INOVASI RSUD KOTA MATARAM

SI-MAHKOTA
(ABSENSI RUMAH SAKIT KOTA MATARAM)
Oleh:
Instalasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
RSUD Kota Mataram

A. Latar Belakang

Teknologi informasi pada saat ini telah berkembang sangat pesat sehingga
memiliki dampak dalam meningkatkan efektifitas dan keefisienan dalam
melakukan setiap pekerjaan. Tak hanya perkembangan teknologi informasi
namun perkembangan aplikasi juga pesat. Salah satu perkembangan pada aplikasi
teknologi informasi adalah sistem informasi. Sistem informasi adalah sebuah
sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Mataram sebagai salah satu instansi
pemerintahan yang bergerak di bidang kesehatan, data absensi merupakan data
yang vital bagi sebuah instansi. Banyak instansi terutama bagian kepegawaian
yang harus sigap beradaptasi dengan situasi yang serba online. Setiap bagian
kepegawaian di suatu instansi pastinya akan kesulitan untuk menangani masalah
absensi pegawainya jika masih menggunakan kebijakan konvensional.

Selain itu, melihat dari jumlah pegawai di RSUD Kota Mataram yang
jumlahnya lebih dari 1000 pegawai dibandingkan instansi lain yang hanya ratusan
pegawai. Ditambah lagi jika ada pegawai yang mengajukan ijin atau cuti,
membuat pekerjaan di bagian kepegawaian menjadi lebih rumit.

1
 Karena beberapa alasan tersebut, instansi pemerintah khususnya RSUD Kota
Mataram tentunya harus meninggalkan metode lama mereka dalam memantau
kinerja karyawan dan harus segera beralih menggunakan aplikasi SI-MAHKOTA
(Absensi Rumah Sakit Kota Mataram). Fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi
ini sangat berguna untuk membantu bagian kepegawaian dalam memantau dan
mengurusi administrasi pegawainya khususnya untuk pegawai kontrak. Selain itu,
aplikasi absensi online juga memudahkan para pegawai dalam absensi mereka dan
kegiatan lainnya.

B. Fungsi dan Manfaat

Menggunakan metode tradisional dalam menangani masalah absensi dan
memantau pegawai tentunya sudah sangat tidak efektif sekarang ini. Adanya
teknologi yang semakin maju tentu saja juga harus dimanfaatkan dengan baik oleh
suatu instansi khususnya RSUD Kota Mataram.
RSUD Kota Mataram harus bisa beradaptasi dengan teknologi saat ini agar tidak
tergerus zaman dan kalah bersaing dengan instansi lain. Selain membantu dalam
menangani masalah absensi dan memantau pegawainya, aplikasi absensi online juga
mempunyai banyak fungsi dan manfaat lainnya, yaitu:
1. Menghemat Biaya

Sebelumnya metode absensi yang sangat populer di kalangan instansi,

universitas, bahkan sekolah. Metode tersebut adalah menggunakan fingerprint atau
sidik jari. Cara kerja dari metode ini sebenarnya cukup sederhana, pegawai hanya
perlu memasukkan sidik jari mereka di mesin fingerprint yang disediakan.

Setelah berhasil terdeteksi, maka sistem akan secara otomatis mencatat nama
dan waktu kedatangan dari karyawan tersebut. Metode ini sebenarnya cukup
efektif dan efisien dalam melakukan absensi para pegawai. Namun, kelemahan dari
sistem fingerprint tersebut adalah biaya pembelian alatnya yang terbilang cukup
mahal.

2
 Apalagi RSUD Kota Mataram juga harus menyediakan lebih dari satu sistem
fingerprint agar nantinya pegawai tidak perlu antri dalam melakukan absensi.
Belum lagi, harus menambah anggaran untuk biaya penyusutan barang tersebut.
Karena hal itulah, aplikasi SI-MAHKOTA menjadi opsi baru yang jauh lebih
efisien daripada sistem fingerprint.

