BAHAN KULIAH

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Oleh :
SANDI NOORZAMAN, S.Si, MM

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI ”GICI

2021
MATERI KULIAH

Analisis Pekerjaan
 Pengertian Analisis Pekerjaan
Analisis Pekerjaan adalah kegiatan pengumpulan data tentang
pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian
dianalisis untuk berbagai keperluan.
Dalam menganalisis pekerjaan dibutuhkan pengetahuan, keahlian dan
kemampuan, serta pengalaman yang cukup agar tidak
menimbulkan distorsi informasi yang menyebabkan
perencanaan sdm tidak tepat dalam pelaksanaannya.

Sarat Teknis Analisis Pekerjaan :

1. Harus dinamis, sejalan, dengan perubahan-perubahan lingkungan
eksternal & internal
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat,
absah, dan efisien-efektif
3. Pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan
pengalaman yang memadai
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif
Syarat Teknis Analisis Pekerjaan
1. Jenis Informasi
a. Kegiatan Pekerjaan
(Deksripsi jenis kegiatan harus rinci, Prosedur kegiatan kerja, Catatan kegiatan
Akuntabilitas atau tanggung jawab personil)
b. Kegiatan Berorientasi Pekerja
(Perilaku manusia dlm bekerja, Gerakan dasar, Permintaan pekerjaan personal)
c. Mesin, Alat, Perlengkapan dan Alat Bantu Kerja
(Komputer, Perlengkapan keamanan, Sarana dan Prasarana Kantor)
d. Pekerjaan Bersifat Terlihat ( Tangible) & Tidak Terlihat (Intangible)
(Bahan-bahan yang diproses, Produksi barang dan jasa, pengetahuan, pelayanan)
e. Kinerja Perbaikan
(Ukuran & Standar kerja, Analisis kesalahan, Kemampuan & kompetensi karyawan)
f. Konteks Pekerjaan
(Kondisi fisik, skedul kerja, konteks organisasi, konteks sosial, insentif)
g. Persyaratan Personil
(Pengetahuan & atau keterampilan, Atribut personil  sikap, minat, pribadi)
2. Langkah – Langkah Analisis Pekerjaan
a. Menentukan maksud pelaksanaan analisis pekerjaan
 merumuskan maksud melaksanakan analisis pekerjaan
b. Mengidentifikasi pekerjaan yang dianalisis
 Memutuskan pekerjaan yang dianalisis
c. Menjelaskan proses kepada karyawan & menentukan tingkat
keterlibatan
 Informasi terkait tidak dipisahkan dari kepentingan karyawan
dan manajer
d. Menentukan metode dan pelaksanaan pengumpulan data dan
informasi analisis pekerjaan
 Pengumpulan informasi analisis pekerjaan secara cermat
e. Memproses informasi analisis pekerjaan
 Penempatan dalam format yang bermanfaat utk user & sdm
f. Me-review dan memperbarui data
 Waktu untuk mereview uraian dan spesifikasi pekerjaan
 lanjutan..
3. Metode Pengambilan Data :
a. Observasi
b. Wawancara
c. Penggunaan Kuesioner/ Catatan Harian

4. Kriteria Keberhasilan Teknik Analisis Pekerjaan

a. Kehandalan  Ketaatasasan antara hasil dan teknik
b. Keabsahan (Validitas)  Data komprehensif, akurat tidak bias
c. Kemamputerimaan  Dapat diterapkan dan memuaskan
d. Efektifitas  Efek positif

