PRAKTIKUM MANAJEMEN

POKOK BAHASAN 10

PENGENDALIAN

Nama kelompok :

1. Veronika Yunita Dwi Lestari ( 2116029)

2. Bunga Syahren Eva Rinendra ( 2116031)

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN YKPN YPGYAKARTA

2022
A. Identifikasi hal-hal yang terkait dengan pengendalian yang terjadi di CV
Hasta Duta
1. Proses Pengendalian.
❖ Menetapkan standar dan metode pengukuranya, standar dengan metode
pengukuranya harus ditetapkan lebih dulu. Sedapat mungkin standar yang
ditetapkan dapat dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan dapat diukur.
Penggunaan angka-angka kuantitatif dapat membantu kejelasan standar
tersebut.
❖ Melakukan pengukuran prestasi. Pengukuran prestasi merupakan kegiatan
yang dilakukan berulang-ulang tergantung situasinya. Frekuensi pengukuran
prestasi akan tergantung pada situasi yang dihadapi. Untuk pengecekan
kapasitas mesin produksi yang kecil barangkali dapat dilakukan setiap hari.
Sementara pengecekan tujuan yang sifatnya jangka panjang barangkali dapat
dilakukan setiap dua atau tiga tahun sekali. Pengukuran prestasi juga mestinya
dilakukan dengan timming yang tepat.
❖ Membandingkan apakah prestasi yang dicapai sesuai dengan standarnya.
Langkah ini praktis merupakan langkah yang mudah. Langkah yang lebih
kompleks telah dilakukan pada dua langkah pertama diatas. Jika prestasi yang
dicapai melebihi standar yang telah ditentukan,berarti segala sesuatu berjalan
lancar. Tindakan perbaikan barangkali tidak diperlukan. Kalaupun diperlukan,
paling perbaikan yang tidak besar.
❖ Melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Jika prestasi yang
dicapai ternyata lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan, tindakan
perbaikan diperlukan. Tindakan perbaikan dapat melibatkan beberapa aktivitas
sekaligus,meliputiperubahan cara bekerja atau juga perubahan standar prestasi
yang telah ditetapkan.

2. Tipe Pengendalian
❖ Pengawasan Pendahuluan ( Feesforward Control atau Steering Control),
didesain untuk medeteksi penyimpangam dari standar tertentu dan
memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahap kegiatan tertentu
iselesaikan. Misalkan saja tahun ini penjualan ditargetkan 100 juta.
Monitoring terhadap target tersebut dilakukan sejak bulan-bulan awal untuk
memastikan apakah target penjualan tersebut akan dicapai pada akhir tahun.
❖ Pengendalian Concurrent (Yes/No), Tipe pengendalian ini dilakukan selama
kegiatan masih berlangsung. Tipe ini merupakan pengendalian dimana suatu
kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila da persetujuan atau ada
konsisi tertentu yang harus dipenuhi. Tipe pengendalian ini kurang popular
dibandingkan dengan tipe pengendalian feesforward. Tetapi tipe pengendalian
ini setidak-tidaknya dapat digunakan sebagai pelengkap,dan digunakan
 bersama-sama dengan pengendalian feesforward. Penggunaan bersama
tersebut akan meningkatkan keamanan program atau kegiatan yang sedang
dilakukan
❖ Pengendalian Umpan Balik (Post-Action Control), Pengendalian ini
mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai.
Penyebab-penyebab penyimpangan kemudian ditentukan, dan kemudian
penyebab-penyebab tersebut dapat digunakan untuk perencanaan di masa
mendatang untuk kegiatan yang serupa. Pada contoh target penjualan di muka,
setelah akhir tahun, realisasi penjualan dibandingkan dengan target penjualan,
dapat lebih, kurang, atau sama. Penyebabnya diidentifikasi kemudian dapat
dipakai untuk perencanaan target penjualan tahun berikutnya. Pengendalian
umpan balik kadang-kadang diperlukan untuk tujuan lain, misal untuk tujuan
penentuan bonus dan memotivasi karyawan. Sebagai contoh, bonus untuk
salesman adalah 10% dari kelebihan penjualan atas kuota yang telah
ditetapkan. Kalau ingin memperoleh uang tambahan, sales- man tersebut akan
berusaha meningkatkan penjualan sebanyak-banyaknya.