Dalam aplikasi SI-MAHKOTA, RSUD Kota Mataram tidak perlu repot-repot

mengeluarkan biaya untuk membeli alat tertentu dan memberikan anggaran untuk
penyusutan. Dengan bermodalkan smartphone serta koneksi internet yang tentu
saja semua pegawai memilikinya, bagian kepegawaian bisa dengan mudah
memantau absensi dari para pegawainya. Selain itu, dalam aplikasi tersebut juga
tersedia fitur-fitur lainnya seperti jadwal shift, pengajuan izin atau cuti, dan riwayat
absensi pegawai bersangkutan.

2. Mempunyai Akurasi yang Lebih Baik

Menggunakan cara tradisional biasanya rentan dengan adanya human error

atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Kesalahan tersebut tentunya bisa
menurunkan reputasi rumah sakit dan mengurangi tingkat kepercayaan para
pegawainya. Karena alasan tersebut, aplikasi absensi juga bisa menjadi opsi terbaik
untuk rumah sakit.

Aplikasi SI-MAHKOTA terintegrasi dengan sistem yang mampu mencatat dan

menghitung data apapun tanpa adanya kesalahan. Hal tersebut dikarenakan semua
pendataan yang dilakukan dijalankan oleh sistem komputer dan bukan manusia.
Manusia hanya berperan sebagai brainware atau orang yang mengoperasikan
komputer tersebut, sisanya sudah ditangani oleh komputer itu sendiri. Hal ini
tentunya sangat berguna dalam mengurangi terjadinya human error.

3
3. Meningkatkan Efisiensi

Mengelola absensi dan kinerja pegawai secara manual tentunya sangat

merepotkan untuk rumah sakit. Jumlah pegawai yang puluhan bahkan ratusan
orang membuat bagian kepegawaian menjadi kerepotan dalam menangani masalah
tersebut. Bagian kepegawaian harus meluangkan waktu yang tidak sedikit hanya
untuk mengelola absensi ini, yang tentunya menjadi sangat tidak efisien bagi
rumah sakit. Adanya aplikasi SI-MAHKOTA ini bisa mempermudah bagian
kepegawaian dalam mengelola hal tersebut dengan lebih efisien karena waktu yang
diperlukan lebih singkat.

4. Kinerja Pegawai Lebih Mudah Dipantau

Masih berhubungan dengan fungsi dan manfaat sebelumnya, adanya aplikasi

absensi juga bisa mempermudah bagian kepegawaian dalam memantau kinerja
para pegawainya. Pegawai bisa saja hanya melakukan absensi saja dan tidak
mengerjakan tugasnya atau malah pergi keluar. Aplikasi SI-MAHKOTA bisa
berperan dalam mengontrol hal-hal tersebut. Aplikasi absensi telah dilengkapi
dengan fitur GPS yang mampu melacak keberadaan karyawannya. Selain itu,
mengharuskan pegawai untuk menggunakan koneksi internet di lingkup kerja
RSUD Kota Mataram agar absensi online dapat dilakukan. Hal ini berguna agar
bagian kepegawaian bisa memantau para pegawainya untuk tetap produktif dalam
melakukan pekerjaannya.

Pemantauan tersebut juga dilakukan secara real time. Artinya, data absensi
yang dimasukkan pegawai akan diterima dan disimpan ke server SIMRS tanpa
adanya delay atau jeda. Bagian kepegawaian bisa mendapatkan data absensi dan
kinerja pegawai saat itu juga.

5. Rekapitulasi Data Menjadi Lebih Mudah

Terakhir, aplikasi SI-MAHKOTA juga mempunyai fungsi dan manfaat untuk

melakukan rekapitulasi data absensi dengan lebih mudah. Berbeda dengan cara

4
tradisional dimana rumah sakit harus secara manual merekap data kehadiran dan
keterlambatan pegawainya, aplikasi SI-MAHKOTA bisa melakukan hal tersebut
secara otomatis.

