ADMINISTRASI KEUANGAN

(PEMBUKUAN)
Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha
(PKW)

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi

Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
Direktorat Kursus dan Pelatihan

2021
 ADMINISTRASI
KEUANGAN (PEMBUKUAN)
Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha (PKW)

Tim Penulis:

Ani Syafaatun
Agus Sofyan
Fathul Mansyah
Kartini
Achmad Hilmi Z
Akbar Anas

2021
 KATA SAMBUTAN

Direktur Jenderal Pendidikan Vokasi

Penguatan link and match antara lembaga pendidikan vokasi dan
industri, dunia usaha, dan dunia kerja (iduka) merupakan program
prioritas pemerintah. Link and match ini harus diartikan secara
menyeluruh yaitu “menikahnya” program pendidikan dan pelatihan
vokasi dengan iduka, UMKM, lembaga perbankan dan unit pemasaran
yang bukan sekadar penandatanganan MoU tetapi harus ada
keterlibatan mitra mulai dari pengembangan kurikulum, peningkatan
kapasitas guru/instruktur/dosen/kepala sekolah/pimpinan, penyusunan
standar sarpras berbasis iduka, pemagangan, evaluasi lulusan hingga
penyerapan lulusan untuk bekerja di iduka dan mampu merintis usaha
baru.

Kursus dan pelatihan sebagai bagian dari pendidikan vokasi juga

dituntut untuk bisa mewujudkan link and match dengan mitra
sebagaimana tersebut di atas. Hal ini merupakan suatu tantangan
sekaligus peluang yang besar terhadap eksistensi Lembaga Kursus dan
Pelatihan (LKP) selama ini. LKP yang bisa mewujudkan “pernikahan”
tersebut dipastikan akan terus eksis bahkan akan semakin
berkembang. Konsep miniatur “pernikahan” antara LKP dan lembaga
mitra terwujud dalam penyelenggaraan Program Pendidikan
Kecakapan Wirausaha (PKW), yaitu program kursus dan pelatihan
untuk menyiapkan SDM terampil, berkarakter, berdaya saing dan siap
kerja dengan sasaran prioritas anak usia sekolah tidak sekolah (ATS)
atau lulus tidak melanjutkan, khususnya yang pernah menerima
program Kartu Indonesia Pintar (KIP).

Saya menyambut baik penyusunan bahan ajar PKW ini dalam upaya
meningkatkan mutu pembelajaran PKW sehingga menghasilkan
lulusan berkualitas dan mampu untuk melahirkan usahawan baru
dengan berbagai bidang usaha dalam rangka pengembangan potensi
lokal.

Selamat dan sukses untuk semua penyelenggara PKW semoga hasil

kerja Saudara menjadi bagian dari upaya menyiapkan SDM Indonesia
yang andal dan berdaya saing.

Jakarta, September 2021

Direktur Jenderal,

Wikan Sakarinto, Ph.D.

 KATA PENGANTAR

Direktur Kursus dan Pelatihan

Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha (PKW) merupakan layanan
pendidikan melalui kursus dan pelatihan untuk memberikan bekal
pengetahuan dan ketrampilan serta menumbuhkan sikap mental
wirausaha dalam mengelola potensi dan lingkungan yang dapat dijadikan
bekal berwirausaha dan merintis berdirinya usaha mandiri. Sasaran
prioritasnya adalah Anak Usia Sekolah Tidak Sekolah (ATS) atau lulus tidak
melanjutkan khususnya anak-anak yang pernah menerima Kartu Indonesia
Pintar (KIP). Berdasarkan konsep tersebut maka, reformasi
penyelenggaraan PKW harus dilakukan agar lulusan PKW dapat
berwirausaha sesuai dengan ketrampilan yang dipelajari.

