(PKTBT)
MODUL 1
PROSES BISNIS, ORGANISASI TATA KERJA, URAIAN JABATAN,
DAN REFORMASI BIROKRASI INTERNAL
PENULIS MODUL:
Dr. Ir. Mustangimah, M.Si
KATA PENGANTAR
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) sebagai bagian aparatur birokrasi harus dibentuk
untuk memiliki sikap profesional dan berkarakter. Pembentukan sosok PNS yang
profesional dan berkarakter tersebut dilaksanakan melalui pelatihan dasar yang
diselenggarakan dengan mengacu pada Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor
1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Penyelenggaraan
Pelatihan Dasar CPNS terdiri atas 2 (dua) kurikulum yaitu (1) Kurikulum Pembentukan
karakter PNS; dan (2) Kurikulum Penguatan Kompetensi Teknis Bidang Tugas (PKTBT).
Ttd.
DAFTAR ISI
BAB
1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Modul ini memuat substansi Peta Proses Bisnis, Organisasi dan Tata Kerja, Uraian
Jabatan dan Reformasi Birokrasi Internal (RBI) di lingkungan Kemendikbudristek.
Peserta mempelajari modul ini secara mandiri dalam aplikasi learning management
system (LMS) PIJAR. Keberhasilan peserta pelatihan dinilai berdasarkan ketuntasan
mengikuti semua aktivitas belajar dalam LMS PIJAR dan kemampuan dalam
memahami materi yang diukur melalui evaluasi hasil belajar berupa kuis.
B. DESKRIPSI SINGKAT
C. HASIL BELAJAR
D. INDIKATOR KEBERHASILAN
E. MATERI
BAB
2
PETA PROSES BISNIS DAN PROSEDUR
OPERASIONAL STANDAR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN (POS AP)
Indikator keberhasilan:
Setelah mengikuti pembelajaran peserta pelatihan dapat (1) memahami landasan hukum
penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah; (2) menjelaskan pengertian tentang peta
proses bisnis, suppliyer, proses, input, output, dan customer; (3) memahami
kegunaan/manfaat peta proses bisnis instansi pemerintah.
Peta Organisasi
MANDAT RENSTRA Proses dan Tata POS AP Otomatisasi
Bisnis Kerja
Tahap
Tahap
Persiapan
Pengemba-
dan
ngan
Perencanaan
Tahap Tahap
Pemantauan/ Penerapan/
Evaluasi implementasi
Tahap
Persiapan
3) Pengembangan POS AP
Pengembangan POS AP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan
yaitu,
a) Pengumpulan Informasi dan Identifikais Alternatif
b) Analisis dan Pemilihan Alternatif
c) Penulisan POS AP
d) Pengujian dan Riviu POS AP
e) Pengesahan POS AP
a) Unsur Dokumentasi
(1) Halaman Judul
Halaman judul berisi informasi mengenai:
(a) Judul POS AP
(b) Instansi/Satuan Kerja
(c) Tahun pembuatan
(d) Informasi lain yang diperlukan
Lambang
Kemendikbudristek
2022 Tahun
Pembuatan
b) Unsur Prosedur
Unsur prosedur dibagi menjadi dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian
Flowchart.
Bagian identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dapat dijelaskan sebagai berikut:
(1) Logo dan Nama unit Kerja
(2) Nomor POS AP
(3) Tanggal Pembuatan
(4) Tanggal Revisi
(5) Tanggal Efektif
(6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan
kerja
(7) Judul POS AP, judul
(8) Dasar hukum
(9) Keterkaitan
(10) Peringatan
(11) Kualifikasi Pelaksana
(12) Peralatan dan Perlengkapan
(13) Pencatatan dan Pendataan
Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur)
kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Format POS AP
yang dipersyaratkan memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti
format POS pada umumnya. Adapun format POS AP yang dipergunakan
dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:
(1) Menggunakan Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts),
untuk menstandarkan format maka seluruh prosedur pelakanaan tugas
dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir
bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat
dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.
