Kelompok 3

➢ Gita Rahma 7192520001

➢ Hana Shofia 7193520037
➢ Annisa Randalia Br Tamba 7193520052

KERTAS KERJA AUDIT

SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
PADA SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MANDALA
INDONESIA

Informasi Latar Belakang

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala Indonesia (STIAMI) didirikan pada 27 Januari 1983
oleh dosen-dosen senior FISIP UI. Selama itu STIAMI telah mendapatkan kepercayaan dari pemerintah
dan masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi karena mampu menghasilkan sumber daya
manusia (SDM) yang berkualitas dan siap kerja.
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala Indonesi (STIAMI) Jakarta yang telah berhasil
menjalankan SMM dan diakui secara internasional dengan mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari
QS Zurich AG No. 7011 pada 19 April 2011 dan sekaligus telah melalui tahapan conformity (kesesuaian).
Pada April 2012, STIA Mandala Indonesia juga telah melewati First Surveillance, yaitu tahapan
consistency (konsistensi) dengan beberapa cacatan perbaikan. Dan pada April 2013 lalu, STIA Mandala
Indonesia juga telah melewati Second Surveillance, yaitu tahapan improvement (kemajuan) juga dengan
beberapa catatan perbaikan. Hingga saat ini, STIAMI telah mengimplementasikan ISO 9001:2008 selama
3 tahun dengan beberapa catatan perbaikan dan perlu dilakukan penelitian untuk mengetahui strategi yang
akan dilakukan dalam implementasi ISO 9001:2008 selanjutnya. Karena ISO 9001:2008 baru
dimplementasikan di kampus pusat dan belum diimplementasikan di kampus-kampus unit. Tetapi apabila
dilihat keadaan/kondisi STIAMI sebelum mengimplementasikan ISO 9001:2008, keadaan/ kondisi
STIAMI sudah jauh lebih membaik. Meskipun demikian, implementasi ISO ini masih menemukan
beberapa kendala.
Faktor penghambat implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di STIAMI Jakarta,
yaitu kurangnya komitmen manajemen puncak atau top management dalam implementasi ISO
9001:2008. Ini terjadi di awal tahun pengimplementasian, yaitu tahun 2010 sebelum mendapatkan
sertifikat ISO. Kurangnya konsistensi dalam menjalankan prosedur ISO juga menjadi penghambat,
walaupun sudah mengimplementasikan prosedur ISO, terkadang tetap menggunakan sistem lama, mutu
yang sudah baik sulit untuk ditingkatkan.
Pelatihan dan persiapan yang telah diberikan kepada para karyawan kurang berjalan secara efektif
dan tidak berkala. Pelatihan hanya dilakukan sebelum mendapatkan sertifikat ISO, setelah itu tidak ada
pelatihan yang dilakukan secara berkala, sehingga pemahaman ISO pada level Operational atau Low
Management (staf) belumlah maksimal.
Tanggung jawab manajemen dari setiap bagian masih sangat kurang, contohnya adanya prosedur
mutu yang seharusnya dijadikan acuan dalam bekerja tetapi tidak dilakukan dan bahkan prosedur mutu
tidak memiliki arti dalam kegiatan bekerja. Teamwork (kerja sama) antarbagian masih sangat kurang.
Contoh: harus adanya SOP yang mencakup antarbagian, akan tetapi SOP tersebut tidak dibuat.
Program Audit Internal belum mencakup informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk
mengatur dan melakukan audit yang efektif dan efisien. Keseriusan pada pihakpihak terkait dalam
melakukan Internal Audit masih kurang maksimal. Sehingga efektivitas yang tadinya sangat diharapkan
berjalan dengan baik, tidak berjalan seperti yang diharapkan. Komunikasi yang kurang maksimal terjadi
 antara Management Representative dan SPMI dengan bagian-bagian yang ada pada STIAMI mengenai
implementasi ISO 9001:2008.
Kurang teroganisasinya pendokumentasian dan perekaman kegiatan. Dokumen-dokumen atau
kearsipan ISO 9001:2008 yang tidak tersusun secara rapi dan sesuai standar terjadi di beberapa bagian
kerja. Fasilitas penunjang yang mendukung kegiatan administrasi kampus belum maksimal seperti yang
diharapkan.

Daftar Ringkasan Temuan

No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat
STIAMI terkadang Manajemen harus Kurangnya komitmen Sistem manajemen
masih menggunakan memiliki komitmen manajemen puncak kualitas yang sudah
1.
sistem lama dalam implementasi dalam implementasi baik diterapkan sulit
ISO 9001:2008 ISO 9001:2008. untuk ditingkatkan.
Pelatihan dan persiapan Manajemen harus Kurangnya komitmen Pemahaman ISO
karyawan dalam berkomitmen dan manajemen dalam 9001:2008 pada level
penerapan ISO memastikan penerapan menerapkan ISO Operational atau Low
2.
9001:2008 kurang ISO 9001:2008 berjalan 9001:2008. Management (staf)
berjalan efektif dan baik. belum maksimal.
tidak berkala.
Kegiatan tidak Manajemen harus Kurangnya tanggung Kualitas sistem
dilakukan sesuai SOP memastikan sistem jawab manajemen dari manajemen kualitas
3.
manajemen kualitas setiap bagian. lembaga kurang efektif,
diterapkan dengan baik. efisien dan ekonomis.
Belum ada SOP Lembaga harus Kurangnya tanggung Teamwork (kerja sama)
mencakup antarbagian mengidentifikasi jawab manajemen dari antarbagian kurang
berbagai bagian yang setiap bagian. berjalan baik.
4. terlibat dalam
mendukung efektivitas
sistem manajemen
kualitas.
Program Audit Internal Manajemen harus Pihak-pihak terkait Efektivitas, efisiensi
belum dilakukan secara meninjau efektivitas, dalam melakukan dan ekonomisasi sistem
efektif dan efisien. efisiensi dan Internal Audit kurang manajemen kualitas
5. ekonomisasi sistem serius. tidak dapat
manajemen kualitas ditingkatkan.
yang diterapkan
lembaga.
Komunikasi antara Managemen harus Kurangnya tanggung Pemahaman setiap
Management memastikan jawab manajemen bagian yang ada di
Representative dan komunikasi internal dalam STIAMI tentang ISO
6. SPMI dengan bagian- mampu mendukung mengomunikasikan 9001:2008 tidak
bagian yang ada pada efektivitas sistem penerapan ISO berjalan baik.
STIAMI kurang manajemen kualitas 9001:2008
maksimal
Kurang teroganisasinya Lembaga harus Fasilitas penunjang Dokumen-dokumen
pendokumentasian dan memastikan dokumen kegiatan administrasi atau kearsipan ISO
perekaman kegiatan. dan perekaman kegiatan kampus belum 9001:2008 tidak
7.
diorganisasikan dengan maksimal. tersusun rapi dan sesuai
baik. standar terjadi di
beberapa bagian kerja.
 Siklus PDSA

Plan • Dony Hendartho meneliti penerapan ISO 9001:2008 pada sistem kepastian kualitas
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala Indonesia, ditinjau dari aspek dokumentasi
dan tanggung jawab manajemen.
• Tujuan audit ini untuk menilai efektivitas, efisiendi dan ekonomisasi implementasi
Sistem Kepastian Kualitas sesuai ISO 9001:2008 ditinjau dari lingkup tanggung jawab
manajemen.
Do Kegiatan rapat perkenalan, rapat penutup dan laporan akhir telah dilakukan oleh peneliti
tersebut pada periode April – Juni 2013, yang kemudian temuan – temuannya diolah oleh
Kelompok 3.
Study Dalam tahap ini, Kelompok 3 mempelajari temuan – temuan audit Sistem Kepastian Kualitas
di lingkup tanggung jawab manajemen dengan analisis kondisi, kriteria, penyebab dan akibat.
Action Tahap ini lembaga dapat mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan pada lingkup
tanggung jawab manajemen dalam fungsi Sistem Kepastian Kualitas.

Program Kerja Audit Pendahuluan

➢ Lingkup Tanggung Jawab Manajemen (Klausul 5)

Nama Perusahaan : STIAMI Periode Audit No. KKA

Program yang diaudit : Tanggung Jawab Manajemen Oktober 2022
Dilaksanakan Waktu yang
No Langkah – Langkah Audit Pendahuluan
Oleh Diperlukan
Tujuan:
1. Mengetahui komitmen, tanggung jawab, wewenang manajemen
dan kebijakan kualitas di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi
Mandala Indonesia.
2. Menilai apakah penerapan Sistem Kepastian Kulitas dengan
ISO 9001:2008 pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi
Mandala Indonesia di lingkup Tanggung Jawab Manajemen
telah berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis.
Kelompok 3 3 hari
Langkah – Langkah Kerja:
Lihat SOP pada fungsi Sistem Kepastian Kualitas terkait
1. lingkup tanggung jawab manajemen.
Lakukan pengamatan dan wawancara terkait penerapan ISO
2. 9001:2008 di lingkup tanggung jawab manajemen.

Diaudit Oleh Jawaban Catatan Direview Oleh

Gita Rahma Ya Tidak Choms Gary Ganda Tua
Hana Shofia S.E., M.Si., Ak., CA
Annisa Randalia
Tgl 23 Oktober 2022 Tgl 27 Oktober 2022
 Program Kerja Review dan Pengujian
Nama Perusahaan : STIAMI Periode Audit No. KKA
Program yang diaudit : Sistem Kepastian Kualitas Oktober 2022
Pelaksana Langkah
No Jawaban
Pertanyaan Kerja
ICQ Lk Ya Tidak Pelaksana Waktu
Tujuan Review dan Pengujian Pengendalian
Manajemen:
Untuk menilai efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi
penerapan sistem kepastian kualitas di lingkup Kelompok 3 3 hari
Tanggung Jawab Manajemen pada Sekolah Tinggi Ilmu
Administrasi Mandala Indonesia (STIAMI).

1 Internal Control Quesiontaire:

Tanggung Jawab Manajemen
Bagaimana tanggung jawab manajemen yang diterapkan
STIAMI? Apakah tanggung jawab manajemen STIAMI √
telah diterapkan, dokumentasikan dan dikomunikasikan
dengan baik?

Langkah Kerja: Kelompok 3 3 hari

1. Telusuri bagaimana STIAMI menerapkan Sistem
Kepastian Kualitas di lingkup tanggung jawab
manajemen.
2. Periksa bagaimana kegiatan terkait lingkup tanggung
jawab manajemen diterapkan, didokumentasikan dan
dikomunikasikan oleh manajemen dalam lembaga.

