Project

Human Resource
Management
Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Adi Mulyanto
2006
Pentingnya
Human Resource Management

People adalah aset terpenting dalam corporate

People yg menentukan keberhasilan dan
kegagalan organisasi dan proyek

Mengelola human resource dgn efektif adalah
tantangan terberat dari para project manager

Project Human Resource Management adalah
komponen penting dlm project management.
People yg berkualifikasi, sering susah didapat
dan dijaga

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 2
Kondisi tenaga kerja IT
ITTA report Sept 2004:

Jumlah pekerja IT di US thn 2004: 10,5jt, thn
2003: 10,3jt, dan thn 2002: 9,9jt

Rencana perekrutan manager thn 2004 utk
270.000 job yg lebih kecil dibanding 2003

Sekitar 89% job baru berasal dari pers non-IT.
Pegawai non-IT (banking, manufacture, food
service, dll) sekitar 79% dari tenaga kerja IT

Posisi technical support & network system
designer naik 5%
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 3
Kecenderungan ke depan dari
Human Resource Management

Reward diberikan berdasar performansi, bukan
jam kerja.

Utk itu diperlukan:
 Pengukuran performansi yg obyektif
 Perencanaan yg baik
 Pembangunan situasi kerja

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 4
Project Human Resource Management

Mencakup proses-proses yg diperlukan utk
mengefektifkan personal yg ditugaskan dlm
proyek

Mencakup seluruh stakeholder proyek (sponsor,
customer, anggota tim, supplier, dsb)

Human resource management mencakup
proses:
 Human resource Planning
 Menetapkan tim proyek
 Membangun tim proyek
 Mengelola tim proyek

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 5
Kunci Pengelolaan Personal

Bidang psychosocial mengatur bagaimana orang
berkerja dan bagaimana sebaiknya bekerja, yg
mencakup:
 motivasi
 pengaruh & kekuatan, dan
 keefektifan

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 6
Teori Motivasi

Apa motivasi orang atau mengapa mereka
mengerjakan apa yg mereka kerjakan

Intrinsic motivation menyebabkan orang
berpartisipasi dalam suatu aktivitas karena
kesenangannya

Extrinsic motivation menyebabkan orang
melakukan sesuatu karena penghargaan atau
menghindari hukuman

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 7
Herarki Kebutuhan Maslow

Self-
Actualization
Status and
Self-realization,
Esteem creativity,
Social
Uniqueness, wisdom, and
Safety and Affection, group self-worth, fulfillment
ties, friends, respect, and
Physiological Security and acceptance recognition
Food, shelter, Job security,
air, water, stability, and
and sleep protection

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 8
Teori McCleland
Kategori utama kebutuhan yg dipenuhi:

Achievement: person dgn kebutuhan tinggi utk
berprestasi mencoba mengabaikan situasi beresiko
rendah maupun tinggi utk meningkatkan peluangnya dlm
mencapai manfaat

Affiliation: person dgn kebutuhan tinggi utk berafiliasi
berkeinginan utk berhubungan harmonis dgn orang lain
dan membutuhkan perasaan diterima oleh yg lain

Power: person dgn kebutuhan tinggi utk memiliki
kekuatan personal atau organisasi
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 9
Teori X dan Teori Y McGregor

Teori X: mengasumsikan bahwa jika memungkinkan
pekerja tidak menyukai dan mengabaikan pekerjaan.
Sehingga manajer harus memaksa, mengancam, dan
mengendalikan agar pekerja mau dan mampu berusaha
untuk mencapai tujuan

Teori Y: mengasumsikan bahwa individu tidak bersikap
tak menyukai pekerjaan, tetapi dianggap sebagai pelaku
yang wajar. Sehingga perlu dimotivasi dgn memberi
penghargaan dan mengaktualisasikan dirinya

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 10
Pengaruh dan Kekuatan
(Thamhain dan Wilemon)
Project Manager memungkinkan memiliki pengaruh dasar:

Authority: memiliki otoritas

Assigment: memberi penugasan

Budget: mengesahkan penggunaan dana

Promotion: memperbaiki posisi pekerja

Money: meningkatkan keuntungan dan upah

Penalty: memberi hukuman

Work challenge: memberi tugas yg lebih menantang

Expertise: memiliki pengetahuan khusus

Friendship: memiliki hubungan personal yg bersahabat

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 11
Pengaruh dan Kekuatan
(Thamhain dan Wilemon) (cont.)

Kekuatan adalah kemampuan potensial utk
mempengaruhi lingkungan agar orang
melakukan sesuatu dan tidak melakukan yg lain

Tipe-tipe kekuatan:
 Kekuatan pemaksaan (hukuman, ancaman, dll)
 Kekuatan keabsahan (posisi kewenangannya)
 Kekuatan keahlian (pengetahuan & pengalaman)
 Kekuatan penghargaan (uang, status, pengakuan,
promosi, penugasan khusus, dll)
 Kekuatan rekomendasi (karisma)

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 12
Covey dan Peningkatan Efektifitas
The 7 habits of Highly Effective People:

Be proactive

Begin with the end in mind

Put first things first

Thing win/win

Seek first to understand, then to be understood

Synergize

Sharpen the saw

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 13
Human Resource Planning

Mencakup identifikasi serta pendokumentasian
peran proyek, tanggung jawab, dan hubungan
pelaporan

Outputnya adalah:
 Peran dan tanggung jawab
 Peta organisasi
 Rencana pengelolaan staf

Langkah pertama adalah mengidentifikasi tipe
orang (jenis kompetensi utama) yg diperlukan
utk keberhasilan proyek
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 14
Peta Organisasi Proyek
Contoh:
Project Manager