Bagian Kepegawaian tidak perlu repot-repot memasukkan data dan

merekapnya, karena aplikasi sudah terintegrasi dengan data-data lainnya, sehingga
rekap data bisa dilakukan secara otomatis. Hal ini tentunya sangat berguna untuk
bagian kepegawaian dalam melakukan rekapitulasi data karena proses yang
dilakukan tidak memakan banyak waktu.

C. Petugas yang Terlibat

Petugas yang terlibat dalam pelaksanaan inovasi ini adalah:
1. PIC unit bagian Kepegawaian
2. Staf programmer
3. Staf hardware
4. Staf maintenance jaringan
5. Staf support system
6. Kepala instalasi SIMRS yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan
di unit SIMRS
7. Kepala Sub Bagian Kepegawaian yang bertanggung jawab atas tata kelola
administrasi pegawai.

D. Keunggulan SI-MAHKOTA dengan Absensi Konvensional

1. Menggunakan absensi konvensional, pegawai harus datang ke tempat alat
absen ditempatkan, sedangkan jika pegawai menggunakan SI-MAHKOTA
pegawai bisa melakukannya di mana pun selama berada dalam lingkup
RSUD Kota Mataram.
2. Penggunaan absensi konvensional menjadikan pegawai lebih sering
melakukan kontak fisik dengan alat absen sehingga rawan dari penyebaran
virus dan penyakit, sedangkan dengan SI-MAHKOTA pegawai bisa
mengurangi kontak fisik dengan alat. Hal ini juga menjadikan sangat aman

5
 di masa pandemi seperti sekarang ini.
3. Absensi konvensional cenderung membuat antrian panjang saat mengisi
presensi, sedangkan menggunakan SI-MAHKOTA pegawai tidak berlama-
lama mengantri karena pegawai dapat melakukannya menggunakan
ponselnya.
4. Peralatan absensi konvensional cenderung rawan rusak karena seringnya
pemakaian, tidak hanya itu, penggunaan absensi konvensional memerlukan
perawatan yang rutin. Sebaliknya, dengan menggunakan SI-MAHKOTA
pegawai tidak perlu khawatir alatnya akan rusak karena absensi ini hanya
membutuhkan smartphone tiap pegawai.
5. Absensi konvensional masih mengharuskan bagian kepegawaian untuk
melakukan rekapitulasi secara manual data pegawai yang melakukan
absensi dan yang mengajukan cuti. Sebaliknya, dengan menggunakan SI-
MAHKOTA data pegawai akan terekapitulasi secara otomatis setiap hari ke
sistem Medifirst SIMRS beserta data cuti pegawai.
6. Absensi konvensional rentan manipulasi dikarenakan berjalan manual dan
tidak real time. Di samping itu, jam kehadiran pegawai menentukan
kedisiplinan dan komitmen kerja pegawai, file yang dipakai untuk merekap
data pegawai bisa diubah-ubah oleh oknum tertentu sehingga jam kehadiran
pegawai menjadi tidak valid. Sebaliknya, dengan menggunakan SI-
MAHKOTA dimana absensi menggunakan deteksi lokasi GPS pegawai dan
hanya bisa dilakukan di area sinyal Wifi lingkup RSUD Kota Mataram.
Selain itu, SI-MAHKOTA dapat mendeteksi perangkat smartphone yang
menjadi milik pegawai tersebut sehingga pegawai tidak dapat melakukan
absensi di smartphone pegawai lainnya.

6
 LAMPIRAN

- Tampilan Dashboard Aplikasi SI-MAHKOTA

- Tampilan Menu SI-MAHKOTA

7
- Menu Izin

- Menu Biodata Pegawai

8
- Menu Ruwayat Absensi

- Menu Rekapan Bulanan pada Medifirst SIMRS

9
 - Menu Data Pegawai dengan Detail Absen pada Medifirst SIMRS

- Menu Grafik Penggunaan Aplikasi SI-MAHKOTA pada Medifirst SIMRS

- Menu Data Cuti Pegawai pada Medifirst SIMRS

10