START

MANPOWER PLANNING
WORKLOAD ANALYSIS
by Iman N Bajuasijadji

1
IMAN N. BAJUASIJADJI,
SH., MM., CHRGM, CHRM., CODM., CRM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG., CCP., CODP.

 Master Asesor BNSP (Badan Nasional Sertifikasi  2022 – Sekarang Komisaris PT. Solusi Layanan Utama Indonesia
Profesi)  2016 – Sekarang Direktur LSP MSDM Nusantara
 Master Trainer BNSP  2016 – Sekarang Komisaris PT. Mitra Karya Surabaya
 Asesor Kompetensi BNSP  2009 – Sekarang Management/HR Management Consultant
 Asesor Manajemen Mutu BNSP  2008 – Sekarang Fasilitator beberapa Program Sertifikasi
 Certified GM HR BNSP dan Training di Bidang Management & HRM.
 Certified HR Manager BNSP  2006 – Sekarang Komisaris PT. Human in Partner Surabaya
 2010 – 2013 General HR Manager Wismilak Group Tbk.
 Certified Remuneration Manager BNSP
 2009 – 2010 Corporate HR Manager Dirgahayu Group
 Certified Organization Development Manager BNSP
 2008 – 2009 HR Manager Kapal Api
 Pelatihan Arbiter Ketenagakerjaan (Asosiasi Arbiter  2006 – 2008 Corporate HR Manager IMCP Group
Ketenagakerjaan Indonesia/AAKI)
 2003 – 2005 Corporate HR Manager PT. Langgeng Makmur Tbk.
 Modular in Plant Training Designer (InWent Germany)
 1998 - 2003 Corporate HR Manager Gramitrama Group
 CBSCP/Certified Balanced Scorecard Professional
(Indonesia BSC School/APO Model)
 CPHR/Certifed Professional Human Resources (SDM -
Indonesia/SHRM-Model)
 Certified Graphologist (Rumah Grafologi – Dr. Erika
Karohs Model)
 Certified Organizational Development (HRCI – Univ.
Airlangga – ITATS Surabaya)
Keterkaitan Strategy Perusahaan dg MPP
 ABK – Perencanaan SDM

ABK

Volume Jumlah SDM

Pekerjaan SDM Yang Ada
MPP

GAP
• Jumlah Pengembangan
• Kompetensi SDM
• Penempatan

Promosi/Rotasi
 Perencanaan SDM (MPP)

Merupakan proses memperkirakan kualitas &

kuantitas SDM yang dibutuhkan perusahaan dan
menerapkan usaha-usaha yang harus dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
 Tujuan Perencanaan SDM (MPP)

1. Memperoleh atau mempertahankan jumlah dan

kualitas SDM yang dibutuhkan,
2. Mengoptimalkan SDM yang dimiliki perusahaan,
3. Mengantisipasi masalah yang terjadi sebagai akibat
dari kekurangan atau kelebihan SDM.
 Perencanaan SDM (MPP)
• Pendekatan Makro dilakukan
dengan mempertimbangkan
factor-factor yang bersifat
Makro organisasi secara luas seperti visi
& misi, tingkat turnover, disain
Perencanaan organisasi, succession planning,
SDM produktivitas organisasi.
• Pendekatan Mikro adalah
Mikro perencanaan dengan
mempertimbangkan aspek
operasional organisasi atau lebih
pada proses bisnis, diantaranya
dengan ABK
 Tahapan Manpower Planning

Step 1 Step 2
Supply Analysis Demand Analysis
 Staffing levels  Workforce skills needed
 Workforce skills  Staffing patterns
 Workforce demographics\  Anticipated workload changes
 Employment trends

Step 3
Gap Analysis
 Compare supply analysis with demand analysis
 Determine future gaps (shortages) and surpluses (excesses)
 Identify future changes in workforce demographics
 Identify areas in which management action will be needed

Step 4
Strategy Development
 Plan
o Recruiting
o Succession
o Employee development and retraining
o Organizational change
© SHRM 2-8
 Forecasting Demand

