LAPORAN PELAKSANAAN PKSK

OPTIMALISASI PELAPORAN KEJADIAN BENCANA

ALAM/NON ALAM DAN BENCANA SOSIAL DI WILAYAH
KERJA SATGAS TANGGAP DARURAT BALAI
PRASARANA PERMUKIMAN WILAYAH GORONTALO
MELALUI APLIKASI SITARAT (SISTEM INFORMASI
CEPAT TANGGAP DARURAT) BERBASIS ANDROID

OLEH :
MUAZMAN HAMZAH, ST
NIP. 198611212011011001

BALAI PRASARANA PEMUKIMAN WILAYAH GORONTALO

2021
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKHIR AKTUALISASI

PENINGKATAN KINERJA SATUAN KERJA

OPTIMALISASI PELAPORAN KEJADIAN BENCANA ALAM/NON

ALAM DAN BENCANA SOSIAL DI WILAYAH KERJA SATGAS
TANGGAP DARURAT BALAI PRASARANA PERMUKIMAN WILAYAH
GORONTALO MELALUI APLIKASI SITARAT (SISTEM INFORMASI
CEPAT TANGGAP DARURAT) BERBASIS ANDROID

Disusun Oleh,

Nama : Muazman Hamzah, ST

NIP : 198611212011011001

Telah diuji dan diseminarkan pada tanggal 04 Agustus 2021

melalui Virtual/Daring

Disetujui pada tanggal 04 Agustus 2021

Mentor Pembimbing

Ir. Nurdiana Habibie, M.Si Dr. Ir. Alex A Chalik, M.M, M.T
NIP. 197602231994012001 NIP. 19550818 198503 1 006

Kepala Balai Pengembangan Kompetensi

PUPR Wilayah I Medan

Achmad Kholidi, S.ST, MT

NIP. 19670304 199303 1 007
 PRAKATA

Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya, Penulis
dapat menyelesaikan Laporan Pelaksanaan PKSK dengan judul “Optimalisasi Pelaporan Kejadian
Bencana Alam/Non Alam Dan Bencana Sosial Di Wilayah Kerja Satgas Tanggap Darurat Balai
Prasarana Permukiman Wilayah Gorontalo Melalui Aplikasi Sitarat (Sistem Informasi Cepat
Tanggap Darurat) Berbasis Android”.
Setelah dilakukan tahapan pengimplementasian proyek terdapat beberapa kendala yang
muncul baik dari internal maupun eksternal yang mengakibatkan penyelesaian proyek perubahan
belum dapat seluruhnya mencapai target yang sudah ditetapkan pada proposal proyek perubahan.
Dalam laporan ini juga sudah disampaikan hal-hal yang telah dilakukan dalam rangka pencapaian
target atau indikator keberhasilan proyek perubahan, kendala yang muncul dan strategi dalam
menghadapi kendala tersebut. Tidak lupa Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada semua pihak yang mendukung dalam penyelesaian proyek ini, terutama ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Coach Bapak Dr. Ir. Alex A Chalik, M.M, M.T kami ucapkan penghargaan yang
setinggitingginya, karena atas bimbingan, arahan serta dukungannya sehingga laporan
pelaksanaan PKSK ini dapat diselesaikan dengan baik.
2. Mentor Ibu Ir. Nurdiana Habibie selaku Kepala Balai Prasana Permukiman Wilayah
Gorontalo karena bimbingan serta dukungannya.
3. Rekan-rekan Tim Efektif, Pihak BPBD Provinsi, Kab/Kota Gorontalo, dan Balai
Pengembangan Kompetensi PUPR Wilayah I Medan yang telah banyak membantu,
memberikan dukungan, berkoordinasi dan bekerjasama dengan baik.
4. Saudara Kandung tercinta Udin, Iswan dan Rahma yang memberikan dukungan semangat
serta
doa dalam penyelesaian proyek perubahan ini.
5. Rismawati yang selalu ikut memberikan ide dalam penyelesaian proyek perubahan ini hingga
selesai.
6. Ganesha Pradipta (anak) yang selalu menjadi penyemangat.

i|P age
7. Rekan-rekan para Perserta Diklat PISK di Balai Pengembangan Kompetensi PUPR Wilayah
I Medan yang luar biasa selalu saling mendukung dan berbagi dikala senang dan susah serta
saling menguatkan sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.
8. Para Widyaiswara, pengajar, dan penyelenggara Diklat PISK yang telah
memberikan inspirasi dalam penyelesaian proyek perubahan ini.
Semoga laporan proyek perubahan ini dapat memberikan manfaat kepada bangsa dan
negara Indonesia, Kementerian PUPR dan kepada siapa saja yang membaca sehingga
dapat memberikan inspirasi untuk mengembangkan Inovasi lanjutan yang lebih baik.