Reformasi penyelenggaraan PKW dimaksud, difokuskan pada perubahan

pola pikir (mindset) penyelenggaraan PKW dari hanya sekadar rekrutmen
dan proses pembelajaran saja (input dan process) bergeser ke kualitas
lulusan untuk mampu berwirausaha dengan pendampingan. Reformasi
berikutnya adalah reformasi cara kerja/prosedur penyelenggaraan PKW
dari cara kerja berbasis one man show, serta dilakukan oleh lembaga
penyelenggara sendiri, bergeser ke cara kerja berbasis kerjasama dan
kolaborasi dengan UMKM, lembaga perbankkan dan unit pemasaran. Kerja
sama tersebut mulai dari rekrutmen, penyusunan kurikulum dan bahan ajar,
pengadaan instruktur, sarana dan prasarana pembelajaran, dan
pembimbingan / pendampingan dalam merintis usaha baik secara
kelompok maupun perorangan.

Dalam rangka mendorong reformasi pembelajaran PKW, Direktorat Kursus

dan Pelatihan menyusun bahan ajar yang terdiri dari 6 komponen yaitu: 1)
Menumbuhkan Pola Pikir dan Karakter Kewirausahaan, 2) Merencanakan
Usaha, 3) Keterampilan Mengelola Usaha 4) Mengembangkan Usaha, 5)
Pengembangan Pemasaran Usaha, dan 6) Evaluasi Usaha. Dari ke enam
komponen bahan ajar ini, masing-masing terdiri dari judul-judul bahan ajar
yang kesemuanya berjumlah 40 judul bahan ajar yang akan di digitalisasi
untuk mempermudah mengaksesnya.

Besar harapan kami bahan ajar ini dapat bermanfaat dan menjadi rujukan
bagi berbagai pihak khususnya lembaga penyelenggara dalam
menyiapkan, menyelenggarakan pembelajaran, dan
pendampingan/pembimbingan dalam merintis usaha bagi para lulusan
PKW.

Jakarta, September 2021

Direktur,

Dr. Wartanto
 DAFTAR ISI
A. Apa Pengertian Administrasi Usaha?
1
B. Apa Tujuannya? 2
C. Apa Fungsi Administrasi? 3
D. Apa Ciri-Ciri Administrasi Usaha? 4
E. Kemampuan Apa yang Dimiliki Pengelola? 5
F. Kapan Administrasi Usaha Dilaksanakan? 6
G. Mengapa Perlu Administrasi Usaha? 7
H. Apa Ruang Lingkup Administrasi Usaha? 8
I. Dokumen Apa yang Dibutuhkan dalam Administrasi Usaha? 9
J. Bagaimana Buku Administrasi Keuangan? 12
 A.
Apa Pengertian
Administrasi Usaha ?
Administrasi usaha adalah segala bentuk proses
kerja sama dari dua individu atau lebih atas dasar
rasionalitas terpilih untuk mencari tujuan yang
ditetapkan sebelumnya.

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 01
 B.
Apa Tujuannya ?
Rp

1.
Memonitor
Rp
kegiatan usaha
Rp
Rp

2. 3.
Mengamankan Mengevaluasi
jalannya kegiatan kegiatan usaha
usaha

5. 4.
Menunjukkan Menyusun program
bukti-bukti kegiatan pengembangan
usaha usaha

02 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
 C.
Apa
Fungsi Administrasi ?
Dalam sebuah usaha, fungsi administrasi adalah
1. Mencatat berbagai alat perlengkapan dari kegiatan usaha
ke buku administrasi.
2. Melengkapi dan menyediakan serta mengelola berbagai buku
administrasi usaha dengan baik dan benar.
3. Memelihara buku administrasi usaha dengan baik dan benar.

4. Mengerjakan berbagai buku administrasi dari kegiatan usaha

sesuai dengan bentuk aturan.

