LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PROSEDUR SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BAGIAN BIRO HUKUM DI KANTOR GUBERNUR
PROVINSI RIAU
                                                                  
    

DISUSUN OLEH
AULIA EKA PUTRI
0068498271

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK FARMATIKOM
PEKANBARU
Tahun Akademik 2022/2023

i
 IDENTITAS DIRI SISWA

1.Nama Siswa : Aulia Eka Putri

2.Nomor Induk Siswa : 0068498271
3.Tempat, Tanggal Lahir : Pekanbaru, 13 Maret 2006
4. Alamat Rumah : Kualu Berkah Indah Blok E3 NO 8
5.Alamat Kos / Asrama :-
6. Jenis Kelamin : Perempuan
7. Nama Sekolah : SMK Farmatikom
8. Alamat Sekolah : Jln Kubang Raya Km 2
9.No. Telefon : 0821-7238-6436
10. Nama Orang Tua / Wali
A. Ayah : Naldi
B. Ibu : Vivi Desvia
11. Alamat Orang Tua/ Wali : Kualu Berkah Indah Blok E3 NO 8
12. No. Telefon Yang Dapat Di Hubungi : 0813-9782-2214 ( Ibu)

ii
 LEMBAR PENGESAHAN

JUDUL LAPORAN : PROSEDUR PENANGANAN SURAT

MASUK DAN KELUAR PADA BAGIAN
BIRO HUKUM DI KANTOR
GUBERNUR PROVINSI RIAU
NAMA : AULIA EKA PUTRI
NIS : 0068498271
PROGRAM KEAHLIAN : MANAJEMEN PERKANTORAN
KOMPETENSI KEAHLIAN : OTOMATISASI TATA KELOLA

PERKANTORAN

Menyetujui
DU/DI

PemimpinInstansi/Perusahaan Pembimbing Prakerin

Arifiansyah S.IP.MSi Armansyah

iii
 LEMBAR PENGESAHAN

JUDUL LAPORAN : PROSEDUR PENANGANAN SURAT

MASUK DAN KELUAR PADA BAGIAN
BIRO HUKUM DI KANTOR
GUBERNUR PROVINSI RIAU
NAMA : AULIA EKA PUTRI
NIS : 0068498271
PROGRAM KEAHLIAN : MANAJEMEN PERKANTORAN
KOMPETENSI KEAHLIAN : OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN

Menyetujui
SEKOLAH

Ketua Program Keahlian Pembimbing Prakerin

Rahmi Fahdillatul S.Pd Shofia Uswatunisa, S.Pd

Kepala Sekolah
Mengetahui:

iv
 Heri Surya Darma, S.Kom
NIY. 202006 001 001

LEMBAR PENGESAHAN KOMISI PENGUJI

Nama : Aulia Eka Putri

NIS : 0068498271
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Judul Laporan : PROSEDUR SURAT MASUK DAN KELUAR DI
BAGIAN BIRO HUKUM DI KANTOR
GUBERNUR PROVINSI RIAU

TANDA
NO NAMA JABATAN
TANGAN

1 MURULI SIFARAT PENGUJI I

2 ANNISA FITRI WANDA PENGUJI II

3 WILANDARI PENGUJI III

KETUA
4 RAHMI FADILLA
JURUSAN OTKP
PEMBIMBING
5 SHOFIA USWATUNISA
PRAKERIN

Mengetahui
Kepala Sekolah SMK Farmatikom

v
 Heri Surya Darma, S.Kom
NIY.201906 001 001

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat melaksanakan Praktik Kerja Industri
(Prakerin) pada bagian Biro Hukum di Kantor Gubernur Provinsi Riau dengan
baik walaupun masih banyak terdapat kekurangan.
Penyusun menyadari bahwa tanpa adanya petunjuk, bimbingan, serta
dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, tentunya laporan ini tidak dapat
terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini penyusun ingin
menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Pak Heri Surya Darma, S.Kom selaku Kepala Sekolah SMK Farmatikom
yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Praktik Kerja
Industri (Prakerin).
2. Saudara Armansyah selaku pembimbing instansi yang telah banyak
memberikan bimbingan dalam melaksanakan Praktik Kerja Industri
(Prakerin).
3. Miss Shofia Uswatunisa, S.Pd selaku pembimbing Prakerin yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penyusun di SMK
Farmatikom Bapak dan Ibu Guru SMK Farmatikom yang telah membantu
baik material maupun spiritual.
4. Segenap Staff dan pegawai biro Hukum Di kantor Gubernur Riau yang
telah memberikan waktu, tempat dan tenaga kepada penyusun dalam
mengumpulkan data.
5. Ayah dan Ibu tercinta yang senantiasa mendukung dan memberi motivasi
agar selalu kuat dan tetap berusaha sesuatunya dapat terlaksana dengan
baik.

vi
6. Teman-teman yang selalu memberikan motivasi serta semangat dalam
menjalani kehidupan ini sehingga penyusun tahu betapa pentingnya arti
seorang sahabat dan teman.

Mengingat kurangnya pengetahuan dan penyusunan, maka

penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih banyak
terdapat kekurangan dan kesalahan. Maka dengan ini, penyusun
mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca
untuk kesempurnaan dalam penyusunan dalam pembuatan tugas akhir
selanjutnya.

Pekanbaru, 02 Februari 2023

Aulia Eka Putri

vii
 DAFTAR ISI

IDENTITAS PESERTA DIDIK……………………………………………. ii

LEMBAR PENGESAHAN (DU/DI)……………………………………….. iii
LEMBAR PEMGESAHAN SEKOLAH…………………………………… iv
LEMBAR PENGESAHAN KOMISI PENGUJI………...…….…............. v
KATA PENGANTAR .…………………………………….………………… vi
DAFTAR ISI………………………………………………………………….. viii
DAFTAR GAMBAR…………………………………………....................... x
DAFTAR TABEL…………………………………………………………….. x
BAB I PENDAHULUAN …………………….………………..…………….. 1
1.1 Latar Belakang..............................………….…......…....……… 1
1.2 Waktu Dan Tempat Prakerin ……..………………..…………….. 3
1.3 Tujuan Praktik Kerjaan Industri.........………………….………… 3
1.4 Manfaat Praktik Kerja Industri ...……………………………….... 4
BAB II PROFIL DU/DI...............……………………………………..……... 5
2.1 Sejarah DU/ DI..................................………………………...….. 5
2.2 Sruktur DU/DI.............…….….....…………………..…….….…... 15
BAB III LANDASAN TEORI...............................…….……..…………..… 16
3.1 Pengertian surat …………………….........................…………….. 16
3.2 Bentuk Surat ............................................................................ 16
3.3 Jenis Surat .....................................................................……… 16
3.4 Bagian Bagian Surat ………..………………….…..………..…….. 17
3.5 Tujuan Penulisan Surat …….…....…………….………….....……. 17
3.6 Fungsi Surat ............................................................................ 18

