FMEA

(FAILURE MODE EFFECT AND ANALYSIS)

RS HERMINA KARAWANG

TAHUN 2022
 FMEA RS HERMINA KARAWANG
TAHUN 2022
Langkah-langkah
1. Pilih proses resiko tinggi :Kelebihan pegadaan diluar kapasitas/ melebihi rasio standar yang diperlukan
2. Bentuk tim HFMEA
3. Buat diagram proses dan brainstorm modus kegagalan dan efeknya
4. Menentukan prioritas modus kegagalan
5. Identifikasi akar masalah modus kegagalan
6. Redesain/ buat perencanaan proses baru
7. Analisa dan ujicoba proses yang baru
8. lmplementasi dan monitoring proses baru

Langkah 1 : Memilih proses risiko tinggi

Kelebihan pengadaan (overstocking) di luar dari kapasitas yang diperlukan.

Latar belakang
Data risk register RS dengan RPN paling tinggi (nilai 25 dan ranking I) adalah resiko kelebihan pengadaan (overstocking di luar dari
kapasitas yang diperlukan) berdasarkan data tahun 2021
 ASESMEN RESIKO

Resiko Severity Probability R Rank

Kelebihan 5 5 25 1
Pengadaan
(overstocking)
Tertular 4 5 20 2
penyakit aribone
(khususnya
COVID) dari
pasien/karyawan
lainnya
Pasien Jatuh 4 5 20 3
Pemantauan 4 4 16 4
Obat Trolley/Set
Emergency
IDO 5 3 15 5
Langkah 2: Pembentukan tim

Ketua : PJ Pengadaan Farmasi (Ahmad Zul Hazmi)

Anggota :

1. Manajer Mutu dan Akreditasi (Ima Yulianti)

2. Manajer Jangmed (dr.Angga Tomala)

3. Manajer Yanmed (dr. Alif Bagus)

4. Manajer Keuangan (Hesti Kristina)

5. Kainst Farmasi (Erdiansyah)

6. Staf Mutu dan Akreditasi (Syarif Muhammad)

7. Staf Keuangan ur.Hutang (Shintya Hanika)

Apakah semua area sudah terwakili? Ya

Apakah macam dan tingkat pengetahuan yang berbeda sudah diwakilkan dalam tim? Ya

Siapakah yang menjadi notulen : Staf Mutu dan Akreditasi

Tanggal dimulai : 1 Mei 2022

Tanggal dilengkapi : 11 Mei 2022

 Langkah 3 : Diagram garis dan brainstorming modus kegagalan dan efeknya
(Alur proses pengadaan barang/obat di bagian farmasi)
PROSES
Analisa kebutuhan
Internal: Input informasi
kebutuhan dari user untuk
kebutuhan inventory sesuai
dengan kebutuhan pelayanan
Internal: Input informasi
berdasarkan data rekam medis
berdasarkan diagnosis yang
sudah pernah dilayani
Internal: Clearing data dari
obat-obatan yang masuk
sebagai persediaan saat rumah
sakit berdiri
Internal: Jumlah pembelian
keluar karena stok item yang
habis
PROSES
Perkiraan pembelian
bulanan dan mingguan
Internal: Input informasi
berdasarkan jumlah
kunjungan per dokter
dalam interval tertentu (1
minggu / 1 bulan)
Internal: Input informasi
berdasarkan kehadiran /
cuti dokter dalam interval
tertentu (1 minggu / 1
bulan)
Internal: jumlah hari besar
pada periode tertentu
sebagai dasar perkiraan
pembelian
Internal: Analisa pembelian
berdasarkan waktu
maksimum pengorderan
sesuai dengan kesepakatan
PROSES PROSES
Pengorderan dengan metode Penerimaan barang sesuai dengan
statistik Pareto pengorderan
Analisa pembelian Penerimaan hanya dilakukan di farmasi
berdasarkan closing stock induk
berdasarkan:
1. Harga tertinggi
2. Volume pemakaian
terbanyak
Analisa pembelian berdasarkan Penerimaan barang harus dilakukan
closing stock harian cross check terhadap:
1. Merk
2. Sediaan
3. Jumlah
4. Expired date
5. Kemasan baik
Sesuai dengan Purchase Order (PO)
 dengan rekanan

Eksternal: Informasi dari Eksternal: Input informasi

atas kemungkinan
distributor terkait sistem
kekosongan distributor atau
pemesanan dan lead time kekosongan bahan baku

Eksternal: Informasi dari

stake holder terkait wabah
yang sedang berjangkit dan
kebutuhan logistik yang
harus disiapkan oleh faskes
di wilayah kerjanya
 Langkah 4 : Menentukan prioritas modus kegagalan

Meramal rencana Analisa Kebutuhan

pembelian bulanan denganmetode
Analisa Kebutuhan
maupun mingguan statsitik pareto dan
VEN

MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN

Analisa kebutuhan Perkiraan pembelian Pengorderan dengan metode Penerimaan barang sesuai dengan
bulanan dan mingguan statistik Pareto pengorderan

Pelayanan yang belum Kemungkinan kekosongan Ketidakstabilan jaringan Kurir rekanan sakit sehingga barang
diberikan namun harus bahan baku pada produsen sehingga mempersulit tidak tepat waktu
disiapkan stoknya obat penarikan raw data untuk
analisa pareto

Permintaan dokter user Petugas pengadaan farmasi Aplikasi simRS sehingga Adanya halangan atau KLL saat
terhadap obat diluar RS sakit mempersulit penarikan raw pengantaran sehingga barang tidak tepat
formularium data untuk analisa pareto waktu

Permintaan dokter user Min max stock yang tidak Transaksi farmasi yang belum
terhadap obat yang sudah ada diperbaharui konsisten selesai sesuai alur pada periode
padanannya tertentu saat penarikan raw
data

Min max stock yang tidak Libur Nasional yang

 diperbaharui konsisten berdampak terhadap jam
buka poliklinik

Obat-obatan yang menjadi Libur Nasional yang

basic inventory dan tidak berdampak terhadap
diikuti dengan ketersediaan operasional distributor
dokter yang menggunakan

Kemungkinan kekosongan
bahan baku pada produsen obat

Langkah 5: Idenetifikasi akar masalah dan Langkah 6 : Redesign model baru

MODUS POHON TIPE TINDAKAN/ALASAN UKURAN OUTCOME YANG DUKUNGAN

KEGAGALAN KEPUTUSAN TINDAKAN UNTUK MENGAHIRI BERTANGGUNG MANAJEMEN
(kontrol, JAWAB
terima,
eliminasi)
Pelayanan yang 1. Kesepakatan 1. Kontrol 1. Menetapkan 1. Adanya Kainst farmasi, Ya
belum diberikan dengan rekanan PIC petugas yang Manajer
namun harus untuk order perbekalan dapat penunjang medis
disiapkan stoknya cito (diluar farmasi/ memantau
order pengadaan dan
terjadwal) 2. Terima 2. Bersurat menjalankan
2. Pengajuan kepada tim proses
master data master data pengadaan
sistem pada untuk 2. Master data
item yang membuatkan tersedia
belum ada kode dan sebelum item
 namun akan nama inventori
dikembangkan terhadap yang
inventori dibutuhkan
tersebut yang ada secara
sesuai dengan fisik
formularium

Permintaan dokter Menginfokan Eliminasi Pendekatan kepada Tidak ada pengajuan Kainst farmasi, Ya
user terhadap obat kepada dokter user dokter user agar dapat diluar formularium Manajer
diluar formularium untuk dapat menggunakan obat penunjang medis
menggunakan obat padanan
yang ada
padanannya

Permintaan dokter 1. Obat yang belum Kontrol Pendekatan kepada Tidak ada pengajuan Kainst farmasi, Ya
user terhadap obat ada 2 me too dokter user agar dapat obat me too apabila Manajer
yang sudah ada dapat dilakukan menggunakan obat sudah ada padanan pelayanan medik
padanannya penambahan padanan yang tersedia Manajer
padanan penunjang medis
2. Obat yang sudah
ada 2 me too
obat, dilakukan
kontrol

Min max stock yang Melakukan update Kontrol Menghindari Tidak ada kekosongan Kainst farmasi, Ya
tidak diperbaharui stok min max kekosongan obat dan obat dan uncontrolled Manajer
konsisten secara berkala tidak masuk kedalam inventory sesuai penunjang medis
uncontrolled dengan target
inventory

Obat-obatan yang Mengadakan Kontrol Sebagai bahan Tidak ada obat basic Manajer Ya
menjadi basic perencanaan evaluasi untuk RS inventory yang tidak pelayanan medis
inventory dan tidak inventory awal saat selanjutnya terjual hingga
diikuti dengan awal RS berdiri mengakibatkan obat Manajer
ketersediaan dokter berdasarkan jenis tersebut mencapai penunjang medis
yang menggunakan user yang sedang expired date
proses
pemberkasan
rekrutmen

Mengupayakan
bersama pelayanan
medis untuk
ketersediaan dokter
user agar basic
invenyory dapat
terpakai

Mengupayakan
obat basic
inventory terpakai

Kemungkinan Mengupayakan Terima Menghindari Tidak ada kekosongan Kainst farmasi, Ya

kekosongan bahan pengadaan sesuai hambatan pelayanan obat dan tidak ada ada Manajer
baku pada produsen kebutuhan, dan karena kekosongan obat yang masuk penunjang medis
obat mendapatkan info obat uncontrolled
bahwa distributor inventory
kesulitan bahan
baku melakukan
forecasting

