAT a. Tambah Baru jika data jabatan terakhir belum tersedia di sistem
JABATAN aplikasi.
b. Lanjutkan ubah data/ unggah dokumen jika sudah tersedia data
terakhir riwayat jabatan.
c. Unor, isikan sesuai dengan penempatan pada unit kerja masing-
masing.
(terakhir) - Unor Kepala Dinas pilih Nama Instansi Induk yang dipimpinnya.
- Unor Kepala Bidang, pilih Nama Unit Bidang Organisasi
Strukturalnya..
- Unor Kepala Sub Bidang, Pilih Nama Unit Sub Bidang Organisaasi
Strukturalnya
d. Jabatan Fungsional Umum.
- Pilih sesuai Jabatan sekarang sesuai SKP 2021.
- Nomor SK Jabatan isi Jabatan Normalisasi Tahun 2021.
- TMT Pelantikan – isikan dengan tanggal SK normalisasi tahun
2021.
- Nomor Surat Keputusan isi : nomor SK normalisasi
- Unor PNS - JFU diisi dengan Unit Kerja Eselon IV di
instansinya;
- Unor PNS - JFU dapat diisi sesuai dengan lokasi
Subbid/Subbag penempatan Jabatan sesuai dengan Unit
Organisasi Kerja Atasan Langsung.
- Unor PNS – JFU pada Unit Sekolah di isi Unit Sekolah
penempatannya.
- Jika Unor Sub Bidangnya Belum Ada Segera Melapor Ke v v
Verifikator Badan Kepegawaian dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Bidang Mutasi, Promosi dan
Informasi Subbid Data dan Informasi Kepegawaian Kota
Sabang
e. Jabatan Fungsional Tertentu.
- Unor PNS - JFT dapat diisi sesuai dengan lokasi
Subbid/Subbag penempatan Jabatan sesuai dengan Unit
Organisasi Kerja Atasan Langsung.
- Unor PNS – JFT pada Unit Sekolah di isi Unit Sekolah
penempatannya.
- Jika Unor Sub Bidangnya Belum Ada Segera Melapor Ke
Verifikator Badan Kepegawaian dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Bidang Mutasi, Promosi dan
Informasi Subbid Data dan Informasi Kepegawaian Kota
Sabang.
f. Informasi data TMT Pelantikan, TMT Jabatan dan Tanggal SK Jabatan
Struktural tertera pada Dokumen SK Jabatan.
g. TMT pelantikan boleh diabaikan jika tidak tersedia informasi data.
h. Dokumen Unggah :
- SK JFU Normalisasi
- SK Fungsional Terakhir untuk PNS-JFT.
- * SK Jabatan Struktural untuk PNS-Eselon.
- * SK Pelantikan dalam Jabatan Struktural untuk PNS Eselon.
- Type dan uk. Masing-masing File : PDF 1 MB.
23. RIWAYAT a. Jika tidak ada Riwayat PMK, tekan “tidak ada riwayat PMK”
PENINJAUAN b. Tambah Baru jika ada Riwayat PMK yang penetapannya diatas
MASA KERJA tanggal/ setelah memperoleh SK Kenaikan Pangkat Terakhir.
c. Informasi Data Riwayat PMK tertera pada SK Bupati tentang Penetapan
Masa Kerja.
d. Masa Kerja th-bl yang diisi pada Riwayat PMK adalah jumlah MK yang
v v
disetujui untuk penambahan (selisih dari Tgl Mulai – Tgl Berakhir Masa
Kerja yang diperhitungkan sebagai masa kerja tambahan).

e. Dokumen Unggah :
- SK Bupati tentang Penetapan PMK (PDF uk. 1 MB)

24. RIWAYAT CPNS/ a. Bagi yang sudah ada SK 100% isikan Pilih PNS, tidak perlu pilih CPNS
PNS b. Bagi yang belum ada SK 100% pilih CPNS
c. Informasi Data tertera pada SK CPNS – SK PNS.
d. Nama Jabatan yang mengangkat CPNS adalah Nama Jabatan
Penandatangan SK Keputusan Pengangkatan CPNS, misalnya : WALI
KOTA SABANG, dll sesuai yang tertera pada SK CPNS.
e. Nomor/Tgl SPMT dapat dilewati.
f. Nomor dan Tanggal Pertek C2TH diisi oleh CPNS-PNS yang memiliki
v v
dokumen dimaksud dan diperoleh akibat masa CPNS-nya lebih dari 2
tahun sebelum diangkat menjadi PNS 100%.