Diaudit Oleh Jawaban Catatan Direview Oleh

Gita Rahma Ya Tidak
Hana Shofia Choms Gary Ganda Tua S.E.,
Annisa Randalia M.Si., Ak., CA
0 1
Tgl 23 Oktober 2022 Tgl 27 Oktober 2022

➢ Program Audit Tanggung Jawab Manajemen (Klausul 5)

Nama Perusahaan : STIAMI Periode Audit No. KKA

Program yang diaudit : Tanggung Jawab Manajemen Oktober 2022
Jawaban
No Pertanyaan Komentar
Ya Tidak
Apakah manajemen telah memberikan bukti dari komitmennya
Hal 129 –
5.1 untuk mengembangkan dan meningkatkan efektifitas,efisiensi dan √
130
ekonomisasi sistem manajemen kualitas yang diterapkan?
Apakah manajemen telah memastikan terpenuhinya persyaratan
5.2 pelanggan dan telah teridentifikasi serta ukuran – ukurannya telah √ Hal 132
ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan?
 Apakah manajemen telah memastikan tanggung jawab dan
5.5
wewenang manajemen ditetapkan dan dikomunikasikan dalam √ Hal 130
.1
lembaga?
Apakah manajemen telah menetapkan wakil manajemen dan
5.5
diberikan tanggung jawab untuk mendukung keberhasilan √ Hal 132
.2
penerapan sistem manajemen kualitas?
Apakah manajemen menjamin bahwa proses komunikasi yang
5.5 sesuai dengan proses manajemen kualitas telah ditetapkan dan
√ Hal 130
.3 mampu mendukung efektivitas penerapan sistem manajemen
kualitas?
Apakah manajemen puncak telah secara periode melakukan
5.6 tinjauan ulang terhadap sistem manajemen kualitas untuk
√ Hal 132
.1 menjamin kesesuaian kecukupan, dan efektivitas yang
berkelanjutan?
Apakah tinjauan ulang ini menyertakan peluang untuk perbaikan
5.6
dan perubahan kebutuhan sistem manajemen kualitas termasuk √ Hal 130
.2
kebijakan dan tujuan kualitas?
Diaudit Oleh Jawaban Catatan Direview Oleh
Gita Rahma Ya Tidak Choms Gary Ganda
Hana Shofia Tua S.E., M.Si., Ak.,
Annisa Randalia 3 4 CA
Tgl 26 Oktober 2022 Tgl 27 Oktober 2022

Program Kerja Audit Lanjutan

➢ Program Audit Lanjutan Tanggung Jawab Manajemen

Nama Perusahaan : STIAMI Periode Audit No. KKA

Program yang diaudit : Tanggung Jawab Manajemen Oktober 2022
No Pelaksanaan Langkah Kerja
Temuan yang Dikembangkan dan Langkah Kerja
Dilaksanakan Waktu yang
Temuan Lk Audit
Oleh Diperlukan
Tujuan Audit Lanjutan
Untuk menunjukkan komitmen STIAMI dalam
penerapan ISO 9001:2008, meningkatkan efektivitas,
efisiensi dan ekonomisasi tanggung jawab dan
wewenang manajemen STIAMI, serta memaksimalkan
komunikasi internal dan tinjauan manajemen STIAMI
terhadap sistem manajemen kualitas yang diterapkan?

Judul Temuan:
1. STIAMI terkadang masih menggunakan sistem lama
2. Pelatihan dan persiapan karyawan dalam penerapan ISO
9001:2008 kurang berjalan efektif dan tidak berkala.
3. Kurang teroganisasinya pendokumentasian dan
perekaman kegiatan.
 Langkah Kerja:
1. Manajemen harus meninggalkan sistem manajemen
kualitas yang lama dan mulai menjaga konsistensi
penerapan sistem manajemen kualitas yang baru sesuai
ISO 9001:2008.
2. Manajemen harus memberikan pelatihan dan persiapan
Kelompok 3 2 hari
berkala bagi karyawan sebagai bentuk komitmen dalam
penerapan ISO 9001:2008.
3. Manajemen harus menyediakan sumber daya yang
cukup untuk memastikan dokumen dan rekaman
tersusun sesuai standar ISO 9001:2008.

Judul Temuan:
4. Kegiatan tidak dilakukan sesuai SOP
5. Belum ada SOP mencakup antarbagian

Langkah Kerja:
1. Manajemen harus mengawasi kegiatan operasional
lembaga dan memastikan setiap kegiatan dilakukan Kelompok 3 2 hari
sesuai SOP yang berlaku di STIAMI.
2. Manajemen harus membuat SOP antarbagian untuk
memaksimalkan kerjasama yang ada di antarbagian
STIAMI.

Judul Temuan:
6. Program Audit Internal belum dilakukan secara efektif
dan efisien.

Langkah Kerja:
Kelompok 3 2 hari
1. Manajemen harus memberikan dukungan dan
keseriusan dalam membantu proses pemeriksaan audit
internal agar proses audit internal berjalan efektif dan
efisien.

7. Judul Temuan:
Komunikasi antara Management Representative dan
SPMI dengan bagian-bagian yang ada pada STIAMI
kurang maksimal

Langkah Kerja: Kelompok 3 2 hari

1. Manajemen harus membuat sistem komunikasi internal
antara Management Representative dan SPMI dengan
bagian-bagian yang ada pada STIAMI untuk
mendukung efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi
penerapan ISO 9001:2008
Diaudit Oleh Jawaban Catatan Direview Oleh
Gita Rahma Ya Tidak Choms Gary Ganda Tua S.E.,
Hana Shofia
M.Si., Ak., CA
Annisa Randalia
Tgl 26 Oktober 2022 Tgl 27 Oktober 2022
 Daftar Temuan dan Rekomendasi

Nama Perusahaan : STIAMI Periode Audit No. KKA

Program yang diaudit : Temuan dan Rekomendasi Oktober 2022
Kondisi Kriteria Penyebab Akibat Rekomendasi
STIAMI terkadang Manajemen harus Kurangnya Sistem manajemen Sebaiknya
masih memiliki komitmen komitmen kualitas yang sudah manajemen
menggunakan dalam implementasi manajemen puncak baik diterapkan meninggalkan sistem
sistem lama ISO 9001:2008 dalam implementasi sulit untuk lama dan mulai
ISO 9001:2008. ditingkatkan. konsisten
menjalankan ISO
9001:2008.
Pelatihan dan Manajemen harus Kurangnya Pemahaman ISO Manajemen
persiapan berkomitmen dan komitmen 9001:2008 pada sebaiknya
karyawan dalam memastikan manajemen dalam level Operational memberikan
penerapan ISO penerapan ISO menerapkan ISO atau Low pelatihan dan
9001:2008 kurang 9001:2008 berjalan 9001:2008. Management (staf) persiapan karyawan
berjalan efektif dan baik. belum maksimal. sebagai bentuk
tidak berkala. komitmen dalam
menerapkan ISO
9001:2008
Kegiatan tidak Manajemen harus Kurangnya tanggung Kualitas sistem Manajemen
dilakukan sesuai memastikan sistem jawab manajemen manajemen sebaiknya
SOP manajemen kualitas dari setiap bagian. kualitas lembaga mengawasi kegiatan
diterapkan dengan kurang efektif, operasional lembaga
baik. efisien dan agar berjalan sesui
ekonomis. dengan SOP.
Belum ada SOP Lembaga harus Kurangnya tanggung Teamwork (kerja Sebaiknya
mencakup mengidentifikasi jawab manajemen sama) antarbagian manajemen
antarbagian berbagai bagian dari setiap bagian. kurang berjalan membuat SOP
yang terlibat dalam baik. antarbagian untuk
mendukung mendukung dan
efektivitas sistem memaksimalkan
manajemen kualitas. kerjasama di
antarbagian.
Program Audit Manajemen harus Pihak-pihak terkait Efektivitas, Manajemen
Internal belum meninjau efektivitas, dalam melakukan efisiensi dan seharusnya
dilakukan secara efisiensi dan Internal Audit ekonomisasi sistem memberikan
efektif dan efisien. ekonomisasi sistem kurang serius. manajemen dukungan dan
manajemen kualitas kualitas tidak dapat keseriusan dalam
yang diterapkan ditingkatkan. membantu proses
lembaga. pemeriksaan audit
internal.
Komunikasi antara Managemen harus Kurangnya tanggung Pemahaman setiap Manajemen
Management memastikan jawab manajemen bagian yang ada di seharusnya membuat
Representative dan komunikasi internal dalam STIAMI tentang sistem Komunikasi
SPMI dengan mampu mendukung mengomunikasikan ISO 9001:2008 internal untuk
bagian-bagian yang efektivitas sistem penerapan ISO tidak berjalan baik. mendukung
ada pada STIAMI manajemen kualitas 9001:2008 efektivitas, efisiensi
kurang maksimal dan ekonomisasi
penerapan ISO
9001:2008
Kurang Lembaga harus Fasilitas penunjang Dokumen- Seharusnya
teroganisasinya memastikan kegiatan administrasi dokumen atau Manajemen
pendokumentasian dokumen dan kampus belum kearsipan ISO menyediakan sumber
dan perekaman perekaman kegiatan maksimal. 9001:2008 tidak daya yang cukup
kegiatan. diorganisasikan tersusun rapi dan untuk memastikan
dengan baik. sesuai standar dokumen dan
terjadi di beberapa rekaman tersusun
bagian kerja. sesuai standar ISO
9001:2008.
PELAPORAN

Medan, 27 Oktober 2022

No : 054/KAP/X/2022
Lampiran : 3 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Pimpina STIAMI
Di Jakarta

Kami telah melakukan audit atas Tanggung Jawab Manajemen untuk periode tahun 2013. Audit
kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan lembaga dan oleh
karenanya kami tidak memberikan pendapat atas lapcran keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup
bidang Tanggung Jawab Manajemen yang dimiliki (terjadi pada) Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi
Mandala Indonesia. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya
guna), dan efektivitas (hasil guna) Tanggung Jawab Manajemen yang dilakukan dan memberikan saran
perbaikan atas kelemahan tanggung jawab manajemen yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan
di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan lembaga dapat beroperasi
dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit, kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama
dari berbagai pihak baik jajaran pimpinan maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik

Gita Rahma dan Rekan

GITA RAHMA
 Bab I
Informasi Latar Belakang

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala Indonesia berlokasi di Jl. Pangkalan Asem Raya No. 55,
Cempaka Putih, Jakarta Pusat, RT.5/RW.7, Galur, Kec. Johar Baru, Jakarta, Daerah Khusus Ibukota
Jakarta 10530, Indonesia, didirikan tanggal 27 Januari 1983 oleh dosen senior FISIP UI, Prof. Dr. Safri
Nurmantu. M.Si dan rekan – rekannya.

