LAMPIRAN

KEPUTUSAN DIREKTUR
RSUD DR. M. ZEIN PAINAN
NOMOR : 800/015/PKPO/RSUD/2022
TENTANG PANDUAN PENGADAAN
SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN,
DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

PANDUAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN,

DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI
RSUD DR MUHAMMAD ZEIN PAINAN

A. DEFINISI
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di
Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh
melalui produksi sendiri di Rumah Sakit, melalui pemasok eksternal melalui
pembelian dari manufaktur, distributor dan atau pedagang Besar Farmasi
serta melalui bantuan dari Dinas Kesehatan maupun Kementrian Kesehatan.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup panduan ini adalah seluruh pengadaan perbekalan
farmasi RSUD Dr. Muhammad Zein Painan, baik yang diperoleh melaui
pembelian, produksi sendiri maupun bantuan/sumbangan dari pihak lain.

C. TATA LAKSANA
Pengadaan obat di RSUD Dr. Muhammad Zein Painan meliputi suatu
siklus yang mencakup keputusan-keputusan dan tindakan dalam
menentukan jumlah obat yang harus disediakan, harga yang harus dibayar
oleh Rumah sakit dan kualitas obat-obatan yang diterima.
Siklus pengadaan obat meliputi :
1. Pemilihan kebutuhan
2. Penyesuaian kebutuhan dan dana
3. Pemilihan metode pengadaan
4. Penetapan atau pemilihan pemasok
5. Pemantauan status pemesanan
6. Penerimaan dan pemeriksaan obat
7. Penyimpanan dan pendistribusian
8. Pengumpulan data penggunaan obat

RSUD Dr. Muhammad Zein Painan 1

 Suatu proses pengadaan obat dikatakan baik apabila tersedianya
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin
serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan.
Untuk melaksanakan pengadaan yang baik, maka perlu diperhatikan
beberapa faktor sebagai berikut:
1. Rasio harga dibandingkan dengan harga pasar
2. Rencana pengadaan dan realisasi
3. Perhatikan kepatuhan dalam prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
4. Jaminan mutu produk seperti : sertifikasi, uji kualitas produk (QA/QC)
5. Mekanisme pembayaran yang pasti akan memudahkan negosiasi
harga dengan pemasok/Distributor
6. Adanya komitmen pengadaan, atur jadwal pembelian obat seefektif
mungkin dan perhitungkan waktu pengiriman
Beberapa prinsip praktek pengadaan obat yang baik hendaknya
mencakup aspek:
1. Pengadaan obat merujuk kepada obat generik
2. Pengadaan obat terbatas kepada obat-obatan yang tercantum dalam
Formularium Nasional dan atau Formularium Rumah Sakit
3. Pengadaan obat satu pintu akan memberikan posisi tawar yang lebih
baik dalam negosiasi harga dengan pemasok

Metode pengadaan
Di dalam Peraturan Presiden mengenai pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah, yaitu Perpres No 54 tahun 2010 yang telah beberapa kali
mengalami perubahan yaitu Perpres no 70 tahun 2012 dan terakhir Perpres
no 4 tahun 2015 menyebutkan ada beberapa metode pengadaan yaitu
Lelang umum, lelang terbatas, penunjukan langsung dan pembelian langsung
serta sistem e-purchasing.
Di Instalasi Farmasi RSUD M. Zein Painan, sesuai dengan
Permenkes no 58 tahun 2014, maka pengadaan perbekalan farmasi dapat
dilakukan dalam beberapa kategori, yaitu:
1. Pembelian
Pembelian perbekalan farmasi di RSUD M. Zein Painan dilakukan
melalui 2 metode yaitu:
a. E-purchasing
Pembelian e-purchasing dilakukan terhadap perbekalan
farmasi yang sudah ada/terdapat di dalam e-katalog, baik itu e-

