Audit Internal ISO 9001 2015 13022023 - Prodemy

prodemy
PRODUCTIVITY ACADEMY
INTERNAL
ISO 9001:2015
Based On ISO 19011:2018
PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 1

Name: Temter Ganda Pissa
Place, Date of Birth: Surabaya, March 2, 1986
Nationality: Indonesian
Phone / Hp: 0821 31 345 789
Email: temterr@gmail.com
Year Competence License by,
2023 Exemplar Global Lead Auditor ISO 9001:2015 TNV CERTIFICATION PVT LTD.
2023 Exemplar Global Lead Auditor ISO 14001:2015 TNV CERTIFICATION PVT LTD.
2007 Air Quality and Workplace Monitoring Balai Hiperkes DISNAKER Prop JATIM
Personal certificate of Sampling Techniques and
2011 INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES
Emission Air Quality Monitoring
2015 Personal certificate of First Aider on Workplace MOM Republic of Indonesia
Personal certificate Auditor Occupational Health

2016 and Safety Management System based on PP MOM Republic of Indonesia
No.50 tahun 2012 (Auditor SMK3)
2019 CQI & IRCA Lead Auditor ISO 9001:2015 BSI Training Academy
Disclaimer:
“ Materi yang disusun ini untuk pelatihan “PRODEMY”, gambar dan materi/dokumen yang terpasang pada materi ini, telah disadur dan tidak
melanggar hak cipta”
Persyaratan ISO 9001:2015 (9.2) :
2. Audit internal
1.Organisasi harus melakukan audit internal pada b) menentukan kriteria dan ruang lingkup audit untuk
interval yang direncanakan untuk memberikan setiap audit;
informasi apakah sistem manajemen mutu: c) memilih auditor dan melakukan audit untuk memastikan
a)sesuai dengan: objektivitas dan ketidakberpihakan proses audit;
1) persyaratan organisasi sendiri untuk sistem d) memastikan bahwa hasil audit dilaporkan kepada
manajemen mutunya; manajemen terkait;
2) persyaratan Standar Internasional ini; e) mengambil tindakan koreksi dan korektif yang
b) diterapkan dan dipelihara secara efektif. tepat tanpa penundaan yang tidak semestinya;
f) menyimpan informasi yang terdokumentasi sebagai bukti
9.2.2 Organisasi harus: pelaksanaan program audit dan hasil audit.
a) merencanakan, menetapkan, menerapkan, CATATAN Lihat ISO 19011 sebagai pedoman.
dan memelihara program audit termasuk
frekuensi, metode, tanggung jawab,
persyaratan perencanaan dan pelaporan,
yang harus mempertimbangkan pentingnya
proses yang bersangkutan, perubahan yang
mempengaruhi organisasi, dan hasil audit
sebelumnya;
PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 5 5

Mengapa Perlu Audit Internal ?
• Untuk menentukan apakah quality
sistem telah sesuai dengan standard
mutu ISO 9001:2015.
• Untuk memverifikasi apakah quality sistem
telah dilaksanakan oleh semua lapisan
organisasi sesuai dengan kebijakan yang telah
ditetapkan.
• Untuk mengevaluasi keefektifan dari quality
sistem dalam rangka memenuhi persyaratan
mutu dan pencapaian target manajemen.
• Untuk mengidentifikasi nonconformity

dan conformity terhadap persyaratan
quality sistem.
• Untuk mengidentifikasi Improvement
dan perbaikan yang diperlukan. 4

Persyaratan ISO 9001:2015 (9.2) :
2. Audit internal
1.Organisasi harus melakukan audit internal pada b) menentukan kriteria dan ruang lingkup audit untuk
interval yang direncanakan untuk memberikan setiap audit;
informasi apakah sistem manajemen mutu: c) memilih auditor dan melakukan audit untuk memastikan
a)sesuai dengan: objektivitas dan ketidakberpihakan proses audit;
1) persyaratan organisasi sendiri untuk sistem d) memastikan bahwa hasil audit dilaporkan kepada
manajemen mutunya; manajemen terkait;
2) persyaratan Standar Internasional ini; e) mengambil tindakan koreksi dan korektif yang
b) diterapkan dan dipelihara secara efektif. tepat tanpa penundaan yang tidak semestinya;
f) menyimpan informasi yang terdokumentasi sebagai bukti
9.2.2 Organisasi harus: pelaksanaan program audit dan hasil audit.
a) merencanakan, menetapkan, menerapkan, CATATAN Lihat ISO 19011 sebagai pedoman.
dan memelihara program audit termasuk
frekuensi, metode, tanggung jawab,
persyaratan perencanaan dan pelaporan,
yang harus mempertimbangkan pentingnya
proses yang bersangkutan, perubahan yang
mempengaruhi organisasi, dan hasil audit
sebelumnya;
PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 5 5

Penjelasan ISO 9001:2015:
Harus/ Sebaiknya/ Boleh/

Bisa/ Can
Shall Should May
Suatu
Persyaratan Rekomendasi Izin kemungkinan/
kemampuan

ISO 9000:2015 / ISO 9001:2015 ISO 9000:2005
1. Fokus Pelanggan 1. Fokus Pelanggan
2. Kepemimpinan 2. Kepemimpinan
3. Keterlibatan orang 3. Keterlibatan orang
4. Pendekatan Proses 4. Pendekatan proses
Prinsip
5. Pendekatan Proses ke
Manajemen Mutu
Manajemen
5. Perbaikan 6. Perbaikan berkelanjutan
6. Bukti-berdasarkan pengambilan 7. Pendekatan Faktual untuk
keputusan Pengambilan Keutusan
7. Hubungan Manajemen 8. Hubungan saling
menguntungkan dengan supplier

