HAL PENTING DALAM PENYIMPANAN

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alat penyimpanan :

a.       Panjang atau luas ruangan penyimpanan.

b.      Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan rekam medis untuk 5-10 tahun

mendatang.

c.       Jarak antara dua buah rak minimal 90 cm dan apabila raknya berhadapan

jaraknya 150 cm

. 

1.      Penunjuk Penyimpanan (Guide) atau penyekat antara beberapa rekam medis :

a.       Untuk menentukan jumlah guide, jumlah total Rekam Medis diantara Guide.

b.      Bahan kuat dan tahan lama.

c.       Ukuran lebih besar dari RM atau pinggirnya menonjol sehingga terlihat

nomor petunjuknya.

d.      Pada setiap guide ditulis 2 kelompok atau 4 angka.

2.      Pelindung Rekam Medis

a.       Sampul pelindung dilengkapi dengan penjepit (Fastener)

Sampul pelindung harus dilengkapi penjepit (fastener) untuk mengikat

lembaran-lembaran pada sampul. Penjepit dipasang pada bagian atas

lembaran-lembaran rekam medis atau disebelah kiri seperti lembaran buku. 

b.      Map

Jika menggunakan map bagian tengah map harus diberi lipatan, sehingga

memungkinkan bertambah tembalnya lembaran-lembaran yang tersimpan

didalamnya.  

c.       Amplop

Untuk menjaga agar lembaran rekam medis tidak mudah rusak dan akan

tetap terjaga kebersihannya.

3.      Bon Peminjaman (Requsistions)

a.       Dibuat 3 rangkap (untuk di rekam medis, outguides dan dikotak file kartu

atau yang meminjam).

b.      Memuat informasi : nama pasien, nomor RM, nama peminjam, keperluan,

tanggal, peminjaman, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjam dan

petugas.

c.       Bahan kertas biasa dengan ukuran 10,5 x 7 cm. 

4.      Outguides (Petunjuk Keluar) atau Tracer

a.       Suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan berkas rekam medis.

b.      Tracer atau outguides diletakkan sebagai pengganti pada tempat penyimpanan

berkas rekam medis.

c.       Petunjuk keluar tetap berada di rak penyimpanan selama berkas RM belum

kembali.

d.      Terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna.

e.       Berbentuk kartu besar disertai kantung untuk plastik menyimpan bon

peminjaman.

f.        Akan berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam kembali.