LATIHAN PENGURUSAN PRESTASI

HOTEL SERI MALAYSIA

 Agenda

 Proses Pengurusan Prestasi

 Perancangan Prestasi
 Bimbangan Prestasi
 Penilaian Prestasi
 Proses Pengurusan Prestasi di RHSM

2
 Pengurusan Prestasi
Objektif Latihan

• Menjelaskan kepentingan mengurus prestasi di HSM

• Mengulangkaji proses, borang dan terma pengurusan
prestasi
• Memberi penjelasan mengenai peranan dan
tanggungjawab dalam proses pengurusan prestasi

3
 Gambaran Pengurusan Prestasi
Apa itu Pengurusan Prestasi?

Satu proses sistematik untuk:

– Menetapkan sasaran pencapaian setiap individu.
– Mengukur pencapaian individu berdasarkan objektif,
ukuran dan bidang pembangunan masing-masing.
– Menganalisa sumbangan dan halangan untuk
mencapai sasaran.
– Mempertingkat prestasi melalui perancangan dan
ganjaran.
– Perkongsian matlamat dan halatuju syarikat untuk
pemahaman dan penjajaran kakitangan.

4
 Gambaran Pengurusan Prestasi
Apa itu Pengurusan Prestasi?

Sistem pengurusan prestasi yang efektif adalah:

– Konsisten dengan objektif strategik organisasi
– Berguna sebagai alat pembangungan sumber manusia
– Berkaitan dengan kerja dan mengambilkira soal
perundangan
– Dianggap adil oleh kakitangan
– Berguna untuk merekod prestasi kakitangan

5
 Gambaran Pengurusan Prestasi
Apakah kegunaan Pengurusan Prestasi?

Kita sering bertanya “Apa, Mengapa dan Bagaimana”, perbualan mengenai perkara
ini dapat mengurangkan rintangan untuk berubah, serta, memperjelaskan
keadaan sebenar.

Adakah saya perlu Perubahan Betul ke

bertanggunjawab? ini perlu? ukuran yang
digunakan?
Mengapa Apa kesannya
perlu kepada saya?
berubah?
Apa kesannya
Bagaimana pada orang
mengisi borang? selian saya?

Apa maknanya
perubahan ini pada
syarikat?

6
 Gambaran Pengurusan Prestasi
Mengapa perlu mengukur prestasi?

Penilaian dan Perincian

 Memahami prosess, produk dan keadaan semasa
 Menjadi petunjuk aras penilaian seterusnya
 Mengetahui status untuk tujuan pengawalan proses
Ukuran dan Analisa
 Menilai qualiti pencapaian sasaran
 Menilai kesan teknologi terhadap produk dan proses
Jangkaan dan Peningkatan
 Memahami hubungkait diantara proses dan produk
 Mengenalpasti punca masalah dan peluang untuk pembaikan
 Memerhati perubahan prestasi berbanding sasaran.
 Memaklum sebab untuk perubahan.

7
 Matlamat Pengurusan Prestasi

• Proses komunikasi dua hala dan berterusan

• Memperjelaskan harapan dan jangkaan
• Perbincangan secara jujur mengenai peluang untuk
mempertingkatkan kemahiran
• Satu cara untuk memberi tumpuan kepada tingkahlaku yang
memberi kesan kepada pencapaian organisasi
• Memupuk peningkatan pencapaian dalam pekerjaan
semasa.
• Bekerja secara bijak

8
 Perubahan tumpuan
Penilaian Prestasi Pengurusan Prestasi
Kerap tertumpu pada hasil kerja atau Memberi tumpuan kepada hasil kerja dan
tingkahlaku tingkahlaku
Ciri-ciri dikenalpasti secara subjektif dan Faktor peribadi dihubungkait dengan
kerap tidak diambilkira matlamat syarikat
Prosidur Jabatan Sumber Manusia Proses pengurusan
Mengancam Meningkat motivasi
Tumpuan pada penilaian selepas selesai Tumpuan pada perancangan dan
kerja pengurusan
Menekankan pengisian borang Menekankan proses pengurusan
Mencari punca masalah Menyelesai masalah
Faktor penilaian ditetapkan secara Harapan pencapaian berkait rapat dengan
subjektif pencapaian syarikat
Menang-Kalah Menang-menang