(2) Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts
Simbol yang digunakan hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu simbol
dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol
penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Simbol tersebut adalah
sebagai berikut:
(a) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsi kegiatan mulai
dan akhir;
Keterangan:
(1) Kolom 1: Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan huruf kapital A);
(2) Kolom 2: Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi
sesuai peraturan yang ada dengan diberi nomor Arab, misal 1, 2, 3, ……);
(3) Kolom 3: Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi
sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil,
misal: a, b, c, …..);
(4) Kolom 4: Uraian Tugas diisi dengan Uraian Tugas yang merupakan bagian dari Fungsi
yang ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), …
(Uraian tugas atau rincian tugas ini umumnya telah ada berdasarkan
peraturan pimpinan instansi yang bersangkutan);
(5) Kolom 5: Kegiatan diisi dengan Nama Kegiatan yang merupakan perwujudan riil dari
Uraian Tugas yang ada dengan diberi huruf kecil berkurung satu misal: a),
b), c), …;
(6) Kolom 6: Output diisi dengan Output Final yang dihasilkan dari penelusuran end-
product sesuai struktur organisasi dan diberi nomor angka arab dalam
kurung, misal: (1), (2), (3), …;
(7) Kolom 7: Aspek Kegiatan diisi dengan Aspek kegiatan yang terkait dengan Output
yang bersangkutan baik aspek keseluruhan (makro) maupun aspek parsial
(mikro). Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan,
pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi);
(8) Kolom 8: Judul POS diisi judul POS yang terdiri dari unsur Output final dan Aspek
kegiatan.
4) Penerapan POS AP
Prinsip penerapan POS AP:
a) Konsisten, POS AP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu oleh
siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi
pemerintahan.
b) Komitmen, POS AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh
tataran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi
c) Perbaikan berkelanjutan, penyusunan POS AP harus terbuka terhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-
benar efisien dan efektif
d) Mengikat, POS AP harus mengiat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan prosedur standar yang telah di tetapkan
e) Partisipasi, seluruh pelaksana melaksanakan peran-peran tertentu dalm
setiap prosedur yang distandarkan
f) Dokumentasi, seluruh prosedur yang telah distandarkan harus
terdokumentasikan dengan baik sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau
referensi bagi setiap pihak yang memerlukan.
Keberhasilan penerapan tergantung pada kebehasilan proses simulasi dan
pengujian pada tahapan pengembangan POS AP.
BAB
3
ORGANISASI KEMENDIKBUDRISTEK
Indikator keberhasilan:
Peserta pelatihan diharapkan dapat menjelaskan tentang (1) dasar pembentukan
kelembagaan dan klaster kementerian; (2) prinsip pembentukan/penataan organisasi
kementerian; dan (3) tugas, fungsi, dan susunan unit organisasi di lingkungan
Kemendikbudristek.
Organisasi tidak bergerak dalam ruang hampa, tetapi bergerak dalam suatu ruang
wilayah dimana berbagai aktivitas kehidupan. Oleh karena itu setiap organisasi
pasti terkena dampak lingkungan eksternalnya, meskipun dengan intensitas yang
berbeda beda. Misalnya, ada tekanan perkembangan teknologi dan perubahan
kebijakan pemerintah. Ada pula tekanan karena diterbitkannya peraturan
perundang-undangan baru oleh pemerintah yang bagaimanapun harus ditaati oleh
organisasi. Kesemuanya itu menuntut kesiapan organisasi melakukan perubahan
dan berbagai penyesuaian, bukan hanya untuk kepentingan kesinambungan
kehidupan organisasi, akan tetapi juga agar lebih kompetitif.
Dalam UUD 1945 khususnya Pasal 17 mulai dari ayat (1) sampai dengan ayat (4)
disebutkan bahwa:
Undang-undang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (4) UUD 1945 adalah
UU Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara. Dalam Pasal 4 dan Pasal 5
UU Nomor 39 Tahun 2008, kementerian dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok:
1. Tugas:
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi bertugas
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendidikan, kebudayaan,
ilmu pengetahuan, dan teknologi untuk membantu Presiden dalam
menyelenggarakan pemerintahan negara.
2. Fungsi:
Dalam melaksanakan tugas, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan
Teknologi menyelenggarakan fungsi :
a. Sekretariat Jenderal
Sekretariat Jenderal mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi
pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi
kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian.
5) Biro Hukum
Biro Hukum mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan
penyusunan peraturan perundang-undangan dan advokasi hukum di
lingkungan Kementerian.
Dalam melaksanakan tugas, Biro Hukum menyelenggarakan fungsi:
a) koordinasi penyusunan peraturan perundang-undangan dan
produk hukum lainnya;
b) sinkronisasi peraturan perundang-undangan dan produk hukum
lainnya;
c) pelaksanaan kajian peraturan perundang-undangan dan produk
hukum lainnya;
d) penyusunan peraturan perundang-undangan dan produk hukum
lainnya;
e) pelaksanaan penelaahan kasus dan masalah hukum di lingkungan
Kementerian;
f) pelaksanaan advokasi hukum kepada satuan organisasi dan
pegawai di lingkungan Kementerian;
g) penyiapan koordinasi dan penyusunan nota kesepahaman dan
perjanjian kerja sama;
h) pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang hukum; dan
i) pelaksanaan urusan ketatausahaan Biro.