Starting point End point
Receivers
Sources of inputs Inputs Activities Outputs of Output
PREDECESSOR
PROCESSES MATTER MATTER SUBSEQUENT
e.g. at ENERGY ENERGY PROCESSES
Pendekatan
providers INFORMATION INFORMATION e.g. at
(internal or e.g. in the form e.g. in the form customers
eksternal) at of materials, of product, (internal or
customers, at
other relevant
resources,
requirements
service,
decision
external) at
other relevant Proses
interested interested
parties parties
Possible controls and check

points to monitor and
measure performance
Schematic representation of the elements of s single process

Menetapkan tujuan dari sistem dan proses; sumber daya yang
dibutuhkan untuk memberikan hasil sesuai dengan persyaratan
pelanggan dan kebijakan organisasi; mengidentifikasi dan
Plan mengatasi risiko dan peluang
Mengambil tindakan
untuk meningkatkan
kinerja seperlunya
Act PDCA Do Menerapkan apa yang telah

direncanakan;
Check Memonitor dan (jika ada) proses mengukur dan produk/jasa

terhadap kebijakan, tujuan, persyaratan dan kegiatan yang
direncanakan, dan melaporkan hasil

Sistem Manajemen Mutu (4)
Konteks
Organisasi (4)
Dukungan (7),
Operasi (8)
Plan Do
Kepuasan
Pelanggan
Kebutuhan Perencanaan Kepemimpinan Evaluasi

Pelanggan Hasil SMM
(6) (5) Kinerja (9)
Produk dan
Act Jasa
Check
Peningkatan
Kebutuhan (10)
dan Harapan
Pihak Terkait
(4)

Istilah dan Definisi
1. Pengujian/evaluasi yang sistematis [tidak berbelit-belit].

2. Ada acuan/kriteria untuk pelaksanaannya.
3. Memperoleh bukti-bukti dan mengevaluasinya sesuai butir 2.
4. Hasilnya suatu keputusan apakah bukti-bukti hasil audit
sesuai acuan/kriteria audit.

Pelaksanaan
Kegiatan Audit

Prinsip Audit
Independen: ketidakberpihakan audit dan obyektivitas kesimpulan audit.

Objektif: presentasi yang adil, jujur dan akurat sesuai bukti
Profesional: Ketekunan & Kepercayaan pada penilaian audit
Integritas: Etis, bertanggungjawab, berkompeten, peka terhadap pengaruh
Confidensial: Keamanan informasi, tidak menggunakan informasi audit
Evidence: Sampling yang tepat & informasi audit dapat diverifikasi
Risk: Mempertimbangkan risiko dan peluang untuk kefektifitasan audit

Standar Panduan Audit
ISO 10011-1:1990 ISO 14011:1996

ISO 10011-2:1991 Quality Environmental ISO 14011:1996
ISO 10011-3:1991 ISO 14012:1996
TC 176 TC 207
(Quality Management (Environmental
& Quality Assurance) Management)
ISO 19011:2002
Panduan untuk quality and/or
ISO 9000:2005 ISO 14050: 2002
environmental management system audit
Fundamentals Vocabulary
& Vocabulary
ISO 19011:2011 jo 2018
Panduan untuk Audit Sistem Manajemen
(Guidelines for auditing managemen systems)
Combined Audit
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004 Our Company Customer -> Supplier
OHSAS 18001:2007
Sumber: Ardymulya Iswardani

ISO 19011:2018 Klausul

Milih teman NGAUDIT
Jumlah anggota audit team bervariasi tergantung dari :

tanggung jawab dari
▪ Scope (jangkauan audit)
▪ Personel (auditor) yang tersedia. – Auditor
▪ Waktu yang tersedia untuk menyelesaikan audit – Auditors-in-training
▪ Kebutuhan keahlian atau pengalaman tertentu dari area – Technical experts
tersebut
Pembagian tugas tim auditor internal didasarkan

pada
• Independensi auditor
• Kompetensi auditor
• Efektifitas pengunaan sumberdaya dan peran serta
Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada

saat pelaksanaan audit untuk pencapaian
tujuan audit
43
PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com
PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT
5.2. Menetapkan obyektif program audit PLAN
5.3. Menetapkan & Mengevaluasi Risiko

& Peluang Program Audit DO
5.4. Menetapkan program audit

CHECK
5.5. Menerapkan program audit
ACTION
5.6. Memantau program audit
5.7.Peninjauan dan peningkatan

program audit

BIKIN DAFTAR PERTANYAAN AUDIT
Checklist
✓ Memberikan kerangka kerja audit
Apa?
➢ Untuk mengatur waktu pelaksanaan audit dan Di mana?
Kapan?
mengendalikan ruang lingkup audit agar Kenapa?

Bagaimana?
Siapa?
Sesuai dengan rencana dan jadwal
➢ Memastikan seluruh aspek dicakup
✓ Membantu Auditor sebagai panduan dalam
menelusuri dokumen referensi yang
diperlukan
✓ Alat bantu dalam penyusunan hasil audit
yang dilakukan
Menetapkan & Mengevaluasi Risiko & Peluang Program Audit (Cl.5.3)
Risiko terkait program audit: Peluang, terkait program audit:

• Perencanaan • Memungkinkan audit multiple dilaksanakan pada
• Sumberdaya single visit
• Pemilihan tim audit • Meminimisasi waktu & jarak perjalanan ke lokasi
audit
• Komunikasi
• Mencocokkan tingkat kompetensi tim audit dgn
• Penerapan
tingkat
• Pengendalian informasi kompetensi yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan
terdokumentasi audit
• Pemantauan, tinjauan dan • Menyelaraskan waktu audit dgn ketersediaan key
peningkatan program audit staff auditee
• Ketersediaan & kerjasama
auditi & ketersediaan bukti
yg dicuplik
21
3. Bagaimana pencapaian Sasaran hingga saat ini ?
- Cek sasaran pada departemen ini
- perik sa pencapaian sasaran, k endala dan tindak lanjut
Tanggal : Aktivitas :
Auditee : 4. Bagaimana Risiko operasional di bagian ini dikelola?
- Cek identifik asi resik o di departemen ini
Auditor 1 Dep/Bagian :
- perik sa k ecuk upan pengendaliannya
2
3 Lingkup Audit : 5. Bagaimana Risiko K3 operasional di bagian ini
dikelola?
- Cek bahaya dan penilaian resik o di departemen ini
No Deskripsi proses/Kriteria Temuan dan Bukti Kategori
- perik sa pengendalian yang sudah dilak sanak an
6. Bagaimana aspek lingkungan operasional di bagian ini

1. Bagaimana operasional di bagian ini dikelola?
direncanakan dan dikerjakan ? - Cek identifik asi aspek dan dampak penting
- Cek kesesuaian dengan SOP atau Instruksi kerja - perik sa pengendalian yang sudah dilak sanak an
- periksa pelaksanaan pekerjaan pada catatan kerja

7. Bagaimana anda menerapkan kebijakan K3LM di
perusahaan ini ?
2. Bagaimana pemantauan terhadap pekerjaan - Cek k omunik asi k ebijak an perusahaan
- perik sa k esesuaian k ebijak an dengan sasaran
dilaksanakan ?, adakah kekurangan atau kejadian saat
operasional ?, apa pengendaliannya ?
8. Bagaimana jika terjadi keadaan darurat di area anda?
- Cek hasil pekerjaannya apakah sudah lengkap - Cek k esiapsiagaan terhadap k eadaan daruarat
- Periksa bagaimana ketidaksesuaian dikendalikan 9. Apakah anda pernah berkonsultasi terkait K3LM?
- Cek proses k onsultasi dan k omunik asi

Face to face battle

Kompetensi pengelola audit (5.4.2)
Pengelola program audit sebaiknya

memiliki pengetahuan tentang:
• Prinsip audit, metode dan proses
• Standar sistem manajemen dan
standar lain
• Informasi auditee dan konteksnya
(isu internal/eksternal) Pihak
berkepentingan & kebutuhan &
harapan, kegiatan bisnis, produk,
jasa, proses auditee)
• Persyaratan peraturan & persyaratan
lain yg terkait dgn
kegiatan bisnis auditee

Program Audit
Program audit mencakup informasi sbb :
 Tujuan untuk program audit
 Resiko dan peluang yang terkait dengan program audit dan tindakan mitigasi
 Ruang lingkup (luas, batas, lokasi) dari setiap audit dalam program audit
 Jadwal audit (nomor/durasi/frekuensi)
 Tipe audit (audit eksternal atau internal)
 Kriteria audit
 Metode audit yang akan digunakan
 Kriteria untuk menyeleksi anggota tim audit
 Informasi terdokumentasi yang relevan
Program audit harus dimonitor dan diukur secara

berkelanjutan untuk memastikan tujuannya tercapai.
Perlu dimonitor dikarenakan untuk mengidentifikasi
kebutuhan untuk perubahan dan kemungkinan peluang
untuk perbaikan.

Tanya ke depan

Contoh tanya risk

FASE II :
MENGAUDIT

Pelaksanaan
Kegiatan Audit

Memulai audit
• Kontak awal dengan auditee
• Penentuan kelayakan audit (Risk)
Persiapan audit Persiapan Audit
• Tinjauan awal informasi

terdokumentasi
Perencanaan audit
• Pendekatan
berlandaskan risk
• Rencana audit
• Penugasan tim audit
3
2
Pikir dulu sebelum jauh melangkah
• Dalam merencanakan audit, ketua tim sebaiknya mempertimbangkan:

a. Komposisi tim audit dan kompetensi tim
b. Teknik sampling yg tepat
c. Peluang utk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan audit
d. Risiko mencapai tujuan audit dari perencanaan audit yg tdk efektif
e. Risiko terhadap auditee dari pelaksanaan audit
• Combine audit
2 standar atau lebih dalam satu kali audit
• Joint audit
2 atau lebih tim audit melakukan audit pada satu
organisasi
• Integrated audit
audit untuk 1 atau lebih standar pada organisasi
dengan (SM Integrasi)

Siap siap
✓ Hubungi organisasi yang akan diaudit Catatan-catatan yang dihasilkan pada saat audit ‘
internal dilakukan, harus disimpan (lihat elemen
✓ Buat rencana/ schedule audit audit plan
8.2.2. ISO 9001:2015
✓ Pemilihan audit team.
Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit
Internal dilakukan, harus disimpan (lihat elemen 9.2.2
✓ Pengarahan untuk audit team ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO
45001:2018)
✓ Persiapan dokumen audit: Dokumen kerja
sebaiknya disiapkan & digunakan oleh tim
audit sebagai referensi & alat pencatatan
hasil audit, termasuk:
➢ Checklist & audit sampling plan
➢ Form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective
action request/report)
Lihat lihat dokumen
Meninjau dokumen – dokumen yang

relevan dengan Dokumentasi
Sistem Manajemen, termasuk catatan,
laporan audit sebelumnya.
Daftar dokumen:
▪Pedoman/Manual
▪Prosedur
▪Instruksi Kerja
▪Dokumen Eksternal
▪Peraturan Perundangan-undangan

