Performance Appraisal

TIM PENGAMPU PENGANTAR

ASESMEN
Definition
• Performance appraisal is a formal
management system that provides for
the evaluation of the quality of an
individual’s performance in an
organization (Grote, 2002).
Strategy-based Performance Management
Overall
Organization Strategy
Strategic Plan
Mission/Vision/Vvalues
Departtment/Unit/Objectives
Common Organizational Competencies

How
What Competencies
Objectives Behaviors
Standards Skills
Goals Performance
Results Factors

Manager’s Responsibilities :
• Create conditions that motivate
• Eliminate performance problems
• Update Objectives
• Provide development opportunities
• Reinforce effective behavior

Individual’s Responsibilities :
• Achieve Objectives
• Solicit feedback and coaching
• Communicate openly
• Collect and share data
• Prepare for reviews

Coaching
Judging
Training
Strengths
Development
Weaknesses
Immediate
Compensation
Prospects
Potential
Career Planning
2 aspek
• 1. Aspek kompetensi pegawai
meliputi perilaku kerja karyawan dan kecakapan yang dimiliki
seorang karyawan. Biasanya untuk mengukur aspek
kompetensi pegawai, hal-hal yang dinilai adalah cara pegawai
dalam menyelesaikan masalah (problem solving), kemampuan
berkomunikasi, merencanakan dan mengorganisasikan
sesuatu, orientasi pada customer, serta kemampuan dalam
teamwork.
• Pada form performance appraisal seharusnya sediakan ruang
untuk menilai dalam bentuk angka dari skala 1 sampai 5, serta
ruang untuk menjelaskan secara detail perilaku pegawai saat
bekerja sehingga penilaian dapat dilakukan secara objektif.
• Detail perilaku perlu ditulis sebagai bukti yang nyata atas
penilaian yang dibuat. Form performance appraisal yang bagus
harus memuat hal itu untuk mendapat hasil yang seobjektif
mungkin.
2. Aspek hasil kerja pegawai
Penilaian hasil kinerja pegawai diperlukan untuk mengukur
produktivitas seorang pegawai, mengukur jumlah order yang bisa
dipenuhi satu karyawan dengan tepat waktu, memetakan hasil kerja
karyawan, dan seterusnya.
• Dengan mengetahui hasil kerja pegawai, atasan dapat menyusun
target yang harus dicapai setiap divisi dalam perusahaan. Dengan
demikian, produktivitas pegawai pun akan semakin meningkat.
• Jika suatu form performance appraisal tidak memuat ruang untuk
menilai aspek hasil kinerja pegawai, atasan hanya akan menilai
bawahannya secara subjektif yang bisa menimbulkan ketidakadilan
dalam penilaian dan akhirnya produktivitas perusahaan bukannya
meningkat justru menurun.
Tujuan Utama Performance
Appraisal Sistem

Performance appraisal memainkan peranan yang penting

sebagai bagian dari keseluruhan proses performance
management, ada dua tujuan umum, yaitu:

• Untuk meningkatkan kinerja karyawan, membantu mereka

menyadari dan menggunakan potensinya dalam
menyelesaikan tugasnya.
• Untuk menyediakan informasi kepada karyawan dan manajer,
sehingga dapat dipergunakan dalam membuat keputusan yang
berhubungan dengan pekerjaannya.
Tujuan Khusus Performance
Appraisal Sistem

Lebih specific Performance appraisal mempunyai

tujuan …

• Menyediakan kebijakan yang legal dan formal bagi organisasi

untuk melakukan kebijakan terhadap karyawan.
• Digunakan sebagai masukan bagi kriteria validitas tes untuk
rekrutmen
• Menyediakan feedback untuk karyawan.
• Dapat membantu untuk menentukan kebutuhan pelatihan
• Dapat membantu untuk menganalisa permasalahan yang
terjadi dalam organisasi.
The Purpose of Performance Appraisal
Proses Performance Appraisal

