pihaknya secara aktif terlibat dalam dan melakukan kegiatan kunci pada sistem
manajemen mutu. Tidak cukup lagi bagi manajemen puncak hanya sekadar
memastikan bahwa kegiatan QMS terlaksana. Manajemen puncak harus terlibat aktif
dalam pengoperasian QMS. Dan prinsip mutu harus tertanam dalam operasi bisnis
rutin, bukan dalam kegiatan yang terpisah dan diskrit. Pendekatan ini diperkuat oleh
“matinya” peran perwakilan manajemen dalam standar atau yang sering dikenal
dengan sebutan Management Representative (MR).
“Orang atau sekelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada
tingkat tertinggi.”
Kalimat ini tidak mengacu pada perwakilan manajemen (MR) dan tidak mengacu pada
manajer mutu. Penjelasan ini berarti orang yang berada di tingkat tertinggi di
organisasi. Perlu dicatat bahwa jika ruang lingkup QMS hanya mencakup sebagian dari
organisasi, maka ‘manajemen puncak’ mengacu pada bagian tertinggi dari bagian itu
saja.
Sebagai contoh perusahaan dengan kantor pusat di Manchester dan pabrik manufaktur
di Cumbria, Lancashire, dan Yorkshire. Jika ruang lingkup QMS mencakup seluruh
perusahaan (kantor pusat, manufaktur dan lain-lain) maka ‘manajemen puncak’
mengacu pada CEO perusahaan itu.
Jika ruang lingkup QMS hanya mencakup fungsi manufaktur, maka ‘manajemen
puncak’ merujuk pada siapa saja yang berada pada level tertinggi dari manufaktur di
organisasi itu, misalnya direktur manufaktur atau yang serupa.
Jika QMS hanya mencakup pabrik Yorkshire maka ‘manajemen puncak’ adalah direktur
pengelola situs tersebut (Yorkshire). Standar yang direvisi mengidentifikasi aspek-
aspek spesifik dari SMM di mana manajemen puncak diharapkan untuk menunjukkan
kepemimpinan dan komitmen. Ini termasuk sejumlah aktivitas yang harus
dipastikan terlaksana oleh manajemen puncak, seperti:
Tidak hanya manajemen puncak harus melakukan kegiatan ini, mereka akan diaudit
dan harus memberikan bukti bahwa mereka telah melakukannya. Para pemimpin bisnis
akan menghadapi pengawasan dari dalam organisasinya sendiri melalui audit internal,
serta dari auditor pihak kedua dan ketiga.
Untuk beberapa organisasi dan budaya perusahaan, hal ini akan membutuhkan
perubahan pola pikir yang signifikan. Bagi auditor internal, prospek untuk memeriksa
komitmen ‘manajemen puncak’ mereka terhadap QMS bisa menjadi tugas yang
menakutkan. Auditor harus melakukan pendekatan dengan kebijaksanaan dan
diplomasi. Lebih penting lagi, auditor harus “berbicara bisnis”. Mereka harus
mendeskripsikan aktivitas dan niat mereka dalam hal yang akan dimengerti oleh bos
mereka.Mengadopsi QMS selalu menjadi keputusan strategis, banyak pemimpin bisnis
tidak akan terbiasa dengan bahasa dan teori ISO 9001.
Beberapa mungkin mengutuk bahwa CEO tidak akan pernah tunduk pada proses
audit dan bahwa mereka tidak punya waktu untuk terlibat dalam operasi sehari-hari
QMS. Tapi jika mereka ingin mempertahankan sertifikasi, maka itulah yang mereka
harus lakukan.
Tantangannya sangat jelas. Tapi begitu juga peluangnya. Para profesional yang
berkualitas memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mendapatkan
dukungan manajemen puncak. Walaupun semua peran perwakilan
manajemen (MR) tidak lagi merupakan persyaratan standar, tapi karena MR adalah
fungsi yang berguna untuk organisasi maka peran ini sebaiknya dipertahankan. Bahkan
dapat dikatakan bahwa perwakilan manajemen memiliki peran dan tanggung jawab
yang lebih besar sekarang dalam mempersiapkan organisasi dan manajemen puncak
untuk transisi sambil mempertahankan integritas QMS yang ada.