Prosedur Audit

Temuan Audit Kesesuaian/Memenuhi
Sesuai dengan permintaan

standar/persyaratan
contoh:
Tersedia dokumen akte pendirian
perusahaan dan perubahan serta
telah disahkan oleh Kemenhukham
Telah memiliki IUP yang sesuai

dengan kondisi perusahaan
terkait jenis komoditi, luas kebun dan
atau kapasitas perusahaan

Temuan Audit Ketidaksesuaian/Tidak Memenuhi
 Tidak sesuai dengan standard/persyaratan
Contoh:
 Belum tersedia dokumen perubahan lahan (landtrajectory) di PT X
 Belum tersedia prosedur pembukaan lahan (landclearing procedure) di PT Y

AUDIT PLAN (SAMPLE)
Company / Auditee PT. XYZ
Audit Objective Check Quality Management systems implementation
Audit Location JL. Soekarno Hatta, Bandung 23
Auditee Representatives MR and Division Head

Audit Scope All Division
Audit Criteria ISO 9001:2015
Date of Audit 26 – 30 Mei 2018
Audit Leader Sukamta (SKT) – Audit Team Leader
Auditor Ronaldo (RO) ,Torres (TR), Del Piero (DP)
RELATED CLAUSES TO ISO

AREA /
9001:2015
DAY / TIME ORGANIZATIONAL AUDITEE AUDITOR
UNIT
Day One
08:30 – 09.00 Opening Meeting All All Auditor
09.00 – 10.00 Top Management Director, Vice All Auditor 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1,
Director 6.2, 6.3, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 9.3,
10.1
10.00 – 12.00 Internal Audit and MR SKT, RO 5.3, 6.2, 7.5, 9.1, 9.2, 10.2, 10.3
Document control
10.00 – 12.00 Recruitment and Head of HRD TR, DP 5.3, 6.2, 7.1.2, 7.2, 7.3, 7.4, 9.1,
training 10.2, 10.3

Milih teman NGAUDIT
Pada umumnya pemilihan auditor berdasarkan kelulusan ujian
Internal Audit dan tidak mengaudit area sendiri
Seharusnya
▪ Team audit/ auditor harus mereka yang
independen terhadap area yang akan diaudit.
▪ Team audit/ auditor harus memahami

Peraturan Mutu Produk / Jasa, Identifikasi
Risiko Mutu, serta Peluang Mutu pada proses
sehingga bisa ikut melakukan evaluasi
ketidakefektifan sistem
▪ Jika auditor yang mempunyai keahlian tidak

tersedia, gunakan tenaga ahli sebagai
pendamping

Milih teman NGAUDIT
Jumlah anggota audit team bervariasi tergantung dari :

tanggung jawab dari
▪ Scope (jangkauan audit)
▪ Personel (auditor) yang tersedia. – Auditor
▪ Waktu yang tersedia untuk menyelesaikan audit – Auditors-in-training
▪ Kebutuhan keahlian atau pengalaman tertentu dari area – Technical experts
tersebut
Pembagian tugas tim auditor internal didasarkan

pada
• Independensi auditor
• Kompetensi auditor
• Efektifitas pengunaan sumberdaya dan peran serta
Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada

saat pelaksanaan audit untuk pencapaian
tujuan audit
43
Pegarahan Tim Audit
• Audit scope.
• Schedule audit
• Masalah spesifik dari area tertentu
• Pertimbangan atau pengarahan dari manajemen.
• Aktifitas dan area kritis yang harus diinvestigasi.
Area yang perlu diinvestigasi lebih detil

1. Temuan audit sebelumnya banyak masalah di rekruitmen di
Perusahaan
2. Penyimpanan bahan baku yang belum terpilah sesuai aturan
di Perusahaan
3. Banyak nya keluhan pelanggan karena debu pada kemasan
produkpada saat penyimpanan dll
4. Tidak konsistennya pencatatan monitoring proses pada
peleburan tembaga
5. Dll
Pembuatan Check List Audit
1. Pencapaian kinerja proses dalam Sistem
Manajemen Mutu
2. Aktual permasalahan pada Perusahaan
3. Permasalahan pada proses selanjutnya dalam
Mempertimbangkan
Sistem Manajemen Mutu
4. Hasil audit Sistem Manajemen Mutu yang lalu
5. Dokumen / Acuan Sistem Manajemen
Manajemen (Manual
Sistem Manajemen Mutu, Prosedur, Instruksi
Kerja, Standar lain yang diadopsi oleh
perusahaan), untuk memeriksa apakah Sistem
dijalankan dengan konsisten atau tidak
6. Persyaratan Peraturan & Standar Lain terkait
Mutu Produk/Jasa

Checklist
✓ Memberikan kerangka kerja audit
Apa?
➢ Untuk mengatur waktu pelaksanaan audit dan Di mana?
Kapan?
mengendalikan ruang lingkup audit agar Kenapa?

Bagaimana?
Siapa?
Sesuai dengan rencana dan jadwal
➢ Memastikan seluruh aspek dicakup
✓ Membantu Auditor sebagai panduan dalam
menelusuri dokumen referensi yang
diperlukan
✓ Alat bantu dalam penyusunan hasil audit
yang dilakukan
Buat checklist audit untuk tiap proses yang

akan diaudit
▪ Checklist audit harus mencakup minimum 3
kriteria audit
▪ Checklist audit harus mencakup sikuls PDCA
▪ Sediakan tempat yang cukup untuk mencatat
▪ Semua informasi untuk menjadi bukti audit
▪ Kriteria audit
▪ Kriteria temuan audit

 What – aktivitas apa yang akan dicek/diverifikasi

 Why – tujuan pelaksanaan aktivitas (kesesuaian
dengan target, kebijakan, prosedural, dll.)
 Where – informasi yang dibutuhkan terkait dengan
pelaksanaan aktivitas yang diobservasi
 When – tenggat waktu pelaporan kinerja dan
penyelesaian aktivitas sesuai target
 Who – orang/bagian/site yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan aktivitas terkait dan penanggungjawab
tindak lanjut jika target tidak tercapai
 How – bagaimana aturan main pelaksanaan,
pemantauan dan pengukuran keberhasilan aktivitas
tersebut