viii
 3.7 Macam Macam Surat ............................................….…..…….. 18
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN……………………………….…….. 19
4.1 Deskripsi Pelaksanaan Magang……………………………………. 19
4.2 Kegiatan Selama Magang………………………………………….. 20
4.3 Analisis Hasil………………………………………………………. 20
4.3.1. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan…………………… 20
4.3.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Pada Bagian
Biro hukum di Kantor Gubernur
Provinsi Riau.....………………………………………….. 20
4.3.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Pada Bagian Biro
hukum di Kantor Gubernur Provinsi
Riau…......................................................................... 25
4.3.2. Hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan
surat Keluar Pada Bagian Biro hukum di Kantor Gubernur
Provinsi Riau…………………………...……………………. 27
4.3.3. Cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani
surat masuk dan surat keluar Pada Bagian Biro hukum
di Kantor Gubernur Provinsi Riau…………………………… 28
4.4. Pengetahuan, Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang
penulis dapatkan selama pelaksanaan Praktek Kerja Industri
(Prakerin) Pada Bagian Biro hukum di Kantor Gubernur
Provinsi Riau……………………………………………….…....... 29
4.4.1. Pengetahuan……………..……………………….………..... 29
4.4.2. Pengalaman………………………………..………………… 29
4.4.3. Kemampuan…………………………………………………. 29
BAB V PENUTUP…………………………………………………………….. 30
5.1. Kesimpulan………………………………...…...………………….. 30
5.2. Saran…………………….…………………………………………. 32
DAFTR PUSTAKA…………………………………………………………… 33

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur DU/DI …………………………………………………… 15

Gambar 4.1 Contoh gambar Disposisi ………………………………………… 24
Gambar 4.2.Buku Disposisi…………………………………………………..... 25
Gambar 4.3 Isi di buku disposisi……………………………………………….. 25

x
 DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Kerja.....…………………………………………………….... 2

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting

dalam menunjang operasioanalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap
kegiatan kantor baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan diperlukan adanya kegiatan kantor yang ada
hubungannya dengan prosedur surat masuk dan surat keluar. Oleh karena itu
perlu adanya kegiatan administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan
teroganisasi. Sebagai diketahui bahwa surat merupakan salah satu sarana
komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari pihak
(orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi). Informasi yang ada dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainnya.
Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran
menurut Durotul Yatimah (2009:121) dalam praktik komunikasi, surat
merupakan salah satu pilihan yang bisa digunakan dari beberapa saluran

xii
 komunikasi yang tersedia, misalnya koran, telepon, radio, televisi, dan
sebagainya. Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki keunggulan
dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, diantaranya sebagai
berikut :

1.      Dapat merekam informasi secara panjang lebar,

2.      Paraktis (mudah),
3.      Dapat menyimpan rahasia,
4.      Efektif (informasi bisa langsung sampai ke tujuan),
5.      Ekonomis.

Penulis memilih magang di Kantor Gubernur Provinsi Riau dan

ditempatkan pada Bagian Biro Hukum,karena penulis ingin mengetahui
bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Biro
Hukum Kantor Gubernur Provinsi Riau

Surat yang masuk ke Biro Hukum Kantor Gubernur Provinsi Riau

setiap harinya sangat banyak baik dari instansi pemerintahan ataupun
swasta. Surat masuk misalnya : surat undangan, surat pengantar, surat
pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas,
surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat
ucapan terima kasih, surat perintah kerja, surat perjanjian kerja, surat
pemberian izin, surat keputusan, surat permohonan izin, surat pengusulan,
surat susulan, surat kuasa, surat panggilan dan surat berita acara. Sedangkan
surat keluar misalnya : surat undangan, surat keputusan, surat perintah tugas,
surat nota dinas dan lain-lain.

Dalam menangani surat masuk agendaris harus teliti, karena sering

mengalami kekeliruan dalam mendisposisi dan mendistribusikan surat. Hal

xiii
 ini terjadi karena kurang teliti dalam mengklasifikasikan surat-surat tersebut.
Permasalahan lainnya yaitu ketika wewenang utama pendistribusian
pemegang oleh Pemimpin Biro Hukuam Kantor Gubernur Provinsi Riau
tidak berada di tempat, karena pemenuhan tugas luar di luar kota. Sehingga
terdapat pelimpahan wewenang kepada Sekretaris Biro Hukum Kantor
Gubernur Provinsi Riau.

Kelancaran proses surat masuk dan surat keluar tergantung dengan

keberadaan Pimpinan Biro hukum. terutama surat – surat yang bersifat
“segera” harus segera didistribusikan kepada staff yang berwenang untuk
menanganinya. Seorang agendaris pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian yang bertugas untuk mengurusi surat masuk, surat keluar,
mencatat jadwal pimpinan, membuat lembaran buku register surat masuk
dan surat keluar, membuat lembaran disposisi dan lain-lain. Melihat
tugasnya yang begitu banyak sehingga seorang agendaris di Biro Hukum
Kantor Gubernur Riau harus bisa mengatur waktunya sebaik mungkin.
1.2Waktu Dan Tempat Prakerin
1.2.1 Waktu
Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri Prakerin
untuk Program Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran pada tahun
2022 dilaksanakan mulai tanggal 13 September 2022 sampai dengan 20
Januari 2022, sesuai dengan tempat yang telah ditrntukan. Dalam
melaksanakan Praktek Kerja Industri Prakerin di BIRO HUKUM
KANTOR GUBERNUR PROVINSI RIAU yang beralamat di Jl. Jnd.
Sudirman No.460, Jadirejo, Kec. Sukajadi, Kota Pekanbaru, Riau 28121
menggunakan system 5 lima hari kerja yaitu sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Kerja

Hari Kerja Jam Masuk Jam Istirahat Jam Keluar
Senin 07.30 12.00 16.00
Selasa 07.30 12.00 16.00
Rabu 07.30 12.00 16.00

xiv
 Kamis 07.30 12.00 16.30
Jumat 07.30 11.30 16.30

1.2.2 Tempat
Tempat Pelaksanaan Kegiatan Prakerin ini dilaksanakan di BIRO
HUKUM KANTOR GUBERNUR PROVINSI RIAU yang beralamat di
Jl. Jnd. Sudirman No.460, Jadirejo, Kec. Sukajadi, Kota Pekanbaru, Riau
28121

1.3.   Tujuan Kegiatan Praktek Kerja Industri

Tujuan diadakannya kegiatan praktek kerja industri yaitu :
1.3.1 Meningkatkan pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan
ketrampilan mahasiswa.