3. Sistem Pengendalian
❖ Prestasi Kunci (Key Performance Area), Prestasi kunci merupakan bagian dari
organisasi atau unit organisasi yang harus berfungsi efektif apabila organisasi
atau unit secara keseluruhan akan berjalan sukses. Jika bagian ini berjalan
dengan baik, maka secara keseluruhan organisasi dapat diharapkan berjalan
lancar, dan sebaliknya. Dengan demikian bagian ini mempunyai peranan yang
penting untuk kelancaran organisasi. Beberapa contoh prestasi kunci untuk
beberapa fungsi organisasi dapat dilihat berikut ini.Di samping prestasi kunci
yang bersifat fungsional seperti yang digambarkan di atas, prestasi kunci yang
bersifat menyeluruh juga dapat dirumuskan, misal tingkat kepuasan
konsumen. Jika konsumen merasa puas terhadap produk dan pelayanan
perusahaan, maka diperkirakan perusahaan akan sukses menjalankan
usahanya. Untuk perusahaan yang bergerak pada industri dengan teknologi
tinggi, kualitas riset dan pengembangan (research and development) dapat
menjadi prestasi kunci yang menentukan keberhasilan perusahaan! Untuk
universitas, prestasi kunci yang menyeluruh barangkali dapat dirumuskan
sebagai kemampuan menarik mahasiswa yang berkualitas dan kemampuan
mengembangkan jaringan alumni yang baik.
❖ Titik Pengendalian Strategis, Melalui titik pengendalian strategis, manajer
dapat memperoleh informasi jalannya perusahaan harus mengamati semua
lapisan perusahaan. Dengan cara ini itu jumlah informasi dan upaya
pengumpulan informasi dapat dihemat dengan cukup signifikan. Untuk
mengevaluasi kepuasan pelanggan, tidak semua pelanggan harus disurvei.
Cukup 10% pelanggan terbesar yang perlu disurvei dan diamati kepuasannya.
Biasanya proporsi pelanggan tidak merata. Misalkan proporsi pelanggan
cukup merata sehingga tidak ada 10% terbesar, teknik sampling dapat
digunakan sehingga tidak semua pelanggan disurvei. Pada bagian produksi
 (manufaktur), pengamatan kualitas tidak perlu dilakukan dengan mengawasi
seluruh lini produksi, cukup dengan memperhatikan titik-titik perubahan.
Misalkan saja, komponen sebelum masuk dalam proses produksi dapat dicek
kualitasnya. Kemudian komponen masuk proses produksi dan barang jadi
keluar. Pada saat itu inspeksi kualitas dilakukan. Dengan cara semacam itu
pengawasan menjadi lebih efektif dan lebih efisien.
B. Buat analisis dan evaluasi hal – hal yang terkait dengan pengendalian yang
terjadi di CV HASTA DUTA :
1. Proses Pengendalian
❖ Menetapkan standar dan metode pengukuranya,
Hotel HD menerima dan menjalankan permintaan layanan
permintaan tempat tidur tambahan ( Extra Bed ) dan Hotel HD
menyediakan fasilitas pembayaran dengan kartu kredit, antara lain :
VISA, AmEx, Mandiri Card, BCA Card. 2 hal tersebut dapat
membantu kejelasan standar dan metode pengukuran.
❖ Melakukan pengukuran prestasi.
Misalnya, prestasi manajer untuk setiap tahunya dilakukan pada
bulan-bulan pertama tahun berikutnya. Apabila pengukuran
prestasi dilakukan setengah tahun berikutnya, barangkali sudah