5. Output Data Analisis Pekerjaan

a. Uraian pekerjaan  Tugas, tanggung jawab, syarat & kegiatan
b. Spesifikasi pekerjaan  Kualifikasi (pengalaman, pengetahuan, keahlian,
kemampuan)
Judul Posisi Pekerjaan Contoh
: Kepala Pengendali Mutu Pabrik Uraian
PengolahanPekerjaan
Karet “Maju” (Job Description)
Nomor kode pekerjaan : 156.132
Penyelia : Manajer Pengendali Mutu
Departemen : Pengendalu Mutu
Bangunan : 7 Pabrik : Cibanteng ; Status : bebas; Tanggal : 30/12/1999
Disahkan : Ir. Dulmadjid
Ditulis : Ir. Siti Centil
Ringkasan
Menyelia enam orang pengendali kontrol dalam pekerjaan perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengelolaan kegiatan pabrik.
Tugas-Tugas Pekerjaan
1. Mengembangkan dan memelihara kontak dengan pemasok untuk membantu pensolusian masalah
kualitas dengan mengevaluasi kapabilitas mutu, fasilitas dan sistem kualitas (10 %)
2. Mengembangkan dan me-review rencana sasaran, anggaran dan kerja dalam kualitas, pencapaian skedul
biaya dan pemanfaatan operator/peralatan (10 %)
3. Me-review rancangan proses dan produk, mengidentifikasi masalah yang menyebabkan ketidakpuasan
pelanggan atau kegagalan memenuhi sasaran pengembangan atau biaya yang telah dialokasi (20 %)
4. Menspesifikasi metode pengendalian mutu dan memproses data pendukung perencanaan kualitas.
Menyediakan biaya estimasi danmemperoleh alat dan perlengkapan pokok untuk mendukung skedul
proyek keseluruhan (10 %)
5. Menyediakan input para insinyur manufaktur dalamhal produktivitas dan hal kualitas lainnya (20 %)
6. Menyediakan umpab-balik pada tingkat kualitas dan biaya selama percobaan operasional dan selama
berproduksi untuk menghitung efektifitas sistem (10 %)
7. Menyelia enam sampai delapan karyawan yang digaji dan ditugasi dalam hal pengendali mutu. Melatih
 Contoh Spesifikasi Pekerjaan

Departemen : Kantor Direktur Utama Pabrik Pengolahan Karet “Maju”

Laporan ke : Direktur Utama
Judul Pekerjaan : Sekretaris Sekretariat Eksekutif

Pengetahuan, Keahllian, dan Kemampuan yang disyaratkan sebagai berikut

1. Pengetahuan rutin dan prosedur perkantoran

2. Pengetahuan bidang kesekretariatan eksekutif
3. Keahlian dalam mengoperasikan peralatan kantor terkomputerisasi
4. Keahlian dalam mengetik, mengarsip, menjawab telepon, dan mengkompilasi surat-surat dan laporan-
laporan secara rutin
5. Kemampuan untuk melaksanakan tugas sebagai penghubung antara pegawai perusahaan, anggota
dewan, eksekutif pelanggan, pegawai pemerintah federal dan pusat, ketika direktur utama sedang ke
luar kota
6. Kemampuan u ntuk merencakaan dan memprioritaskan pekerjaan
 Sakit dalam perjuangan itu hanya sementara. Bisa jadi Anda rasakan
dalam semenit, sejam, sehari, atau setahun. Namun jika menyerah,
rasa sakit itu akan terasa selamanya”
(Lance Armstrong, Mantan Atlet Balap Sepeda AS)

” Jika anda bekerja semata-mata untuk uang, anda tidak akan menjadi kaya
karenanya. Tetapi jika anda mencintai pekerjaan yang anda lakukan,
kejayaan akan menjadi milik anda
(Ray Kroc, pemilik Mc Donalds”)

Terima Kasih
IV. Perencanaan Sumber Daya Manusia

10
 Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan sumber daya manusia

adalah proses sistematik untuk
meramalkan kebutuhan pegawai
(demand) dan ketersediaan (supply)
pada masa yang akan datang, baik
jumlah maupun jenisnya, sehingga
departemen SDM dapat merencanakan
rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan
aktivitas yang lain dengan baik.

11
 Tujuan Perencanaan SDM

1. Memperbaiki pemanfaatan sumber daya manusia.

2. Menyesuaikan aktivitas sumber daya manusia dan
kebutuhan di masa depan secara efisien.
3. Meningkatkan efisiensi dalam menarik pegawai
baru.
4. Melengkapi informasi sumber daya manusia yang
dapat membantu kegiatan SDM dan unit
organisasi lain.