1.3.2 Mendapatkan masukan guna umpan balik dalam usaha

penyempurnaan materi kejuruan

1.3.3 Membina dan meningkatkan kerjasama antara SMK Farmatikom

dengan instansi Pemerintah, maupun, pihak Swasta dimana murid
ditempatkan.
Pada umumnya, pengiriman surat menginginkan dari pembaca surat
adalah hal – hal sebagai berikut :
1. Pembaca atau penerima surat percaya tentang hal atau masalah yang
tertulis
2. Pembaca mau menerima pandangan – pandangan, gagasan atau
keputusan – keputusan dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengiriman.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita
1.4 Manfaat Praktik Kerja Industri

xv
1. Menjalin kerja sama yang baik antara sekolah dan perusahaan terkait, baik
dalam dunia usaha maupun dunia Industri.
2. Mengenalkan siswa – siswi pada pekerjaan lapangan di dunia industri dan
usaha sehingga pada saatnya mereka terjun ke lapangan pekerjaan yang
sesungguhnya dapat beradaptasi dengan cepat.
3. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih tenaga
kerja yang berkualitas.
4. Sebagai bentuk pengakuan dan penghargaan bahwa pengalaman kerja sebagai
bagian dari proses pendidikan.
5. Mempersiapkan sumber daya manusia berkualitas yang sesuai dengan
kebutuhan di era teknologi informasi dan komunikasi terkini.
6. Memberikan keuntungan pada pihak sekolah dan siswa – siswi itu sendiri,
karena keahlian yang tidak diajarkan di sekolah didapat didunia
usaha/industri.

BAB II
PROFIL DU/DI

2.1.    Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Riau

Biro Hukum menyelenggarakan tugas membantu Asisten Pemerintahan
dan Kesejahteraan Rakyat dalam penyiapan perumusan kebijakan daerah,
pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi
pelaksanaan kebijakan di bidang Peraturan Perundang-undangan Provinsi,
Peraturan Perundang-undangan Kabupaten/Kota, Bantuan Hukum.
Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Biro Huku
menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan perumusan kebijakan daerah di bidang Peraturan Perundang-
undangan Provinsi, Peraturan Perundang-undangan Kabupaten/Kota,
Bantuan Hukum;

xvi
 b. Penyiapan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah
di bidang Peraturan Perundang- undangan Provinsi, Peraturan
Perundang-undangan Kabupaten/Kota, Bantuan Hukum;
c. Penyiapan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang
Peraturan Perundang-undangan Provinsi, Peraturan Perundang-undangan
Kabupaten/Kota, Bantuan Hukum; dan d. pelaksanaan fungsi lain yang
diberikan oleh Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat
yang berkaitan dengan tugasnya.
Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Biro Hukum
dibantu oleh Kelompok Jabatan Fungsional.
1. Bagian Peraturan Perundang-Undangan Kabupaten/Kota
menyelenggarakan tugas pelaksanaan penyiapan bahan perumusan
2. kebijakan daerah, pengoordinasian perumusan kebijakan daerah,
pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan
evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang produk hukum daerah
wilayah I, produk hukum daerah wilayah II, dan produk hukum daerah
wilayah III. Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Bagian
Peraturan Perundang-Undangan Kabupaten/Kota menyelenggarakan
fungsi:
a. Pengkajian, penyusunan, pengusulan dan pengembangan rencana
program/kegiatan dan anggaran Bagian Peraturan Perundang-
Undangan Kabupaten/Kota;
b. Penyusunan dan pembinaan pelaksanaan standar operasional
prosedur pada Bagian Peraturan Perundang-Undangan
Kabupaten/Kota;
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang produk
hukum daerah wilayah I, produk hukum daerah wilayah II, dan
produk hukum daerah wilayah III;
d. Penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan
daerah di bidang produk hukum daerah wilayah I, produk hukum
daerah wilayah II, dan produk hukum daerah wilayah III.

xvii
 e. Penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah
di bidang produk hukum daerah wilayah I, produk hukum daerah
wilayah II, dan produk hukum daerah wilayah III;
f. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
kebijakan daerah di bidang produk
g. Hukum daerah wilayah I, produk hukum daerah wilayah II, dan
produk hukum daerah wilayah III; dan
h. Pelaksaaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro Hukum yang
berkaitan dengan tugasnya.
Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Bagian Peraturan
Perundang-Undangan Kabupaten/Kota dibantu oleh Kelompok Jabatan
Fungsional.

3. Bagian Bantuan Hukum menyelenggarakan tugas

pelaksanaanpenyiapan bahan perumusan kebijakan daerah,
pengoordinasian perumusan kebijakan daerah, pengoordinasian
pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi
pelaksanaan kebijakan daerah di bidang tata usaha, litigasi, non litigasi dan
hak asasi manusia. Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud
Bagian Bantuan Hukum menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkajian, penyusunan, pengusulan dan pengembangan
rencana program/kegiatan dan anggaran pada Bagian Bantuan
Hukum;
b. Penyusunan dan pembinaan pelaksanaan standar operasional
prosedur pada Bagian Bantuan Hukum;
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang tata usaha,
litigasi, non litigasi dan hak asasi manusia;
d. Penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah
di bidang tata usaha, litigasi, non litigasi dan hak asasi manusia;
e. Penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah
di bidang tata usaha, litigasi, non litigasi dan hak asasi manusia;

xviii
 f. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
kebijakan daerah di bidang tata usaha, litigasi, non litigasi dan hak
asasi manusia; dan
g. Pelaksaaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro Hukum yang
berkaitan dengan tugasnya.
Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Bagian Bantuan
Hukum dibantu oleh Kelompok Jabatan Fungsional.
4. Subbagian Tata Usaha menyelenggarakan tugas:
a. Penyusunan, perumusan dan pembagian tugas jabatan Pelaksana serta
uraian tugas jabatan dan uraian kegiatan Kelompok Jabatan
Fungsional pada Subbagian Tata Usaha;
b. Penyusunan dan pembinaan pelaksanaan standar operasional
prosedur pada Subbagian Tata Usaha;
c. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi pengkajian, penyusunan
dan pengusulan perencanaan program/kegiatan dan
penganggaran pada Biro;
d. Pelaksanaan pelayanan administrasi kepegawaian;
e. Pelaksanaan pelayanan administrasi keuangan meliputi penganggaran,
penatausahaan, serta pengelolaan sistem akuntansi dan pelaporan;
f. Pelaksanaan pelayanan administrasi umum meliputi ketatausahaan,
kerumahtanggaan, pengelolaan barang/aset, kehumasan, pengelolaan
dan pelayanan sistem informasi, serta pengelolaan perpustakaan dan
kearsipan;
g. Pelaksanaan pengkajian bahan penataan kelembagaan dan
ketatalaksanaan;
h. Pelaksanaan penyusunan bahan rancangan dan
pendokumentasia peraturan perundang-undangan pada Biro;
i. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penyusunan bahan
Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kinerja Tahunan,
Rencana Kerja dan Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Anggaran,
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran, Perjanjian Kinerja, Indikator
Kinerja Utama, Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan

xix
 Keterangan Pertanggung Jawaban, dan Laporan Penyelenggaraan
Pemerintah Daerah pada biro;
j. Pelaksanaan pengolahan bahan tindak lanjut laporan hasil
pemeriksaan pada Biro;
k. Pelaksanaan perencanaan pemeliharaan perlengkapan pada Biro;
l. Pelaksanaan pembinaan Pegawai Aparatur Sipil Negara;
m. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
program/kegiatan pada Biro; dan
n. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan yang
berkaitan dengan tugasnya.

