Sukses Mengelola Kinerja Berbasis

KPI & Performance Management

System
PROFESSIONAL
EXPERIENCES

IRA POHAN
• Founder Arena Corp (Training & Publishing)
• 13 Tahun di Learning Center, People Development
• KPI Consultant
• Penulis 4 Buku

Ira Pohan Ira Pohan

Ira Pohan
Merasa sudah berusaha maksimal
tetapi hasil yang diterima tidak
sesuai harapan?
 Merasa antar Team
tak saling mendukung??
 Merasa koordinasi
yang dilakukan kurang efektif?
Merasa ‘stuck’
untuk
mencari jalan
keluarnya
70% masalah kinerja dikarenakan
komunikasi yang kurang efektif
Identifikasi GAP
I. OVERVIEW

PERFORMANCE IMPROVE
MANAGEMENT ORGANIZATION
SYSTEM PERFORMANCE

Performance Management System

changing culture
that drives Organizational effectiveness
I. OVERVIEW
PERFORMANCE CULTURE
DEFINISI
Budaya dalam organisasi /perusahaan dimana

setiap orang di dalamnya:

✔ memahami misi dan prioritas organisasi,

dan peran mereka masing-masing dalam

membantu pencapaian prioritas tersebut.

✔ Setiap orang diberdayakan, didorong dan

dimotivasi untuk menggunakan informasi

tsb untuk bertindak guna mencapai sasaran

yang sudah disepakati dalam batasan

wewenang yang diakui.

Source: www.inphase.com/downloads/performance_culture.pdf
 Organisasi dengan budaya kinerja memiliki ciri…
✔ Staf berkontribusi dlm meningkatkan kinerja organisasi karena mau melakukan
yang terbaik dan dibekali/disiapkan untuk mampu melakukannya

✔ Individu & tim mengambil tanggung jawab penuh dalam mengelola & memonitor
kinerja masing-masing : sasaran/target yg disepakati , ukuran, dll

✔ Staf menerima bimbingan dan dukungan yang diperlukan untuk mencapai kinerja
yang optimal

Source: www.inphase.com/downloads/performance_culture.pdf
 1
3
SIKLUS PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM DIGULIRKAN
SETIAP TAHUNNYA
UNTUK MEMBENTUK HIGH PERFORMANCE CULTURE
MENGHITUNG NILAI
STRATEGI DAN RENCANA BISNIS YANG DIRAIH
KPI/UKT
• Menetapkan visi dan arah
KONSEKUENSI
REWARDS
perusahaan
DAN
• Menghasilkan tujuan hingga program HIGH
PERFORMANCE

KIN EPAK DAN

A AN
kerja yang jelas untuk setiap
CULTURE

ERJ AT
direktorat dan fungsi • Menterjemahkan tujuan menjadi

KES RGET
D
penggerak
PE IALO

TA
• Insentif yang tepat/berbasis DI RF G
utama/indikator-indikator kinerja
A O P utama yang berdampak bagi bisnis
hasil kinerja sebagai salah satu PE LO RM EO
RF G AN PL /
unsur motivasi untuk mencapai
O BU
RM S CE E
N TAUAN • Mengukur peningkatan kinerja dan
PEMA KING
I
AN NE
kinerja yang lebih baik lagi CE SS nilai bisnis
bagi perusahaan TRAC
• Target yang semakin challenging
dari waktu ke waktu untuk
• Membantu manajer/atasan untuk mengakselerasi kinerja organisasi
memecahkan masalah, mengambil • Membuat tiap individu akuntabel
keputusan, dan memulai tindakan • Menciptakan transparansi atas kinerja masing-masing.
• Membantu pekerja yang berkinerja • Membantu manajemen untuk
rendah untuk meningkatkan kinerjanya menemukan hambatan agar dapat
dengan coaching ditangani secepatnya
• Membudayakan monitoring & evaluasi
Source: McKinsey Analysis pencapaian kinerja secara berkala
Performance Management
 VISION
STRATEGIC
MISION
MANAGEMENT
STRATEGY

KPI
CORPORATE
KPI BUSINESS UNIT
COMPANY
PERFORMANCE KPI BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT

EMPLOYEE
PERFORMANCE
MANAGEMENT

STRATEGIC MANAGEMENT
Performance management (PM) adalah aktivitias pengelolaan kinerja yang
bertujuan untuk pencapaian target secara efektif dan efisien.
Performance
Planning (February)
Result & Competency
Goal
Continuous
Informal
Performance
Coaching
Management
Year-End Review
(January) Formal
Performance Coaching
Continuous (July)
Informal Mid-Year
Coaching Review

PERFORMANCE MANAGEMENT
🡪
“Anda tidak dapat memperbaiki apa yang
anda tidak dapat ukur ”
 Key Performance Indicator (KPI)

Key performance Indikator adalah alat-alat

yang di gunakan untuk menentukan apakah
kita sudah sesuai dengan tujuan kita dan
bergerak kearah implementasi strategi yang
berhasil
 Metode Balance ScoreCard:
• Score = penilaian/pengukuran
• Balanced = Keseimbangan