ii | P a g e
 DAFTAR ISI
HALAMAN
PRAKATA………………………………………………………………………………. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………….. iii
DAFTAR TABEL………………………………………………………………………... iv
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………………… v
DAFTAR LAMPIRAN………………………………………………………………….. vii
BAB I ……………………………………………………………………………………. 1
1. LATAR BELAKANG……………………………………………………………….. 1
2. STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS POKOK………………………………. 4
3. ANALISIS PERMASALAHAN…………………………………………………….. 5
4. GAGASAN DAN SARAN……………………………………………………...…... 5
5. TUJUAN DAN MANFAAT………………………………………………………… 6
6. RUANG LINGKUP PERUBAHAN………………………………………………… 6
BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN …..…………………………………. 7
1. ORGANISASI PKSK……………………………………………………………….. 7
2. MILESTONE DAN RANCANGAN KEGIATAN ………………………………….8
3. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER………………………………………………….. 10
4. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA………………………………………...…... 10
5. KRITERIA KEBERHASILAN DAN KUNCI KEBERHASILAN………………… 10
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN …………………………………. 11
A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN ……………………………………………… 11
1. RAPAT PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF …………………………………… 11
2. RAPAT KOORDINASI TIM EFEKTIF………… ………………………….…. 12
3. ANALISA KEBUTUHAN USER (DUKUNGAN STAKEHOLDER)….…….. 13
4. PERUBAHAN STAKEHOLDER PASCA KOMUNIKASI EFEKTIF…...…... 16
5. DESAIN SISTEM (PROTOTYPE APLIKSI SITARAT)……….……………… 17
6. PENYELESAIAN APLIKASI……………………………………………….… 17
7. UJI COBA APLIKASI DAN EVALUASI PERBAIKAN ERROR BUGS.…… 26
8. SOSIALISASI, EDUKASI & PRAKTIK PENERAPAN……………………..… 26
B. MATRIX PENCAPAIAN KEGIATAN PROYEK ………………………………… 32
C. KENDALA DAN STRATEGI PENANGANAN ..………………………………… 32
BAB IV PENUTUP ………………………………………………..……………..…… 34
A. KESIMPULAN……………………………………………..……………..…… 34
B. REKOMENDASI DAN SARAN…………………………..……………..…… 34

iii | P a g e
 DAFTAR TABEL

HALAMAN
1. Milestone Jangka Pendek..………………………………………………………….. 8
2. Milestone Jangka Menengah ………………………………………………………... 9
3. Milestone Jangka Panjang …………………………………………….…………….. 9
4. Identifikasi Stakeholder ……………………………………………………………... 10
5. Identifikasi Potensi Kendala …………………………………………….………….. 10
6. Keanggotaan Tim Efektif …………………………………………………………... 11
7. Matrix pencapaian kegiatan proyek………………………………………………….. 32

iv | P a g e
 DAFTAR GAMBAR

HALAMAN
1. PETA BENCANA PROVINSI GORONTALO…………………………………….. 3
2. STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS POKOK………………………………. 4
3. Struktur Tim Efektif PKSK ……………………………………………………..….. 7
4. SK Tim Efektif ……………………………………………………………………... 12
5. Rapat Koordinasi Tim Efektif ………………………………………………..…….. 13
6. Analisa Kebutuhan User BPBD Kota Gorontalo ………………………………. 14
7. Analisa Kebutuhan User BPBD Kab. Bone Bolango …………………………..….. 14
8. Analisa Kebutuhan User BPBD Kab. Gorontalo Utara ……..……………………... 15
9. Analisa Kebutuhan User BPBD Provinsi Gorontalo ………………………………. 15
10. Kondisi Stakeholder sebelum komunikasi efektif……………………………….…. 16
11. Kondisi Stakeholder sesudah komunikasi efektif ………………………………….. 16
12. Prototype Aplikasi SITARAT ……..……………………………………...…... 17
13. Aplikasi Pada Playstore …………………………………………….…. 18
14. Penginputan Laporan Kejadian Bencana Oleh Masyarakat ……..………...…...…... 19
15. Halaman Login ………………………………………………………………….….. 19
16. Halaman Awal Setelah Login ……..…………………………………………...…... 20
17. Daftar Laporan Untuk User BPBD ……..………...…...…………………………….. 20
18. Penginputan Awal Laporan Kejadian Bencana Untuk User Yang Memiliki
Akses Login ……………………………………………………………...………….. 21
19. Halaman Penginputan Laporan Korban, Kerusakan Fasilitas Umum/Sosial/Pribadi
Serta Kebutuhan Masyarakat………………………………………………………… 21
20. Penginputan Foto Kejadian Bencana ……..………………………………...…...…... 22
21. Penginputan Lokasi Bencana ……..………………………………...………......…... 23
22. Tampilan Daftar Laporan User Staff ……..………………………………...…...…... 23
23. Daftar Laporan Untuk User PPK ……..………………………………...…….....…... 24
24. Daftar Laporan Untuk User Kepala Balai ……..…………………………...…...…... 24
25. Cetak Laporan ……..……………………………………..………………...…...…... 25
26. Tampilan SMS Gate-way Si-TARAT ……..……………………………...…...…... 25

v|P ag e
27. Uji Coba Aplikasi dan Evaluasi Perbaikan Error Bugs……………………………… 26
28. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Provinsi Gorontalo…..……. 27
29. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kota Gorontalo …………… 28
30. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kab. Bone Bolango.……… 29
31. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kab. Gorontalo…….……… 30
32. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kab. Gorontalo Utara..…… 31

