PANDUAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AMBARAWA

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AMBARAWA

KABUPATEN SEMARANG

2015

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan YME, atas segala rahmat yang

telah dikaruniakan kepada penyusun sehingga dapat
menyelesaikan Buku Panduan Perlindungan Rahasia Medis
Rumah Sakit Umum Daerah Ambarawa.

Buku Panduan Perlindungan Rahasia Medis. Ini

merupakan pedoman bagi Instalasi Rekam Medis dalam
memberikan informasi medis kepada pasien.

Diharapkan dengan adanya buku ini dapat meningkatka

nmutu pelayanan di Instalasi Rekam Medis dan digunakan
sebagai acuan dalam melaksanakan pelayanan Rekam Medis
termasuk memberikan informasi.

Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang

sedalam-dalamnya atas bantuan semua pihak dalam
menyelesaikan Buku Panduan Perlindungan Kerahasiaan Medis

Kami sangat menyadari banyak terdapat kekurangan-

kekurangan dalam buku ini. Kekurangan ini secara
berkesinambungan akan terus diperbaiki sesuai dengan
tuntunan dalam pengembangan rumah sakit ini.

Ambarawa, Desember 2015

Penyusun

ii
 PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AMBARAWA
Jl. Kartini No 101 Telp (0298) 591022 Fax (0298) 591866
Email : ambarawa_rsud@yahoo.co.id
AMBARAWA - 50611

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

AMBARAWA

NOMOR : 800/2716a/2015

TENTANG

PANDUAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS

Disusun Oleh :

Esti Setyaningrum, A.Md.PK

NIP. 19800315 201101 2 005

Disetujui Oleh :

Dra. Sri Suwanti

NIP. 196508181991012001

Ditetapkan Oleh :

dr. Rini Susilowati, M.Kes, MM

NIP. 19610506 198910 2 001

iii
 PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AMBARAWA
Jl. Kartini No 101 Telp (0298) 591022 Fax (0298) 591866
Email : ambarawa_rsud@yahoo.co.id
AMBARAWA - 50611

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

AMBARAWA

NOMOR : 800/2716a/2015

TENTANG

PANDUAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AMBARAWA

KABUPATEN SEMARwANG,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah
Ambarawa Kabupaten Semarang perlu ditunjang
dengan adanya pengelolaan rekam medis yang
baik;
b. bahwa salah satu faktor yang berperan ikut
mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah
terlaksananya penyelenggaraan rekam medis
yang sesuai dengan standar yang berlaku yaitu
pemusnahan dokumen rekam medis in aktif;
c. bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas
perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur
Rumah Sakit Umum Daerah Ambarawa
Kabupaten Semarang.

Mengingat : 1. Undang - Undang Republik Indonesia nomor 36

Tahun 2009 tentang Kesehatan;
2. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 44
tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis / Medical Record.
4. Surat Edaran Dir.Jend.Yan.Med. no.
hk.00.06.1.5.10.373. tanggal 17 Desember 1993
tentang petunjuk teknis pengadaaan formulir
rekam medis dasar dan pemusnahan arsip
berkas rekam medis di rumah sakit

MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
KESATU : Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah
Ambarawa Tentang Panduan Retensi Dokumen
Rekam Medis
KEDUA : Panduan Retensi Dokumen Rekam Medis
sebagaimana dimaksud dalam Diktum Kesatus
ebagaimana terlampir dalam lampiran keputusan
ini

KETIGA : Panduan Retensi Dokumen Rekam Medis

sebagaimana dimaksud dalam Diktum Kedua
digunakan sebagai acuan bagi tenaga Rekam
Medis.

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal

ditetapkan

Ditetapkan di : Ambarawa
pada tanggal : 29 Desember 2015

DIREKTUR RSUD AMBARAWA

KABUPATEN SEMARANG,

RINI SUSILOWATI

v
 Daftar Isi

DEFINISI..........................................................................................................................1
RUANG LINGKUP.............................................................................................................2
TATA LAKSANA................................................................................................................3
DOKUMENTASI...............................................................................................................6
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................7

vi
 BAB I
DEFINISI

A. Pengertian
Penyusutan Dokumen Rekam Medis (DRM) adalah suatu
kegiatan pengurangan dokumen rekam medis dengan cara
penyusutan dan pemusnahan dokumen dari rak
penyimpanan.