Dalam melaksanakan tugas, Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa
menyelenggarakan fungsi:
a) pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan;
b) pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan
Sekretariat Jenderal;
c) penyiapan bahan pembinaan dan pengelolaan persuratan dan
kearsipan di lingkungan Kementerian;
d) pelaksanaan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Kementerian;
e) pelaksanaan urusan keprotokolan di lingkungan Kementerian;
f) penyiapan bahan pembinaan pengadaan barang dan jasa di
lingkungan Kementerian;
g) pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan
Kementerian;
h) fasilitasi pengadaan barang dan jasa di lingkungan Kementerian;
i) penyiapan bahan pembinaan sumber daya manusia dan
kelembagaan pengadaan barang dan jasa;
j) pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang umum dan
pengadaan barang dan jasa; dan
k) pelaksanaan urusan ketatausahaan Biro.
3) Direktorat Kelembagaan
Direktorat Kelembagaan mempunyai tugas melaksanakan perumusan
dan pelaksanaan kebijakan di bidang kelembagaan pada pendidikan
tinggi akademik dan profesi yang berasal dari pendidikan akademik.
Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Kelembagaan menyelenggarakan
fungsi:
a) penyiapan perumusan kebijakan di bidang kelembagaan pada
pendidikan tinggi akademik dan profesi;
b) pelaksanaan kebijakan di bidang kelembagaan pada pendidikan
tinggi akademik dan profesi;
c) pelaksanaan penjaminan mutu di bidang kelembagaan pada
pendidikan tinggi akademik dan profesi;
d) fasilitasi di bidang kelembagaan pada pendidikan tinggi akademik
dan profesi;
e) pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang kelembagaan
pada pendidikan tinggi akademik dan profesi;
f) penyiapan pemberian izin penyelenggaraan perguruan tinggi
akademik dan profesi yang diselenggarakan oleh masyarakat dan
perwakilan negara asing atau lembaga asing;
g) pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang kelembagaan; dan
h) pelaksanaan urusan ketatausahaan Direktorat.
g. Inspektorat Jenderal
Inspektorat Jenderal mempunyai tugas menyelenggarakan pengawasan
intern di lingkungan Kementerian.
Inspektorat Jenderal menyelenggarakan fungsi:
1) penyusunan kebijakan teknis pengawasan intern di lingkungan
Kementerian;
2) pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Kementerian terhadap
kinerja dan keuangan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan
kegiatan pengawasan lainnya;
2) Inspektorat I
Inspektorat I mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan
teknis dan pengawasan intern terhadap kinerja, keuangan,
kepegawaian, dan barang milik negara di lingkungan Kementerian serta
pengawasan teknis penyelenggaraan pendidikan dan kebudayaan di
daerah sesuai wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat I menyelenggarakan fungsi:
a) penyiapan perumusan kebijakan teknis pengawasan internal;
b) penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran
Inspektorat;
c) pelaksanaan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan
pengawasan lain terhadap kinerja, keuangan, kepegawaian, dan
barang milik negara;
d) pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu;
e) pelaksanaan pencegahan korupsi;
f) pengawasan teknis penyelenggaraan pendidikan dan kebudayaan
di daerah sesuai wilayah kerjanya; dan
g) penyusunan laporan hasil pengawasan.
3) Inspektorat II
Inspektorat II mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan
teknis dan pengawasan intern terhadap kinerja, keuangan,
kepegawaian, dan barang milik negara di lingkungan Kementerian serta
pengawasan teknis penyelenggaraan pendidikan dan kebudayaan di
daerah sesuai wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat II menyelenggarakan fungsi:
a) penyiapan perumusan kebijakan teknis pengawasan internal;
b) penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran
Inspektorat;
c) pelaksanaan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan
pengawasan lain terhadap kinerja, keuangan, kepegawaian, dan
barang milik negara;
d) pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu;
4) Inspektorat III
Inspektorat III mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan
teknis dan pengawasan intern terhadap kinerja, keuangan,
kepegawaian, dan barang milik negara di lingkungan Kementerian serta
pengawasan teknis penyelenggaraan pendidikan dan kebudayaan di
daerah sesuai wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat III menyelenggarakan fungsi:
a) penyiapan perumusan kebijakan teknis pengawasan internal;
b) penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran
Inspektorat;
c) pelaksanaan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan
pengawasan lain terhadap kinerja, keuangan, kepegawaian, dan
barang milik negara;
d) pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu;
e) pelaksanaan pencegahan korupsi;
f) pengawasan teknis penyelenggaraan pendidikan dan kebudayaan
di daerah sesuai wilayah kerjanya; dan
g) penyusunan laporan hasil pengawasan.