5. Kelompok Jabatan Fungsional

Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi
Penyusunan Produk Hukum Pengaturan pada Biro Hukum
menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan dan mengharmonisasi Rancangan Peraturan Daerah
Provinsi dan Peraturan Gubernur;
b. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pembahasan Rancangan Peraturan
Daerah Provinsi dan Rancangan Peraturan Gubernur;
c. Penyiapan bahan dan pelaksanaan sosialisasi Rancangan Peraturan
Daerah Provinsi dan Rancangan Peraturan Gubernur;
d. Penyiapan bahan fasilitasi Rancangan Peraturan Daerah Provinsi dan
Rancangan Peraturan Gubernur;
e. Penyiapan bahan penyusunan program pembentukan Peraturan Daerah
Provinsi;
f. Penyiapan bahan evaluasi rancangan Peraturan Daerah Provinsi;
g. Penyiapan bahan permohonan Nomor Register Rancangan Peraturan
Daerah Provinsi;
h. Menyampaikan Peraturan Daerah Provinsi dan Peraturan Gubernur ke
Pemerintah;
i. Penyiapan bahan konsultasi dengan instansi lain baik daerah maupun
pusat;

xx
j. Penyiapan bahan penetapan dan pengundangan Peraturan Daerah
dalam Lembaran Daerah dan Peraturan Gubernur dalam Berita
Daerah;dan
k. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
Penyusunan Produk Hukum Pengaturan.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi
Penyusunan Produk Hukum Penetapan pada Biro Hukum
menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan untuk mengoordinasikan Penyusunan Keputusan
Gubernur
b. Penyiapan bahan dan mengharmonisasi penyusunan rancangan
Keputusan Gubernur;
c. Penyiapan bahan penetapan Keputusan Gubernur;
d. Penyiapan bahan konsultasi dengan instansi lain baik daerah maupun
pusat;dan
e. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
Penyusunan Produk Hukum Penetapan.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi
Dokumentasi dan Naskah Hukum Lainnya pada Biro Hukum
menyelenggarakan fungsi:
a. Menginput Rancangan Peraturan Daerah Provinsi dan Rancangan
Peraturan Gubernur ke dalam Jaringan Dokumentasi dan Informasi
Hukum (JDIH);
b. Menginput Peraturan Daerah Provinsi dan Peraturan Gubernur yang
telah diundangkan ke dalam Jaringan Dokumentasi dan Informasi
Hukum (JDIH);
c. Menghimpun Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur yang telah
diundangkan;
d. Penyiapan bahan dan pelaksanaan penyebarluasan produk hukum;
e. Pelaksanaan pelayanan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum
(JDIH);

xxi
f. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Jaringan
Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Kabupaten/Kota;
g. Pelaksanaan pendokumentasian Hukum;
h. Penyiapan bahan kajian produk hukum daerah;
i. Penyiapan dan mengumpulkan bahan telaahan, pertimbangan dan
pengkajian produk hukum lainnya;
j. Penyiapan bahan harmonisasi produk hukum lainnya;
k. Penyiapan bahan konsultasi dengan instansi lain baik di daerah.
l. Pelaksanaan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian
peraturan perundang-undangan pada biro;
m. Pemberian nomor produk hukum daerah dan naskah hukum daerah;
n. Pengelolaan perpustakaan hukum;dan
o. Penyiapan dan menyusun Kesepakatan Bersama serta perjanjian kerja
sama.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi Produk
Hukum Daerah Wilayah I (Kota Pekanbaru, Kabupaten Pelalawan,
Kabupaten Indragiri Hulu, dan Kabupaten Indragiri Hilir) pada Biro
Hukum menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang produk
hukum daerah wilayah I;
b. Penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di
bidang produk hukum daerah wilayah I;
c. Penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah
di bidang produk hukum daerah wilayah I;
d. Pelaksanaan fasilitasi penyusunan rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota wilayah I;
e. Pelaksanaan evaluasi rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota
wilayah I;
f. Pemberian nomor register rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota wilayah I;

xxii
g. Pelaksanaan fasilitasi kunjungan konsultasi Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota wilayah I dan/atau DPRD Kabupaten/Kota wilayah I
ke Biro Hukum;
h. Pelaksanaan koordinasi ke Pemerintah Pusat dalam rangka fasilitasi
dan evaluasi rancangan Peraturan Daerah dan rancangan Peraturan
Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah I;
i. Pelaksanaan klarifikasi rancangan Peraturan Daerah dan rancangan
Peraturan Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah I;
j. Menghimpun dan menginventarisir Peraturan Daerah dan Peraturan
Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah I yang dievaluasi dan
difasilitasi;
k. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
daerah di bidang produk hukum daerah wilayah I;dan
l. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan Produk Hukum
Daerah Wilayah I.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi Produk
Hukum Daerah Wilayah II (Kota Dumai, Kabupaten Rokan Hilir,
Kabupaten Bengkalis, dan Kabupaten Kepulauan Meranti) pada Biro
Hukum menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang produk
hukum daerah wilayah II;
b. Menyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di
bidang produk hukum daerah wilayah II;
c. Menyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat
Daerah di bidang produk hukum daerah wilayah II;
d. Pelaksanaan fasilitasi penyusunan rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota wilayah II;
e. Pelaksanaan evaluasi rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota
wilayah II;
f. Pelaksanaan pemberian nomor register rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota wilayah II;

xxiii
g. Pelaksanaan fasilitasi kunjungan konsultasi Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota wilayah II dan/atau DPRD Kabupaten/Kota wilayah
II ke Biro Hukum;
h. Pelaksanaan koordinasi ke pemerintah pusat dalam rangka fasilitasi
dan evaluasi rancangan Peraturan Daerah dan rancangan Peraturan
Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah II;
i. Pelaksanaan klarifikasi rancangan Peraturan Daerah dan rancangan
Peraturan Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah II;
j. Penghimpun dan menginventarisir Peraturan Daerah dan Peraturan
Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah II yang dievaluasi dan
difasilitasi;
k. Menyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
daerah di bidang produk hukum daerah wilayah II;dan
l. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan Produk Hukum
Daerah Wilayah II.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi Produk
Hukum Daerah Wilayah III (Kabupaten Kampar, Kabupaten Rokan Hulu,
Kabupaten Siak, dan Kabupaten Kuantan Singingi) pada Biro Hukum
menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang produk
hukum daerah wilayah III;
b. Penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di
bidang produk hukum daerah wilayah III;
c. Penyiapan bahan penggordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah
di bidang produk hukum daerah wilayah III;
d. Pelaksanaan fasilitasi penyusunan rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota wilayah III;
e. Pelaksanaan evaluasi rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota
wilayah III;
f. Pelaksanaan pemberian nomor register rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota wilayah III;