Kepatuhan efektif memerlukan komitmen aktif dari dewan pengarah dan manajemen puncak
yang menyebar ke seluruh organisasi. Tingkat komitmen tersebut diindikasikan oleh:
Dewan pengarah dan semua tingkat manajemen secara aktif menunjukkan komitmen
untuk menyiapkan, mengembangkan, menerapkan, mengevaluasi, memelihara, dan
memperbaiki sistem manajemen kepatuhan yang efektif dan responsif melalui tindakan
dan keputusan;
Kebijakan kepatuhan disetujui secara formal oleh dewan pengarah;
Manajemen puncak mengambil tanggung jawab untuk memastikan komitmen kepatuhan
organisasi diwujudkan secara penuh;
Semua tingkat manajemen secara konsisten menyampaikan pesan yang jelas (ditunjukkan
dengan kata dan tindakan) kepada karyawan bahwa organisasi akan memenuhi kewajiban
kepatuhan;
Komitmen kepatuhan dikomunikasikan secara luas dengan pernyataan yang jelas dan
meyakinkan, yang didukung dengan tindakan;
Fungsi kepatuhan diberikan tingkat kewenangan yang mencerminkan pentingnya
kepatuhan efektif dan memiliki akses langsung kepada dewan pengarah;
Sumber daya dialokasikan untuk menyiapkan, mengembangkan, menerapkan,
mengevaluasi, memelihara, dan memperbaiki budaya kepatuhan yang baik melalui
aktivitas dan pelatihan yang menumbuhkan kesadaran;
Kebijakan, prosedur, dan proses mencerminkan bukan hanya persyaratan hukum,
melainkan juga kode sukarela dan nilai inti organisasi;
Organisasi menugaskan dan meminta akuntabilitas kepatuhan kepada manajemen di
seluruh tingkat organisasi;
Tinjauan berkala sistem manajemen kepatuhan diperlukan;
Kinerja kepatuhan organisasi diperbaiki terus-menerus;
Tindakan korektif dilakukan.
Keterlibatan aktif dan supervisi dewan pengarah dan manajemen puncak merupakan bagian
integral sistem manajemen kepatuhan. Hal ini membantu memastikan bahwa karyawan RSNI
ISO 19600:2018 memahami penuh kebijakan dan prosedur operasional organisasi dan
bagaimana kedua hal itu diterapkan dalam pekerjaan mereka, serta bahwa mereka melaksanakan
kewajiban kepatuhan mereka dengan efektif.
Sering kali banyak pertanyaan mengenai peranan Top Management atau pimpinan puncak
dalam ISO 9001 versi terbaru. Apa perbedaan dan apa yang harus dilakukan oleh pimpinan
puncak.
ISO 9001 versi 2008 hanya meminta pimpinan puncak untuk memberikan bukti atas
komitmennya dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara
berkelanjutan meningkatkan keefektifannya. ISO 9001 versi 2015 pimpinan puncak harus
mampu mendemontrasikan kepemimpinan dan komitmentnya dalam system manajemen
mutu.
Ada perbedaan sangat jelas, yang awalnya hanya memberikan bukti vs mampu
mendemontrasikannya.
5.1.1 Umum
Maksud dari sub ayat ini adalah untuk memastikan bahwa manajemen puncak menunjukkan
kepemimpinan dan komitmen dengan mengambil peran aktif dalam melibatkan,
mempromosikan, dan memastikan, mengkomunikasikan dan memantau kinerja dan efektivitas
sistem manajemen mutu. Kinerja menjadi salah satu prioritas organisasi saat ini yang juga
menjadi prioritas dalam persyaratan ISO 9001:2015
Untuk sebuah organisasi, “manajemen puncak” dapat mencakup, misalnya, chief executive
officer, managing director, general manager, chairman, dewan direksi, direktur eksekutif,
managing partner, pemilik tunggal, dan eksekutif senior. Manajer Manajemen puncak memiliki
wewenang untuk mendelegasikan wewenang dan menyediakan sumber daya dalam organisasi.
Jadi dalam hal ini pimpinan puncak bisa terdiri dari satu orang, atau kumpulan beberapa orang
sekaligus. Selama mereka memiliki wewenang untuk pengarahkan dan mengendalikan
organisasi.
Penting bagi manajemen puncak untuk memastikan bahwa proses sistem manajemen mutu
organisasi terintegrasi dengan proses bisnisnya. Pelaksanaan ISO 9001 tidak terpisah dari
aktifitas sehari-hari organisasi.
a. Memahami dan bertanggung jawab atas efektivitas sistem manajemen mutu. Bertanggung
jawab atas aktivitasnya dan dapat menjelaskan hasil yang dicapai. Kinerja suatu organisasi
tentunya mencerminkan kinerja dari Pimpinan Puncak. MR sudah tidak wajib lagi dalam ISO
9001 versi 2015 ini.
b. Memastikan bahwa kebijakan mutu dan sasaran mutu selaras dengan konteks strategis
organisasi; Implementasi yang paling mudah dilihat adalah bahwa Kebijakan dan sasaran mutu
selalu dikaji dan direview dalam rapat rutin manajemen puncak, seperti perencanaan strategis
atau tinjauan manajemen;
c. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu organisasi terintegrasi dan dikelola dalam
keseluruhan proses bisnisnya, dan tidak diperlakukan sebagai kegiatan tambahan. ISO 9001
bukanlah beban tambahan dalam organsisasi, karena sebenarnya semua akfitas harian
organisasi sudah dilaksanakan dengan menggunakan tools ISO.
d. Mempromosikan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko, misalnya, dengan
memastikan interaksi efektif antara proses, dengan pendekatan sistematis yang dirancang
untuk mencapai arus input dan output yang efektif dan kerjasama dalam menangani risiko dan
peluang;
e. Selalu memantau beban dan jadwal kerja saat ini. Ini dilakukan untuk memastikan sumber
daya yang memadai (orang, alat, peralatan, dll.)
