TUGAS TUTORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama : Siti Chumaidah

NIM : 044338369
Mata Kuliah : Organisasi

Skor Sumber Tugas

No Tugas Tutorial
Maksimal Tutorial
Bila organisasi ukuran sederhana, bagaimana posisi
atau keadaan dimensi-dimensi birokrasi yang
terjadi pada organisasi tersebut? Anda bisa
1 menyebutkan satu persatu dimensi birokrasinya 30 EKMA4157/Modul 4
dan selanjutnya dianalisis satu per satu.

Kompleksitas organisasi menunjukkan derajat

diferensiasi (perbedaan) yang terjadi dalam sebuah
2 30 EKMA4157/ Modul
organisasi. Coba Anda analisis menggambarkan 5
apa bila diferensiasi ke arah horizontal?
Coba Anda analisis dengan memberikan contoh
bahwa faktor jenis pekerjaan berpengaruh terhadap EKMA4157/Modul 6
3 40
derajat formalitas?

* coret yang tidak sesuai

Jawaban:

1. Dimensi-dimensi birokrasi yang terjadi pada organisasi yaitu:

a. Formalisasi

Formalisasi menunjukkan tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam organisasi. Pada organisasi yang
lebih formal, tingkat penggunaan dokumen tertulis lebih tinggi. Peraturan-peraturan, prosedur, dan
berbagai hal lainnya muncul dalam bentuk tertulis. Penelitian-penelitian yang telah dilakukan
menunjukkan bahwa organisasi besar umumnya mempunyai tingkat formalisasi yang lebih tinggi
dibanding organisasi kecil.

Organisasi besar memerlukan adanya peraturan, prosedur, dan juga dokumen tertulis untuk mengontrol
dan mengatur karyawan yang jumlahnya besar, dan juga bagian-bagian yang jumlahnya lebih banyak
dalam organisasi. Pada organisasi kecil pengawasan terhadap karyawan dapat dilakukan secara langsung
oleh pimpinan perusahaan karena karyawan yang perlu diperhatikan jumlahnya tidak besar. Pada
perusahaan besar prosedur formal memberikan kesempatan bagi pimpinan untuk melakukan
pengawasan yang bersifat impersonal terhadap karyawan.

b. Sentralisasi

Sentralisasi menunjukkan tingkatan yang diberi wewenang untuk melakukan pengambilan keputusan
dalam organisasi. Pada organisasi yang mempunyai tingkat sentralisasi tinggi sentralistik (sentralistik),
keputusan-keputusan pada umumnya dibuat hanya pada pimpinan puncak organisasi. Jika Organisasi
mempunyai tingkat sentralisasi yang rendah (desentralistik) ,keputusan-keputusan yang serupa dapat
diambil pada tingkatan yang lebih rendah. Penelitian-penelitian menunjukkan bahwa pada organisasi
besar tingkat sentralisasi bisa menjadi lebih rendah dibanding pada organisasi kecil.

Organisasi besar mempunyai lebih banyak bagian maupun tingkatan sehingga jumlah keputusan yang
harus diambil juga lebih besar. Jika seluruh pengambilan keputusan dibebankan kepada pimpinan
puncak organisasi maka pimpinan tersebut tidak akan sanggup untuk menangani seluruhnya sendirian.
Oleh karena itu, terpaksalah sebagian pengambilan keputusan dipercayakan kepada tingkatan yang
lebih rendah. Tetapi, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, organisasi yang besar umumnya lebih
formal. Melalui formalisasi inilah seluruh karyawan diatur agar selalu bertindak dengan cara yang
seragam sehingga walaupun keputusan tidak diambil oleh pimpinan, dapat diharapkan bahwa bawahan
yang berhak melakukan pengambilan keputusan akan bertindak sesuai dengan cara yang bisa disetujui
oleh organisasi secara keseluruhan.

c. Kompleksitas

Kompleksitas mencakup kompleksitas vertikal yang menunjukkan jumlah tingkatan dalam organisasi,
dan kompleksitas horizontal yang menunjukkan banyaknya bagian dalam organisasi. Organisasi besar
ternyata menunjukkan tingkat kompleksitas yang lebih besar daripada organisasi kecil. Hal ini terjadi
karena pada organisasi berukuran besar seringkali diperlukan adanya bagian-bagian yang mempunyai
tugas khusus.