vi | P a g e
 DAFTAR LAMPIRAN

HALAMAN
1. DAFTAR HADIR RAPAT KOORDINASI TIM EFEKTIF ……………………….. 35
2. SURAT DUKUNGAN BPBD KOTA GORONTALO ……………………………. 36
3. SURAT DUKUNGAN BPBD KAB. BONE BOLANGO ………………………….. 37
4. SURAT DUKUNGAN BPBD KAB. GORONTALO UTARA…………………….. 38
5. SURAT DUKUNGAN BPBD PROVINSI GORONTALO…………………..…….. 39
6. MASUKAN/ARAHAN DARI BPBD PROVINSI GORONTALO……………….... 40
7. DAFTAR HARI RAPAT UJI COBA ERROR/BUGS……………………………… 41
8. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD PROVINSI GORONTALO……...….. 42
9. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD KOTA GORONTALO…………..….. 43
10. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD KAB. BONE BOLANGO………….... 44
11. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD KAB. GORONTALO……………….. 45
12. ARAHAN/MASUKAN DARI BPBD KAB. GORONTALO……………...……….. 46
13. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD. KAB GORONTALO UTARA…….... 47

vii | P a g e
 BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Wilayah Indonesia terletak di daerah iklim tropis dengan dua musim yaitu panas dan
hujan dengan ciri-ciri adanya perubahan cuaca, suhu dan arah angin yang cukup ekstrim.
Kondisi iklim seperti ini digabungkan dengan kondisi topografi permukaan dan batuan yang
relatif beragam, baik secara fisik maupun kimiawi, menghasilkan kondisi tanah yang subur.
Sebaliknya, kondisi itu dapat menimbulkan beberapa akibat buruk bagi manusia seperti
terjadinya bencana hidrometeorologi seperti banjir, tanah longsor, kebakaran hutan dan
kekeringan
Sebagaimana dengan wilayah-wilayah lain di Indonesia , Provinsi Gorontalo
merupakan wilayah yang rawan bencana alam. Dari Data Informasi Bencana Indonesia
(DIBI)-BNPB, wilayah ini memiliki sejarah kejadian bencana banjir, cuaca ekstrim,
kebakaran hutan dan lahan, kekeringan dan tanah longsor berdasarkan peta rawan bencana
melalui data dari BPBD Provinsi Gorontalo.
Pemerintah pusat melalui Kementerian PUPR SATGAS Tanggap Darurat Balai
Prasarana Permukiman Wilayah Gorontalo melakukan penanganan dampa bencana di
Provinsi Gorontalo
Dalam upaya penanggulangan bencana yang dilakukan Tim Satgas Tanggap Darurat
menghadapi kelemahan yaitu terlambat memperoleh data & laporan berupa korban, fasilitas
& kebutuhan sarana prasarana saat penanggulangan bencana, disamping itu pelaporan
kejadian bencana yang dibuat juga terlambat dan sulit dicari ketika dibutuhkan karena masih
dilakukan secara manual. Maka dari itu dilakukan perubahan mekanisme agar Tim Satgas
Tanggap Darurat lebih cepat memperoleh informasi & data di lokasi kejadian bencana agar
upaya penanggulangan bencana bisa dapat segera dilakukan lebih tepat, lebih terencana &
tepat sasaran.
Aplikasi Sistem Informasi Cepat Tanggap Darurat berbasis Android menjadi alternatif
solusi dalam pemecahan masalah tersebut. Hal ini dikarenakan aplikasi system informasi
cepat tanggap darurat dapat memudahkan penginputan laporan kejadian bencana dari lokasi
kejadian, mempermudah rekapan laporan kejadian bencana serta pencarian laporan saat

1|P a ge
dibutuhkan, dengan informasi laporan yang lebih cepat diperolah diharapkan proses
penanggulangan bencana dapat segera dilakukan dengan tepat, terencana & tepat sasaran.

2|P a ge
Gambar 1. Peta Bencana Provinsi Gorontalo

3|Page
2. STRUKTUR ORGANISASI & TUGAS POKOK

A. STRUKTUR ORGANISASI

Susunan organisasi Balai Prasarana Permukiman Wilayah berdasarkan Peraturan

Menteri PUPR Nomor 16 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unut Pelaksana
Teknis di Kementerian PUPR , terdiri atas:

Gambar 2. Strukstur Organisasi BPPW Gorontalo

B. TUGAS POKOK
Sesuai dengan Surat Keputusan Menteri PekerjaanUmum dan Perumahan Rakyat
Nomor: 1176/KPTS/M/2019 tentang satuan tugas penyelenggaraan penanggulangan
bencana Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, maka Tanggap Darurat
Balai Prasaran Permukiman Wilayah Gorontalo sebagai unit pendukung Pos Siaga Bencana
yang dibentuk untuk melakukan kerjasama dengan pihak terkait lainnya dalam upaya
mendukung percepatan penanganan segala kondisi darurat/tanggap darurat, melaporkan