5) Inspektorat IV
Inspektorat IV mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan
teknis dan pengawasan intern terhadap kinerja, keuangan,
kepegawaian, dan barang milik negara di lingkungan Kementerian serta
pengawasan teknis penyelenggaraan pendidikan dan kebudayaan di
daerah sesuai wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat IV menyelenggarakan fungsi:
a) penyiapan perumusan kebijakan teknis pengawasan internal;
b) penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran
Inspektorat;
6) Inspektorat Investigasi
Inspektorat Investigasi mempunyai tugas melaksanakan perumusan
kebijakan teknis dan audit investigasi terhadap pengaduan masyarakat
atau pegawai atas dugaan korupsi, kolusi, dan nepotisme di lingkungan
Kementerian.
Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat Investigasi menyelenggarakan
fungsi:
a) penyiapan perumusan kebijakan teknis audit investigasi;
b) penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran
Inspektorat investigasi;
c) pelaksanaan penemuan fakta terhadap pengaduan masyarakat
atau pegawai atas dugaan korupsi, kolusi, nepotisme, dan
penyelewengan lain di lingkungan Kementerian;
d) pelaksanaan audit investigasi terhadap pengaduan masyarakat
atau pegawai atas dugaan korupsi, kolusi, nepotisme, dan
penyelewengan lain di lingkungan Kementerian;
e) fasilitasi pengawasan investigasi; dan
f) penyusunan laporan hasil audit investigasi.
5) Pusat Perbukuan
Pusat Perbukuan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
kebijakan teknis pengembangan, pembinaan, dan pengawasan
sistem perbukuan dan pelaksanaan pengelolaan sistem perbukuan.
Dalam melaksanakan tugas, Pusat Perbukuan menyelenggarakan
fungsi:
a) penyiapan kebijakan teknis di bidang pengembangan, pembinaan,
dan pengawasan sistem perbukuan;
b) pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pengembangan,
pembinaan, dan pengawasan sistem perbukuan;
c) koordinasi dan fasilitasi pengembangan, pembinaan, dan
pengawasan sistem perbukuan;
d) pengembangan, penilaian, dan pengawasan buku pendidikan;
e) fasilitasi pengembangan buku umum;
f) pemberdayaan sumber daya perbukuan;
g) pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang sistem
perbukuan; dan
h) pelaksanaan urusan ketatausahaan Pusat.
Pusat-Pusat
Staf Ahli
Staf Ahli berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri dan secara
administratif dikoordinasikan oleh Sekretaris Jenderal.
Keterangan :
*) UPT tersebut sedang dalam proses penataan organisasi.
a) 7 UPT Museum, Galeri Nasional, Balai Konservasi Borobudur, dan Balai
Pelestarian Manusia Purba Sangiran akan diintegrasikan menjadi UPT
Musuem dan Cagar Budaya;
b) UPT Balai Pelestarian Cagar Budaya (BPCB) dan UPT Balai Pelestarian
Nilai Budaya (BPNB) akan diintegrasikan menjadi UPT Balai Pelestarian
Kebudayaan;
Di samping UPT, terdapat 16 Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LL DIKTI) dan
123 perguruan tinggi negeri di lingkungan Kemendikbudristek meliputi:
a. 64 universitas;
b. 12 institut;
c. 44 politeknik; dan
d. 5 akademi komunitas.
Dalam rangka mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang baik dan
penyesuaian perkembangan dan kebutuhan organisasi, saat ini Biro Organisasi
dan Tata Laksana, Sekretariat Jenderal sedang menyusun rancangan Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tentang Pedoman Organisasi Perguruan
Tinggi Negeri. Adapun beberapa substansi yang akan diatur di dalam
Permendikbud ini meliputi:
BAB
4
URAIAN JABATAN
Indikator keberhasilan:
Setelah mempelajari bahan ajar Uraian Jabatan, peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan
tentang (1) peta jabatan, (2) pengertian uraian jabatan, (3) komponen uraian jabatan, (4)
kegunaan dari uraian jabatan
Setiap organisasi memiliki tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan oleh jabatan-
jabatan yang ada di dalamnya. Untuk memperoleh nama-nama jabatan yang
dibutuhkan, dilakukan sebuah metode yang dinamakan analisis jabatan. Analisis jabatan
adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi
informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian serta
memberikan umpan balik bagi organisasi, tata laksana, pengawasan, dan akuntabilitas.
Hasil analisis jabatan berupa rumusan jabatan, uraian jabatan, dan peta jabatan.
Peta Jabatan adalah salah satu hasil dari analisis jabatan dimana merupakan suatu
susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur
kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Peta
jabatan digunakan untuk menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya
dalam unit kerja. Peta jabatan yang tersusun akan menjelaskan susunan dan hubungan
kerja setiap jabatan dalam unit kerja.
