I. Latar Belakang
a. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1999 Tentang Penyelenggaraan
Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
2. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah;
3. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Sekretariat Negara.
b. Gambaran Umum
Sesuai dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara, Biro Umum Sekretariat Kementerian
Sekretariat Negara yang selanjutnya disebut dengan Sekretariat Kementerian
menyelenggarakan fungsi pemeliharaan gedung, halaman dan taman gedung kantor serta
rumah negara beserta halaman dan taman.
Melaksanakan fungsi tersebut, maka Biro Umum Sekretariat Kementerian melakukan
kegiatan pengadaan jasa pemeliharaan rumah, taman dan halaman Rumah Jabatan Pejabat
Negara (RJPN) yang dapat diikuti oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa kebersihan
gedung/jasa kebersihan umum bangunan yang professional.
3. Kualifikasi tenaga kerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan penyedia jasa, antara lain:
1) Kualifikasi umum tenaga kerja:
(1) Bersedia mengikuti segala peraturan-peraturan dan tata tertib yang ditetapkan
oleh Kementerian Sekretariat Negara RI;
(2) Dapat bekerja secara jujur, teliti, dan cermat;
(3) Memiliki keterampilan dalam pemeliharan taman;
(4) memiliki komitmen yang kuat dalam menyelesaikan tugas-tugasnya;
(5) memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggungjawab dalam melaksanakan
tugasnya;
(6) Kualifikasi teknis masing-masing tenaga kerja sesuai Lampiran KAK ini;
(7) Dalam hal tenaga kerja berhalangan maka penyedia jasa harus menggantinya
dengan tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi tenaga kerja yang
berhalangan tersebut.
2) Kualifikasi teknis tenaga pemeliharaan taman:
(1) Pengawas
• Laki-laki/perempuan minimal berusia 25 (dua puluh lima) tahun, sehat
jasmani dan rohani;
• Jujur dan bertanggunjawab;
• Memahami sistem kerja, perencanaan kerja, Standard Operasional Prosedur
(SOP) dan sistem pengawasan yang diterapkan;
• Berpengalaman memimpin dan mengawasi pelaksanaan pemeliharaan
taman di instansi pemerintah atau swasta;
• Mampu berkoordinasi dengan pihak internal maupun eksternal Kementerian
Sekretariat Negara dalam rangka pelaksanaan pekerjaan.
(2) Tenaga Pembersih (cleaning service)
• Laki-laki/perempuan minimal berusia 20 (dua puluh) tahun, sehat jasmani
dan rohani;
• Jujur dan bertanggunjawab;
• Memahami sistem kerja, perencanaan kerja, Standard Operasional Prosedur
(SOP) dan sistem pengawasan yang diterapkan;
• Berpengalaman sebagai petugas pembersih diperkantoran dan atau
instansi pemerintah;
• Mampu berkoordinasi dengan pihak internal maupun eksternal Kementerian
Sekretariat Negara dalam rangka pelaksanaan pekerjaan.
3) Jumlah Petugas pemeliharaan taman yang harus disediakan yaitu:
(1) Minimum Supervisor 1 (satu) orang, masing-masing bertanggungjawab untuk
pelaksanaan pekerjaan dan berkoordinasi dengan pihak Kementerian Sekretariat
Negara RI;
(2) Petugas pemeliharaan taman untuk masing-masing bagian seperti tercantum
dalam Daftar Kuantitas dan Harga (BQ);
(3) Jadwal kerja petugas pemeliharaan taman adalah Hari Senin s.d Jumat.
(4) Hari Sabtu dan atau Hari Libur Nasional (kecuali Hari Minggu) tenaga yang
bekerja minimal setengah jumlah tenaga kerja dan 1 (satu) orang supervisor untk
melakukan pembersihan wajib periode mingguan.
(5) Untuk setiap jadwal pelaksanaan pekerjaan ditunjuk 1 (satu) orang petugas
pemeliharaan taman yang menjadi ketua regu dan bertanggungjawab terhadap
pelaksanaan pekerjaan pada jadwal tersebut serta berkoordinasi dengan
Supervisor.