• Balanced Scorecard berarti :

melakukan penilaian terhadap kinerja
perusahaan dengan
mempertimbangkan keseimbangan
diantara sekian banyak elemen
penting dalam kinerja
 Alur Pemikiran Balanced
Scorecard
Financial Return on
Capital
Employed

Customer
Loyalty
Customer
On
Time
Delivery

Internal Process Process

Business Quality Cycle
Time
Process

Learning & Growth Employee’s

Competencies
 Pengukuran Kinerja menurut BSC
1. Perspektif Keuangan (Financial)
Mengukur hasil tertinggi yang dapat diberikan
kepada pemegang saham
2. Perspektif Pelanggan (Customer)
Fokus terhadap usaha memuaskan pelanggan,
mempertahankan pelanggan dan kualitas
pelayanan
3. Perspektif Proses Bisnis Internal
Fokus pada proses bisnis yang perlu ditingkatkan
atau diperbaiki
4. Perspektif pertumbuhan dan
(Learning and Growth) : Mengukur
pembelajaran
perusahaan
kemampuanuntuk mengembangkan dan
memanfaatkan sumber daya manusia dalam
mencapai tujuan
 The KPI has 4 dimensions
Internal
Financial Process
Tied directly to Tied directly to
monetary measures process, major
activities & standard
operation
KPI compliance

Customer Learning
Tied directly to Tied directly to
customer learning activity and
satisfaction human capital
 Balance Scorecard Framework (Kaplan & Norton, 1996)

Objectives Measures Targets Initiatives

Satisfaction,
Retention, Financial ROI,
Market and EVA
Account Share

“To succeed financially, how should we

appear to our shareholders?”

Objectives Measures Targets Initiatives Objectives Measures Targets Initiatives

Vision Internal Business

Customer
and Process
Strategy
“To achieve our vision, how should “To satisfy our shareholders, what business
we appear to our customers?” processes must we excel at?”

Objectives Measures Targets Initiatives

Employee Satisfaction, Learning and Quality, Response Time,

Information System Growth Cost, New Product
Availability Introduction
“To achieve our vision, how will we sustain
our ability to change and improve?
 Ukuran Financial
• Total assets
• Profit as a% of total assets
• Gross Margin
• Revenue
• Return on equity (ROE) or Return On Capital
Equity (ROCE)
• Return on investment (ROI)
• Dividend
• Cash Flow
• Credit Rating
• Debt
• Debt to equity
• Accounts receivable turnover
 Ukuran Pelanggan
(Customer Measures)
• Customer satisfaction
• Customer loyalty
• Market Share
• Customer complaint
• Complaint resolved on first contact
• Response time per customer request
• Price relative to competition
• Total Cost to customer
• Average duration of customer relationship
• Customer lost
• Hours spent with customers
• Marketing cost as a percentage of sales
• Customer per employee
• Sales Volume
 Ukuran Perspektif Proses Internal
• Average cost per transaction
• On Time delivery
• Environmental emissions
• Labor utilization
• Response time to costumer request
• Breakeven time
• Continuous improvement
• Warranty claims
• Waste reduction
• Space utilization
• Time to market of new product/services
• New Products introduced
• Number of positive media stories
• Customer database availability
 Ukuran Perspektif Learning &
Growth
• Employee Satisfaction
• Labor cost
• Training Cost
• ROTI
• Human Capital Asset Value
• %Talent
• % job rotation
• Employee Productivity
• Recruitment Index
• Number of % competencies
 Sample The Balanced Scorecard for Corporate (1)
Perspective Strategic Objective (KRA) Strategic Measures (KPI)

F1 Increase Profitability

•# Operating Profit

F2 Increase Sales Growth

•% Sales Growth
Financial Perspective •Ratio Current Sales Compare to Last
Year (%) untuk Business Unit

F3 Controlled Cost
•% Budget tolerance

C1 Innovative Scheme •% increase revenue

C2 New Frontier •# new population

Customer Perspective C3 Customer Satisfaction •Customer Satisfaction Index
C4 Reliability Partnership •%Additional Farm Capacity
 SampleThe Balanced Scorecard for Corporate (2)
Perspective Strategic Objective (KRA) Strategic Measures (KPI)
I1 Maximize Efficiency & Quality of Business •SOP Compliance
Int
Operational
e Excellence • Request Fulfillment Time
r I2 Optimize Channel •Revenue Share per segment
n
a
l
Customer Management
•Channel Mix
B
u
s I4 Technology Innovation on Budidaya •
i
Innovation
n I5 Technology Innovation on Product •
e
s
s
P
r
o
c
e
s
s
P
e
r
s
p
Sample Key Performance Indicator – Business
Unit (1)
•GOP Business Unit (Rp) •Range Market Share •SOP Compliance
General •Timely Sales & •Revenue Share •Strategic Job Readiness
•Operating Cash Flow Marketing Report per segment
Manager •Vertical/Internal Promotion
•Optimized Sales Budget •Availability of Marketing Plan