4|P a ge
 secara berkala setiap penanganan bencana dan segala kegiatan satuan tugas tanggap darurat
di Balai Prasarana Permukiman Wilayah Gorontalo kepada Sekretaris Direktorat Jenderal
Cipta Karya serta menyusun rencana kerja pemberdayaan masyarakat dalam penanganan
tanggap darurat bencana di Provinsi Gorontalo.
Tugas dan Fungsi Tanggap Darurat BP2W Gorontalo sebagai unit pendukung Pos
Siaga Bencana memiliki tugas dan fungsi diantaranya:
a. Mengkoordinasikan potensi penanggulangan bencana di wilayah ProvinsiGorontalo;
b. Segera memberikan peringatan dini kejadian bencana;
c. Melaksanakan koordinasi dengan pihak eksternal (satgas Penanggulangan bencana
instansi lain baik pihak pemerintah daerah, pusat maupun swasta);
d. Memberikan laporan kejadian bencana kepada Sekretarian SATGAS PPB PUPR
dan/atau Pos Pendukung Direktorat Jenderal Cipta Karya; dan
e. Memberikan laporan bulanan atas progress capaian dan seluruh kegiatan bulanan
kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Cipta Karya

3. ANALISIS PERMASALAHAN

Lambatnya pelaporan informasikejadian bencana dari lokasi kejadian. Masalah yang

akan di analisa adalah proses pelaporan informasi kejadian bencana menggunakan system
informasi cepat tanggap darurat berbasis android.

4. GAGASAN DAN SARAN

Dari kondisi saat ini, penyampaian dan penyajian informasi kepada Tim Satgas
Tanggap Bencana Balai masih sangat lambat dan tidak efektif sehingga hal ini membuat tim
satgas tanggap bencana lambat dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya system ini
diharapkan dapat membantu tim satgas tanggap bencana balai dalam menerima informasi
dan penyajian data informasi bencana.

5|P a ge
5. TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan dari pembuatan sistem informasi cepat tanggap darurat yaitu lebih mudah dalam
proses penginputan serta menghasilkan laporan kejadian bencana dari lokasi kejadian, upaya
penanggulangan bencana pun dapat segera dilakukan dengan cepat, tepat dan terencana.

Manfaat bagi stakeholder antara lain :

INTERNAL
 Meningkatkan kinerja Satker pada Balai PPW Gorontalo
 Mempermudah pelaporan Kejadian Bencana ke Satgas Pusat Penanggulangan
Bencana PUPR
EKSTERNAL
 Mempermudah Masyarakat dan Stakeholder lainnya untuk melaporkan kejadian
bencana ke tim Satgas Tanggap Darurat BPPW Gorontalo
 Lebih mudah untuk meminta bantuan ketika terjadi bencana
6. RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Ruang lingkup perubahan antara lain :

 Pelaporan informasi yang lebih mudah
 Peningkatan kinerja Tanggap Darurat dalam upaya penanggulangan bencana

6|P a ge
 BAB II
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1. ORGANISASI PKSK

Gambar 3. Struktur Tim Efektif PKSK

Tugas dan Tanggungjawab Tim Efektif
A. Mentor mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Memberikan arahan, motivasi dalam pelaksanaan proyek;
2. Memberikan masukan penyempurnaan terhadap rencana proyek;
3. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas Pemimpin proyek secara
profesional serta berperan sebagai inspirator;
4. Memberikan dukungan penuh kepada Pemimpin proyek;
5. Membantu Pemimpin Proyek Perubahan dalam memetakan tahapan dan langkah
Proyek yang akan dilaksanakan;
6. Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas dan memfasilitasi Pemimpin Proyek
dalam menyelesaikan masalah yang timbul selama pelaksanaan Proyek;
7. Memberikan evaluasi terhadap pelaksanaan Proyek.
B. Project Leader mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Memimpin jalannya proyek perubahan mulai dari merencanakan,
mengkoordinasikan, membentuk Tim Pelaksana, penjadwalan, memonitor dan
evaluasi dengan bimbingan mentor dan coach;

7|P a ge
 2. Memberikan arahan strategi kepada Tim;
3. Menyusun rencana kerja Tim;
4. Mengkoordinasikan kegiatan;
5. Melakukan komunikasi dan membuat kesepakataan dengan Stakeholders;
6. Melaporkan pelaksanaan proyek dan hasilnya;
8. Menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Tim.
D. Tim Administrasi
1. Melakukan proses administrasi terkait dengan pengumpulan data, proses
penginputan data dan proses pelaporan;
2. Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan;
3. Membantu Penyiapan laporan kegiatan proyek.