Petugas PJ Membuat sistem Terima Menghindari Tidak ada kekosongan PJ Pengadaan Ya

pengadaan farmasi bahwa pengadaan kekosongan obat obat karena gagal farmasi, Kainst
RS sakit dapat dilakukan karena hambatan pengadaan farmasi, Manajer
oleh semua anggota pengadaan penunjang medis
farmasi (PJ
pengadaan hanya
sebagai PIC)
Libur Nasional yang Info cuti dokter Terima Menghindari Obat yang diadakan PJ Pengadaan Ya
berdampak terhadap diketahui oleh pengadaan yang tidak tidak masuk dalam farmasi, Kainst
jam buka poliklinik semua bidang akan digunakan dalam uncontroleed farmasi, Manajer
bagian terkait inventory penunjang medis
Manajer
pelayanan medis

Libur Nasional yang Berupaya Kontrol Menghindari Tidak ada obat PJ Pengadaan Ya
berdampak terhadap mendapatkan info kekosongan obat kosong dalam periode farmasi, Kainst
operasional jadwal libur keterlambatan order libur nasional farmasi, Manajer
distributor distributor obat penunjang medis

Ketidakstabilan Menggunakan Kontrol Memastikan tidak ada Tidak ada obat PJ Pengadaan Ya
jaringan sehingga jaringan back up keterlambatan analisa kosong karena farmasi, Kainst
mempersulit untuk penarikan pareto keterlambatan analisa farmasi, Manajer
penarikan raw data raw data pareto penunjang medis
untuk analisa pareto

Hambatan aplikasi Mendapatkan Kontrol Memastikan tidak ada Tidak ada obat PJ Pengadaan Ya
simRS sehingga informasi keterlambatan analisa kosong karena farmasi, Kainst
mempersulit maintenance pareto keterlambatan analisa farmasi, Manajer
penarikan raw data simRS, sehingga pareto penunjang medis
untuk analisa pareto dapat mengubah
jadwal penarikan
raw data

Transaksi farmasi Mempastikan Eliminasi Memastikan tidak ada Tidak ada obat PJ Pengadaan Ya
yang belum selesai transaksi telah pending transaksi kosong karena farmasi, Kainst
sesuai alur pada selesai real time keterlambatan analisa farmasi, Manajer
periode tertentu saat pareto penunjang medis
penarikan raw data

Kurir rekanan sakit Mendapatkan info Kontrol Menjalin kerjasama Tidak ada obat PJ Pengadaan Ya
sehingga barang dari rekanan untuk yang erat dengan kosong karena farmasi, Kainst
tidak tepat waktu alternatif distributor sehingga keterlambatan farmasi, Manajer
 penghantaran bila dapat menjadi pengantaran penunjang medis
petugasnya ada yg prioritas
sakit apabila ada
kurir yang sakit

Adanya halangan Mendapatkan info Terima Menjalin kerjasama Tidak ada obat PJ Pengadaan Ya
atau KLL saat KLL yang erat dengan kosong karena farmasi, Kainst
pengantaran sehingga distributor sehingga keterlambatan farmasi, Manajer
barang tidak tepat Mendapatkan info dapat menjadi pengantaran penunjang medis
waktu dari rekanan untuk prioritas
alternatif
penghantaran bila
ada kll dalam
proses
penghantaran

LEMBAR AMKD (FMES)

ANALISA HAZARDS

EVALUASI AWAL POTENSI SKORING KEGAWATAN NILAI POINT TUNGGAL ADAKAH CONTROL APAKAH PROSES
MODUS PENYEBAB HAZARD KELEMAHAN PENGENDALIAN MUDAH DI
KEGAGALAN DETEKSI
SEBELUMNYA

Pelayanan yang antisipasi user 1 2 2 N Y Y Y

belum diberikan
namun harus
disiapkan
stoknya

Permintaan user terbiasa 2 1 2 N Y Y N

dokter user menggunakan
terhadap obat item yang sudah
yang sudah ada ada padanannya
padanannya
Min max stock Belum 4 3 12 Y N Y Y
yang tidak menjalankan
diperbaharui SPO
konsisten

Obat-obatan Belum adanya 1 3 3 Y N N N

yang menjadi formularium dari
basic inventory awal RS berdiri
dan tidak diikuti
dengan
ketersediaan
dokter yang
menggunakan

Kemungkinan Perencanaan 3 3 9 Y N N Y
kekosongan forescasting
bahan baku pada belum ada
produsen obat
Komunikasi
tidak dilakukan
dengan baik

Petugas PJ Penempatan 2 3 6 N Y Y N
pengadaan back up/lapisan
farmasi RS sakit kedua belum
disiapkan
Lembur tidak
terencana yang
melibatkan PJ
pengadaan
farmasi