Lembaga pendidikan ini didirikan dengan Visi dan Misi sebagai berikut;

Visi
Menjadi Perguruan Tinggi Unggul, Berdaya Saing Dan Berakhlak Mulia

Misi
▪ Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan yang unggul dan beretika serta bermoral.
▪ Menciptakan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan yang bermakna dan
bermanfaat baik bagi masyarakat nasional maupun internasional.
▪ Melakukan publikasi hasil penelitian dan kaji tindak serta menerapkan berbagai inovasi keilmuan
dalam rangka mengembangkan sumber daya profesional secara berkelanjutan.

Tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1. Menilai kecukupan prosedur tanggung jawab manajemen yang digunakan dalam
menyelenggarakan operasi lembaga.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Penerapan sistem kepastian kualitas ISO
9001:2008 di lingkup tanggung jawab manajemen.
3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan tanggung jawab manajemen yang
ditemukan.
 Bab II
Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut.

Kondisi:
1. STIAMI terkadang masih menggunakan sistem lama
2. Pelatihan dan persiapan karyawan dalam penerapan ISO 9001:2008 kurang berjalan efektif dan
tidak berkala. Pelatihan hanya dilakukan sebelum mendapatkan sertifikat ISO, setelah itu tidak ada
pelatihan yang dilakukan secara berkala.
3. Adanya prosedur mutu yang seharusnya dijadikan acuan dalam bekerja tetapi tidak dilakukan dan
bahkan prosedur mutu tidak memiliki arti dalam kegiatan bekerja.
4. Harus adanya SOP yang mencakup antarbagian, akan tetapi SOP tersebut tidak dibuat.
5. Program Audit Internal belum mencakup informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk
mengatur dan melakukan audit yang efektif dan efisien.
6. Komunikasi antara Management Representative dan SPMI dengan bagian-bagian yang ada pada
STIAMI kurang maksimal
7. Kurang teroganisasinya pendokumentasian dan perekaman kegiatan.

Kriteria :
1. Manajemen harus memiliki komitmen dalam penerapan, pengembangan dan peningkatan terus
menerus efektivitas sistem manajemen kualitas sesuai ISO 9001:2008.
2. Manajemen harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan,
dikomunikasikan dan dijalankan dengan baik dalam lembaga.
3. Manajemen harus meninjau efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi sistem manajemen kualitas yang
diterapkan lembaga.
4. Managemen harus memastikan komunikasi internal mampu mendukung efektivitas sistem
manajemen kualitas
5. Lembaga harus memastikan dokumen dan perekaman kegiatan diorganisasikan dengan baik.

Penyebab :
1. Kurangnya komitmen manajemen dalam menjaga konsistensi implementasi ISO 9001:2008 di
STIAMI.
2. Kurangnya tanggung jawab manajemen dari setiap bagian dalam mengawasi dan menjaga
kesesuaian kegiatan operasi dengan SOP yang berlaku si STIAMI.
 3. Keseriusan pada pihak – pihak terkait dalam melakukan Internal Audit masih kurang maksimal.
Sehingga efektivitas yang tadinya sangat diharapkan berjalan dengan baik, tidak berjalan seperti
yang diharapkan.
4. Kurangnya tanggung jawab manajemen dalam mengomunikasikan penerapan ISO 9001:2008
5. Fasilitas penunjang kegiatan administrasi kampus belum maksimal.

Akibat :
1. Sistem manajemen kualitas yang sudah baik diterapkan sulit untuk ditingkatkan.
2. Pemahaman ISO 9001:2008 pada level Operational atau Low Management (staf) belum maksimal.
3. Kualitas sistem manajemen kualitas lembaga kurang efektif, efisien dan ekonomis.
4. Teamwork (kerja sama) antarbagian kurang berjalan baik.
5. Efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi sistem manajemen kualitas tidak dapat ditingkatkan.
6. Pemahaman setiap bagian yang ada di STIAMI tentang ISO 9001:2008 tidak berjalan baik.
7. Dokumen-dokumen atau kearsipan ISO 9001:2008 tidak tersusun rapi dan sesuai standar terjadi di
beberapa bagian kerja.

Pejabat yang bertanggung jawab :

Pimpinan SPMI
 Daftar Ringkasan Temuan Audit

No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

STIAMI terkadang Manajemen harus Kurangnya Sistem manajemen
masih menggunakan memiliki komitmen komitmen kualitas yang sudah
1. sistem lama dalam implementasi manajemen puncak baik diterapkan sulit
ISO 9001:2008 dalam implementasi untuk ditingkatkan.
ISO 9001:2008.
Pelatihan dan Manajemen harus Kurangnya Pemahaman ISO
persiapan karyawan berkomitmen dan komitmen 9001:2008 pada
dalam penerapan memastikan penerapan manajemen dalam level Operational
2. ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 berjalan menerapkan ISO atau Low
kurang berjalan baik. 9001:2008. Management (staf)
efektif dan tidak belum maksimal.
berkala.
Kegiatan tidak Manajemen harus Kurangnya tanggung Kualitas sistem
dilakukan sesuai memastikan sistem jawab manajemen manajemen kualitas
3. SOP manajemen kualitas dari setiap bagian. lembaga kurang
diterapkan dengan baik. efektif, efisien dan
ekonomis.
Belum ada SOP Lembaga harus Kurangnya tanggung Teamwork (kerja
mencakup mengidentifikasi jawab manajemen sama) antarbagian
antarbagian berbagai bagian yang dari setiap bagian. kurang berjalan baik.
4. terlibat dalam
mendukung efektivitas
sistem manajemen
kualitas.
Program Audit Manajemen harus Pihak-pihak terkait Efektivitas, efisiensi
Internal belum meninjau efektivitas, dalam melakukan dan ekonomisasi
dilakukan secara efisiensi dan Internal Audit sistem manajemen
5. efektif dan efisien. ekonomisasi sistem kurang serius. kualitas tidak dapat
manajemen kualitas ditingkatkan.
yang diterapkan
lembaga.
Komunikasi antara Managemen harus Kurangnya tanggung Pemahaman setiap
Management memastikan jawab manajemen bagian yang ada di
Representative dan komunikasi internal dalam STIAMI tentang ISO
6. SPMI dengan mampu mendukung mengomunikasikan 9001:2008 tidak
bagian-bagian yang efektivitas sistem penerapan ISO berjalan baik.
ada pada STIAMI manajemen kualitas 9001:2008
kurang maksimal
Kurang Lembaga harus Fasilitas penunjang Dokumen-dokumen
teroganisasinya memastikan dokumen kegiatan administrasi atau kearsipan ISO
pendokumentasian dan perekaman kegiatan kampus belum 9001:2008 tidak
7. dan perekaman diorganisasikan dengan maksimal. tersusun rapi dan
kegiatan. baik. sesuai standar terjadi
di beberapa bagian
kerja.
 Bab III
Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi karena kurangnya komitmen manajemen dalam menerapkan sistem
manajemen kualitas sesuai ISO 9001:2008.
2. Kelemahan yang terjadi karena kurangnya tanggung jawab dan wewenang manajemen serta
komunikasi internal dalam menerapkan sistem manajemen kualitas sesuai ISO 9001:2008.
3. Kelemahan yang terjadi karena kurang maksimalnya tinjauan ulang manajemen dalam
meningkatkan efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi sistem manajemen kualitas yang diterapkan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau
langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:
1. Sebaiknya manajemen meninggalkan sistem manajemen kualitas yang lama dan mulai menjaga
konsistensi penerapan sistem manajemen kualitas yang baru sesuai ISO 9001:2008.
2. Sebaiknya manajemen memberikan pelatihan dan persiapan berkala bagi karyawan dalam
penerapan ISO 9001:2008 sebagai bentuk komitmen dalam menerapkan ISO 9001:2008.
3. Manajemen sebaiknya meningkatkan pengawasan terhadap kegiatan operasional lembaga dan
memastikan setiap kegiatan dilakukan sesuai SOP yang berlaku di STIAMI.
4. Sebaiknya manajemen membuat SOP antarbagian untuk memaksimalkan dan mendukung
kerjasama yang ada di antarbagian STIAMI untuk mendukung efektivitas, efisiensi dan
ekonomisasi penerapan ISO 9001:2008
5. Sebaiknya manajemen berikan dukungan dan keseriusan dalam membantu proses pemeriksaan
audit internal agar proses audit internal berjalan efektif dan efisien.
6. Manajemen seharunyanya membuat sistem komunikasi internal untuk mendukung efektivitas,
efisiensi dan ekonomisasi penerapan ISO 9001:2008.
7. Seharusnya Manajemen menyediakan sumber daya yang cukup untuk memastikan dokumen dan
rekaman tersusun sesuai standar ISO 9001:2008.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk
pada Sistem Kepastian Kualitas lembaga di masa yang akan datang.
 Bab IV
Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah tanggung
jawab manajemen STIAMI (Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala) untuk periode tahun 2013.
Audit kami mencakup penilaian atas komitmen manajemen, tanggung jawab dan wewenang manajemen,
dan tinjauan manajemen.
TRANSPARANSI Volume VI, Nomor 02, September 2014
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162

ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MANDALA INDONESIA

Dony Hendartho
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala Indonesia
dony.english@yahoo.co.id