Quantitative Methods

Forecasting Demand

Qualitative Methods

© SHRM 2-9
 Nominal Group Technique

Penentuan pertanyaan dalam survey

Identifikasi siapa yang disebut expert

Memberitahukan pada expert hal apa saja yang menjadi perhatian HR

Mulai membuat estimasi kebutuhan sdm melalui pendapat2 para expert

Bertemu langsung dengan para expert

Mendiskusikan dengan mrk tentang demand sdm

Memutuskan demand sdm sesuai dengan saran dari para expert

10
 Regression Analysis

 Sebuah hubungan linier antara independent variables

dengan dependent variable, misalnya kebutuhan SDM/HR
demand
 Linieritas adalah hubungan antara independent dan
dependent variables.

11
 Regression Analysis

Y = dependent variable (HR demand)

A = constant (Y intercept)
B = slope of linear relationship between X and Y
X = independent variable (e.g. level of sales)

12
 Regression Prediction

Y = A + BX
Y = dependent variable (HR demand)
A = constant (Y intercept)
B = slope of linear relationship between X and Y
X = independent variable (e.g. level of sales)
Where

𝑋𝑌 − 𝑁 𝑋 (𝑌 )
𝐵=
(𝑋 2 ) − 𝑁(𝑋 )2

13
 Exercise
Data

X Y
Sales # of Marketing Personnel
($ Millions)
2.0 25
2.5 28
3.5 30
5.0 38
6.5 54

5 Sets of observations

14
 Exercise Step 1
Calculate XY, X2, average X and average Y

X Y XY X2
Sales # of
($ Millions) Employees
2.0 25 50 4.00
2.5 28 70 6.25
3.5 30 105 12.25
5.0 38 190 25.00
6.5 54 351 42.25

19.5 175 766 89.75

Average X = 19.5/5 = 3.9 Average Y = 175/5 = 35

N=5

15
 Exercise Step 2
Calculate the value of B (slope of the linear relationship between X and Y)

XY X2 N=5 Average X = 3.9 Average Y = 35

50 4.00
70 6.25
105 12.25
190 25.00
351 42.25

766 89.75

766 − 5 3.9 (35) 766 − 683

𝐵= 𝐵= 𝐵 = 6.09
89.75 − 5(3.9)2 89.75 − 76.05
𝑋𝑌 − 𝑁 𝑋 (𝑌 )
𝐵=
(𝑋 2 ) − 𝑁(𝑋 )2
16
 Exercise Step 3
Calculate A (constant or intercept)

Average X = 3.9 Average Y = 35 B = 6.09

IF AND
Y = A + BX A = 35 – (6.09)(3.9)
Then A = 11.23
𝐴 = 𝑌 − 𝐵𝑋

17
 Exercise Step 4
Determine the regression prediction equation

Y = A + BX Variabel independen X
(mis., penjualan) DAN
A = 11.23 Variabel terikat Y
B = 6.09 (mis., prediksi # personel)
X = Dependent Variable Sekalipun penjualan nol, nilai A adalah 11,23 (dibulatkan
Y = 11.23 + (6.09)(X) menjadi 11,0) atau 11 orang.

Untuk setiap peningkatan unit ($ 1 Juta) penjualan (X)

diperkirakan ada peningkatan 6,09 staf (Y) terkait dengan
perubahan itu.

18
 HITUNGLAH BERAPA JUMLAH KARYAWAN
YANG DIBUTUHKAN

No Jumlah Omset (000.000) Jumlah Salesman

1 5.500 35
2 5.950 40
3 6.000 40
4 7.000 43
5 9.000

© SHRM 2-19
Manpower Supply

20
MANPOWER PLANNING
 Analisa Beban Kerja

Teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis

untuk memperoleh informasi mengenai tingkat
efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan
volume kerja.

PERATURAN MENTERI PANRB NO 1 TAHUN 2020 - PEDOMAN

ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA
 Analisa Beban Kerja

Metode untuk menghitung beban kerja sehingga bisa

dihitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan beban kerja itu.