12
 Langkah-langkah Perencanaan SDM

1. Analisis faktor-faktor penyebab perubahan

kebutuhan SDM.
2. Peramalan kebutuhan SDM.
3. Penentuan kebutuhan SDM di masa yang akan
datang.
4. Analisis ketersediaan (supply) SDM dan
kemampuan perusahaan.
5. Penentuan dan implementasi program.

13
 1. Analisis Faktor Penyebab Perubahan
Kebutuhan SDM

a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti

ekonomi, politik, teknologi dan persaingan.
b. Perubahan keputusan internal seperti strategi,
budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan
organisasi dan rancangan pekerjaan.
c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya
pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan
diri (resignation), PHK (termination), meninggal
dunia, pegawai sakit, dll.

14
 2. Peramalan Kebutuhan SDM

Teknik-teknik peramalan kebutuhan,

yaitu :
a. Ramalan para ahli (expert forecast) atau
judgement technique.
b. Analisis kecenderungan atau trend analysis.
c. Budget and planning analysis.
d. New venture analysis.
e. Computer analysis.
f. Statistical analysis.

15
 2.a. Ramalan Para Ahli

 Nominal Delphi Technique (NGT), yaitu menghadirkan 5-

10 orang ahli dan ditanyakan penyebab perubahan
kebutuhan pegawai di masa yang akan datang. Hasilnya
didiskusikan secara bersama-sama, faktor diranking
atau diurutkan dari yang paling penting.
 Delphy Tecnique, yaitu bila para ahli tidak dapat
berdiskusi secara bersama. Perencana SDM meminta
pendapat masing-masing ahli kemudian disimpulkan.
 Perkiran manajer, yaitu kebutuhan SDM diperkirakan
oleh manajer puncak, kemudian diberikan ke manajer di
bawahnya atau sebaliknya.

16
 2.b. Analisis Kecenderungan

Analisis dilakukan berdasarkan

kecenderungan kebutuhan pada masa
lalu, yaitu :
 Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa
tingkat perubahan masa lalu sama dengan
yang akan datang.
 Indeksasi, yaitu menghitung bahwa rasio
antara jumlah pegawai dengan jumlah
penjualan atau produksi pada masa lalu akan
sama di masa akan datang.

17
 2.c. Budget and Planning Analysis

Budget and planning analysis

merupakan jumlah budget yang
telah disetujui, yang di dalamnya
berisi jumlah kebutuhan pegawai
pada setiap departemen di dalam
suatu perusahaan.

18
 2.d. New Venture Analysis

New venture analysis, yaitu

menghitung jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan dengan
membandingkannya dengan
pembukaan usaha baru yang
pernah dilakukan oleh perusahaan
lain.

19
 2.e. Computer Analysis

Computer analysis yaitu, suatu

program perhitungan yang
dilakukan oleh komputer melalui
rumus matematika, rasio-rasio
atau indeksasi dan ekstrapolasi
secara bersama-sama.

20
3. Penetuan Kebutuhan SDM di Masa
yang Akan Datang
Penentuan kebutuhan SDM pada masa depan
meliputi jumlah dan kemampuan yang dimiliki, baik
untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

21
 4. Analisis Ketersediaan (Supply) SDM
dan Kemampuan Perusahaan

 Memperkirakan ketersediaan sumber internal, yaitu

proses pemeriksaan tenaga kerja yang ada, jumlah dan
jenisnya. Teknik analisis yang digunakan yaitu replacment
chart, yaitu gambaran singkat mengenai siapa
menggantikan apabila suatu jabatan kosong. Ada
tambahan catatan tentang informasi calon pekerja yang
disebut replacement summary, yaitu daftar kemungkinan
pengganti untuk setiap jabatan.

22
Gambar 1. Replacement Chart

23
Gambar 2. Replacement Summary

24
 Pembuatan Replacement Chart dan
Replacement Summary
Membuat replacement chart dan
replacement summary perusahaan dapat
melakukan human resource audit, yaitu
sebuah proses mengumpulkan informasi
dengan memakai formulir khusus untuk
memeriksa keadaan SDM saat ini, yang
meliputi keterampilan, pengalaman,
pendidikan, dan data pribadi lain. Untuk
non manajer disebut skill inventory,
sedangkan untuk manajer disebut
management inventory.