g. Dokumen Unggah :
- SK CPNS (wajib jika pilih cpns).
- SK PNS (wajip jika pilih PNS).
- SPMT (opsional).
- Type dan uk. Masing-masing File : PDF 1 MB.
 DATA
MODEL/TYPE UNGGAH Ref Unggah
PEMUTAKHIRAN
25. RIWAYAT DIKLAT a. Hanya dapat diisi 1 (satu) riwayat Diklat.
b. PNS Struktural memprioritaskan isian data Diklat Struktural-nya, setara
Diklatpim terakhir.
(paling bernilai, c. PNS Fungsional Tertentu memprioritaskan isian Diklat Fungsional
terakhir) terakhir terkait tugas/ persyaratan pengangkatan dalam jabatannya.
d. PNS Fungsional Umum mengisi Data Diklat Teknis/ Workshop.
v v
- Prioritaskan terkait jabatan saat ini.
- Prioritaskan terkait kelangkaan/keahlian
- Prioritaskan Diklat rentang 2 tahun terakhir.

e. Dokumen Unggah :
- Sertifikat Diklat terkait data isian (PDF uk. 1 MB)
26. RIWAYAT SKP. a. Informasi data isian untuk SKP tertera pada Dokumen SKP.
b. Nilai-nilai yang dihasilkan setelah pengisian data SKP harus sama
dengan Nilai-nilai atau jumlah yang tertera pada fisik SKP.
(2019-2020) c. Bila berbeda total nilai abaikan saja.
d. Informasi NIP, Nama, Jabatan, Unor dan Golongan pejabat penilai
diisikan sesuai yang tertera pada Dokumen Fisik SKP berkenaan.
e. Jika pejabat/ atasan pejabat penilai telah Pensiun/datanya tidak
ditemukan lagi dalam referensi PNS Aktif, pilih status penilai/atasan v v
penilai “Non ASN”.

f. Dokumen Unggah :
- Lembar Penilaian yang tertera nilai SKP berikut dengan halaman
yang memuat informasi Pejabat Penilai beserta Atasan Pejabat
Penilai-nya.
- PDF uk. 1 MB.
27. RIWAYAT a. Isian data riwayat penghargaan berdasarkan referensi sistem aplikasi.
PENGHARGAAN b. Data Riwayat Penghargaan yang secara umum dimiliki oleh PNS Kota
Sabang adalah Dokumen Karya Satya 10-20-30 Tahun.
c. Data Riwayat yang diinput adalah berdasarkan Dokumen yang terakhir
(terakhir) diperoleh.
d. Data Riwayat Penghargaan lainnya non Karya Satya supaya
v v
disesuaikan dengan Referensi Nama-nama Penghargaan pada Sistem
Aplikasi.

e. Dokumen Unggah :
- Dokumen Penghargaan sesuai data isian. (PDF uk 1 MB).

28. RIWAYAT a. Organisasi yang dimaksud adalah Organisasi Resmi Non Lembaga
ORGANISASI Pemerintah yang dibentuk berdasarkan aturan Perundang-undangan,
misalnya : PGRI; IDI; IBI; dll.. (dilarang untuk organisasi politik)
b. Data isian riwayat organisasi tertera pada Dokumen/ SK Keanggotaan
(bernilai, terakhir) Organisasi.
v v
c. Dokumen Unggah :
- Dokumen SK Kepengurusan/ keanggotaan. (PDF uk. 1 MB).

29. RIWAYAT CLTN a. Informasi yang wajib diisi oleh PNS yang sedang menjalani Cuti di Luar
Tanggungan Negara.
(CUTI DILUAR b. Kalau tidak ada klik “saya tidak ada data CLTN”
TANGGUNGAN c. Data isian didasari pada Dokumen : Penetapan CLTN, Perpanjangan
NEGARA) CLTN ataupun Pengaktifan Kembali dari CLTN.
v v
d. Dokumen Unggah :
- Dokumen CLTN sesuai dengan data isian.
 DATA
MODEL/TYPE UNGGAH Ref Unggah
PEMUTAKHIRAN
30. RIWAYAT a. Data Orang Tua; hanya satu data orang tua yang bisa diinput, input
KELUARGA salah satu data Orang Tua Ayah/Ibu.
b. Data Pasangan; prioritaskan untuk meng-input data pasangan terakhir,
data input pasangan cerai/cerai mati jika belum bisa dimasukkan maka
abaikan saja dulu.
c. Data Anak dapat diisi semuanya baik yang tertanggung/ tidak dalam
tanggungan daftar gaji. v v

d. Dokumen Unggah;
- Buku Nikah; scan bagian yang memuat data Nomor Akta Nikah;
Data dan Foto Pasangan.
- Akta Kelahiran Anak;
- KTP/KK Orang Tua (opsional)