Berdasarkan arahan Presiden pada Sidang Paripurna MPR RI tanggal 20 Oktober 2019,
dilakukan penyederhanaan birokrasi menjadi dua level yang ditindaklanjuti dengan
pengalihan pejabat administrator dan pengawas ke dalam jabatan fungsional.
Sehubungan dengan arahan tersebut, ditetapkannya Kepmendikbud Nomor
1185/M/2020 tentang Kelas Jabatan Unit Utama Kemendikbud, Kepmendikbud Nomor
35/M/2021 tentang Kelas Jabatan Sekretariat LSF dan Unit Pelaksana Teknis
Kemendikbud, dan Kepmendikbud Nomor 73/0/2021 tentang Kelas Jabatan Lembaga
Layanan Pendidikan Tinggi Kemendikbud.
Kemudian dengan terbitnya Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 62 Tahun
2021 tentang Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi, terdapat
penambahan fungsi riset dan teknologi pada Kemendikbudristek sehingga perlu
dilakukan penyesuaian kembali terhadap peta jabatan di lingkungan
Kemendikbudristek. Saat ini sedang dilakukan revisi terhadap Kepmendikbud tentang
kelas jabatan di lingkungan Kemendikbudristek.
Jabatan diperoleh dari analisis jabatan. Hasil analisis jabatan berupa rumusan
jabatan, uraian jabatan, dan peta jabatan. Rumusan jabatan kemudian dijadikan
dasar untuk melakukan berbagai kegiatan manajemen di bidang kepegawaian
diantaranya untuk menyusun peta jabatan. Dari peta jabatan tersebut bersama-
sama dengan hasil analisis beban kerja dapat disusun jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan. Dalam modul ini, yang akan dibahas secara lebih mendalam adalah
uraian jabatan.
2. Nama Jabatan
Nama jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran sekelompok
tugas yang menyatu dalam satu wadah jabatan. Nama jabatan juga
dimaksudkan sebagai identitas jabatan yang membedakan antara jabatan yang
satu dengan jabatan yang lain. Selanjutnya nama jabatan menjadi rumusan
nomenklatur jabatan. Nama jabatan Jabatan Pimpinan Tinggi, Administrator,
dan Pengawas mengikuti nomenklatur unit kerjanya. Nama jabatan pelaksana
di seluruh instansi pemerintah saat ini mengacu ke PermenPANRB Nomor 41
Tahun 2018 tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana Bagi Pegawai Negeri Sipil
di Lingkungan Instansi Pemerintah.
4. Rumusan Tugas
Rumusan tugas adalah ikhtisar dari keseluruhan rincian/uraian tugas jabatan
yang ada dan disusun dalam satu kalimat. Rumusan tugas dirumuskan dari tugas
yang paling esensi dalam jabatan yang bersangkutan.
5. Rincian Tugas
Rincian tugas adalah paparan atas semua tugas jabatan yang merupakan upaya
pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja
menjadi hasil kerja dengan menggunakan peralatan kerja. Penyusunan rincian
6. Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau luaran (output) yang dapat berupa fisik (benda)
dan nonfisik (jasa, informasi, dan layanan). Setiap jabatan harus mempunyai
produk atau luaran (output).
7. Bahan Kerja
Bahan kerja adalah masukan atau sesuatu yang diolah atau diproses dalam
pelaksanaan tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja. Bahan kerja
dapat berupa data atau benda
Misal:
Data beban kerja merupakan bahan kerja yang diolah oleh Pengolah Data
Data pegawai merupakan bahan kerja yang diproses oleh Pengadministrasi
Kepegawaian
Data dan informasi akademik merupakan bahan kerja yang dianalisis oleh
Analis Data Akademik
8. Alat Kerja
Peraturan dan alat kerja spesifik yang digunakan dalam rangka pelaksanaan
tugas untuk memperoleh hasil kerja, contoh: POS Perawatan Cagar Budaya,
kuas, kamera, alat tulis, komputer.
9. Tanggung Jawab
Tanggung jawab adalah rincian atas segala sesuatu yang
dipertanggungjawabkan oleh pemegang jabatan. Penulisan tanggung jawab
dalam uraian jabatan adalah bentuk tanggung jawab diikuti oleh objek yang
harus dipertanggungjawabkan. Bentuk tanggung jawab dapat berupa
kerahasiaan, ketepatan waktu, kelengkapan, kebenaran, dan lain-lain.
10. Wewenang
Wewenang adalah hak pemegang jabatan untuk mengambil tindakan atau
keputusan yang diakui sah oleh organisasi.
Misal:
Wewenang Petugas Keamanan melakukan pemeriksaan barang/
kendaraan yang keluar masuk dI lingkungan kantor.