9
 Prinsip Pengurusan Prestasi

Prinsip yang perlu diikuti

• Mengujudkan keadaan “Menang-Menang”
– Dimulakan dengan persefahaman yang jelas
mengenai harapan pencapaian
– Penyertaan proaktif kakitangan disetiap peringkat
proses pengurusan prestasi
– Maklumbalas seimbang dan konstruktif yang
membantu peningkatan kebolehupayaan
– Perkongsian tanggungjawab dan komitmen untuk
berjaya: kakitangan dan penyelia
– Tumpuan kepada sumbangan yang maksima

10
 Cabaran Pengurusan Prestasi
• Memberi tumpuan kepada proses pengurusan yang
membina persekitaran yang memberangsangkan
• Mengurangkan kebergantungan kepada borang dan
prosidur
• Penekanan terhadap kemahiran pengurusan dan proses
berterusan
• Mengutarakan Pengurusan-Kendiri dalam mencapai
Qualiti dan perkhidmatan pelanggan keseluruhan
• Merancang secara anjal dan kerap dikemaskini serta
memberi maklumbalas berterusan
• Mengiktiraf dan memberi ganjaran bertepatan dengan
sumbangan.
11
 Pengurusan Prestasi

BUKAN soal:
• Borang
• Pentadbiran
• Penulisan objektif
sempurna

Adalah mengenai:
• Proses
• Penjelasan harapan
• Memberi maklumbalas
• Merangsang kecemerlangan

12
 Faedah Pengurusan Prestasi
Kakitangan
 Jelas dengan apa yang perlu
dilaksanakan dan mengapa
ianya perlu dilaksanakan
 Menpergunakan kelebihan
yang ada pada diri
 Tahu apa yang perlu diubah
 Memahami sumbangan kepada
jabatan dan syarikat
 Sumbanga diiktirafan dan
dihargai
 Penglibatan yang meningkat
 Lebih ceria ditempat keraja
(mungkin)
 Melanjutkan impian kerjaya
anda
 Meningkat kepuasan kerja
 Harapan yang diperjelaskan
 Fokus kepada matlamat dan
pembangunan masadepan
Penyelia
 Peluang berkomunikasi
 dan pembangunan
Hubungan lebih baik dengan
kakitangan
 Kesedaran terhadap impian kerjaya
dan kelebihan kakitangan
 Mengenalpasti tugasan yang
bersesuaian dengan kemahiran
 Meningkat usaha qualiti dan
produktiviti
 Pengurangan ketidakhadiran
 Pasukan yang lebih bersatu
 Pengurangan turnover
 Kemahiran kepimpinan
 Mengetahui bentuk bantuan yang
diperlukan oleh kakitangan
 Kawalan atas bebankerja
 Rekod dan perbandingan
Jabatan/Organisasi
 Kefahaman bakat yang ada
 Keperluan bimbingan, latihan
 Rancangan penurutan jawatan
 Merancangan sumber manusia
untuk mencapai matlamat
syarikat.
 Penerimaan perubahan dengan
lebih mudah
 Penglibatan tenagakerja
meningkat
 Cara adil untuk menghubung
ganjaran dengan prestasi
 Mengekal pekerja cemerlang
 Peningkatan morale Jabatan
dan semangat komuniti
 Mengetahui keberkesanan
prosidur pengambilan
 Pentadbiran insentif yang lebih
telus
13
 Proses Pengurusan Prestasi
Merancang
(Perjanjian
prestasi)

Tindakan Mengurus Pemantauan

(Ganjaran & Prestasi (Semakan
Pertengahan
Pembangunan)
(Bimbingan) tahun)

Penilaian
(Penilaian akhir
tahun)

14
 Peranan dalam Pengurusan Prestasi
Pengurus
• Perkongsian tanggungjawab
• Coach dan Mentor
• Perjelas arahtuju syarikat
• Memberi sumber diperlukan
• Kenalpasti halangan
Pekerja
• Perkongsian tanggungjawab
• Memberi maklumat secara
proaktif
• Menilai diri sendiri secara
berterusan
• Bertanggunjawab atas
pembangunan diri
15
 Perancangan Prestasi