Organisasi besar juga dapat menambahkan bagian yang khusus dengan biaya yang relatif lebih rendah
karena ongkos yang harus dikeluarkan dapat ditanggung oleh organisasi yang berukuran lebih besar.
Terakhir, besarnya organisasi seringkali menuntut adanya pembagian lebih banyak bagian agar ukuran
setiap bagian tersebut masih memungkinkan untuk tercapainya pengawasan yang efektif. Pimpinan
bagian tidak akan dapat melakukan pengawasan dengan baik jika ukuran bagian tersebut terlalu besar.
Jika kompleksitas horizontal bertambah besar, berarti bahwa terdapat lebih banyak bagian dalam
organisasi. Seringkali setiap bagian tersebut harus berdiri sendiri dalam melaksanakan kegiatannya
sehingga memerlukan bertambah karyawan dengan keahlian khusus.

Penambahan karyawan membuat ukuran organisasi menjadi lebih besar, hal ini menunjukkan adanya
hubungan antara kompleks horizontal dengan ukuran organisasi. Jika jumlah karyawan bertambah,
organisasi akan mempunyai kompleksitas horizontal yang tinggi, yaitu dengan bertambahnya jumlah
bagian yang ada dalam organisasi. Agar jumlah bagian yang harus dikoordinasikan seseorang pimpinan
tidak terlalu besar, diperlukan penambahan jumlah tingkatan dalam organisasi, yaitu untuk mengurangi
rentang kendali pimpinan tersebut. Pertambahan jumlah tingkatan ini memperbesar kompleksitas
vertikal organisasi. Dengan demikian, ditunjukkan bahwa terdapat hubungan antara kompleksitas
vertikal dengan ukuran organisasi.

d. Rasio administratif

Dimensi struktur yang paling sering diteliti adalah rasio administratif, yaitu perbandingan jumlah
anggota kelompok pimpinan terhadap jumlah keseluruhan anggota organisasi. Sehubungan dengan
rasio administratif ini, Parkinson mempopulerkan penemuannya yang dikenal dengan nama "hukum
Parkinson", mengenai hubungan antara jumlah anggota kelompok pimpinan dengan banyaknya
pekerjaan yang harus diselesaikan dalam suatu organisasi. Parkinson memperlihatkan bahwa pimpinan
organisasi seringkali berusaha memperbesar jumlah anggota kelompok pimpinan walaupun sebenarnya
pekerjaan yang harus diselesaikan tidak bertambah besar.

Parkinson menunjukkan bahwa banyak organisasi, terutama yang berukuran besar, yang mempunyai
rasio administratif yang tinggi, dengan jumlah anggota organisasi yang terlalu besar, tidak sesuai dengan
volume pekerjaan yang harus diselesaikan, yang juga berarti bahwa organisasi besar umumnya tidak
efisien. Pernyataan Parkinson yang bernada "mengejek" organisasi besar itu, kemudian merangsang
munculnya berbagai penelitian terhadap rasio administratif pada berbagai jenis organisasi. Penelitian-
penelitian ini akhirnya memperlihatkan adanya dua pola rasio administratif, yaitu:

- Pada organisasi berukuran kecil umumnya rasio administratif tinggi, berarti bahwa jumlah pimpinan
dalam organisasi kecil tidak sebanding dengan volume kegiatan yang harus diselesaikan. Juga
diperlihatkan bahwa organisasi besar mempunyai rasio administratif yang kecil, berlawanan dengan
pendapat Parkinson sebelumnya.

- Jumlah karyawan penunjang yang tidak terlihat langsung dalam kegiatan pokok organisasi, seperti
karyawan bagian pemeliharaan, tukang ketik,dan sebagainya, bertambah besar jika ukuran organisasi
berkembang. Pada organisasi yang besar, diperlukan lebih banyak komunikasi maupun kegiatan surat-
menyurat sehingga jumlah tukang ketik yang dibutuhkan juga lebih banyak. Besarnya organisasi juga
menuntut lebih banyak kegiatan pemeliharaan sehingga petugas pemeliharaan juga akan bertambah
banyak.

- Penelitian-penelitian lainnya mengenai rasio administratif pada umumnya juga memperlihatkan

kesimpulan yang berlawanan dengan pernyataan Parkinson sebelumnya.

- Dalam pembahasan mengenai organisasi muncul anggapan bahwa struktur organisasi memiliki tiga
jenis dimensi, yaitu kompleksitas organisasi, formalisasi dan sentralisasi
2. Menganalisis penggambarkan apa bila diferensiasi ke arah horizontal.