25
Gambar 3. Formulir Skill Inventory

26
 4. Analisis Ketersediaan (Supply) SDM
dan Kemampuan Perusahaan

Memperkirakan ketersediaan sumber

eksternal. Ketersediaan jumlah pegawai
yang ada di pasar tenaga kerja
dipengaruhi oleh lembaga pendidikan
dan pelatihan, perubahan demografis,
spesialisasi, perubahan minat dan sikap
terhadap suatu pekerjaan.

27
 5. Penentuan dan Implementasi
Program
Berdasarkan kebutuhan (demand) dan
ketersediaan (supply) dapat terjadi beberapa
kemungkinan, yaitu :
 Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan
pegawai (supply = demand).
 Terjadi kelebihan supply tenaga kerja (supply > demand).
 Terjadi kekurangan supply tenaga kerja (supply <
demand).

28
Gambar 4. Model Perencanaan SDM

29
 Failed to Plan,
so Plan to Failed

Terima Kasih
MATERI KULIAH

Rekrutmen
Seleksi
Pelatihan dan Pengembangan
 Rekrutmen dan Seleksi
Rekrutmen dan seleksi karyawan baru merupakan tantangan tersendiri
bagi para manajer, direksi, karena terkait dengan :
-Metode rekrutmen di perusahaan
-Proses seleksi untuk menentukan karyawan terbaik
-Strategi efektif untuk rekrutmen dan seleksi
-Bagaimana perusahaan seharusnya menyeleksi untuk implementasi
strategi perusahaan

Ragam Pilihan Strategis dalam rekrutmen dan seleksi yang objektif :

a. Membuat pilihan strategis  pendekatan gender & lingkungan sosial
b. Perusahaan dapat memilih atau membeli karyawan baru
c. Memperhatikan anggaran terkait rekrutmen dan seleksi
d. Mencari sumber tenaga kerja yang belum dimanfaatkan
e. Memanfaatkan kecanggihan teknologi untuk rekrutmen & seleksi
f. Memilih merekrut dan menyeleksi dari dalam atau luar perusahaan
 Metode Rekrutmen
Metode Rekrutmen  Internal vs Eksternal
Metode Rekrutmen dari Dalam  (Penempatan, Inventarisasi Keahlian,
Penawaran, Rekomendasi)
Metode Rekrutmen dari Luar  (Lembaga Pendidikan, Advertensi/Agen/Biro)

I. Rekrutmen Internal
a. Penempatan Pekerjaan  Papan Pengumuman, Buletin, Web
(Prosedur penempatan, Jadwal Waktu, Langsung dan Terbuka)
b. Inventarisasi Keahlian
(Daftar nama, pendidikan, pelatihan, posisi, pengalaman, keahlian,
kemampuan, kualaifikasi lainnya)
c. Penawaran Pekerjaan
(Perjanjian antara manajer dg serikat pekerja trmsuk prosedurnya)
d. Rekomendasi Karyawan
Informasi dari karyawan existing terkait kualifikasi rekannya.
 Metode Rekrutmen
II. Rekrutmen Eksternal
a. Institusi Pendidikan
(SMU, SMK, Perguruan Tinggi)
b. Iklan
(Surat Kabar, Majalah, Jurnal Imiah, Radio, Televisi)
c. Agen Pemerintah  Depanaker/Disnaker
d. Agen Swasta  Jobsdb, karir dot com
e. Perusahaan Pencari Tenaga Eksekutif  Pembajakan
Calon yang direkrut tenaga profesional dan berkeahlian dengan
pendekatan mencari langsung dan menghubungi karyawan yang
sudah dengan posisi eksekutif, lobi terhadap yang bersangkutan.
 Keunggulan dan Kelemahan Pola Rekrutmen
Rekrutmen Internal
Keunggulan :
1. Karyawan familiar dengan perusahaan
2. Biaya rekrutmen dan pelatihan rendah
3. Meningkatkan moral & motivasi kerja
4. Peluang berhasil, karena penilaian
kemampuan dan keahlian lebih tepat
Kelemahan :
1. Konflik politik promosi posisi
2. Tidak Berkembang
3. Maslah moral tidak dirpomosikan
Rekrutmen Eksternal
Keunggulan :
1. Memiliki gagasan dan pendekatan baru
2. Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan
memperhatikan spesifikasi pengalaman
3. Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak
tersedia dalam perusahaan sekarang
Kelemahan :
1. Keterbatasan keteraturan antara karyawan
dan perusahaan
2. Moral dan komitmen karyawan rendah
3. Periode penyesuaian yang lama