2. MILESTONE DAN RANCANGAN KEGIATAN

Tahapan kegiatan utama (milestones) dalam proyek perubahan ini seperti yang
dituangkan dalam gambar dibawah ini.
A. JANGKA PENDEK :
Penyelesaian Aplikasi dan SOP
Tabel 1. Milestone Jangka Pendek

8|P a ge
B. JANGKA MENENGAH :
Sosialisasi dan edukasi serta praktek Penerapan Aplikasi di Tingkat Pimpinan,
Satgas TD dan BPBD Provinsi Gorontalo
Tabel 2. Milestone Jangka Menengah

C. JANGKA PANJANG :
Sosialisasi dan edukasi serta praktek Penerapan Aplikasi di BPBD Kota/Kab,
Pemerintah Kecamatan dan Pemerintah desa
Tabel 3. Milestone Jangka Panjang

9|P a ge
3. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Tabel 4. Identifikasi Stakeholder

INTERNAL EKSTERNAL

1. KEPALA BALAI (Sebagai Penerima 1. BPBD Provinsi,

Laporan & Pengesahan) 2. BPBD Kab/Kota,
2. PPK TANGGAP DARURAT (Sebagai 3. Aparat Desa
Penerima Laporan & Pengesahan) 4. Aparat Kecamatan
3. Tim Satgas Tanggap Darurat 5. Masyarakat (LSM, Karang Taruna,
4. ADMIN (Sebagai bagian dari administrasi BKM, Remaja Muda Masjid, Persatuan
dengan tugas meninjau dan memperbarui Pemuda Gereja)
laporan)

4. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA

Tabel 5. Identifikasi Potensi Kendala
POTENSI KENDALA STRATEGI

Belum adanya pengetahuan tentang Melakukan training atau sosialisai

aplikasi kepada pengguna sistem aplikasi kepada pengguna sistem
Kerjasama antara pihak BPBD dan aparat Melakukan koordinasi yang masif dengan
desa dengan tim satgas tanggap darurat pihak terkait
belum efektif

5. KRITERIA KEBERHASILAN DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

- Penginputan laporan lebih mudah dilakukan
- Rekap laporan bulanan lebih mudah dibuat
- Proses pencarian laporan yang dibutuhkan lebih cepat
- Optimalisasi waktu, biaya dan kualitas pada proses penanggulangan bencana

10 | P a g e
 BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A.CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

1. Rapat Pembentukan Tim Efektif

Dilakukan rapat pembentukan tim efektif yang akan menyusun optimalisasi pelaporan
kejadian bencana melalui aplikasi SITARAT, rapat pembentukan tim ini sekaligus
membahas peran tugas masing masing dalam kegiatan optimalisasi pelaporan kejadian
bencana melalui aplikasi SITARAT, pembentukan tim ini di dukung dengan surat keputusan
Kepala Balai Prasarana Permukiman Wilayah Gorontalo yang menjadi acuan dalam
pelaksanaan kegiatan agar dapat berjalan dengan baik.
a. Keanggotaan Tim Efektif
Tabel 6. Keanggotaan Tim Efektif
No. Kedudukan Nama NIP/NRP Jabatan
Dalam Tim
1. Mentor Ir. Nurdiana Habibie 196702241994012001 Kepala Balai
PPW Gorontalo
2. Coach Dr. Ir Alex Chalik M.M., - Widyaiswara
M.T
3. Project Leader Muazman Hamzah, ST 198611212011011001 PPK Tanggap
Darurat
4. Tim Teknis 1. Ulfa Rahman, S.Kom E27051994092018001 Staf
2. Chairul P.A Harun, Konsultan IT
S.Kom
5. Tim Administrasi Filya Lestari Yohan, SH E09081987092018001 Staf
6 Tim Pendukung 1. Rahmat Katili E11101973092018001 Staf
2. Yusri Syam Mashyur E03031984092018001 Staf
3. Moh.Afandi Sampargandi E01121996092018001 Staf

11 | P a g e
 b. SK Tim Efektif

Gambar 4. SK Tim Efektif

2. Rapat Koordinasi Dengan Tim Efektif

Rapat koordinasi membahas tahapan pelaksanaan kegiatan yang harus dapat
dilaksanakan sesuai dengan output. Rapat koordinasi juga menjadi tempat untuk
menyamakan persepsi dan pendapat dalam pelaksanaan kegiatan optimalisasi pelaporan
kejadian bencana melalui Sistem Informasi SITARAT.

12 | P a g e
 Gambar 5. Rapat Koordinasi Tim Efektif
3. Analisa Kebutuhan User (Dukungan Stakeholder)
a. BPBD Kota Gorontalo
Dukungan dari pihak BPBD Kota Gorontalo langsung dan apresiasi terhadap kegiatan
ini karena akan lebih memudahkan dalam pelaporan sekaligus menganalisa kebutuhan
informasi dan data dari BPBD Kota Gorontalo yang akan dituangkan dalam laporan kejadian
bencana melalui aplikasi SITARAT.

13 | P a g e
 Gambar 6. Analisa Kebutuhan User BPBD Kota Gorontalo

b. BPBD Kab. Bone Bolango

Dukungan dari pihak BPBD Kab. Bone Bolango juga di peroleh yang dapat
mempermudah Pihak BPBD Bone Bolango dalam penanganan bencana krisis air bersih
yang sedang terjadi di daerah Bone Bolango yang sekarang sedang di tangani oleh Satgas
Tanggap Darurat BPPW Gorontalo

Gambar 7. Analisa Kebutuhan User BPBD Kab. Bone Bolango

14 | P a g e
 c. BPBD Kab. Gorontalo Utara
Dukungan dari pihak BPBD Kab. Gorontalo Utara juga di peroleh yang dapat
mempermudah Pihak BPBD Kab Gorontalo Utara dikarenakan lokasi kantor yang cukup
jauh untuk melakukan permintaan bantuan dalam penanganan bencana di Kab. Gorontalo
Utara.