ABK-SDM PERUSAHAAN, PPM 2020

 Beban Kerja

Jumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh

seseorang ataupun sekelompok orang selama
periode waktu tertentu dalam keadaan
normal.” (Haryanto, 2004)
Analisis Beban Kerja
PERMENPANRB No 1 Tahun 2020
 ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA

• Norma Waktu (Variabel Tetap)

Waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan
produk/hasil kerja adalah relatif tetap sehingga menjadi variabel tetap
dalam pelaksanaan analisis beban kerja.
Norma waktu perlu ditetapkan dalam Standar Norma Waktu Kerja dengan
asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut
berubah.
 ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA

• Volume Kerja (Variabel Tidak Tetap)

Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk memperoleh
hasil kerja/produk.
Setiap volume kerja yang berbeda-beda antar unit/jabatan merupakan
variabel tidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja
Contoh :
Salah satu tugas Kepala Seksi Pengembagan Organisasi adalah membuat laporan kegiatan Kepala
Seksi Pengembangan Organisasi. Tugas ini adanya seminggu sekali.
Misal Hari Kerja Efektif dalam 1 tahun untuk 5 hari kerja = 235 hari.
Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan kegiatan dalam 1 tahun adalah 235 : 5 =
47, satuannya frekuensi.
Hitung :
Salah satu tugas Kepala Seksi Pengembagan Organisasi adalah membuat
laporan kegiatan Kepala Seksi Pengembangan Organisasi. Tugas ini adanya
sebulan sekali.
Misal Hari Kerja Efektif dalam 1 tahun untuk 5 hari kerja = 235 hari, dengan
asumsi 1 bulan sama dengan 4 minggu dan perminggu sama dengan 5
hari, maka hitunglah volume kerja Kasi PO tersebut.
 ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA

• Jam Kerja Efektif

Sesuai dengan kriteria alat ukur, maka dalam pelaksanaan analisis
beban kerja yang dipergunakan sebagai alat ukur adalah jam kerja
efektif yang harus diisi dengan tindak kerja untuk menghasilkan
berbagai produk baik yang bersifat konkrit (benda) atau abstrak
(jasa)
• Jam Kerja Efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan
waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti
istirahat makan, melepas lelah, buang air dan sebagainya.
Allowance rata-rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja formal
Penghitungan Hari Kerja Efektif

• Untuk 5 hari kerja :

Jumlah hari per tahun 365 hari
- Libur Sabtu-Minggu 104 hari
- Libur Resmi 14 hari
- Cuti 12 hari
- Jumlah Hari Libur 130 hari
- Hari kerja efektif 365 hari
- jumlah hari libur 130 Hari = 235 hari

Hitunglah Hari Kerja untuk 6 Hari Kerja

Penghitungan Jam Kerja Efetif

Jam Kerja/Minggu = 40 Jam

Allowance 30% = 40 jam – 30% = 28 Jam

5 Hari Kerja =
o 28 jam : 5 = 5,6 Jam = 336 menit per hari
o Per-minggu = 336 x 5 = 1.680 menit
o Per-bulan = 1.680 x 4 = 6.720 menit
o Per-tahun = 6.720 x 12 = 80.640 menit
KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu = 37,5 jam
Satu Minggu = 5 hari
Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari = 7,5 jam/hari
Allowance (Waktu Boros) = 30 %
Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit

Pola 5 Hari Kerja :

 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 menit = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit
Penghitungan Jam Kerja Efetif

6 hari kerja
• Jam Kerja Formal per Hari = 37 Jam 30 Menit : 6 = 6,25 dibulatkan = 6 jam
30 Menit
• Jam Kerja efektif per Hari = 26 Jam 30 Menit : 6 = 4,41 dibulatkan = 4 Jam
30 Menit
• Jam Kerja tidak efektif per Hari = 11 Jam : 6 = 1,83 dibulatkan = 2 Jam
Perhitungan Kebutuhan Karyawan

Perhitungan dengan metoda umum/ metoda beban kerja

Perhitungan kebutuhan karyawan untuk jabatan fungsional umum/non

struktural menggunakan acuan dasar data karyawan yang ada serta peta
jabatan dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang digunakan
dalam menghitung kebutuhan karyawan adalah uraian jabatan. Pendekatan
yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan karyawan adalah
mengidentifikasi beban kerja melalui/dari:
 Hasil kerja
 Objek kerja
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan
Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan menggunakan pendekatan hasil kerja
adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metoda ini
dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau non fisik tetapi dapat di kuantifisir. Metoda
ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang dipergunakan adalah :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung kebutuhan karyawan dengan pendekatan metoda ini adalah :