Daya Tarik Rekrutmen

1. Preview Pekerjaan Realistik
 dapat mengurangi derajat perputaran karyawan, harapan lebih
rendah tentang pekerjaan, meningkatan kepuasan kerja
2. Kesempatan Pengembangan Karier
 Keterlibatan cepat, aplikasi pengetahuan, kesempatan memahami
tentang perusahaan, pengembangan karir kenaikan gaji, keahlian baru
Proses penyeleksian bekerja sama dengan elemen-elemen Seleksi
yaitu
tujuan/sasaran perusahaan, rancangan pekerjaan, penilaian pekerjaan.
Langkah-langkah seleksi :
1. Pemeriksaan Awal  Melepaskan pelamar yang tidak memenuhi sarat
(alasan tidak jelas terkait history waktu pekerjaan, alamat, meninggalkan
pekerjaan, pengalaman kerja, gaji)
2. Pengisian Formulir Lamaran  Proses pencatatan formal lamaran kerja individu
(nama, alamat, usia, pendidikan, pengalaman kerja, kesanggupan lembur, sikap
pelamar, keinginan pelamar untuk bepergian, organisasi, referensi, aktifitas lain)
3. Penggunaan Formulir Lamaran  Kualifikasi pelamar untuk suatu pekerjaan
(verifikasi pengalaman/sejarah kerja pelamar dan sumber rujukan)
4. Pengujian (Testing)  Kadang diadakan kadang tidak (situasional)
1. Kriteria Teknis Seleksi (Keabsahan/Validitas, Kehandalan/Reliabilitas, Biaya,
Kemudahan Pelaksanaan)
2. Beberapa Jenis Test (Tes kepribadian dan Minat, Tes Prestasi, Tes Bakat, Tes
Pengetahuan, Tes Kesehatan)
5. Wawancara  Sebuah proses formal untuk melihat apakah dapat melakukan
pekerjaan, berkehendak terhadap pekerjaan tersebut, sisi lainnya)
6. Keputusan Seleksi  Proses formal mementukan diterima/tidaknya pelamar
 Resume Manajemen

Keputusan Rekrutmen dan seleksi SDM/karyawan baru merupakan hal

krusial dalam perusahaan , beberapa petunjuk sbb :
1. Mempertimbangkan faktor internal dan eksternal, dan dimensi gender
2. Memberikan promosi dari kalangan karyawan perusahaan itu sendiri sehingga
karyawan akan merasakan tingkat kepuasan dan komitmen terhadap
perusahaannya
3. Peninjauan pekerjaan realistik
4. Pengembangan karir
5. Bentuk prapekerjaan hendaknya bebas dari permasalahan yang dapat dipandang
sebagai diskriminasi  orientasi pekerjaan
6. Prinsip-prinsi kegiatan yang disepakati pada saat proses rekrutmen dan seleksi
7. Pengukuran derajat kehandalan dan keabsahan proses rekrutmen dan seleksi
harus selalu menjadi perhatian manajer
8. Metode rekrutmen dan seleksi spesifik harus taat asas dengan strategi
perusahaan secara keseluruhan
 Sedikit orang kaya yang memiliki harta.
Kebanyakan harta yang memiliki mereka – Robert G. Ingersoll

Terima Kasih