xxiv
g. Pelaksanaan fasilitasi kunjungan konsultasi Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota wilayah III dan/atau DPRD Kabupaten/Kota wilayah
III ke Biro Hukum;
h. Pelaksanaan koordinasi ke Pemerintah Pusat dalam rangka fasilitasi
dan evaluasi rancangan Peraturan Daerah dan rancangan Peraturan
Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah III;
i. Pelaksanaan klarifikasi rancangan Peraturan Daerah dan rancangan
Peraturan Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah III;
j. Menghimpun dan menginventarisir Peraturan Daerah dan Peraturan
Kepala Daerah Kabupaten/Kota wilayah III yang dievaluasi dan
difasilitasi;
k. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
daerah di bidang produk hukum daerah wilayah III;dan
l. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan Produk Hukum
Daerah Wilayah III.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi Litigasi
pada Biro Hukum menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dengan instansi pemerintah
dan pihak lain untuk membuat telaahan sengketa hukum;
b. Penyiapan konsep penanganan sengketa Pemerintah Provinsi pada
bidang Perdata, Tata Usaha Negara dan Pengujian Materi Perundang-
Undangan;
c. Penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dengan Instansi
Pemerintah dan pihak lain untuk penyusunan bahan persidangan.
d. Penyiapan konsep bahan persidangan dalam penanganan sengketa
Pemerintah Provinsi di Pengadilan;dan
e. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
kegiatan Litigasi.
Subkoordinator Kelompok Jabatan Fungsional substansi Non
Litigasi dan HAM pada Biro Hukum menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan telaahan dan pertimbangan hukum di
lingkungan Pemerintah Provinsi;

xxv
 b. Penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dengan Instansi
Pemerintah dan pihak lain dalam rangka menyusun telaahan dan
pertimbangan hukum di lingkungan Pemerintah Provinsi;

c. Penyiapan bahan pemberian izin Gubernur untuk pemeriksaan dalam

rangka penyelidikan/penyidikan kepada Aparatur Sipil Negara yang
menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Pemerintah
Provinsi;
d. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pemberian dana bantuan
hukum bagi masyarakat miskin;
e. Penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dengan instansi Pemerintah
dan Pihak Lain untuk membuat telaahan dalam rangka pemajuan Hak
Asasi Manusia;
f. Penyiapan dan pengumpulan bahan pelaporan Aksi Hak Asasi
Manusia Provinsi secara berkala;
g. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap Kabupaten/Kota Peduli
Hak Asasi Manusia;dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap
Aksi Hak Asasi Manusia Kabupaten/Kota.
2.2 Stuktur DU/DI
.

xxvi
 Gambar2.1 Struktur DU/DI

BAB III
LANDASAN TEORI

3.1.   Pengertian Surat
Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran
menurut Durotul Yatimah (2009:123), surat adalah salah satu sarana
komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak
(orang, instansi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau
organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran
menurut Durotul Yatimah (2009:150), penempatan bagian-bagian surat
biasanya termuat dalam bentuk tertentu, yang berbeda satu sama lain
bergantung pada tiap-tiap organisasi yang menggunakannya. Bentuk surat
biasa “style”. Beberapa bentuk surat yang sudah kita kenal diantaranya

3.2 Bentuk Surat

3.2.1 Bentuk resmi (official style)
3.2.2 Bentuk balok/lurus penuh (full block style)
3.2.3 Bentuk balok yang diubah/lurus (block style)
3.2.4 Bentuk setengah balok/lurus (semi block style)
3.2.5 Bentuk inden/lekuk (indented style)
3.2.6 Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraf)

3.3.   Jenis Surat
Dalam buku Manajemen Sekretaris menurut Saiman (2002:76),
kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi
bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

xxvii
 3.3.1 Surat menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
nota, telegram dan surat pengantar.

3.3.2 Surat menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah,

surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat
keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat pesanan dan surat
penawaran.
3.3.3 Surat menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga dan
surat pribadi.
3.3.4 Surat menurut jumlah penerimanya : surat biasa, surat edaran dan
surat pengumuman.
3.3.5 Surat menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat segera
dan surat biasa.
3.3.6 Surat menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat
keluar.
3.3.7 Surat menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.

3.4.   Bagian-bagian Surat
Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran
menurut Durotul Yatimah (2009:136), bagian – bagian surat terdiri dari :
a.       Kepala surat                              h. Alenia Pembuka
b.      Nomor surat                            i.  Isi Surat
c.       Tanggal surat                         j.  Alenia penutup
d.      Lampiran                               k. Salam Penutup
e.       Hal atau perihal             l. Pengirim Surat
f.       Alamat yang dituju               m.Tembusan Surat
g.      Salam pembuka                      n. Inisial

3.5.   Tujuan Penulisan Surat

xxviii
 Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi
pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan -
tujuan tertentu, diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang
dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas
dan tidak salah tanggap
3.6. Fungsi Surat
Dalam buku Surat Menyuarat Lengkap menurut Y.S. Marjo (2000:15),
fungsi surat yang aktif dalam kehidupan masyarakat sehari – hari adalah :
a.       Sebagai wakil atau duta dari sipenulis atau sipengirim surat.
b.      Sebagai bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan
hukum.
c.       Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktifitas.
d.      Alat pengingat.
e.       Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu.
f.       Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha.
g.      Jaminan keamanan, misalnya surat jalan.
h.      Alat promosi pihak pengirim.
3.7. Macam-macam Surat
Macam – macam surat dinas terdiri dari :
a. Surat Permohonan Izin    
b. Surat Pemberitahuan   
c. Surat Berita Acara
d. Surat Rekomendasi               
e. Surat Peringatan
f. Surat Perintah   
g. Surat Laporan                           
h. Surat Pengantar              
i. Surat Perintah Perjalanan Dinas 
j. Surat Pengusulan       
k. Surat Perjanjian Sewa Menyewa
l. Surat Panggilan Kerja
m. Surat Undangan
n. Surat Pemberian Izin
o. Surat Keterangan

xxix
 p. Surat Keputusan
q. Surat Bantahan
r. Surat Perjanjian Kerja
s. Surat Pernyataan
t. Surat Kuasa
u. Surat Tugas
v. Surat Perjanjian Jual Beli

