IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Istilah iklim merupakan kiasan (metaphore). Kiasan merupakan bentuk ucapan yang didalamnya suatu
istilah atau frase yang jelas artinya diterapkan pada situasi yang tertentu. Seperti yang dinyatakan
Sackman (1989), bahwa kiasan dapat memberi gambaran yang gamblang pada tingkat kognitif,
emosional, perilaku dan menyatakan bagian tertentu pada tindakan tanpa menetapkan perilaku
sebenarnya. Iklim komunikasi merupakan gabungan dari persepsi-persepsi-suatu evaluasi makro
mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai lainnya, harapanharapan, konflik-
konflik antarpersona dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi tersebut.

Iklim komunikasi dalam organisasi mempengaruhi bagaimana cara hidup, kepada siapa orang bicara,
siapa yang disukai, bagaimana perasaan individu, bagaimana kegiatan kerja, apa yang ingin dicapai dan
bagaimana seseorang menyesuaikan diri dengan organisasi. Jadi, iklim komunikasi organisasi adalah
terdiri dari persepsi-persepsi atas unsurunsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap
komunikasi. Pengaruh itu didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan secara
kesinambungan melalui interaksi dengan anggota lain. Pengaruh ini menghasilkan pedoman, bagi
keputusan dan tindakan individu dan mempengaruhi pesan-pesan mengenai organisasi.

UNSUR-UNSUR ORGANISASI

Ada lima unsur-unsur dasar organisasi, yaitu anggota organisasi, pekerjaan dalam organisasi, praktik-
praktik pengelolaan, pedoman organisasi, struktur organisasi (kompleksitas, formalisasi, dan
sentralisasi). Dalam kehidupan suatu organisasi harus diciptakan iklim yang kondusif. Banyak aspek yang
berkait dengan dimensi kehidupan karyawan yang mempengaruhi iklim di dalam organisasi tersebut,
antra lain: aspek kompensasi, semangat, kegairahan kerja dan kedisiplinan. Aspek-aspek ini dapat
menimbulkan konflik apabila terjadi ketimpangan dalam iklim kerja dan juga harapan yang ada tidak
sesuai dengan pemenuhan harapan tersebut. Konflik dapat dipahami sebagai perjuangan yang
diekspresikan antara sekurangkurangnya dua pihak yang saling bergantung yang mempersepsi tujuan-
tujuan yang tidak sepadan, imbalan yang langka dan gangguan dari pihak lain dalam mencapai tujuan
mereka. Dalam pandangan ini, perjuangan tersebut menggambarkan perbedaan diantara pihak-pihak
yang dinyatakan, dikenali dan dialami. Konflik baru terjadi ketika atau setelah perbedaan itu
dikomunikasikan.

TANDA-TANDA AWAL KONFLIK

Peningkatan intensitas ketidaksepakatan diantara anggota-anggota

1. kelompok. Komentar-komentar yang sebelumnya netral berubah menjadi bernada tidak ramah.
2. Ketegangan bertambah dan tanda-tanda ketidaksepakatan yang lebih eksplisit
3. semakin mengemuka. Konflik dinyatakan melalui keluh kesah, gerakan kegelisahan pada wajah,
perilaku
4. gagap, sikap bengong, duduk terbungkuk di kursi, melamun, melengos dan ucapan ketus.

SEBAB-SEBAB TIMBULNYA KONFLIK

Perbedaan pendapat

1. Salah paham
2. Salah satu atau kedua belah pihak dirugikan.
3. Perasaan yang terlalu sensitif.
4. Konflik yang disebabkan oleh faktor internal

AKIBAT-AKIBAT KONFLIK

A. POSITIF

Menimbulkan kemampuan mengoreksi diri sendiri.

1. Meningkatkan prestasi
2. Pendekatannya yang lebih baik.
3. Mengembangkan alternatif yang lebih baik.

B. NEGATIF

Menghambat adanya kerjasama

1. Subyektif dan emosional

2. Apriori, frustasi dan saling menjatuhkan

CARA PENYELESAIAN KONFLIK

1. Melihat terlebih dahulu tingkat dari konflik tersebut dan akibat terhadap tujuan yang hendak
dicapai. Kalau konflik masih dalam tingkat dini mungkin tidak berpengaruh pada tujuan yang akan
dicapai atau malah membantu mencapai tujuan. Bila konflik terus menjadi parah sehingga
 berbahaya bagi perusahaan, maka harus mengetahui sebab dan sumber konflik berdasar
pengetahuan tentang sebab dari sumber konflik dengan memecahkan secara baik tapi kalau sudah
cukup parah maka pimpinan akan mengalami kesulitan.
2. Yang lebih penting mampu mencegah timbulnya konflik yang menjurus ke negatif. Bila tidak mampu
mencegah maka harus menyelesaikan sedini mungkin jangan sampai mengarah ke negatif.
3. Dengan menggunakan penyelesaian antar persona. Yaitu, melibatkan sejumlah perilaku komunikasi
yang penting untuk suatu kompetensi antar persona. Konflilk antarpersona umumnya melibatkan
konflik sebenarnya terhadap isu berkaitan dengan pekerjaan dan konflik emosional terhadap
ketidaksesuaian gaya pribadi/personal.