Wewenang Pengadministrasi Keuangan menolak permohonan
peminjaman dokumen keuangan yang tidak sesuai prosedur.
h) Minat
i) Temperamen
j) Sikap Kerja
Dilihat dari penggunaannya, uraian jabatan menjadi salah satu keharusan untuk
dimiliki oleh setiap instansi. Instansi yang tidak memiliki uraian jabatan tidak
mempunyai arah dalam pengelolaan kelembagaan dan kepegawaian.
4. RUMUSAN TUGAS
Melakukan kegiatan analisis dan penelaahan dalam rangka penyusunan rekomendasi di bidang
kebutuhan jabatan.
5. RINCIAN TUGAS
5.1. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja Subbagian sesuai hasil evaluasi tahun
sebelumnya.
5.2. Menyusun konsep instrumen pengumpulan dan pengolahan data jabatan.
5.3. Menganalisis data jabatan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerja.
5.4. Mengidentifikasi nama jabatan di lingkungan unit kerja.
5.5. Merumuskan konsep uraian jabatan di lingkungan unit kerja.
5.6. Melakukan konfirmasi konsep uraian jabatan.
5.7. Melakukan perhitungan beban kerja jabatan di lingkungan unit kerja.
5.8. Menyiapkan bahan evaluasi jabatan di lingkungan unit kerja.
5.9. Menyusun konsep standar kompetensi jabatan sesuai dengan hasil analisis jabatan di
lingkungan unit kerja.
5.10. Menyusun bahan fasilitasi penerapan pedoman analisis jabatan di lingkungan unit kerja.
5.11. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban.
5.12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
6. HASIL KERJA
6.1 Bahan penyusunan program kerja unit kerja.
6.2 Konsep instrumen pengumpulan dan pengolahan data jabatan.
6.3 Hasil analisis data jabatan.
6.4 Nama jabatan di lingkungan unit kerja.
6.5 Konsep uraian jabatan di lingkungan unit kerja.
6.6 Hasil konfirmasi konsep uraian jabatan.
6.7 Data hasil perhitungan beban kerja jabatan di lingkungan unit kerja.
6.8 Konsep bahan evaluasi jabatan di lingkungan unit kerja.
6.9 Konsep standar kompetensi jabatan di lingkungan unit kerja.
6.10 Bahan fasilitasi penerapan pedoman analisis jabatan.
6.11 Laporan hasil pelaksanaan tugas.
6.12 Laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain.
7. BAHAN KERJA
7.1 Permendikbud tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
7.2 Data dan informasi jabatan, perhitungan beban kerja dan evaluasi jabatan.
8. PERALATAN KERJA
8.1 Alat Tulis Kantor (ATK).
8.2 Alat Perlengkapan Kantor (APK).
9. PEDOMAN KERJA
9.1. Permendikbud tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
9.2. Permendikbud tentang Rincian Tugas Unit.
9.3. Program kerja unit kerja.
9.4. Peraturan tentang pedoman analisis jabatan, penghitungan beban kerja, dan evaluasi jabatan.
11. WEWENANG
11.1 Meminta hasil penyusunan uraian jabatan di lingkungan unit kerja.
11.2 Meminta data hasil perhitungan beban kerja di lingkungan Unite kerja.
URAIAN JABATAN
4. RUMUSAN TUGAS
Melakukan kegiatan pemasangan, perbaikan dan pengecekan serta pemeliharaan laboratorium.
5. RINCIAN TUGAS
5.1 Melakukan pendataan kebutuhan alat dan bahan laboratorium sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
5.2 Melaksanakan stock opname bahan laboratorium yang masuk dan keluar laboratorium secara
berkala sesuai prosedur yang berlaku.
5.3 Menyiapkan bahan laboratorium untuk keperluan praktek.
5.4 Menyiapkan alat untuk analisis material/kalibrasi sesuai prosedur yang berlaku.
5.5 Melakukan pengawasan penggunaan peralatan laboratorium dan fasilitas yang menjadi
tanggung jawabnya.
5.6 Mengidentifikasi kerusakan peralatan dan bahan laboratorium.
5.7 Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan rutin terhadap peralatan laboratorium sesuai
dengan prosedur yang berlaku.
5.8 Melayani permintaan hasil laboratorium.
5.9 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban.