Merancang Matlamat
• Perjelas kehendak tugas dan sasaran tahunan
• Menghubungkait sasaran peribadi kepada sasaran
jabatan atau syarikat

Menilai Kompetensi
• Semakan ciri-ciri peribadi dan perjelaskan harapan
• Memberi maklumbalas untuk membentuk tingkahlaku
yang diharapkan

16
 Bimbingan Prestasi

Bimbingan sepanjang tahun

• Pengesahan tumpuan tugas
• Memberi maklumbalas berterusan

Penilaian Prestasi pertengahan tahun

• Perubahan dan tambahan keperluan tugas serta
sasaran tahunan
• Memerhati kemajuan pencapaian objektif

17
 Penilaian Prestasi

Perjumpaan akhir tahun

• Merumus matlamat dan pencapaian
• Menilai ciri-ciri peribadi
• Menetapkan tahap pencapaian keseluruhan berdasar
prestasi sepanjang tahun.
• Mengenalpasti keperluan pembangunan

18
Perancangan Prestasi

19
 Mengapa perlu merancang prestasi

• __________________________________________

• __________________________________________

• __________________________________________

• __________________________________________

• __________________________________________

20
 Gambaran Perancangan Prestasi

Objektif Individu
HSM Keperluan Objektif Rancangan
tugas/Sasaran pembangunan diri
tahunan (Apa yang (Bagaimana perlu Prestasi
perlu saya saya laksanakan?)
laksanakan?) Individu

Terdapat tiga jenis objektif

• Memenuhi kehendak tugas
• Demonstrasi ciri-ciri peribadi
• Pencapaian matlamat & sasaran

21
 Elemen Perancangan Prestasi

Penjelasan kehendak tugas dan matlamat

• Mencerminkan APA yang kakitangan perlu beri tumpuan
• Sasaran penting dan keutamaan
• Hubungkait antara matlamat Jabatan dan strategi
Syarikat

Memahami ciri-ciri peribadi

• Mencerminkan BAGAIMANA kakitangan perlu mencapai
matlamat utama
• Pengetahuan, Kemahiran dan Tingkahlaku yang
diperlukan untuk berjaya
22
 Ringkasan Perancangan

• Menentukan harapan prestasi

– Pencapaian
– Kompetensi
• Menghubungkait usaha individu kepada strategi syarikat.
• Kakitangan yang lebih komited untuk mencapai sasaran
yang diharapkan.
• Hubungan tingkahlaku kepada Kompetensi Teras.

23
 Objektif S.M.A.R.T
Specific (tertentu) - Fikir Mikro, bukan Makro. Objektif yang terlalu
umum memerlukan lebih langkah tindakan.
Measurable (boleh diukur) - Anda sepatutnya boleh memantau dan
menyukat kemajuan terhadap objektif.
Attainable (boleh dicapai) - Adalah mengecewakan jika anda tidak
dapat mengawal objektif anda atau tidak dapat mencapainya dalam
jangkamasa yang munasabah. Anda perlu realistik dan mengambilkira
kengkangan dan sumber yang diperlukan.
Relevant (Bersesuaian) - Objektif anda perlu berhubungkait dengan
matlamat Jabatan/Syarikat.
Time based (Bertempoh) - Anda perlu berkemampuan menjejaki
kemajuan anda dalam tempohmasa yang ditetapkan.

24
 Adakah ini objektif S.M.A.R.T?

• Menunjukkan kerjasama perpasukan secara konsisten.

Lebih baik
• Hadir mesyuarat biasa Jabatan lain sekurang-kurangnya
empat kali dalam setahun dan berkongsi maklumat serta
meneroka peluang untuk memberi bantuan sewajarnya.