Gambar 8. Analisa Kebutuhan User BPBD Kab. Gorontalo Utara

d. BPBD Provinsi Gorontalo

Dukungan dari pihak BPBD Provinsi Gorontalo juga di peroleh yang dapat
mempermudah Pihak BPBD Provinsi Gorontalo dikarenakan lokasi kantor yang cukup jauh
untuk melakukan permintaan bantuan dalam penanganan bencana di Kab. Gorontalo Utara.

Gambar 9. Analisa Kebutuhan User BPBD Provinsi Gorontalo

15 | P a g e
4. Perubahan Stakeholder pasca komunikasi efektif
Perubahan stakeholder setelah komunikasi efektif terdapat pada BPBD PROVINSI,
KAB/KOTA sebagai perpanjangan tangan dalam mensosialisasikan penggunaan SITARAT
kepada kelempok apathetics.
a. Kondisi stakeholder sebelum komunikasi efektif

Gambar 10. Kondisi Stakeholder sebelum komunikasi efektif

b. Kondisi stakeholder sesudah komunikasi efektif

Gambar 11. Kondisi Stakeholder sesudah komunikasi efektif

16 | P a g e
 5. Desain Sistem (Rancangan Prototype Aplikasi Sitarat)
Project Leader 17ersama Tim telah menyelesaikan desain Sistem yang menggunakan
prototype system. Desain ini dilakukan sesuai jadwal di minggu pertama bulan juli pada tanggal
5 sampai dengan 9 juli 2021. Setelah Project leader Bersama Tim melakukan pengumpulan data
/ kebutuhan user dari pihak stakeholder atau pengguna sistem sehingga memperoleh proses yang
lebih mudah dalam penerapannya.

Gambar 12. Prototype Aplikasi SITARAT

6. Penyelesaian Aplikasi
Setelah tahapan desain sistem dilakukan coding oleh tim Teknis yang dalam hal ini
adalah programmer dalam penyelesaian aplikasi SITARAT. Kegiatan dilakukan pada tanggal
11 sampai dengan 24 Juli 2021 sesuai milestone. Menggunakan aplikasi berbasis android yang
dapat digunakan oleh semua user , serta ada fitur tambahan seperti SMS Gateway yang akan
memudahkan pengguna dilokasi yang tidak terjangkau jaringan data akan lebih memudahkan
pengguna dalam pelaporan kejadian bencana dengan lebih cepat.
Tampilan pada playstore dengan keyword “Tanggap Darurat GTLO”. Bisa juga
mengakses menggunakan browser dengan alamat www.tanggapdarurat.com

17 | P a g e
 Gambar 13. Aplikasi Pada Playstore

Setelah dibuka aplikasi akan menampilkan halaman awal, untuk login scroll ke bagian
bawah dan ada link untuk login.

a. USER Masyarakat
Penginputan laporan kejadian bencana melalui user masyarakat bisa dilakukan di
halaman awal saat membuka aplikasi. Tanpa harus menggunakan akses untuk login
masyarakat sudah dapat memasukan laporan kejadian bencana baru dengan memasukan
lokasi bencana, jenis bencana, waktu dan tanggal, penyebab kejadian, kondisi di lokasi saat
melapor serta kendala seperti akses perjalanan dan lainnya.

18 | P a g e
 Gambar 14. Penginputan Laporan Kejadian Bencana Oleh Masyarakat

b. USER BPBD
Dengan memilih jenis user BPBD, username dan password yang sudah di buat oleh
admin untuk bisa mengakses ke bagian masing masing.

Gambar 15. Halaman Login

Untuk penginputan laporan kejadian bencana sendiri lebih diperuntukan untuk pihak
BPBD. Setelah login akan masuk ke halaman beranda user, untuk tahapan awal user BPBD
menginput laporan kejadian bencana melalui menu laporan pada bagian samping kiri.

Gambar 16. Halaman Awal Setelah Login

19 | P a g e
 Halaman ini akan menampilkan hasil rekapan laporan yang sudah pernah di input user
BPBD yang bersangkutan. membuat laporan kejadian bencana yang baru klik button tambah pada
bagian atas.

Gambar 17. Daftar Laporan Untuk User BPBD

Penginputan laporan kejadian bencana baru dengan memasukan lokasi bencana, jenis
bencana, waktu dan tanggal, penyebab kejadian, kondisi di lokasi saat melapor serta kendala
seperti akses perjalanan dan lainnya.