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 03
 D.
Apa ciri-ciri
Administrasi Usaha itu ?
1. Terdapat kelompok orang

2. Terdapat bentuk kerja sama

sekelompok orang

3. Terdapat tujuan yang akan dicapai

4. Terdapat proses kegiatan usaha

5. Terdapat aspek kepemimpinan,

bimbingan, dan pengawasan

04 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
 E.
?
Kemampuan
Apa yang Dimiliki
Pengelola
!

Dalam sebuah usaha, kemampuan yang dimiliki

pengelola adalah
1. Kemampuan komunikasi yang baik
Seorang tenaga administrasi akan berinteraksi, dan
berkordinasi dengan banyak orang sehingga
membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik dan
efektif. Tujuannya, pekerjaan semakin jelas, terarah, dan
menyenangkan.
2. Kemampuan menulis
Seorang petugas administrasi akan banyak berhadapan
dengan kegiatan surat menyurat dan mencatat maka
diperlukan keahlian tata tulis yang baik.
3. Manajemen waktu
Seorang tenaga administrasi memerlukan ketelitian dan
kedisiplinan yang tinggi dalam mengatur waktu karena
seringkali diminta data usaha dalam waktu yang singkat.
4. Memperhatikan detail dan teliti
Seorang tenaga administrasi memiliki tugas, seperti
mencatat uang, menginput data, mencatat pengeluaran.
Oleh karena itu, dia tidak boleh salah karena akan
berimbas pada kondisi keuangan.
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN
DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 05
 F.
Kapan Administrasi
Usaha Dilakukan ?
Mengelola administrasi usaha dimulai dari perencanaan
keuangan, pelaksanaan pengelolaan administrasi, sampai
pada tahap evaluasi, pelaporan, dan tindak lanjut hasil usaha.

!
!
Rp

06 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
 G.
Mengapa Perlu
a
Administrasi Usaha ?

1. Agar dapat memonitor dan mengendalikan usaha.

2. Agar dapat mengamankan jalannya pelaksanaan kegiatan.

usaha.
3. Agar dapat melakukan evaluasi kegiatan usaha.

4. Agar dapat menyusun program pengembangan usaha.

5. Agar dapat menunjukkan adanya bukti kegiatan usaha.

yang dijalankan.

6. Agar mudah mengambil keputusan untuk pengembangan

dan pengendalian usaha yang dijalankan.

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 07
 H.
1. Menghimpun
Apa Ruang Lingkup
Administrasi Usaha ?
adalah kegiatan mencari dokumen dan mengumpulkan
dokumen.

2. Mencatat dan membukukan

adalah kegiatan membukukan berbagai tulisan suatu
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga tulisan
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3. Mengelola
adalah menyajikan bukti-bukti atau keterangan-keterangan
sesuai dengan kegiatannya.

4. Mengirim
adalah menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari
satu pihak ke pihak lain.
5. Menyimpan
adalah kegiatan meletakkan atau menaruh dokumen pada
tempat yang aman.

08 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
 I.
Dokumen Apa yang dibutuhkan
dalam Administrasi Usaha ?
Rp Dalam pengelolaan suatu usaha,
terdapat salah satu aspek yang harus
dipelajari, yaitu administrasi pengelolaan
!
usaha. Administrasi pengelolaan usaha
terdiri atas:

1. Perizinan Usaha
Perizinan usaha diperlukan untuk mendukung kegiatan usaha,
seperti Surat Izin Usaha Mikro (SIUM). Surat ini dapat diperoleh
di kecamatan dengan gratis dan dapat dijadikan agunan pinjam
ke bank melalui Kredit Usaha Rakyat (KUR)

2. NPWP adalah nomor yang diberikan kepada wajib pajak

Setiap wajib pajak harus memiliki
NPWP (Nomor Pokok Wajib
Pajak) atau nomor yang diberikan
kepada wajib pajak sebagai
sarana dalam administrasi
perpajakan. NPWP digunakan
sebagai tanda pengenal diri atau
identitas wajib pajak dalam
melaksanakan hak dan kewajiban
perpajakannya.