Diferensiasi horizontal menunjukkan tingkat perbedaan antar unit organisasi menurut orientasi
personel,jenis tugas yang dijalankan, maupun persyaratanpendidikan yang diperlukan untuk
menjalankan tugas tersebut. Makin banyakterdapat jenis dan tugas berbeda dalam organisasi, yaitu
tugas-tugas yangmasingmasing memerlukan pengetahuan dan keterampilan khusus(spesialisasi) berarti
bahwa tingkat kompleksitas organisasi semakin tinggi.Tingkat kompleksitas yang lebih tinggi ini terjadi
karena perbedaan orientasiantarunit yang semakin kuat dan akan membuat komunikasi antara
anggotaorganisasi yang berada di unit-unit yang berbeda akan menjadi lebih sulit, danselanjutnya juga
akan membuat manajemen menghadapi kesulitan ataupunhambatan yang lebih besar untuk melakukan
koordinasi.

Keahlian dan pendidikan yang sama cenderung memiliki cara pandang yang seragam, melakukan
komunikasi dengan menggunakan istilah-istilah yang sama. Sebaliknya, anggota organisasi dengan jenis
tugas yang berbeda dan memiliki latar belakang keahlian maupun pendidikan yang cenderung berlainan
cenderung akan memiliki cara pandang, prioritas sasaran, dan Horizon waktu berpikir yang juga berbeda
satu sama lain. Bahkan terminologi yang mereka gunakan dalam berkomunikasi juga saling berbeda.

Semakin banyak posisi atau jabatan spesialisasi yang mengandung tugas-tugas bersifat khusus dalam
organisasi maka organisasi akan menjadisemakin kompleks sehingga memerlukan metode koordinasi
yang lebihsempurna dan tentunya lebih sulit dilaksanakan. Melihat akibat yang ditimbulkannya, yaitu
meningkatnya kesulitan koordinasi, bisa dipertanyakan, mengapa sebagian pengaturan organisasi justru
didasarkan pada spesialisasi. Jawabannya ternyata terletak pada kenyataan bahwa membagi pekerjaan
menjadi tugas-tugas bersifat khusus (division of Labor), ternyata membuat organisasi memiliki
kemampuan yang lebih tinggi untuk menangani berbagai ragam pekerjaan, Dan akhirnya akan
mengakibatkan terjadi peningkatan efisiensi organisasi.

Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas bersifat khusus (division of Labor) juga merangsang
peningkatannya kreativitas dalam mengembangkan peralatan baru yang lebih efisien. Pembagian
pekerjaan menjadi tugas yang bersifat khusus mendorong munculnya kelompok pekerja spesialis dalam
organisasi. Cara mengelompokkan para pekerja spesialis ini disebut departementasi, Di mana organisasi
dibagi menjadi departemen-departemen yang masing-masing mengerjakan tugas untuk bersifat khusus.
Dengan demikian, deparmentasi dapat dikatakan sebagai cara yang digunakan oleh organisasi untuk
mengkoordinasikan, secara horizontal tugas-tugas yang saling berbeda.

Departemen bisa ditetapkan melalui perhitungan sederhana, berdasarkan fungsi, berdasarkan jenis
produk atau jasa yang dihasilkan, berdasarkan jenis klien, berdasarkan lokasi ataupun cakupan geografis,
dan juga berdasarkan proses. Organisasi berukuran besar biasanya menggunakan lebih banyak cara
departementasi. Contohnya, segmentasi pertama dilakukan menurut fungsi (misalnya, dalam suatu
organisasi muncul fungsi-fungsi keuangan, produksi, pemasaran, penjualan, dan lain-lain). Selanjutnya
fungsi-fungsi ternyata dibagi-bagi lagi secara geografis, baik menurut lokasinya ataupun menurut
besarnya. Organisasi manufaktur ternyata seringkali dibagi-bagi menurut jenis produk yang dihasilkan,
sementara fasilitas pabrik dibagi menurut jenis proses yang dikerjakan.