Manager sebaiknya:
1. Menterjemahkan tujuan organisasi dlm tujuan kerja
individual/persyaratan .
2. Komunikasikan harapannya berkaitan dg kinerja karyawan.
3. Berikan feedback
4. Bantu karyawan dalam mencapai tujuannya.
5. Diagnosa kekuatan dan kelemahan karyawan

Karyawan sebaiknya mendapatkan jawaban ttg:

1. Apa yang diharapkan dari saya?
2. Seberapa baik saya mengerjakan?
3. Apa kekuatan dan kelemahan saya?
4. Bagaimana saya dapat mengerjakan tugas dg lebih baik?
5. Bagaimana saya dapat lebih memiliki peran?

Perusahaan sebaiknya:
Menyediakan pemahaman yg jelas ttg apa yg diharapkan dr karyawan,
memberikan arah tujuan dan prioritas, monitoring hasil dll
Prinsip Dasar

• Keadilan (Fairness)
– Terbuka pada bawahan dalam memberikan penilaian kinerja
– Menghindarkan bias
• Empati (Emphaty)
– Menempatkan diri pada sisi karyawan
– Melihat bawahan secara positif / menghindarkan praduga buruk
terhadap karyawan
• Dukungan (Support)
– Memberikan kesempatan pada bawahan dengan belajar dari
pengalamannya untuk melakukan aktivitas perbaikan
– Memberikan umpan balik dan kebutuhan pengembangannya
– Mengakui dan memuji prestasi bawahan
Syarat-syarat Performance
Appraisal yang efektif

Secara legal dan ilmiah, syarat utama dari Performance Appraisal

adalah
• RELEVANCE, berhubungan secara jelas (1) antara standard
kinerja pada tugas-tugas pokok dan tujuan organisasi; (2)
antara “critical jobs” dan dimensi yang diukur pada PA.
• SENSITIVITY, mampu untuk membedakan kinerja yang baik,
agak baik, dan kinerja yang jelek.
• RELIABILITAS, mampu memberikan acuan untuk membuat
keputusan yang konsisten
• ACCEPTABILITY, mampu diterima oleh karyawan, sehingga
karyawan mendukung dan menggunakannya
• PRACTICALITY, PA harus mudah dipahami dan digunakan
baik oleh manajer maupu karyawan.
Relationship of performance standard
to job analysis & performance
appraisal

Performance Performance
Job Analysis
Standards Appraisal
Describes work Translate job Describes the
and personal requirements job-relevant
requirements into levels of strengths and
of a particular acceptable/ weakness of
job unacceptable each individual
performance
Siapa yang berhak melakukan proses
Penilaian dalam Performance
Appraisal ?

• Supervisor langsung/atasan langsung

• Peers atau rekan satu level
• Pengikut atau bawahan
• Self-appraisal /diri sendiri; menilai kinerja diri
sendiri
• Konsumen/klien atau individu yang menjadi
objek layanan
• Komputer atau software yang memantau
kinerja karyawan
Performance Appraisal dengan
Sistem 360° atau Multi-Rater

Beberapa perusahaan seperti Lockheed-Martin, DuPont, &

Wells Fargo Bank menggunakan input dari segala segi
(manajer, bawahan, kelompok selevel, dan konsumen)
dalam PA

Beberapa penyebab kegagalan penggunaan sistem ini:

• Sasaran tidak jelas/ ambiguous
• Ada perubahan aturan dasar setelah proses dimulai
• Tiap rater tak mampu mengidentifikasi apa yang seharusnya
dinilai
• Kegagalan dalam mengembangkan rencana aksi dalam
pemberian umpan balik pasca penilaian
• Ada kesenjangan antara harapan organisasi terhadap aspek
penilaian kerja dengan proses pengembangnnya
 SUPERVISORY ACTIVITIES BEFORE, DURING, AND AFTER
PERFORMANCE FEEDBACK INTERVIEWS
Sebelum
Sering berkomunikasi dengan bawahan tentang kinerja mereka.
Get Training in performance appraisal interviewing
Melakukan rencana untuk menggunakan pendekatan problem-solving
dibandingkan “tell and Sell”
Mendorong bawahan untuk menyiapkan performance feedback interviews.

