Nomor : IM – KEU.

009
INSTRUKSI MUTU Tgl. Terbit : 02 Juli 2021
Revisi :1
Halaman : 01 dari 03
Judul: PENGARSIPAN DOKUMEN KEUANGAN

I. Tujuan
1. Merevisi IM – KEU.004 tentang Pengarsipan Dokumen Keuangan Revisi 0
2. Manajemen kearsipan bertujuan agar dokumen yang telah diterbitkan mampu
telusur dan mudah untuk mencari kembali, aman, rapi, sistematis, informatif
serta praktis.
3. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah.

II. Ruang Lingkup

Arsip Keuangan meliputi dokumen transaksi keuangan dan laporan pendukung
serta bukti-bukti memorial.

III. Personil Yang Terlibat

1. Staf Akuntansi & Pelaporan
2. Staf Keuangan
3. Staf Perpajakan

IV. Kualifikasi Personil

Karyawan yang mempunyai pengetahuan/kompetensi standar minimal pendidikan
D3 Akuntansi/Manajemen.

V. Tanggung Jawab
1. Staf Akuntansi & Pelaporan bertanggung jawab atas dokumen-dokumen
transaksi beserta lampiran dan Voucher Transaksi yang diarsip.
2. Staf Keuangan bertanggung jawab atas dokumen-dokumen keuangan.
3. Staf Perpajakan bertanggung jawab atas dokumen-dokumen perpajakan.

VI. Petunjuk Kerja

A. Alat/Material
1. Personal Computer.
2. Microsoft Excel.
3. Alat Tulis Kantor

Tanggal : 20 Juni 2021 Tanggal : 02 Juli 2021

Disiapkan Oleh : Disahkan oleh :
Staf Akuntansi Direktur Keuangan & SDM

B. Aktivitas
Maui Dhotul Khasanah A. Wishnudartha Pagehgiri
Form No.III-REKA.001.Rev.0
 Nomor : IM – KEU.004
INSTRUKSI MUTU Tgl. Terbit : 02 Juli 2021
Revisi :1
Halaman : 02 dari 03

Judul: PENGARSIPAN DOKUMEN KEUANGAN

1. Aktivitas Pengarsipan
a. Pengarsipan dokumen digolongkan menjadi tiga jenis, yakni
dokumen accounting, dokumen keuangan dan dokumen perpajakan.
b. Dokumen accounting meliputi dokumen transaksi keuangan,
dokumen Laporan Auditor Independen (LAI) dan dokumen-dokumen
Laporan Manajemen (baik bulanan, triwulanan, semesteran maupun
tahunan).
c. Dokumen keuangan meliputi dokumen rekening koran, dokumen
surat permintaan pembayaran, invoice kepada customer dan
dokumen-dokumen perbankan.
d. Dokumen perpajakan meliputi dokumen Faktur Pajak, dokuemn SPT,
dokumen Bukti Potong, dokumen Bukti Bayar dan dokumen Bukti
Lapor.
e. Setiap terdapat dokumen masuk, maka penanggungjawab dokumen
mengarsipkan dokumen tersebut secara hardcopy maupun softcopy.
Dokumen softcopy diarsipkan di Server Keuangan pada folder “Arsip
Dokumen” lalu diklasifikasikan dan disimpan ke dalam folder sesuai
dengan jenis dokumennya. Untuk dokumen hardcopy diarsipkan ke
dalam ordner.
f. Ordner atas arsip dokumen diberikan label sesuai dengan jenis arsip
dengan menggunakan kertas berwarna biru muda dan ditempelkan di
samping ordner agar dokumen mampu telusur.
g. Rak arsip penyimpan ordner dibuatkan master list dokumen yang
ditempelkan di rak arsip agar dokumen tertata dengan rapi dan
mempermudah pencarian arsip saat dibutuhkan.

2. Aktivitas Pemusnahan Dokumen Arsip

a. Pemusnahan Dokumen Arsip mengacu pada Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
b. Dokumen arsip memiliki masa retensi selama 10 tahun. Dokumen
yang memiliki masa retensi lebih dari 10 tahun maka
penanggungjawab dokumen dapat melakukan aktivitas pemusnahan
dokumen arsip.
c. Pemusnahan dokumen arsip dilakukan setelah penanggungjawab
dokumen memastikan bahwa dokumen arsip tersebut telah memiliki
salinan dokumen secara softcopy.
d. Penanggungjawab dokumen membuat berita acara pemusnahan
dokumen arsip yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan & SDM.
e. Pemusnahan dokumen arsip keuangan dengan cara
dihancurkan/dibakar.

Form No.III-REKA.001.Rev.0
 Nomor : IM – KEU.004
INSTRUKSI MUTU Tgl. Terbit : 02 Juli 2021
Revisi :1
Halaman : 03 dari 03

Judul: PENGARSIPAN DOKUMEN KEUANGAN

VII. Identifikasi Risiko

1. Terjadi kehilangan dokumen akibat peminjaman dokumen saat dokumen telah
diarsip.
2. Dokumen yang telah memiliki masa retensi 10 tahun masih dibutuhkan.

VIII. Mitigasi Risiko

1. Membuat buku administrasi pemijaman dokumen.
2. Dokumen yang masih dibutuhkan dapat dialihkan dengan menggunakan
dokumen softcopy.

IX. Dokumen Terkait

-

X. Lampiran
1. IM – KEU.004 tentang Pengarsipan Dokumen Keuangan Revisi 0.
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 51 ayat 1.
3. Outgoing Payment Voucher.
4. Incoming payment Voucher.
5. General Journal Voucher.
6. Invoice
7. Faktur Pajak
8. SPT

Form No.III-REKA.001.Rev.0