Deputy PM

Systems Independent Project Quality Configuration

Engineering Test Group Technical Lead Assurance Management

S/W Subproject S/W Subproject H/W Subproject

Manager 1 Manager 2 Manager

Team1 Team2 Team3 Team1 Team2 Team1 Team2

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 15
Human Resource Planning (cont.)
Proses pendefinisian dan pengalokasian tugas:

Finalisasi requirement proyek

Penetapan cara penyelesaian tugas

Breaking down tugas

Penetapan penanggung jawab tugas
dalam bentuk Organizational Breakdown
Structure (OBS)

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 16
Matrik Penetapan Tanggung jawab
WBS activities
OBS 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8
units
Systems Engineering R RP R

Software Development RP

Hardware Development RP

Test Engineering P

Quality Assurance RP

Configuration Management RP

Integrated Logistic Support P

Training RP

R: Responsible organizational unit

P: Performing organizational unit
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 17
Matrik Penetapan Tanggung jawab (cont.)
Contoh penetapan Peran Stakeholder
Stakeholders
Items A B C D E
Unit test S A I I R
Integration Test S P A I R
System Test S P A I R
User Acceptance Test S P I A R

A: Accountable
P: Participant
R: Review Required
I: Input Required
S: Sign-off Required

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 18
Menetapkan Tim Proyek

Proses utk mendapatkan personal yg diperlukan
utk ditugaskan dan bekerja di proyek

Proses-proses penting:
 Resource assigment
 Resource loading
 Resource leveling

Outputnya adalah:
 Daftarpenugasan staf proyek
 Informasi ketersediaan sumberdaya
 Update rencana pengelolaan staf
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 19
Resource Leveling
Gantt Chart Gantt Chart
A A
B B
C C
D D

Resource Histogram Resource Histogram

2 Overload 2
1 1

Before After
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 20
Membangun Tim Proyek

Mencakup pembangunan ketrampilan individu
dan kelompok utk meningkatkan performansi
proyek

Ketrampilan membangun tim merupakan
tantangan dari project manager

Outputnya adalah taksiran performansi proyek

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 21
Membangun Tim Proyek (cont.)
Tingkatan pembangunan tim model Tuckman:

Forming

Storming

Norming

Performing

Adjourning

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 22
Team-Building

Myers-Briggs Type Indicator (MBTI): alat utk
menentukan personality

Dimensi tipe psikologi MBTI:
 Mengalirkan energi: Extrovert (terbuka) /Introvert
(tertutup)
 Cara mendapatkan informasi: Sensation (berdasar
fakta, detil, realitas, deskripsi praktis) /Intuition
(dugaan yg imajinatif, cerdik, perhatian)
 Pendapat/keputusan: Thinking (obyektif & lojik)
/Feeling (subyektif & personal)
 Sikap thd struktur: Judgment (kaku) /Perception
(fleksibel)
MPPL - Prj Human
Resource Mgt 23
Team-Building (cont.)

Zona/Profile perilaku berdasar Wilson Learning
Social Styles Profile:
 Drivers: proactive & task-oriented. Orientasi
sekarang & berusaha melaksanakannya. Sifat:
ambisius, keras hati, kuat, menguasai, tajam,
independen, praktis, tegas, efisien
 Expressives: proactive & people-oriented. Orientasi
masa depan & menggunakan intuisinya utk melihat
dunia sekelilingnya. Sifat: manipulatif, mudah
dipengaruhi, kurang disiplin, reaktif, egois, ambisius,
pendorong, sinting, antusias, dramatis, friendly

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 24
Team-Building (cont.)
 Analyticals: reactive & task-oriented. Orientasi
masa lalu & pemikir. Sifat: kritis, bimbang, pilih-pilih,
kaku, moralis, tekun, keras hati, serius, berharap,
tertib
 Amiables: reactive & people-oriented. Orientasi
waktu/situasi, bergantung pada mereka yg punya
hubungan baik. Sifat: mudah menyesuaikan diri, tidak
pasti/yakin (bimbang), penjilat, bergantung,
canggung, suportif, hormat, mau/rela, dipercaya,
menyenangkan

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 25
Reward & Recognition Systems

Sistem pengakuan dan penghargaan pada tim

agar bekerja lebih efektif

Contoh: bonus, perjalanan

Penghargaan diberikan pada orang yg bekerja
overtime utk mencapai target (waktu, scope),
bukan pada orang yg hanya utk mengejar upah
lembur

Perlu dipantau secara rutin

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 26
Mengelola Tim Proyek

Mencakup penelusuran performansi anggota
tim, memotivasi anggota tim, memberikan
umpan balik pada waktunya, menyelesaikan isu
dan konflik, serta mengkoordinasikan perubahan
utk membantu meningkatkan performansi
proyek

Outputnya adalah:
 Permintaan perubahan
 Rekomendasi aksi preventif dan perbaikan
 Update rencana pengelolaan proyek

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 27
Saran untuk mengelola Tim

Perlakukan tim dgn baik

Pastikan problem, jangan menyalahkan

Buat pertemuan yg efektif, fokus utk mencapai hasil
positif

Alokasikan waktu basic team building (forming, storming,
norming, performing, adjourning)

Batasi anggota tim (3 ~ 7 orang)

Rencanakan aktivitas sosial

Identifikasi stres, buat tradisi agar anggota enjoy

Jaga & dorong tim utk saling membantu

Kenali prestasi individu & kelompok

Lakukan cara komunikasi yg bervariasi

MPPL - Prj Human

Resource Mgt 28