20 | P a g e
 Gambar 18. Penginputan Awal Laporan Kejadian Bencana Untuk User Yang Memiliki Akses
Login

Setelah penginputan awal data kejadian bencana akan masuk pada tampilan untuk
penginputan laporan korban, kerusakan fasilitas umum/sosial/pribadi, serta kebutuhan
masyarakat dilokasi kejadian bencana

Gambar 19. Halaman Penginputan Laporan Korban, Kerusakan Fasilitas

Umum/Sosial/Pribadi Serta Kebutuhan Masyarakat

Pada menu di atas dapat ada menu untuk penginputan foto bencana

21 | P a g e
 Gambar 20. Penginputan Foto Kejadian Bencana

Dan juga menu untuk penginputan titik lokasi maps kejadian bencana.

Gambar 21. Penginputan Lokasi Bencana

c. User staff
Tugas untuk user staff adalah memverifikasi laporan kejadian bencana yang
diterima, menambahkan atau mengubah yang tidak sesuai, serta menambahkan laporan
personil dan laporan peralatan yang digunakan pada kejadian bencana tersebut sebagai
tindak lanjut penanganan bencana. Setelah sesuai mengirim laporan ke PPK Tanggap
darurat untuk di tanda tangani.

22 | P a g e
 Gambar 22. Tampilan Daftar Laporan User Staff

d. User PPK
PPK bertugas menyetujui setiap laporan kejadian bencana yang masuk melalui
menu disposisi.

Gambar 23. Daftar Laporan Untuk User PPK

e. User Kepala Balai
Kepala Balai bertugas menandatangi sebagai bentuk tindak lanjut kepala pos siaga
bencana untuk nantinya dilaporkan ke pusat dan ini juga merupakan proses terakhir dari
pelaporan kejadian bencana.

23 | P a g e
 Gambar 24. Daftar Laporan Untuk User Kepala Balai

Setelah laporan selesai di verifikasi dan di setujui oleh PPK dan Kepala Balai maka dapat
dilakukan cetak laporan di menu lihat pada bagian kanan laporan.

Gambar 25. Cetak Laporan

Untuk penginputan laporan menggunakan SMS menggunakan format “

LAPOR#BENCANA#KABUPATEN#KECAMATAN#DESA#DUSUN ke 081244573955

24 | P a g e
 Gambaran 26. Tampilan SMS Gate-way Si-TARAT

7. Uji Coba Aplikasi Dan Evaluasi Perbaikan Error Bugs

Uji coba penggunaan aplikasi SITARAT juga dilakukan pada tanggal 23 juli 2021
bersama tim efektif mengatasi dengan cepat masalah error bugs atau memperbaiki segala proses
yang salah atau yang tidak dibutuhkan. Hal ini dilakukan agar saat penerapan sistem dapat
berjalan dengan baik

Gambar 27. Uji Coba Aplikasi dan Evaluasi Perbaikan Error Bugs

25 | P a g e
8. Sosialisasi, Edukasi & Praktik Penerapan
Dilakukan sosialisasi & edukasi serta praktek penerapan Aplikasi SITARAT di
lingkungan BPBD Kab/ Kota.

a. BPBD Provinsi Gorontalo

BPBD Provinsi Gorontalo pada tanggal 26 Juli 2021 bersama bapak Ferdi Adam,
S.Sos. M.Si kepala bidang kedaruratan dan logistic BPBD Provinsi Gorontalo yang akan
menginput laporan kejadian bencana dari pihak BPBD nantinya.

26 | P a g e
Gambar 28. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Provinsi Gorontalo

b. BPBD Kota Gorontalo

BPBD Kota Gorontalo pada tanggal 26 Juli 2021 bersama Ibu Kepala Seksi Bagian
Logistik Merianti Lahay yang akan menginput laporan kejadian bencana dari pihak BPBD
nantinya.

27 | P a g e
 Gambar 29. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kota Gorontalo

c. BPBD Kab. Bone Bolango

BPBD Kab. Bone Bolango pada tanggal 27 Juli 2021 bersama Kepala Pelaksanaan
BPBD Drs. Gagarin Hunawa yang akan menginput laporan kejadian bencana dari pihak
BPBD nantinya.

28 | P a g e
 Gambar 30. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kab. Bone Bolango

d. BPBD Kab. Gorontalo

BPBD Kab. Gorontalo pada tanggal 28 Juli 2021 bersama ibu Lieke Kamali,
ST.MM yang akan menginput laporan kejadian bencana dari pihak BPBD nantinya.

29 | P a g e
 Gambar 31. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kab. Gorontalo

e. BPBD Kab. Gorontalo Utara

BPBD Kab. Gorontalo Utara pada tanggal 28 Juli 2021 bersama Kepala bidang
Kedaruratan dan Logistik bapak Amri Biri, ST yang akan menginput laporan kejadian bencana
dari pihak BPBD nantinya

30 | P a g e
 Gambar 32. Sosialisasi dan Edukasi & Praktik Penerapan di BPBD Kab. Gorontalo Utara

