Nama SOP : Rapat Mingguan (Weekly Meeting) untuk

Monitoring Kinerja Team

Tujuan  Prosedur ini bertujuan agar rapat mingguan monitoring

kinerja dapat dilakukan secara efektif dan menghasilkan
dampak positif bagi kinerja team dan kinerja bisnis
perusahaan.

Panduan Kebijakan  Sebagai upaya untuk mengelola kinerja team secara

maksimal, maka setiap bagian atau departemen harus
melakukan meeting mingguan yang terfokus dan
dengan agenda yang jelas (agenda diuraikan dalam
bagian bawah ini).

 Rapat mingguan dilakukan setiap Senin pagi dengan

durasi maksimal 60 menit dengan agenda yang
terfokus, yakni:
 Review hasil kerja selama seminggu sebelumnya;
apa yang sudah bagus dan apa yang masih perlu
disempurnakan
 Rencana tindakan atau aktivitas yang akan
dilakukan minggu ini dari setiap anggota team
dan apa target hasil tindakan tersebut.
 Sumber daya atau dukungan apa saja yang
diperlukan agar rencana aktivitas minggu ini
dapat berjalan dengan hasil optimal.

 Tujuan meeting mingguan ini adalah untuk memastikan

kinerja semua anggota team dapat berjalan dengan
optimal dan selau ada proses perbaikan secara kontinu
untuk mengembangkan level kinerja.

 Agar meeting dapat berjalan secara efisien dan efektif,

maka sampaikan setiap poin secara lugas dan to the
point; tidak bertele-tele; dan selalu fokus pada solusi
yang konkret.

Prosedur  Sesuai panduan kebijakan, maka setiap bagian dengan

dipimpin oleh team leader (supervisor, manajer, atau
atasan) melakukan meeting mingguan untuk
melakukan monitoring kinerja team.
  Meeting atau rapat dilakukan dengan agenda seperti
yang diuraikan dalam panduan kebijakan dengan durasi
maksimal 60 menit.

 Selama meeting, maka ada salah seorang anggota yang

mencatat poin-poin penting hasil meeting dan
kemudian wajib mendistribusikannya catatan hasil rapat
ini kepada setiap anggota yang hadir. Catatan poin
rapat mengacu pada aspek berikut ini.

 Hasil kerja apa saja yang sudah baik selama

seminggu terakhir (dan layak diapresiasi).
 Apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja
meningkat di kemudian hari.
 Rencana aktivitas apa saja yang penting dan
akan dilakukan di minggu ini, dan oleh siapa,
serta apa targetnya.
 Sumber daya apa yang kiranya diperlukan
agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan
maksimal.

Form yang  Form Agenda Rapat

Diperlukan  Form Catatan Hasil Rapat (Meeting)
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

Atasan (team leader, supervisor, atau manajer)

Form Agenda Meeting
bersama stafnya melakukan meeting mingguan
Mingguan
untuk melakukan monitoring pencapaian target
kinerja

Salah seorang staf ditugaskan untuk mencatat

poin-point penting meeting dan
Form Catatan Hasil
mendistribusikannya kepada semua partisipan
Meeting
meeting setelah meeting usai

Selesai
Form Agenda Meeting Mingguan

1. Review hasil kerja selama seminggu sebelumnya; apa yang sudah

bagus dan apa yang masih perlu disempurnakan.

2. Rencana tindakan atau aktivitas yang akan dilakukan minggu ini dari
setiap anggota team dan apa target hasil tindakan tersebut.

3. Sumber daya atau dukungan apa saja yang diperlukan agar rencana
aktivitas minggu ini dapat berjalan dengan hasil optimal.
Form Catatan Hasil Meeting

 Tuliskan hasil kerja apa saja yang sudah baik selama seminggu
terakhir (dan layak diapresiasi).

 Tuliskan poin-poin apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja

meningkat di kemudian hari.

 Tuliskan poin-poin utama Rencana aktivitas apa saja yang penting dan
akan dilakukan di minggu ini dan oleh siapa, serta apa targetnya.

 Tuliskan sumber daya apa yang kiranya diperlukan agar rencana

aktivitas dapat berjalan dengan maksimal.