∑ Beban kerja
X 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Contoh :

Jabatan : Penyortir surat

Hasil kerja : Surat yang telah disortir
Beban kerja/target hasil : 2.500 surat setiap hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir : 450 surat per hari

Perhitungan kebutuhan karyawan :

Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini
dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
Seperti pramu tamu/resepsionis, objek kerjanya adalah tamu.

Metoda ini memerlukan informasi:

 Wujud objek kerja;
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya obyek yang harus dilayani;
 Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah

∑ Objek kerja
X 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Contoh:
Jabatan : Pramu tamu/resepsionis
Objek kerja : Tamu
Beban kerja : 150 orang tamu perhari
Standar kemampuan rata-rata
penerima tamu : 50 orang tamu perhari
Kebutuhan jabatan resepsionis adalah :
Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang dipergunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk
jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban kerjanya
bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:

 Satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja
 Jumlah alat kerja yang dioperasikan
 Rasio jumlah karyawan per jabatan peralatan kerja (RPK)

Rumus menghitung dengan metoda ini adalah:

∑ Peralatan kerja
X 1 orang =
Rasio penggunaan alat kerja
Contoh:
Kendaraan dinas
Satuan alat kerja : Kendaraan dinas (mobil)
Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja : - Pengemudi
- Montir

Jumlah alat kerja yang dioperasikan 20 mobil dinas

Rasio pengoperasian alat kerja : 1 Pengemudi 1 mobil dinas
1 Montir 5 mobil

Jumlah karyawan / pemegang jabatan yang diperlukan :

1. Pengemudi
2. Montir
Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda menghitung kebutuhan karyawan pada jabatan yang hasil kerjanya
abstrak atau beragam, artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.

Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan karyawan dengan metode ini
adalah :
 Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
 Waktu penyelesaian tugas
 Jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata

Rumus metoda ini adalah :

∑ Waktu Penyelesaian Tugas
∑ Waktu Kerja Efektif

 Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT

 Waktu Kerja Efektif disingkat WKE
Contoh :
Jabatan : Administrasi Umum
No. Uraian Tugas Beban SKR WPT
Kerja
1. Mengetik surat 70 lb/hari 12 mnt/lb 840 menit

2. Mengagendakan surat 24 srt/hari 6 mnt/srt 144 menit

3. Mengosep surat 24 srt/hari 5 mnt/srt 120 menit

4. Melayani tamu 4 tamu/hari 6 mnt/tm 24 meit

5. Menyusun laporan daftar hadir 1 lap/hari 30 mnt/lap 30 menit

6. Mengadministrasi kekaryawanan 10 data/hari 60 mnt/data 600 menit

7. Mengadministrasi perlengkapan 15 data/hari 30 mnt/data 450 menit

∑WPT 2208 menit

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu = 37,5 jam
Satu Minggu = 5 hari
Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari = 7,5 jam/hari
Allowance (Waktu Boros) = 30 %
Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit

Pola 5 Hari Kerja :

 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 menit = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit
SWASTA
Jumlah hari = 365
Cuti tahunan = (12)
353
Libur Nasional = (16)
337
Week-end = 104
Hari kerja = 233

233 hari = 1864 jam kerja

Efficiency factor = 87,5%  Asumsi

Total jam kerja efektif = 87,5% * 1864 = 1631 jam kerja

• 1631 jam / tahun = 97.860 menit
• 135,92 jam / bulan = 8.155,2 menit
• 33,98 jam / minggu = 2.038,8 menit
• 6,8 jam / hari = 407,75 menit
48
Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang ditetapkan waktu kerja
efektif adalah 5 jam = 300 menit
Jadi jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk jabatan Administrasi
Umum adalah :
Hitung juga apabila menggunakan perhitungan perusahaan swasta
iman.bayu.adji@gmail.com
WA : 081357997936