B. Tujuan
a. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin
bertambah di rak penyimpanan
b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tempat
penyimpanan dokumen rekam medis yang baru.
c. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat
penyimpanan dan pengembalian DRM yang sewaktu-
waktu dibutuhkan
d. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bernilai guna tinggi/ nilai guna
yang rendah/ nilai gunanya turun.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. Ruang Lingkup
Panduan ini diterapkan kepada Instalasi Rekam Medis
khususnya Bagian Penyimpanan (Filling) DRM.

B. Prinsip
Untuk menilai keefektifan biaya, tenaga, dan tempat
berkenaan penyimpanan, pengawasan, dan kerahasiaan
rekam medis.

C. Kewajiban dan Tanggung Jawab

Petugas yang berkewajiban dan bertanggung jawab dalam
penyusutan DRM adalah petugas dari Instalasi Rekam Medis
khususnya Penyimpanan DRM (Filling)

2
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Retensi dari dokumen rekam medis Aktif ke In Aktif

1. Sebelum melakukan penyusutan perlu disusun jadwal
retensi rekam medis berdasarkan Surat Edaran Dirjen
Yanmed tahun 1991,
2. Lakukan penyisiran DRM di rak penyimpanan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan (pada map DRM
terdapat tahun terakhir kunjungan),
3. Ambil dokumen dari rak berdasarkan tahun terakhir
yang akan di retensi,
4. Ganti posisi dokumen yang diambil pada tempat
penyusutan,
5. Kelompokkan dokumen yang diambil sesuai urutan
terminal digit filling seperti semula,
6. Pindahkan kelompok dokumen tersebut ke rak inaktif,
7. Dokumen siap dilakukan pemilahan lembar bernilai
guna dan dibuat daftar pertelaan untuk rencana
pemusnahan.
B. Pertelaan dan Penyimpanan DRM Bernilai Guna
1. Setelah DRM disusutkan, dilakukan telaah lembar
rekam medis bernilai guna,
2. DRM yang bernilai guna yaitu :
a. Lembar Ringkasan Masuk dan Keluar
b. Lembar Resume Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap
c. Informed Consent
d. Laporan Operasi
3. Lembar lain yang dianggap bernilai guna ditetapkan
sesuai kebutuhan RS
4. Lembar rekam medis yang bernilai guna disimpan
dalam bentuk file dan disimpan di rak
5. Lembar rekam medis yang bernilai guna disimpan
selama 10 tahun
6. Lembar DRM yang tidak memiliki nilai guna dapat
dimusnahkan

3
C. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
1. Dokumen Rekam Medis yang sudah melalui proses
pertelaan pada waktu tertentu akan dibuatkan register
dokumen rekam medis yang berisi No Rekam Medis,
Nama Pasien, Tanggal Masuk, Tanggal Keluar,
Diagnosa.
2. Pelaksanaan Penghapusan Dokumen Rekam Medis
a. Buat daftar pertelaan yaitu daftar relaah nilai guna
rekam medis dengan mengelompokan sesuai digit
terakhir, kolom daftar pertelaan berisikan nomor
RM, nama pasien, diagnosa penyakit, tanggal
terakhir berobat, tindakan
b. Petugas menyimpan dokumen rekam medis bernilai
guna ke dalam bentuk file gambar dengan
menggunakan scanner
c. Bentuk panitia pemusnahan rekam medis yang
terdiri dari :
1) Direktur Rumah Sakit sebagai Penanggung
Jawab
2) Kepala Seksi Penunjang Medik dan Rekam Medis
sebagai Ketua
3) Kepala Instalasi Rekam Medis sebagai Sekretaris
4) Anggota lain/ petugas penyimpanan dengan
saksi-saksi yang ditunjuk oleh Direktur Rumah
Sakit
d. Melaksanakan pemusnahan dengan cara dicacah
atau dibakar
e. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah
rusak atau sudah terlebih dahulu membuat
pernyataan di atas kertas bersegel yang
ditandatangani oleh direktur
f. Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekam
medis
g. Tanda tangani berita acara oleh Ketua dan
Sekretaris dan diketahui oleh Direktur Rumah Sakit
h. Berita acara pemusnahan dikirim kepada Direktur
Rumah Sakit, Kepala Bidang Pelayanan Medik

4
Rumah Sakit, dan tembusan terakhir digunakan
untuk arsip di Instalasi Rekam Medis

5
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Buku Register Retensi Dokumen Rekam Medis

2. Berita Acara Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
3. Bukti Autentik berupa foto

6
 DAFTAR PUSTAKA

1. Permenkes 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis.

2. Surat Edaran Dir.Jend.Yan.Med. no. hk.00.06.1.5.10.373.
tanggal 17 Desember 1993 tentang petunjuk teknis
pengadaaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan
arsip berkas rekam medis di rumah sakit