Abstract. Implementation of Total Quality Management makes organization to maintain quality

standards in all aspects of organization's business. Standard quality management system (QMS)
that has been developed and suitable for education is ISO 9001, achievement of quality device that
is expected to respond to the challenges of globalization by increasing the efficiency and
effectiveness to satisfy stakeholders. Higher School of Administration Sciences of Mandala
Indonesia (STIAMI) proved itself as a reliable organization that received the ISO 9001:2008
certificate issued by QS Zurich AG no. 7011 on April 19, 2011.
This research aims are (1) To determine the implementation of Quality Managements System ISO
9001:2008 from the aspect of dokumentation, (2) To determine the implementation of Quality
Managements System ISO 9001:2008 from the aspect of management responsibility and alternative
implementation strategies for corrective action.
The data used in the form of primary and secondary data, both from qualitative and quantitative.
Processing of qualitative data using descriptive analysis is based on interviews with party
organization consists of nine informen who master the Quality Management System and its
implementation in STIAMI on the right target and can affect policy. The collected data is processed
by the method of analytic hierarchy process AHP with Microsoft Excel 2010 software, version
AHPcalc 12:08:13.
The results of data processing show that the essential elements of QMS ISO 9001:2008 in STIAMI
are Quality Management System (25.8 %), Responsibility Management (25 %), Product Realization
(23.8%), Measurement, Analysis & Improvement (17 , 4 %) and Resource Management (8%); the
most responsible actor is Top Management (51.4 %); goals to be achieved are the Quality
Improvement Services (59.7 %), Improvement of Administration (31.2 %) and Reference (9.1 %);
alternative measures such as Education and Training (1st priority), Monitoring and Evaluation
(2nd priority) and Teamwork (3rd priority)
Based on this research, it can be concluded that the implementation of QMS ISO 9001:2008 in
STIAMI is going well.
Keywords: quality, quality management system, ISO 9001:2008

Abstrak. Implementasi Total Quality Management membuat organisasi harus memelihara standar
mutu disegala aspek bisnis organisasi. Standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah
berkembang dan tepat untuk dunia pendidikan adalah ISO 9001, alat pencapaian tujuan mutu yang
diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi dengan cara meningkatkan efisiensi dan
efektifitas untuk memuaskan para stakeholder. Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala
Indonesia (STIAMI) membuktikan diri sebagai organisasi yang andal yang meraih sertifikat ISO
9001:2008 yang dikeluarkan oleh QS Zurich dengan AG No. 7011 pada 19 April 2011. Penelitian
ini bertujuan (1) Untuk mengetahui implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ditinjau
dari aspek dokumentasi: (2) Untuk mengetahui implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 ditinjau dari aspek tanggung jawab manajemen dan alternatife tindakan untuk perbaikan
strategi implementasi.
Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif.
Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan hasil wawancara dengan
pihak organisasi yang terdiri dari sembilan orang narasumber yang menguasai Sistem Manajemen
Mutu pada STIAMI dan implementasinya pada sasaran yang tepat serta memengaruhi kebijakan.

124
TRANSPARANSI Volume VI, Nomor 02, September 2014
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162

Data yang terkumpul diolah dengan metode proses hierarki analitik PHA dengan bantuan perangkat
lunak Microsoft Excel 2010, yaitu software AHPcalc version 12.08.13.
Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa unsur-unsur penting SMM ISO 9001:2008 pada
STIAMI adalah Sistem Manajemen Mutu (25,8 %), Tanggung jawab Manajemen (25 %), Realisasi
Produk (23,8 %), Pengukuran, Analisis & Peningkatan (17,4 %) dan Manajemen Sumber Daya (8
%); aktor yang paling berperan adalah Top Management (51,4 %); tujuan yang ingin dicapai adalah
Peningkatan Mutu Pelayanan (59,7 %), Perbaikan Administrasi (31,2 %) dan Referensi (9,1 %);
alternatife tindakan berupa Pendidikan dan Pelatihan (prioritas 1), Monitoring dan Evaluasi
(prioritas 2) dan Teamwork (prioritas 3).
Berdasarkan hasil penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa implementasi SMM ISO 9001:2008
pada STIAMI berjalan dengan baik.
Kata kunci: Kualitas Sistem Manajemen Mutu, ISO 9001:2008

Perguruan Tinggi memiliki otonomi untuk
mengelola sendiri lembaganya sebagai pusat
penyelenggaraan Tridharma. Otonomi
pengelolaan Perguruan Tinggi dilaksanakan
sesuai dengan dasar dan tujuan serta
kemampuan Perguruan Tinggi. Dasar dan
tujuan serta kemampuan Perguruan Tinggi
untuk melaksanakan otonomi dievaluasi secara
mandiri oleh Perguruan Tinggi. Otonomi
pengelolaan Perguruan Tinggi meliputi bidang
akademik dan bidang nonakademik. Otonomi
pengelolaan di bidang akademik meliputi
penetapan norma dan kebijakan operasional
serta pelaksanaan Tridharma
Otonomi pengelolaan di bidang
nonakademik meliputi penetapan norma,
kebijakan operasional serta pelaksanaan terkait
organisasi, keuangan, kemahasiswaan,
ketenagaan, dan sarana prasarana.
Mutu merupakan sebuah filosofi dan
metodologi yang membantu institusi untuk
merencanakan perubahan dan mengatur agenda
dalam menghadapi tekanan eksternal yang
berlebihan. Mutu didefinisikan sebagai sesuatu
yang memuaskan dan melampaui keinginan dan
kebutuhan pelanggan. Peningkatan mutu
menjadi semakin penting bagi institusi yang
digunakan untuk memperoleh kontrol lebih
baik (Sallis, 2010: 15). Juran (Heizer & Render,
1993: 12) mendefinisikan mutu sebagai
kecocokan dalam penggunaan produk.
Selanjutnya Juran (Atamadi, 2010: 28)
menyatakan bahwa mutu sebagai hasil
produksi, baik produksi barang maupun jasa
berhasil memenuhi kepuasan pelanggan dan
bebas cacat. Menurut Widodo (2011: 6), mutu
merupakan gagasan dinamis yang sulit untuk
diseragamkan. Di satu sisi, mutu dapat
dipahami sebagai konsep absolut dan pada sisi
lain dapat dipahami sebagai konsep relatif: (a)
Konsep Absolut: Mutu akan menjadi simbul
status bagi pelanggan internal maupun
eksternal, sehingga stakeholder (pemilik) akan
merasa bangga dan merasa puas, khususnya
bagi orang tua peserta didik; (b) Konsep
Relatif: Mutu sebagai konsep relatif, sangat
mengikuti keinginan pelanggan yang
menghasilkan keluaran (output) secara
konseptual.
Sebenarnya mutu/kualitas telah dikenal
sejak empat ribu tahun yang lalu, ketika bangsa
Mesir Kuno mengukur dimensi batu-batu yang
digunakan untuk membangun piramida. Namun
seiring dengan perkembangan zaman dan
revolusi industri, fungsi kualitas kemudian
mengalami perkembangan seperti yang
ditunjukkan pada Tabel 1.
Total Quality Management (TQM) atau
Manajemen Mutu Terpadu (MMT) merupakan
suatu pendekatan berorientasi pada pelanggan
dengan memperkenalkan perubahan
manajemen sistematik dan perbaikan terus-
menerus terhadap proses, output dan
pelayanan suatu organisasi (Widodo, 2011:
27). Marimin (2004: 51) menjelaskan bahwa
MMT merupakan sistem manajemen yang
mengikutsertakan seluruh anggota dalam
organisasi dalam menerapkan konsep dan
teknik kendali mutu untuk mendapatkan
kepuasan pelanggan dan orang yang
mengerjakan. Menurut Herber dan Webb
(2010: 64), ada empat hakikat dari TQM.
Keempat hakikat tersebut adalah: (a) Berfokus
pada Pelanggan: Mencapai mutu berarti

125
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .

Tabel 1. Perkembangan Manajemen Kualitas

Tahun Perkembangan Manajemen Kualitas
1920-1940 Kelompok kualitas yang utama adalah inspeksi.Para inspektor mengukur
hasil produksi berdasarkan spesifikasi.
Pada masa ini ditemukannya konsep statistik dalam hal pengendalian
variabel-variabel produk, seperti panjang, lebar, berat, tinggi dan
pengambilan sampel untuk menguji penerimaan produk yang diprakarsai
oleh Walter A. Stewart, H.F. Dodge, dan H.G. Romig.
1940-1985 Kelompok inspeksi berkembang menjadi pengendalian kualitas.Tanggung
jawab kualitas dialihkan ke bagian quality control independen.
Diperkenalkannya konsep total quality control yang pertama kali oleh
Feigenbaum pada tahun 1960 yang kemudian dikembangkan menjadi total
quality control organizationwide di tahun 1970 dan menjadi konsep total
quality system pada tahun 1983.
Pengendalian kualitas berkembang menjadi penjaminan kualitas yang
berfokus kepada proses dan kualitas produk melalui pelaksanaan audit
operasi, pelatihan analisis, kinerja teknis, dan petunjuk operasi untuk
peningkatan kualitas.
Aspek kualitas mulai di evaluasi melalui penerapan fungsi-fungsi
manajemen kualitas.
1985-1990 Diperkenalkannya konsep total quality management oleh Frederick Taylor
pada tahun 1990-an, yang dikenal dengan sebutan Father of scientific
Management dan terkenal dengan teorinya Time and Motion Studies.Total
Quality Management (TQM) berkembang menjadi Learning organization
yang menggunakan filosofi continous quality improvement dan
menggunakan konsep manajemen pengetahuan.
Abad20-now Dengan berkembangya teknologi informasi pada abad 20-an. Konsep
manajemen kualitas dibarengi dengan konsep e-learning atau electronics
learning.
Sumber: http://www.min-consulting

memenuhi atau melebihi harapan pelanggan
dengan kinerja dari produk atau jasa; (b)
Melibatkan keseluruhan angkatan kerja dalam
pengambilan keputusan; Unit pembuatan
tindakan dan pengambilan keputusan biasa
bukan seorang manajer individual, melainkan
sebuah tim karyawan; (c) Komitmen terhadap
perbaikan terus-menerus; Perbaikan terus-
menerus hanya berarti tak pernah puas dengan
kemenangan-kemenangan; (d) Rencana
Tindakan; Rencana tindakan adalah kontrak
yang menyatakan apa yang akan dilakukan
pada waktu tertentu.
Implementasi TQM membuat organisasi
harus memelihara standar mutu di segala aspek
bisnis organisasi bersangkutan. Hal ini untuk
memastikan bahwa segala sesuatu dikerjakan
dengan benar sejak awal dan dapat mengurangi
ataupun menghilangkan cacat (defect) dan
pemborosan (waste) selama operasi
(http://www.min-consulting, 15 Juli 2013). Inti
dari implementasi standar mutu adalah
terjaganya mutu hasil dari suatu produk, yaitu
suatu sistem knowledge sharing yang
memungkinkan setiap orang untuk
menghasilkan hal sama dengan mutu sama,
sehingga akan mengurangi ketergantungan
terhadap satu orang (Wangtry, 2009: 8).
Manajemen mutu di bidang pendidikan
adalah sesuatu model atau bentuk pengelolaan
pendidikan dalam upaya reformasi pendidikan
menuntut adanya dukungan dan keinginan
pemerintah, dukungan dari warga sekolah dan
warga masyarakat. Agar pendidikan tinggi
memiliki standar baku yang ditetapkan
organisasi internasional, perguruan tinggi yang