No# Klausul ISO 9001:2015 Pertanyaan Audit Bukti Audit
8.5.1q2 Kondisi yang terkendali harus mencakup, Dapatkah Anda menunjukkan kepada saya Informasi terdokumentasi yang mendefinisikan karakteristik
sebagaimana berlaku: kondisi yang terkendali untuk: produk dan layanan
a) ketersediaan informasi yang terdokumentasi a) ketersediaan informasi yang
yang mendefinisikan karakteristik produk dan terdokumentasi yang mendefinisikan
layanan; karakteristik produk dan layanan;
b) ketersediaan informasi yang terdokumentasi b) ketersediaan informasi yang
yang mendefinisikan kegiatan yang akan dilakukan terdokumentasi yang mendefinisikan
dan hasil yang akan dicapai; kegiatan yang akan dilakukan dan hasil
c) kegiatan pemantauan dan pengukuran pada yang harus dicapai;
tahap yang tepat untuk memverifikasi bahwa c) kegiatan pemantauan dan pengukuran
kriteria untuk pengendalian proses dan output pada tahap yang tepat untuk memverifikasi
proses, dan kriteria penerimaan untuk produk dan bahwa kriteria untuk pengendalian proses
layanan, telah dipenuhi. dan output proses, dan kriteria penerimaan
d) penggunaan, dan kontrol infrastruktur yang untuk produk dan layanan, telah dipenuhi.
sesuai dan lingkungan proses; d) penggunaan, dan kontrol infrastruktur
e) ketersediaan dan penggunaan sumber daya yang sesuai dan lingkungan proses;
pemantauan dan pengukuran yang sesuai; e) ketersediaan dan penggunaan sumber
f) kompetensi dan, jika berlaku, kualifikasi orang daya pemantauan dan pengukuran yang
yang dipersyaratkan; sesuai;
g) validasi, dan validasi ulang berkala, dari f) kompetensi dan, jika berlaku, kualifikasi
kemampuan untuk mencapai hasil yang orang yang dipersyaratkan;
direncanakan dari setiap proses untuk produksi g) validasi, dan validasi ulang berkala, dari
dan penyediaan layanan di mana output yang kemampuan untuk mencapai hasil yang
dihasilkan tidak dapat diverifikasi dengan direncanakan dari setiap proses untuk
pemantauan atau pengukuran selanjutnya; produksi dan penyediaan layanan di mana
h) implementasi produk dan layanan rilis, output yang dihasilkan tidak dapat
pengiriman dan kegiatan pasca-pengiriman. diverifikasi dengan pemantauan atau
pengukuran selanjutnya;
h) implementasi produk dan layanan rilis,
pengiriman dan kegiatan pasca-pengiriman.

Diterapkan Status
Klausul Bukti Obyektif
Hal Yang Diperiksa Dokumentasi Ya Tidak OK Not Keterangan
(9001)
OK
Target di bagian HRD
6.2 dan rencana untuk
mencapai target
pemantauan dan
pengukuran pencapaian
9.1 target , analisa dan
evaluasi target di bagian
HRD
tugas dan tanggung

5.3
jawab bagian HRD
perencanaan
8.1 pelaksanaan proses
HRD
ketidaksesuaian
8.7 mungkin terjadi di
bagian HRD
tindakan korektif yang
dilakukan terhadap
10.2
ketidaksesuaian di HRD

3. Bagaimana pencapaian Sasaran hingga saat ini ?
- Cek sasaran pada departemen ini
- perik sa pencapaian sasaran, k endala dan tindak lanjut
Tanggal : Aktivitas :
Auditee : 4. Bagaimana Risiko operasional di bagian ini dikelola?
- Cek identifik asi resik o di departemen ini
Auditor 1 Dep/Bagian :
- perik sa k ecuk upan pengendaliannya
2
3 Lingkup Audit : 5. Bagaimana Risiko K3 operasional di bagian ini
dikelola?
- Cek bahaya dan penilaian resik o di departemen ini
No Deskripsi proses/Kriteria Temuan dan Bukti Kategori
- perik sa pengendalian yang sudah dilak sanak an
6. Bagaimana aspek lingkungan operasional di bagian ini

1. Bagaimana operasional di bagian ini dikelola?
direncanakan dan dikerjakan ? - Cek identifik asi aspek dan dampak penting
- Cek kesesuaian dengan SOP atau Instruksi kerja - perik sa pengendalian yang sudah dilak sanak an
- periksa pelaksanaan pekerjaan pada catatan kerja

7. Bagaimana anda menerapkan kebijakan K3LM di
perusahaan ini ?
2. Bagaimana pemantauan terhadap pekerjaan - Cek k omunik asi k ebijak an perusahaan
- perik sa k esesuaian k ebijak an dengan sasaran
dilaksanakan ?, adakah kekurangan atau kejadian saat
operasional ?, apa pengendaliannya ?
8. Bagaimana jika terjadi keadaan darurat di area anda?
- Cek hasil pekerjaannya apakah sudah lengkap - Cek k esiapsiagaan terhadap k eadaan daruarat
- Periksa bagaimana ketidaksesuaian dikendalikan 9. Apakah anda pernah berkonsultasi terkait K3LM?
- Cek proses k onsultasi dan k omunik asi