•Strategic Job Readiness

•Controlled Cost per Room •SOP Compliance •Customer Survey
•Percentage number
Manager of complaint •Workplace •Vertical/Internal Promotion
Accident
•No of employee grievance

•Operating Cash Flow •Timely & Accurate

Treasurer Aging Schedule A/R •SOP Compliance •None
•3rd party notification
•SOP Compliance
Accountant •none •none •Update SOP to regulation
•Accurate, timely, reliable •None
record & reporting

Financial
Compliance, people, organization
Operational, process, major activities
 Sample Key Performance Indicator – Business
Unit (2)
•Strategic Job Readiness
•Percentage number •SOP Compliance •Customer Survey
Manager •Controlled Cost
of Complaint •Workplace Accident •Vertical/Internal Promotion
•Employee Grievance

House
•Controlled Cost per Room •Percentage number
-keeping of complaint
•SOP Compliance •Vertical/Internal Promotion
Captain

Guest
Service •Percentage number •SOP Compliance •None
•Occupancy Rate of Complaint
Officer

Warehouse •Controlled Cost per Room •none •SOP Compliance •None

Officer

Technician •Percentage number

•none of complaint •SOP Compliance •None

Chief •Percentage number •SOP Compliance

Security •none of Complaint •Workplace •None
Accident

Financial
Compliance, people, organization
Operational, process, major activities
 Sample Key Performance Indicator – Business
Unit (3)
House
-keeping •Controlled Cost Per Room •Percentage number •SOP Compliance •Vertical/Internal Promotion
of Complaint
Captain

Room •Controlled Cost per Room •Percentage number •SOP Compliance

of complaint •none
Attendant

PAG •Percentage number •SOP Compliance •None

•none of Complaint
Attendant

Financial
Compliance, people, organization
Operational, process, major activities
Training BUKAN
Magic
 Training
EFFECTIVENESS
FACTOR
30% Sesuai dengan kebutuhan
& diselenggarakan dengan baik

70% Dimonitor & di Evaluasi

penerapannya secara
berkesinambungan
Menyusun
Sistem
Performance
Appraisal yang
Efektif
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Appraisal)
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)

38
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja
Mengambarkan aspek hasil kerja
Aspek Results (results) karyawan. Pengukuran
(Key Performance hasil kerja dilakukan melalui
Indicators) penyusunan key performance
indicators karyawan.

Mengambarkan aspek kompetensi

Aspek Kompetensi
(Kompetensi) (kecakapan) yang perlu dimiliki
oleh karyawan agar mampu
menghasilkan kinerja (results) yang
optimal.
39
Komponen 1 : KPI (Key Performance Indicators)
Area Kinerja
• Job Utama
Description
• Work Flow
• Expected
Results Key Performance
Indicators
Hasil kerja
karyawan
Identifying dapat
Defining di-ukur
Measuring secara lebih
Monitoring obyektif
Reporting
40
 Manfaat Komponen KPI dalam
Performance Appraisal

Kinerja organisasi dan pegawai dapat

dievaluasi secara lebih obyektif dan
terukur, sehingga dapat mengurangi
Organisasi yang
unsur subyektivitas
lebih responsif :
performance-bas

Setiap anggota organisasi juga ed culture akan

menjadi lebih memahami terbangun
mengenai hasil kerja kunci (key
results) yang diharapkan
darinya.

41
Sample Komponen KPI untuk HR Manager
Komponen 2:
KOMPETENSI

Nilai dengan skala

1 – 5, dimana :
5 = Outstanding
4 = Good
performance
3 = Standard
performance
2 = Need
Improvements
1 = Unacceptable

43
Komponen 2:
KOMPETENSI

Angka 72 didapat dari

total skor = 18 / 5 (jumlah
kompetensi) x 20.
Dikalikan 20, supaya hasil
nilai sebanding dengan
skala nilai KPI (maks 100) 44
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Skor Total
Bobot : 60%
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Aspek Kompetensi Appraisal)
(Kompetensi dan
Perilaku)
Bobot : 40 %

45
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results Dari contoh (yang diuraikan

(Key Performance dalam slide sebelumnya)
Indicators) terdapat data sbb:
Bobot : 60% Skor KPI = 92
Skor Kompetensi = 72

Aspek Kompetensi Maka Skor Total =

(Kompetensi dan
(60% x 92) + (40% x 82)
Perilaku)
Bobot : 40 % = 84

46
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators) • Bonus
Bobot : 60% Skor • Kenaikan
Total = Gaji
84 • Promosi
• Training Plan
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)
Bobot : 40 %

47
 Fase dalam Penerapan
1. Berani TAMPIL

Performance Management System

Langkah Menyusun KPI (Key Performance Indicators)

Siapkan : ✔Identifikasi Masalah

▪ Job ✔Definisikan Objective
Description
✔ Rancang Indikatornya
▪ Work Flow
▪ Expected
Results

Key Performance Hasil kerja

Indicators karyawan
dapat
di-ukur
secara lebih
▪Tentukan target dengan SMART obyektif
▪ Buat tools pendukung KPI
49
1. Berani TAMPIL
1. Berani TAMPIL