B. MATRIX PENCAPAIAN KEGIATAN PROYEK

Tabel 7. Matrix pencapaian kegiatan proyek
NO KEGIATAN MILESTONE REALISASI OUTPUT YANG
DICAPAI
JANGKA PENDEK
1. Pembentukan Tim Minggu Ke 4 Tanggal 26 Juni SK Tim Efektif
Efektif Bulan Juni 2021
2. Rapat Koordinasi Tim Minggu Ke 4 Tanggal 28 Juni Timeline dan
Efektif Bulan Juni 2021 pembagian tugas Tim
Efektif
3. Analisa Kebutuhan Minggu Pertama Tanggal 5 sd 9 Juli Mengetahui Kebutuhan
User Bulan Juli 2021 user alur data, jenis
user, dan isi laporan
kejadian bencana
4. Desain interface Minggu ke dua Tanggal 5 sd 9 Juli Desain interface/sistem
Bulan Juli 2021 atau alur data sudah
dilakukan sekaligus saat
Analisa kebutuhan
5. Penyelesaian aplikasi Minggu ke tiga Tanggal 12 sd 23 Aplikasi SITARAT
dan ke empat Juli 2021 Sekaligus uji coba
bulan Juli aplikasi atau perbaikan
error bugs
6. Sosialisasi dan Minggu pertama Tgl 26 sd 28 Juli Dapat digunakan di
Edukasi Serta Praktik bulan agustus 2021 tingkat BPBD Provinsi
Penerapan Aplikasi di Kab/ Kota

31 | P a g e
 Lingkungan BPBD
Kab/Kota

C.KENDALA DAN STRATEGI PENANGANAN

Kendala yang dihadapi selama penyelesaian proyek perubahan terbagi 2 faktor yaitu
internal dan eksternal .
Kendala dari faktor internal :
1. Masalah sumber pendaan selama penyelesaian proyek perubahan atau biaya yang
dikeluarkan tidak direncanakan sebelumnya.
2. Sebagian Tim Efektif yang memiliki tanggung jawab diluar penyelesaian proyek
perubahan sehingga pekerjaan yang dilakukan menjadi tumpang tindih dengan
pekerjaan lainnya.

Kendala dari faktor eksternal :

1. Masih adanya resistensi terhadap proyek perubahan dan menanggap dapat menambah
pekerjaan bagi mereka, serta pesimisme terhadap keberhasilan.
2. Pada tahapan sosialisasi dan edukasi mengalami hambatan karena kondisi pada saat itu
sedang PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Perkantoran).

Dalam menyikapi kendala internal maupun eksternal tersebut project leader Bersama
tim melakukan beberapa upaya agar proyek perubahan ini dapat diselesaikan dengan baik,
yaitu :
 Pembagian dan manajemen waktu setiap anggota tim efektif serta strategi untuk
mempermudah komunikasi menggunakan whatsapp group .
 Optimalisasi sumber pendanaan dari pembagian pagu PPK Tanggap Darurat
 Terus melakukan sosialisasi dan edukasi terhadap pengguna sistem bahwa tujuan ini
akan Kembali lagi kepada pengguna langsung.
 Sosialisasi dilakukan dengan sistem Door to Door atau berkunjung langsung di tiap
tiap Kantor BPBD.

32 | P a g e
 BAB IV
PENUTUP

A.KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat di ambil setelah kegiatan ini yaitu : Aplikasi SITARAT yang
digunakan oleh BPBD dan Masyarakat dapat mempermudah pelaporan kejadian
bencana lebih optimal dari segi waktu dan biaya.

B. REKOMENDASI/SARAN
Ada beberapa rekomendasi sehubungan dengan aplikasi SI-TARAT
1. Perlu adanya pengembangan aplikasi SI-TARAT agar dapat digunakan oleh seluruh
satuan Tugas (SATGAS) Penanggulangan Bencana PUPR di seluruh Balai Prasarana
Permukiman wilayah di semua Provinsi di Indonesia.
2. Perlu adanya penganggaran untuk pengembangan kapasitas Data Base Wilayah
mencakup seluruh Provinsi di Indonesia dalam Aplikasi Si-TARAT

33 | P a g e
 LAMPIRAN
1. DAFTAR HADIR RAPAT KOORDINASI TIM EFEKTIF

34 | P a g e
2. SURAT DUKUNGAN BPBD KOTA GORONTALO

35 | P a g e
3. SURAT DUKUNGAN BPBD KAB. BONE BOLANGO

36 | P a g e
37 | P a g e
4. SURAT DUKUNGAN BPBD KAB. GORONTALO UTARA

38 | P a g e
5. SURAT DUKUNGAN BPBD PROVINSI GORONTALO

39 | P a g e
6. MASUKAN/ARAHAN DARI BPBD PROVINSI GORONTALO

40 | P a g e
7. DAFTAR HARI RAPAT UJI COBA ERROR/BUGS

41 | P a g e
8. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD PROVINSI GORONTALO

42 | P a g e
9. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD KOTA GORONTALO

43 | P a g e
10. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD KAB. BONE BOLANGO

44 | P a g e
11. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD KAB. GORONTALO

45 | P a g e
12. ARAHAN/MASUKAN DARI BPBD KAB. GORONTALO

46 | P a g e
13. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DI BPBD. KAB GORONTALO UTARA

47 | P a g e