126
TRANSPARANSI
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162
Gambar 1. Evolution of ISO 9000 Series
telah memiliki kriteria tertentu dimungkinkan
untuk dapat memperoleh sertifikasi The
International Organization for Standardization
(ISO).
Salah satu standar sistem manajemen mutu
(SMM) yang telah berkembang adalah ISO
9001. ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih
mengutamakan pada pola business process
yang terjadi dalam organisasi perusahaan.
Dengan demikian hampir semua jenis usaha
dapat mengimplementasikan sistem manajemen
mutu ISO 9001 ini. Versi 2008 adalah versi
terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008
lalu. ISO 9001:2008 lebih mengedepankan
pada efektivitas proses dari suatu organisasi
dalam melakukan proses corrective dan
preventive action. Lihat gambar 1.
Dalam Widodo (2011: 35-36) dijelaskan
bahwa versi ISO yang banyak disorot oleh
dunia pendidikan adalah ISO 9000, yakni versi
terbarunya dipublikasikan pada tahun 2008
meliputi empat seri, yaitu: (1) ISO 9000:2005
menguraikan dasar-dasar SMM dan merinci
istilah-istilah yang digunakan dalam SMM; (2)
ISO 9001:2008 merincikan persyaratan SMM
suatu organisasi; (3) ISO 9004:2000
memberikan panduan untuk perbaikan
berkelanjutan pada kinerja dan efisiensi
127
Volume VI, Nomor 02, September 2014
menyeluruh pada organisasi; (4) ISO
1901:2002 memberikan panduan tentang
pengauditan SMM dan audit manajemen
lingkungan.
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala
Indonesia (STIAMI) didirikan pada 27 Januari
1983 oleh dosen-dosen senior FISIP UI. Selama
itu STIAMI telah mendapatkan kepercayaan
dari pemerintah dan masyarakat dalam
penyelenggaraan pendidikan tinggi karena
mampu menghasilkan sumber daya manusia
(SDM) yang berkualitas dan siap kerja. Hal ini
selaras dengan kebijakan Menteri Pendidikan
Nasional dalam meningkatkan mutu pendidikan
tinggi di Indonesia. Di samping itu jajaran
Departemen Pendidikan Nasional telah
menerapkan kebijakan bahwa setiap unit utama
organisasi baik unit kerja pusat maupun daerah
untuk meraih sertifikat ISO 9001:2008. Tujuan
implementasi standar adalah peningkatan
kepuasan pelanggan melalui implementasi
sistem secara efektif. Menurut Syukur (2010:
27-28), SMM ISO 9001:2008 menetapkan
persyaratan untuk SMM yakni suatu organisasi
harus menunjukkan kemampuannya dalam
memberikan produk dan memenuhi persyaratan
pelanggan dan pedoman hukum dan peraturan.
Konsep dasar SMM ISO 9001:2008 adalah: (1)
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .
Gambar 2. Perbaikan berkelanjutan SMM
Perusahaan harus mempunyai standar sistem
operasional yang jelas, untuk membantu
karyawan untuk bekerja dengan output mutu
yang baik; (2) Karyawan yang bekerja harus
kompeten, sehingga dapat menghindari output
ketidaksesuaian terhadap persyaratan produk
sebagai akibat dari pekerjaan yang dilakukan
oleh karyawan kurang kompeten; (3)
Infrastrukutur yang dimiliki oleh perusahaan
(gedung, peralatan kerja dan hardware maupun
software) harus memadai untuk menghindari
output mutu kurang baik akibat kurang
memadainya infrastruktur perusahaan; (4)
Perusahaan harus memiliki kebijakan mutu,
sasaran mutu dan strategi untuk pencapaian
sasaran mutu; (5) Perusahaan harus melakukan
review secara berkala terhadap kinerja internal
perusahaan, tingkat kepuasan pelanggan dan
pencapaian sasaran mutu; (6) Perusahaan harus
melakukan tindakan perbaikan atas
penyimpangan yang terjadi (Corrective and
Preventife Action atau CAPA), mempunyai
program peningkatan secara terus-menerus
(Continuous Improvement). Lihat gambar 2.
Menurut Widodo (2011: 34), penerapan
SMM ISO dalam dunia pendidikan pada
dasarnya sama dengan penerapan ISO pada
organisasi lain. (Tabel 2).
Oleh sebab itu, sistem penjamin mutu
internal (SPMI) yang dimiliki oleh STIAMI
diarahkan untuk menghasilkan mutu
penyelenggaraan pendidikan yang sesuai Visi
& Misi STIAMI. SPMI STIAMI sebagai
pelaksana penjamin mutu STIAMI berupaya
menata dan mengembangkan sistem penjamin
mutu yang telah ada agar dapat memberikan
kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan
di STIAMI di antaranya dengan
mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008.
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala
Indonesi (STIAMI) Jakarta yang telah berhasil
menjalankan SMM dan diakui secara
internasional dengan mendapatkan sertifikat
ISO 9001:2008 dari QS Zurich AG No. 7011
pada 19 April 2011 dan sekaligus telah melalui
tahapan conformity (kesesuaian). Pada April
2012, STIA Mandala Indonesia juga telah
melewati First Surveillance, yaitu tahapan
consistency (konsistensi) dengan beberapa
cacatan perbaikan. Dan pada April 2013 lalu,
STIA Mandala Indonesia juga telah melewati
Second Surveillance, yaitu tahapan
improvement (kemajuan) juga dengan beberapa
catatan perbaikan. Hingga saat ini, STIAMI
telah mengimplementasikan ISO 9001:2008
selama 3 tahun dengan beberapa catatan
perbaikan dan perlu dilakukan penelitian untuk
128
TRANSPARANSI Volume VI, Nomor 02, September 2014
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162

Tabel 2. Karakteristik ISO pada Dunia Pendidikan.

No Karakteristik ISO Terjemahan untuk Pendidikan.
1. Tanggungjawab Komitmen Manajemen terhadap mutu.
Manajemen
2. Sistem Mutu Sistem Mutu.
3. Kontrak Kontrak dengan pelanggan internal
dan eksternal.
4. Kontrol Dokumen Kontrol dokumen.
5. Pengadaan Bahan Kebijakan seleksi dan ujian masuk.
6. Persediaan Produk Layanan pendukung bagi peserta didik,
7. Identifikasi Produk yaitu kesejahteraan,
Catatan konseling
kemajuan peserta dan
didik.
8. Kontrol Proses Pengembanganpengajaran.
design dan penyampaian
9. Inspeksi dan Tes kurikulumPenilaian
dan strategi
danpembelajaran.
Tes
10. Perlengkapan, Konsistensi metode penilaian
inspeksi, pengukuran,
dan tes
11. Status inspeksi dan Prosedur dan catatan penilaian
Tes
12. Kontrol produk yang Metode dan prosedur diagnostik untuk
tidak sesuai mengidentifikasi kegagalan dan
13. Tindakan Perbaikan Tindakan perbaikankeabsahan.
terhadap peserta
didik dan sistem dalam menghadapi
tuntutan masyarakat.
14. Penanganan Fasilitas dan lingkungan fisik, bentuk
pengamanan, tawaran lain seperti fasilitas olahraga,
pengepakan dan kelompok, ekstrakurikuler, osis dan
penyampain fasilitas pembelajaran.
15. Catatan Mutu Catatan mutu.
16. Audit Mutu Internal Proses pengesahan audit mutu.
17. Pelatihan Pelatihan dan pengembangan staf yang
mencakup prosedur-prosedur untuk
menilai kebutuhan pelatihan dan
18. Teknik-teknik Metode Review Evaluasi.
dan monitoring.
Statistik

mengetahui strategi yang akan dilakukan dalam
implementasi ISO 9001:2008 selanjutnya.
Karena ISO 9001:2008 baru dimplementasikan
di kampus pusat dan belum diimplementasikan
di kampus-kampus unit. Tetapi apabila dilihat
keadaan/kondisi STIAMI sebelum
mengimplementasikan ISO 9001:2008,
keadaan/ kondisi STIAMI sudah jauh lebih
membaik. Meskipun demikian, implementasi
ISO ini masih menemukan beberapa kendala.
Faktor penghambat implementasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di STIAMI
Jakarta, yaitu kurangnya komitmen manajemen
puncak atau top management dalam
implementasi ISO 9001:2008. Ini terjadi di
awal tahun pengimplementasian, yaitu tahun
2010 sebelum mendapatkan sertifikat ISO.
Kurangnya konsistensi dalam menjalankan
prosedur ISO juga menjadi penghambat,
walaupun sudah mengimplementasikan
prosedur ISO, terkadang tetap menggunakan
sistem lama, mutu yang sudah baik sulit untuk
ditingkatkan.
Pelatihan dan persiapan yang telah
diberikan kepada para karyawan kurang
berjalan secara efektif dan tidak berkala.
Pelatihan hanya dilakukan sebelum
mendapatkan sertifikat ISO, setelah itu tidak