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.   Diskripsi Pelaksanaan Magang

Penyusunan laporan ini, merupakan hasil penulis telah melakukan
magang pada bagian biro hukum di kantor gubernur provinsi Riau pada
tanggal 6 September 2022 sampai dengan tanggal 20 Januari 2023. Adapun
jadwal kegiatan magang yang penulis lakukan yaitu :
4.1.1 Apel Pagi
Apel pagi dilaksanakan secara rutin setiap hari Senin sampai
dengan Jumat dimulai pukul 07.00 WIB sampai selesai.
4.1.2 Pengisian Absen bagi pegawai
Setelah apel pagi para pegawai masuk ke biro masing lalu mengisi
absen yang di sediakan di meja resepsionis setiap jam yang telah
di tentukan.
4.1.3 Pengisian Lembar Disposisi Surat
Dikasih tahu bagaimana caranya mendisposiskan surat masuk dan
bagaimana proses surat masuk yang datang ke Biro Hukum
Kantor Gubernur Provinsi Riau .
4.1.4 Membuat absen untuk para pegawai
Di kantor juga diajarin bagaimana cara membuat absen umtuk
pegawai yang di lakukan siap hari
4.1.5 Mengedarkan Surat

xxx
 Di sana juga diajarin cara mengedarkan surat keluar atau dokumen
– dokumen ke bagian – bagian lain dalam lingkungan kantor
gubernur

4.2.   Kegiatan Selama Magang

Selama enam bulan melakukan Praktek Kerja kerja industri
( prekerin ) di kantor gubernur provinsi riau penulis ditempatkan di Sub
Bagian biro hukum selama 6 (enam) bulan untuk menangani surat masuk
dan surat keluar. Selama melaksanakan Praktek Kerja industri (prakerin)
penulis mendapatkan banyak pengetahuan tentang surat-menyurat baik
mengagenda, mendisposis, mengarsip dan mendistribusikan surat.
Diskripsi Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, hambatan
yang dialami dalam menangani surat masuk dan serta menangani
hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar.

4.3.   Analisis Hasil
Setelah selesai magang penulis memperoleh data mengenai analisa
surat yang menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja surat menyurat
itu digunakan dalam Prosedur Surat Masuk dan Keluar Pada bagian Biro
Hukum di Kantor Gubernur Riau. Untuk itu, analisa surat menyurat
merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam terlaksananya
kegiatan administrasi.

4.3.1.   Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

4.3.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Biro Hukum di Kantor
Gubernur Riau
Surat masuk adalah surat yang masuk ke bagian Biro Hukum di
Kantor Gubernur Riau yang berasal dari intern instansi maupun ekstern
instansi. Surat masuk intern misalnya surat pemerintahan seperti : surat
Balai Kota, Setda, Dinsospora, Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas
Kesehatan, Dinas Hubkominfo, Dinas Bina Marga, BPKAD, Dinas
Industri dan Perdagangan, Dinas Koperasi dan UMKM, BKD, Dinas

xxxi
 Pertanian dan Holtikultural, Bupati, Lembaga Pengembangan Manajemen
Akuntansi Pemerintahan, Bupati, Dinsos, Dewan Pengurus, Satuan
Pamong Praja Dan lain – lain yang merupakan cakupan dari bagian Biro
Hukum di Kantor Gubernur Riau. Sedangkan surat ekstern merupakan
surat yang berasal dari perusahaan perusahaan dan organisasi swasta
lainnya.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang
terpenting dalam suatu kantor. Cara atau prosedur pengurusan surat – surat
masuk apabila telah di antar dn di Terima ke Biro hukum . Setelah surat
diterima maka segera di agendariskan harus segera mulai dengan
pengurusan surat – surat itu agar segera dapat diserahkan kepada Pimpinan
secepat mungkin. Adapun alat – alat yang dibutuhkan oleh Staff Agendaris
dalam pengurusan surat masuk adalah antara lain : Gunting atau cutter
untuk membuka amplop surat, steples atau hechter, bolpoint, kartu
kendali, lembar diposisi, dan buku agendaris untuk mencatat surat – surat
masuk.

Prosedur Penanganan Surat Masuk antara lain :

1. Menerima Surat
Surat yang masuk dari instansi atau organisasi lain diterima oleh
PKD atau security yang bertugas untuk menerima surat. Biasanya semua
surat masuk diantarkan di Bagian Umum dan Kepegawaian tepatnya di
bagian staff pengadministrasian umum. Staff Administrasi Umum yang
bertugas menangani surat masuk tersebut. Kemudian surat tersebut dibuka
menggunakan gunting atau cutter.
2. Pembacaan Surat
Surat – surat dibaca untuk dikategorikan menurut jenisnya yaitu
surat yang “Amat Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia”, “Rahasia”, “Biasa”,
“Penting”, “Sangat Penting”, “Amat Sangat Penting”, “Amat Sangat
Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera”. Jika surat tersebut “Amat Sangat
Rahasia”, “Sangat Rahasia” dan “Rahasia”, staff agendaris tidak boleh
membuka kecuali Pimpinan. Untuk Surat yang berisikan “Amat Sangat

xxxii
 Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera” berarti surat tersebut harus segera
dinaikkan ke unit pengolah.
3. Penelitian Surat
Surat yang sudah dibuka satu persatu diteliti untuk memastikan
apakah ada surat yang sama, alamat yang dituju benar atau salah, perihal
dan isi surat sudah benar atau belum.
4. Pengisian surat
Surat yang sudah dibaca selanjutnya dilampiri Kartu Kendali dan
Lembar Diposisi. Kemudian baru pengisian Kartu Kendali dan Lembar
Diposisi. Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) rangkap dengan warna yang
berbeda (putih = lembar I; merah = lembar II) untuk memudahkan dalam
pengendalian. Sedangkan Lembar Disposisi untuk memudahkan dalam
pengolahan surat, kemudian surat baru dinaikkan ke Sekretaris.