25
 Peranan dalam Rundingan harapan prestasi

Pengurus Kakitangan
• Pemberi Maklumat • Pencari maklumat
• Pendengar • Pemberi maklumat
• Pencabar • Penguji Realiti
• Penguji Realiti • Innovator
• Coach

26
 Perancangan Matlamat
Agenda berbincangan

1. Sediakan persekitaran
2. Persetujui secara bersama, kehendak tugas dan
sasaran tahunan
3. Kenalpasti ciri-ciri peribadi yang berkaitan dengan
objektif
4. Kenalpasti cara untuk memantau kemajuan yang
dicapai
5. Merumus perbincangan dan penawaran sokongan

27
 Perancangan Matlamat
Peraturan dasar

• Gunakan idea dari kakitangan

• Dapatkan komitmen dan persetujuan
• Terbuka untuk merubah arah
• Kongsi kebimbangan

28
 Latihan: Perancangan Prestasi

• Berpasangan
• Bincangkan objektif yang sesuai

29
 Faktor yang mempengaruhi prestasi
Ditadbir olah proses/model Pengurusan Prestasi

Faktor dalaman Faktor luaran

Sikap Peralatan
Kemahiran Sumber
Pengetahuan Rakan sekerja
Kebolehan Sikap Pengurusan
Faktor dalaman adalah ciri-ciri peribadi yang tidak Faktor luaran bergabung dengan faktor dalam akan
dapat dilihat secara kasar, sebaliknya hanya dilihat menentukan tingkahlaku sesorang.
menerusi prestasi seseorang.

Tingkahlaku
Tingkahlaku yang dapat dilihat dan biasanya dapat diukur. Tingkahlaku yang sesuai adalah perlu jika sesorang dikehendaki
menyumbang, tetapi ada kemungkinan seseorang melakukan seperti diminta tetapi tidak menunjukkan prestasi memuaskan.

Prestasi
Prestasi adalah sumbangan seseorang dalam mencapai matlamat Jabatan dan Syarikat.

30
 Ciri-ciri Peribadi
A1 Pengetahuan Kerja (working knowledge)
Berkeupayaan dan berkebolehan menggunakan ilmu pengetahuan atau kepakaran dalam
melaksanakan tugas dengan cemerlang.

A2 Komitmen (Commitment)
Kesungguhan, ketekunan, dedikasi dan bertangungjawab dalam melaksanakan tugas.

A3 Disiplin (Self Discipline)

Mempunyai daya kawal diri dari segi mental dan fizikal termasuk mematuhi peraturan,
menepati masa, menunaikan janji dan bersifat sabar.

A4 Jalinan hubungan & kerjasama (Teamwork)

Kebolehan mewujudkan persekitaran kerja yang harmoni dan mesra serta boleh
menyesuaikan diri dalam semua keaadaan.

A5 Keberkesanan komunikasi (Communication)

Kebolehan menyampaikan maksud, pendapat, kefahaman atau arahan berkaitan dengan
bidang tugas.
31
 Ciri-ciri peribadi
B1 Ciri-ciri Kepimpinan (Leadership Quality)
Mempunyai wawasan, komitmen, kebolehan membuat keputusan, menggerak dan memberi
dorongan kepada pegawai ke arah pencapaian objective organisasi.

B2 Proaktif dan inovatif (Innovativeness)

Kebolehan menjangka kemungkinan, mencipta dan mengeluarkan idea baru serta membuat
pembaharuan bagi mempertingkatkan kualiti dan perduktiviti organisasi.

Pelaksanaan dasar, peraturan dan arahan pentadbiran (Execution of Policy &

B3 Procedures)
Kebolehan menghayati dan melaksanakan dasar, peraturan dan arahan pentadbiran
berkaitan dengan bidang tugasnya.

B4 Kebolehan menganalisa (Analytical Skills)

Berkebolehan dan berkeupayaan untuk meneliti, mentafsir dan mencerakin fakta, situasi,
kejadian dan arah aliran kepada bentuk yang mudah dan realistik serta dapat
mengemukakan cadangan tindakan yang sesuai.

32
 Ciri-ciri perbadi

B5 Kebolehan menyelesaikan masalah (Problem Solving)

Kebolehan mengenalpasti masalah serta mengemukakan pelbagai alternatif dan
menyelesaikan nya secara berkesan berdasarkan kepakaran dalam bidang profesionnya.