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 09
 3. Surat Izin Tempat Usaha (SITU)
4. Surat-Menyurat
a. Surat perkenalan
b. Surat permintaan penawaran, dan lain-lain.

Nomor surat Tanggal surat Jenis surat Keterangan

Masa berlaku
03/sium/2021 1-5-2021 Surat ijin usaha
1-5-2023

Belum ada
04/pen/2021 1-6-2021 Penawaran produk
respon

5. Pencatatan Administrasi Usaha

a. Bukti Transaksi Internal
adalah bukti yang dibuat untuk internal kelompok usaha.
Contohnya buku kas masuk.
Buku kas merupakan tanda bukti bahwa kelompok usaha
telah menerima uang secara tunai, seperti tagihan, penjualan.
Kas keluar adalah tanda bukti bahwa kelompok usaha telah
mengeluarkan uang secara tunai, seperti pembayaran gaji,
dan pembayaran utang.
b. Bukti Transaksi Eksternal
adalah bukti transaksi yang punya hubungan dengan pihak luar,
Contoh bukti transaksi ekternal, adalah:
Faktur, adalah bukti pembelian secara kredit
Kuitansi, adalah bukti tanda terima sejumlah uang
yang telah ditandatangani oleh pihak penerima uang
dan dan diserahkan kepada pihak yang membayar
utang.
Nota Kontan, adalah bukti transaksi penjualan
maupun pembelian secara tunai.
Nota Debet, adalah bukti transaksi pengiriman
kembali barang yang sudah dibeli.

10 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
Nota Kredit, adalah bukti transaksi penerimaan
kembali barang yang sudah dijual.
Cek, adalah surat perintah pemabayaran sejumlah uang
kepada pihak yang nvamanya tercantum dalam cek.
Contoh Nota Debet.

UD kirana Kpd. Toko HK

Jln. Bantul Km 10. 16 Jln. Beji 23 Yk
Yogyakarta

NOTA DEBET
Dikirim kembali 10 kg bahan kaos karena cacat seharga
Rp. 2.000.000 dan rekening ini telah didebet.

Yogyakarta, 12 Mei 2013

Narayan

Contoh Nota Kredit.

PD. Pembangunan Tangerang, 10 Oktober 2000

Jln. Danau No. 4 Kepada
Tangerang Yth. : Toko Hidayat
Jln. : Tambak 5
Tangerang

NOTA KREDIT
Diterima kembali 2 buah papan tulis putih (white board) karena rusak
seharga Rp. 36.000,00 dan rekening ini telah diKREDIT.

Hormat kami,

Hasna

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 11
 J.
Bagaimana buku
Administrasi keuangan ?
Ada beberapa buku catatan yang harus
ada dalam kegiatan usaha, yaitu buku
Rp administrasi keuangan berupa buku
catatan keuangan, buku persedian barang,
dan buku inventaris. Walau usahanya kecil
memiliki buku admnistrasi usaha itu
penting agar ada proyeksi pengembangan
usaha yang lebih besar ke depan. Nah,
seperti apa pembukuannya? Silahkan baca
berikut ini.

1. Buku Catatan Pengeluaran

Semua pengeluaran atau belanja dalam usaha, mulai dari
pembelian bahan baku, dan operasional gaji pegawai harus
kontiniu dicatat dengan jelas. Tujuannya adalah mengetahui
berapa jumlah modal usaha yang telah dikeluarkan.
Contoh Buku Pengeluaran

No.
Tanggal Jenis pengeluaran Jumlah Keterangan
Bukti

1- 5-2021 Blender 350.000 Sangat baik

Beli Cup + tutup 75.000

1- 6-2021 Plastik 20.000

9-6-2021 Bayar listrik 210.000

dst

Total 654.000

12 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
2. Buku Catatan Pemasukan
Buku catatan pemasukan digunakan untuk mencatat semua
transaksi yang berhubungan dengan pemasukan keuangan.
Tujuannya, mudah dalam melakukan pembukuan bulanan
perusahaan.
Buku Catatan Pemasukan
No.
Tanggal Jenis pemasukan Jumlah Keterangan
Bukti