6. Hal-hal Lain
1) Penyedia jasa melakukan kegiatan dengan menyediakan tenaga kerja untuk
ditempatkan dan dipekerjakan di Kementerian Sekretariat Negara. Dengan
demikian hubungan ketenagakerjaan adalah antara tenga kerja dengan
perusahaan penyedia jasa.
2) Perusahaan penyedia jasa menyediakan tenaga kerja yang mampu mempelajari
dan mengkonfirmasikan berbagai kriteria, mempunyai Standar kompetensi sesuai
dengan persyaratan yang akan dilakukan pada tugas pokok yang telah ditentukan
dalam KAK ini.
3) Penyedia jasa melakukan pengelolaan aspek-aspek ketenagakerjaan untuk
pekerja yang ditempatkan di kantor Kementerian Sekretariat Negara RI sesuai
dengan ketentuan dan aturan yang berlaku yang terdiri dari aspek tetapi tidak
terbatas pada:
a. Kontrak tenaga kerja dengan perusahaan penyedia jasa
b. Rekrutmen tenaga kerja
c. Penggajian tenaga kerja
d. Asuransi tenaga kerja berupa BPJS
e. Pembayaran pajak-pajak tenaga kerja
f. Pembayaran THR
g. Perjanjian kerahasiaan tenaga kerja
h. Pembayaran Upah lembur tenaga kerja
i. Hubungan antara tenaga kerja dengan perusahaan
j. Pengawasan tenaga kerja
k. Pelaksanaan pekerjaan
l. Pelaporan pelaksanaan pekerjaan
4) Penyedia jasa harus melakukan test yang diperlukan (adminstrasi, psikotest, dan
wawancara) untuk memastikan tenaga kerja mempunyai kompetensi untuk
melakukan kegiatan ini. Kementerian Sekretariat Negara RI dapat menentukan
jenis test yang dilakukan terhadap calon tenaga kerja perusahaan penyedia jasa.
5) Perusahaan penyedia jasa diwajibkan menggunakan pegawai yang sudah ada di
Kementerian Sekretariat Negara RI pada tahun sebelumnya dan telah dinyatakan
lulus dalam proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan
penyedia jasa dan atau penilaian kinerja dari pengguna jasa.
6) Penyedia jasa melakukan kompensasi gaji (gaji dan tunjangan lainnya) kepada
tenaga kerja yang ditempatkan di kantor Kementerian Sekretariat Negara RI
berupa gaji bersih, asuransi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, THR,
pakaian seragam sebanyak 2(dua) stell dan sepatu.
7) Seragam tenaga kerja menggunakan bahan/kain minimal setara dengan kualitas
bahan Taipan Drill.
8) THR diberikan kepada tenaga kerja yang telah bekerja lebih dari atau sama
dengan 1 (satu) tahun sebesar 1(satu) kali gaji pokok, Sedangkan bagi tenaga
kerja yang bekerja lebih dari 3 (tiga) bulan dan belum mencapai 1(satu) tahun
diberikan secara proporsional sebesar gaji pokok dibagi 12 (dua belas) dikalikan
jumlah bulan kerja.
9) Asuransi BPSJ (Surat pengantar Provider) harus sudah didistribusikan setelah
kontrak di tandatangi;
10) Bagi tenaga kerja yang ingin mendaftarkan baru atau menambah manfaat
asuransi harsu diakomodir oleh penyedia jasa dengan cara pemotongan langsung
dari gaji tenaga kerja tersebut dalam setiap bulannya.
11) Pelatihan untuk pegawai minimal dilakukan 2x (dua kali) dalam setahun bagi
tenaga Outdoor maupun tenaga Indoor;
12) Perjanjian kerja tenaga kerja harus sudah ditandatangani oleh tenaga kerja
pertanggal 2 Januari 2021 dan untuk tenaga kerja pengganti harus sudah
menandatangani minimal 1(satu) hari sebelum penempatan;
13) Surat Kerahasiaan, Hasil Psikogram, Biodata, SKCK, Surat Keterangan Sehat
Bekerja harus diserahkan pada minggu pertama bulan Januari 2021;
14) Penyedia jasa harus menyediakan tenaga kerja sejumlah yang ada pada
perjanjian untuk setiap waktu;
15) Kegiatan akan dilakukan secara rutin sesuai dengan jam kerja sehingga penyedia
jasa harus selalu menempatkan petugasnya sesuai dengan jam kerja yang
berlaku.