B6 Kebolehan membuat keputusan (Decision Making)

Kebolehan membuat keputusan selaras dengan bidang profesion dan perkhidmatannya
dalam tempoh yang ditetapkan.

B7 Kebolehan menghadapi cabaran (Ability to face challenges)

Kemampuan menghadapi dan mengatasi cabaran dalaman dan luaran organisasi serta dapat
mengawal emosi.

33
Bimbingan Prestasi

34
 Ringkasan Bimbingan
• Memberi kesan kepada prestasi individu melalui galakan
(atau tidak mengalakkan) tingkahlaku tertentu.
• Memberi konteks yang membimbing prestasi masa
hadapan.
• Memberi peluang kepada individu menyatakan keperluan,
kebimbingan, harapan.
• Boleh meningkatkan motivasi dan komitmen bila
dilaksanakan secara konstruktif.
• Memperbetul tumpuan and usaha melalui pemantauan
kemajuan.
• Memberi peluang untuk mengkemaskini dan mengubah
kehendak/matlamat kerja, jika dikehendaki keperluan
syarikat.
35
 Maklumbalas Positif

Maksud:
• Memperkukuh prestasi melalui usaha aktif memberi pujian
kerana menggunakan kemahiran atau berkelakuan
tertentu.

Contoh:
• “Ketika anda membuat persembahan kepada Jawatan Terangkan
kuasa….”
• “…Saya merasa bangga dengan anda dan kerja yang
Luahkan
telah kita laksanakan”
• “Saya ingan melihat anda terus menunjukkan kemahiran
Nyatakan
tersebut.”
36
 Maklumbalas pembetulan

Maksud:
• Memberi arahan, tunjukajar atau galakan semasa individu berusaha
mencapai prestasi yang diharapkan.
• Berterusan - bukan sahaja bila kesilapan dilakukan.

Contoh
• “Bila anda mengabaikan permintaan untuk menyiapkan lapuran andaTerangkan
pada masa ditetapkan…”
Luahkan
• “…saya rasa kecewa dan marah sebab saya tidak dapat menyiapkan
lapuran saya sebelum tempoh yang ditetapkan.”
Nyatakan
• “Saya perlu masa untuk menyemak lapuran anda”
• “Jika anda menepati permintaan tersebut, ianya akan memenuhi
Akibat/Kesan
sasaran kita. Jika tidak, ianya akan memberi kesan kepada penilaian
prestasi anda.” Sokongan
• “Boleh saya bantu anda berubah?”

37
Penilaian Prestasi

38
 Matlamat Penilaian Prestasi

• Mengenalpasti dan merekod trend prestasi

• Membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran
• Mengenalpasti keperluan latihan untuk tempoh penilaian
seterusnya

39
 Apa yang diharapkan

• Persefahaman dan persetujuan tentang penilaian

prestasi tahunan berbanding sasaran.
• Tiada kejutan buat kakitangan, dan mereka merasakan
penilaian telah dilaksanakan dengan adil.
• Harga diri kakitangan tidak tergugat.
• Hubungan kerja dikekalkan atau bertambah baik.

40
 Persiapan untuk Penilaian Prestasi

• Semak semua dokumen/maklumat berkaitan prestasi.

• Bandingkan pencapaian sebenar berbanding sasaran
• Kenalpasti kehendak tugas/sasaran yang dicapai.
• Kenalpasti kehendak tugas/sasaran yang tidak dicapai,
mengapa.
• Dapatkan maklumbalas dari orang lain.
• Senaraikan sasaran serta keperluan peningkatan
kompetensi untuk tahun hadapan
• Bersedia untuk memberi maklumbalas.
• Lengkapkan borang penilaian prestasi.