RSUD Dr. Muhammad Zein Painan 2

 katalog obat, alat kesehatan, Bahan Medis Habis pakai, dan
perbekalan lainnya yang sudah tercantum di dalam e-katalog.
Pembelian e-purchasing dilakukan oleh pejabat pengadaan
melalui sistem LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik).
Pejabat pengadaan melakukan entry e-purchasing sesuai dengan
perencanaan yang diajukan oleh Instalasi Farmasi. Untuk dapat
melakukan pemesanan e-purchasing maka seorang pejabat
pengadaan dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus memiliki
user ID di LPSE.
Tahap-tahap e-purchasing adalah sebagai berikut:
1. Registrasi pengguna
Pada tahap ini pejabat pengadaan mengajukan permintaan
sebagai pengguna SPSE kepada pengelola LPSE dengan
melampirkan Surat Keputusan (SK) sebagai pejabat
pengadaan
2. Persiapan e-purchasing
Pejabat pengadaan wajib melihat e-catalogue melalui portal
pengadaan Nasional (INAPROC) untuk melihat daftar obat
yang dapat dibeli melalui e-purchasing. Data-data yang dapat
dilihat antara lain : Nama Penyedia, Nama Obat, Wilayah,
Harga, Jaringan Distribusi, dan Kontrak Payung.
3. Proses e-purchasing
a. Pejabat pengadaan membuat paket pekerjaan dalam e
purchasing.
Panitia Pengadaan / ULP memasukkan data yang diminta
dalam e-Purchasing untuk pembuatan paket pekerjaan.
Satu Paket Pekerjaan dapat terdiri dari beberapa jenis dan
jumlah obat, serta beberapa Penyedia obat.
b. Setelah paket dibuat, pejabat pengadaan memasukkan
data-data obat yang akan dibeli sesuai dengan
perencanaan dari Instalasi Farmasi dan daftar e katalog.
4. Kontrak
Setelah data-data obat yang akan dibeli lengkap, PPK
mengunduh format Kontrak Pengadaan dan melakukan kontrak
dengan Distributor yang ditunjuk oleh Penyedia. Kesepakatan
yang sudah ada dalam contoh format kontrak dapat ditambah
maupun dikurangi sesuai dengan perjanjian yang disepakati
antara PPK dengan Distributor tersebut. Kontrak dilakukan

RSUD Dr. Muhammad Zein Painan 3

 untuk nilai paket untuk satu penyedia yang melebihi Rp
50.000.000 (lima puluh juta Rupiah).
5. Cetak Surat Pesanan
Panitia Pengadaan/ULP mengunduh format Surat
Pesanan pada aplikasi e-Purchasing. Format Surat Pesanan
dapat ditambah maupun dikurangi sesuai dengan kebutuhan
Panitia Pengadaan / ULP. Setelah Surat Pesanan dicetak,
Panitia Pengadaan / ULP dapat memberikan Surat
Pesanan tersebut kepada Penyedia untuk ditandatangani oleh
Panitia Pengadaan / ULP dan Penyedia.
6. Pembayaran serta Serah Terima Obat
Setelah Surat Pesanan disampaikan kepada Penyedia,
Penyedia/Distributor akan mengirimkan tagihan pembayaran.
PPK memasukkan tanggal tagihan, tanggal pembayaran, dan
tanggal datang obat ke dalam e-Purchasing Obat Pemerintah.

b. Pembelian langsung
Pengadaan obat-obatan di RSUD Dr. Muhammad Zein
Painan menggunakan metode pembelian langsung.
Pembelian langsung dilakukan dengan menggunakan surat
pesanan kepada distributor obat yang ditunjuk dan bekerjasama
dengan Rumah Sakit. Kriteria umum pemilihan pemasok yang
akan ditunjuk untuk menyediakan perbekalan farmasi di Rumah
Sakit adalah:
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk
melaksanakan produksi dan atau penjualan
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO
9000
3. Pemasok dengan reputasi yang baik
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai
pemasok perbekalan farmasi
2. Bantuan/sumbangan
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Muhammad Zein Painan juga
memperoleh bantuan berupa obat-obatan program dari Dinas
Kesehatan Kabupaten, Dinas Kesehatan Propinsi maupun Kementrian
Kesehatan, antara lain obat-obatan program HIV/AIDS, TB DOTS.

RSUD Dr. Muhammad Zein Painan 4

D. DOKUMENTASI
Pendokumentasian kegiatan dilakukan oleh Pejabat
Pengadaan/Panitia Pengadaan berupa dokumentasi Surat Pesanan dan oleh
bagian perencanaan dan penyimpanan Instalasi Farmasi berupa administrasi
perencanaan, faktur barang masuk, mutasi keluar masuk barang dari
gudang.

RSUD Dr. Muhammad Zein Painan 5