Mengisi lembar diposisi tersebut dengan hal – hal sebagai berikut :

1. Asal Surat :
Pada bagian ini akan dicantumkan nama instansi atau organisasi yang
mengirim.
2. Tanggal Surat :
Pada bagian ini dicantumkan tanggal pembuatan surat. Tanggal
sangat penting untuk dilampirkan karena bisa digunakan sebagai dasar
untuk melaksanakan sesuatu dan bisa memudahkan penggandaan.
3. Nomor Surat :
Pada bagian ini berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat dan
angka tahun pembuatan surat.
4. Tanggal Penerima Surat :
Bagian ini juga penting untuk ditulis karena digunakan untuk
mengetahui waktu penerimaan surat.
5. Nomor Agenda :
Nomor agenda surat ditulis untuk mengetahui nomor urut surat yang
masuk.

xxxiii
 Mengisi Buku Agenda tersebut juga hampir sama dengan pengisian
lembar diposisi, akan tetapi ada tambahan pada buku agenda antara lain :
a. Kode Surat :
Kode yang ditulis untuk pembuatan nomor surat sesuai Peraturan
Gubernur Riau
b. Nomor Urut Surat :
Nomor urut surat ditulis untuk mengetahui nomor agenda surat masuk.
c. Isi Ringkasan :
Isi ringkasan penting ditulis karena untuk pengetahai perihal dan maksud
surat tersebut.
d. Lampiran :
Lampiran surat ditulis untuk mengetahui berapa lembar surat yang
terlampir.
e. Pengelola :
Pengelola surat ditulis untuk mengetahui bahwa surat tersebut sudah
diteruskan kepada Kasubbag atau Kasi dilingkungan instansi.
f.. Tanda Terima :
Tanda terima di cantukan untuk mengetahui bahwa surat sudah diterima
oleh Pimpinan.
g. Catatan :
Catatan ditulis untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan atau dibawa.
Nama – nama bagian atau staf yang berhak menangani surat lebih lanjut
adalah :
1. Kepala Biro Hukum
2. Kabag Bantuan Hukum
3. Kabag Per Undang undangan atau Kota
a. koordinator Undang undang Provinsi Riau

6. Menyortir Surat
Surat yang sudah naik Kesekretaris, baru sekretaris menyortir surat
– surat bagi pimpinan berdasarkan sifat – sifat surat, terutama surat yang
bersifat Rahasia, Penting atau Segera untuk ditangani. Selanjutnya

xxxiv
 menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi dan dinas.
Sekretaris membaca, meneliti dan mencatat di lembar disposisi tentang isi
surat untuk memberi saran kepada pimpinan, apabila diberi wewenang
untuk masalah yang berkaitan dengan surat tersebut. Kemudian surat
dinaikkan ke Pimpinan untuk menanggapi perihal surat dan saran dari
Sekretaris. Setelah itu surat turun ke Sekretaris untuk diteruskan kepada
Kasubbag – kasubbag di lingkungan kantor.
Surat yang sudah turun ke bagian lingkungan kantor misalnya surat
turun kepada Kabag bankum dan surat tersebut diterima oleh staff
agendaris program. Lalu di lampiri diposisi Ibu untuk menyediakan
catatan kecil, kepada pegawai bagian program siapa yang akan menangani
dan bertanggungjawab atas surat tersebut.

Gambar4.1 Contoh Gambar Disposisi

7. Mengagenda Surat Masuk
Setelah itu surat turun ke staff agendaris bagian program, surat
tersebut difotocopy, disimpan / diarsip dan di agenda surat masuk supaya
memudahkan dalam penemuan surat jika suatu waktu dibutuhkan kembali.

xxxv
 Kemudian surat baru diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab
untuk mengurus perihal surat tersebut.

Gambar 4.2 Buku Agenda Gambar4.3 Isi di buku agenda

4.3.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada bagian Biro Hukum di
Kantor Gubernur Riau
Surat keluar adalah surat yang akan dikirim ke instansi lain atau
perusahaan lain sesuai dengan alamat yang dituju. Surat keluar merupakan
surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, isi surat yang
sudah benar dan ditandatangani pejabat yang berwewenang / Pimpinan
kantor) yang dibuat oleh bagian Biro Hukum di Kantor Gubernur Riau
untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Prosedur Penanganan Surat Keluar antara lain :

1. Pengkonsepan Surat
Konsep surat dipersiapkan terlebih dahulu oleh unit pengelolah
atau masing – masing staff penanggungjawab Dinas Pemuda dan Olahraga
yang akan mengirim surat. Surat yang dibuat oleh staff Dinas Pemuda dan
Olahraga yang terdiri dari bermacam – macam surat misalnya :
a. Surat Undangan l. Surat Pengantar
b. Surat Pemberitahuan m.Surat Permohonan Bantuan
c. Surat Keterangan n. Surat Tugas

xxxvi
 d. Surat Edaran o. Surat Pernyataan
e. Surat Pengumuman p. Surat Peringatan
f. Surat Ucapan Terima Kasih q. Surat Perintah Tugas
g. Surat Perjanjian Kerja r. Surat Pemberian Izin
h. Surat Keputusan s. Surat Permohonan Izin
i. Surat Pengusulan t. Surat Susulan
j. Surat Kuasa u. Surat Panggilan
k. Surat Berita Acara v. Nota Dinas

2. Pemprosesan Surat
Surat yang telah siap diproses kemudian dinaikkan ke Kepala
Bagian, setelah itu dinaikkan ke Sekretaris selanjutnya dinaikkan lagi
kepada Kepala Instansi untuk ditandatangani, proses yang teliti ini
dilakukan agar sejak dari staff yang pertama menangani dapat diantisipasi
apakah surat tersebut sudah benar atau belum. Selanjutnya surat turun ke
staff agendaris untuk dimintakan tanggal pembuatan surat dan nomor surat
sesuai kode masalah surat tersebut kepada staff administrasi umum.
Setelah itu surat baru dicatat dan atau diketik dalam buku agenda surat
keluar.

3. Pengiriman Surat
Surat yang sudah diproses , kemudian difotocopy bagian depan
sebagai tanda Terima dan diarsip, baru yang surat asli diserahkan kepada
staff yang bertanggungjawab yang mengkonsep surat keluar tersebut untuk
dikirim. Pengiriman surat biasanya dilakukan oleh staff Biro Hukum di
Gubernur Riau itu sendiri.

Demikan prosedur penanganan surat keluar pada bagian Biro

Hukum di Kantor Gubernur Riau

4.3.2. Hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat
keluar di Biro Hukum di Gubernur Riau

xxxvii
 Hambatan yang dialami penulis selama melakukan pekerjaan
tentang prosedur surat masuk dan surat keluar pada Biro Hukum di
Gubernur Riau itu sendiri meliputi :
1. Permasalahan pada surat masuk yaitu:
a. Surat yang sering bolak – balik ke ruangan pimpinan dan
sekretaris kantor untuk pendisposisian, hal ini menyebabkan
tidak efisien.
b. Ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat ke luar atau sedang
melaksanakan tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan
tidak bisa segera diproses sebagaimana mestinya.
c. Ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff
pengelola, disebabkan adanya kekurangtelitian dalam
pemprosesan surat.
d. Adanya surat langsung naik ke Kepala Sub Bagian dan langsung
turun atau didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum surat
diagenda dan diarsip.