9- 6-2021 Penjualan 750.000

10- 6-2021 Piutang 125.000

dst

Total 875.000

3. Buku Laporan Arus Kas

Laporan arus kas adalah laporan yang menunjukkan aliran uang
yang diterima dan digunakan perusahaan di dalam satu periode
akuntansi beserta sumber-sumbernya.
Neraca Saldo
Keterangan
Debet Kredit

Hasil usaha Rp. 18.500.000

Bayar gaji pegawai Rp. 2.500.000

Belanja barang Rp. 750.000

Perbaikan tempat usaha Rp. 1.500.000

Biaya air, listrik, Rp. 250.000

Beli tabung gas besar Rp. 850.000

Beli bahan baku Rp. 3.000.000

Rp. 18.500.000 Rp. 8.850.000

Saldo Rp. 9.650.000

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 13
 4. Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi adalah laporan yang menunjukkan
kemampuan kelompok usaha untuk menghasilkan keuntungan
pada satu periode bulanan, semester, atau satu tahun.
Laporan Laba Rugi terdiri atas Pendapatan dan Pengeluaran

Pendapatan Hasil Penjualan Rp. 14.500.000

Biaya-biaya:

1. Sewa tempat Rp. 1.800.000

2. Listrik, Air dan kebersihan Rp. 700.000
3. Gaji pegawai Rp. 4.000.000

Rp. 6.500.000
Laba Rp. 8.000.000

5. Laporan Perubahan Modal

Modal Awal Rp. 2.000.000

1. Laba Rp. 8.000.000

2. Sewa tempat Rp. 2.000.000
3. Bayar utang Rp. 500.000

Rp. 6.500.000
Penambahan modal
Modal akhir Rp. 8.500.000

14 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
 6. Buku Stok Barang
Transaksi yang dicatat bukan hanya berhubungan dengan uang,
tetapi juga barang, seperti contoh di bawah ini.
Contoh Buku Persediaan Barang Tahun 2020

Persediaan Persediaan Saldo

No. Masuk Keluar
Tgl Keterangan
Bukti hrg jml Unit hrg jml Unit hrg jml
Unit
Rp Rp Rp Rp Rp Rp

1/12. - - - - - - 15 5.000 75.000

5/1. 012. Dijual ke - - - 8 5.000 40.000 7 5.000 35.000

toko jaya

dst

Fungsi buku stok barang agar bisa memonitor dan mengawasi

persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha.

7. Buku Inventaris Barang

Keadaan
No Tanggal Nama Barang Merek Harga Unit Barang

1 2/5-2021 Lid sealer Made china 650.000 2 Baik

2 2/5-2021 Blender Nasional 350.000 3 Baik

3 Dst

Buku inventaris barang dapat digunakan untuk mencatat semua

barang-barang yang telah dibeli. Buku inventaris barang juga
memiliki fungsi sebagai berikut.
a. Mempermudah dalam pengawasan.
b. Mencegah agar barang tidak mudah hilang.
c. Mempermudah untuk melakukan pengecekan barang.
d. Mempermudah kondisi barang.
e. Memiliki bukti tertulis pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.

DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 15
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.scribd.com/document/427709054/Administrasi-usaha

Mubarok Abdulloh, dan Faqihudin 2011. Pengelolaan Keuangan Usaha

Kecil dan Menengah. Tangerang: Suluh Media

Oteng, Sutisna 1983. Administrasi Pendidkan, Bandung; Angkasa.

https://www.youtube.com/watch?v=DJ9gHXO3dTA

16 DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN

DITJEN PENDIDIKAN VOKASI
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
Direktorat Kursus dan Pelatihan

2021