129
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .
ada pelatihan yang dilakukan secara berkala,
sehingga pemahaman ISO pada level
Operational atau Low Management (staf)
belumlah maksimal.
Tanggung jawab manajemen dari setiap
bagian masih sangat kurang, contohnya adanya
prosedur mutu yang seharusnya dijadikan acuan
dalam bekerja tetapi tidak dilakukan dan
bahkan prosedur mutu tidak memiliki arti
dalam kegiatan bekerja. Teamwork (kerja sama)
antarbagian masih sangat kurang. Contoh:
harus adanya SOP yang mencakup antarbagian,
akan tetapi SOP tersebut tidak dibuat.
Program Audit Internal belum mencakup
informasi dan sumber daya yang diperlukan
untuk mengatur dan melakukan audit yang
efektif dan efisien. Keseriusan pada pihak-
pihak terkait dalam melakukan Internal Audit
masih kurang maksimal. Sehingga efektivitas
yang tadinya sangat diharapkan berjalan dengan
baik, tidak berjalan seperti yang diharapkan.
Management Representative (MR) sebagai
konsultan pelaksana ISO 9001:2008 di dalam
struktur organisasi masih berada dalam bagian
Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI).
Komunikasi yang kurang maksimal juga
terjadi antara Management Representative dan
SPMI dengan bagian-bagian yang ada pada
STIAMI mengenai implementasi ISO
9001:2008.
Kurang teroganisasinya pendokumentasian
dan perekaman kegiatan. Dokumen-dokumen
atau kearsipan ISO 9001:2008 yang tidak
tersusun secara rapi dan sesuai standar terjadi di
beberapa bagian kerja. Fasilitas penunjang yang
mendukung kegiatan administrasi kampus
belum maksimal seperti yang diharapkan. Hal
ini dapat diwujudkan dalam bentuk sistem
pelayanan yang terintegrasi seperti: SAPUA.
Kesiapan lembaga untuk maju ke tahap
selanjutnya belumlah maksimal. Tahap pertama
adalah kesesuaian (2011), kedua adalah
konsistensi (2012), dan ketiga adalah
improvement (2013). Terutama pada tahap
kedua yaitu konsistensi. Dan secara
keseluruhan Implementasi ISO 9001:2008
belum meningkatkan mutu produk secara
signifikan.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini, peneliti akan
menganalisis entitas-entitas implementasi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008 di
STIAMI Pusat Jakarta yang khususnya ditinjau
dari aspek dokumentasi dan aspek tanggung
jawab manajemen. Penelitian ini menggunakan
pendekatan kualitatif. Peneliti melakukan
observasi dan wawancara. Selain itu, peneliti
juga melihat dokumentasi internal perusahaan.
Hasil analisis ini menginformasikan bagaimana
implementasi ISO 9001:2008 pada STIAMI
Jakarta dan dilakukan identifikasi strategi
implementasi ISO 9001:2008 melalui kajian
implementasi kalusul-klausul ISO 9001:2008.
Alat analisis yang digunakan dalam identifikasi
implementasi ISO 9001:2008 adalah Analisis
Hierarki Proses (AHP).
Dalam penulisan ini, peneliti telah menguji
keabsahan data dengan menggunakan beberapa
kriteria: (1) Kredibilitas (Credibility); (a)
Perpanjangan pengamatan; (b) Ketekunan
dalam penelitian; (c) Triangulasi (cek ulang
data supaya akurat/valid, baik sumber, tehnik
dan waktu), (d) Ketercukupan Referensial, (e)
Member check; (2) Keteralihan
(Transferability), penulis memberikan deskripsi
yang tebal untuk membuat seseorang merasa
tertarik dalam membuat transfer. Dan hasil
penelitian bisa digunakan di tempat lain: (1)
Kebergantungan (Dependability). Peneliti
melakukan pemeriksaan dependibilitas dengan
cara melakukan audit terhadap keseluruhan
proses penelitian; (2) Ketegasan
(Confirmability), menguji konfirmability berarti
menguji hasil penelitian dikaitkan dengan
proses yang dilakukan. Munculnya hasil karena
adanya proses. Lihat Tabel 3.
Penelitian dilakukan pada STIAMI Jakarta,
bertempat di Jalan Pangkalan Asem Raya No.
55 Cempaka Putih Jakarta Pusat. Pemilihan
lokasi ini berdasarkan pertimbangan bahwa
STIAMI Pusat Jakarta telah mendapatkan
sertifikat ISO 9001:2008 Zurich Swiss pada 26
April 2011, sehingga dianggap cukup relevan
untuk pengkajiannya, serta kesediaan Satuan
Penjamin Mutu Internal (SPMI) STIAMI
Jakarta menyediakan tempat penelitian dan
memberikan data yang diperlukan. Penelitian
dimulai pada bulan April – Juni 2013 dan
130
TRANSPARANSI Volume VI, Nomor 02, September 2014
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162

Tabel 3 Jenis dan deskripsi data

Jenis Data Deskripsi Data

1. Data Primer • Implementasi dan

strategi implementasi
ISO 9001:2008.
• Kriteria masalah, aktor,
penyebab masalah dan
alternatif tindakan.

2. Data Sekunder • Gambaran umum organisasi.

• D ok u me n Implementasi ISO
9001:2008.
• Tinjauan Pustaka
3. Kualitatif • Implementasi ISO 9001:2008.
• Identifikasi strategi.
4. Kuantitatif • Data prioritas kriteria, aktor,
dan alternatif tindakan.

Gambar 3. Hierarki Dokumentasi

diperpanjang sejak bulan Juli – Agustus 2013. Implementasi SMM ISO 9001:2008 di STIAMI
Ini dilakukan karena menyangkut kredibilitas Aspek Dokumentasi (Klausal Manajemen
data. Mutu), mencakup: (1) Persyaratan Umum;