Pelaksanaan
Mendorong bawahan untuk berpartisipasi.
Judge performance, not personality and mannerisms.
Be specific.
Menjadi pendengar yang aktif.
Menghindari kritikan yang merusak.
Set mutually agreeable goals for future improvements.

Setelah
Sering berkomunikasi dengan bawahan tentang kinerja mereka.
Periodically assess progress toward goals.
Make organizational rewards contingent on performance.
Permasalahan dalam Situasi Pengukuran

1. Halo effect
2. Personal relationship
3. Central tendency
Pendekatan dalam pengukuran performance

• Result Based
• Behavior Based
• Competency Based
Result Based
• Suatu metode penilaian yang memiliki fokus dengan
mengontrol sasaran kerja dan mengukur hasil kerja
baik secara individu maupun kelompok dalam suatu
periode penilaian tertentu.
• Yang diukur : apa yang dicapai karyawan
• Dasar evaluasi : hasil yang dicapai
• Asumsi : pencapaian sasaran mendorong
performance
• Sasaran kinerja sejalan dengan tujuan organisasi
• Rating : berkaitan dengan tingkat pencapaian
PENGUKURAN
BERBASIS RESULT

Menggunakan teknik Management by Objective (MBO)

Posisi : Salesman
Key Result Sasaran per Hasil Yang Variance
Area tahun Dicapai (+ atau -)

Pelanggan baru Mendapatkan 100 104 104 %

pelanggan pelanggan
Penjualan produk 30 unit 28 unit 93 %

Keluhan Maksimal 40 30 keluhan 133 %

pelanggan keluhan
 Kelebihan dan Kelemahan
berbagai alternatif metode performance Appraisal

Results-oriented methods

Macam Kelebihan Kekurangan

Management by Fokus pada hasil & ada Biasanya berorientasi jangka

Objectives kejelasan identifikasi pendek; kurang
kontribusi tiap karyawan menyediakan pemahaman
dalam menunjang tentang perilaku kerja; tidak
keberhasilan organisasi memfasilitasi perbandingan
antar karyawan
Work Planning and Penekanan lebih pada Memerlukan banyak waktu
Review proses, dan memerlukan untuk mengimplementasikan
review yang sering secara tepat; Tidak
terhadap rencana kerja memfasilitasi perbandingan
antar karyawan
 BEHAVIOR-BASED

Suatu metode penilaian yang memiliki fokus pada

mengontrol sasaran kerja melalui prilaku yang muncul
dalam proses kerja, baik secara individu maupun
kelompok dalam suatu periode penilaian tertentu
• Yang diukur : apa yang dilakukan karyawan
• Dasar evaluasi : frekuensi prilaku penting yang
ditampilkan
• Asumsi : perilaku tertentu mendorong kinerja
• Prilaku spesifik dalam lingkungan kerja
• Rating : berkaitan dengan tingkat/frekuensi
ditampakkan perilaku yang bersangkutan
 PENGUKURAN
BERBASIS BEHAVIOUR
Menggunakan teknik Behavioural Anchored Rating Scale
(BARS)
Sangat baik 7 -Mengetahui semua barang yang akan dijual
Posisi : Pelayan Toko
Mengadakan pendataan semua barang yang laku / tidak laku
Baik
SaSa 6 -Mengetahui fluktuasi harga barang
Mengidentifikasi berbagai ukuran kaleng, misal isi 50 ml,100 ml
dst
Agak baik 5 Menanyakan orang lain bila dalam keadaan ragu akan barang
yang mungkin dikenai pajak
Cukup 4 Mengontrol dengan cepat pelanggan yang membeli 15 atau
kurang dari jenis barang
Agak Kurang 3 Cenderung terlibat dalam diskusi panjang dengan pelanggan