f. Nilai dan manfaat sistem manajemen mutu dan kepatuhan terhadap persyaratannya di
komunikasikan, melalui rapat internal, email, diskusi pribadi, intranet organisasi, dll.
g. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu mencapai hasil yang diinginkan dengan
memantau hasilnya; Termasuk dalam proses perbaikannya.
j. Memberikan dukungan dan bimbingan kepada orang-orang dalam peran manajerial lain
untuk membantu mereka menunjukkan kepemimpinan. Seorang pemimpin yang baik harus
mampu menciptakan pemimpin-peminpin lain disekitarnya. Ini bisa termasuk mentoring dan
mendukung dalam membuat keputusan spesifik yang membantu organisasi menyesuaikan diri
dengan persyaratan, atau untuk mendorong perbaikan bila diperlukan.
Maksud dari subclause ini adalah memastikan bahwa manajemen puncak tampak
menunjukkan kepemimpinan dan komitmen dalam mempertahankan fokus organisasi dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pelanggan pada umumnya adalah orang atau organisasi yang membeli produk dan layanan
organisasi; Namun, itu juga bisa berarti individu atau organisasi seperti warga negara, klien,
pasien, siswa, dan lain-lain yang menjadi penerima produk dan layanan organisasi.
Manajemen puncak perlu memastikan bahwa proses yang efektif dilakukan untuk menentukan
persyaratan pelanggan dan persyaratan undang-undang dan peraturan yang terkait dengan
produk dan layanan organisasi, dan persyaratan ini dipahami.
Manajemen puncak perlu memastikan bahwa tindakan yang tepat diterapkan untuk mengatasi
risiko dan peluang, sehingga hasil yang diharapkan tercapai secara konsisten; pendekatan Plan-
Do-Check Act (PDCA) dapat diikuti untuk memastikan bahwa menerapkan perbaikan lebih
lanjut, sampai kebutuhan dan harapan pelanggan tercapai.
Manajemen puncak dapat fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dengan menggunakan
hasil analisis dan evaluasi data kepuasan pelanggan.
Pemimpin di semua departement menetapkan kesatuan tujuan dan arah, dan menciptakan
kondisi di mana orang terlibat dalam mencapai sasaran mutu organisasi.
Alasan
Penciptaan kesatuan tujuan, arah dan keterlibatan memungkinkan organisasi untuk
menyelaraskan strategi, kebijakan, proses dan sumber daya untuk mencapai tujuannya.
Manfaat
1. Melakukan komunikasi mengenai misi, visi, strategi, kebijakan dan proses organisasi di
seluruh organisasi;
2. Menciptakan dan mempertahankan nilai-nilai bersama, keadilan dan model etis untuk
perilaku di semua tingkat organisasi;
3. Membangun budaya kepercayaan dan integritas;
4. Mendorong komitmen organisasi-lebar untuk kualitas;
5. Memastikan bahwa para pemimpin di semua tingkatan adalah contoh positif kepada
orang-orang dalam organisasi;
6. Memberikan orang dengan sumber daya yang diperlukan, pelatihan dan wewenang
untuk bertindak dengan akuntabilitas;
7. Menginspirasi, mendorong dan mengakui kontribusi orang.
Penjelasan
Ini adalah poin kedua dari 7 Prinsip Manajemen Mutu dan tidak ada perubahan dalam prinsip
ini. 8 prinsip sebelumnya menyatakan :
“Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan
memelihara lingkungan internal di mana orang dapat terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan
organisasi.”
Kepemimpinan berarti memberikan teladan yang konsisten dengan nilai-nilai organisasi yang
akan memberikan tujuan organisasi. Lingkungan internal meliputi budaya dan iklim, model
manajemen, kebersamaan, kepercayaan, motivasi dan dukungan. Kepemimpinan harus
mempertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan,
pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat setempat dan masyarakat secara
keseluruhan. kepemimpinan harus menetapkan visi yang jelas tentang masa depan organisasi,
menetapkan tujuan dan target yang menantang, menciptakan dan mempertahankan nilai-nilai
bersama, keadilan dan etika pada semua tingkat organisasi, membangun kepercayaan dan
menghilangkan rasa takut, memberikan orang dengan pelatihan sumber daya yang diperlukan
dan kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas serta menginspirasi,
mendorong dan mengakui kontribusi orang.
PERAN KEPEMIMPINAN
DALAM
MANAJEMEN MUTU
Laila Nurrahma Uncategorized Juli 25, 2018 2 Minutes
A. Pendahuluan
B. Pembahasan
C. Kesimpulan
Suatu organisasi akan menciptakan mutu yang baik dan konstan dalam
berbagi aspek jika dilengkapi oleh sistem manajemen mutu yang baik.
Untuk mendapatkan sistem manajemen mutu yang baik, maka
dibutuhkan peran kepemimpinan di dalam manajemen mutu tersebut.