131
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .
Institusi menerapkan sistem manajemen mutu
dengan mengikuti aturan-aturan dasar, yang
meliputi sistem dokumentasi, pemeliharaan,
dan pengembangan sistem manajemen mutu.
STIAMI mendokumentasikan sistem
manajemen mutu yang terdiri dari empat
tingkat hierarki dokumentasi, yaitu : lihat
gambar 3; (2) Persyaratan Dokumentasi;
Institusi menetapkan dan memelihara Pedoman
Mutu yang berisi: (2) Ruang lingkup Sistem
Manajemen Mutu dan penjelasan-penjelasan
persayaratan ISO 9001:2008 yang relevan bagi
STIAMI, (b) Prosedur-prosedur yang
disyaratkan ISO 9001:2008; (c) Penjelasan
interaksi antarproses Sistem Manajemen Mutu.
Institusi menyusun dan memelihara
Prosedur Pengendalian Dokumen untuk
menjamin dokumen yang berlaku dan beredar
adalah dokumen yang benar, yang berisi: (a)
Management Representative meninjau
pedoman mutu sekurang-kurangnya satu tahun
sekali; (b) Sejauh diperlukan, Management
Representative bertanggung jawab atas
peninjuan ulang dan perubahan dokumen; (c)
Revisi Dokumen dilakukan dengan
menggantikan halaman yang berubah, dan
memberikan nomor dan tanggal revisi yang
berlaku, serta menyertakan Lembar Status
Perubahan yang berisi perubahan-
perubahannya; (d) Management Representative
bertanggung jawab atas pendistribusian
pedoman mutu yang telah direvisi dan
dokumen Sistem Manajemen Mutu; (e) Setiap
Pimpinan di STIAMI atau Kepala Bagian di
STIAMI memastikan bahwa dokumen yang
tersedia di tempat kerja adalah dokumen
dengan status revisi terakhir, dan menjamin
dokumen-dokumen itu mudah dibaca dan dicari
kembali saat diperlukan; (f) Setiap Pimpinan di
STIAMI atau Kepala Bagian di STIAMI dan
Management Representative bertanggung
jawab atas identifikasi dokumen eksternal serta
pengendalian distribusinya; (g). Semua
pemegang salinan Pedoman Mutu dan dokumen
Sistem Manajemen Mutu harus memiliki edisi
terakhir dan revisi terbaru serta
mengembalikan/memusnahkan terbitan atau
halaman kadaluarsa pada Management
Representative.
Institusi menetapkan dan memelihara
prosedur Pengendalian Rekaman yang
memuat: (a) Management Representative dan
setiap Pimpinan/Waka di STIAMI atau Kepala
Bagian di STIAMI bertanggung jawab atas
pemeliharaan rekaman, sebagai bukti aktivitas
dan data yang dibutuhkan oleh Sistem
Manajemen Mutu; (b) Management
Representative dan setiap Pimpinan/Waka di
STIAMI atau Kepala Bagian di STIAMI
memastikan semua rekaman mudah dibaca
dan disimpan dengan baik; (c) Aturan-aturan
tentang pengendalian rekaman yang meliputi
identifikasi, masa penyimpanan, perlindungan
dan pembuangan rekaman
Aspek Tanggung Jawab Manajemen,
Mencukupi: (1) Komitmen Manajemen:
Pedoman ini menjelaskan komitmen
manajemen dalam mengembangkan dan
menjalankan sistem manajemen mutu, serta
meningkatkan efektivitas penerapannya secara
kontinu, dengan cara-cara seperti berikut: (a)
Ketua bertanggungjawab untuk menyampaikan
pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan
serta memenuhi peraturan perundang-undang
yang berlaku ke setiap karyawan, (b) Ketua
bertanggung jawab dalam merumuskan
Kebijakan Mutu dan menetapkan Sasaran
Mutu, (c) Ketua bertanggung jawab untuk
menilai efektivitas penerapan Sistem
Manajemen Mutu dengan mengadakan
Tinjauan Manajemen, (d) Ketua bertanggung
jawab menyediakan sumber daya yang
cukup untuk mendukung sistem manajemen
mutu; (e) Management Representative
bertanggung jawab terhadap sosialisasi
kebijakan mutu dan penerapan sistem
manajemen mutu, (2). Fokus Pelanggan:
Ketuabertanggung jawab untuk
mengidentifikasi dan meninjau persyaratan
pelanggan untuk memastikan bahwa Institusi
benar-benar mampu memenuhi persyaratan
pelanggan. Penetapan persyaratan yang
berhubungan dengan produk (Klausul 7.2.1) :
(a) Institusi bertanggung jawab mengadakan
hubungan dengan pelanggan dan
mendokumentasikan persyaratan pelanggan,
dan peraturan hukum yang berhubungan
dengan Institusi pendidikan; (b) Institusi
mengadakan evaluasi untuk memastikan
bahwa Institusi benar-benar mampu
132
TRANSPARANSI
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162
melaksanakan order yang diterima dari
pelanggan; (c) Institusi mengidentifikasi dan
memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan
yang bertujuan untuk mencapai kepuasan
pelanggan; (d) Pelanggan bagi STIAMI adalah
Mahasiswa.
Kepuasan pelanggan (Klausul 8.2.1.): (a)
Institusi mengidentifikasi dan menganalisis
informasi yang berhubungan dengan tanggapan
pelanggan terhadap tingkat pemenuhan
persyaratan pelanggan; (b) Institusi
menetapkan metode untuk mengukur tingkat
kepuasan pelanggan; (c) Institusi selalu
memperbaiki dan meningkatkan kinerja setiap
bagian dalam memberikan kontribusi terhadap
kepuasan pelanggan.
1) Kebijakan Mutu: Ketua bertanggung
jawab dalam merumuskan kebijakan mutu
yang sesuai dengan kondisi Institusi, dan
memastikan bahwa Kebijakan mutu: a) sesuai
dengan tujuan Institusi, b) memuat komitmen
untuk memenuhi persyaratan
meningkatkan mutu secara terus-menerus, c)
menyediakan landasan atau kerangka bagi
penetapan dan peninjauan sasaran mutu; d)
dipahami di semua tingkat dan fungsi dalam
Institusi, e) dikaji ulang untuk memastikan
kesesuaiannya: (2) Perencanaan Mutu: a)
Sasaran Mutu: Ketua bertanggung jawab dalam
menetapkan sasaran mutu yang dituangkan
dalam Rencana Manajemen (Business Plan):
(1) Sasaran Mutu ditetapkan untuk setiap
fungsi dan tingkatan yang relevan; (2) Sasaran
Mutu dapat diukur dan konsisten dengan
Kebijakan Mutu; b) Perencanaan Sistem
Manajemen Mutu: (1) Pembantu Ketua
bertanggung jawab untuk melaksanakan
sasaran mutu pada seluruh tingkat dan fungsi
dalam Institusi. Setiap Pembantu Ketua terkait
bertanggung jawab mengoordinasikan rencana
manajemen mutu di bagiannya masing-masing,
(2) Memelihara integritas Sistem Manajemen
Mutu bila terjadi perubahan Sistem Manajemen
Mutu; 3) Tanggung Jawab, Wewewang, dan
Komunikasi: a) Tanggung jawab dan
wewenang bagi personil yang mengelola,
melaksanakan, dan memverifikasi pekerjaan
yang mempengaruhi mutu dimuat pada
dokumen mengenai uraian jabatan (job desc.)
yang disimpan di Bagian SDM, b) Management
133
Volume VI, Nomor 02, September 2014
Representative: (1) Ketua menunjuk
Management Representative yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan sistem manajemen
mutu yang memenuhi persyaratan ISO 9001,
(2) Melaporkan kinerja Sistem Manajemen
Mutu dan perbaikan yang diperlukannya
kepada Ketua: c) Komunikasi Intern: Institusi
menjamin bahwa komunikasi dalam
perusahan berfungsi efektif, melalui kegiatan-
kegiatan berikut: (1) Ucapan Salam ketika
masuk kerja, (2) Pertemuan umum untuk
seluruh karyawan; (3) Rapat kerja, (4) Memo
dan pengumuman-pengumuman, 4) Tinjauan
Manajemen: a) Umum: (1) Ketua bertanggung
jawab atas pelaksanaan Tinjauan Manajemen
untuk menilai efektivitas sistem manajemen
mutu, yang dijadwalkan sekurang-kurangnya
2 (dua) kali dalam satu tahun, (2) Tinjauan
Management membahas perubahan Visi dan
Misi Institusi, Kebijakan Mutu, dan Sasaran
Mutu Institusi untuk memenuhi kebutuhan dan
peningkatan berlanjut;,(3) Rekaman hasil
dan
Tinjauan Manajemen harus disimpan dan
dipelihara; b) Masukan Tinjauan: Agenda
pembahasan dalam Tinjauan Manajemen harus
meliputi: (1) Laporan Audit, (2) Umpan balik
dari pelanggan, (3) Kinerja proses dari
kesesuaian produk, (4) Status tindakan koreksi
dan pencegahan, (5) Tindak lanjut dari tinjauan
manajemen sebelumnya, (6) Perubahan yang
dapat memengaruhi kinerja Sistem Manajemen
Mutu, (7) Saran-saran; c). Keluaran Tinjauan:
Hasil Tinjauan Manajemen harus menjadi
masukan bagi: (1) Peningkatan proses Sistem
Manajemen Mutu, (c) Perbaikan mutu Institusi,
(3) Kebutuhan akan Sumber Daya.
Penyusunan Struktur Hierarki
Model struktur hierarki yang digunakan
dalam penelitian ini terdiri dari lima tingkat.
Tingkat pertama adalah fokus atau goals, yaitu
strategi implementasi SMM ISO 9001:2008
pada STIAMI. Pemilihan fokus ini bertujuan
untuk mengetahui prioritas alternatif yang
dilakukan untuk membuat efektif implementasi
ISO 9001:2008 pada STIAMI. Pemilihan
fokus ini juga sebagai bentuk pemenuhan
kebijakan Departemen Pendidikan Nasional
dan sertifikat ISO 9001:2008 yang harus
dipertahankan melalui surveillance audit.
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .
Tabel 4 Susunan Prioritas Factor/Unsur
Unsur
SMM
Tanggungjawab Manajemen
Realisasi Produk
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Manajemen Sumber Daya
Sumber: Hasil analisis AHP
Pada tingkat dua adalah unsur yang terdiri
dari lima faktor, yaitu SMM, tanggung jawab
manajemen, manajemen sumber daya, realisasi
produk, serta analisis, pengukuran dan
peningkatan. Kelima faktor tersebut merupakan
unsur-unsur yang terdapat SMM ISO
9001:2008
Tingkat ketiga adalah actor yang terdiri dari
top management, middle management dan low
management. Peran aktor-aktor tersebut sangat
penting dalam implementasi ISO 9001:2008,
karena masing-masing memiliki tingkat
kepentingan berbeda. Pemilihan ketiga actor
tersebut berdasarkan tingkatan organisasi dalam
STIAMI.
Pada tingkat keempat merupakan tujuan
(object) yang sesuai dengan permasalahan
dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 pada
STIAMI Jakarta. Hal ini terdiri dari
peningkatan mutu pelayanan, perbaikan
administrasi dan referensi. Ketiga tujuan
tersebut merupakan hasil analisis berdasarkan
diskusi dan studi literatur.
Tingkat kelima adalah alternatif tindakan
(alternative) yang dapat diambil untuk strategi
implementasi SMM ISO 9001:2008 di STIAMI
Jakarta agar berjalan efektif dan efisien. Ketiga
tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya
diperoleh beberapa alternatif, namun belum
menjadi prioritas utama. Alternatif tersebut
adalah pendidikan dan pelatihan (Diklat),
monitoring dan evaluasi (Monev), dan
teamwork (kerja sama).
ANALISIS & INTERPRETASI
PENELITIAN
Hasil pengolahan pada level dua
(faktor/unsur) menunjukkan bahwa unsur-unsur
SMM ISO 9001:2008 yang ada pada STIAMI
Bobot Prioritas
25,8% 1
25,0% 2
23,8% 3
17,4% 4
8,0% 5
adalah Sistem Manajemen Mutu (25,5 %),
Tanggung jawab Manajemen (25,0 %),
Manajemen Sumber Daya (8,0 %), Realisasi
Produk (23,8 %), dan Pengukuran, Analisis &
Peningkatan (17,4 %), seperti yang terlihat
pada Tabel 4.
Dari kelima unsur tersebut dapat diketahui
unsur utama yang perlu diperhatikan dalam
implementasi SMM ISO 9001:2008 dengan
memilih nilai bobot tertinggi sebagai prioritas
utama.
Dengan demikian SMM menjadi unsur
utama yang mendapatkan perhatian lebih
dibandingkan dengan unsur-unsur SMM ISO
9001:2008 lainnya. Unsur ini menjadi penting
karena menetapkan kerangka kerja untuk
proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan
membakukan proses guna memastikan
konsistensi dan mampu menelusuri serta
meningkatkan hubungan antarfungsi yang
memengaruhi mutu, sehingga produk yang
dihasilkan dapat terjaga.
Unsur terpenting berikutnya adalah
Tanggung jawab Manajemen, unsur ini menjadi
penting karena unsur ini menjamin SMM yang
ada berlangsung dengan baik.
Kemudian, realisasi produk menempati
peringkat ketiga. Hal ini dikarenakan unsur ini
merupakan bagaimana STIAMI mendefinisikan
proses realisasi produk yang efektif, sehingga
produk yang dihasilkan mempu memenuhi
kepuasan setiap stakeholder.
Hasil pengolahan pada level tiga (aktor)
menunjukkan bahwa aktor yang berperan dalam
implementasi ISO 9001:2008 secara berurutan
adalah Top Management (51,4 %), Middle
Management (37,0 %) and Low Management
(11,7 %), seperti pada Tabel 5.
134
TRANSPARANSI Volume VI, Nomor 02, September 2014
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162

Tabel 5 Susunan prioritas aktor

Aktor Bobot Prioritas
Top Management 51,4% 1
Middle Management 37,0% 2
Low Management 11,7% 3
Sumber: Hasil analisis AHP

Tabel 6 Susunan prioritas tujuan

Tujuan Bobot Prioritas

Peningkatan Mutu Pelayanan 59,7% 1
Perbaikan Administrasi 31,2% 2
Referensi 9,1% 3
Sumber: Hasil analisis AHP

Aktor utama yang bertanggungjawab Pemilihan tujuan utama dilakukan sama

dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 ini
dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang
terbesar hingga yang rendah. Dengan demikian
top management merupakan aktor terpenting
dalam implementasi SMM ISO 9001:2008.
Top management mempunyai peranan
yang terpenting dalam pelaksanaan SMM ISO
9001:2008 pada STIAMI. Hal ini
dikarenakan semua keputusan yang akan
dijalankan organisasi harus berada di bawah
persetujuan adalah top management, serta
bertugas untuk mengelola kegiatan manajemen
mutu baik pada bidang akademik (pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat)
maupun nonakademik (administrasi dan
manajemen). Selanjutnya pihak midlle
management akan mengin-terpretasikan
kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh
top management. Setelah kebijakan
diinterpretasikan oleh middle management,
pihak low management akan melaksanakan
kebijakan yang diputuskan sesuai ketentuan
yang telah disahkan.
Hasil pengolahan pada level empat (tujuan)
menunjukkan bahwa secara berurutan tujuan
yang ingin dicapai melalui implementasi ISO
9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan
(59,7 %), perbaikan administrasi (31,2 %) dan
referensi (9,1 %) seperti yang terlihat pada
Tabel 6.
seperti yang lain, yaitu memilih nilai bobot dari
yang tertinggi. Disimpulkan bahwa peningkatan
mutu pelayanan menduduki prioritas pertama
STIAMI melalui implementasi SMM ISO
9001:2008, ingin menjamin mutu produk dan
memenuhi kepuasan pelanggan dengan
meningkatkan mutu STIAMI dalam pelayanan
terhadap users di STIAMI. Pekerjaan STIAMI
dapat distandardisasi, sehingga dapat dilakukan
perkembangan yang berkelanjutan.
Perbaikan administrasi menduduki prioritas
kedua karena dengan adanya perbaikan
administrasi yang otomatis diikuti perbaikan
dokumentasi akan memberikan peningkatan
proses pelayanan kepada users.
Tujuan ketiga yang hendak dicapai oleh
STIAMI adalah referensi, dikarenakan adanya
harapan semua unit yang berada dalam
manajemen STIAMI mengimplementasi SMM
ISO 9001:2008.
Hasil pengolahan pada level lima (alternatif
tindakan) menunjukkan bahwa secara berurutan
alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk
membuat implementas SMM ISO 9001:2008
berjalan efektif adalah Pendidikan dan
Pelatihan (38,8 %), Monitoring dan Evaluasi
(33,4 %) dan teamwork (27,8 %) seperti yang
terlihat pada Tabel 7.