terlambat. Lalu rotasi karyawan juga dilakukan dalam CV HD
karena untuk mengatasi kebosanan dan memperluas pengetahuan
pekerjaan yang akan berhubungan dengan prestasi kerja karyawan
kedepannya. Manajemen melakukan rotasi karyawan setiap 2 tahun
sekali.
❖ Membandingkan apakah prestasi yang dicapai sesuai dengan
standarnya.
Karena telah melakukan pengukuran prestasi serta menetapkan
standar dan metode pengukuran, apabila keduanya dilakukan
secara baik maka prestasi yang dicapai akan memenuhi standarnya,
menurut kelompok kami CV HD telah baik dalam melakukan
pengykuran prestasi dan metode pengukuran salah satunya dengan
cara melakukan rotasi karyawan, yang akan membuat karyawan
lebih berkembang dan dapat membawa karyawan menjadi
mendapat prestasi karena mengetahui hal – hal baru.
❖ Melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
Menurut kelompok kami, para pemimpin berkewajiban untuk
mengajak seluruh anggota organisasi merealisasikan tujuan yang
telah ditetapkan Bersama. Tugas pengarahan ini menjadi sangat
penting untuk diperbaiki di CV HD karena operasi bisnis hotel
sangat ditentukan oleh unsur karyawan. Mutu jasa yang dijual oleh
hotel HD ditentukan oleh komitmen karyawan dalam menjalankan
tugasnya.
2. Tipe Pengendalian
❖ Pengawasan Pendahuluan ( Feesforward Control atau Steering
Control), yang terjadi di CV HD
Hasta Purwaka ingin meningkatkan status hotel HD dari bintang 3
menjadi bintang 5 atau minimal dalam 1 (satu) tahun ke depan
meningkat ke bintang 4. Hasta Purwaka mempunyai konsep bahwa
sumber daya manusia merupakan kunci sukses bisnis hotel, oleh
karena itu dia ingin memaksimalkan keprofesionalan sumber daya
manusia yang ada. Berkenaan dengan itu, dia menunjuk sebuah
konsultan manajemen untuk membuatkan business plan multiyears,
yang akan digunakan sebagai pedoman operasional perusahaan
selama 5 tahun ke depan. Tim Konsultan Manajemen (TKM) yang
ditunjuk menetapkan biaya pembuatan yang cukup besar 75 juta
rupiah. Rencana tersebut disampaikan kepada Tjakrasyaduta.
Tjakrasyaduta setuju setelah mendapatkan penjelasan yang
komprehensif.
❖ Pengendalian Concurrent (Yes/No),yang terjadi di CV HD
Perluasan usaha dengan mendirikan sebuah biro perjalanan.
Rencana ini didasarkan atas pertimbangan beberapa hal yaitu
banyaknya permintaan tamu hotel HD yang selama ini
menggunakan jasa biro perjalanan untuk keperluan transportasi
menuju lokasi wisata atau untuk keperluan bisnis selama berada di
Yogyakarta dan adanya tawaran mitra bisnis untuk mendirikan
usaha jasa biro perjalan, rencana tersebut perlu adanya persetujuan
dengan manajemen hotel HD.
❖ Pengendalian Umpan Balik (Post-Action Control),yang terjadi di
CV HD
Pengendalian umpan balik manajemen hotel HD juga memberikan
reward kepada karyawan yang berprestasi unggul atau berinisiatif
melakukan suatu tindakan untuk penanggulangan keadaan darurat.
Beberapa ketentuan tentang reward antara lain:

Kinerja unggul:
➢ Dinyatakan sebagai karyawan terbaik dan mendapat bonus
150% dari gaji pokok jika kinerjanya terbaik diantara
seluruh karyawan.
➢ Melakukan tindakan untuk penanggulangan keadaan
darurat akan mendapat piagam penghargaan dan hadiah
uang sebesar 50% dari gaji pokok bila:
• melakukan tindakan penyelamatan dari bahaya kebakaran
• melakukan penyelamatan dari bahaya tenggelam di
kolam renang
 ➢ mengurungkan terjadinya tindakan kriminal baik oleh
tamu, pihak luar atau dar pihak internal.
➢ Semua aturan, prosedur atau kebijakan disampaikan
kepada seluruh karyawan sebagai media komunikasi dan
pembelajaran.
3. Sistem pengendalian
❖ Prestasi Kunci (Key Performance Area),
Menurut kelompok kami pelayanan Hotel HD terhadap pelanggan
sudah baik karena karyawan – karyawan dihotel HD benar – benar
diberi bekal yang baik saat bekerja disana salah satunya dengan
cara melakukan rotasi karyawan,sehingga saat melayani pelanggan
tidak lagi kesulitan dan merasa bingung, hotel HD juga selalu
menerima saran dan permintaan pelanggan salah satu contonya
banyaknya permintaan tamu hotel HD yang selama ini
menggunakan jasa biro perjalanan untuk keperluan transportasi
menuju lokasi wisata atau untuk keperluan bisnis selama berada di
Yogyakarta, maka dari itu manajemen hotel HD merencanakan
perluasan usaha dengan mendirikan sebuah biro perjalanan.
Menambahkan paket wisata seperti menginap dan perjalanan
wisata agar wisatawan mudah dalam berwisata dijogja dan tidak
perlu untuk mencari biro wisata yang lain karena merasa sudah satu
paket dengan menginap selama berlibur para wisata akan merasa
menghemat biaya.
❖ Titik Pengendalian Strategis,
Menurut kelompok kami strategi promosi yang digunakan CV HD
sudah baik, salah satunya dengan melakukan strategi harga/ tarif
pada masa peak,seperti liburan sekolah atau kuliah, cuti Bersama,
hari besar atau hari raya, tidak ada potongan tarif kamar. Bahkan
tarif kamar dinaikkan sebesar kurang lebih 20% dari resmi. Ini
merupakan salah satu strategi yang baik untuk menarik pelanggan.
Namun alangkah baiknya sebaiknya hotel HD melakukan dengan
potongan harga kepada tamu tamu tertentu yg memakai layanan
Hotel HD dengan potongan yang sedikit atau dengan memberikan
bonus voucher untuk menginap di liburan selanjutnya, agar
pelanggan tertarik untuk menginap dan menggunakan jasa Hotel
HD.
C. Buat rekomendasi proses, tipe dan sistem pengendalian yang tepat
untuk CV HD
Menurut kelompok kami bagian rekomendasi proses,kelompok kami
merekomendasikan agar CV HD meningkatkan fasilitas dan layanan Hotel
dengan baik namun juga harus memperhatikan dan menyesuaikan
anggaran yang ada agar tidak terjadi kerugian serta melatih karyawan agar
dapat melayani pelanggan dengan maksimal dengan trainning atau dengan
magang,lalu untuk yang tipe pengendalian menurut kelompok kami CV
HD harus lebih menekankan atau menjalankan pengendalian pengawasan
pendahuluan karena lewat tipe pengendalian ini memungkinkan perbaikan
penyimpangan yang ada di CV HD serta perubahan perubahan yang terjadi
di CV HD akan selalu diantisipasi. Lalu untuk sistem pengendalian
menurut kelompok kami CV HD telah melakukan dengan baik hanya
sedikit saran untuk sistem pengendalian bagian prestasi kunci untuk
menambahkan paket wisata seperti menginap dan perjalanan wisata agar
wisatawan mudah dalam berwisata dijogja dan tidak perlu untuk mencari
biro wisata yg lain karena merasa sudah satu paket dengan menginap
selama berlibur para wisata akan merasa menghemat biaya dan membuat
pengunjung Hotel HD tertarik untuk kembali ke Hotel HD lagi.