GAYA KONFLIK PRIBADI

1. Pesaing atau pejuang gigih Orang yang menggunakan gaya ini mengajar kepentingannya sendiri
secara agak dzalim dan pada umumnya dengan mengorbankan anggota-anggota lain kelompok.
Pejuang gigih mengorbankan kekalahan sebagai tanda kelemahan, status yang menurun dan citra
diri yang ambruk. Satu satu tujuannya adalah kemenangan.
2. Kolaborator atau pemecah masalah Orang yang menggunakan gaya ini berusaha menciptakan
situasi yang memungkinkan tujuan semua kelompok dapat dicapai. Pemecah masalah berusaha
menemukan solusi yang diterima semua pihak. Kemenangan atau kekalahan bukanlah cara
memandang suatu konflik.
3. Kompromiser atau pendamai penyiasat

Orang yang menggunakan gaya ini berasumsi bahwa setiap orang yang terlibat dalam suatu
pertentangan mampu menerima kekalahan, dan ia berusaha membantu menemukan suatu posisi yang
dapat dijalankan. Suatu pola mengalah sering berkembang.

TEORI YANG TERKAIT DENGAN IKLIM ORGANISASI

Iklim organisasi akan dapat dimaknai dengan pendekatan teori relationship.Relationship, menjadi inti
dari kajian komunikasi interpersonal. Sebuah hubungan (relationship) adalah sekumpulan harapan yang
dimiliki oleh dua orang tentang perilaku mereka yang terbentuk dari pola interaksi yang terjadi diantara
mereka. Teori-teori komunikasi relasional pada dasarnya mempunyai asumsi-asumsi sebagai berikut:
Suatu hubungan selalu dihubungkan dengan komunikasi dan tidak bisa dipisahkan

a. dari komunikasi. Sifat suatu hubungan ditentukan oleh komunikasi antar para anggota.
b. Hubungan biasanya didefinisikan secara implisit daripada secara eksplisit.
c. Hubungan berkembang melalui proses negosiasi yang terus menerus diantara
d. mereka yang terlibat.

HAKEKAT RELATIONSHIP

Dua teori dasar yang mendorong pengkajian komunikasi dalam relationship, dimulai dari karya klasik
dari kelompok Palo Alto.

Aksioma Dasar pada Komunikasi Relasional

Kebanyakan teoritisi relationship mengakui pentingnya hasil karya Gregory Bateson, Paul Watzlawickd
an kawan-kawan pada tahun-tahun awal kajian komunikasi interpersonal. Pengikut awal Bateson dikenal
sebagai kelompok Palo Alto, karena mereka mendirikan dan bekerja pada Mental Research Institute
yang ada di Palo Alto, California. Pemikiran mereka kebanyakan didasari pada pandangan klasik yang
dituangkan dalam buku ‘pragmatics of human communication. Dalam buku ini dijelaskan mengenai
analisis komunikasi berdasarkan prinsip-prinsip sistem. Relationship adalah sebuah bagian yang sangat
penting dalam sebuah sistem.
Relationship diciptakan melalui interaksi. Sebagai contoh, jika suatu hubungan kepatuhan yang dominan
muncul dalam suatu perkawinan, maka berarti ada seseorang yang memegang kendali atas
pasangannya. Lima aksioma dasar tentang komunikasi menurut Watzlawick, Beavin dan Jackson, yaitu:
Seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi
a. Setiap perbincangan terdiri dari dua pesan yaitu konten dan bentuk relationship.
b. Interkaksi selalu disusun oleh komunikasi sehingga mempunyai pola yang memiliki
c. arti yang disebut punctuation. Setiap orang menggunakan kode digital dan kode analog.
d. Kominikator dapat merespon komunikasi dengan menunjukkan persamaan atau
e. perbedaan.

Beberapa teori relasional berhubungan dengan cara individu mendapatkan informasi tentang orang lain:
mengapa seseorang melakukan hal tersebut dan apa akibatnya bila melakukan hal tersebut. Teori-teori
ini antara lain Uncertainty Reduction Theory (Charles Berger), Anxiety-Uncertainty Management
(William Gudykunst, dan koleganya), serta teori penetrasi sosial

Teori Penetrasi Sosial (Social Penetration Theory)

Salah satu proses perkembangan relasional yang paling banyak dipelajari adalah penetrasi sosial, atau
sebuah pemikiran bahwa hubungan akan menjadi semakin intim manakala pelaku komunikasi semakin
banyak mengungkapkan informasi tentang diri mereka. Penetrasi sosial merupakan proses peningkatan
disclosure dan keintiman dalam suatu hubungan. Teori penetrasi sosial yang paling terkenal adalah
karya dari Irwin Altman dan Dalmas Taylor yang sekaligus menciptakan istilah penetrasi sosial itu sendiri.
Teori ini menggambarkan manusia sebagai lingkaran dengan lapisan-lapisan yang luas dan dalam. Luas
(breadth) adalah berbagai pengalaman yang telah dialami dalam kehidupan seseorang, sedangkan
kedalaman (depth) adalah jumlah informasi yang tersedia dalam setiap pengalaman. Pada bagian terluar
terdapat tingkat-tingkat informasi yang sangat jelas terlihat, seperti pakaian dan pembicaraan. Di bagian
dalam terdapat detil-detil yang semakin pribadi tentang kehidupan seseorang, perasaan maupun
pemikiran. Sejalan dengan perkembangan hubungan dua individu, pasangan tersebut akan membagi
lebih banyak aspek diri, yang memberikan keluasan dan juga kedalaman tentang pengetahuan diri satu
sama lain.