FASE III : FOLLOW - UP AUDIT
Key Point
▪ Memeriksa apakah tindakan perbaikan telah
dilakukan
▪ Memeriksa apakah tindakan perbaikan tersebut
sesuai engan nonconformances yang ditemukan
efektif agar masalah yang sama tidak terulang
▪ Membuat CAR baru apabila pada saat verifikasi,
status CAR masih OPEN(bila perlu)
▪ Membuat schedule verifikasi untuk
nonconformances yang masih OPEN
▪ Gunakan LOG CAR untuk memonitor status tiap
CAR
38
Face to face battle

Pelaksanaan Audit
Proses audit dilakukan dalam usaha untuk memeriksa

Conformity, Nonconformity dan improvement opportunity:
✓ mewawancarai personil yang bertanggung jawab dan pelaksana
langsung operasi tersebut
✓ mengobservasi praktek operasi terhadap dokumen
✓ memeriksa bukti dokumentasi seperti prosedur, perencanaan,
spesifikasi dan catatan
Kumpulkan bukti yang cukup untuk menentukan apakah kriteria audit

sudah dipenuhi
Bukti dapat diperoleh dari
Wawancara - 5W 1H 1S 1N
Observasi fisik dari pelaksanaan dan kondisi sarana/prasarana
Review dokumen
Melakukan pengujian / test

Kompetensi dan Evaluasi Auditor (Cl.7)
Menetapkan
Metode
kompetensi Kriteria evaluasi
evaluasi
personel
Pemeliharaan &
Melakukan
peningkatan
evaluasi
kompetensi
85
Tanya tanya
Teknik-teknik Wawancara
Open Question :
Pertanyaan umum, tidak dapat dijawab dengan ‘ya’ atau ‘tidak’
Contoh: Bagaimana cara penetapan sasaran Mutu di organisasi anda ?
Extended Question:
Pengembangan dari pernyataan auditee
Contoh: Apa dan bagaimana cara anda mengukur pencapaian sasaran Mutu nya?
Clarification Question :
Untuk mencegah informasi yang kurang atas jawaban
pertanyaan umum Contoh : dari penjelasan anda dilakukan
pengukuran kepuasan pelanggan setiap selesai project, bagaimana
anda memastikan bahwa itu dilakukan ?
Closing Question:
▪ Untuk menutup pertanyaan yang diajukan
▪ Digunakan untuk mengkonfirmasi fakta

Pencapaian kompetensi auditor
Pendidikan
Pengalaman
kerja
Pelatihan
auditor
86
Contoh tanya risk

8.5 Produksi dan penyediaan jasa 8.5 Production and service provision
8.5.1 Pengendalian penyediaan produksi 8.5.1 Control of production and service

dan jasa provision
Organisasi harus menerapkan penyediaan The organization shall implement production

produksi dan jasa dalam kondisi terkendali. and service provision under controlled
conditions.
Kondisi terkendali harus mencakup, jika Controlled conditions shall include, as

sesuai: applicable:
a) ketersediaan informasi terdokumentasi a) the availability of documented information

yang menentukan: that defines:

Teknik-teknik Sampling
Sample pada area Possibility
yang tidak bermasalah temuan rendah
Sampling
sistem
Possibility
temuan tinggi
Sample pada area +
yang bermasalah Potensi melihat
ketidak efektifan
sistem
• Cek Performa → sering terjadi complain pada produk A → jadikan proses produksi produk A
sebagai area sampling
• Audit perawatan infrastruktur → tanyakan infrastruktur apa yang sering rusak → jadikan
infrastruktur yang sering rusak sebagai pilihan sampling

Teknik Sampling
• Proses audit terbatas karena faktor waktu dan sumberdaya.
Beberapa teknik sampling:
– Vertical Slice Sampling
• Mengambil satu sample & memeriksa kesesuaiannya
terhadap semua elemen quality sistem atau persyaratan
tertentu yang terkait
– Horizontal Slice Sampling
• Konsentrasi pada satu elemen quality system &
memeriksa beberapa sample terkait dengan elemen
tersebut
– Gabungan kedua teknik
63
FASE II : PELAKSANAAN AUDIT
Teknik OBSERVASI
• Tentukan informasi yang ingin dibuktikan
penerapannya
• Pimpin proses observasi, jangan terbawa
oleh arahan auditee
• Hindari interupsi proses, minta izin bila
ingin mendapatkan keterangan dari
pelaksana proses
• Perhatikan pelaksanaan proses dengan
seksama
• Catat proses (jenis, lokasi, tanggal) yang
tidak sesuai dengan dokumentasinya
Temuan Audit
Temuan audit sebaiknya dievaluasi berdasarkan kriteria audit yang
digunakan untuk menentukan klasifikasi temuan. Temuan audit
dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian”
terhadap standar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu.
Jenis temuan audit yang dijelaskan terperinci saat closing meeting:
 Observasi/Opportunity For Improvement (OFI)

 Kesesuaian/Memenuhi
 Ketidaksesuaian/Tidak Memenuhi

Quality is never ending improvement
Let's go green!
Think safety act safely!
: prodemy.global@gmail.com
: 082112235378
: Productivity Academy (PRODEMY)
: @prodemyasia
: www.prodemyasia.com

9
Temuan Audit Ketidaksesuaian/Tidak Memenuhi
 Tidak sesuai dengan standard/persyaratan
Contoh:
 Belum tersedia dokumen perubahan lahan (landtrajectory) di PT X
 Belum tersedia prosedur pembukaan lahan (landclearing procedure) di PT Y

NC Major
Memerlukan TINDAKAN PERBAIKAN SEGERA.
Temuan ini menimbulkan atau dapat menimbulkan
ancaman segera dan langsung terhadap Efektifitas SM
yang diterapkan, dapat menimbulkan turunnya mutu
produk/jasa, dicabutnya izin usaha atau merusak reputasi
organisasi, contoh :
Dokumen penting yang digunakan kadaluarsa
Peralatan yang digunakan untuk inspeksi akhir tidak
dikalibrasi
Tidak memiliki kompetensi personil yang dipersyaratkan
Produk dilepas ke pelanggan walaupun tidak memenuhi
Spesifikasi