135
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .
Tabel 7 Susunan prioritas alternatif tindakan
Alternatif Tindakan
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
Monitoring dan Evaluasi (Monev)
Teamwork (kerjasama)
Sumber: Hasil analisis AHP
Prioritas pertama dalam alternatif yang
dilakukan oleh STIAMI adalah diklat.
Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan
pemahaman kepada karyawan mengenai SMM.
Kurangnya sosialisasi menyebabkan rendahnya
pemahaman karyawan terhadap sistem mutu
yang berdampak pada kurangnya keinginan
untuk mendukung implementasi sistem mutu
yang ada. Selain itu, kegiatan diklat dapat
dilakukan secara berkala untuk meningkatkan
pola pikir karyawan, agar mampu bekerja
dengan mengedepankan mutu untuk
mendukung implementasi SMM ISO
9001:2008.
Prioritas kedua yang harus dilakukan
adalah monev. Monitoring untuk melihat
kemajuan kinerja implementasi SMM ISO
9001:2008 secara periodik untuk tindakan
korektif dan evaluasi untuk menilai hasil
implementasi SMM ISO 9001:2008 untuk
perbaikan program selanjutnya.
Prioritas ketiga yang harus dilakukan adalah
teamwork (kerja sama). Dengan adanya kerja
sama antar pihak yang berkaitan dengan
implementasi SMM ISO 9001:2008, maka akan
terjadi implementasi SMM yang baik sehingga
target atau tujuan yang telah ditentukan akan
tercapai.
IMPLIKASI MANAJERIAL
Hasil penelitian ini dapat memberikan
informasi yang berguna bagi pihak STIAMI
Jakarta dalam upaya memelihara implementasi
SMM ISO 9001:2008, yakni didapatkan tiga
alternatif tindakan, yaitu: (1). Prioritas yang
pertama dengan nilai bobot 38,8 % adalah
Bobot Prioritas
38,8% 1
33,4% 2
27,8% 3
diklat dengan tujuan memperbaiki tingkat
pemahaman karyawan terhadap SMM yang
dilakukan organisasi. Bentuk dari tindakan
tersebut adalah dilakukannya pelatihan ISO
9001:2008 minimal satu kali setahun kepada
karyawan. Dengan diklat tersebut diharapkan
dapat meningkatkan pemahaman mengenai
SMM, sehingga dapat memicu karyawan untuk
berkerja dengan mindset ISO; (2) Prioritas yang
kedua dengan nilai bobot 33,4 % adalah monev
dengan tujuan: (a) Melaksanakan pemantauan
dan evaluasi terhadap kinerja STIAMI dan
semua program studi dan memberikan umpan
balik, (b) Merumuskan mekanisme monitoring
dan evaluasi internal pada seluruh institusi:
prodi, pengelola dan lembaga, (c)
Melaksanakan monitoring dan evaluasi
akademik secara berkala, (d) Upaya
peningkatan mutu (penyelesaian permasalahan)
berdasarkan evaluasi diri, (e) Memantau
capaian sasaran mutu dan proses
pencapaiannya, (f) Mengevaluasi hasil
pencapaian yang ada dan tindak lanjutnya; (3)
Prioritas yang ketiga dengan nilai bobot 27,8 %
adalah teamwork (kerja sama) dengan tujuan
untuk membantu kelompok fungsional menjadi
lebih efektif. Karena rasa individualisme dan
persaingan antarpribadi relatif tajam dalam
organisasi, secara spesifik, membangun sebuah
tim artinya harus mengembangkan semangat,
saling percaya, kedekatan, komunikasi, dan
produktivitas.
Implementasi SMM ISO 9001:2008 pada
STIAMI merupakan bentuk upaya peningkatan
mutu berkelanjutan dalam mutu pendidikan
tinggi, sehingga tercapainya tujuan pendidikan
yang telah ditetapkan. Dengan implementasi
136
TRANSPARANSI
Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi
ISSN 2085-1162
ISO 9001:2008 yang efektif pada STIAMI,
maka kegiatan penyelenggaraan program dan
kegiatan lembaga baik dalam bidang akademik
(pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat) maupun nonakademik
(administrasi dan manajemen) dapat berjalan
sesuai dengan standar mutu yang telah
ditetapkan. Dan untuk unit-unit di bawah
manajemen STIAMI terutama diploma dan
pascasarjana dapat tersertifikasi ISO
9001:2008.
Simpulan
Berdasarkan hasisl penelitian yang telah
dilakukan, maka dapat diberi kesimpulan
sebagai berikut: (1) Implementasi SMM ISO
9001:2008 pada STIAMI telah berjalan sejak
tahun 2011, institusi telah
mengimplementasikan sistem manajemen mutu
dengan mengikuti aturan-aturan dasar, yang
meliputi sistem dokumentasi, pemeliharaan,
dan pengembangan sistem manajemen mutu.
STIAMI mendokumentasikan sistem
manajemen mutu yang terdiri dari empat
tingkat hierarki dokumentasi; (2) Tanggung
jawab manajemen dalam mengembangkan dan
menjalankan sistem manajemen mutu, serta
meningkatkan efektivitas implementasinya
secara kontinu telah dipenuhi dan dijalankan
oleh organisasi.
Saran-Saran
Berikut ini beberapa saran yang penulis
untuk arah pengembangan selanjutnya. Saran-
saran berikutnya hanya merupakan ide secara
garis besar: (1) Melakukan diklat secara
intensif minimal 6 bulan sekali untuk
menambah pemahaman karyawan mengenai
SMM ISO 9001: 2008, sehingga dapat memicu
karyawan untuk berkerja dengan mindset ISO.
Dengan hal tersebut, maka kegiatan penjaminan
mutu dapat berjalan dengan baik; (2) STIAMI
perlu melaksanakan monitoring dan evaluasi
secara berkala pada setiap program kerja yang
ada dalam sasaran mutu dan melaksanakannya
dengan sungguh-sungguh agar dapat memantau
status implementasi SMM ISO 9001:2008
secara menyeluruh dalam upaya peningkatan
137
Volume VI, Nomor 02, September 2014
mutu; (3) Hingga saat ini hanya STIAMI Pusat
yang telah mengimplementasikan ISO
9001:2008. Unit utama yang berada dibawah
manajemen STIAMI seperti Pascasarjana dan
Diploma sebaiknya juga ikut serta dalam
mengimplementasikan ISO 9001:2008.
DAFTAR PUSTAKA
Atmadi, S. 2010. Panduan Membangun Gugus
Mutu. TANGERANG SELATAN: PT
BERNAM CIPTA PERKASA.
Gaspersz, V. 2003. ISO 9001:200 And
Continual Quality Improvement. Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama.
Haberer dan Webb. 2010. Total Quality
Management (Terjemahan). Jakarta: PT.
Indeks.
Heizer, J. and B. Render. 1993. Production and
Operations Management: Strategies and
Tactics. New Jersey: Prentice Hall.
Hermawan, A. 2006. Penelitian Bisnis
Paradigma Kuantitatif. Jakarta: Grasindo.
Marimin. 2004. Teknik dan Aplikasi
Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk.
Jakarta: Grasindo.
Patterson, J.G. 2010. ISO 9000 Standar
Kualitas Seluruh Dunia (Terjemahan).
Jakarta: PT. Indeks.
Purwoto, A. 2007. Panduan Lab Statistik
Inferensial. Jakarta: Grasindo.
Saaty, T. L. 1991. Pengambilan Keputusan :
Bagi Para Pemimpin (Terjemahan). Jakarta:
PT. Pusaka Binaman Pressindo.
Saaty, T.L. 1993. Pengambilan Keputusan Bagi
Para Pemimpin (Terjemahan). Jakarta: PT.
Pustaka Binaman Pressindo.
Sallis, E. 2010. Total Quality Management in
Education. Yogjakarta: IRCiSoD.
Sugiyono. 2006. Metode Penelitian Bisnis.
Bandung: Alfabeta
Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta
Sulistyo,Basuki. 1996. Pengantar Kearsipan.
Jakarta: Universitas Terbuka.
Dony Hendartho, Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 pada . . .
Syukur, A. 2010. 5R ISO 9001:2008 dan Poke
Yoke Strategi Jitu Manajemen Mutu
Perusahaan. Yogyakarta: Kata Buku.
Uma Sekaran dalam bukunya Research
Methode for Business (1994, dalam
Sugiyono, 2003)
Widodo, 2011. Manajemen Mutu Pendidikan.
Jakarta: PT. Ardadizya Jaya.
Sumber lain:
Arief Maulana. 2011. “Analisis Penerapan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
pada Kantor Manajemen Mutu Institut
Pertanian Bogor”. Skripsi pada Fakultas
Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor, Bogor.
Fahmy, Bassam. 2009. Pengantar Kearsipan
dan Dokumentasi. Diunduh dari
http://arsipdandok.blogspot.com/pengantar-
kearsipan-dan-dokumentasi.html. 17 Mei
2013.
Siti Nuraini. 2011. Kajian permasalahan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada
SMP Negeri 1 Kota Bogor. Skripsi pada
Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut
Pertanian Bogor, Bogor.
Wangtry. 2009. Standar Mutu.
http://wangtry.wordpress.com mutu/. [11
Februari 2011]
http://bonoes.blogspot.com/langkah-langkah-
penerapan-iso.html, 5 Juli 2013
http://joko1234.wordpress.com/penelitian-
kualitatif-naturalistik, 2 September 2013
http://www.menulisproposalpenelitian.com/201
1/01/keabsahan-data-penelitian-
kualitatif.html, 1 Juni 2013
http://www.min-consulting, 15 Juli 2013
http://www.scm.aurino.com, 12 Juli 2013.
138