16) Tenaga kerja yang berhalangan harus diganti dengan petugas dengan kualifikasi
yang sama atau lebih tinggi. Petugas yang berhalangan bisa saja diganti tetapi
harus sesuai dengan persetujuan pemakai dan ketiadaan petugas tersebut
dianggap sebagai pekerjaan kurang.
17) Informasi ketidakhadiran paling lambat harus diberikan melalui alat
komunikasi/tulisan minimal 1 jam sebelum jam kerja.
18) Tenaga kerja mendapatkan hak cuti 1 (satu) hari perbulan dan dapat diambil
setelah bekerja selama 3(tiga) bulan tetapi tetap atas persetujuan pengguna (Biro
Umum).
19) Tenaga kerja yang tidak masuk dan bermasalah namun tidak diberikan petugas
pengganti akan dikenakan sanksi sebagai berikut:
a. Tidak masuk karena cuti: tidak dikenakan sanksi tetapi harus selalu atas
persetujuan pengguna (Biro Umum)
b. Tidak masuk tidak ada pengganti: dipotong sebesar jumlah hari tidak masuk
dibagi jumlah hari sebulan (30) dikali take home pay perbulan.
c. Jika tenaga kerja sudah 3 (tiga) hari berturut turut tanpa keterangan akan
dikanakan sanksi Surat Peringatan (SP) 2;
d. Jika tenaga kerja mangkir satu hari tanpa keterangan sampai dengan
setengah hari berjalan dikenakan sanksi Surat Peringatan (SP) 1;
e. Jika tenaga kerja sudah 5 (lima) hari kerja diakumulasikan dalam satu bulan,
masuk tanpa keterangan dikenakan sanksi Surat Peringatan (SP) 2;
f. Tenaga kerja yang terlibat tindakan kriminal/narkoba dikenakan Surat
Peringatan (SP) 3/Langsung dikeluarkan.
20) Penyedia jasa harus menunjuk satu orang petugasnya untuk mengatur tenaga
kerja yang ditempatkan di Kantor Kementerian Sekretariat Negara RI. Petugas
tersebut boleh tidak tetap berada di kantor Kementerian Sekretariat Negara RI,
jika ada keluhan dari pemakai atas pencapaian dan kinerja tenaga kerja yang
ditempatkan oleh perusahaan penyedia jasa maka Kementerian Sekretariat
Negara berhak meminta agar petugas tersebut tetap berada di kantor untuk
sementara atau selama dalam jangka waktu kontrak.
21) Perusahaan penyedia jasa diwajibkan membuat laporan bulanan mengenai
progres pekerjaan kepada Kementerian Sekretariat Negara paling lambat tanggal
5 (lima) bulan berikutnya atau tanggal hari kerja berikutnya jika tanggal 5(lima)
jatuhpada hari libur. Format laporan ditentukan kemudian setelah ditunjuk sebagai
pelaksana pekerjaan.
22) Kementerian Sekretariat Negara melakukan pembayaran kepada penydia jasa
dengan laporan kegiatan berupa pelaksanaan pekerjaan maksimal satu bulan
sekali.
b. Tahapan Pelaksanaan
1. Melaksanakan pekerjaan secara profesional sesuai dengan standar dan prosedur yang
berlaku, berdasarkan pedoman pelaksanaan pekerjaan yang telah disepakati;
2. Merahasiakan segala informasi, keterangan dan hal-hal lain dalam bentuk apapun;
3. Memberikan laporan pelaksanaan pemeliharaan taman gedung kantor secara periodik
4. Membuat perencanaan kerja, SOP, sitem pengorganisasian dan sistem pengawasan
kerja
4. Jadwal Kegiatan
Kegiatan akan dilaksanakan dalam kurun waktu bulan Januari – Desember 2023
5. Biaya
Perkiraan biaya (HPS/OE) untuk pekerjaan ini adalah sesuai dengan lampiran dokumen
pengadaan, yang sudah termasuk segala jenis pajak yang berlaku, BPJS, keuntungan,
perlengkapan kerja, seragam serta pungutan resmi lainnya yang harus dibayar oleh penyedia
jasa. Untuk penagihan perbulan sesuai dengan jumlah petugas yang ditempatkan.