Kurang 2 Bila sudah saatnya istirahat, ia berhenti beraktivitas meskipun

masih ada pelanggan yang antri
Sangat kurang 1 Sering istirahat sebelum jam kerja berakhir
Dimensi : Persiapan Tugas
Contoh PA dengan model Summed Rating

Sangat
Sangat Tidak
Setuju Netral Tidak
Setuju Setuju
Setuju
Karyawan sangat memahami
tugas yang dilakukan.
Karyawan mampu memberikan
usulan konstruktif
Karyawan mampu
membangun kerja tim secara
optimal
Karyawan mampu
mengkomunikasikan ide-
idenya
Karyawan mampu
mendapatkan komitmen dari
anak buah
 Kualitas hasil kerjanya sangat baik, selalu
diatas rata-rata target yang dibebankan
padanya dan memuaskan pemakai hasil
kerja.
(Target yang sesuai dengan golongan
Tinggi kepangkatannya)
(7, 8,
9) Contoh
Kualitas hasil kerjanya sesuai
Penilaian
dengan target yang dibebankan
terhadap
padanya.
Rata-rata performansi
(Target yang sesuai dengan
(4, 5, 6) yang
golongan kepangkatannya)
berkaitan
Kualitas hasil kerjanya sangat dengan
jauh dibawah target yang Kualitas
dibebankan padanya. Pelaksanaan
Rendah
(Target yang sesuai dengan Tugas
(1, 2, 3)
golongan kepangkatannya)
 Kelebihan dan Kelemahan
berbagai alternatif metode performance Appraisal
Behavior-oriented methods
Macam Kelebihan Kekurangan
Narrative Essay Baik untuk umpan balik & pengembangan Sulit untuk membandingkan antar karyawan
individual

Ranking and Paired Comparisons Baik untuk perbandingan antar karyawan Kurang mendukung untuk umpan balik &
pengembangan individual

Forced Distribution Memaksa penilai untuk membuat Mungkin tidak fair dan tidak akurat jika
perbedaan antar karyawan karyawan bekerja secara kelompok

Behavioral Checklist Mudah digunakan, langsung berkaitan Penilaian antar rater bisa berbeda
antara job analysis & PA, dapat disekor
dan ada fasilitas untuk membandingkan

Critical Incidents Fokus langsung pada perilaku kerja, Jika ada perubahan perlu banyak waktu
Memfokuskan pada penilaian menekankan efektivitas karyawan untuk pengembangan baru
bagaimana perilaku kunci atau
penting yang membedakan antara
kinerja efektif atau tidak efektif

Graphic Rating Scales (Including Mudah digunakan, sangat memantu dalam Jika ada perubahan perlu banyak waktu
BARSs) umpan balik & pengembangan individu. untuk pengembangan baru; Seringkali
Juga mampu membandingkan dimensinya tidak jelas.
COMPETENCY-BASED

Suatu metode yang dipergunakan untuk menilai

kapabilitas karyawan dibandingkan dengan tuntutan
yang telah ditentukan/standard perusahaan

• Yang diukur : kapabilitas yang dibawa karyawan

sehubungan dengan perannya
• Dasar evaluasi : potensi yang ditampilkan
• Asumsi : kapabilitas tertentu mendorong kinerja
• Rating : berkaitan dengan tingkat kompetensi
yang dicapai
PENGUKURAN
BERBASIS KOMPETENSI

Standard
Kompetensi
RATING SCALE
PENILAIAN KOMPETENSI
DISKUSI KELAS
• Berdasarkan hasil analisis jabatan (file
P9_contoh hasil anajab) susunlah alat
asesmen untuk penilaian kinerja yang
sesuai! Pilih salah satu pendekatan
(based on result, behavior, atau
kompetensi)