5.10 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
6. HASIL KERJA
6.1 Data kebutuhan alat dan bahan laboratorium.
6.2 Laporan stock opname bahan laboratorium.
6.3 Bahan laboratorium
6.4 Alat untuk analisis material.
6.5 Laporan pengawasan penggunaan peralatan laboratorium.
6.6 Hasil identifikasi kerusakan peralatan.
6.7 Pemeliharaan dan perawatan rutin peralatan laboratorium.
6.8 Laporan pelayanan permintaan hasil laboratorium.
6.9 Laporan hasil pelaksanaan tugas.
6.10 Laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain.
7. BAHAN KERJA
7.1 Bahan-bahan di laboratorium.
8. ALAT KERJA
8.1 Prosedur Operasional Standar (POS) Pengolahan Laboratorium
8.2 Alat Tulis Kantor (ATK).
8.3 Alat Perlengkapan Kantor (APK).
8.4 Peralatan analisa laboratorium.
8.5 Peralatan penunjang teknis.
9. TANGGUNG JAWAB
10.1 Kebenaran dan kelengkapan data kebutuhan alat dan stok.
10.2 Stock opname bahan laboratorium.
10.3 Kebenaran dan ketepatan pengawasan penggunaan alat.
10.4 Kebenaran perawatan sarana dan prasarana laboratorium.
10.5 Kebenaran dan ketepatan penggunaan alat.
10. WEWENANG
11.1 Meminta kelengkapan bahan laboratorium kepada pihak terkait sesuai dengan penugasan atasan.
11.2 Menolak permintaan data laporan hasil laboratorium yang tidak sesuai dengan prosedur.
11.3 Memberikan masukan kepada pimpinan.
BAB
5
REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN
PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN
TEKNOLOGI
Indikator keberhasilan:
Setelah mengikuti pembelajaran peserta pelatihan dapat (1) memahami pentingnya
pelaksanaan reformasi birokrasi internal Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan
Teknologi (Kemendikbudristek); (2) memahami pembangunan Zona Integritas menuju
Wilayah Bebas dari Korupsi/Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (ZI WBK/WBBM); (3)
memahami peran dan inovasi agen perubahan
Dasar Hukum:
1. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi
Birokrasi 2010-2025
2. Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2021 tentang Kementerian Pendidikan,
Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
3. Peraturan Presiden Nomor 18 Tahun 2020 tentang Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Nasional Tahun 2020-2024
Target
Sasaran/
Sasaran Strategis (SS) Satuan
Indikator
2020 2021 2022 2023 2024
Selanjutnya dalam indikator kinerja program juga telah ditetapkan nilai Penilaian
Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kemendikbudristek sebagai berikut.
Penilaian pelaksanaan reformasi birokrasi harus menyimpulkan hasil penilaian atas fakta
objektif unit kerja dalam melaksanakan program reformasi birokrasi sesuai dengan
indikator masing-masing komponen yang ada dalam Lembar Kerja Evaluasi (LKE). Dalam
melakukan penilaian tersebut terdapat tiga variabel penting yaitu komponen, sub
komponen, dan indikator seperti terlampir dalam tabel di bawah ini.
1. Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan bertujuan untuk mentransformasi sistem dan mekanisme
kerja organisasi serta mindset (pola pikir) dan cultureset (cara kerja) individu ASN
menjadi lebih adaptif, inovatif, responsive, professional, dan berintegritas sehingga
dapat memenuhi tuntutan perkembangan zaman dan kebutuhan masyarakat yang
semakin meningkat. Kondisi yang ingin dicapai dari area manajemen perubahan
antara lain:
a. Semakin konsistennya keterlibatan pimpinan dan seluruh jajaran pegawai
Kemendikbudristek dalam melaksanakan reformasi birokrasi;
b. Perubahan pola pikir dan budaya kerja Kemendikbudristek yang semakin
meningkat, khususnya dalam merespon perkembangan zaman;
c. Menurunnya resistensi terhadap perubahan;
d. Budaya perubahan yang semakin melekat (embedded) pada Kemendikbudristek.
2. Deregulasi Kebijakan
Deregulasi kebijakan bertujuan untuk menyederhanakan regulasi dan menghapus
regulasi/kebijakan yang sifatnya menghambat, serta meningkatkan efektivitas
pengelolaan peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan. Kondisi yang ingin
dicapai dari area deregulasi kebijakan antara lain:
a. menurunnya tumpang tindih dan disharmonisasi peraturan perundang-
undangan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah;
b. meningkatnya efektivitas pengelolaan peraturan perundang-undangan
Kemendikbudristek;
c. menurunnya kebijakan yang menghambat investasi/perizinan/kemudahan
berusaha.
6. Penguatan Akuntabilitas
Penguatan Akuntabilitas Kinerja bertujuan untuk menciptakan kementerian yang
akuntabel dan berkinerja tinggi. Kondisi yang ingin dicapai dari area penguatan
akuntabilitas antara lain:
a. Meningkatnya komitmen pimpinan dan jajaran pegawai terhadap kinerja
dibandingkan sekedar kerja rutunitas semata;
b. Meningkatnya kemampuan Kemendikbudristek dalam mengelola kinerja
organisasi;
c. Meningkatnya kemampuan Kemendikbudristek dalam menetapkan strategi
yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi;
d. Meningkatnya efektivitas dan efisiensi penggunaan anggaran
Kemendikbudristek.