Pada organisasi berukuran kecil, pengelompokan pekerja cukup dilakukan secara tidak formal dan hanya
dibuat menurut perhitungan sederhana. Mengelompokkan pekerja menurut perhitungan sederhana
merupakan salah satu cara yang termudah untuk dilaksanakan. Salah satu cara paling populer untuk
mengelompokkan kegiatan adalah membagi organisasi menurut fungsi. Dalam pengelompokan menurut
produk atau jasa yang dihasilkan biasanya digunakan pada organisasi berukuran besar. Perbedaan jenis
pelanggan (klien) yang dilayani oleh organisasi juga bisa menjadi dasar utama pengelompokan kegiatan.
Bukan kegiatan juga bisa dilakukan secara geografis, seperti di Indonesia banyak perusahaan besar milik
negara yang dibagi-bagi menurut daerah yang dilayani.

Dengan demikian, diferensiasi horizontal menggambarkan derajat perbedaan antara unit-unit atau
fungsi-fungsi organisasi sehingga setiap unit atau fungsi perlu ditangani oleh tenaga kerja dengan
pengetahuan dan keterampilan khusus (spesialisasi)

3. Penganalisisan dengan memberikan contoh bahwa faktor jenis pekerjaan berpengaruh terhadap
derajat formalitas.

Dalam suatu organisasi, derajat formalisasi yang terjadi pada masing-masing bagian organisasi bisa
sangat berbeda satu sama lain, begitu juga apabila derajat formalisasi suatu organisasi dibandingkan
dengan derajat formalisasi pada organisasi yang lain.

Sebagai contoh: detailer obat, yaitu petugas pemasaran yang mewakili perusahaan-perusahaan farmasi
untuk memperkenalkan obat-obatan kepada para dokter, memiliki kebebasan yang relatif besar untuk
menentukan sendiri cara yang hendak digunakan dalam menjalankan tugasnya. Para detailer ini tidak
terikat pada peraturan ataupun prosedur tertentu yang mengatur cara yang harus diikuti dalam
menjalankan tugasnya. Detailer obat-obatan biasanya hanya diwajibkan mengisi laporan kegiatan
mingguan yang menjelaskan nama dokter-dokter yang telah mereka kunjungi, tanpa menjelaskan cara
yang digunakan untuk bisa diterima oleh para dokter tersebut. Sementara jenis pekerjaan lain di
perusahaan farmasi yang sama, misalnya petugas penerima tamu (receptionist) wajibkan hadir setiap
hari, pada jam tertentu, dan perlu mematuhi prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh pihak
manajemen.

Jenis pekerjaan yang hanya menuntut keterampilan rendah, yaitu jabatan yang mengandung tugas-
tugas sederhana dan berulang (repetitive), biasanya merupakan jenis pekerjaan yang diatur dengan
derajat formalisasi yang tinggi. Di pihak lain, pekerjaan yang menuntut tingkat profesionalitas tinggi
cenderung diatur dengan derajat formalisasi yang rendah. Beberapa pengecualian memang terjadi,
seperti pada pekerjaan akuntan yang diharuskan untuk selalu memiliki catatan terperinci dari kegiatan
yang telah mereka lakukan (yang berarti formalisasi yang tinggi) agar perusahaan bisa meminta bayaran
yang sesuai dari pelanggan yang telah mempergunakan jasa akuntan ini. Walaupun terdapat
pengecualian, pada umumnya "aturan" sebelumnya tetap berlaku, semakin tinggi tingkat profesionalitas
yang dibutuhkan pada suatu jabatan maka derajat formalisasi dalam pengaturan jabatan tersebut
cenderung berkurang.

Faktor lain yang juga berpengaruh terhadap derajat formalisasi adalah jenis pekerjaan ataupun fungsi
yang dijalankan oleh suatu jabatan. Berbagai jenis jabatan pada fungsi produksi biasanya memiliki
derajat formalisasi yang lebih tinggi daripada jabatan-jabatan pada fungsi pemasaran ataupun pada
fungsi penelitian dan pengembangan. Pekerjaan yang dilakukan pada fungsi produksi cenderung
merupakan jenis kegiatan yang menuntut kondisi yang stabil, sifatnya berulang (repetitif),. Dan perlu
dilaksanakan dengan standardisasi yang relatif tinggi. Sebaliknya, berbagai jabatan yang terdapat pada
fungsi pemasaran memerlukan sifat lentur (fleksibel) agar mampu secara cepat melakukan penyesuaian
terhadap perubahan situasi pasar. Sementara jabatan-jabatan pada fungsi penelitian dan
pengembangan juga perlu bersifat bebas agar tidak terjebak rutinitas dan menjadi kurang inovatif.

Sumber materi dari:

-BMP Organisasi EKMA4157