Libur Nasional Distribusi 3 2 6 Y Y Y Y

yang berdampak informasi cuti
terhadap jam dokter belum
buka poliklinik optimal ke
semua bidang
bagian terkait

Libur Nasional Informasi libur 1 2 2 Y Y Y Y

yang berdampak nasional yg
terhadap belum terdata
operasional
distributor

Ketidakstabilan gangguan 2 2 4 N Y Y N
jaringan jaringan yang
sehingga tidak segera di
mempersulit antisipasi
penarikan raw dengan
data untuk mengaktifkan
analisa pareto jaringan back up

Hambatan Informasi 2 3 6 N Y Y N
aplikasi simRS maintenance
sehingga sistem yg tidak
mempersulit terdistribusi ke
penarikan raw RS sebagai
data untuk antisipasi
analisa pareto penarikan data
lebih awal

Transaksi Tidak 2 2 4 N Y Y N
farmasi yang melakukan
belum selesai pencocokan
sesuai alur pada harian sesuai
periode tertentu SPO
saat penarikan
raw data
Kurir rekanan REkanan belum 1 2 2 N N N N
sakit sehingga mengantisipasi
barang tidak untuk alternatif
tepat waktu penghantaran
bila ada
gangguan agar
tetap sesuai
komitmen

Tidak
mendapatkan
informasi kurir
yang sakit

Adanya REkanan belum 1 2 2 N N N N

halangan atau mengantisipasi
KLL saat untuk alternatif
pengantaran penghantaran
sehingga barang bila ada
tidak tepat gangguan agar
waktu tetap sesuai
komitmen

Tidak
mendapatkan
informasi lalu
lintas
Langkah 7 : Analisa dan uji coba proses yang -> terkait dengan rencana study redesign yang baru PDSA

TOOL 1. Min Max stock

2. Hasil analisa uncontrolled inventory (berdasarkan wasdal
jangmed)
3. Rasio biaya farmasi : pendapatan RS
4. Rasio pendapatan farmasi : pendapatan RS
PLAN 1. Pembuatan min max stock berdasarkan forecasting dan metode
pareto
2. Saran order harian berdasarkan metode pareto
3. Pemantauan rasio biaya per bulan
4. Hasil analisa uncontrolled inventory sebelum dan sesudah
intervensi
DO 1. Adanya update min max stock berkala
2. Saran order harian yang diketahui Manjangmed dan Wadirmed
3. Target rasio biaya tercapai
4. Target uncontrolled inventory tercapai
STUDY Laporan Uncontrolled Inventory:
Mei 2021: 74.16%
Jun 2021: 50.27%
Jul 2021: 64.78%
Agus 2021: 87.86%
Sep 2021: 54.43%
Okt 2021: 55.81%
Nov 2021: 56.83%
Des 2021: 53.30%
Jan 2022: 48.04%
Feb 2022: 48.05%
Mar 2022: 37.94%
Apr 2022: 31.87%

Kesimpulan: Metode forecasting untuk rencana pengadaan dan pareto

untuk saran order berhasil menurunkan uncontrolled inventory
 Capaian rasio biaya farmasi
Mei 2021: 12.99%
Jun 2021: 10.38%
Jul 2021: 7.59%
Agus 2021: 7.62%
Sep 2021: 13.57%
Okt 2021: 18.86%
Nov 2021: 25.58%
Des 2021: 24.97%
Jan 2022: 26.17%
Feb 2022: 18.38%
Mar 2022: 16.07%
Apr 2022: 22.04%
Kesimpulan: Rasio biaya dipengaruhi oleh total biaya unit farmasi
berbanding dengan pendapatan RS. Biaya dapat ditekan dengan metode
pareto namun rasio biaya akan membesar apabila total pendapatan RS
menurun
ACTION 1. Perubahan sistem perencanaan, pengadaan dan penerimaan
perbekalan farmasi
2. Tools forecasting yang dapat meramalkan kebutuhan
perbekalan farmasi
3. Tools pareto untuk saran order dan meminimalisir kelebihan
order sehingga uncontrolled inventory dapat diminimalisir

Langkah 8: Implementasi dan monitoring proses baru :

1. Perencanaan, pengadaan dan penerimaan di kontrol oleh tim pengadaan perbekalan farmasi
Saran order
2. Ruang harian yang
khusus/gudang diketahui
farmasi Manajerdengan
yang terpisah Jangmed
unitdan Wadirmed
pelayanan farmasi
3. Tools forecasting dalam meramal rencana penyediaan bulanan maupun mingguan

Karawang, 5 Januari 2022 Mengetahui

Ketua Tim FMEA Menyetujui
PJ Pengadaan Farmasi Manajer Penunjang Medis
Direktur

Zul Hazmi dr. Angga Tomala Putera dr. Lina Zubaidah, MARS