7. Penguatan Pengawasan
Penguatan pengawasan bertujuan untuk meningkatkan penyelenggaraan
pemerintahan yang bersih dan bebas KKN pada masing-masing Kemendikbudristek.
Kondisi yang ingin dicapai dari area penguatan pengawasan antara lain:
a. meningkatnya kepatuhan dan efektivitas terhadap pengelolaan keuangan
negara oleh Kemendikbudristek;
b. menurunnya tingkat penyalahgunaan wewenang pada Kemendikbudristek.
c. Meningkatkan sistem integritas di Kemendikbudristek dalam upaya pencegahan
KKN.
023.01.01 Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya Kemendikbud
SP 1.2 Meningkatnya pelaksanaan reformasi birokrasi Kemendikbud
Nilai total 75 85
Telah mendapatkan predikat
menuju WBK
Tingkat unit Unit kerja/satuan kerja yang diajukan merupakan core layanan utama dari
kerja instansinya
Memberikan dampak yang signifikan terhadap persepsi masyarakat tentang
kualitas birokrasi
perubahan mindset (pola pikir) dan cultureset (budaya kerja) adalah adanya pelopor
perubahan yang sekaligus dapat menjadi contoh dalam berperilaku bagi seluruh
individu anggota organisasi yang ada di lingkungan unit kerjanya sesuai dengan nilai-
nilai yang dianut organisasi. Pelopor perubahan dapat berasal dari pimpinan dan
pegawai di lingkungan organisasinya. Pimpinan organisasi mempunyai lingkar
pengaruh yang luas, sehingga perilaku pimpinan akan menjadi contoh bagi para
bawahan untuk bertindak dan berperilaku. Perilaku pimpinan yang sesuai dengan
nilai-nilai yang dianut organisasi akan memudahkan untuk mengubah perilaku
bawahannya.
Agar tugas dan peran Agen Perubahan dapat efektif dan efisien serta dapat diukur
keberhasilannya, maka Agen Perubahan wajib menyusun rencana tindak secara
konkret dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Rencana tindak Agen Perubahan adalah rencana tindak individu dan kelompok
yang disusun dan diimplementasikan oleh masing-masing Agen Perubahan
dalam berperilaku melaksanakan tugas keseharian dalam satuan kerja masing-
masing.
2. Rencana tindak harus disampaikan kepada pimpinan satuan kerja dengan
tembusan kepada Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan.
3. Penyusunan rencana tindak Agen Perubahan harus sesuai dengan kebutuhan di
satuan kerja. Oleh karena itu, Substansi rencana tindak Agen Perubahan harus
selaras dengan nilai-nilai organisasi, isu strategis, rencana aksi dan peta jalan
(roadmap) reformasi birokrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
4. Penyusunan rencana tindak Agen Perubahan harus memperhatikan prinsip
perencanaan yang baik, yaitu antara lain:
a. Spesifik.
Rencana tindak harus merumuskan dengan jelas hasil yang akan dicapai dan
fokus kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan analisis dan identifikasi
permasalahan.
b. Terukur.
Rencana tindak harus memiliki indikator kinerja dan target agar dapat diukur
keberhasilannya.
c. Logis.
Rencana kerja harus disesuaikan dengan sumber daya yang dimiliki dan
realistis untuk dapat dicapai.
d. Periode waktu.
Rencana kerja harus memiliki periode atau waktu yang jelas.
5. Rencana tindak Agen Perubahan dapat terintegrasi dalam perilaku dan sasaran
kerja pegawai (SKP) individu pegawai.
5. Pelayanan Publik.
Dalam menjalankan peran dan tugasnya, agen perubahan dituntut untuk dapat
memberikan inovasi-inovasi yang berdampak positif pada organisasi dan
masyarakat luas. Inovasi dapat dilakukan dengan melakukan langkah berikut:
1. mengidentifikasi kinerja utama dan rasional dibentuknya satker;
2. mengidentifikasi layanan utama satker;
3. memetakan pengguna layanan;
4. melaksanakan survey pengguna layanan (survey kepuasan pelayanan dan survey
persepsi anti korupsi); dan
5. membuat inovasi layanan (berdasarkan hasil survey pengguna layanan dengan
nilai terendah atau layanan yang rentan terjadi penyimpangan integritas).
Inovasi sebaiknya dituangkan dalam rencana aksi tindak agen perubahan agar dapat
dipantau keterlaksanaan dan pencapaian targetnya. Dalam menyusun perubahan,
sebaiknya agen perubahan rutin mengkomunikasikan dan mendiskusikannya
dengan pimpinan dan anggota organisasi agar perubahan dapat berjalan dengan
baik.