NC Minor
Kekurangan yang umumnya bersifat
administratif, yang menyebabkan
penyimpangan sementara atau lebih
banyak disebabkan karena ‘human error’,
•Rekaman lupa ditandatangani oleh orang
yang berwenang dan tetapi hanya terjadi
untuk periode yang tidak berurutan atau
hanya beberapa kali saja
•Beberapa rekaman pelatihan karyawan tidak
lengkap

Temuan Audit Observation/OFI
tidak dikategorikan ketidaksesuaian

tidak melanggar elemen dari sistem
manajemen mutu yang telah ditetapkan
berdasarkan pengalaman dan pengetahuan
seorang Auditor Internal
bersifat saran untuk peningkatan atau peluang
perbaikan
Contoh:
“Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya
mempertimbangkan waktu
yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”
SIMULASI AUDIT
Sebuah perusahaan mainan “LATO-LATO” sudah memiliki SNI, selama audit anda
mengamati bahwa untuk melakukan pemeriksaan keseimbangan /sentrisitas (sudut
ikatan antar bola)harus +- 0,2 mm dengan 0 derajat dan memverifikasi ikatan tali tidak
boleh kurang dari 5 mm.
Anda sebagai auditor mengamati bahwa orang yang melakukan pekerjaan itu (sim bah)
memakai kaca mata tebal, pendengaran yang kurang dan tangan bergemetaran.
Berdasarkan pertanyaan, anda mengetahui bahwa sim bah tersebut adalah senior
diperusahaan sejak 25 tahun terakhir dan sangat berpengalaman dan satu satunya
inspektur keseimbangan LATOLATO dengan tangannya yang gemetar.
Melalui daftar keluhan yang anda periksa hampir 3% kiriman rata-rata kembali dari
pasar dan digantikan oleh perusahaan tanpa biaya. Lebih lanjut anda melakukan
verifikasi ulang beberapa sampel dari stok yang siap dikirim, terungkap bahwa mereka
juga memiliki masalah ketidakseimbangan ikatan.
Catatan: Sebuah LATOLATO IKAT lebih cepat dibandingkan dengan LATOLATO tuas.
Ketepatan dan kecepatan benturan bola adalah kunci penerimaan norma kualitas.

“Apakah Anda membuat catatan selama evaluasi NC / C
tahunan Anda?”, tanya auditor. “Kami melakukan - periksa………
perubahan pada dokumen jika diperlukan”, jawab - Ambil sampel…….
manajemen puncak. - Periksa…………
- Periksa…………
Mari kita lihat Catatan Tinjauan Manajemen, ”kata auditor. NC / C

- periksa………
- Ambil sampel……. SIMULASI AUDIT
“Mari kita lihat sistem pengendalian dokumen Anda,” NC / C

permintaan auditor. MR dengan cepat menjelaskan - periksa………
sistem mereka elektronik. Jika dokumen diperlukan, - Ambil sampel…….
orang dapat pergi ke serverdan mengakses dokumen. Di - Periksa…………
tempat saya dulu bekerja, kami menyimpan daftar - Periksa…………
semua dokumen kami dalam file excel.”

Rekaman Program Audit Rekaman Program Audit
a.Rekaman yang terkait dengan setiap Rekaman personel yang melakukan audit
program audit :
b.Rekaman dari masing-masing
individual audit • kompetensi dan evaluasi kinerja anggota
• rencana dan laporan audit; tim audit;
• laporan ketidaksesuaian; • Pemilihan tim audit, dan anggota tim
• laporan tindakan koreksi • Pemeliharaan dan peningkatan
• laporan audit tindak lanjut, jika kompetensi.
sesuai.

Closing meeting
▪ Memperkenalkan audit team (apabila ada peserta yang tidak ikut pada saat opening
meeting )
▪ Mereview scope dan tujuan audit
▪ Hasil keseluruhan audit
▪ Improvement dan praktek-praktek yang baik (Strong point)
▪ Penjelasan masalah yang ditemukan (nonconformances) dengan

akibat yang dapat ditimbulkan
▪ Menjelaskan bahwa audit adalah sampling bahwa problem yang

ditemukan dapat terjadi pada area yang lain, sehingga tindakan
koreksi tidak hanya dilakukan terhadap hasil temuan tetapi juga
terhadap sistem dimana nonconformances tersebut ditemukan
▪ Rekomendasi untuk improvement dimasa yang akan datang (bila

ada)
▪ Rencana follow up / verifikasi
39
Fase III : Follow - up Audit
Key Point
▪ Memeriksa apakah tindakan perbaikan telah
dilakukan
sesuai engan nonconformances yang ditemukan
efektif agar masalah yang sama tidak terulang
▪ Membuat CAR baru apabila pada saat verifikasi,
status CAR masih OPEN(bila perlu)
▪ Membuat schedule verifikasi untuk
nonconformances yang masih OPEN
▪ Gunakan LOG CAR untuk memonitor status tiap
CAR
38
Hasil Internal Audit sebagai input manajemen
review
- Keefektifan Quality System yang ada dalam
mencapai rencana dan target perusahaan.
- Komitmen semua level di Organisasi dalam
menjalankan dan mengembangkan Quality
System.
- Menetapkan tindakan perbaikan yang
diperlukan
AI, Tutor - Temter 40
www.prodemyasia.com 81
Tindakan Perbaikan Temuan Audit
• Correction
• Action to eliminate a detected nonconformity
• Corrective Action
• Action to eliminate the causes of detected
nonconformity or other undesirable situation
• Note 2 : Corrective action is taken to prevent
recurrence
Oleh karena itu jangan membuat corrective action sebelum