41
 Penilaian Prestasi
Agenda berbincangan
1. Sediakan persekitaran
2. Bandingkan pencapaian berbanding sasaran
3. Nyatakan penilaian
4. Bincang sebab pencapaian dan masalah dihadapi
5. Rumuskan trend dan peningkatan berterusan
6. Rancangan tindakan

42
8 cara untuk merosakkan penilaian prestasi

1. The Halo effect

2. Stereotyping
3. The central tendency
4. The recent error
5. Length of service bias
6. The initial impression
7. Lack of documentation
8. The competitive evaluator

43
Proses Penilaian Prestasi di HSM

44
 Skala Nilai
Pencapaian sebenar berbanding sasaran Nilai

Tiada pencapaian/Tidak dapat dinilai 0

Kurang 20% dari sasaran 1

Kurang 10% dari sasaran 2

Dalam lingkungan 10% dari sasaran 3

Melebihi 10% dari sasaran 4

Melebihi 20% dari sasaran 5

Ciri-ciri yang ditonjolkan berbanding harapan Nilai

Tidak dapat dinilai/Tiada kesesuaian 0

Tidak menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi. 1

Kurang menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi. 2

Menghayati dan mempamerkan ciri-ciri kualiti peribadi dengan memuaskan. 3

Menghayati dan mempamerkan ciri-ciri kualiti peribadi yang baik. 4

Sentiasa menghayati dan mempamerkan ciri-ciri kualiti peribadi dengan cemerlang. 5

45
 Tahap Penilaian Keseluruhan
Bagaimana ditetapkan?

1. Markah = Nilai x Wajaran

2. Peratus pemarkahan = Jumlah markah/5 (5 = Nilai tertinggi)

3. Markah bertimbang = Peratus pemarkahan x Keutamaan

4. Tahap prestasi keseluruhan ditetapkan berdasarkan Markah
bertimbang

Jumlah markah bertimbang Tahap Prestasi

<55% Lemah
56% - 65% Sederhana
66% - 75% Memuaskan
76% - 85% Baik
> 86% Cemerlang

46
 Keperluan Pentadbiran

• Tempoh Prestasi yang dinilai 1 JANUARI hingga 31 DISEMBER

• Sebarang perubahan pada borang mesti mendapat kelulusan JSM
• Penilaian prestasi perlu dilaksanakan dan cadangan diserahkan kepada JSM
pada atau sebelum 31 Disember
• Tandatangan Kakitangan adalah perlu sebagai bukti sesi penilaian telah
diadakan, bukan tanda persetujuan.
• Penilaian pertengahan tahun perlu dilaksanakan sebelum 31 Julai.
• Perancangan Prestasi untuk tahun berikutnya perlu diadakan dalam bulan
FEBRUARI

47
 Langkah-langkah Pengurusan Prestasi
 Penyelia dan kakitangan memikirkan tentang sasaran
 PERBINCANGAN RANCANGAN PRESTASI: Kakitangan & Penyelia berbincang
tentang sasaran tahunan (15 Januari - 15 Februari)
 Penyelia serahkan borang perancangan ke JSM untuk rekod. (16 Feb)
 PERJUMPAAN PENILAIAN PERTENGAHAN TAHUN: Penyelia dan kakitangan
berbincang mengenai kemajuan prestasi semasa, membuat pelarasan yang perlu (Julai)
 Penyelia menyediakan penilaian prestasi setiap kakitangan dan menjadual perjumpaan
untuk perbincangan penilaian prestasi. Sebagai pilihan, Kakitangan boleh diminta
menyediakan penilaian sendiri sebelum perjumpaan (Julai)
 PERJUMPAAN PENILAIAN PRESTASI AKHIR TAHUN: Penyelia dan kakitangan
berbincang pencapaian sebenar sepanjang tahun dan membuat pengesahan (Disember)
 Penyelia menyerahkan hasil Penilaian prestasi kepada Ketua Jabatan untuk semakan
dan pengesahan (31 Disember)
 MESYUARAT PELARASAN PENILAIAN: Ketua Jabatan membentangkan hasil
penilaian prestasi Jabatan. JP/MD menyelaras tahap prestasi keseluruhan (Jan)
 MD meluluskan cadangan ganjaran dan tindakan susulan untuk dibentangkan ke
Lembaga Pengarah (Mac)
 Perlaksanaan Ganjaran dan tindakan berkaitan prestasi (April dan seterusnya)
48