ANALISA IKLIM ORGANISASI

Audit komunikasi merupkan salah satu tehnik untuk melakukan analisa iklim organisasi. Melalui audit
komunikasi, proses-proses komunikasi diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik
sebagaimana halnya dengan catatan keuangan. Kegiatan-kegitan komunikasi sebagai pelaksanaan dari
sistem komunikasi ataupun program komunikasi dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja anggota
seluruh organisasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki sehingga efektivitas dan efisiensi
komunikasi dapat meningkat.

ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI

Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan muatan

a. informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber dan saluran komunikasi tertentu.
Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan atau kepada sumbersumber informasi.
b. Mengukur kualitas hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauhmana
c. kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan
dilaksanakan. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif beroperasional untuk desas desus, pesanpesan
sosial dan pesan-pesan kedinasan, kemudian dibandingkan dengan jaringan
d. komuniasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan organisasi. Mengenai sumber-
sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring informasi
e. dengan membandingkan peran peran komunikasi dalam praktek seperti isolate, liaison, group
member dengan peran-perang yang seharusnya. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh
tentang pengalaman dan peristiwaperistiwa komunikasi yang tergolong positif atau negatif.
f. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok
g. dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu dan kualitas
interaksi. Memberikan rekomendasi-rekomendasi etntang perubahan ataupun berkaitan
h. dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan dan keterampilan yang didasarkan atas hasil
analisis audit komunikasi.

Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi

Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik.

a. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi.

b. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek
c. komunikasi yang terjadi. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan
operasional lainnya.
d. Ingin menyusun anggaran belanja.
e. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding
f. yang sudah ditetapkan. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi
komunikasi
g. dalam organisasi. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan
dan perencanaan komunikasi baru.

MANFAAT AUDIT KOMUNIKASI BAGI ORGANISASI

Audit komunikasi dapat membawa manfaat managerial keorganisasian dan

a. memberikan sumbangan ilmiah. Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum
pengukuran dan
b. sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program komunikasi yang
baru. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang
c. berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik. Untuk membandingkan data
antara sebelum survei dan sesudah survei dilakukan
d. guna menentukan dampak dari inovasi-inovasi keorganisasian mengetahui dan menentukan struktur
organisasi sebagai alat dari suatu organisasi yang sukses. Mengetahui dan menentukan kelompok-
kelompok kunci dalam kegiatan komunikasi
e. sebelum dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi organisasi. Mengetahui dan menentukan
pos-pos biaya komunikasi yang penting .
f. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna
g. mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi

METODE DAN TEKNIK UNTUK AUDIT KOMUNIKASI

Survei dengan kuesioner

Dalam survei yang menggunakan kuesioner perlu diperhatikan benar-benar panjang kuesioner yang
dibutuhkan, terutama bila kuesioner tersebut harus diisi sendiri oleh responden dan tidak dibicarakan
oleh pewawancara.

Wawancara tatap muka

Dilakukan dengan wawancara diadik sebagai tanya jawab dyadic atau tatap muka perorangan-
pertemuan satu pewawancara dengn satu responden. Tujuan wawancara ini adalah untuk memeriksa ,
menguji, ataupun melengkapi data yang diperoleh melalui alatalat ukur lain.

Teknik analisis jaringan

Pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatan-kegiatan komunikasi yang melibatkan responden
dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik formal atau informal. Responden secara khusus diminta
menunjukkan sejauh mana dan dengan intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikai rekan-erkan
dalam unit atau departemen tempat kerjanya dan beberapa orang kunci di luar atau departemennya di
dala jam kerjanya. Pengalaman komunikasi Dalam analisis pengalaman komunikasi, responden diminta
menguraikan peristiwaperistiwa komunikasi yang dapat dianggap sebagai contoh khas dari peristiwa
komunikasi yang sukses atau yang gagal.

Catatan harian komunikasi

Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan struktur yang komplek
dan jelas. Dalam metode ini setiap responden diminta membuat catatan dalam buku harian selama satu
minggu tentang kegiatan komunikasi yang dilakukan (percakapan antarapribadi, pembicaraan telepon,
pertemuan, pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang diterima maupun dikirim). Metode in tidak lazim
untuk responden kategori pekerja (tangan) kasar, karena pekerja tangan umumnya tidak menghargai
dokumen, sehingga tidak dapat diharapkan membuat catatan harian yang cermat. Untuk kalangan
pekerja perkantoran dan manajemen pada segenap jenjang manajerial, metode ini cukup efektif karena
tugas dan pekerjaannya berkaitan dengan komunikasi.