mengetahui penyebabnya
Penyebab yang berbeda akan menghasilkan corrective action
yang juga berbeda
Sumber: ISO 9000:2015
Verifikasi Temuan Audit
• Tujuan Verifikasi
1. Memastikan tindakan perbaikan sudah
dilakukan
2. Memastikan tindakan perbaikan sudah
tepat sasaran.
• Teknik Verifikasi
• Lihat aktual/ bukti pelaksanaan
• Juga perhatikan similar product/process/
machine
• Monitor efektifitas Tindakan perbaikan.
Setelah Tindakan perbaikan dilakukan
apakah
• masalah masih terjadi ??
Fase IV : Evaluasi Kegiatan Audit
Kompetensi dan Evaluasi Auditor (Cl.7)
Menetapkan
Metode
kompetensi Kriteria evaluasi
evaluasi
personel
Pemeliharaan &
Melakukan
peningkatan
evaluasi
kompetensi
85
Pencapaian kompetensi auditor
Pendidikan
Pengalaman
kerja
Pelatihan
auditor
86
ISO 19011:2018
KUALIFIKASI AUDITOR
 Pendidikan, Pelatihan, Pengalaman Kerja, dan Pengalaman Audit.
Prinsip, prosedur, dan teknik audit
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 dan dokumentasinya
Situasi organisasi
Peraturan perundangan dan persyaratan lain yang berlaku
Memahami teknologi atau sistem pada proses serta produk yang akan diaudit beserta
istilah-istilah teknisnya
Tambahan skill untuk mengelola audit, seperti perencanaan, mengorganisasi, komunikasi
dan mengarahkan (Lead Auditor )
 Dibuktikan dengan
Ijazah pendidikan
Bukti pelatihan dan lulus ujian
Bukti pengalaman kerja dan pengalaman audit
87
AI, Tutor - TemterPRODUCTIVITY ACADEMY www.prodemyasia.com www.prodemyasia.com
ISO 19011:2018
KUALIFIKASI AUDITOR
Memiliki kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan baik
Menjelaskan maksud dengan baik sesuai level dari auditee.
Membuat laporan temuan audit dengan jelas, mudah dimengerti.
Memiliki personal atribute yang baik, dapat membuat suasana

audit
menjadi nyaman
Memelihara kemampuan auditor
Diskusi temuan audit secara regular
Diskusi standard dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang
terbaru, misalnya mengakses website ISO
Diskusi teknik-teknik audit yang baru
Pelatihan atau ujian ulang secara regular, misalnya 3 tahun sekali
88
AI, Tutor - TemterPRODUCTIVITY ACADEMY www.prodemyasia.com www.prodemyasia.com
KOMPETENSI AUDITOR

Masuk =
https://iaf.nu/en/accreditation-bodies/
https://iaf.nu/en/member-details/?member_id=51
https://www.iasonline.org/page/3/?post_type=ias_certificate&orderby
=org&order=ASC&s&global=1&service=0&keyword&number&org&city
&state&country=TR&zip&status

Quality is never ending improvement
Let's go green!
Think safety act safely!
: prodemy.global@gmail.com
: 082112235378
: Productivity Academy (PRODEMY)
: @prodemyasia
: www.prodemyasia.com

9

Audit Internal ISO 9001 2015 13022023 - Prodemy

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Audit Internal ISO 9001 2015 13022023 - Prodemy

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

prodemy

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 1

Personal certificate Auditor Occupational Health

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 5 5

• Untuk mengidentifikasi nonconformity

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 4

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 5 5

Harus/ Sebaiknya/ Boleh/

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 6

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 7

Possible controls and check

Schematic representation of the elements of s single process

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 8

Act PDCA Do Menerapkan apa yang telah

Check Memonitor dan (jika ada) proses mengukur dan produk/jasa

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 9

Kebutuhan Perencanaan Kepemimpinan Evaluasi

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 10

1. Pengujian/evaluasi yang sistematis [tidak berbelit-belit].

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 11

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 31

Independen: ketidakberpihakan audit dan obyektivitas kesimpulan audit.

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 14

ISO 10011-1:1990 ISO 14011:1996

Sumber: Ardymulya Iswardani

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 15

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 16

Jumlah anggota audit team bervariasi tergantung dari :

Pembagian tugas tim auditor internal didasarkan

Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada

5.2. Menetapkan obyektif program audit PLAN

5.3. Menetapkan & Mengevaluasi Risiko

5.4. Menetapkan program audit

5.7.Peninjauan dan peningkatan

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 19

mengendalikan ruang lingkup audit agar Kenapa?

Risiko terkait program audit: Peluang, terkait program audit:

6. Bagaimana aspek lingkungan operasional di bagian ini

- periksa pelaksanaan pekerjaan pada catatan kerja

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 51

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 54

Pengelola program audit sebaiknya

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 24

Program audit harus dimonitor dan diukur secara

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 25

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 58

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 59

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 29

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 31

• Tinjauan awal informasi

• Dalam merencanakan audit, ketua tim sebaiknya mempertimbangkan:

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 33

Meninjau dokumen – dokumen yang

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 35

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 36

Sesuai dengan permintaan

Telah memiliki IUP yang sesuai

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 67

 Belum tersedia prosedur pembukaan lahan (landclearing procedure) di PT Y

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 68

Auditee Representatives MR and Division Head

RELATED CLAUSES TO ISO

PRODUCTIVITY ACADEMY AI, Tutor - Temter www.prodemyasia.com 41

▪ Team audit/ auditor harus memahami