2. Permasalahan pada surat keluar antara lain :

a. Jika staff pengelola meminta nomor surat butuh ketelitian
untuk mengamati permasalahan surat.
b. Keterlambatan dalam pengiriman surat yang disebabkan oleh
ketidakhadiran Pimpinan Kantor

4.3.3. Cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk
dan surat keluar di bagian Biro Hukum di Gubernur Riau

Dalam menyikapi hambatan yang dihadapi penulis selama melaksanakan

Praktek Kerja industri (Prakerin), yang lebih memfokuskan pada
penangangan surat masuk dan surat keluar pada Biro Hukum di Kntor
Gubernur Provinsi Riau

xxxviii
 Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk
antara lain:
4.2 Pada surat masuk untuk menghindari surat yang bolak – balik untuk
meminta pendisposisian, maka surat diserahkan kepada staff
pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk
berikutnya.
4.3 Untuk menghindari surat yang menumpuk, ketika Pimpinan Kantor
menghadiri rapat keluar, maka wewenang penandatanganan surat
dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.
4.4 Untuk menghindari kehilangan surat sebelum pendistribusian, maka
penulis dituntut lebih teliti dalam kepengurusan surat masuk.

a. Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat keluar

antara lain:
a. Untuk menghindari kesalahan pada pemberian nomor surat
keluar, maka penulis dituntut lebih teliti.
b. Untuk menghindari keterlambatan surat pada pengiriman
surat, maka wewenang penandatangan surat dilimpahkan
kepada Sekretaris Kantor.

4.4. Pengetahuan, Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang

penulis dapatkan selama pelaksanaan Praktek Kerja industri
(prakerin)di Bagian Biro Hukum Kantor Gubernur Provinsi Riau

4.4.1. Pengetahuan
Dalam pelaksanaan Praktek Kerja industri (prakerin) pada bagian
Biro Hukum Kantor Gubernur Provinsi Riau ini, penulis mendapatkan
pengetahuan mengenai pendistribusian, pengolahan dan penanganan surat

xxxix
 masuk dan surat keluar di bagian Biro Hukum Kantor Gubernur Provinsi
Riau

4.4.2. Pengalaman
Selama pelaksanaan Praktek Kerja industri (prakerin )pengalaman
yang penulis dapat mengenai dunia kerja yang ada dilapangan, yang
merupakan penerapan teori yang penulis pelajari selama sekolah di SMK
Farmatikom jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran selama ini.

4.4.3. Kemampuan
Kemampuan yang penulis dapat dari penanganan surat masuk dan
surat keluar di Bagian Biro Hukum pada Kantor Gubernur antara lain :
a. Tata cara pengolahan surat masuk mulai dari penerimaan surat,
pendisposisian surat, pengadendaan surat dan pendistribusian surat
kepada staff penanggungjawab pengolah surat.
b. Tata cara pengolahan surat keluar mulai dari pengkonsepan surat,
pemprosesan surat dan pengiriman surat kepada instansi yang
dituju.
c. Kemampuan mengklasifikasi surat, menurut sifat : surat biasa dan
surat rahasia. Sedangkan menurut urgensi : surat biasa, surat segera
dan surat penting.Surat yang sifatnya segera atau penting harus
segeraditangani

BAB V
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Dengan adanya surat menyurat dapat mempermudah komunikasi
secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak
lain. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting
dalam menunjang operasioanalisasi bagian Biro Hukum di Kantor Gubernur

xl
 Riau Oleh karena itu perlu adanya kegiatan administrasi atau pengelolaan
surat yang tertib dan teroganisasi. Terdapat beberapa Prosedur Surat Masuk
dan Surat Keluar diantaranya :
A. Prosedur Penanganan Surat Masuk :
a. Menerima Surat d. Pengisian surat
b. Pembacaan Surat e. Menyortir Surat
c. Penelitian Surat f. Mengagenda Surat Masuk

B. Prosedur Penanganan Surat Keluar :

a. Pengkonsepan Surat
b. Pemprosesan Surat
c. Pengiriman Surat

Hambatan prosedur surat masuk dan surat keluar pada Biro Hukum
di Kantor Gubernur Provinsi Riau meliputi :
A. Permasalahan pada surat masuk yaitu:
1. Surat yang sering bolak – balik ke ruangan pimpinan dan sekretaris
kantor untuk pendisposisian, hal ini menyebabkan tidak efisien.

2. Ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat ke luar atau sedang

melaksanakan tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan
tidak bisa segera diproses sebagaimana mestinya.

3. Ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff

pengelola, disebabkan adanya kekurangtelitian dalam pemprosesan
surat.
4. Adanya surat langsung naik ke Kepala Sub Bagian dan langsung
turun atau didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum surat
diagenda dan diarsip.
Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk
antara lain:

xli
 a. Pada surat masuk untuk menghindari surat yang bolak – balik
untuk meminta pendisposisian, maka surat diserahkan kepada staff
pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk
berikutnya.
b. Untuk menghindari surat yang menumpuk, ketika Pimpinan Kantor
menghadiri rapat keluar, maka wewenang penandatanganan surat
dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.
c. Untuk menghindari kehilangan surat sebelum pendistribusian,
maka penulis dituntut lebih teliti dalam kepengurusan surat masuk.

B. Permasalahan pada surat keluar antara lain :

1. Jika surat keluar belum selesai di buat sedangkan tanggal surat
sudah lewat.
2. Keterlambatan dalam pengiriman surat yang disebabkan oleh
ketidakhadiran Pimpinan Kantor.
Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat
keluar antara lain:
a. Jika surat keluar belum siap pada tanggal yang di minta maka
dilakukan pembokingan tanggal atau nomor surat sehingga tanggal
surat tersebut menjadi tanggal yang sesuai dengan tanggal yang
diminta.
b. Untuk menghindari keterlambatan surat pada pengiriman surat,
maka wewenang penandatangan surat dilimpahkan kepada
Sekretaris Kantor.

5.2. Saran
Pada proses penerimaan prosedur surat masuk, biasanya terdapat
kesalahan dan tidak ketelitian sehingga masih ada surat yang hilang sebelum
didistribusikan kepada staff pengelola. Cara untuk mengatasinya adalah
sebagai seorang staff agendaris yang bertugas menangani surat masuk harus
teliti dan konsekuen dalam pengurusan surat – surat tersebut, sedangkan
untuk prosedur pengiriman surat keluar, biasanya terdapat kesalahan pada

xlii
 pembuatan isi surat. Jadi sering terjadi naik turunnya surat atau revisi dalam
pembuatan surat keluar. Untuk mengatasinya yaitu dengan memahami dan
meneliti surat sebelum dinaikkan kepada pimpinan, dan membuat template
untuk beragam surat guna meminimalisir kesalahan.

DAFTAR PUSTAKA

Buku Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 Tahun 2008 Tentang

Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan
Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
Buku Pembangunan Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Tengah Tahun

xliii
2011. Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Marjo, Y.S. 2000. Surat – Surat Lengkap. Jakarta: Setia Kawan
http://dinpora.jatengprov.go.id/
http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.co.id/
http://ghesa123.weebly.com/home/macam-macam-surat-dinas

LAMPIRAN

xliv
xlv
xlvi
xlvii
xlviii